261009_Varisano_Ausschreibung Einkaufsdienstleistungen_Aufforderung zur Angebotsabgabe.pdf

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Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb zum Beitritt zu einer Einkaufsgemeinschaft– VEKG-2

Aufforderung zur Angebotsabgabe

Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb der varisano GmbH mit den Krankenhäusern varisano Klinikum Frankfurt-Höchst GmbH (KFH) und der varisano Kliniken des Main-Taunus-Kreises GmbH (KdMTK) zum Beitritt zu einer Einkaufsgemeinschaft

Vergabe Nummer VEKG-2

Aufforderung zur Angebotsabgabe

Angebotsfrist: 09. 11.2026, 13:00 Uhr

Dokument dient nur zur Ansicht. Mit dem Teilnahmeantrag ist noch kein Angebot einzureichen. Änderungen bleiben vorbehalten.

Frankfurt am Main, den 09.10.2026

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Inhaltsverzeichnis 1 varisano GmbH .............................................................................................................. 3 2 Auftraggeber (AG) .......................................................................................................... 4 3 Verfahrensablauf ........................................................................................................... 5 4 Zielsetzung und Gegenstand des Verhandlungsverfahrens .......................................... 6 5 Allgemeine Anforderungen ........................................................................................... 8 6 Leistungsorte und Leistungszeitraum ............................................................................ 8 6.1 Leistungsorte ........................................................................................................... 8 6.2 Leistungszeitraum .................................................................................................... 8 7 Losaufteilung; Nebenangebote und Änderungsvorschläge .......................................... 9 8 Angebotsfrist und Form der Angebote ........................................................................ 10 9 Angebotsöffnung ......................................................................................................... 11 10 Zuschlags- und Bindefrist ............................................................................................. 11 11 Bietergemeinschaften und Nachunternehmer ........................................................... 11 12 Kommunikation während des Vergabeverfahrens ..................................................... 12 12.1 Verfahrenssprache ................................................................................................ 12 12.2 Ansprechpartner des Bieters ................................................................................. 12 12.3 Vollständigkeit der Unterlagen, Unklarheiten, Fragen der Bieter ........................ 12 13 Mindestanforderungen ............................................................................................... 12 14 Grundlagen der Preisermittlung .................................................................................. 13 14.1 Netto-Gesamtpreis für die Mitgliedschaft und die Dienstleistungen der Einkaufsgemeinschaft ..................................................................................................... 13 14.2 Einspargarantie ...................................................................................................... 13 15 Zuschlagskriterien ........................................................................................................ 19 16 Zuschlagserteilung ....................................................................................................... 20 17 Nicht berücksichtigte Angebote .................................................................................. 20 18 Kosten .......................................................................................................................... 20 19 Vertraulichkeit ............................................................................................................. 20 20 Nachprüfungsbehörde und Rechtsschutz ................................................................... 21 21 Vorbehalt für Änderungen der Vergabeunterlagen .................................................... 22 22 Notwendige Bestandteile des Angebots (Checkliste) ................................................. 22

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Sehr geehrte Damen und Herren, wir bitten um Unterbreitung eines Angebots für Einkaufsdienstleistungen mit einem Leistungsumfang gemäß dem beigefügten Leistungsverzeichnis (Anlage 1) für die varisano Klinikum Frankfurt-Höchst GmbH (KFH) und die varisano Kliniken des Main-Taunus- Kreises GmbH (KdMTK) im Klinikverbund der varisano GmbH. Die Einzelheiten für die Angebotserstellung ergeben sich aus diesem Anschreiben (unter Einschluss der Bewerbungsbedingungen) sowie den beigefügten Vergabeunterlagen. Im Anhang zu diesem Schreiben übersenden wir Ihnen die folgenden Anlagen:

Anlage 1: Leistungsverzeichnis (PDF) Anlage 2: Produkt Kataloge - werden zum Schutz von Geschäfts- und Betriebsgeheim- nissen der AG erst nach Anforderung von Bewerbern (nach Gegenzeichnung der beigefügten Vertraulichkeitsvereinbarung) versandt. (Excel und PDF) Anlage 2 a): Jahresumsätze der in den Produkt Katalogen enthaltenen Lieferanten (PDF) - werden zum Schutz von Geschäfts- und Betriebsgeheimnissen der AG erst auf Anforderung von Bewerbern (nach Gegenzeichnung der beigefügten Vertraulichkeits- vereinbarung) versandt. (PDF) Anlage 3: Vordruck Angebotsschreiben (Word und PDF) Anlage 4: Formular für Rückfragen (Word) Anlage 5: Zuschlagskriterien (PDF) Anlage 6: Vertraulichkeitsvereinbarung (PDF) Anlage 7: Bewertungsbogen (PDF)

1 varisano GmbH

Zu der varisano GmbH gehören die Klinikum Frankfurt Höchst GmbH und die Kliniken des Main- Taunus-Kreises GmbH. Das varisano Klinikum Frankfurt Höchst bietet medizinische Kompetenz, individuelle Betreuung und Versorgung auf höchstem Niveau. Als leistungsstarker Maximalversorger im größten kommunalen Klinikverbund der Region, der Varisano GmbH, bietet das Klinikum Frankfurt Höchst medizinische und pflegerische Versorgung der höchsten Versorgungsstufe an. Das Klinikum Frankfurt Höchst umfasst 21 Kliniken, Institute und Fachabteilungen mit rund 986 Betten einschließlich der interdisziplinären Intensiv- therapie-Station sowie der Intensivstation für Neonatologie. Zu den Kliniken des Main-Taunus-Kreises mit elf medizinischen Fachabteilungen und zwei medizinischen Versorgungszentren (MVZ) sowie 523 Betten gehören die Krankenhäuser

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Bad Soden und Hofheim, die Gesundheitsakademie Main-Taunus, die Seniorenresidenz Main-Taunus-Kreis und die Main-Taunus-Privatklinik. In den Kliniken der varisano GmbH setzen sich täglich 4.500 Mitarbeiter:innen für das Wohl der ihnen anvertrauten Menschen ein. Dabei achten sie die Individualität und Bedürfnisse jedes Einzelnen und setzen sie in das Zentrum ihres Handelns. Dieses Engagement macht die varisano GmbH zu einem wichtigen Gesundheits-Partner der Region – von der Schwangerschaftsbetreuung bis hin zur palliativen Begleitung am Ende des Lebens.

2 Auftraggeber (AG) varisano Klinikum Frankfurt-Höchst GmbH (KFH) Gotenstr. 6 65929 Frankfurt a. Main

varisano Kliniken des Main-Taunus-Kreises GmbH (KdMTK) Lindenstraße 10 65719 Hofheim am Taunus Ansprechpartner auf Seiten die AG sind: Uwe Binder Leiter Einkauf und Materialwirtschaft varisano GmbH Tel. 06196 / 65 7193 Fax. 06196 / 65 7194 Mobil. 0172 / 99 37 429 Uwe.Binder@varisano.de

sowie:

Herr Werner Riedel ipro Medical Consulting GmbH Seestraße 48, 71282 Hemmingen

Tel.: +49 7150-8104844 Mobil: +49 1717945178 E-Mail: Werner.Riedel@ipro-medical.de

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Die vorgenannten varisano-Kliniken schreiben den Auftrag gemeinsam aus. Es erfolgt keine Losvergabe. Jede der Kliniken tritt einzeln der Einkaufsgemeinschaft bei und schließt somit einen separaten Vertrag über die Erbringung der Einkaufsdienstleistung ab. Die varisano beabsichtigt, gemeinsam mit anderen Klinikträgern eine Einkaufsholding zu errichten, die dann Gesellschafterin einer Einkauf gGmbH wird. Es ist dann beabsichtigt, die in diesem Verfahren geschlossenen Verträge auf die neu gegründete Einkauf gGmbH zu übertragen, so dass diese Gesellschaft unmittelbar aus den Verträgen berechtigt und verpflichtet wird. Sollte diese Konstellation geschaffen werden, wird der Auftragnehmer dafür einstehen, dass die Beschaffungsbedarfe (Einkaufsvolumen) der der Einkaufsholding angeschloss- enen Gesellschaften von den Lieferanten der auftragnehmenden Einkaufsgemeinschaft als Bedarfe von einem Auftraggeber behandelt und für die Rabattierung und Bonifizierung gebündelt werden.

3 Verfahrensablauf Die AG sind öffentliche AG im Sinne des § 99 GWB und schreiben die Dienstleistungen im Vergabeverfahren gem. §§ 17 VgV, 14 Abs. 3 Nr. 2 und 3 VgV, 119 Abs. 5 GWB in einem europaweiten Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb aus. Der geplante Verfahrensablauf gestaltet sich wie folgt: Die Vergabestelle hat zum gegenständlichen Verfahren am 09.10.2026 eine Bekannt- machung im Amtsblatt der EU veröffentlicht. Die Bewerber waren aufgefordert, bis zum 09.11.2026 um 13:00 Uhr ihre Teilnahmeanträge einzureichen. Die AG haben sich entschieden, die Unterstützung durch eine Einkaufsgemeinschaft (AN) zur Beschaffung von medizinischen und pflegerischen Gebrauchs- und Verbrauchs- materialien (inkl. Medizinprodukte wie z.B. Implantate), Desinfektions- und Hygiene- artikeln, medizinische Gase, medizintechnische Bedarfe, Wirtschafts- und Verwaltungs- bedarfe, Lebensmittel sowie von Dienstleistungen und Investitionsgütern im medizinischen und medizintechnischen Bereich neu zu vergeben. Der Beitritt zu einer Einkaufsgemeinschaft mit dem Ziel der Erbringung vorgenannter Leistungen soll dazu neu ausgeschrieben und für die AG ein entsprechender Vertrag mit einer qualifizierten Einkaufsgemeinschaft abgeschlossen werden. Auf Basis der von den Bewerbern mit ihren Teilnahmeanträgen eingereichten Angaben und Nachweisen wählte die Vergabestelle die geeigneten Bewerber aus. Diesen Bewerbern übermittelt die Vergabestelle dieses Anschreiben nebst den weiteren Vergabeunterlagen.

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Der weitere Verfahrensverlauf findet gemäß den für das Verhandlungsverfahren geltenden Regelungen des Vergaberechts sowie gemäß den in diesem Anschreiben und den Unterlagen festgelegten ergänzenden Regelungen statt. Die Bieter sind jetzt aufgefordert, ein erstes verbindliches Angebot in der unter Ziffer 8 bezeichneten Form und innerhalb der dort genannten Frist abzugeben. Maßgeblich für die Bewertung der Angebote sind neben dem Angebotspreis für die Mitgliedschaft und die Dienstleistungen des Bieters, die von dem Bieter garantierten Einsparungen (mit Bezug auf die Produkt Kataloge) sowie die Bieterkonzepte. Die Bieter sind aufgefordert, mit ihrem Angebot schlüssige Konzepte zur effektiven und kostenoptimierten Einkaufsunterstützung sowie der Beratung den AG in allen ausgeschriebenen Themenbereichen vorzulegen. Näheres wird in den Ziffern 11 des Leistungsverzeichnisses (Anlage 1) geregelt. Die Vertragsverhandlungen werden voraussichtlich im Zeitraum vom 07.12.2026 bis 18.12.2026 stattfinden. Nach derzeitiger Planung werden die Bieter nach Abschluss der Vertragsverhandlungen aufgefordert, ein letztverbindliches Angebot abzugeben, in dem auch die im Rahmen des Verfahrens (z.B. durch Beantwortung von Bieterfragen und Abstimmungen im Rahmen der Bietergespräche) definierten Änderungen und Ergänzungen der Anforderungen die AG mitberücksichtigt werden müssen. Dieses letztverbindliche Angebot wird dann von den AG ausgewertet. Der Zuschlag soll im 1. Quartal 2027 erteilt werden. Die Erteilung des Zuschlags steht unter dem Vorbehalt, dass ein wirtschaftliches Angebot vorliegt.

4 Zielsetzung und Gegenstand des Verhandlungsverfahrens Die varisano Kliniken sind derzeit in vertragliche Vereinbarungen mit einer Einkaufsge- meinschaft eingebunden. Die varisano Kliniken (in der Folge die AG) beabsichtigen, die Unterstützung durch eine Einkaufsgemeinschaft (nachfolgend Bieter oder Auftragnehmer (AN)) zur Beschaffung von medizinischen und pflegerischen Gebrauchs- und Verbrauchsmaterialien (inkl. Medizinprodukte wie z.B. Implantate), Desinfektions- und Hygieneartikeln, medizinische Gase, medizintechnische Bedarfe, Wirtschafts- und Verwaltungsbedarfe, Lebensmittel sowie von Dienstleistungen und Investitionsgütern im medizinischen und medizintechnischen Bereich gem. Leistungsverzeichnis (Anlage 1) neu zu vergeben. Nachstehend auch „Gebrauchs- und Verbrauchsartikel“ genannt. Arzneimittel und apothekenpflichtige Artikel sowie apothekenüblichen Waren sind nicht Gegenstand der Ausschreibung.

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Die AG möchten sich an einer Einkaufsgemeinschaft beteiligen, um ihre Einkaufs- ergebnisse zu optimieren. Vor diesem Hintergrund ist es den AG wichtig einen Partner zu finden, der nicht nur in der Vergangenheit seine Leistungsfähigkeit unter Beweis gestellt hat, sondern perspektivisch auf Basis zugesicherter Zahlen für definierte Produkte die Gewähr dafür bietet, für die Auftraggeber optimierte Einkaufspreise zu erzielen. Die effiziente und wirtschaftliche Beschaffung der Artikel des gesamten Artikel-Portfolios der AG sollen durch eine wirtschaftliche und qualitätsorientierte Selektion und Vertragsgestaltung und eine qualifizierte Beratungsleistung von einem Einkaufsdienst- leister (Einkaufsgemeinschaft) sichergestellt werden. Gegenstand des Vergabeverfahrens ist hierfür eine kostenfreie Bereitstellung einer digitalen IT-Plattform des AN (im folgenden auch Portal genannt) zur Abwicklung und Vereinfachung der täglichen Prozesse in den Beschaffungsabteilungen der AG. Zusätzlich werden vom AN Unterstützungsleistungen zur Steuerung und Optimierung der Materialverbrauchskosten/Sachkosten mit dem Ziel einer nachhaltigen Steigerung der Wirtschaftlichkeit sowie die Unterstützung der AG bei der Optimierung der Versorgungs- sicherheit erwartet. Wesentlicher Schwerpunkt neben der wirtschaftlichen Beschaffung ist die Optimierung der Stammdatenqualität bei den AG, verbunden mit der systemseitigen Unterstützung bei der kontinuierlichen Stammdatenpflege durch die AN. Die Kliniken der varisano GmbH wird während der Vertragslaufzeit ausschließlich mit dem AN und keiner weiteren Einkaufsgemeinschaft zusammenarbeiten. Einschränkungen: a) Die AG behalten sich jedoch vor, im Bereich der Einkaufsdienstleistungen aus preislichen, medizinischen oder qualitativen Gründen eigene Verträge mit Lieferanten abzuschließen, insbesondere mit Lieferanten, die nicht beim AN gelistet sind. b) Bei der Beschaffung (incl. Ausschreibung) von medizintechnischen Produkten soll die beauftragte Einkaufsgemeinschaft nur bei Bedarf der medizintechnischen Abteilung (ohne verpflichtenden Anteil am Gesamt-Beschaffungsumfang) durch die AG in Anspruch genommen werden. c) Bezüglich der in diesem Leistungsverzeichnis vom AN geforderten Unterstützungs- leistungen bei der Ausschreibung und Beschaffung oder Beauftragung von individuellen Bedarfen (z.B. von hochwertigen medizintechnischen Geräten und Dienstleistungen) behalten sich die AG vor, ggf. auch Dritte zu beauftragen. Grundsätzlich sollen für die Beschaffung der Gebrauchs- und Verbrauchsmaterialien durch die AG die verhandelten Verträge/Konditionen des Bieters genutzt werden. Von den AG werden ca. 85 % ihres Beschaffungsumfangs angestrebt.

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Der Beitritt zu der Einkaufsgemeinschaft erfolgt grundsätzlich zu den Vertrags- bedingungen des AN. Der Bieter soll diesbezüglich mit den Angebotsunterlagen einen Vertragsvorschlag unterbreiten, der im Rahmen des Verfahrens mit den Bietern endabgestimmt wird. Die im Rahmen des Verfahrens von Bietern vorgelegten Konzepte werden Vertrags- Bestandteil. Die im Leistungsverzeichnis (Anlage 1) und in den Produkt Katalogen (Anlage 2) enthaltenen Artikel-Verbrauchsdaten (Gebrauchs- und Verbrauchsartikel) der AG basieren auf den Verbrauchswerten eines Jahres. In den Produkt Katalogen sind nicht alle Gebrauchs- und Verbrauchsartikel der AG gelistet. Vielmehr handelt es sich um einen repräsentativen Auszug wichtiger medizinischer und pflegerischer Gebrauchs- und Verbrauchsartikel mit hohem Umsatzanteil. Näheres über die von den AG geforderte Einkaufsunterstützung regelt das Leistungs- verzeichnis (Anlage 1) und die im Verhandlungsverfahren an die Bieter ggf. übergebenen weiteren Vergabeunterlagen.

5 Allgemeine Anforderungen Der AN hat die im Rahmen dieses Vergabeverfahrens von den AG erhaltenen Daten und Informationen vertraulich zu behandeln.

6 Leistungsorte und Leistungszeitraum 6.1 Leistungsorte Leistungsorte sind die Standorte der AG. 6.2 Leistungszeitraum Die Dienstleistungsverträge werden über eine Grundlaufzeit von 48 Monaten fest geschlossen. Vertragsbeginn für die Dienstleistungen soll der 01.04.2027 sein. Die Dienstleistungsverträge verlängern sich nach der Grundlaufzeit (unter Beibehaltung der Vertragsbedingungen) jeweils um ein weiteres Jahr, wenn sie nicht schriftlich oder per E-Mail bis spätestens sechs Monate vor ihrem jeweiligen Auslaufen von einem der Vertragspartner gekündigt werden. Die Vertragslaufzeit wird auf 8 Jahre begrenzt.

HINWEIS: Nach Auffassung der AG handelt es sich bei dem gegenständlichen Vertrag über Einkaufsdienstleistungen einer Einkaufsgemeinschaft um die Vergabe eines öffentlichen Dienstleistungsauftrags und nicht um die Vergabe einer Rahmenvereinbarung.

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Auftragsgegenstand ist insoweit die Erbringung von Unterstützungsleistungen durch eine Einkaufsgemeinschaft zur vergabekonformen Beschaffung von Dienstleistungen, Investitionsgütern und Gebrauchs- und Verbrauchsartikeln (gem. Leistungsverzeichnis Anlage 1 Ziffer 2 a)).

Gegenstand des Vergabeverfahrens ist damit die Beschaffung und Beauftragung von Beratungs- und Unterstützungsleistungen einer Einkaufsgemeinschaft zur Ergänzung und Verbesserung des Beschaffungswesens der varisano GmbH.

Ziel der ausgeschriebenen Dienstleistungen ist damit, die Möglichkeiten der AG, den laufenden Bedarf an externen Dienstleistungen, Investitionsgütern, Lebensmittel und Gebrauchs- und Verbrauchsartikel (gem. Leistungsverzeichnis Anlage 1 Ziffer 2 a) möglichst preiswert und vergabekonform mit Hilfe der zu beauftragenden Einkaufsgemeinschaft zu decken.

Dafür werden von der Einkaufsgemeinschaft für die Gebrauchs- und Verbrauchsartikel sowie Lebensmittel mit den betreffenden Lieferanten Rahmenverträge im Namen der Mitglieder abge-schlossen. Die Produkte werden dabei nicht von der Einkaufsge- meinschaft bei den Lieferanten gekauft und an die Auftraggeberin geliefert, vielmehr beschaffen sich die AG diese direkt bei den Herstellern bzw. Lieferanten, indem sie die Produkte entsprechend ihren Bedarfen zu den in den – zwischen der Einkaufsge- meinschaft (für ihre Mitglieder) und den Lieferanten geschlossenen – Rahmenverträgen festgelegten Konditionen ordert.

Die hier gegenständliche Dienstleistung der Einkaufsgemeinschaft besteht mithin darin, möglichst günstige Rahmenverträge mit Herstellern und Lieferanten der benötigten Produkte abzuschließen bzw. den AG den Zugang zu bestehenden Rahmenverträgen zu eröffnen, damit sie diese Vereinbarungen (einschließlich etwaiger Rabatt- und Bonuszusagen) zur Deckung ihres Bedarfs nutzen können.

Der Einkaufsgemeinschaft kommt insofern eine Art „Vermittlerrolle“ – ähnlich einer Maklerleistung – zu. Diese hier ausgeschriebenen Dienstleistungen der Einkaufsgemein- schaft sind daher nicht an die späteren Abrufe (Einzelabrufe in Form der Bestellung von Artikeln aus den Rahmenverträgen mit den Lieferanten oder Herstellern) aus den mit den Lieferanten bzw. Herstellern von der Einkaufsgemeinschaft im Namen ihrer Mitglieder abgeschlossenen Rahmenvereinbarungen gekoppelt.

7 Losaufteilung; Nebenangebote und Änderungsvorschläge Die Leistung ist nicht in Lose aufgeteilt. Das Angebot des Bieters muss sich auf sämtliche, hier ausgeschriebenen Leistungen, beziehen. Nebenangebote, Änderungsvorschläge sowie die Abgabe mehrerer Hauptangebote sind ausgeschlossen. Die Leistung wird nicht

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in Lose geteilt, da die varisano GmbH beabsichtigt, die Einkaufsabteilungen der beiden AG in einer Einkaufsabteilung (gem. Seite 5) zusammen zu führen.

8 Angebotsfrist und Form der Angebote Das vollständige Angebot einschließlich aller dazugehörigen Nachweise und Erklärungen ist elektronisch bis zum 09.11.2026 um 13:00 Uhr über die Vergabeplattform der Deutschen eVergabe abzugeben. Eine Übermittlung der Angebote per E-Mail, Fax oder per Post ist nicht zulässig. Angebote, die verspätet eingehen, werden gemäß § 57 Abs. 1 Ziffer 1 VgV ausge- schlossen, es sei denn, der Bieter hat dies nicht zu vertreten. Die eben aufgestellten Anforderungen an die Form der Angebote gelten auch für die Rücknahme oder etwaige Ergänzungen, nachträgliche Änderungen und Berichtigungen der Angebote bis zum Ablauf der Angebotsfrist. Wettbewerbsbeschränkende Maßnahmen können ebenfalls zum Ausschluss des Angebots und des Bieters führen. Aus dem Dateinamen der übermittelten Unterlagen sollte jeweils eindeutig hervorgehen, um welche Unterlage es sich handelt. Mit dem Angebotspreis muss die Erfüllung aller im Leistungsverzeichnis beschriebenen Leistungspflichten des AN abgedeckt sein. Nach dem jeweiligen Dienstleistungskonzept des Bieters ggf. anfallende Kosten, für vom Leistungsverzeichnis oder vom Dienstleistungspreis (Dienstleistungspauschale) des AN gemäß Angebotsschreiben (Anlage 3 Ziffer 2b) nicht abgedeckte zusätzliche Dienst- oder Beratungsleistungen, müssen in Form einer Preisinformation transparent (ggf. auf einem Beiblatt) ausgewiesen werden. Diese werden von den AG bei Bedarf beim AN im Rahmen des Vertragsverhältnisses auf Basis des Angebots bestellt. Die AG sind nicht verpflichtet, diese Leistungen beim AN abzunehmen. Die Angebote müssen vollständig sein und die Preise incl. Produkt Katalogbewertung (in Euro und inclusive Umsatzsteuer) enthalten. Die Preise sind in dem Angebotsschreiben (Anlage 3) einzutragen. Finale Preisangebote, die unter Vorbehalt abgegeben werden, werden von der Wertung ausgeschlossen. Hinweis: Gemäß § 53 Abs. 1 VgV sind Angebote in Textform nach § 126b BGB zu erstellen. Danach ist es ausreichend, wenn statt einer Unterschrift die Person des Erklärenden

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genannt ist. Eine Unterschrift ist für die Rechtsgültigkeit und Verbindlichkeit des Dokuments nicht erforderlich, auch keine eingescannte Unterschrift. Das Angebot und alle dazugehörigen Unterlagen sind in deutscher Sprache einzureichen. Erforderlichenfalls ist neben dem Original auch eine deutsche Übersetzung von Nachweisen und Erklärungen beizulegen. Hierfür entstehende Kosten sind vom Bieter zu tragen. Angebote, die nicht in deutscher Sprache verfasst sind, werden nicht berücksichtigt. Die Bieter tragen die Verantwortung für die korrekte Übersetzung der eingereichten Nachweise im Fall nicht deutschsprachiger Unterlagen. Die Grundlagen der Preisermittlung sind nachstehend in Ziffer 14 festgelegt. Der AN hat mit seinem Angebot zu erklären, dass über die in diesem Angebot aufgeführten Dienstleistungskosten keine weiteren Kosten an die AG in Rechnung gestellt werden. Die Auftraggeber behalten sich vor, ihre Anforderungen im Verlauf des Verhandlungs- verfahrens unter Beachtung der Grundsätze von Transparenz und Gleichbehandlung zu konkretisieren.

9 Angebotsöffnung Die Bieter sind zur Angebotsöffnung nicht zugelassen (§ 55 Abs. 2 Satz 2 VgV).

10 Zuschlags- und Bindefrist An ihre Angebote sind die Bieter bis zum 31.01.2027 (Bindefrist) gebunden. Rückfragen der AG zu den Angeboten und die Vergabeentscheidung erfolgen innerhalb dieser Bindefrist. Sollte absehbar sein, dass ein Zuschlag bis zum Ablauf der Bindefrist nicht erfolgen kann, behalten sich die AG vor, die für den Zuschlag in Betracht kommenden Bieter zu einer angemessenen Verlängerung der Bindefrist aufzufordern.

11 Bietergemeinschaften und Nachunternehmer Die Abgabe eines Angebotes durch Arbeitsgemeinschaften und andere gemeinschaftliche Bieter (Bietergemeinschaft) ist zulässig. Die Mitglieder der Bietergemeinschaft haften gesamtschuldnerisch. Sollte ein Bieter bereits bei Abgabe des Angebots beabsichtigen, ihm obliegende Leistungen auf bestimmte Nachunternehmer zu übertragen, so hat er dies unter Angabe der konkreten Leistung im Angebot in einem eigenen Gliederungspunkt darzustellen.

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Eine nachträgliche Übertragung von vertraglichen Leistungspflichten auf Nachunter- nehmer ist unter der Voraussetzung zulässig, dass die AG im Einzelfall schriftlich zugestimmt haben.

12 Kommunikation während des Vergabeverfahrens 12.1 Verfahrenssprache Verfahrenssprache ist Deutsch. Während des gesamten Vergabeverfahrens kommuni- zieren die AG mit den Bietern ausschließlich in deutscher Sprache. 12.2 Ansprechpartner des Bieters Der Bieter benennt in seinem Angebot formlos an geeigneter Stelle einen Ansprech- partner, mit dem die AG bzw. ggf. ein in ihrem Auftrag handelnder Dritter während der Verhandlungs- und Wertungsphase in allen Angelegenheiten, die sein Angebot betreffen, Kontakt aufnehmen können. 12.3 Vollständigkeit der Unterlagen, Unklarheiten, Fragen der Bieter Die Bieter haben sich unmittelbar nach dem Erhalt der Vergabeunterlagen über deren Vollständigkeit zu vergewissern. Bestehen nach Auffassung eines Bieters in den Vergabe- und Vertragsunterlagen oder in diesem Anschreiben Unklarheiten, Lücken oder Widersprüche, so ist dies unverzüglich über die Nachrichtenfunktion der Vergabeplatt- form der „Deutschen eVergabe“ mitzuteilen. Dies gilt auch für sonstige auftretende Fragen und Probleme bei der Angebotserstellung. Alle Rückfragen sind unter Verwendung des Formblattes (Anlage 4) in deutscher Sprache über die Nachrichtenfunktion der Vergabeplattform der „Deutschen eVergabe“ einzureichen. Letzter Termin für den Eingang von Fragen ist der 29.10.2026. Rechtzeitig gestellte Rückfragen werden nach Maßgabe der folgenden Ausführungen beantwortet. Nach dem oben genannten Termin eingehende Rückfragen müssen nicht mehr beantwortet werden. Die Antworten auf Fragen werden zur Sicherstellung der Gleichbehandlung der Bieter (§ 97 Abs. 2 GWB) allen Bietern zur Verfügung gestellt, soweit diese wichtige Aufklärungs- inhalte über die geforderte Leistung oder die Grundlagen der Preisermittlung enthalten. Ein Anspruch des Bieters auf mündliche Auskünfte besteht nicht.

13 Mindestanforderungen Die derzeitigen Regelungen der Vergabeunterlagen stellen keine Mindestanforderungen im vergaberechtlichen Sinne dar.

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14 Grundlagen der Preisermittlung In dem Angebotsschreiben (Anlagen 3) sind nachfolgende Kostenarten der Dienstleistung getrennt aufzuführen:

14.1 Netto-Gesamtpreis für die Mitgliedschaft und die Dienstleistungen der Einkaufsgemeinschaft Der Netto-Gesamtpreis (Dienstleistungspauschale) für die Nutzung der Dienstleistungen des Bieters (incl. z.B. der bei Austritt nicht rückzahlbaren Kosten der Mitgliedschaft der AG in der Einkaufsgemeinschaft des Bieters und der Nutzung der IT-Plattform des Bieters durch die AG) für das erste Vertragsjahr sind in das Angebotsschreiben (Anlagen 3 Ziffer 2b) einzutragen. Hier kann auch ein negativer Wert eingetragen werden, sofern der Bieter eine Partizipation des Auftraggebers an bereits kontrahierten Lieferbedingungen und/oder etwaigen Rückvergütungen/ Boni der Lieferanten aus eigenen Einnahmen in Erwägung zieht. Die für das erste Vertragsjahr (gem. Anlage 3 Ziffer 2b) vom AN angebotene Dienst- leistungspauschale wird als Berechnungsgrundlage für die gesamte Vertragslaufzeit festgeschrieben und erhöht sich in den Folgejahren jeweils um den Prozentsatz der Inflationsrate gemäß dem Statistischen Bundesamt (Destatis). Einträge mit „0“ und Minusbeträge bleiben unverändert bestehen. Die Angebote müssen alle Kosten beinhalten, die von den AG für die Mitgliedschaft beim AN (z.B. auch Pauschalsumme, Umsatzanteil), ggf. für die Übernahme von Gesellschafts- anteilen, für die Nutzung der Artikel- und Preisvereinbarungen, für die angebotenen Beratungsleistungen und die mit dem AN abgestimmte Nutzung der IT-technischen Plattform/Portal sowie die Erbringung sonstiger Dienstleistungen zu begleichen sind. Dies betrifft auch ggf. anfallende Kosten für die Beratung durch Mitarbeiter des AN vor Ort bei den AG sowohl in der Umstellungsphase als auch bei der Erbringung vorgenannter Dienstleistungen. 14.2 Einspargarantie Die Auftraggeber verlangen von ihrem Auftragnehmer eine Einspargarantie. Der Bieter hat für die in den beigefügten Produkt Katalogen genannten Artikel eine prozentuale Einspargarantie (incl. der, den AG zufließenden Boni) für 12 Monate ab Beginn der Vertragsumsetzung zu gewähren. Lebensmittel sind nicht Bestandteil der Einspar- garantie müssen aber bei der Berechnung der Dienstleistungspauschale berücksichtigt werden.

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Die Abverlangung einer Einspargarantie soll sicherstellen, dass die Auftraggeber mit der Unterstützung des Auftragnehmers ihr wesentliches Ziel, optimierte Einkaufsergebnisse zu erzielen, auch erreichen. Die der Einspargarantie von Seiten des AN zugrunde gelegten Preise, der in den Produkt Katalogen enthaltenen Artikel, muss der AN auf Basis seiner Erfahrungen bewerten. Er muss für sich einschätzen, welches Risiko er zu tragen bereit ist. Die Werte der geplanten absoluten Einsparungen (gemäß nachstehender Berechnung der Einspargarantie c) und die daraus resultierenden garantierten prozentualen Einspar- ungen (d)) sind in das Angebotsschreiben 3 in die Ziffern 2c und 2d einzutragen. Bei der Bewertung der Produkt Kataloge (Anlage 2) müssen zur Plausibilisierung der übermittelten Daten, die Einzelpreise (in € netto) der gelisteten Artikel (auf Basis der angegebenen Verpackungseinheiten) und die Summe der Kosten auf Basis der Verbrauchsmengen und der Einzelpreise (in € netto) der angegebenen Verbrauchsein- heiten je Artikel in den Produkt Katalogen eingetragen werden. Bei der Preisermittlung der Einzelartikel sind die in Anlage 2a enthaltenen Jahresumsätze der in den Produkt Katalogen enthaltenen Lieferanten und die im Leistungsverzeichnis (Anlage 1) unter Ziffer 4 b) eingetragenen Abnahmemengen (Endoprothetik und Kardiologie) der AG zu berücksichtigen. In den Produktkatalogen wurden gleiche Artikel mit unterschiedlichen Größen, aber gleichem Preis, teilweise zusammengefasst, um die Anzahl der zu bepreisenden Artikel zu begrenzen. Als Berechnungsbasis der zu gewährenden Einspargarantie (in %) müssen die in den Produkt Katalogen genannten Artikel verwendet werden. Es dürfen grundsätzlich keine alternativen Artikel berücksichtigt werden. Die Einspargarantie (incl. der zu berücksichtigenden Rabattierungen und Bonifizierungen) ist mit einem Prozentsatz auf den von den AG genannten aktuellen Beschaffungs- umfängen (gem. den Produkt Katalogen per annum) der AG für alle Produktbereiche/ Warengruppen mit insgesamt 1.395 Artikel in Höhe von 18.379.341 € netto anzugeben und in diesem Zusammenhang als prozentualer Abschlag (durchschnittlich über alle Artikel der Produktkataloge) auf die vorgenannten Beschaffungskosten der betreffenden Artikel zu verstehen. Die aktuellen Einkaufspreise der in den Produkt Katalogen enthaltenen Artikel der AG werden von den AG als Basis für die Kontrolle der Einspargarantie gespeichert. Nachträglich von den derzeitigen Lieferanten oder der derzeitigen Einkaufsgemeinschaft der AG an die AG ausgeschüttete Boni werden hierbei nicht berücksichtigt.

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Nach Auftragsvergabe werden die alten Preise (exkl. Boni) dann den vom AN kalkulierten neuen Einzelpreisen (unter Berücksichtigung der vom AN mit den betreffenden Lieferanten ausgehandelten Boni) gegenübergestellt. Die Grundlage für die Einspargarantie sind die durch den Bieter korrekt bepreisten Produkt Kataloge. Zur Absicherung, dass das Ergebnis der Bepreisung der Produktkatloge und damit die Grundlage für die Ermittlung der Einspargarantie nicht durch eine falsche Zuordnung von Verpackungseinheiten oder falsche Multiplikationen beeinträchtigt wird, fordert der Auftraggeber die Übermittlung der mit Einzelpreisen je Artikel versehenen Produkt- kataloge mit den Angeboten. Die Auftraggeber sind bereit, etwaigen Bedenken hinsichtlich der Vertraulichkeit der Angebots-Preise dadurch Rechnung zu tragen, dass die Einzelpreise zur Einsicht nur den eingeschalteten Beratern (ipro Medical Consulting GmbH und Luther Rechtsanwalts- gesellschaft mbH) zur Verfügung gestellt werden. Die Berater werden im Rahmen der Auftragserteilung durch die AG nur die vom beauftragten Auftragnehmer mit Einzelpreisen (incl. aller Abzüge wie z.B. Rabatte und Boni) je Artikel versehenen Produkt Kataloge den AG zur späteren Berechnung der Einspargarantie übermitteln. Zur Vereinfachung des Verfahrens sind in den Produkt Katalogen nicht alle Gebrauchs- und Verbrauchsartikel der AG gelistet. Der Gesamtumsatz aller Gebrauchs- und Verbrauchsartikel der AG beträgt ca. 33,5 Mio. € netto per annum. Die Gesamtumsätze per annum, der in den Produkt Katalogen genannten Lieferanten, werden in Anlage 2a konsolidiert aufgelistet. Berechnung der Einspargarantie: a) Basis-Gesamtpreis der AG „a“ = 18.379.341 € netto (= alte Verbrauchsmenge je Artikel analog der Produkt Kataloge multipliziert mit altem Preis je Artikel der AG (excl. Boni) sowie aufsummiert über alle in den Produkt Katalogen enthaltenen Artikel). b) Basis-Gesamtpreis des AN „b“ = alte Verbrauchsmenge je Artikel analog der Produkt Kataloge multipliziert mit neuem Preis je Artikel des AN (incl. Boni) sowie aufsummiert über alle in den Produkt Katalogen enthaltenen Artikel. c) Geplante absolute Einsparung „c“ = a – b = Basis-Gesamtpreis der AG abzüglich Basis-Gesamtpreis des AN d) Einspargarantie (geplante und vom AN garantierte relative Einsparung in %) „d“ = c/a (= Anteil der geplanten, absoluten Einsparung „c“ an aktuellem Basis Gesamtpreis „a“ in %)

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Aufforderung zur Angebotsabgabe

Nach Ablauf von 12 Monaten ab Vertragsbeginn werden die von den AG innerhalb der Garantielaufzeit (auf Basis der vom AN ausgehandelten Konditionen) tatsächlich realisierten Einsparungen sodann überprüft und mit den von Seiten des AN zugesicherten Einsparungen verglichen. Hierzu werden die von den AG bezahlten, neuen Artikelpreise je Produkt Katalog-Artikel nun mit den durch die AG innerhalb der Garantielaufzeit bestellten Mengen multipliziert (die fakturierten Summen der einzelnen Artikel sind auch aus der Materialwirtschaft der AG zu entnehmen) und dieses Produkt dann mit dem Produkt aus selbiger neuer Bestellmenge und altem Preis (bisher je Artikel der Produkt Kataloge durch die AG bezahlter Netto-Preis) gegenübergestellt und sodann deren Gesamtsummen über alle Artikel der Produkt Kataloge miteinander verglichen.

Berechnung der tatsächlich realisierten Einsparung für beide Bereiche (innerhalb der Garantielaufzeit): e) Referenz-Gesamtpreis „e“ (= neue Verbrauchsmenge je Produkt Katalog-Artikel im Garantiezeitraum multipliziert mit jeweiligem altem Preis des Artikels excl. Boni (analog Anlage 2 - Produkt Kataloge) sowie aufsummiert über alle in den Produkt Katalogen enthaltenen Artikel). f) Realisierter Gesamtpreis „f“ (= neue Verbrauchsmenge je Produkt Katalog-Artikel im Garantiezeitraum multipliziert mit jeweiligem neuem Preis je Artikel incl. Boni sowie aufsummiert über alle in den Produkt Katalogen enthaltenen Artikel). g) Realisierte absolute Einsparung „g“ = e - f (= Referenz-Gesamtpreis abzüglich realisierter Gesamtpreis „f“) h) Realisierte relative Einsparung in % „h“ = g/e (= Anteil der realisierten absoluten Einsparung „g“ am Referenz-Gesamtpreis „e“ in %) Vorstehend beschriebene Berechnung der Gesamtkosten bzw. Einsparung erfolgt hierbei jedoch ausdrücklich nur für alle in den Produkt Katalogen enthaltenen und innerhalb der 12-monatigen Garantielaufzeit tatsächlich bestellten Artikel und gelieferten Mengen. Für Artikel, die im Artikelkatalog der Ausschreibung enthalten sind, jedoch innerhalb des Garantiezeitraums von den AG nicht bestellt oder durch Artikel anderer Lieferanten ersetzt wurden, entfällt die Berechnung der Einspargarantie ganz bzw. ab dem Zeitpunkt der Umstellung. Anschließend wird die vom AN garantierte relative Einsparung (Einspargarantie in %) gem. „d“ mit dem vorab errechneten Referenz-Gesamtpreis gem. „e“ (= Verbrauchs- kosten Garantiezeitraum zu alten Preisen) multipliziert und so die absolute vom AN garantierte Einsparung (auf Basis der Verbräuche der AG im Garantiezeitraum) errechnet.

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Aufforderung zur Angebotsabgabe

i) Garantierte absolute Einsparung „i“ = d x e (= Einspargarantie „d“ in % multipliziert mit Referenz-Gesamtpreis „e“). Die von den AG realisierte absolute Einsparung im Garantiezeitraum gem. „g“ wird sodann mit der vom AN garantierten absoluten Einsparung gem. „i“ verglichen. Sollte die von den AG realisierte Einsparung (auf Basis der im Garantiezeitraum verbrauchten Artikel-Mengen (jedoch max. für die in den Produkt Katalogen enthaltenen Mengen) geringer sein als die vom AN garantierte Einsparung, so ist der AN verpflichtet, die Differenz aus garantierter jedoch nicht realisierter absoluter Einsparung gegenüber den AG auszugleichen.

Höhere Einsparungen zu Gunsten der AG bleiben hingegen ohne Folge und sind von den AG gegenüber dem AN nicht auszugleichen.

Beispiele Soll/Ist-Vergleich: Beispiel A: Einsparung innerhalb des Garantiezeitraums realisiert; „höher als garantiert“: Realisierter Gesamtpreis f = 17,5 Mio. € (realisierte Beschaffungskosten über alle in den Produkt Katalogen enthaltenen Artikel) Referenz-Gesamtpreis e = 18,3 Mio. € (Beschaffungsmengen p.a. bewertet mit alten Preisen) Realisierte absolute Einsparung g der AG = 800.000 € (realisierte relative Einsparung der AG = 4,37 % = 800.000 € / 18,30 Mio. €) Relative/geplante Einspargarantie „d“ des AN (= 4 % incl. Boni) = 732.000 € (18,3 Mio. x 4 %) Absolute Einspargarantie „i“ des AN = 732.000 € (= 18,3 Mio. € x 4 %) Differenz realisierte und garantierte Einsparung = + 68.000 € ➔ Einsparziel übererfüllt ➔ keine Ausgleichszahlungen durch den AN an die AG

Beispiel B: Einsparung innerhalb des Garantiezeitraums realisiert; „geringer als garantiert“: Realisierter Gesamtpreis „f“ = 17,6 Mio. € (realisierte Beschaffungskosten über alle in den Produkt Katalogen enthaltenen Artikel) Referenz-Gesamtpreis e = 18,3 Mio. € (Beschaffungsmengen p.a. bewertet mit alten Preisen)

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Aufforderung zur Angebotsabgabe

Realisierte absolute Einsparung „g“ der AG = 700.000€ (realisierte relative Einsparung die AG = ca. 3,83 % = 700.000 € / 18,3 Mio. €) Relative/geplante Einspargarantie d des AN = 4 % (incl. Boni) = 732.000 € (18,3 Mio. x 4 %) Absolute Einspargarantie „i“ des AN = 732.000 € (= 18,3 Mio. € x 4 %) Differenz realisierte und garantierte Einsparung = - 32.000 € ➔ Einsparziel nicht erreicht ➔ Ausgleichszahlung durch AN i.H.v. 32.000 € an den AG

Im Angebotsschreiben (Anlage 3 Ziffern 2a bis 2d und 3) sind nachstehende Werte in €- netto einzutragen: Ziffer 2a: Netto-Einsparung in Euro, errechnet aus der geplanten absoluten Einsparung des AN (gemäß Ziffer 14.2 c) dieses Schreibens) innerhalb der Garantielaufzeit von 12 Monaten abzüglich der Kosten für die Nutzung der Dienstleistungen und der IT-Plattform des Bieters gem. nachstehender Ziffer 2b (wertungsrelevant). Ziffer 2b: Netto-Gesamtpreis (Dienstleistungspauschale) der Dienstleistungen des Bieters (incl. z.B. der bei Austritt nicht rückzahlbaren Kosten der Mitgliedschaft der AG in der Einkaufsgemeinschaft des Bieters und der Nutzung der IT-Plattform des Bieters durch den AG) für das erste Vertragsjahr (gem. Ziffern 8 und 14.1 bis 14.2 dieses Schreibens) (Darstellung der Leistungsinhalte ggf. auf separatem Beiblatt): Ziffer 2c: Eintrag des geplanten absoluten Werts der garantierten Einsparung (gem. Ziffer 14.2 c) dieses Schreibens) des AN für das erste Vertragsjahr (Garantielaufzeit) auf Basis der Netto-Gesamtsumme der Artikel der Produkt Kataloge in Höhe von 18.379.341 € netto. Ziffer 2d: Eintragung des garantierten Prozentsatzes der garantierten Einsparung (gem. Ziffer 14.2 d) dieses Schreibens) des AN für das erste Vertragsjahr (Garantielaufzeit) auf Basis der Gesamtsummen der Produkt Kataloge in Höhe von 18.379.341 € netto. Ziffer 3: Gesamtpreis für die von den AG ggf. zu übernehmenden rückzahlbaren Gesell- schaftsanteile des Bieters gem. Ziffer 14 dieses Schreibens (nicht wertungsrelevant). Im Vertragsentwurf des AN ist die Anzahl und Art der von den AG zu übernehmende Gesellschaftsanteile aufzulisten, die zu dem in Anlage 3 unter Ziffer 3 eingetragenen Preis an die AG übertragen werden sollen. Die AG behalten sich vor, bei unklaren Werten oder Beschreibungen entsprechende Erläuterungen nachzufordern.

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Aufforderung zur Angebotsabgabe

Fehler des AN bei der Kalkulation der von ihm angebotenen prozentualen Einspar- garantie, die aufgrund von Falschberechnungen des AN entstehen (z.B. aufgrund falscher Boni-Berechnungen), gehen zu Lasten des AN. Die AG bietet diesbezüglich an, Fragestellungen zu den im Artikelkatalog enthaltenen Artikeln im Rahmen des Verhandlungsverfahren mit den Bietern jeweils zu klären. Die Vergleichsberechnung von Einspargarantie und tatsächlich realisierter Einsparung (zum Ende des Garantiezeitraums) erfolgen durch die AG. Die AG gehen davon aus, dass das Leistungsportfolio der Bieter die von den AG benötigten Produkte beinhaltet und die Produkt Kataloge dementsprechend von den Bietern vollständig kalkuliert werden können. Die AG haben nur Artikel von Lieferanten gewählt, die nach ihren Informationen bei allen Einkaufsgemeinschaften gelistet sein müssten. Sollten Artikel wider Erwarten nicht gelistet sein, sind dennoch die Preise der betreffenden Artikel bei den jeweiligen Lieferanten zu erfragen. Sollten Artikel von den Bietern aus triftigen Gründen nicht bepreist werden können, sind die Artikel und die Gründe (z.B. der Artikel ist nicht mehr lieferbar etc.) den AG mitzuteilen. Im Rahmen des Verhandlungsverfahren werden die AG, die von den Bietern ggf. eingehenden Informationen sammeln und das Ergebnis im Rahmen der Verhandlungs- gespräche mit den Bietern erörtern und die Vorgehensweise für die zweite Stufe des Verfahrens (finale Angebotsphase) festlegen. Für die Abgabe der finalen Angebote ist dann der ggf. um z.B. nicht mehr lieferbare Artikel bereinigte Produkt Kataloge (in dem alle verbleibenden Artikel obligatorisch zu bepreisen sind) maßgeblich, mit dem eine Vergleichbarkeit der Angebote sichergestellt wird. Der Gesamtumsatz der AG an „Gebrauchs- und Verbrauchsartikel“ beträgt ca. 33,5 Mio. € netto. Der AN hat mit seinem Angebot zu erklären, dass über die in diesem Angebot aufgeführten Dienstleistungskosten keine weiteren Kosten an den AG in Rechnung gestellt werden.

15 Zuschlagskriterien

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Die Zuschlagskriterien, Unterkriterien und die Auswertungsmethodik sind in der Anlage 5 näher beschrieben. 16 Zuschlagserteilung Durch Zuschlagserteilung auf das wirtschaftlichste Angebot kommt der Vertragsabschluss für die Einkaufsdienstleistungen zwischen den AG und dem ausgewählten Bieter zustande. Die Vergabeunterlagen, insbesondere das Leistungsverzeichnis, sowie die Bieterkonzepte werden Vertragsinhalt.

17 Nicht berücksichtigte Angebote Die Bieter unterliegen mit der Abgabe ihrer Angebote den Bestimmungen über nicht berücksichtigte Angebote (§ 62 VgV). Die nicht berücksichtigten Bieter werden gemäß § 134 GWB über das Ergebnis des Vergabeverfahrens und die Gründe ihrer Nichtberücksichtigung informiert. Mit Abgabe seines Angebots erklärt sich der Bieter damit einverstanden, dass im Falle der Zuschlagserteilung auf sein Angebot, sein Name und ggf. der zu zahlende Auftragspreis bekannt gegeben werden. Sofern Gründe geltend gemacht werden, die gegen eine Bekanntmachung sprechen, entscheiden die AG nach pflichtgemäßem Ermessen

18 Kosten Für die Ausarbeitung der Angebote werden keine Kosten erstattet.

19 Vertraulichkeit Die AG sichern die streng vertrauliche Behandlung aller im Zusammenhang mit dem Verhandlungsverfahren stehenden Dokumente und Informationen zu. Der Bieter wird darauf hingewiesen, dass im Fall eines etwaigen Nachprüfungsverfahrens nach Ablauf der Angebotsfrist von den AG die Vergabeakte einschließlich der Angebote der Bieter der zuständigen Vergabekammer zu übersenden ist (§ 163 Abs. 2 Satz 4 GWB).

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Diese gewährt den an einem Nachprüfungsverfahren Beteiligten in der Regel Aktenein- sicht (§ 165 Abs. 1 GWB), die allerdings bestimmten Einschränkungen zum Schutz der Bieter unterliegt (§ 165 Abs. 2 und 3 GWB). Den Bietern wird deshalb empfohlen, schon in ihrem Angebot zu kennzeichnen, welche der Bestandteile des Angebotes aus Gründen des Geheimschutzes oder zur Wahrung von Betriebs- oder Geschäftsgeheimnissen nach ihrer Auffassung nicht offengelegt werden dürfen. Die Bieter haben sämtliche im Zusammenhang mit dem Verhandlungsverfahren von den AG zur Verfügung gestellten Unterlagen und Informationen vertraulich zu behandeln.

20 Nachprüfungsbehörde und Rechtsschutz Bei behaupteten Verstößen gegen Vergabebestimmungen kann sich der Bieter wenden an die:

Vergabekammer des Landes Hessen beim Regierungspräsidium Darmstadt Wilhelminenstraße 1-3; Fristenbriefkasten; Luisenplatz 2 64283 Darmstadt Telefon: +49 6151126603 Fax: +49 6151125816 http://www.rp-darmstadt.hessen.de

Auf die Zulässigkeitsvoraussetzungen eines Nachprüfungsantrages zur Vergabekammer gemäß den §§ 160 ff. GWB wird hingewiesen, namentlich auf die Regelung des § 160 Abs. 3 GWB, die folgenden Wortlaut hat: „(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit • der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, • Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftrag- geber gerügt werden, • Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebots- abgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

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Aufforderung zur Angebotsabgabe

• mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. 3 § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.“ Der Nachprüfungsantrag ist nach § 161 Abs. 1 GWB schriftlich bei der Vergabekammer einzureichen und unverzüglich zu begründen. Er soll darüber hinaus ein bestimmtes Begehren enthalten (§ 161 GWB). Nach Ablauf der in § 160 Abs. 3 Nr. 4 [GWB] genannten Frist ist der Antrag unzulässig.

21 Vorbehalt für Änderungen der Vergabeunterlagen Die AG behalten sich das Recht vor, die in diesen Vergabeunterlagen vorgesehenen Verfahren und Regelungen im Rahmen des gesetzlich Zulässigen zu ändern, zu ergänzen oder außer Kraft zu setzen. Änderungen werden dem Bieter schnellstmöglich in Textform mitgeteilt. Sie sind ebenso wie die Vergabeunterlagen bei der Erstellung des Angebots zugrunde zu legen. Bei wesentlichen Änderungen werden erforderlichenfalls die Angebotsfristen verlängert, § 20 Abs. 3 Ziffer 2 VgV.

22 Notwendige Bestandteile des Angebots (Checkliste) Mit dem Angebot sind die nachfolgend aufgeführten Unterlagen einzureichen: • Vollständig ausgefüllte Produkt Kataloge (Anlage 2) • Vollständig ausgefüllter Vordruck „Angebotsschreiben“ (Anlage 3) • Dienstleistungskonzept gem. Leistungsverzeichnis (Anlage 1) Ziffer 11 • Vertragsentwurf der Einkaufsgemeinschaft

Vergabestelle, 09.10.2026

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