02_Leistungsbeschreibung_20260907.pdf

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Leistungsbeschreibung „Video- und Audiodolmetschen“

Inhalt

Begriffsbestimmungen: ...................................................................................................... 3

Weitere Hinweise: ................................................................................................................ 4

I. Gegenstand, Leistungszeitraum und Ziel der Ausschreibung .................................. 4

II. Leistungsanforderungen Dolmetschen ...................................................................... 5

1. Erreichbarkeit und Abruf der Dienstleistungen ............................................................. 5
2. Verfügbarkeiten und Sprachenangebot........................................................................... 5
3. Dolmetschende ...................................................................................................................... 7
4. Berechtigte Einrichtungen .................................................................................................. 8
5. Anbindung ............................................................................................................................... 9
6. Umfang der Leistungserbringung ..................................................................................... 9 6.1 Sicherung der Leistungserbringung .............................................................................. 10 6.2 Erfahrungswerte mit der Inanspruchnahme der Dienstleistung ............................. 11
7. Datenschutz- und Löschkonzept ..................................................................................... 13
8. Online-Schulungen und Support-Hotline ...................................................................... 13
9. Reporting ............................................................................................................................... 13
10. Qualitätssicherung .............................................................................................................. 14 10.1 Zufriedenheit der Nutzenden ............................................................................................ 14 10.2 Gewährleistung der Dolmetschqualität ......................................................................... 14
11. Erfahrungen und Kapazität ............................................................................................... 15

III. Technische Bedingungen ...........................................................................................15

1. IT-seitige Basisanforderungen ......................................................................................... 15
2. Kompatibilität ....................................................................................................................... 15
3. Sicherheitsanforderungen ................................................................................................ 16
4. Unterstützungsleistungen ................................................................................................. 17
5. Vorgaben für Telefonie ....................................................................................................... 17

IV. Datenschutz, Verschwiegenheitspflicht ....................................................................17

V. Weitere Leistungen, Vereinbarungen ........................................................................18

1. Einwilligungserklärung ...................................................................................................... 18
2. Berufskodex Dolmetschende ........................................................................................... 18
3. Haftung ................................................................................................................................... 18

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4. Erfüllungsort, Gerichtsstand ............................................................................................ 19
5. Sicherheitsüberprüfung ..................................................................................................... 19

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Begriffsbestimmungen:

Videodolmetschen Im gegenständlichen Verfahren ist darunter eine Dienstleistung zu ver- stehen, in deren Rahmen der Auftragnehmer Dolmetschende bereit- stellt, die innerhalb bestimmter Reaktionszeiten via Zuschaltung über das Internet samt Videoschaltung Gespräche zwischen Nutzenden und Gesprächsteilnehmenden im Wege des Konsekutivdolmetschens über- setzen.

Audiodolmetschen Beim Audiodolmetschen findet die Kommunikation zwischen Dolmet- schenden und Nutzenden bzw. Gesprächsteilnehmenden nur durch Tonübertragung (ohne Videozuschaltung) über Internet oder Telefonie, aber ansonsten unter den Bedingungen wie unter dem Punkt „Videodol- metschen“ beschrieben, statt.

Werktage/Feiertage Basis für die Bestimmung von Feiertagen bilden die im Freistaat Thürin- gen gültigen Regelungen: Werktage im Sinne der gegenständlichen Vergabe sind Montag bis Freitag (ausgenommen Feiertage).

Pflichtsprachen Der Begriff umfasst diejenigen unter Ziffer II. 2 aufgelisteten Sprachen, die im regelmäßigen Tagesdienst verpflichtend binnen einer Wartezeit von maximal 15 Minuten nach Abruf verfügbar sind.

Zusatzsprachen Der Begriff umfasst diejenigen unter Ziffer II. 2 aufgelisteten Sprachen, die vom Auftragnehmer zusätzlich zu den Pflichtsprachen zur Verfügung gestellt werden sollen und eine Wartezeit von 48 Stunden nicht über- schreiten.

Regelmäßiger Der Begriff umfasst an Werktagen die Zeit von 08:00 Uhr bis 18:00 Uhr. Tagesdienst

Gesprächsteil- Der Gesprächsteilnehmende ist die Person, die aufgrund fehlender oder nehmende nicht ausreichender Deutschkenntnisse die Unterstützung durch eine Dolmetschung benötigt.

Berechtigte Berechtigte Einrichtungen sind Einrichtungen, die den Video- und Einrichtungen Audiodolmetschdienst potentiell kostenfrei nutzen dürfen. Die berechtig- ten Einrichtungen sind unter Ziffer II. 4 der Leistungsbeschreibung ge- nannt. Die Einrichtungen umfassen teils mehrere berechtigte Stellen, die potentiell den Dienst nutzen können.

Angeschlossene Angeschlossene Einrichtungen sind solche der in Ziffer II. 4 aufgeliste- Einrichtungen ten Einrichtungen und berechtigten Stellen, für die nach ihrer Registrie- rung beim TMJMV Zugänge durch den Dienstleister angelegt wurden. Angeschlossene Einrichtungen können den Dolmetschdienst über min- destens einen (oder mehrere Zugänge) in Anspruch nehmen.

Nutzende Nutzende sind die einzelnen Mitarbeitenden der angemeldeten Einrich- tungen und Stellen, die die Dienste von Dolmetschenden über einen Zu- gang in Anspruch nehmen (können).

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Weitere Hinweise: Ausschlusskriterium Das Kriterium muss zwingend erfüllt werden. Die Nichterfüllung führt zum Ausschluss des Angebots.

Bewertungskriterium Bewertungskriterien werden nach dem Erfüllungsgrad bewertet.

An einigen Stellen in der Leistungsbeschreibung werden Bemerkungen des Bieters gefordert. Die Bemerkungen sowie weitere Angaben sind teilweise in das Angebot einzubinden oder in den entsprechenden Formblättern der Vergabeunterlagen vorzunehmen. Es ist darauf zu ach- ten, dass diese nicht im Widerspruch zu den Leistungsanforderungen stehen oder Änderungen oder Einschränkungen der Anforderungen enthalten dürfen.

Zu beachten sind insbesondere die Hinweise zur Vorlage von Angebotsunterlagen.

I. Gegenstand, Leistungszeitraum und Ziel der Ausschreibung

Im Zuge der vermehrten Zuwanderung von Flüchtlingen und damit verbunden dem steigenden Anteil von ausländischen Mitbürgerinnen und Mitbürgern hatte sich die Thüringer Landesre- gierung dazu entschlossen, mit einem Landesprogramm Dolmetschen ab Mai 2019 Dienst- leistungen des „Video- und Audiodolmetschens“ zur Verfügung zu stellen. So soll die Kommu- nikation mit Menschen, die über keine oder nicht ausreichende deutsche Sprachkenntnisse verfügen, auf schnelle und professionelle Weise ermöglicht bzw. unterstützt werden. Dieses Landesprogramm zur Überwindung der Sprachbarrieren in vielfältigen Bereichen (u. a. in den Bereichen Verwaltung/Kommunen, Asylwesen und Integration, Gesundheit, Justiz) soll nach Ablauf seiner dritten Programmphase am 31.12.2026 weiterhin fortgeführt werden.

Gegenstand der Ausschreibung ist die Bereitstellung von Video- und Audiodolmetsch- leistungen nach Maßgabe der Leistungsbeschreibung. Die Anforderungen der Leistungsbe- schreibung und die weiteren Bedingungen des Vergabeverfahrens zur Leistungsausführung werden zur Umsetzung des Auftrags Gegenstand eines Vertrages mit dem künftigen Auftrag- nehmer.

Die Dienstleistung wird im Rahmen eines Vertrages für die Dauer von 12 Monaten vergeben (Dienstleistungsvertrag) und ist ab dem 01. Januar 2027 geplant. Für den Auftraggeber be- steht die Option einer zweimaligen Verlängerung der Laufzeit um jeweils ein Jahr. Diese steht jedoch unter Haushaltsvorbehalt und muss spätestens drei Monate vor Ablauf des jeweiligen Vertragszeitraums gegenüber dem Auftragnehmer erklärt werden.

Sollte sich der Vertragsbeginn durch ein vergaberechtliches Nachprüfungsverfahren verschie- ben, so bleibt es bei der Dauer von 12 Monaten. Eine dadurch bedingte Verschiebung des Leistungszeitraums über 31.12.2027 hinaus steht aber ebenfalls unter Haushaltsvorbehalt.

Die Leistung soll verschiedenen Einrichtungen in Thüringen (siehe Ziffer II. 4) zur Verfügung stehen. Soweit zum 01. Januar 2027 die tatsächliche Verfügbarkeit der Leistung in einigen der vorgesehenen Einrichtungen etwa aus technischen Gründen nicht realisiert werden kann, er- folgt eine sukzessive Anbindung gem. Ziffer 5 der Leistungsbeschreibung.

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II. Leistungsanforderungen Dolmetschen

1. Erreichbarkeit und Abruf der Dienstleistungen

Der Auftragnehmer stellt die Erreichbarkeit und die Abrufbarkeit der gewünschten Dolmetsch- leistung über das von ihm zur Verfügung gestellte Portal im regelmäßigen Tagesdienst sicher. Darüber hinaus ist ein Angebot der Sprachen außerhalb des regelmäßigen Tagesdienstes si- cherzustellen.

Entsprechende Angaben zu der Erreichbarkeit und Abrufbarkeit der Dolmetschleistungen in den einzelnen Sprachen sowohl innerhalb als auch außerhalb des regelmäßigen Tagesdiens- tes sind vom Bieter in der Anlage „07_Leistungskriterien – Sprachenangebot (Anlage 4.1)“ vorzunehmen. (Bewertungskriterium)

Der Auftragnehmer muss Dolmetschleistungen sowohl in visueller und auditiver Form über eine Internetverbindung als auch über Telefonie anbieten. Die Wahl des Mediums obliegt dem Nutzenden unter Berücksichtigung der technischen Möglichkeiten. Die dafür vom Auftragneh- mer gestellte Anwendung muss eine einfache und effiziente Abwicklung in allen Verfahrens- schritten ermöglichen (Log-in, Sprachwahl, Terminvereinbarung, Gesprächsdurchführung, Nutzerfeedback usw.).

Bei der Buchung der Dolmetschleistung soll für alle Gespräche die Möglichkeit bestehen, ne- ben der Sprache optional bei Bedarf das gewünschte Geschlecht (m/w/d) des Dolmetschen- den und gegebenenfalls weitere Informationen zum Gesprächsanlass anzugeben. Bei Termin- buchungen muss es möglich sein, dass eine bereits bekannte Dolmetschperson oder eine Person nach Geschlecht (m/w/d) angewählt werden kann.

Dem Angebot ist eine umfassende Darstellung des Dienstes (wesentliche Schritte, Funktio- nen, Screenshots etc.) beizufügen. (Ausschlusskriterium)

Dem Angebot ist außerdem eine Darstellung der Leistungsfähigkeit des Bieters beizufügen. Dies umfasst unter anderem die personelle und technische Ausstattung für die Administration des Programms einschließlich der Erreichbarkeit des technischen Supports. Dies umfasst ins- besondere aber auch geeignete Referenzen und Nachweise für eine Leistungsfähigkeit des Bieters im Umfang der zu vergebenden Leistung (s. Eigenerklärungen und andere Nachweise zur Eignung).

2. Verfügbarkeiten und Sprachenangebot

Der Auftragnehmer stellt die Verfügbarkeit der Leistung für die folgenden Pflichtsprachen im regelmäßigen Tagesdienst mit einer maximalen Wartezeit von 15 Minuten ab Anforderung si- cher. (Ausschlusskriterium)

• Arabisch (Hocharabisch) - Paschtu
• Dari - Russisch
• Persisch (Farsi) - Türkisch
• Georgisch - Ukrainisch
• Kurdisch (Kurmanci) - Ungarisch

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Für die Pflichtsprachen sind die Wartezeiten im regelmäßigen Tagesdienst sowie die Verfüg- barkeit der Pflichtsprachen außerhalb des regelmäßigen Tagesdienstes vom Bieter in der An- lage „4.1 Angaben zu den Zuschlagskriterien, Sprachenangebot und Verfügbarkeiten“ anzu- geben. (Bewertungskriterium)

Neben den Pflichtsprachen sind mögliche Zusatzsprachen anzugeben. Die Verfügbarkeit der Zusatzsprachen ist vom Bieter in der Anlage „4.1 Angaben zu den Zuschlagskriterien, Spra- chenangebot und Verfügbarkeiten“ anzugeben. (Bewertungskriterium)

Zusatzsprachen sind:

• Albanisch - Mazedonisch
• Amharisch - Mongolisch
• Armenisch - Nepalesisch
• Aserbaidschanisch - Oromo
• Bengalisch - Polnisch
• Berberisch - Portugiesisch
• Bosnisch - Punjabi
• Bulgarisch - Rumänisch
• Chinesisch - Serbisch
• Englisch - Slowakisch
• Französisch - Slowenisch
• Fula - Somali
• Griechisch - Spanisch
• Hausa - Suaheli
• Hindi - Tamilisch
• Igbo - Thailändisch
• Italienisch - Tigre
• Koreanisch - Tigrinya
• Kroatisch - Tschechisch
• Kurdisch-Sorani bzw. Sorani - Urdu
• Lettisch - Vietnamesisch
• Litauisch - Zarma

Der Auftragnehmer stellt sicher, dass die oben benannten Pflichtsprachen für besondere Ein- richtungen aus dem Gesundheitswesen1, für Justizvollzugseinrichtungen, für die Landespoli- zeiinspektionen und Autobahnpolizei sowie für das Landesverwaltungsamt mit einer maxima- len Wartezeit von 4 Minuten im Tagesdienst und einer maximalen Wartezeit von 15 Minuten im Nachtdienst ab Anforderung verfügbar sind. Die Dauer einer Inanspruchnahme der Leistung soll nicht über 60 Minuten je Gespräch hin- ausgehen. Dem Auftraggeber wird die Option eingeräumt, für einzelne Einrichtungen oder Ein- richtungskategorien längere Gesprächsdauern für Termingespräche zuzulassen.

1 Einrichtungen des Gesundheitswesens sind im Sinne dieser Leistungsbeschreibung Krankenhäuser, Sanatorien, niedergelassene Ärztinnen/Ärzte, Zahnärztinnen/-ärzte, Psychotherapeutinnen/-therapeu- ten.

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Innerhalb des Dienstleistungszeitraumes ist vom Auftragnehmer die Option zu ermöglichen, dass kalenderjährlich mindestens zwei Sprachen aus den hier genannten Zusatzsprachen als Pflichtsprache zur Verfügung gestellt werden können. Ausgenommen davon sind seltene afri- kanische Sprachen. Bei einem entsprechenden Bedarf aufgrund der Migrationslage, kann der Auftraggeber den Auftragnehmer dazu auffordern, bis zu zwei Pflichtsprachen durch bis zu zwei Zusatzsprachen zu ersetzen. Mit dem Angebot ist darzustellen, welche Sprachen auch unter den o. g. Konditionen als Pflichtsprache zur Verfügung gestellt werden können. (Aus- schlusskriterium).

Neben den als Pflicht- und Zusatzsprachen aufgezählten Sprachen legt der Auftragnehmer dar, welche weiteren Sprachen ggf. in seinem Leistungsangebot vorhanden sind. Ergänzend ist anzugeben, ob Romanes/Romani durch qualifizierte Dolmetschende im Sinne der Ausschreibung angeboten werden kann und falls ja, in welchen Dialekten. Der Auftragnehmer gibt an, inwieweit diese weiteren Sprachen bei Bedarf im Einzelfall neben den als Pflicht- und Zusatzsprachen aufgezählten Sprachen im Sinne dieser Leistungsbe- schreibung zur Verfügung gestellt werden können.

3. Dolmetschende

Der Auftragnehmer stellt nachweislich qualifizierte2 Dolmetschende bereit, die die Gespräche zwischen den Nutzenden der benannten Einrichtungen und den Gesprächsteilnehmenden via Zuschaltung per Internet (Video bzw. Audio) bzw. Telefon übersetzen. Qualifizierte Dolmet- schende im Sinne der Ausschreibung sind studierte, staatlich geprüfte, beeidigte3 oder zertifi- zierte Dolmetschende. Die durch den Dienstleister eingesetzten Dolmetschenden müssen ent- weder über einen translatorischen Hochschulabschluss verfügen, eine Prüfung eines staatli- chen Prüfungsamtes bzw. der IHK erfolgreich abgelegt haben, vereidigt sein oder ein vom BDÜ anerkanntes Zertifikat, das nach den dortigen Vorgaben zum Dolmetschen befähigt, vor- weisen können. Hierunter fällt zum Beispiel der Nachweis über eine bestandene Prüfung des BDÜ-Basissensibilisierungskurses für Dolmetschende mit seltenen Sprachen ohne einschlä- gigen Abschluss.

Das Niveau der Dolmetschdienste des jeweiligen Dolmetschenden muss mindestens der eu- ropäischen Kompetenzstufe C1 des Gemeinsamen europäischen Referenzrahmens (GER) entsprechen. Die Dolmetschenden verfügen in der Regel über einschlägige Erfahrungen auf dem Gebiet der Sprachleistungen für Medizin, Verwaltung und Sozialwesen.

2 Qualifizierte Dolmetschende im Sinne der Ausschreibung müssen mindestens eine der unter dieser Ziffer der Leistungsbeschreibung genannten Qualifikationsnachweise erbringen können. Die Vorlage von anderen nicht in der Leistungsbeschreibung genannten Nachweisen kann nicht berücksichtigt werden.

3 Beeidigte Dolmetschende im Sinne der Leistungsbeschreibung sind Dolmetschende, die bei einem Landgericht, Oberlandesgericht oder einer Innenbehörde einen allgemeinen Eid abgelegt haben. Die- ser Eid ist gemäß § 189 Abs. 2 GVG vor allen Gerichten des Bundes und der Länder gültig. Die ge- naue Bezeichnung kann von Bundesland zu Bundesland variieren.

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Die Video- und Audiodolmetschleistung erfolgt in Form des Konsekutivdolmetschens. Dabei erfolgt die Dolmetschung, nachdem der/die Gesprächsteilnehmende bzw. der/die Nutzende eine Ausführung beendet hat.

4. Berechtigte Einrichtungen

Die Dienstleistung muss allen nachfolgenden Thüringer Einrichtungen zur Verfügung gestellt werden. (Ausschlusskriterium)

Bezeichnung der berechtigten Einrichtungen Behörden/Ämter, Landeseinrichtungen (cid:1) Antidiskriminierungsstelle des Landes (cid:1) Beauftragte für Integration, Migration und Flüchtlinge des Freistaates (cid:1) Bürgerbeauftragter des Freistaates (cid:1) Finanzämter (cid:1) Landespolizeiinspektionen und Autobahnpolizei (cid:1) Landratsämter und Stadtverwaltungen mit zugehörigen Ämtern, insbesondere Aus- länderbehörde, Sozialbehörde, Gesundheitsamt, Jugendamt, kommunale Jobcen- ter, Standesämter, Pass- und Meldebehörden (cid:1) mit der Umsetzung des Prostituiertenschutzgesetzes betraute Behörden (cid:1) Stellen für die Anerkennung ausländischer Bildungs- und Berufsabschlüsse (cid:1) Zentrale Ausländerbehörde (ZABH) im Thüringer Landesverwaltungsamt Integration, Migration (cid:1) Erstaufnahmeeinrichtungen des Landes (cid:1) Gemeinschaftsunterkünfte der Kommunen für Geflüchtete (cid:1) Mitglieder der Härtefallkommission des Landes (cid:1) migrationspolitische Sprecherinnen und Sprecher der Fraktionen im Thüringer Landtag (cid:1) Migrationsberatung für erwachsene Zuwanderer (cid:1) Jugendmigrationsdienste (cid:1) Sozialberatungsstellen für anerkannte Geflüchtete in Kommunen (cid:1) Landesgeförderte Integrationsprojekte (insbesondere Beratung i.R. Projektförder- richtlinie Integration und migrationsspezifische Sozialberatung, LAT) Medizin (cid:1) Hebammen und Geburtshelfer (cid:1) Krankenhäuser und Sanatorien (cid:1) niedergelassene Ärztinnen und Ärzte, Zahnärztinnen/-ärzte, Psychotherapeutin/- therapeut (cid:1) Familiengesundheits- und Kinderkrankenpflege (cid:1) Träger des Anonymen Krankenscheins Thüringen Justiz (cid:1) Gerichte, Justizvollzugsanstalten, Maßregelvollzug, Staatsanwaltschaften (cid:1) Gerichtsvollzieherinnen und Gerichtsvollzieher (cid:1) Soziale Dienste in der Justiz (Bewährungs-, Straffälligen-, Jugendgerichtshilfe)

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Bildung und Jugendhilfe (cid:1) Kindertagesstätten (cid:1) Kinder- und Jugendschutzdienste, sonstige Dienste der Jugendhilfe (cid:1) Schulämter (cid:1) Schulen (staatliche und freie Trägerschaft) (cid:1) Stationäre Einrichtungen der Kinder- und Jugendhilfe Soziales (cid:1) Berufsbetreuerinnen und -betreuer, Betreuungsvereine (cid:1) Ehe-, Familien-, Lebens- und Erziehungsberatung (cid:1) Interventionsstellen gegen häusliche Gewalt (cid:1) Pflegeberatung (cid:1) Schwangerschaftskonfliktberatung (cid:1) Sucht- und Drogenberatung (cid:1) Verbraucherberatung, Verbraucherinsolvenzberatung (cid:1) Frauenhäuser, Frauenschutzzentren

Aus den zuvor genannten Einrichtungen ergibt sich eine potentielle Berechtigung für ca. 10.000 Stellen in Thüringen. Die tatsächliche Nutzung und deren Umfang hängt von einer An- meldung durch die jeweilige Einrichtung sowie von der konkret benötigten Anzahl an Nut- zungszugängen pro angeschlossener Einrichtung ab (jede angeschlossene Einrichtung im Sinne der Begriffsbestimmung kann mehrere Nutzungszugänge anfordern). Insgesamt beste- hen derzeit rund 5.800 Nutzungszugänge mit durchschnittlich 6 Zugängen pro Einrichtung.

Im Einzelfall können während der Vertragslaufzeit weitere bislang nicht berechtigte Einrichtun- gen zugelassen werden, die durch den Auftragnehmer anzuschließen sind.

5. Anbindung

Die Dienstleistung muss den oben genannten Einrichtungen spätestens innerhalb von 14 Ta- gen ab Eingang der Meldung beim Auftragnehmer zur Verfügung gestellt werden. Abweichend hierzu gilt für die Ersteinrichtung im Rahmen der Übernahme der zur Nutzung registrierten Einrichtungen und Anlegen der Nutzungszugänge aus der vorangegangen Umsetzungsphase des Video- und Audiodolmetschens eine Anbindungsfrist von sechs Wochen. (Ausschlusskri- terium)

Die Angaben zur Anbindung der Einrichtungen sind in der Anlage „07_ Angaben zu den Zu- schlagskriterien, Anbindung der Einrichtungen (Anlage 4.2)“ zu erfassen. (Ausschlusskrite- rium)

6. Umfang der Leistungserbringung

Die Dienstleistung ist gemäß den Leistungsanforderungen unter Ziffer II. für die berechtigten Einrichtungen zu erbringen.

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Die garantierte monatliche Mindestabnahme durch den Auftraggeber beläuft sich auf 60.000 Gesprächsminuten. Aus der monatlichen Mindestabnahme nicht verbrauchte Gesprächsminu- ten werden auf die Folgemonate übertragen und erhöhen folglich das verfügbare Minutenvo- lumen im jeweiligen Folgemonat und ggf. auch den Folgemonaten. Bei einem Zeitraum von 12 Monaten beläuft sich die garantierte Mindestabnahme auf 720.000 Gesprächsminuten.

Der garantierte monatliche Mindestwert (brutto) bemisst sich anhand des gebotenen durch- schnittlichen Gesprächsminutenpreises multipliziert mit der garantierten monatlichen Min- destabnahme von 60.000 Minuten.

Die monatliche Mindestabnahme übersteigende Gesprächsminuten (Zusatzminuten) werden für jede tatsächlich geleistete Gesprächsminute in Höhe desselben durchschnittlichen Ge- sprächsminutenpreises vergütet.

Der maximale monatliche Auftragswert für die Bereitstellung des Dolmetschdienstes beläuft sich auf 100.000,00 € (brutto) bzw. auf 1.200.000,00 € für 12 Monate. Dieser Wert stellt die vergaberechtliche Obergrenze für die Bereitstellung des Dolmetschdienstes dar. Die durch- schnittliche monatliche Höchstmenge für diese Beschaffung bemisst sich anhand des gebote- nen Gesprächsminutenpreises.

Der tatsächlich zu vergütende monatliche Auftragswert ermittelt sich folglich anhand des ga- rantierten monatlichen Mindestwertes zuzüglich der Vergütung für gegebenenfalls tatsächlich geleistete Zusatzminuten und kann den maximalen monatlichen Auftragswert nicht überschrei- ten.

Der Auftragnehmer bietet dem Auftraggeber die Option, den Umfang der Leistungserbringung während des Vertragszeitraums durch Erhöhung des monatlich bereitzustellenden Minutenvo- lumens anzupassen. Dem Auftraggeber steht die einseitige Option zu, im Falle zusätzlich ver- fügbarer Haushaltsmittel den vom Auftragnehmer geschuldeten Leistungsumfang je Monat zu erhöhen. Die dann einsetzende vergaberechtliche Obergrenze für die Bereitstellung des Dol- metschdienstes kann im Vertragszeitraum sodann bis zu 120.000 Gesprächsminuten im mo- natlichen Durchschnitt umfassen. Eine Erhöhung des Auftragswertes muss durch den Auftrag- geber schriftlich erfolgen und ist dem Auftragnehmer mindestens 7 Kalendertage vorher mit- zuteilen. (Ausschlusskriterium).

Die potentielle Erhöhung des Leistungsumfangs wird entsprechend dem angebotenen Minu- tenpreis (brutto) gemäß Anlage 4 (Formblatt „07_Angaben zu den Zuschlagskriterien“) vergü- tet.

6.1 Sicherung der Leistungserbringung Die Video- und Audiodolmetschdienstleistung ist durch den Auftragnehmer fortlaufend im Ver- tragszeitraum zur Verfügung zu stellen. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, den Auftraggeber im Vertragszeitraum rechtzeitig darüber zu informieren, wenn die durchschnittliche Anzahl an Gesprächsminuten vor Ablauf des Kalendermonats erreicht werden sollte. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, den Auftraggeber monatlich bei Erreichen von 70 % des vertraglich vereinbar- ten durchschnittlich zu leistenden Minutenvolumens zu informieren.

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Der Anbieter muss eine technische Lösung zur Verfügung stellen, die es erlaubt, dass be- stimmten Einrichtungsgruppen bzw. einzelnen Einrichtungen ein konkretes Kontingent an Ge- sprächsminuten zugeordnet werden kann.

Den einzelnen Einrichtungsgruppen sollen fortlaufend die neu angemeldeten Einrichtungen hinzugefügt werden können.

Nach Erreichen von 70 % des vertraglich vereinbarten durchschnittlich zu leistenden Minuten- volumens, kann der Auftraggeber den Auftragnehmer anweisen, das verbleibende Minuten- kontingent im laufenden Monat lediglich für die folgenden Einrichtungsarten freizuschalten:

(cid:1) Erstaufnahmeeinrichtungen des Landes und Gemeinschaftsunterkünfte in den Kom- munen (cid:1) Zentrale Ausländerbehörde (ZABH) im Thüringer Landesverwaltungsamt (cid:1) Frauenhäuser (cid:1) Justiz: Gerichte, Justizvollzugseinrichtungen, Staatsanwaltschaften, Maßregelvoll- zug (cid:1) Landespolizeiinspektionen und Autobahnpolizei (cid:1) Landratsämter und Stadtverwaltungen der kreisfreien Städte mit zugehörigen Äm- tern (insbesondere Ausländerbehörde, Sozialbehörde, Gesundheitsamt, Jugend- amt, Jobcenter als zugelassene kommunale Träger, Sozialberatungsstellen, Pflege- stützpunkte etc.) (cid:1) Krankenhäuser, Sanatorien, niedergelassene Ärztinnen und Ärzte, Zahnärztinnen und -ärzte, Psychotherapeutinnen und -therapeuten (cid:1) Schwangerschaftskonfliktberatung (cid:1) Standesämter, Pass- und Meldebehörden

Ein Konzept der technischen sowie der praktischen Lösung für das Minutenmanagement ist auf einem Beiblatt beizufügen. (Ausschlusskriterium)

6.2 Erfahrungswerte mit der Inanspruchnahme der Dienstleistung Es sind insgesamt 1.505 Einrichtungen registriert (Stand: 31.07.2026). Zu Jahresbeginn 2026 waren 1.431 Einrichtungen angemeldet (Stand: 06.01.2026). Die aktuellen Zahlen zeigen, dass mit einem monatlichen Zuwachs von durchschnittlich ca. 14 Einrichtungen zu rechnen ist. Der Anteil der angeschlossenen und aktiven Einrichtungen beläuft sich auf rund 76 %.

Die nachfolgenden Übersichten geben zur besseren Einschätzung des Leistungsumfangs ei- nen Überblick über den Nutzungsumfang des Dolmetschdienstes durch die angeschlossenen aktiven Einrichtungen für das 3. und 4. Quartal des Jahres 2025 sowie für das 1. und 2. Quartal 2026.

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Im Mittel von 12 Monaten ist die Inanspruchnahme mit 85 % der Gesamtabrufe auf Audio- und zu 15 % auf Videokommunikation verteilt.

Die durchschnittliche Gesprächsdauer einer Dolmetschleistung wird erfahrungsgemäß auf circa 22 Minuten geschätzt, wobei bislang eine Gesprächsdauer von bis zu 60 Minuten möglich ist.

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Der häufigste Bedarf liegt bei den Sprachen Arabisch (Hocharabisch), Ukrainisch, Russisch, Türkisch, Persisch (Farsi) sowie Dari.

7. Datenschutz- und Löschkonzept Ein entsprechendes Löschkonzept für inaktive Einrichtungen, das heißt Einrichtungen, die den Dolmetschdienst mehr als 12 Monate nicht genutzt haben, ist vom Auftragnehmer vorzulegen. Die betreffenden Einrichtungen sind im Einvernehmen mit dem Auftraggeber zu löschen. Da- bei sind entsprechende Regelungen zur Wahrung des Datenschutzes ebenfalls zu berücksich- tigen und im Formblatt „06_Ergaenzende_Angaben_gemaeß_Leistungsbeschreibung“ darzu- stellen. (Ausschlusskriterium).

8. Online-Schulungen und Support-Hotline

Der Auftragnehmer bietet auf seine Kosten und in seiner Organisationsverantwortung geeig- nete Online-Schulungen für die Nutzenden des Video- und Audiodolmetschdienstes an. Die genannten Schulungen bzw. individuellen Einweisungen sind online bzw. telefonisch sowie spätestens innerhalb eines Monats nach Anschluss der jeweiligen Einrichtung zu ermöglichen. Die Schulung muss alle für den Leistungsabruf und die -ausführung in den Einrichtungen er- forderlichen Inhalte umfassen und die erforderlichen Kenntnisse vermitteln. Zudem sollen in den Schulungen auch Verhaltensweisen für ein professionelles Arbeiten mit den Dolmetschen- den sowie für eine erfolgreiche Gesprächsführung vermittelt werden.

Der Auftragnehmer erklärt sich bereit, weitere unterstützende Informationsmaterialien zur Nut- zung des Video- und Audiodolmetschdienstes in gedruckter oder in medialer Form für die Nut- zenden zur Verfügung zu stellen. Solche Informationsmaterialien können Erklärvideos, Check- listen für die Vorbereitung eines Gesprächs oder spezielle Verhaltenshinweise bei der Nutzung des Audio- und Videodolmetschens sein. Entsprechende Muster können dem Angebot beige- fügt werden. Der Einsatz der Materialien wird vorab durch den Auftraggeber freigegeben.

Zudem ist eine Support-Hotline mindestens während des regelmäßigen Tagesdienstes bereit- zustellen.

9. Reporting

Der Auftragnehmer stellt monatlich in elektronischer Form (als Excel-Tabelle) ein Reporting über die erbrachten Dienstleistungen zur Verfügung. Zusätzlich ist mit Rechnungsstellung ein Report, welcher den Leistungszeitraum der jeweiligen Rechnung umfasst, vorzulegen. Darin ist auch das unter Ziffer 10.1 genannte Nutzerfeedback in elektronischer Form (als Excel-Ta- belle) zu übermitteln. Die Reports sollen die Anbindung und alle Abrufe der Einrichtungen er- fassen und mindestens die folgenden Daten umfassen:

• Lfd. Nummer der Einrichtung
• Name der Einrichtung
• Art der Einrichtung nach Ziffer II. 4
• Kontaktdaten vom Auftraggeber erhalten am
• Tag der Rückmeldung der Einrichtung

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• Zeitpunkt des Anschlusses der Einrichtung
• Anzahl der Nutzungszugänge
• Tag der Schulung
• Angaben zum Stand der Anbindung
• Darstellung von Gründen bei etwaigen Verzögerungen der Anbindung
• Zeitpunkt des Abrufes der Leistung durch die Einrichtung bzw. den Nutzenden
• Zeitpunkt der Terminvereinbarung / des Terminabrufs
• Datum und Uhrzeit des vereinbarten Termins
• Datum und Uhrzeit der Leistung (Beginn und Ende)
• Dauer des Dolmetschgesprächs in Minuten
• Sprache
• Wartezeit
• Art der Leistung, differenziert nach Audio- und/oder Videodolmetschen sowie unter- schieden nach terminierten und ad-hoc durchgeführten Gesprächen
• eine Übersicht über nicht-hergestellte Verbindungen von Nutzenden zu Dolmetschen- den bzw. über nicht-erbrachte Leistungen

Die zu nutzende Vorlage zum Reporting wird dem Auftragnehmer rechtzeitig vor Leistungsbe- ginn durch den Auftraggeber zur Verfügung gestellt.

Des Weiteren ist durch den Dienstleistenden eine quartalsweise und jährlich zusammenfas- sende Auswertung des Reportings anzufertigen, und dem Auftraggeber elektronisch zur Ver- fügung zu stellen (Excel). Diese Jahres- und Quartalsberichte beinhalten mindestens die oben genannten Daten inkl. der Auswertung des Nutzerfeedbacks sowie eine Übersicht zu den ak- tiven und inaktiven Einrichtungen. Auch Angaben zum Umfang der Nutzung der Dienstleistung durch die Einrichtungen sind Gegenstand der Berichte.

10. Qualitätssicherung 10.1 Zufriedenheit der Nutzenden Der Dienstleister ermöglicht eine Abfrage zur Erhebung der Nutzerzufriedenheit nach jedem Video- und Audiogespräch und reagiert entsprechend auf das Feedback der Nutzenden. Zwin- gend zu erfassen sind Bewertungen zu der Qualität der erfolgten Dolmetschung und der Ge- sprächsqualität.

Ein entsprechendes Konzept ist dem Angebot beizufügen – siehe Formblatt „06_Erga- enzende_Angaben_gemaeß_Leistungsbeschreibung“. (Ausschlusskriterium)

10.2 Gewährleistung der Dolmetschqualität Der Dienstleistende ergreift geeignete Maßnahmen zur Sicherstellung und Kontrolle der Qua- lität der Dolmetschleistungen. Dies kann unter anderem durch die regelmäßige Weiterbildung der Dolmetschenden, etwa im Bereich der gendersensiblen Sprache, geschehen. Darüber hin- aus müssen die Dolmetschenden ein polizeiliches Führungszeugnis vorlegen, das keine Ein- träge aufweisen darf.

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11. Erfahrungen und Kapazität

Der Auftragnehmer verfügt über (umfangreiche) Erfahrungen im Bereich des Video- und Au- diodolmetschens.

Die Erfahrungen bzw. die besondere Eignung zur Durchführung der Dienstleistung sind dar- zulegen. Als Referenzen sind mindestens zwei Projekte aus den letzten drei Jahren zu benen- nen, in welchen der Auftragnehmer Video- und Audiodolmetschleistungen bei jeweils mehr als 1.000 Einrichtungen erbracht hat. Mindestens eines dieser Referenzprojekte muss zwingend Video- und Audiodolmetschen beinhalten. Weiterhin müssen bei mindestens einem Projekt mit Video- und Audiodolmetschen auch Dolmetschleistungen per Telefon, bei mindestens einem Projekt mindestens 1.000 Einrichtungen/Nutzungszugänge für Video- und Audiodolmetschen angeschlossen und bei mindestens einem Projekt durchschnittlich mindestens 2.500 Dolmet- schleistungen pro Monat über einen Zeitraum von mindestens 6 Monaten erbracht worden sein. Die Anzahl von Einrichtungen, die den Dienst genutzt haben, die Anzahl der Nutzungs- zugänge sowie die Anzahl der Dolmetschungen im Rahmen der Referenzprojekte sind zu be- nennen.

Angaben zu Erfahrungen und Kapazität sind im Formblatt „Eigenerklärungen und andere Nachweise zur Eignung“ zu tätigen.

III. Technische Bedingungen

1. IT-seitige Basisanforderungen

Der Auftragnehmer stellt zur Umsetzung der Dienstleistung eine geeignete Plattform bereit. Die Applikation (Webanwendung) des Auftragnehmers bildet die Basis der Leistung. Gestellte Software muss frei von Schadsoftware sein und darf Virenschutzprogramme, Betriebssysteme und Anwendungen des Auftraggebers bzw. der beteiligten Einrichtungen nicht beeinträchti- gen.

Eine detaillierte Beschreibung der Systemanforderungen sowie des IT-Supports ist mit dem Angebot im Formblatt „06_Ergaenzende_Angaben_gemaeß_Leistungsbeschreibung“ einzu- reichen. (Ausschlusskriterium)

2. Kompatibilität

Die notwendige Hardware wird von den beteiligten Einrichtungen bzw. den Nutzenden selbst gestellt. Der Auftragnehmer stellt die Anforderungen an die Hardware zur Verfügung. Die Soft- ware des Auftragnehmers muss grundsätzlich auf allen gängigen Endgeräten der Produktklas- sen Desktop-PC/Laptop/Notebook, Tablet sowie Smartphone lauffähig sein. Sie muss Multi- point-Konferenzen (Videokonferenzen mit mehr als zwei Teilnehmenden) sowie den An- schluss von mindestens zwei Kameras auf Nutzerseite erlauben. Darüber hinaus muss die angebotene Lösung auf den Anwendersystemen mittels WebRTC (Web Real-Time Commu- nication, deutsch „Web-Echtzeitkommunikation“) lauffähig sein. Eine detaillierte Beschreibung ist mit dem Angebot (siehe Formblatt „06_Ergaenzende_Angaben_gemaeß_Leistungsbe- schreibung“) einzureichen. (Ausschlusskriterium)

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Die „Telemedizin“ bzw. „Videomedizin“ wird in den Thüringer Justizvollzugseinrichtungen ein- gesetzt. Der Auftragnehmer muss eine technische Lösung für die Kompatibilität der Video- und Audiodolmetschplattform mit dem Angebot der „Telemedizin“ bzw. „Videomedizin“ in Abstim- mung mit dem TMJMV und dem dort unter Vertrag stehenden Anbieter der Telemedizin zur Verfügung stellen. Die technische Lösung soll die Beteiligung von mehreren Gesprächsteile- nehmenden an einer Video- oder Audiokonferenz mit mehreren zugeschalteten Teilnehmen- den (Multipoint Video- oder Audiokonferenz) ermöglichen. Die Kosten für die verbrauchten Gesprächsminuten werden über das Angebot des Landesprogramms Dolmetschen abge- deckt. Der Dienstleister hat sicherheits- und datenschutzrechts-kompatible Lösungen vorzule- gen, welche die Vorgaben unter Nr. 4 dieser Leistungsbeschreibung erfüllen. Dolmetschge- spräche zur „Telemedizin“ oder „Videomedizin“ können ausschließlich über die berechtigten Justizvollzugseinrichtungen in Anspruch genommen werden. Der Dienstleister gewährleistet, dass die verbrauchten Minuten im Zusammenhang mit „Telemedizin“ bzw. „Videomedizin“ im Rahmen des Reportings nachvollziehbar ausgewiesen werden.

Wenn eine technische Lösung zur Verknüpfung der Dienste nicht bereits vorhanden ist, ist eine Umsetzung innerhalb der ersten zwei Monate des Dienstleistungszeitraums für die Jus- tizvollzugseinrichtungen nutzbar zu machen.

Eine detaillierte Beschreibung ist mit dem Angebot (siehe Formblatt „06_Ergaenzende_Anga- ben_gemaeß_Leistungsbeschreibung“ einzureichen. (Ausschlusskriterium)

3. Sicherheitsanforderungen

Die zentrale Softwarelösung des Auftragnehmers muss in einem ISO27001-zertifizierten Re- chenzentrum in einem EU-Mitgliedsstaat realisiert bzw. gehostet werden, wobei ein etwaiger externer, auf die Plattform zugreifender Support den Anforderungen der DSGVO entsprechen muss.

Die Datenübertragung erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung auf Basis von DTLS (Data- gram Transport Layer Security, sowohl TLS 1.1 also auch TLS 1.2) unter Verwendung eines WebRTC-fähigen Browsers. Ergänzend müssen alle Sitzungen mit einer zusätzlichen Video- und Audioverschlüsselung per SRTP (Secure Real-Time Protocol) sichergestellt sein. Unsi- chere, unverschlüsselte Verbindungen sind – auch zeitweise – unzulässig. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, etwaige Sicherheitslücken fortlaufend durch geeignete Maßnahmen zu schlie- ßen.

Mit dem Angebot ist die IT-seitige Umsetzung nebst Einhaltung vorgenannter Anforderungen darzustellen (siehe Formblatt „06_Ergaenzende_Angaben_gemaeß_Leistungsbeschreibung“. (Ausschlusskriterium)

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4. Unterstützungsleistungen

Der Auftragnehmer erklärt sich bereit, bei Anschlussproblemen von einzelnen Nutzen- den aufgrund von deren IT-Umgebung gemeinsam mit den berechtigten Einrichtungen nach sicherheits- und datenschutzrechts-kompatiblen Lösungen zu suchen.

5. Vorgaben für Telefonie

Nutzende können sowohl das Medium der Telefonie als auch ihre Telefonieendgeräte frei wählen. Ihnen sind keine Vorgaben oder Einschränkungen für Telefonieendgeräte aufzuge- ben.

Eine Verschlüsselung von Gesprächsinhalten bereits ab dem Endgerät der Nutzer, z. B. zum System des Auftragnehmers, ist daher nicht gefordert. Der Auftragnehmer muss jeden Nut- zenden auf diese fehlende Verschlüsselung hinweisen. Bestimmungen und Einhaltung des Fernmeldegeheimnisses bleiben davon unberührt.

Vom Auftragnehmer müssen Gesprächsinhalte zwischen dem bereitzustellenden System des Auftragnehmers und dem Endpunkt „Dolmetschende“ verschlüsselt werden. Hierfür sind dem aktuellen Stand der Technik entsprechende und nicht kompromittierte Standardverschlüsse- lungsverfahren zu verwenden. Eine unverschlüsselte Verbindung durch den Endpunkt „Dol- metschende“ ist durch das System des Auftragnehmers abzulehnen.

Mit dem Angebot ist die Sicherstellung der Verschlüsselung näher darzustellen (siehe Form- blatt „06_Ergaenzende_Angaben_gemaeß_Leistungsbeschreibung“. (Ausschlusskriterium)

IV. Datenschutz, Verschwiegenheitspflicht

Im Rahmen der Erbringung von Dienstleistungen sind insbesondere die Einhaltung der Best- immungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und der geltenden Bestimmungen der jeweiligen Mitgliedsstaaten sowie die Verschwiegenheitspflicht zu beachten.

Hierfür trifft der Auftragnehmer alle notwendigen Maßnahmen, um die Vertraulichkeit der Ge- sprächsinhalte während der Inanspruchnahme der Leistung sicherzustellen. Zudem gewähr- leistet der Auftragnehmer durch eine entsprechende Verschlüsselung, dass jede Art von Da- teninhalten die Absicherung durch technische und organisatorische Maßnahmen erfährt. Dies gilt sowohl für das Angebot der Leistung über eine Internetverbindung als auch über Telefonie.

Dolmetschdienste unterliegen darüber hinaus der Verschwiegenheitspflicht. Unterlagen und Informationen, die der Auftragnehmer im Zusammenhang mit einem Auftrag erhält, sind dem- nach streng vertraulich zu behandeln und dürfen nicht an Dritte weitergegeben oder anderwei- tig verwertet werden.

Der Auftragnehmer verpflichtet die eingesetzten Dolmetschenden durch entsprechende Erklä- rungen zur Verschwiegenheit und Einhaltung des Datenschutzes. Zudem ist die Einhaltung klar definierter Umgebungs- und Arbeitsbedingungen bei den eingesetzten Dolmetschenden

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sicherzustellen. Ein Muster der Erklärung ist dem Angebot beizufügen (siehe Formblatt „06_Ergaenzende_Angaben_zur_Leistungsbeschreibung“. (Ausschlusskriterium)

Der Auftragnehmer erklärt sich bereit, eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung mit dem Freistaat Thüringen als Auftraggeber zu unterzeichnen. Ein Muster wird vom Auftragnehmer bereitgestellt.

V. Weitere Leistungen, Vereinbarungen

1. Einwilligungserklärung

Vor der Inanspruchnahme der Dolmetschleistung ist einmalig die Einwilligung der berechtigten Einrichtung erforderlich. Diese wird von Seiten des Auftraggebers eingeholt.

Weiterhin ist einmalig die Einwilligung jeder Person erforderlich, welche die Dolmetschdienst- leistung bei den angeschlossenen Einrichtungen als Nutzende in Anspruch nimmt. Der Auf- tragnehmende muss diese Einwilligung vor Inanspruchnahme unter Zugrundelegung des For- mulars „Einwilligungserklärung und Datenschutzinformation für Nutzende des Video-/Audio- dolmetschens zur Verarbeitung personenbezogener Daten“ einholen und auf Anforderung dem Auftraggeber vorlegen. Die Erklärung enthält alle notwendigen Hinweise zur Information über die vorgesehene Inanspruchnahme eines Video- und Audiodolmetschdienstes.

2. Berufskodex Dolmetschende

Der Auftragnehmer verpflichtet die für ihn tätigen Dolmetschenden zur Einhaltung eines Be- rufskodex nach den Vorgaben des Musters der Vergabeunterlagen. Das Muster dient dabei als Beispiel, der Kerngehalt darf allerdings nicht verändert werden. Der Bieter hat seinem An- gebot ein Muster der beabsichtigten Verpflichtungserklärung beizufügen. (Ausschlusskrite- rium)

3. Haftung

Der Auftragnehmer verpflichtet sich, für eine Haftpflichtversicherung mit einer Deckungs- summe von mind. 3.500.000 € je Schadensfall für Sach-, Personen- und Vermögensschäden zu sorgen, welche die Risiken bei Fehlleistungen des Dolmetschdienstes abdeckt und für da- raus fällig werdende Ansprüche aufkommt. Mit dem Begriff Schadensfall muss auch die Fehl- leistung der oder des Dolmetschenden erfasst sein.

Der Bieter hat sich mit dem Angebot über eine bereits bestehende Haftpflichtversicherung zu erklären bzw. die künftige Sicherstellung des Vorliegens einer Haftpflichtversicherung im Formblatt „06_Ergaenzende_Angaben_zur_Leistungsbeschreibung“ darzustellen. (Aus- schlusskriterium)

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4. Erfüllungsort, Gerichtsstand

Erfüllungsort ist der Sitz der jeweils die Leistung abrufenden Einrichtung. Der Gerichtsstand ist Erfurt.

5. Sicherheitsüberprüfung

Der Auftragnehmer ergreift und führt alle verfügbaren Maßnahmen durch, um Sicherheitsrisi- ken auf Seiten der von ihm eingesetzten Dolmetschenden auszuschließen und etwaige Si- cherheitsüberprüfungen seitens des Auftraggebers zu ermöglichen.

Dem Angebot ist eine Erläuterung des Konzeptes zum Ausschluss von Sicherheitsrisiken auf Seiten der eingesetzten Dolmetschenden beizufügen (siehe Formblatt „06_Ergaenzende_An- gaben_gemaeß_Leistungsbeschreibung“. (Ausschlusskriterium)

Der Auftraggeber kann in begründeten Fällen den Einsatz von bestimmten Dolmetschenden ausschließen.

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