oeffentliche-Ausschreibung-Verwaltung-von-Mietwohnungen.pdf

[Seite 1]

1

Stadtverwaltung Lunzenau 09328 Lunzenau, Karl-Marx-Straße 1

Öffentliche Ausschreibung nach VOL/A

Stadtverwaltung Lunzenau

Auftragsgegenstand:

Verwaltung von Mietwohnungen der Wohnungsbaugesellschaft mbH Lunzenau

Vergabe-Nr.: DL03/2026

Auftraggeber:

Wohnungsbaugesellschaft mbH Lunzenau (Anteilseigner 100% - Stadt Lunzenau) Dr.-Otto-Nuschke-Str. 12 09328 Lunzenau

Ansprechpartner: Geschäftsführerin Manuela Bohne Tel. 0176/61489281 E-Mail: wbg-lunzenau@t-online.de

Ablauf der Angebotsfrist: 09.10.2026, 11:00 Uhr

Zuschlags- und Bindefrist: 20.11.2026

Ausführungsfrist: 01.01.2027 bis 31.12.2029

[Seite 2]

2

Angebot (vom Bieter auszufüllen)

Name und Anschrift des Bieters:

Vergabeart: Öffentliche Ausschreibung nach VOL/A

Vergabenummer: DL03/2026

Angebot der Leistung:

Wir bieten die Ausführung der beschriebenen Leistungen zu den von uns angegebenen Preisen und mit allen dem Preis betreffenden Angaben an:

Zu verwaltende Mietwohnungen:

Verwaltergebühr incl. Mehrwertsteuer

Vermietete Wohnungen bis 30.06.2027 = 126 WE ………………….€/WE/Jahr

ab 01.07.2027 = 94 WE ………………….€/WE/Jahr

Endbetrag (brutto) ………………….€

Zusätzliche Vertragsbedingungen zur Angebotserstellung: Es gelten die Festlegungen der VOL in der aktuell gültigen Fassung. Die in der Leistungsbeschreibung genannten Leistungswerte sind zu erfüllen.

Angebotsbewertung Unvollständigkeit von Angeboten: Fehlen geforderte Angebotsbestandteile, Inhalte oder Angaben und ist aus diesen Gründen eine Bewertung nicht möglich, so kann dies zum Ausschluss vom Verfahren führen. Gleiches gilt für fehlende Nachweise.

Zuschlag: Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Für die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots werden die nachfolgend aufgeführten Zuschlagskriterien mit den angegebenen Gewichtungen (Preis 40 %, Qualität 60 %) berücksichtigt. Das Angebot mit dem höchsten Ergebnis wird als das wirtschaftlichste angesehen; bei mehreren Angeboten mit absolut gleichen Ergebnissen erhält das Preisgünstigste den Zuschlag.

[Seite 3]

3

Bewertungsmatrix

Unterkriterien der einzelnen Zuschlagskriterien und Bepunktung

1. Preis – 40 %

Für die Preiswertung wird ein einheitlicher Wertungspreis auf Grundlage des Preisblattes und der in den Vergabeunterlagen vorgegebenen Mengen und Annahmen gebildet.

Die Punktevergabe erfolgt nach folgender Formel:

Punkte = (niedrigster Wertungspreis / Wertungspreis des jeweiligen Bieters) × 40

Das Angebot mit dem niedrigsten Wertungspreis erhält 40 Punkte.

2. Konzept zur laufenden Mietverwaltung – 25 %

Der Bieter hat darzustellen, wie er die Verwaltung der 126 Wohneinheiten organisiert (max. 2 Seiten).

Bewertet werden:

Organisation der laufenden Mietbuchhaltung 5 Punkte Organisation der Betriebskostenabrechnung 5 Punkte Organisation der laufenden Mietverwaltung 5 Punkte Personelle Organisation und Vertretungsregelung 5 Punkte Organisation der Betreuung und Verwaltung von Wartungs- und Dienstleistungsverträgen 5 Punkte

Bewertet wird ausschließlich die konkrete Ausgestaltung der angebotenen Leistung. Die allgemeine Unternehmensgröße, die Anzahl der bereits verwalteten Wohneinheiten und die Anzahl oder Dauer von Referenzaufträgen werden nicht als Zuschlagskriterium berücksichtigt.

3. Konzept zum Forderungsmanagement – 15 %

Der Bieter hat darzustellen, wie er das Forderungsmanagement für den zu verwaltenden Bestand organisiert.

Bewertet werden:

Erkennung und Überwachung von Mietrückständen 3 Punkte Mahnwesen und Reaktionszeiten 3 Punkte Umgang mit Zahlungsvereinbarungen 3 Punkte Vorgehen bei fortbestehenden Forderungen 3 Punkte Information und Berichtswesen gegenüber dem Auftraggeber 3 Punkte

[Seite 4]

4

4. Erreichbarkeit und Beschwerdemanagement – 10 %

Der Bieter hat darzustellen, wie die Erreichbarkeit für Mieter und Auftraggeber sowie die Bearbeitung von Beschwerden organisiert wird.

Bewertet werden:

Erreichbarkeit für Mieter 3 Punkte Reaktionszeiten 3 Punkte Bearbeitung und Dokumentation von Beschwerden 2 Punkte Information des Auftraggebers 2 Punkte

5. Übernahme-, Neuvermietungs- und Beendigungsmanagement – 10 %

Der Bieter hat darzustellen, wie insbesondere die Übernahme des bestehenden Verwaltungsbestandes sowie die Bearbeitung von Neuvermietungen und die Beendigung von Mietverhältnissen organisiert werden.

Bewertet werden:

Übernahme des bestehenden Verwaltungsbestandes 2 Punkte Organisation von Neuvermietungen 2 Punkte Bearbeitung von Kündigungen 2 Punkte Beendigung und Abrechnung von Mietverhältnissen 2 Punkte Organisation von Wohnungsübergaben 2 Punkte

Erläuterung zur Bewertung der qualitativen Kriterien

Für die qualitativen Unterkriterien wird folgende Bewertungsskala zugrunde gelegt:

5 Punkte: Die Anforderungen werden besonders detailliert, schlüssig und auf den konkreten Auftrag zugeschnitten dargestellt. Die Vorgehensweise ist vollständig nachvollziehbar und lässt eine besonders gute Leistungserbringung erwarten. 4 Punkte: Die Anforderungen werden sehr gut, konkret und nachvollziehbar dargestellt. Wesentliche Abläufe sind vollständig beschrieben. 3 Punkte: Die Anforderungen werden vollständig und nachvollziehbar dargestellt. Das Konzept lässt eine ordnungsgemäße Leistungserbringung erwarten. 2 Punkte: Die Anforderungen werden nur teilweise konkret dargestellt. Mehrere relevante Aspekte bleiben offen. 1 Punkt: Die Darstellung ist sehr allgemein oder weist wesentliche Lücken auf. 0 Punkte: Es liegt keine verwertbare Darstellung vor oder das betreffende Unterkriterium wird nicht behandelt.

Die ermittelten Punkte werden entsprechend der jeweiligen Gewichtung in die Gesamtwertung übernommen.

Der Zuschlag erfolgt schriftlich durch den Auftraggeber an das Unternehmen mit der höchsten Punktzahl. Bei schwierigen Entscheidungen kann die Verlängerung der Bindefrist vor deren Ablauf nochmals abgefragt werden. Sollte auf Ihr Angebot kein Zuschlag erteilt werden können, erhalten Sie innerhalb der Bindefrist eine schriftliche Absage.

Die Bindefrist wird festgesetzt auf den 20.11.2026.

[Seite 5]

5

Eignungskriterien

Erfahrung/Fachkunde:

Es müssen mindestens 3 vergleichbare Referenzobjekte mit jeweils 75 Wohneinheiten nachgewiesen werden.

Mindestens eine Referenz muss die Verwaltung eines Bestandes umfassen, bei dem Mietzahlungen vereinnahmt und Betriebskostenabrechnungen für mindestens 75 Wohneinheiten erstellt wurden.

Leistungsfähigkeit:

Der Bieter muss über ausreichend qualifiziertes Personal verfügen, um die ausgeschriebenen Leistungen für 126 Wohneinheiten während der gesamten Vertragslaufzeit ordnungsgemäß und fristgerecht zu erbringen. Für Leistungserbringung ist mindestens eine hauptverantwortliche Ansprechperson mit mindestens 3 Jahren Berufserfahrung in der Verwaltung von Mietwohnraum zu benennen. Zudem ist eine qualifizierte Vertretung für Urlaub-, Krankheits- und sonstigen Ausfallzeiten nachzuweisen.

Nachweis über die Eignung der Leistungsfähigkeit bzgl. der Anzahl der in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren durchschnittlich beschäftigten Arbeitskräfte, gegliedert nach Verwaltungspersonal und technischen Personal (VOB/A § 6 Abs. 3 Buchst. C)

Bieter, die die o.g. Nachweise nicht mit dem Angebotsschreiben vorlegen, werden ohne Nachforderung vom Wettbewerb ausgeschlossen.

Hinweis: Der Bewerber unterliegt mit der Abgabe seines Angebotes auch den Bestimmungen über nicht berücksichtigende Angebote (VOL/A § 19).

Fragen zu den Vergabeunterlagen bzw. Unklarheiten:

Fragen und Unklarheiten in den zugrundeliegenden Vergabeunterlagen sind vor Angebotsabgabe durch das Stellen von Fragen mit dem Auftraggeber zu klären. Die Beantwortung von Fragen bzw. die Klarstellungen und Präzisierungen der Vergabeunterlagen erfolgt an alle Verfahrensteilnehmer.

Beachten Sie, dass die Änderung der eingereichten Angebote oder spätere Klärung von Fragen nach dem Eröffnungstermin durch den Bieter unmöglich sind und Sie bis zum Ablauf der Bindefrist an Ihr Angebot gebunden sind.

Offenbare Unrichtigkeiten o. ä. sind unverzüglich gegenüber dem Auftraggeber anzuzeigen.

Ansprechpartner der Wohnungsbaugesellschaft Lunzenau mbH und Stadt Lunzenau: Frau Manuela Bohne, Tel.: 0176/61489281, E-Mail: wbg-lunzenau@t-online.de Frau Aline Rejeb, Tel.: (037383) 85233, E-Mail: zentrale.verwaltung@lunzenau.de Fax: (037383) 85220

[Seite 6]

6

Abgabetermin ist der 09.10.2026, 11:00 Uhr, im Rathaus Lunzenau, Karl-Marx-Straße 1, 09328 Lunzenau. Nach dem Termin eintreffende Angebote werden nicht gewertet!

Das Angebot ist im verschlossenen und mit „Angebot Verwaltung von Mietwohnungen der Wohnungsbaugesellschaft mbH Lunzenau“ gekennzeichneten Briefumschlag einzureichen.

Auftraggeber ist die Wohnungsbaugesellschaft mbH Lunzenau, Dr.-Otto-Nuschke-Str. 12 in 09328 Lunzenau.

Die nachstehende Unterschrift gilt für alle Teile des Angebots. Wird das Angebotsschreiben an dieser Stelle nicht unterschrieben, gilt das Angebot als nicht abgegeben.

Ort, Datum, Stempel und Unterschrift

[Seite 7]

7

Leistungsbeschreibung

Verwaltung von Mietwohnungen:

1. Allgemeine Angaben:

• Anzahl der Wohnungen insgesamt: 126 davon 126 WE – sanierter Bestand z. T. Plattenbau • Leerstände per 30.09.2026 15 WE • Gesamtwohnfläche ca. 7.230 m²

2. Leistungsumfang

• Vermietung Sicherstellung einer maximalen Vermietung Akquise von Mietern Abschluss und Änderung von Mietverträgen Kündigungen bzw. Teilkündigungen vorbereiten, aussprechen und umsetzen Beendigung von Mietverhältnissen im gegenseitigen Einvernehmen Wohnungsübergabe und Wohnungsabnahme Besprechung und Durchsetzung von gesetzlich zulässigen Mieterhöhungen (z.B. Modernisierungen) Mietminderungen bei berechtigten Mieteranträgen Heizpflicht des Vermieters wahrnehmen Warmwasserversorgung, soweit vertragliche Verpflichtungen aus Mietvertrag Abmahnung von Mietern wegen vertragswidrigen Gebrauchs der Wohnungen Lärmbekämpfung, wenn Mieter dies fordert oder wenn Mieter diesen verursacht Einbau von Einrichtungen durch den Mieter – Zustimmungsrecht

• Kaufmännische Verwaltung Mietenbuchhaltung Finanzielle Abrechnung mit dem Eigentümer – die Konten der Gesellschaft zur Vereinnahmung der Mieten werden beibehalten, keine Führung von separaten Mieterkonten. Mahnverfahren einleiten bei Mietrückständen Jahresabrechnung (Betriebskostenabrechnung/Heizkostenabrechnung) Durchführung des gesamten Forderungsmanagement, auch in Bezug auf die Gerichtliche Durchsetzung. Das Gleiche gilt für die Räumung von Wohnungen und Die Durchsetzung der übrigen Wirtschaftsverträge. Datenausgabe der Mietenbuchhaltung über Addison-Schnittstelle

[Seite 8]

8

• Bestandsbetreuung Abschluss von Wartungsverträgen für Heizanlagen, Instandhaltung Verkehrssicherungspflicht des Vermieters erfüllen Straßenreinigung gemäß Satzung der Kommune überwachen Hausmeistertätigkeit an den einzelnen Objekten koordinieren – von der Gesellschaft Angestellten Hausmeister – im Bedarfsfall Hausmeistertätigkeit ergänzen Kabelfernsehen – zentraler Anschluss über Satelliten- und Kabelfernsehanlagen/Industrievertretung GmbH, Chemnitzer Str. 11 in 09217 Burgstädt Beschwerdemanagement (Ersatzansprüche des Vermieters geltend machen und Bearbeiten) Erstellung und Überwachung der Hausordnung Hausrecht wahrnehmen Besichtigungsrecht des Vermieters Organisation von einem wöchentlichen Sprechtag in Lunzenau

[Seite 9]

9

Bewerbungsbedingungen: (verbleiben beim Bieter) Das Vergabeverfahren erfolgt nach der „Verdingungsverordnung für Leistungen“ Teil A „Allgemeine Bestimmungen für die Vergabe von Leistungen“ (VOL/A, Abschnitt 1).

1. Mitteilung von Unklarheiten in den Vergabeunterlagen • Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bewerbers Unklarheiten, so hat er unverzüglich den Auftraggeber vor Angebotsabgabe, per E-Mail oder per Telefax darauf hinzuweisen.

2. Unzulässige Wettbewerbsbeschränkungen • Angebote von Bietern, die sich im Zusammenhang mit diesem Vergabeverfahren an einer unzulässigen Wettbewerbsbeschränkung beteiligen, werden ausgeschlossen. • Zur Bekämpfung der Verhinderung, Einschränkung oder Verfälschung des Wettbewerbs hat der Bieter auf Verlangen Auskünfte darüber zu geben, ob und auf welche Art der Bieter wirtschaftlich und rechtlich mit dem Unternehmen verbunden ist. Dies gilt insbesondere für Bietergemeinschaften.

3. Das Angebot 3.1. Das Angebot ist in all seinen Bestandteilen in deutscher Sprache abzufassen.

3.2. Für das Angebot sind vom Auftraggeber übersandten Vordrucke zu verwenden; das Angebot ist an der dafür vorgesehenen Stelle zu unterschreiben. Eine selbst gefertigte Kopie oder Kurzfassung des Leistungsverzeichnisses ist zugelassen. Das vom Auftraggeber verfasste Leistungsverzeichnis ist allein verbindlich.

3.3. Das Angebot muss vollständig sein; unvollständige Angebote werden ausgeschlossen. Das Angebot muss alle geforderten Angaben, Erklärungen und Preise enthalten (§13 Abs. 3 VOL/A).

Alle Eintragungen müssen dokumentenecht sein.