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Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb zum Beitritt zu einer Einkaufsgemeinschaft - VEKG-2
Anlage 1 – Leistungsverzeichnis
Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb der Varisano Klinikum Frankfurt-Höchst GmbH (KFH) und der Varisano Kliniken des Main-Taunus-Kreises GmbH (KdMTK) zum Beitritt zu einer Einkaufsgemeinschaft
Vergabe Nummer VEKG-2
Leistungsverzeichnis
Angebotsfrist: 09. 11.2026, 13:00 Uhr
Dokument dient nur zur Ansicht. Mit dem Teilnahmeantrag ist noch kein Angebot einzureichen. Änderungen bleiben vorbehalten.
Frankfurt am Main, den 09.10.2026
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Inhaltsverzeichnis
1 Zielsetzung und Gegenstand des Verhandlungsverfahren ..................................... 3 2 Leistungsumfang ...................................................................................................... 6 3 IT-Anforderungen und Strukturen ......................................................................... 14 4 Verbrauchsdaten der AG ....................................................................................... 16 5 Mitwirkungspflichten der AG ................................................................................ 17 6 Umgang mit bestehenden Verträgen .................................................................... 17 7 Verfahrensweise bei Beendigung des Vertragsverhältnisses ............................... 18 8 Ansprechpartner .................................................................................................... 18 9 Mindestanforderungen ......................................................................................... 18 10 Bieterpräsentation ................................................................................................. 19 11 Dienstleistungskonzept des Bieters ...................................................................... 19
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1 Zielsetzung und Gegenstand des Verhandlungsverfahren Die Varisano Klinikum Frankfurt-Höchst GmbH (KFH) und die Varisano Kliniken des Main- Taunus-Kreises GmbH (KdMTK) (im Klinikverbund der Varisano GmbH) sind derzeit in vertragliche Vereinbarungen mit einer Einkaufsgemeinschaft eingebunden. Die KFH und die KdMTK (in der Folge AG) beabsichtigen, die Unterstützung durch eine Einkaufsgemeinschaft (nachfolgend Bieter oder Auftragnehmer (AN)) zur Beschaffung von z.B. medizinischen und pflegerischen Gebrauchs- und Verbrauchs-materialien (inkl. Medizinprodukte wie z.B. Implantate), Desinfektions- und Hygieneartikeln, medizinische Gase, medizintechnische Bedarfe, Wirtschafts- und Verwaltungsbedarfe, Lebensmittel sowie von Dienstleistungen und Investitionsgütern im medizinischen und medizin- technischen Bereich gem. diesem Leistungsverzeichnis neu zu vergeben. Nachstehend auch „Gebrauchs- und Verbrauchsartikel“ genannt. Die AG schreiben den Auftrag für die Einkaufsdienstleistung gemeinsam aus. Es erfolgt keine Losvergabe. Beide Varisano Klinikbereiche (KFH und KdMTK) treten einzeln der Einkaufsgemeinschaft bei und schließen somit einen separaten Vertrag über die Erbringung der Einkaufsdienstleistungen mit dem gewählten Auftragnehmer (in der Folge AN) ab. Der AN hat für die Auftraggeber (AG) die möglichst umfassende Beschaffungsunter- stützung in den vorgenannten Bereichen zu erbringen. Dazu gehören u.a. die Vorbereitung, Verhandlung und der Abschluss von Dienstleistungs- und Lieferaufträgen sowie Rahmenvereinbarungen durch den AN in Abstimmung mit den AG. Der AN hat möglichst umfassende Unterstützungsleistungen zur Optimierung und Standardisierung des Artikelsortiments und Fortentwicklung von Beschaffungsprozessen zu erbringen. Dies umfasst auch Lieferantenbewertungen, die Erstellung von Marktübersichten, die Betreuung von Netzwerken und das Durchführen von Mitarbeiter-Schulungen sowie eine umfassende beratende Unterstützungsleistung im Falle von Lieferausfällen. Dabei wird der Fokus auch auf die Einhaltung der vergaberechtlichen Bestimmungen, die persönliche Betreuung, die Softwareanbindung (Preisdatenbank, Netzwerk, Lieferanten- management etc.) gelegt. Weitere Einzelheiten zu den Leistungspflichten des ANs sind im Folgenden beschrieben. Der AN hat die Beantwortung aller Fragen der AG zur Beschaffung und zur Optimierung des Artikel-Portfolios an Arzneimittel und medizinischen und pflegerischen Gebrauchs- und Verbrauchsmaterialien durch qualifizierte Mitarbeiter sicherzustellen.
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Die effiziente und wirtschaftliche Beschaffung der Artikel des gesamten Artikel-Portfolios der AG sollen durch eine wirtschaftliche und qualitätsorientierte Selektion und Vertragsgestaltung und eine qualifizierte Beratungsleistung von einem Einkaufsdienst- leister sichergestellt werden. Gegenstand des Vergabeverfahrens ist zudem eine kostenfreie Bereitstellung einer digitalen IT-Plattform des AN (im folgenden Portal genannt) zur Abwicklung und Vereinfachung der täglichen Prozesse in der Beschaffungsabteilung der AG. Zusätzlich werden vom AN Unterstützungsleistungen zur Steuerung und Optimierung der Materialverbrauchskosten/Sachkosten mit dem Ziel einer nachhaltigen Steigerung der Wirtschaftlichkeit sowie die Unterstützung der AG bei der Optimierung der Versorgungs- sicherheit erwartet. Wesentlicher Schwerpunkt ist neben der wirtschaftlichen Beschaffung und damit der Optimierung der Einkaufsergebnisse auch die Optimierung der Stammdatenqualität bei den AG verbunden mit der systemseitigen Unterstützung bei der kontinuierlichen Stamm- datenpflege durch den AN. Ob eine kontinuierliche Stammdatenpflege durch den AN geleistet werden kann, muss schlüssig dargelegt werden. Hierzu soll nunmehr der Beitritt zu einer Einkaufsgemeinschaft mit dem Ziel der Erbringung vorgenannter Leistungen durch den AN neu ausgeschrieben und für die AG ein entsprechender Vertrag mit einer qualifizierten Einkaufsgemeinschaft abgeschlossen werden. Die AG werden während der Vertragslaufzeit ausschließlich mit dem AN und keiner weiteren Einkaufsgemeinschaft zusammenarbeiten. Einschränkungen: a) Die AG behalten sich jedoch vor, im Bereich der Einkaufsdienstleistungen aus preislichen, medizinischen oder qualitativen Gründen eigene Verträge mit Lieferanten abzuschließen, insbesondere mit Lieferanten, die nicht beim AN gelistet sind. b) Bei der Beschaffung (incl. Ausschreibung) von medizintechnischen Produkten soll die beauftragte Einkaufsgemeinschaft nur bei Bedarf der medizintechnischen Abteilung (ohne verpflichtenden Anteil am Gesamt-Beschaffungsumfang) in Anspruch genommen werden. c) Bezüglich der in diesem Leistungsverzeichnis vom AN geforderten Unterstützungs- leistungen bei der Ausschreibung und Beschaffung oder Beauftragung von individuellen
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Bedarfen (z.B. von hochwertigen medizintechnischen Geräten und Dienstleistungen) der AG behalten sich die AG vor, ggf. auch Dritte zu beauftragen. Als öffentliche Auftraggeber unterliegen die AG dem Vergaberecht. Der AN muss gewährleisten, dass dies bei der Vergabe von Liefervereinbarungen für die AG berücksichtigt wird. Der AN muss sicherstellen, dass er seinerseits die jeweils maßgeblichen Vorschriften des Vergaberechts einhält, wenn er an der Vergabe von öffentlichen Aufträgen im Namen und auf Rechnung der AG mitwirkt oder diese selbst durchführt. Dabei muss insbesondere die Einhaltung folgender Punkte durch den AN sichergestellt werden: • Wahlfreiheit der Teilnahme an Ausschreibungsverfahren und ggf. Abstimmung mit den AG vor dem jeweiligen Verfahren. • Der AN hat sicherzustellen, dass kein Interessenkonflikt gemäß § 6 VgV besteht, der z.B. aus einer bestehenden Geschäftsbeziehung mit dem jeweiligen Lieferanten resultieren könnte. • Der AN hat sicherzustellen, dass sich keine Risiken aus anderen Rechtsbereichen, wie zum Beispiel dem Kartellrecht (z.B. wegen Bildung eines sog. Einkaufskartells) oder dem Strafrecht (z.B. wegen § 299 StGB) ergeben. • Vergabeverfahren dürfen nicht ohne die Ermittlung des konkreten Beschaffungs- bedarfs stattfinden. • Der AN hat bei der Gestaltung der Vergabeverfahren, soweit zwischen Auftraggeber und AN nichts Anderes vereinbart ist, das grundsätzlich bestehende Gebot der Produktneutralität zu beachten. Ausnahmen vom Grundsatz der Produktneutralität können im Einzelfall gemäß den Vergabevorschriften sachlich gerechtfertigt werden. • Der AN muss sicherstellen, dass im Rahmen der Vergaben sämtliche wesentlichen Entscheidungen durch die AG selbst getroffen werden. Bei einer Mitwirkung von Mitarbeitern der AG an Entscheidungen des AN kommt dies der vorgenannten Sicherstellung gleich. • Der AN stellt an zentraler Stelle eine aktuelle Übersicht sämtlicher abgeschlossenen Vergabeverfahren mit aktuell gültigem Leistungszeitraum zur Verfügung. Die relevanten Dokumente (Vergabevermerk, Informationsschreiben zum Ausschrei- bungsergebnis, ggfs. Übersicht der abrufberechtigten Einrichtungen sowie detaillierte Darstellung und Auflistung der bezuschlagten Leistungsinhalte und deren Konditionen). Der AN informiert mindestens monatlich über sämtliche im laufenden
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Jahr und dem Folgejahr geplanten Vergabeverfahren und Vertragsverlängerungen unter Angabe der zeitlichen Planung. Grundsätzlich sollen für die Beschaffung der Gebrauchs- und Verbrauchsmaterialien der AG, die verhandelten Verträge/Konditionen des AN genutzt werden. Von den AG werden ca. 85 % seines Beschaffungsumfangs angestrebt. Die in diesem Leistungsverzeichnis und dem Produkt Katalog (Anlage 2) enthaltenen Artikel-Verbrauchsdaten der AG basieren auf den Verbrauchswerten eines Jahres (2025). In den Produkt Katalogen sind nicht alle Gebrauchs- und Verbrauchsartikel der AG gelistet. Vielmehr handelt es sich um einen repräsentativen Auszug wichtiger Gebrauchs- und Verbrauchsartikel mit hohem Umsatzanteil. Näheres über die von den AG geforderte Einkaufsunterstützung durch den AN regeln dieses Leistungsverzeichnis und die im Verhandlungsverfahren an die Bieter ggf. übergebenen weiteren Vergabeunterlagen.
Der Beitritt zu der Einkaufsgemeinschaft erfolgt grundsätzlich zu den Vertrags- bedingungen des AN. Der AN soll diesbezüglich mit den Angebotsunterlagen einen Vertragsvorschlag unterbreiten, der im Rahmen des Verfahrens mit den AN endabgestimmt wird. Die im Rahmen des Verfahrens von den Bietern vorgelegten Konzepte werden Vertrags- bestandteil. Für die Versorgung mit medizinischen und pflegerischen Verbrauchsmaterialien der AG ist Firma Optiserv als Logistiker tätig (siehe Ziffer 2 aa)). 2 Leistungsumfang a) Zum Leistungsumfang des späteren AN gehören die Beschaffung von Gebrauchs- und Verbrauchsmaterialien und sonstigen Artikeln und Dienstleistungen gem. Auflistung in diesem Leistungsverzeichnis: Abschluss von Lieferverträgen mit leistungsfähigen Lieferanten mittels Bündelung, Standardisierung und rechtskonformer Ausschreibung der nachstehenden Dienst- leistungen, Investitionen und der Beschaffung von Artikeln der medizinischen und pflegerischen Gebrauchs- und Verbrauchsmaterialien (inkl. Medizinprodukte wie z.B. Implantate), Desinfektions- und Hygieneartikeln, medizinische Gase, medizintech- nische Bedarfe, Wirtschafts- und Verwaltungsbedarfe und Lebensmittel gem. diesem Leistungsverzeichnis neu zu vergeben. Nachstehend auch „Gebrauchs- und Verbrauchsartikel“ genannt.
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Zu den vorgenannten Beschaffungsumfängen gehören u.a.: • Die vorgenannten Warengruppen müssen z.B. nachstehende Leistungsbereiche der AG abdecken; • Allgemein-, Viszeral-, Gefäß- und Thoraxchirurgie • Altersmedizin • Alters-Trauma-Zentrum (ATZ) • Anästhesiologie, operative Intensivmedizin, Notfallmedizin und Schmerztherapie Augenheilkunde • Autismus-Therapie-Zentrum (ATZ) • Brustzentrum • Cardiac-Arrest-Center Region Frankfurt (CARF) • Darmzentrum • da Vinci-Zentrum • ECMO-Zentrum Frankfurt Höchst • Endoprothetik Zentrum • Geburtshilfe • Gynäkologie • Gynäkologisches Krebszentrum • Inklusives Zentrum (IZ-FMT) • Institut für Laboratoriumsmedizin, Klinische Chemie, Mikrobiologie, Transfusionsserologie • Institut für Pathologie • Kinderklinik • Kinderchirurgie • Leberzentrum • Lungenkrebszentrum • Medizinisches Zentrum für Menschen mit Behinderung (MZEB) Sozialpädi- atrisches Zentrum (SPZ). • Neurologie • Neurovaskuläres Zentrum • Onkologisches Zentrum • Orthopädie, Unfall- und Wiederherstellungschirurgie Psychische Gesundheit • Perinatal Zentrum Level 1 • Peritonealkarzinose Zentrum • Radiologie, Neuroradiologie und Nuklearmedizin • Sarkom Zentrum
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• Stroke Unit • Traumazentrum • Urologie • Wirbelsäulenzentrum • Zentrale Notaufnahme (ZNA) • Zentrum für hämatologische Neoplasien Pankreaszentrum • Verwaltungs- und Wirtschaftsbedarf sowie Haushaltsverbrauchsmaterialien, Reinigungsmittel, Lebensmittel und der sonstige Wirtschaftsbedarf. • Nichtapothekenpflichtige Pharmaka, die nicht von der Apotheke betreut werden. • Die gesamten medizinischen und nichtmedizinischen Investitionsgüter, inklusive des entsprechenden systembezogenen Sachbedarfs und Dienstleistungen und der Instandhaltungs-Bedarfe. Die AG führen die Ausschreibungen und Beschaffungen der benötigten Investitionsgüter derzeit weitgehend selbst durch. • Die betriebstechnischen Güter inklusive des Sachbedarfs, sowie der entsprechenden systembezogenen Dienstleistungen und der Aufwendungen für die Instandhaltung. • In den medizinischen und pflegerischen Bereichen benötigte Probeabnahme- systeme für die Laboranalyse (z.B. Monovetten, Urinbehältnisse etc.) sollen im Leistungsumfang beinhaltet sein. b) Für die AG ist die Lieferanten- und Artikelvielfalt (Mehrlieferantenstrategie) des AN zur Auswahl von geeigneten Artikeln durch die AG innerhalb der definierten Waren- gruppen besonders wichtig. c) Erwartet wird vom AN eine kompetente Beratung und Unterstützung der AG bei der bedarfsgerechten Beschaffung von Dienstleistungs- und Lieferverträgen (u.a. durch öffentliche Ausschreibungen nach UVgO und VgV) durch den AN. Im Bereich der gesamten Medizintechnik wird vom AN z.B. die kompetente Unterstützung der AG bei der Auswahl und der Beschaffung von medizintechnischen Geräten aller Art incl. Zubehör und Verbrauchsmaterialien (u.a. auch Großgeräten) erwartet. Die AG entscheiden, welche Verfahren ggf. durch den AN oder unter Beteiligung des AN durchgeführt werden sollen. d) Die Einbindung von Mitarbeitern der AG in Arbeitsgruppen zur Auswahl von geeigneten Gebrauchs- und Verbrauchsmaterialien soll ermöglicht werden.
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Dazu sollen arbeitsgruppenübergreifende Treffen angeboten werden. Der AG kann, muss aber nicht an diesen Treffen teilnehmen. Die regelmäßige Einbindung der AG in informelle Gesprächsrunden durch virtuelle Austauschformate mit dem AN und mit der Einkaufsabteilung anderer Mitglieds- häuser des AN wird erwartet. Die AG können, müssen aber nicht an diesen virtuellen Austauschformaten teilnehmen. Der AN organisiert hierfür Fachgremien zu einzelnen Themenbereichen (z.B. Hygiene etc.) und regionale Treffen in Form von Online-/Hybrid-/Präsenzveranstaltungen. Die AG können, müssen aber nicht an diesen Austauschformaten teilnehmen. e) Zurverfügungstellung von fachbereichsbezogenen Artikel-Vergleichsübersichten mit ausgewählten Herstellern/Lieferanten (incl. definierten Artikeln, vereinbarten Konditionen und Leistungsvergleichen) durch den AN (in digitaler Form) zur Auswahl passender Artikelumfänge durch die AG. f) Erarbeitung von Vorschlägen auf Basis der Artikel-Verbrauchsstatistik der AG und Unterstützung der AG (durch den AN) bei der ganzheitlichen Optimierung des gesamten Produktportfolios durch Zusammenführung, Bündelung und Standardi- sierung (inklusive zentral gesteuerter qualitativ hochwertiger Artikelinformationen in Form von z.B. Tabellenübersichten) g) Bereitstellung und permanente Pflege aller Lieferanten- und Artikelinformationen der gelisteten Vertragsartikel der Vertragslieferanten des AN (incl. z.B. Artikelbe- zeichnung, Artikelnummer, PZN, GTIN-/HIBC- und eClass-Numerik (z.B. Version 13.0, eClass- Code, eClass-Bezeichnung und eClass-Versionsinformation), Mindestbestell- mengen,, Basis- und Verpackungseinheiten, Inhaltsmengen, Verpackungsmaße und Gewichte, Einzelpreisen, Liefervereinbarungen mit Bündelungskomponenten, Staffel- preisen, Laufzeitvereinbarungen, Lieferbedingungen, Rabatten, Boni und Skonti etc.) durch den AN auf einer digitalen IT-Plattform/ Portal zum Download aus der Datenbank/dem Portal des AN in das Materialwirtschaftssystem (SAP MM) und das Bestellsystem Amondis-Eshop der Firma UHB der AG zur Nutzung durch die AG. Temporäre Preiserhöhungen sind separat zu kennzeichnen. Die AG benötigen den eClass-Code (z.B. Version 13.0) für die eindeutige Zuordnung der Verbrauchsmaterialien zu den Sachkonten. Ggf. auch Einbezug von KHBV-Kontenklassen und tiefergehenden Klassifikationen des AN, die über die die vier Ebenen der eClass hinausgehen.
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h) Zurverfügungstellung von Informationen zu Lieferanten und Artikeln inkl. Ansprech- partner beim AN sowie von Zahlungs- und Bestellinformationen. i) Systemseitige Alternativartikelsuche: Empfehlung zu möglichen Alternativartikeln inkl. vereinbarten Konditionen. j) Der AN unterstützt bei der Portfoliooptimierung und Durchführung von Beschaffungs- kreisen u.a. durch: • Analyse der IST-Verbrauchswerte
• Darstellung von Benchmarks aus vergleichbaren Einrichtungen
• Darstellung von Alternativen und Referenzen, in denen die Alternativen zum Einsatz kommen
• Aufbereitung in Präsentationsform
• Teilnahme an Anwendergesprächen oder Beschaffungskreisterminen
• Quantifizierung der monetären Potenziale
k) Der AN stellt auf Basis von Bewegungs- oder Umsatzdaten möglichst automatisiert zweimal im Jahr dar, welche Konditionsoptimierungen bei bestehendem Mengen- gerüst möglich sind. l) Sicherstellung der automatisierten Übernahme kompletter Artikel-, Preis- und Konditionsdaten aus dem System des AN in SAP MM der AG, inkl. z.B. Full Load und Delta-Updates, mit Fehlerprotokoll, Rückmeldeprozess und Staging/Testumgebung durch den AN. Manuelle Downloads gelten nur als Fall-back. Der Bieter muss die notwendigen zeitlichen Abläufe für diese Maßnahme in seiner Projektplanung gem. Ziffer 11.4 b)) darstellen. m) Systemseitige Alternativartikelsuche: Empfehlung zu möglichen Alternativartikeln inkl. vereinbarten Konditionen über eClass, Warengruppen, Substitutionskennzeichen und weiteren Merkmalen für Vertragsartikel (durch den Dienstleister verhandelte Artikel) sowie Fremdartikel. Die Alternativartikelsuche soll Vertragsartikel priorisieren, Ziellieferanten kennzeichnen, und eine Auswertung über Substitutionsquote und Abweichungsgründe ermöglichen. n) Regelmäßige und kompakte Information durch den AN (über die digitale Plattform) an die AG bei Abschluss neuer Vereinbarungen mit Herstellern/ Lieferanten, von geplanten Kooperationen und geplanten Ausschreibungen sowie Miteinbeziehung der
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AG in diese Entscheidungen. Den AG ist die Möglichkeit zur Teilnahme an den geplanten Maßnahmen anzubieten. o) Laufende Information durch den AN über produkttechnische und medizinische sowie regulatorische Innovationen am Gesundheitsmarkt (z.B. via E-Mail, wöchentliche Newsletter etc.). p) Aktuelle Lieferanteninformationen: z.B. zeitnahe Information bei Abschluss neuer Vereinbarungen. q) Persönliche Unterstützung der AG (nach Aufforderung durch die AG) durch Mitarbeiter des AN bei der Auswahl und Teststellung von alternativen Artikeln zur Bündelung, Standardisierung und Verbrauchsoptimierung der Klinikbedarfe, vor Ort in den Klinikbereichen der AG. Die Leistung kann von den AG, muss aber nicht abgenommen werden. r) Unterstützung des Controllings und der ambulanten Abrechnung der AG durch statistische Auswertungen und Informationen über NUB, DRG- und Zusatzentgelt- abrechnungsfähiger Produkte. s) Unterstützung des Qualitätsmanagements der AG hinsichtlich allgemeiner Verfahrensanweisungen sowie Patienteninformationen (z.B. LKSG, Nachhaltigkeit). t) Rechtzeitige und umfassende Hinweise an den AG, falls sich gesetzliche oder sonstige Grundlagen bezüglich der zu erbringenden Leistungen ändern sollten. Der AN hat die AG die zur Beurteilung der Auswirkungen erforderlichen Unterlagen und Informationen zur Verfügung zu stellen und wird den AG beratend unterstützen. u) Unterstützung bei der Erarbeitung von Auswertungen und Benchmarks (z.B. mittels InEK) des medizinischen Sachbedarfs der AG auf Prozeduren Ebene durch den AN. v) Unterstützung durch den AN bei Fragestellungen der AG zu am Markt verfügbaren Medizinprodukten und sonstigen Artikeln zur optimalen Nutzung der Marktangebote und der medizinischen Optimierung von Produktgruppen. w) Erstellung übergeordneter Lieferantenbewertungen nach Abstimmung mit den Mitgliedern zur Unterstützung des Qualitätsmanagements der AG. Die Lieferantenbewertung muss durch die AG mit klinikindividuell genutzten Lieferanten (incl. Bewertung) ergänzt werden können. x) Prüfung und Berechnung sowie digitale Übermittlung der mit den Lieferanten abgestimmten Bonus-Ansprüche der AG (je Lieferant) aus mit Lieferanten verein- barten Bonifikationen und Rabatten (z.B. von Gruppen-, Mengen-, Steigerungs- und
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Laufzeitboni) in transparenter Form durch den AN auf Basis der Meldungen der betreffenden Lieferanten (incl. Liefermengen und Umsätze der AG) und der Gruppen- Abnahmemengen und -Umsätze aller Mitglieder des AN. Ergänzende Übermittlung der Verbräuche der AG auf Basis der von den Lieferanten an den AN übermittelten Verbrauchsstatistiken auf Artikelebene (Grundlagen der Bonifikation und Rabattierung) vom AN an die AG zum Abgleich mit den eigenen Statistikdaten durch die AG. y) Die Bonus-Ansprüche der AG müssen zur Vorbereitung des Jahresabschlusses der AG vom AN jährlich, spätestens nach Abschluss des 3. Quartals des Folgejahres, die AG zur Verfügung gestellt werden. z) Unterstützung der AG bei der Weiterbildung von Mitarbeitern durch den AN. aa) Federführende und personelle Unterstützung der AG durch den AN bei der Umstellung der AG von der derzeitigen Einkaufsgemeinschaft der AG auf die Einkaufsgemeinschaft des AN. bb) Die Übernahme der Einkaufsdienstleistungen durch den AN und die damit einhergehende umfassende Ablösung des bisherigen Einkaufsdienstleisters hat so zu erfolgen, dass die Versorgung der Kliniken der AG jederzeit lückenlos sichergestellt ist. cc) Der AN muss sich mit den relevanten Lieferanten und ggf. mit dem bisherigen Vertragspartner (Einkaufsgemeinschaft) der AG abstimmen, sodass der Übergang nahtlos und für die AG kostenneutral erfolgen kann. dd) Als öffentlicher Auftraggeber unterliegen die AG dem Vergaberecht. Der AN muss gewährleisten, dass dies bei der Vergabe von Lieferverträgen für die EKG-Mitglieder durch den AN berücksichtigt wird. ee) Die in diesem Leistungsverzeichnis und dem Produkt Katalog (Anlage 2) enthaltenen Verbrauchsdaten der AG basieren auf den Verbrauchswerten eines Jahres (2025). ff) Die im Produkt Katalog (Anlage 2) angegebenen Artikel-Mengen sowie die in den Anlagen 2b und 2c genannten Gesamtumsätze der im Produkt Katalog enthaltenen Lieferanten und die in nachstehender Ziffer 4 genannten Abnahmemengen der Endoprothetik und Kardiologie sind Kalkulationsgrundlage für den AN. In dem Produkt Katalog (Anlagen 2) sind nicht alle Gebrauchs- und Verbrauchsartikel und sonstige Artikel der AG gelistet. Vielmehr handelt es sich um einen repräsen- tativen Auszug wichtiger medizinischer Gebrauchs- und Verbrauchsartikel mit hohem Umsatzanteil.
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gg) Der AN hat für Fälle von Versorgungsschwierigkeiten bzw. Lieferengpässen bei Lieferanten ein Lieferengpassmanagement vorzuhalten. Dabei hat der AN effektive Maßnahmen für die Absicherung der Lieferbarkeit der vergebenen Produkte in den jeweiligen Verträgen vorzusehen sowie die Belieferung mit möglichen Alternativ- produkten abzusichern. Bezüglich der Alternativprodukte ist ein wirkungsvoller Prozess der Vorschlagserteilung, Prüfung der Verfügbarkeit, Sicherung der Kontingente sowie der Preisinformation an den AG zu integrieren. Die Lieferabrisse sollen über die digitale Plattform des AN jederzeit abrufbar sein.
Folgende Punkte sind über das Lieferengpassmanagement abzusichern: • Weitestgehende Überwachung der Lieferfähigkeit der Lieferanten durch den AN, • Vertragliche Regelungen mit den einzelnen Lieferanten zur Vermeidung von Lieferengpässen sowie zur Absicherung der durch die AG vertretenen Einrichtungen im Falle von Lieferengpässen, • Schnelle und effektive Reaktion des ANs bei aufgetretenen Engpasssituationen mit kurzfristigem und effektivem Informationsaustausch zwischen den (optionalen) Vertragspartnern, • Vereinbarung von Ausgleichszahlungen durch die Lieferanten bei auftretenden Lieferausfällen, • Sicherung von Kontingenten an Alternativen und die Möglichkeit des bedarfsgerechten Abrufes für die durch die AG vertretenen Einrichtungen. hh) Zusammenarbeit mit dem Logistikdienstleister der AG (derzeit Firma Optiserv, 65719 Hofheim-Wallau): Der Logistikdienstleister Optiserv bestellt und lagert einen Großteil des Beschaffungs- umfangs an medizinischen und pflegerischen Verbrauchsmaterialien der AG in eigenem Namen und auf eigene Rechnung. Solange die AG Logistikdienstleistungen in Anspruch nehmen, stellt der AN die erforderlichen Stammdaten (Artikeldaten- und Preisinformationen wie bei den AG) dem jeweiligen Logistikdienstleister (derzeit Firma Optiserv) zur Verfügung, die von dem Logistikdienstleister zur Bestellung bei den Vertragslieferanten des AN und zur Lagerhaltung, Kommissionierung und Distribution der Produkte zu den AG benötigt. Außerdem informiert der AN die beim AN gelisteten Lieferanten über die Bestellberechtigung des Logistikdienstleisters. Einzelheiten wird der AN unmittelbar mit dem Logistikdienstleister (derzeit Optiserv GmbH) abstimmen.
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Der AN soll den Logistikdienstleister (derzeit Firma Optiserv) bei der Bündelung von Artikelbedarfen zur Erreichung optimaler Logistik- und Bündelungsrabatten unterstützen. Hierbei sollen ggf. auch die Bedarfe anderer Kunden des Logistik- dienstleisters mit einbezogen werden, die ggf. anderen Einkaufsgemeinschaften angeschlossen sind und ebenfalls über den AN beschafft werden. Die AG informieren ihre Lieferanten mit Unterstützung der Einkaufsgemeinschaft, dass der Logistikdienstleister die von den AG angeforderten Artikel zu den zwischen der Einkaufsgemeinschaft der AG und den Lieferanten vereinbarten Preisen/ Konditionen bei den jeweiligen Lieferanten für die AG einkaufen wird. Vertragsgrundlage sind die Ausschreibungsunterlagen (unter Berücksichtigung der Konkretisierungen gemäß der Aufforderung zur verbindlichen Angebotsabgabe) sowie die Angebotsunterlagen und Konzepte des AN. Das Ziel der Ausschreibung ist eine ganzheitliche, kostengünstige und qualitätsorientierte Versorgung der AG. 3 IT-Anforderungen und Strukturen Generelles:
a. Gegenstand der Angebotslegung durch den AN sind unter anderem eine kostenlose Bereitstellung einer digitalen IT-Lösung (auch Portal genannt) zur Nutzung und zum Download der in diesem Leistungsverzeichnis geforderten Informationen und Daten durch die AG und zur Abwicklung und Vereinfachung der täglichen Arbeitsprozesse in der Einkaufsabteilung der AG. Der AN muss in seinem Portal möglichst alle Funktionalitäten zur Verfügung stellen, die die AG für eine optimale Abwicklung der Beschaffungsprozesse benötigt. Hierbei ist vor allem die Bereitstellung einer Artikel- und Preisdatenbank: Artikelkataloge aufgegliedert nach Gesamtkatalog des ANs und individuellem Katalog für die AG zu berücksichtigen. Die Inhalte und die von den AG kostenfrei nutzbaren Softwaremodule des AN sind im Rahmen der Angebotslegung durch den AN in vollem Umfang mit Detailbe- schreibungen darzustellen. Sollten zusätzliche Softwaremodule oder Daten (z.B. Controlling Daten) beim AN zur Verfügung stehen, die über die Anforderungen in diesem Leistungsverzeichnis hinausgehen und nicht kostenfrei zur Verfügung gestellt werden, so sind diese im Angebot inkl. den dafür anfallenden Lizenzgebühren und Servicekosten oder Mietkosten detailliert zu benennen (nicht wertungsrelevant).
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a) Gefordert wird die Unterstützung durch den AN bei der Konfiguration und Anbindung der IT-Systeme der AG an die IT-Systeme des AN zur kostenfreien Nutzung des Portals (z.B. WEB-Plattform) des AN (in vereinbarter Form mit Portfoliobezug) und zum Download von portfoliobezogenen Stammdaten und Konditionen von gelisteten Lieferanten und Dienstleistern des AN (wie vorstehend beschrieben) aus der Datenbank des AN in das Materialwirtschafts-System (SAP MM) und das Bestellsystem (Amondis-Eshop der Firma UHB) der AG. b) Das Materialwirtschafts-System (SAP MM) und das Bestellsystem (Amondis-Eshop der Firma UHB sollen über eine Schnittstelle mit den IT-Systemen der Einkaufsge- meinschaft zum Datenaustausch aller benötigten Gebrauchs- und Verbrauchs- materialien aller Warengruppen verbunden werden. c) Der Datenaustausch soll dabei mit einem dem Stand der Technik entsprechenden IT- Sicherheitsverfahren durchgeführt werden. d) Dazu gehören die Ergänzungen der Artikelstammdaten der von den AG genutzten Artikel und Lieferanten durch Zuordnung von z.B. PZN, GTIN/HBIC- und eClass- Numerik (soweit bei den einzelnen Lieferanten verfügbar) zum Download und zur Nutzung durch die AG. e) Stammdaten von Lieferanten-Katalogen sollen möglichst nach HCDP-Standard, mit Kennzeichnung Covin-validierter-Daten für das durch den AN verhandelte Artikel- spektrum bereitgestellt werden. Bereitstellung sämtlicher, aktuell verfügbarer Artikeldaten des Content Data Portal (HCDP) in vollem Umfang der gepflegten Attribute. Falls die Daten in einem konsolidierten Katalog mit Daten aus anderen Quellen bereitgestellt werden, so erhalten die Covin validierter Daten eine separate Kennzeichnung. f) Es wird vom AN möglichst eine Artikelkurzbezeichnung (maximal 40 Zeichen) zur Pflege der Materialkurztexte in SAP MM zur Verfügung gestellt. g) Die vorgenannte ganzheitliche Pflege der Stammdaten ist zwingend erforderlich, da die AG eine patientenbezogene Materialdokumentation und eine direkte patienten- bezogene Übertragung von Implantate Daten in das Implantate-Register (EndoDok/ ImplantDok) in Verbindung mit SAP MM und Amondis-Eshop in seinen medizinischen Fachbereichen im Einsatz hat. h) Der AN hat eine korrekte Abbildung und Aktualisierung der Einkaufskonditionen sämtlicher von ihm verhandelten Artikel sicherzustellen. Die Aktualisierung der Daten je Artikel muss durch eine Massendatenimportfunktion erfolgen können.
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i) Die Rechnungen und Gutschriften sollen mit Unterstützung des AN (nach Aufforderung durch die AG) durch die Lieferanten an die AG im Zugferd- oder x- Rechnung-Format digital zur Verfügung gestellt (und ggf. auf Anforderung der AG jeweils auch in Papierform zur Verfügung gestellt werden) und an die SAP- Finanzbuchhaltung per OCR-Schnittstelle übermittelt werden. j) Der AN muss dazu Vorschläge unterbreiten, wie die Anbindung seiner IT-Systeme an die vorgenannten IT-Systeme der AG zur Nutzung und zum digitalen Datenaustausch (z.B. von Artikel- Stammdaten und Konditionen oder Controlling Daten in maschinenlesbarer Form) erfolgen kann. Der Bieter muss die notwendigen zeitlichen Abläufe für diese Maßnahme in seiner Projektplanung gem. Ziffer 11.4 b)) darstellen. k) Außerdem müssen vom AN die IT-technischen Voraussetzungen zur Nutzung der IT- Systeme (z.B. Master-Data-Management-System/ E-Procurement-Plattform/ Artikel- und Preisdatenbank/ Portal genannt) durch die AG und für die bilaterale Übertragung von Daten (z.B. von Stammdaten von den AN zum AG oder von Daten der AG in Controlling- oder in Business-Intelligence-Tools des AN) genannt werden. l) Hierbei sind die Schnittstellen zu vorgenannten IT-Systemen der AG zugrunde zu legen und ggf. anfallende Kosten im Angebot zu berücksichtigen. m) Es muss dargelegt werden, welche Softwaremodule im Rahmen der vom AN berechneten Dienstleistungspauschale vom AN den AG kostenfrei zur Verfügung gestellt werden und für welche zusätzlich verfügbaren Softwaremodule Lizenz- Gebühren und Servicekosten oder Mietkosten anfallen. 4 Verbrauchsdaten der AG KFH: Medizinisches und pflegerisches Gebrauchs- und Verbrauchsmaterial und andere Warengruppen: • Gesamtumsatz: ca. 21,5 Mio. € netto per annum Für die Berechnung von Rabattstaffeln der im Produkt Katalog enthaltenen Lieferanten sind nachstehende Abnahmemengen aus dem Jahr 2025 z.B. der Endoprothetik und Kardiologie zu beachten: • Anzahl implantierter Hüftprothesen (inkl. Revision) = 270 • Anzahl implantierter Knieprothesen (inkl. Revision) = 138 • Anzahl implantierter Herzschrittmacher und DEFI = 279 Stk. • Mitraclip/Triclip = 16 STK
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Anlage 1 – Leistungsverzeichnis
KdMTK: Medizinisches und pflegerisches Gebrauchs- und Verbrauchsmaterial und andere Warengruppen: • Gesamtumsatz: ca. 12 Mio. € netto per annum Für die Berechnung von Rabattstaffeln der im Produkt Katalog enthaltenen Lieferanten sind nachstehende Abnahmemengen aus dem Jahr 2025 z.B. der Endoprothetik und Kardiologie zu beachten: • Anzahl implantierter Hüftprothesen (inkl. Revision) = 350 • Anzahl implantierter Knieprothesen (inkl. Revision) = 120 • Anzahl implantierter Defibrillatoren/Ereignisrecorder = 38 • Anzahl implantierter Herzschrittmacher = 105 Gesundheits- und Dienstleistungsgesellschaft Main-Taunus mbH • Gesamtumsatz an Lebensmitteln ca. 3,5 Mio. € netto • Ca. 10 Lieferanten (inkl. 3-4 Großlieferanten) • Ca. 4.000 Artikel Bei der Kalkulation ist von den vorgenannten Jahresgesamtumsätzen auszugehen.
5 Mitwirkungspflichten der AG Die Mitwirkungspflichten der AG bezüglich der Umstellung vom bisherigen auf den neuen AN sind auf ein Minimum zu beschränken. 6 Umgang mit bestehenden Verträgen Der AN hat sicherzustellen, dass auch während der Umstellungsphase eine jederzeitige Versorgung der durch die AG vertretenen Einrichtungen mit den benötigten Artikeln gewährleistet ist. Sollten durch die Umstellung auf den ggf. neuen AN Vertragsanpassungen mit den jeweiligen Lieferanten notwendig werden, soll die Umstellung der Konditionen monetär optimiert erfolgen. Insbesondere sind die vergaberechtlichen Aspekte zu berück- sichtigen. Hierzu ist im Konzept zum Umstellungsprozess zu erläutern, wie diese Anforderungen erfüllt werden, dies ist an einem konkreten Beispiel darzustellen.
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Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb zum Beitritt zu einer Einkaufsgemeinschaft - VEKG-2
Anlage 1 – Leistungsverzeichnis
7 Verfahrensweise bei Beendigung des Vertragsverhältnisses Der AN hat dabei sicherzustellen, dass ein Wechsel der Leistungserbringung bezüglich der vertraglichen Einkaufsdienstleistungen bei Beendigung der Vertragslaufzeit auf einen neuen AN erfolgen kann, ohne dass eine Versorgungsunterbrechung bei den durch die AG vertretenen Einrichtungen eintritt. Es ist insbesondere der Übergang der Betreuung zu diesem Zeitpunkt bestehender Verträge mit den Lieferanten auf den neuen AN zu gewährleisten, ohne dass hiermit für die AG oder den neuen AN zusätzliche Kosten oder sonstige Beeinträchtigungen entstehen. Übergang bei Vertragsende ist im Konzept zum Umstellungsprozess darzustellen. 8 Ansprechpartner Von den AG und dem AN müssen Ansprechpartner für alle Geschäftsvorgänge genannt werden. Diese sind u.a.: a) Von Seiten der AG werden die Ansprechpartner der AG unverzüglich, jedoch spätestens zwei Wochen nach Vertragsabschluss an den AN übermittelt. Die Zuordnung kann von den AG jederzeit geändert und dem AN mitgeteilt werden. b) Der AN wird die AG unverzüglich, jedoch spätestens zwei Wochen nach Vertrags- abschluss eine Liste der Ansprechpartner übermitteln, die in allen Fragen der Auftragsabwicklung und Rechnungslegung (z.B. zur Beantwortung von Frage- stellungen bzgl. der korrekten Abrechnung von Konditionsvereinbarungen und Rabatten durch Lieferanten an die AG oder über Bestellvorgänge von Gebrauchs- und Verbrauchsartikeln) entsprechend involviert sind. Außerdem ist zur Eskalation von im Regelbetrieb nicht klärbaren Themen ein verantwortlicher Ansprechpartner zu nennen. Der AN ist verpflichtet, die Liste der Ansprechpartner aktuell zu halten. c) Der AN stellt sicher, dass die Ansprechpartner bzw. deren Stellvertreter an Werktagen (Mo.-Fr.) jeweils mindestens von 8:00 Uhr bis 17:00 Uhr erreichbar sind.
9 Mindestanforderungen Die derzeitigen Regelungen der Vergabeunterlagen stellen keine Mindestanforderungen im vergaberechtlichen Sinne dar.
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Anlage 1 – Leistungsverzeichnis
10 Bieterpräsentation Im Rahmen des Verhandlungsverfahrens ist eine Bieterpräsentation vorgesehen, in der die Bieter ihre Angebote präsentieren und die Fragen der AG beantworten sollen.
Außerdem ist die, von den Bietern den AG zur Einsichtnahme und Nutzung der Einkaufs- dienstleistungen und Daten den Bietern zur Verfügung zu stellende IT-Plattform (Portal), im Rahmen der Bieterpräsentation - möglichst im Livebetrieb – vorzustellen. Der Aufbau, die Übersichtlichkeit und die Funktionalität der Plattform sind wertungsrelevant und fließen in die Bewertung der Konzepte mit ein. Die Art und Weise der Präsentation wird nicht bewertet.
11 Dienstleistungskonzept des Bieters für die Gebrauchs- und Verbrauchsmaterialien und sonstige Artikel und Dienstleistungen gem. Auflistung und Vorgaben in diesem Leistungsverzeichnis Maßgeblich für die Bewertung der Angebote ist außer dem Dienstleistungspreis und dem Preis des Produkt-Katalogs (für jeweils 1 Jahr) auch das umfassende Dienst- leistungskonzept des jeweiligen Bieters.
Die Bieter sind aufgefordert, mit dem Angebot schlüssige Konzepte zur effektiven und kostenoptimierten Einkaufsunterstützung und Beratung der AG mit nachfolgenden Inhalten vorzulegen und ggf. Fragen dazu im Rahmen der Bieterpräsentation zu erläutern.
Im Rahmen der Bieterpräsentation muss außerdem die von den AG nutzbare IT- Plattform/ Portal des Bieters in Form einer Live-Präsentation vorgestellt und erläutert werden (wertungsrelevant).
11.1 Konzept zur Beschaffungsunterstützung (incl. der vergaberechtskonformen Ausschreibungen z.B. nach UVgO und VgV) der AG sowie der Unterstützung der AG bei der Sortimentsstraffung zur Verbrauchs- und Kostenoptimierung a. Welche Verhandlungskonzepte werden vom Bieter verfolgt, um die Versorgungssicherheit bei leistungsfähigen Lieferanten zu erwirken? b. Welche Strategie wird bei der Auswahl und Vergabe von Rahmenverträgen für definierte Warengruppen an Lieferanten verfolgt (z.B. Ein- oder Mehrlieferanten- Strategie).
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Anlage 1 – Leistungsverzeichnis
c. Wie beabsichtigt der Bieter die reibungslose Einkaufsunterstützung der AG zu gewährleisten? Beschreibung, wie die Einkaufsprozesse geplant und umgesetzt werden? d. Wie, mit wem und mit welchen IT-Komponenten unterstützt der Bieter die Bündelung, Standardisierung und Preisoptimierung der Bedarfe der AG? e. Für welche Dienstleistungen, Investitionsgüter, medizinische und pflegerische Gebrauchs- und Verbrauchsmaterialien (inkl. Medizinprodukte wie Implantate), Desinfektions- und Hygieneartikel, medizinische Gase und medizintechnische Bedarfe, Lebensmittel sowie Wirtschafts- und Verwaltungsbedarfe bestehen beim Bieter Liefer- und Dienstleistungsverträge mit Lieferanten und Dienstleistungsunternehmen und welche Produktbereiche sind ggf. noch in der Planung und mit welchem Zeithorizont sollen die diesbezüglichen Verträge abgeschlossen werden? f. Wie stellt der Bieter eine vergaberechtskonforme Abwicklung (z.B. Abschluss von Lieferverträgen mit Lieferanten) der Beschaffung aller Bedarfe der AG (gem. den Ausschreibungsunterlagen), unter Beachtung der einschlägigen Vergabevorschriften des Bundeslandes Hessen sicher? g. Wie viele mitgliederübergreifende Ausschreibungen werden vom Bieter (im Rahmen der angebotenen Dienstleistungspauschale) für Medizinprodukte, Lebensmittel und Dienstleistungen durchschnittlich per annum durchgeführt? Bitte Beispiele für erfolgte Vergabeverfahren nennen. h. Wie erfolgt die Unterstützung der Dienstleistungs- und Investitionsgüter- Beschaffungen der AG durch den Bieter. i. Wie gestaltet der Bieter die Prüfung, den Vergleich und die Auswahl marktadäquater und hochwertiger Gebrauchs- und Verbrauchsmaterialien und Lebensmittel und die diesbezügliche Interaktion mit Mitarbeitern der AG und weiterer Mitglieder der Einkaufsgemeinschaft? j. Wie erfolgen die Abstimmung, Verhandlung und Vertragsgestaltung mit ausgewählten leistungsfähigen Lieferanten? In welche Phasen werden Mitarbeiter der Mitglieder des Bieters involviert und in die Auswahl und Entscheidung eingebunden? k. Wie werden die Bedarfsmengen der Mitglieder in Vergabeverfahren des AN berück- sichtigt? l. Welche Liefer-Verbindlichkeiten werden durch den AN bei Verhandlungen mit den Lieferanten eingefordert? S eite 20 | 27
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Anlage 1 – Leistungsverzeichnis
m. Wie ist das Managementverfahren des AN zur Erreichung und zum Controlling der Bonusziele, von denen alle Mitglieder profitieren? n. Wie gestaltet der Bieter die Prüfung, den Vergleich und die Auswahl marktadäquater und hochwertiger Medizinprodukte und Dienstleistungen und die diesbezügliche Interaktion mit Mitarbeitern der AG und weiterer Mitglieder der Einkaufsge- meinschaft? o. Wie erfolgen die Abstimmung, Verhandlung und Vertragsgestaltung mit ausgewählten leistungsfähigen Lieferanten? In welche Phasen werden Mitarbeiter der Mitglieder des Bieters involviert und in die Auswahl und Entscheidung eingebunden? p. Wie wird mit der Beschaffung von obligatorisch benötigten Artikeln der AG von Lieferanten verfahren, die aus medizinischen oder preislichen Gründen in den Kliniken der AG benötigt werden, jedoch beim Bieter nicht gelistet und damit nicht mit dem Lieferanten verhandelt sind? q. Wie erfolgt die LKSG-Unterstützung (Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz) durch den Bieter z.B. bei der Risikoanalyse? Bitte erläutern, wie der AN den AG hierbei unterstützt (z.B. auch Informationen über Nachhaltigkeitsstrategien). r. Welche Methoden und Unterstützungsleistungen werden vom Bieter zur Verbrauchsoptimierung der Gebrauchs- und Verbrauchsartikel und damit Senkung der Sachkosten der AG vorgeschlagen? s. Wie werden Anfragen (z.B. zu Alternativartikeln) vom Bieter bearbeitet? t. Verfügt der Bieter über ein mehrdimensionales Lieferausfallkonzept zur Sicherstellung der Versorgung der AG. u. Wie geht der Bieter mit Lieferengpässen um? Bitte beschreiben Sie, wie die Absicherung der Versorgungssicherheit von als kritisch einzustufenden Artikeln unterstützt werden kann (z.B. über ein Konzept der zusätz- lichen Bevorratung, welches bei Bedarf mit Vertragspartnern des AN durch die AG umgesetzt werden kann). Werden die AG vom AN bei der Findung von Ersatzartikeln praktisch unterstützt? v. Kann die betriebstechnische Abteilung der AG vom Bieter unterstützt werden (z.B. für Gebäude- und Anlagentechnik)? Gibt es hierfür ggf. Konditions-Vereinbarungen (z.B. für Techniker-Einsätze und Ersatzteile) mit Lieferanten und wenn ja mit welchen Lieferanten?
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w. Sind vom Bieter für die medizintechnischen Bereiche der Mitglieder Konditions- vereinbarungen (z.B. Technikereinsätze und Ersatzteile oder Instrumenten-reparatur etc.) und ggf. für welche Lieferanten vom Bieter vereinbart worden? x. Bestehen beim Bieter Dienstleistungsvereinbarungen z.B. auch für die Wäsche- oder Gebäudereinigung? y. Beurteilung der vom Bieter im Rahmen des Bietergesprächs präsentierten IT- Einkaufsplattform/Portal des Bieters in Bezug auf den Leistungsumfang und die Nutzbarkeit der von den AG benötigten Funktionalitäten.
11.2 Konzept zur optimierten Abwicklung und Vereinfachung der täglichen Prozesse von Einkaufs- und Controllingaufgaben der Einkaufsbereiche der AG durch Bereit- stellung adäquater Personalkapazitäten und einer umfassenden digitalen IT- Lösung (Portal) durch den AN. a. Wie wird die Abwicklung des Auftrages sichergestellt? Geben Sie dazu bitte an, wie viele Mitarbeiter beim Bieter insgesamt beschäftigt sind und mit welchem Personal beabsichtigt wird, im Fall der Auftragserteilung, die Beratung und Versorgung der AG konkret durchzuführen und wie hierbei die Vertretungsregelung organisiert wird. • Bereich Gebrauchs- und Verbrauchs Materialien • Lebensmittel • Bereich Portfolio Management & Beratung • Bereich Investitionen und Dienstleistungen (incl. Ausschreibungs- und Vertragsmanagement) • Spezial-Bereiche (Energie, IT, Medizintechnik, Haustechnik etc.) • Schulungsbereich • Strategische Bereiche • Bereich Management & Consulting • Bereich Akquise und direkte Kundenbetreuung • Bereich Lager & Logistik • Sonstige Bereiche Bitte hierbei auch externe, in die Organisation des Bieters integrierte Dienstleister mit einbeziehen und benennen. b. Welche Informationen und Daten sind durch die Mitarbeiter der AG aus der angebotenen Einkaufsplattform (Portal) des Bieters abruf- und downloadbar? Sind in diesem Portal alle von den AG in diesem Leistungsverzeichnis geforderten diesbezüglichen Leistungen enthalten? S eite 22 | 27
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c. Stehen Preiskonditionen der von den AG gewählten Portfolien grundsätzlich allen Mitgliedern zur Verfügung? d. Wie erfolgt beim Bieter die digitale Stammdatenpflege und Aktualisierung der gelisteten Artikel und Lieferanten und welche Stammdatenumfänge (z.B. PZN, GTIN/HIBC und eClass-Zuordnungen) können von den AG aus der Datenbank des Bieters in das Materialwirtschafts-System der AG übernommen werden? Besteht hierbei auch die digitale Möglichkeit für die AG, Stammdaten von Artikeln zu übernehmen, die bisher nicht bei den AG gelistet sind. e. Besteht eine Möglichkeit, die Stammdaten der AG mit den Artikelkatalog-Daten des AN für einen Abgleich zusammen zu führen (z.B. zur Ermittlung von Preisabweich- ungen beider Datenbanken oder unterschiedlicher Barcodeinformationen oder Klassifikationen)? Der Bieter muss die notwendigen zeitlichen Abläufe für diese Maßnahme in seiner Projektplanung gem. Ziffer 11.4 b)) darstellen. f. Wie und mit welchen Programmen des Bieters kann die Umsetzung gegebenenfalls durchgeführt werden? g. Wie erfolgt beim Bieter die Überwachung und Sicherstellung der Einhaltung von Liefervereinbarungen, von Konditionsvereinbarungen (z.B. Staffelpreisen, Mengen- und Steigerungsrabatten sowie Bonifikations-Vereinbarungen), von Rückvergüt- ungen und der Qualitätssicherung der beim AN gelisteten Lieferanten und deren Produktpalette für die AG? h. Wie erfolgt die regelhafte Bewertung der gelisteten Lieferanten in Bezug auf z.B. Produktqualität, Termintreue, Serviceorientierung und Handhabung von Reklama- tionen der AG bzw. der Mitglieder der Einkaufsgemeinschaft des Bieters? i. Welche IT-technischen Voraussetzungen bei den AG werden vom Bieter zur dauerhaften Nutzung der Artikel- und Preisdatenbank (Portal) und dem Download von Artikel- und Preisdaten (Stammdaten) aus der Datenbank des Bieters in das Materialwirtschafts-System der AG gefordert? j. Welche Unterstützungsleistungen können vom Bieter bei der Systemintegration erbracht werden? Sind die Unterstützungsleistungen kostenfrei bzw. welche Kosten fallen hierfür ggf. an? k. Welche Unterstützung kann der Bieter den Einkaufsbereichen und dem Controlling der AG zur statistischen Aufbereitung und Auswertung von artikelbezogenen Lieferumfängen der Lieferanten, zur Kontrolle von Rückvergütungen (z.B. auf Basis
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von vereinbarten Boni und Rabatten) der Lieferanten oder zum Abgleich mit den Ergebnissen der eigenen Materialwirtschaft zur Verfügung stellen und welche weitergehenden Auswertungen und Informationen können die AG beim AN ggf. abrufen? l. Ist z.B. für die AG im Portal des Bieters jederzeit ersichtlich, in welche Konditionsmodelle der AG in den einzelnen Artikelportfolios der einzelnen Lieferanten eingestuft ist? m. Können die AG hierfür im Portal des Bieters entsprechende Umsatz-, Mengen- oder Laufzeitbezogene Commitments in digitaler Form abgeben? n. Welche Methoden und Unterstützungsleistungen werden die AG vom Bieter zur Steuerung und Optimierung der Verbrauchskosten/ Sachkosten zur Verfügung gestellt? o. Kann vom Bieter sichergestellt werden, dass die Umsätze aller Einkaufsbereiche der AG von den Lieferanten konsolidiert werden und entsprechend den vereinbarten Umsatzstaffeln und Rückvergütungen auch konsolidiert (wie der Umsatz eines Mitglieds) abgerechnet werden? p. Besteht beim Bieter ggf. die Möglichkeit, die AG über NUB- und zusatzentgeltfähige Produkte und/oder die Erlösstruktur (DRG) medizinischer Produkte bei klinischen Anwendungen (z.B. Eventrecorder in der kardiologischen Diagnostik) zu informieren und ist dies Teil des Dienstleistungskonzeptes des Bieters? Sind Zusatzentgelt-Schlüssel und/oder OPS-Schlüssel den Artikel-Stammdaten des AN bereits zugeordnet oder ist dies vorgesehen und ggf. bis wann? q. Kann vom Bieter im Portal des Bieters den AG ein Business Intelligence (BI)-System zur Verfügung gestellt werden, das leicht verständlich und graphisch aufbereitet Auswertungen zur Verfügung stellt zu: Auswirkungen von Preisänderungen, Controlling der vereinbarten Mengen, Einsparpotentiale bzgl. Staffelkonditionen und Mindermengenzuschlägen. Können die Daten im gesamten Unternehmen der AG genutzt werden? r. Beurteilung der vom Bieter im Rahmen des Bietergesprächs präsentierten IT- Einkaufsplattform/Portal des Bieters in Bezug auf den Leistungsumfang und die Nutzbarkeit der von den AG benötigten Funktionalitäten.
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11.3 Konzept zur vertrauensvollen Zusammenarbeit des jeweiligen Bieters mit den Einkaufs- und Controlling-Mitarbeitern der AG und der Fortbildung der Mitarbeiter a. Wie beabsichtigt der Bieter die Zusammenarbeit mit den Pflegebereichen, der Ärzteschaft, den Einkaufs- und Controlling-Bereichen und der Geschäftsleitung der AG zu gestalten, um das geforderte hohe Qualitätsniveau der beschriebenen Einkaufs- dienstleistungen sicherzustellen? b. Werden für Mitarbeiter der AG (z.B. Chefärzte/Ärzte, Pflegekräfte und Einkaufs- Mitarbeiter) auch Teilnahmen an medizinischen Kompetenz- oder Experten- Veranstaltungen oder Präsenz-Veranstaltungen vom Bieter angeboten, die einen effektiven Austausch von medizinischen und produktspezifischen Informationen gewährleisten? Wenn ja, an welchen? c. Werden weitere Veranstaltungen und Tagungen (z.B. Regionaltreffen, Expertenkreise oder Arbeitsgruppen) vom Bieter angeboten? Wenn ja, welche? d. Werden für die relevanten Mitarbeiterbereiche der AG Teilnahmen an Arbeitskreisen angeboten, die sich z.B. mit der prozessualen Abwicklung von Einkaufsvorgängen inklusive der operativen und strategischen Nutzung von IT-Systemen des AN sowie mit generellen Strategie- bzw. Standardisierungs-Konzepten befassen? Wenn ja, an welchen? e. Werden für die relevanten Mitarbeiterbereiche der AG auch Teilnahmen an Regionaltreffen, Kompetenz- oder Experten-Veranstaltungen oder Präsenz-Veranstal- tungen vom Bieter angeboten, die einen effektiven Austausch von medizinischen und pflegerischen Informationen gewährleisten? Wenn ja, an welchen? f. Besteht in Zusammenhang mit den vorgenannten Arbeitskreisen und Veranstaltungen auch die Möglichkeit, über eine Forum-Funktionalität, sich mit anderen Mitglieds- häusern des Bieters direkt austauschen zu können? g. Welche Möglichkeiten der Weiterbildung von Mitarbeitern der AG werden vom Bieter angeboten und wie werden diese durchgeführt? h. Beschreibung der Weiterbildungsangebote und Inhalte, die u.a. auch auf die Bedarfe und zukünftigen Herausforderungen des strategischen Einkaufs und des Vergaberechts zugeschnitten sind. i. Besteht in diesem Zusammenhang auch die Möglichkeit, über eine Forum Funktionalität, sich mit anderen Mitgliedshäusern des Bieters direkt austauschen zu können?
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11.4 Konzept zur reibungslosen und kostenneutralen Umstellung der AG auf die Mitgliedschaft bei der Einkaufsgemeinschaft des jeweiligen Bieters a. Wie gewährleistet der Bieter eine möglichst ressourcenschonende und zeitnahe Integration der AG über ausgereifte und standardisierte Prozesse sowie mit hohen wirtschaftlichen Effekten? b. Vorlage eines Projektplans, zur Übernahme der Einkaufsdienstleistungen durch den Bieter, mit Darstellung der Zeitabläufe, Maßnahmen und Personalbindung bei den AG, von der Testphase bis zur vollständigen Übernahme der Einkaufsdienst- leistungen für die AG durch den Bieter. c. Konzept zum Umgang mit bestehenden Verträgen gem. Ziffer 6. d. Welche Unterstützungsleistungen (incl. personellen) plant der Bieter zur Umsetzung der geplanten Maßnahmen? e. Wie wird vom AN die Umsetzung bestehender Portfolioumfänge (von Gebrauchs- und Verbrauchsartikeln) der AG auf die beim AN bestehenden und ggf. noch auszuschreibenden Portfolioumfänge und Konditionsvereinbarungen geplant, um ein für die AG optimales Leistungs- und Preisniveau im Umstellungsprozess zu erreichen. Wie kann hierbei unter anderem auch eine durchgängige Standardisierung von Artikeln erreicht werden, die in mehreren oder allen Leistungsbereichen der AG verwendet werden? Wie erfolgt in der vorgenannten Umstellungsphase die Vor-Ort-Unterstützung zur Präsentation der Umstellungs-Vorhaben und der produktbezogenen Abstimmung mit den Nutzern und dem Einkaufsbereich der AG? Wie viele Einsatztage sind hierfür vom AN vor Ort bei den AG einzuplanen und welcher Umfang wird dafür vom AN kostenfrei erbracht? f. Welche Maßnahmen sind von Seiten des Bieters und der AG erforderlich, dass bei Übernahme der Einkaufsdienstleistungen durch den Bieter und der damit ggf. einhergehenden Ablösung des bisherigen Vertragspartners, die vollumfängliche und kostenneutrale Versorgung der Kliniken (incl. Tochtergesellschaften) der AG gewährleistet werden kann? g. Welche Leistungen müssen ggf. noch von dem bisher genutzten Vertragspartner (Einkaufsgemeinschaft) erbracht werden und bis wann und in welcher Zeitschiene?
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Anlage 1 – Leistungsverzeichnis
Das Konzept muss auch die Umstellung von Artikel- und Preis-Stammdaten in dem Materialwirtschafts-System (Amor-CGM) der AG auf die Lieferanten und Artikel des Bieters (IT-Anforderungen und Strukturen) beinhalten. h. Der Bieter wird aufgefordert, Lösungsvorschläge zu unterbreiten, wie eine Anbindung seiner IT-Systeme (E-Procurement-Plattform/ Portal/ Intranet) an das vorgenannte Materialwirtschafts-System der AG zur Nutzung der Artikel- und Preisdatenbank des Bieters und dem Download von Artikel- und Preisdaten (in dem zwischen den AG und dem Bieter vereinbarten Umfang im Rahmen des von den AG benötigten Produktportfolio gem. diesem Leistungsverzeichnis) aus der Datenbank des Bieters in das Materialwirtschafts-System (Amor-CGM) der AG gewährleistet werden kann. i. Im Konzept ist nachvollziehbar und konkret darzustellen, wie die Umstellung/ Konvertierung der Artikel- und Preis-Stammdaten des AN in das SAP-MM-System erfolgt. j. Welche Unterstützungsleistungen können hierfür vom Bieter erbracht werden und sind diese Unterstützungsleistungen kostenfrei bzw. welche Kosten fallen hierfür ggf. an? k. Angabe eines Maximalwerts von Einmalkosten (z.B. IT-Anschlusskosten) die vom Bieter übernommen werden. l. Wie erfolgt die Regelbetreuung der AG durch den AN nach Abschluss der Integrations-Maßnahmen. m. Welche sonstigen Dienstleistungen (incl. IT-Produkte) der AG sind in dieser Ausschreibung nicht gefordert und ggf. nicht im vertraglichen Leistungsumfang des Bieters und damit in den pauschalen Kosten gem. den Anlage 3 Nr. 2 b) enthalten und welche Kosten werden hierfür vom Bieter ggf. bei Bedarf den AG außerhalb der vereinbarten Dienstleistungspauschale (nach vorhergehender Angebotslegung durch den Bieter und Einzelbeauftragung durch die AG) an die AG berechnet? n. Beurteilung der vom Bieter im Rahmen des Bietergesprächs präsentierten IT- Einkaufsplattform/Portal des Bieters in Bezug auf den Leistungsumfang und die Nutzbarkeit der von den AG benötigten Funktionalitäten. Die im Rahmen des Verfahrens von den Bietern vorgelegten Konzepte werden Vertrags- bestandteil.
Vergabestelle 09.10.2026
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