[Seite 1]
Verpflegungsvertrag
Mit einem Zuschlag im Vergabeverfahren: „Der Verpflegungsleistung für die Stadt Steinheim Los 2 Außenstellen Schulen“
Kommt nachfolgender Vertrag
zwischen
Stadtverwaltung Steinheim Schulverwaltung Marktstraße 2 32839 Steinheim
- im Folgenden „Auftraggeberin“ genannt -
und
dem bezuschlagten Bieter
- im Folgenden „Auftragnehmer“ genannt –
zustande.
Aus Gründen der leichteren Lesbarkeit wird in den vorliegenden Vertrag die gewohnte männliche Sprachform bei personenbezogenen Substantiven und Pronomen verwendet. Dies impliziert jedoch keine Benachteiligung des weiblichen oder diversen Geschlechts, sondern soll im Sinne der sprachlichen Vereinfachung als ge- schlechtsneutral zu verstehen sein.
1 / 8
[Seite 2]
§ 1 Leistungsgegenstand des Vertrages
(1) Die Auftraggeberin beauftragt den Auftragnehmer mit der Bereitstellung und Lieferung von Komponenten der Mittagsverpflegung für die nachfolgend aufgeführten Einrichtun- gen: a. Gemeinschaftsgrundschule Steinheim, Hospitalstraße 49, 32839 Steinheim; b. Gemeinschaftsgrundschule Vinsebeck, Schule an den Linden, Schulweg 3, 32839 Steinheim.
(2) Gegenstand dieses Vertrages ist die Festlegung der gegenseitigen Rechte und Pflichten der Vertragsparteien hinsichtlich der vereinbarten Verpflegungsleistung.
(3) Die Leistungserbringung erfolgt im Namen und auf Rechnung des Auftragnehmers. Der Auftragnehmer erbringt die Verpflegungsleistung in eigener Verantwortung und gemäß den Grundsätzen eines ordentlichen Kaufmanns.
(4) Die Leistungstage (Verpflegungstage) im Jahr richten sich nach den Betriebstagen der je- weiligen Einrichtung. Der Auftragnehmer muss die Lieferung von Komponenten der Mit- tagsverpflegung an allen Verpflegungstagen während der gesamten Vertragslaufzeit si- cherstellen. Die Verpflegungstage werden jährlich zwischen dem Auftragnehmer und der Auftraggeberin abgestimmt.
§ 2 Leistungsanforderungen / Durchführung
(1) Die Details der vom Auftragnehmer zu erbringenden Verpflegungsleistungen ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung (Anlage: Leistungsbeschreibung).
(2) Eine Mindestabnahmemenge oder ein Mindestumsatz wird nicht vereinbart und kann nicht garantiert werden.
(3) Die Komponenten sind in der bestellten Menge und Qualität, mit der vorgegebenen Pro- dukttemperatur, zu den vereinbarten Zeiten und an den festgelegten Übergabepunkten in lebensmittelgeeigneten Transportbehältnissen anzuliefern.
(4) Es ist zu jeder Zeit ein ausgewogenes und abwechslungsreiches Speisenangebot sicherzu- stellen. Der Begriff „sicherzustellen“ beschreibt eine verschuldensabhängige Haftung ent- sprechend dem gesetzlichen Leitbild gemäß § 280 BGB.
(5) Die Auftraggeberin und der Auftragnehmer verpflichten sich, nach den Grundsätzen einer kundenorientierten, effektiven, qualitativ vernünftigen und bedarfsorientierten Leis- tungserbringung bei der Erfüllung des Vertrages jederzeit vertrauensvoll zusammenzuar- beiten, sich in diesem Sinne gegenseitig, rechtzeitig und umfassend zu informieren und sich über Maßnahmen abzustimmen, die den Regulierungsbereich dieses Vertrages be- treffen.
2 / 8
[Seite 3]
(6) Der Auftragnehmer verpflichtet sich, an den regelmäßigen Halbjahresgespräche teilzu- nehmen. Die Auftraggeberin, vertreten durch die Einrichtungen, lädt den Auftragnehmer zu diesen Gesprächen ein.
(7) Der Auftragnehmer muss zu jeder Zeit ein hygienisch einwandfreies und ordentliches Pro- dukt gewährleisten können. Sofern eine gesetzliche Verpflichtung für den Auftragnehmer besteht, wird von der Auftraggeberin eine EU-Zulassung gemäß Verordnung 853/2004 gefordert.
(8) Für den Auftragnehmer gelten alle Vorschriften des Lebensmittelrechts, insbesondere des HACCP-Konzepts gemäß Verordnung (EG) 852/2004 sowie alle arbeitsrechtlichen Vorgaben zum Arbeitsschutzgesetz bis zum vereinbarten Übergabepunkt an die Auftrag- geberin. Diese Vorschriften sind vom Auftragnehmer gemäß den gesetzlichen Vorgaben für die Leistungserbringung umzusetzen. Der Auftraggeberin ist auf Aufforderung inner- halb von vier Wochen Einblick in die bestehenden Dokumente zu gewähren.
(9) Alle notwendigen gesetzlich vorgeschriebenen Schulungen, wie beispielsweise HACCP- oder IfSG-Schulungen, sind vom Auftragnehmer durchzuführen, nachweislich zu doku- mentieren und auf Wunsch der Auftraggeberin vorzulegen. Über die gesetzlich ver- pflichtenden Schulungen muss sich der Auftragnehmer eigenständig informieren und nachweislich gemäß den gesetzlichen Vorgaben durchführen.
(10) Die für die Vertragserfüllung maßgeblichen gesetzlichen Vorschriften sind einzuhalten. Der Auftragnehmer ist zudem für die Einhaltung sämtlicher Vorschriften und behördlicher Auflagen, die die Verpflegungsleistung betreffen, verantwortlich. Dies umfasst insbeson- dere die Beachtung der gesetzlichen Bestimmungen auf allen Stufen der Zubereitung, Verarbeitung, Herstellung, Verpackung, Lagerung, Beförderung, Verteilung, Behandlung und des Verkaufs von Lebensmitteln.
(11) Die Auftraggeberin oder eine von ihr beauftragte Vertretungsperson ist berechtigt, nach vorheriger Terminvereinbarung mit dem Auftragnehmer den Produktionsbetrieb des Auf- tragnehmers unter Einhaltung der geltenden Hygienerichtlinien zu besichtigen.
(12) Die Lieferleistung der Komponenten der Mittagsverpflegung umfasst die ordnungsge- mäße Bereitstellung an den vereinbarten Übergabepunkten. Stellt die Auftraggeberin bei der Kontrolle der Anlieferung hygienische Mängel fest – insbesondere Abweichungen von den definierten Produkttemperaturen gemäß Leistungsbeschreibung –, ist sie berechtigt, die Annahme der betroffenen Lieferung zu verweigern. In diesem Fall ist der Auftragneh- mer verpflichtet, unverzüglich gleichwertigen Ersatz zu liefern. Eine Vergütung für die ver- weigerte Lieferung sowie ein Schadensersatzanspruch des Auftragnehmers aufgrund der Annahmeverweigerung wegen hygienischer Mängel sind ausgeschlossen.
3 / 8
[Seite 4]
§ 3 Bestandteil des Vertrages
(1) Die Bestandteile dieses Vertrages in absteigender Regelungshierarchie sind:
I. die Vereinbarungen dieses Verpflegungsvertrages,
II. die Leistungsbeschreibung, ergänzt um die Klarstellungen zum Zeitpunkt des En- des der Angebotsfrist (Anlage „Leistungsbeschreibung“ und Anlage „Fragenkata- log“) der Ausschreibung,
III. die Allgemeinen Vertragsbedingungen über die Ausführung von Leistungen (VOL/B) in der bei Vertragsschluss geltenden Fassung,
IV. das Angebot des Auftragnehmers zum Zeitpunkt des Endes der Angebotsfrist (Anlage Angebot des AN).
(2) Bei Unstimmigkeiten gelten die vertraglichen Regelungen in der oben gennannten Reihenfolge.
(3) Allgemeine Geschäftsbedingungen des Auftragnehmers sind ausgeschlossen.
§ 4 Räume und Inventar
(1) Der Auftragnehmer hat keinen Anspruch auf die Nutzung von Räumlichkeiten der Auf- traggeberin zur Erfüllung des Vertrages.
(2) Abweichende Vereinbarungen zu Absatz 1 bedürfen der Schriftform.
§ 5 Personal
Das für die Speisenausgabe und weitere Tätigkeiten vor Ort erforderliche Personal wird von der Auftraggeberin gestellt und ist nicht Gegenstand dieses Vertrages.
§ 6 Vergütung
(1) Die Vergütung des Auftragnehmers erfolgt auf Grundlage der in der Anlage „Preisblatt“ vereinbarten Preise. Sie richtet sich nach der Anzahl der gemäß Bestellung gelieferten Mahlzeiten/Produkte und umfasst die jeweils geltende Umsatzsteuer.
(2) Die Vorgaben und der Umfang der Komponenten der Mittagsverpflegung sind in der Leis- tungsbeschreibung (Anlage „Leistungsbeschreibung“) detailliert festgelegt und Bestand- teil des Vertrages.
4 / 8
[Seite 5]
(3) Jede Vertragspartei kann einmal jährlich, jedoch frühestens nach den ersten zwölf (12) Monaten der Vertragslaufzeit, eine Neufestsetzung der Netto-Festpreise auf Grundlage des Materialkostenanteils gemäß der folgenden Indexierung verlangen:
𝑀𝑀 P = neue netto Preisverein𝑃𝑃ba=ru𝑃𝑃n𝑃𝑃g ∗�𝑎𝑎 +𝑏𝑏∗ � 𝑀𝑀𝑃𝑃 Po = netto Preisstellung gemäß Vertrag a = Anteil des Preises, der unverändert bleibt (gemäß beauftragtem Angebot des Auftragnehmers) b = Materialkostenanteil (gemäß beauftragtem Angebot des Auftragnehmers) M = neuer Materialindex Mo = Materialpreisindex bei Vertragsbeginn
(4) Für M und Mo gelten die zuletzt veröffentlichten Werte des „Index der Großhandelsver- kaufspreise (61281-0004, Code WZ08-463: Großhandel mit Nahrungs- und Genussmit- teln, Getränken und Tabakwaren)“.
(5) Preisänderungen im Rahmen dieser Preisgleitklausel können bis zum 28. Januar mit Wir- kung zum 01. August schriftlich beantragt werden. Sie sind nachvollziehbar darzustellen und zu begründen. Die Festpreise verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Umsatz- steuer. Erfolgt keine fristgerechte Vorlage, bleibt der zuletzt gültige Festpreis für ein wei- teres Jahr bestehen.
(6) Mit Zahlung der vereinbarten Preise sind sämtliche Leistungen des Auftragnehmers (ein- schließlich Komponenten der Mittagsverpflegung, Personal, Logistik, Transportmittel etc.) sowie alle Nebenleistungen (z. B. Versicherungen) abgegolten.
§ 7 Zahlungsweise
(1) Die Abrechnung der Speisen erfolgt zwischen der Auftraggeberin und dem Auftragneh- mer. Die Auftraggeberin behält sich das Recht vor, den Abrechnungsprozess während der Vertragslaufzeit nach ihren Bedürfnissen anzupassen.
(2) Der Auftragnehmer verpflichtet sich, Rechnungen ausschließlich in elektronischer Form gemäß den Vorgaben der E-Rechnungsverordnung (ERechV) und der EU-Richtlinie 2014/55/EU auszustellen und an die von der Auftraggeberin benannte Plattform zu über- mitteln. Die Rechnungen müssen im standardisierten Format XRechnung oder in einem anderen von der Auftraggeberin akzeptierten Format eingereicht werden.
(3) Der Auftragnehmer stellt sicher, dass die Rechnungen sämtliche gesetzlich vorgeschrie- benen Angaben enthalten, einschließlich der von der Auftraggeberin vorgegebenen Re- ferenznummern (z. B. Leitweg-ID). Wird eine Rechnung nicht ordnungsgemäß einge- reicht, beginnt die Zahlungsfrist erst mit dem Zugang einer korrekt ausgestellten Rech- nung.
5 / 8
[Seite 6]
(4) Rechnungen sind innerhalb von 14 Kalendertagen zahlbar. Die Zahlungsfrist beginnt mit dem Eingang der prüfbaren Originalrechnung, jedoch frühestens mit Ablauf des Tages, an dem die abgerechnete Leistung ordnungsgemäß erbracht wurde.
(5) Es wird bereits jetzt vereinbart, dass der Auftragnehmer Rechnungen nach den Vorgaben der Auftraggeberin kennzeichnen oder nummerieren muss, sofern dies erforderlich wird. Der Bedarf wird von der Auftraggeberin gegebenenfalls schriftlich mit angemessener Übergangsfrist mitgeteilt.
§ 8 Haftung, Versicherungen und Verkehrssicherungspflicht
(1) Der Auftragnehmer haftet für alle Schäden, die bei der Auftraggeberin oder bei Dritten entstehen und ihm oder seinen Erfüllungsgehilfen gemäß § 278 BGB zurechenbar sind. Insbesondere haftet der Auftragnehmer für Schäden, die durch verunreinigtes Essen oder Krankheitskeime verursacht werden. Der Auftragnehmer haftet auch für alle Schäden, die durch eine Betriebsschließung eintreten (z. B. Anordnung gemäß Infektionsschutzgesetz).
(2) Für Schäden, die durch eine Betriebsschließung aufgrund einer Anordnung gemäß Infek- tionsschutzgesetz entstehen, haftet der Auftragnehmer verschuldensabhängig nach dem gesetzlichen Leitbild.
(3) Soweit Dritte Schäden gemäß den Absätzen 1 und 2 erleiden und die Auftraggeberin in Anspruch nehmen, ist der Auftragnehmer verpflichtet, die Auftraggeberin unverzüglich freizustellen. Die Auftraggeberin ist berechtigt, hieraus entstehende Forderungen durch einfache Erklärung nach §§ 387 ff. Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) mit Forderungen des Auftragnehmers aufzurechnen.
(4) Der Auftragnehmer haftet dafür, dass alle erforderlichen Maßnahmen zur Sicherung und Erfüllung der vertraglichen Leistungen nach den gesetzlichen, polizeilichen und den Un- fallverhütungsvorschriften durchgeführt werden. Für sämtliche Schäden, die aus der Un- terlassung solcher Maßnahmen durch den Auftragnehmer sowie durch Dritte entstehen, haftet der Auftragnehmer allein.
(5) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, während der Laufzeit des Vertrages eine Haftpflicht- versicherung abzuschließen und aufrechtzuerhalten, die seine Haftung sowie alle bran- chenüblichen Risiken abdeckt. Dies umfasst insbesondere eine Betriebs- und Produkt- haftpflichtversicherung sowie eine Umwelthaftpflichtversicherung. Die erforderliche De- ckungssumme beträgt mindestens 2 Mio. EUR je Schadenfall (p.a. 2-fach maximiert) für Personenschäden und mindestens 1 Mio. EUR für Sachschäden. Sonstige Vermögens- schäden müssen mit mindestens 100.000 EUR mitversichert sein.
(6) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, der Auftraggeberin unaufgefordert zu Beginn eines jeden Jahres den Bestand der Versicherungen durch Vorlage einer Kopie des Versiche- rungsscheins / der Versicherungsscheine nachzuweisen. Auf Verlangen der Auftraggebe- rin ist der Nachweis auch zu einem anderen Zeitpunkt zu erbringen. Änderungen sowie Beendigungen der Versicherungsverhältnisse sind der Auftraggeberin unverzüglich mit- zuteilen.
6 / 8
[Seite 7]
(7) Die Auftraggeberin haftet nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit, für leichte Fahrlässig- keit nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten. Wesentliche Vertragspflichten sind solche Verpflichtungen, die vertragswesentliche Rechtspositionen des Auftragneh- mers schützen, die ihm der Vertrag nach seinem Inhalt und Zweck gewähren soll. We- sentlich sind ferner solche Vertragspflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Auf- tragnehmer regelmäßig vertraut hat und auch vertrauen darf.
§ 9 Vertragsdauer und Kündigung
(1) Der Vertrag wird mit Wirkung zum 10. August 2026 abgeschlossen. Der Leistungsbeginn entspricht dem Vertragsbeginn und hat zunächst eine Laufzeit bis einschließlich 07. Juli 2027. Eine Vertragskündigung muss mindestens sechs Monate vor Vertragsende schrift- lich erfolgen. Wird der Vertrag nicht innerhalb dieser Frist gekündigt, verlängert er sich automatisch um ein weiteres Jahr. Spätestens am 31. Juli 2029 endet der Vertrag auto- matisch. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung bleibt hiervon unberührt.
(2) Als wichtiger Grund für eine außerordentliche Kündigung gilt insbesondere, wenn: a. trotz entsprechender Abmahnung gesetzliche Vorschriften nicht eingehalten werden, b. trotz entsprechender Abmahnung der Auftragnehmer bei der Vertragsdurch- führung gegen Vorschriften und Regeln, die zur Verhütung von Arbeitsunfällen erlassen wurden, wider besseres Wissen verstößt, c. der Auftragnehmer trotz entsprechender Abmahnung die jeweiligen Vertrags- pflichten weiterhin nicht oder nicht ausreichend erfüllt, d. der Auftragnehmer trotz entsprechender Abmahnung die gesetzlich geforder- ten Hygienevorgaben nicht einhält, e. über das Vermögen des Auftragnehmers das Insolvenzverfahren oder ein ver- gleichbares gesetzliches Verfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt wird oder dieser Antrag mangels Masse abgelehnt worden ist, f. sich der Auftragnehmer in Liquidation befindet, g. der Auftragnehmer trotz entsprechender Abmahnung der Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozial- versicherung nicht ordnungsgemäß nachkommt, h. der Auftragnehmer im Vergabeverfahren vorsätzlich unzutreffende Erklärungen in Bezug auf seine Eignung abgegeben hat, i. sich der Auftragnehmer in Bezug auf die Vergabe an einer unzulässigen Wettbe- werbsbeschränkung beteiligt hat, j. erforderliche behördliche Genehmigungen endgültig versagt oder bereits er- teilte wieder entzogen werden, k. der Auftragnehmer oder im Rahmen der Leistungserfüllung eingesetzte Mitar- beitende des Auftragnehmers rechtskräftig aufgrund von verfassungsfeindlicher Betätigung verurteilt wurden und eine Selbstreinigung nicht unverzüglich ge- mäß gesetzlichen Vorgaben erfolgt.
7 / 8
[Seite 8]
(3) Verletzt ein Vertragsteil eine Pflicht aus dem Vertrag, so ist er dem anderen Teil zum Er- satz des hierdurch entstehenden Schadens verpflichtet.
(4) Im Falle einer außerordentlichen Kündigung durch die Auftraggeberin bestehen keinerlei Ansprüche gegen die Auftraggeberin.
§ 10 Allgemeine Bestimmungen
(1) Die Auftraggeberin gewährt Konkurrenzschutz für die in diesem Vertrag benannte Regel- leistung. Für separat zu beauftragenden Sonderveranstaltungen gewährt die Auftragge- berin kein Konkurrenzschutz.
(2) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, während der Vertragslaufzeit sowie nach Beendigung des Vertragsverhältnisses, Stillschweigen bezüglich aller ihm im Rahmen oder bei Gele- genheit der Erbringung der Dienstleistung nach diesem Vertrag bekannt gewordenen Vor- gänge zu bewahren. Er ist zudem verpflichtet, sein zur Erfüllung dieses Vertrages einge- setztes Personal ebenfalls zur Geheimhaltung zu verpflichten, und zwar ausdrücklich über das Ende des Vertragsverhältnisses hinaus.
(3) Der Auftragnehmer und das von ihm eingesetzte Personal haben die gesetzlichen Rege- lungen und Vorschriften des Datenschutzes, insbesondere die Vorgaben der Datenschutz- Grundverordnung (DSGVO), stets zu beachten und einzuhalten.
(4) Der Auftragnehmer stimmt zu, dass im Rahmen der Vertragsverwaltung die das Vertrags- verhältnis betreffenden Daten auf Datenträger gespeichert und gemäß den Bestimmun- gen des Bundesdatenschutzgesetzes verarbeitet werden.
(5) Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss der Normen, die in eine andere Rechtsordnung verweisen.
§ 11 Salvatorische Klausel / Schriftform / Anlagen
(1) Sollten einzelne Bestimmungen dieses Vertrages ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden oder sollte sich in diesem Vertrag eine Lücke befinden, so wird die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen hiervon nicht berührt. Anstelle der unwirksamen Bestim- mung oder zur Ausfüllung der Lücke soll eine angemessene Regelung treten, die, soweit rechtlich möglich, dem am nächsten kommt, was die Parteien gewollt hätten oder nach dem Sinn und Zweck dieses Vertrages gewollt hätten, wenn sie den betreffenden Punkt bedacht hätten.
(2) Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrages bedürfen der Schriftform.
(3) Gerichtsstand für alle Rechtsstreitigkeiten aus diesem Vertrag ist Brakel, sofern das Ge- setz nicht zwingend etwas anderes vorschreibt.
- ENDE DES VERPFLEGUNGSVERTRAG -
8 / 8