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BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH Keibelstr. 36 10178 Berlin Stand: 14.04.2026
Pflichtenheft
für die Bauwerksdokumentation
Teil IV
Datenaktualisierung
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Stand: 14.04.2026
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Pflichtenheft für die Bauwerksdokumentation
Teil IV – Datenaktualisierung
Inhaltsverzeichnis
1 Zielbeschreibung ........................................................................................... 3 2 Festlegung der zu liefernden Datenformate ......................................................... 3 2.1 Datenlieferung ................................................................................................... 3
2.2 Testdatenaustausch ............................................................................................ 3
3 Durchführung der Datenaktualisierung für Bauwerke ............................................ 4 3.1 Aktualisierungsgrundlagen ................................................................................... 4
3.2 Vor Ort im Gebäude ........................................................................................... 4
3.2.1 Vorbereitung der Arbeiten / Mehraufwand .............................................................. 4 3.2.2 Durchführung der Aktualisierungsarbeiten ............................................................... 4 4 Technische Rahmenbedingungen ...................................................................... 5 4.1 Anforderungen an die Datenaktualisierung ............................................................. 5
4.1.1 Raumpolygone von neuen Räumen ....................................................................... 5 4.1.2 Raum-ID in geänderten und/oder neuen Räumen .................................................... 5 4.1.3 BGF-Polygon ..................................................................................................... 5 4.1.4 Übergabe der neuen Alphanumerik ....................................................................... 5 4.2 Hinweise zu den Bestandsdaten der BIM ................................................................ 6
4.2.1 Inhalte in den CAD-Daten .................................................................................... 6 4.2.1.1 Fremdartige Raum-IDs ........................................................................................ 6 4.2.1.2 Inhalte auf „Allgemein“-Layern ............................................................................. 6 4.2.1.3 Scheinbar doppelte Inhalte auf unterschiedlichen Layern .......................................... 6 4.2.1.4 Andere Raumstempel-Formate ............................................................................. 6 4.2.2 Inhalte in der Raumbuch.txt .................................................................................. 7 4.2.2.1 Inhalt, Reihenfolge und Bezeichnung der Spalten in der Raumbuch.txt-Datei ............... 7 4.2.2.2 Nutzungsart nach DIN 277 (MAX) und Nutzungsart (IST) ............................................ 7 4.2.2.3 Heizkörperanzahl ./. Heizung J/N.......................................................................... 7 4.2.3 Inhalte in der Ausstattung.txt ................................................................................. 7 4.2.3.1 Inhalt, Reihenfolge und Bezeichnung der Spalten in der Ausstattung.txt-Datei .............. 7 4.2.3.2 Antrieb von Türen und Toren ................................................................................. 8 4.2.3.3 „neuere“ Attribute / Attributwerte .......................................................................... 8 4.2.3.4 Erweiterungen der Vorschlagswert-Kataloge ........................................................... 8
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Pflichtenheft für die Bauwerksdokumentation
Teil IV – Datenaktualisierung
1 Zielbeschreibung
Alle in der conjectFM-Datenbank der BIM GmbH enthaltenen FM-Gebäude-Datensätze (AutoCAD- Geschossgrundrisse und alphanumerische Attribute) entsprechen von der grundlegenden Beschrei- bung her den Vorgaben, die in den Teilen I, II und III des Pflichtenheftes für die Bauwerksdoku- mentation (kurz: PFH) für die Ersterfassung beschrieben worden sind.
Durch diverse Maßnahmen in den Gebäuden verändert sich der Datenbestand, wie z.B. durch um- fassende Sanierungsmaßnahmen aber auch durch kleinere Umbauten bzw. Veränderungen.
Für notwendig werdende Aktualisierungen gelten die gleichen Rahmenbedingungen der Aufmaßer- stellung und Datenlieferung, wie bei der Ersterfassung.
In dem hier vorliegenden Teil IV des PFH wird nun mit Bezug auf die Ersterfassung die Datenerfas- sung und Abbildung für die Datenaktualisierungen der BIM GmbH beschrieben.
Zusätzlich zu der Beschreibung einer Datenaktualisierung von Datensätzen, die gem. PFH T.I, II und III erfasst wurden, wird unter Pkt. 4.2 auf einen abweichenden Daten- / „Altdaten“-Bestand Rück- sicht genommen, welcher bei der BIM nicht vollständig gem. den vorbenannten Anforderungen vor- liegt.
Alle Anforderungen an eine conjectFM-konforme Datenaktualisierung und spezielle Hinweise be- züglich der Abweichungen werden im Folgenden beschrieben.
2 Festlegung der zu liefernden Datenformate
2.1 Datenlieferung
Der Datenaustausch zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber erfolgt über AutoCAD-Dateien (.dwg-Dateien) und alphanumerische Importdateien (.txt-Dateien für Raumbuch und Ausstattung).
Die Struktur und der Inhalt der Importdateien (CAD und Alphanumerik) sind in den PFH-Teilen I und II allgemein beschrieben.
Die im Folgenden unter Pkt. 4.2 beschriebenen Abweichungen sind unbedingt zu beachten.
2.2 Testdatenaustausch
Die Vertragspartner verpflichten sich, einen Datenaustausch mit einem aussagekräftigen Testda- tensatz spätestens 2 Wochen nach Beauftragung zum Testen der reibungslosen Verfahrensdurch- führung vorzunehmen.
Der inhaltliche Umfang dieses Testdatenaustausches besteht aus mindestens 5 typischen Raumar- ten (z.B. Büroraum, Toilettenraum, Flur, Hausanschlussraum und einer weiteren Raumart) mit meh- reren Räumen und deren Ausstattungen.
Für den Datenaustausch ist in gemeinsamer Abstimmung zwischen BIM und dem Vertragspartner (VP) ein strukturiertes Up- und Dowloadportal einzurichten (BIM) und zu nutzen (BIM + VP).
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Teil IV – Datenaktualisierung
3 Durchführung der Datenaktualisierung für Bauwerke
3.1 Aktualisierungsgrundlagen
Der Datensatz für eine Aktualisierung besteht im Allgemeinen aus: den im Gebäude betroffenen CAD-FM-Geschoss-Grundrissen (AutoCAD-DWG-Dateien) und den beiden alphanumerischen Textdateien „Raumbuch.txt“ und „Ausstattung.txt“ vom ge- samten Gebäude (hier: Dateinamen ggf. erweitert um Informationen zum Bestandsstatus). Diese werden direkt vor der Datenbereitstellung aus der Datenbank der BIM exportiert. Die Grundstruktur dieser Daten ist unbedingt beizubehalten und an die BIM in dieser Form zurückzu- liefern.
Desweitern werden die aussagekräftigsten Datensätze mit Orts- und Umfangsinformationen aus der entsprechenden Bau- /-Maßnahme zur Verfügung gestellt.
Der Ansprechpartner bei der BIM wird grundsätzlich versuchen, möglichst vollumfänglich den ge- samten Aktualisierungsbedarf im Gebäude festzustellen und aufzuzeigen. Ein Anspruch auf Voll- ständigkeit kann aber nicht gewährt werden.
3.2 Vor Ort im Gebäude
3.2.1 Vorbereitung der Arbeiten / Mehraufwand
Auf Basis der vorbenannten Grundlagen hat der Dienstleister vor Ort in den Gebäuden die gekenn- zeichneten, von Umbauten betroffenen Bereiche zu prüfen und die Änderungen in die BIM-Be- standsdaten zu übernehmen, so dass sowohl die geometrische Darstellung als auch die alphanu- merische Beschreibung wieder der aktuellen Situation entspricht.
Zusätzlich hat der Dienstleister in enger Zusammenarbeit mit dem Personal vor Ort (z.B. mit dem zentralen Service des Nutzers und dem Hausmeister) die Vollständigkeit der Aktualisierungsauf- gabe zu hinterfragen. Hinweise zu weiteren Aktualisierungsbedarfen sind in Abstimmung mit der BIM in das Arbeitspaket aufzunehmen.
Derartige Mehraufwendungen sind der BIM vor der Erfassung schriftlich zu melden (Art und ge- schätzter Aufwand) und freigeben zu lassen.
3.2.2 Durchführung der Aktualisierungsarbeiten
Die Aktualisierungsarbeiten sind in den einzelnen Räumen gem. den Vorgaben der Ersterfassung durchzuführen. Abweichungen s.u. Pkt. 4.2.
Bei der Arbeitskoordinierung für die Vor-Ort-Arbeiten sind die Belange der Nutzer im Gebäude zu berücksichtigen und daher sind diese so früh wie irgend möglich gemeinsam abzustimmen. Zu Ver- mittlung des Kontaktes ist die BIM aus diesem Grund frühestmöglich einzubeziehen (mind. 2-3 Wo- chen Vorlauf bei normalem Büro-Dienstbetrieb bzw. mind. 3-4 Wochen bei privatrechtl. Nutzern).
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Teil IV – Datenaktualisierung
4 Technische Rahmenbedingungen
4.1 Anforderungen an die Datenaktualisierung
Jeder Raum, der im Rahmen der Aktualisierung bearbeitet wird, ist sozusagen komplett „neu“ ab- zubilden, wobei allerdings der maximal mögliche Umfang der Bestandsdaten Verwendung findet. Der Begriff „neu“ wird unter Pkt. 4.1.1 präzisiert.
Alle Raumpolygone und Raum-IDs der Bestandsräume, die bei der Aktualisierung nicht bearbei- tet werden, verbleiben unverändert in der CAD-Zeichnung.
Gem. PFH ist nach Abschluss der Aktualisierung in der Zeichnung je real existierendem Raum nur ein Raumpolygon mit einer CAD- / Raum-ID vorhanden.
4.1.1 Raumpolygone von neuen Räumen
Jeder neue bzw. geänderte Raum erhält ein einziges Raumpolygon nach DIN 277 gem. PFH T.I (speziell Pkt. 2.8 ff.). Bestehende grafische Geometrien incl. Polygonen / Polygonteilen sind hierzu soweit wie möglich zu verwenden.
4.1.2 Raum-ID in geänderten und/oder neuen Räumen
Alle geänderten und alle neu entstehenden Räume sind mit einer neuen Raum-ID zu versehen (gem. PFH T.I; s.a. dort speziell Pkt. 2.6).
Diese ID ist geschossweise zu bezeichnen (gem. PFH T. II Pkt. 3.3). Es ist fortlaufend, aufsteigend ab der letzten / höchsten Bestands-ID zu nummerieren. (z.B.: höchste Bestands-ID im EG: 04012 1.neuer Zähler: 013 => 1. neue Raum-ID: 04013)
Die alte / ehemalige Bestands-Raum-ID jedes geänderten Raumes darf nicht mehr in den CAD- Zeichnungen und in den alphanumerischen Daten (Raumbuch.txt und Ausstattung.txt) enthalten sein. Sie muss gelöscht werden!
4.1.3 BGF-Polygon
Der Polygonzug der Brutto-Grundfläche (BGF) wird entsprechend der aktuellen Überarbeitung ge- pflegt, so dass sich (gem. PFH T.I Pkt. 2.8.1) der BGF-Wert des Geschossgrundrisses eindeutig ab- greifen lässt.
4.1.4 Übergabe der neuen Alphanumerik
Die neue Alphanumerik, welche nach der Datenaktualisierung an die BIM zu übergeben ist, darf keine alten Bestandsdaten enthalten zu Räumen, die nicht bearbeitet wurden.
Die zu übergebenden Alphanumerikdaten dürfen ausschließlich nur die Daten der neu erfassten / geänderten Räume enthalten, zu denen in der CAD-Datei neue Raum-IDs angelegt wurden.
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Teil IV – Datenaktualisierung
4.2 Hinweise zu den Bestandsdaten der BIM
4.2.1 Inhalte in den CAD-Daten
4.2.1.1 Fremdartige Raum-IDs
Bei den „Altfällen“ und auch in wenigen „Sonderfällen“ entspricht die Raum-ID der Bestandsdaten nicht den Vorgaben des vorliegenden PFH T.I-III, sondern: die Raum-ID besteht nicht aus einer 5-stelligen Zahlenfolge mit Geschossbezug, sondern z.B. aus längeren Zahlenfolgen (Altfälle der BIM, exportiert aus Nemetschek Allpan: 6 stellige Zahl). die Raum-ID besteht aus anderen, zusammengesetzten Zeichenfolgen (Sonderfälle von Da- tenübernahmen aus anderen Erfassungsprojekten anderer Verwaltungen), die jedoch trotz- dem - entsprechend den allgemeinen Anforderungen – im Gebäude einmalig sind. Bei der Datenaktualisierung sind die neuen Raum-IDs immer nach der neuen Nomenkla- tur anzulegen (5-stellige Zahlenfolge inkl. Geschossbezug in den ersten beiden Stellen, abgelegt auf dem Layer 0_Raum_Ident).
4.2.1.2 Inhalte auf „Allgemein“-Layern
Die vormals aus Nemetschek Allplan für AutoCAD migrierten CAD-Bestandsdaten besitzen vielfach Layer mit Namen, in denen „Allgemein“ enthalten ist. Auf diesen liegen sehr unterschiedliche In- halte, die nicht schnell und automatisch den Vorgaben der aktuellen CAD-Musterdatei angepasst werden können (z.B. Fenster-, Türöffnungsvermaßung und Höhenkoten liegen auf einem Allgemein- Layer). Diese Daten müssen nicht angefasst werden und der/die „Allgemein“-Layer können un- verändert an die BIM zurückgegeben werden. Die Inhalte dieser Layer dürfen nicht pau- schal gelöscht, aber durchaus bei Bedarf als kostenfreie Leistung des Dienstleisters den neuen Layern zugeordnet werden. Beim Zeichnen neuer Inhalte sind immer die Vorgaben gem. PFH T.I-III und Musterdatei einzuhalten. Die evtl. an dieser Stelle vorhandenen Altdaten sind dann zu entfernen.
4.2.1.3 Scheinbar doppelte Inhalte auf unterschiedlichen Layern
Auf „Allgemein“-Layern befinden sich zum Teil auch Inhalte, die scheinbar z.B. mit einem BGF- Polygon oder den Raumgrenzen identisch sein könnten. Üblicherweise sind jedoch Raumgrenzen und BGF-Polygone noch einmal auf den entsprechend bezeichneten neuen Layern enthalten. Derartige „doppelte“ Inhalte müssen nicht gelöscht werden. Sie können genutzt werden, müssen aber dann auf die neuen Ziellayer verschoben werden und den Anforderungen des PFH T.I-III genügen. D.h. es dürfen beim Verschieben auf die neuen Layer keine dop- pelt übereinanderliegenden identischen Zeichnungselemente entstehen.
4.2.1.4 Andere Raumstempel-Formate
Bei Zeichnungen, bei denen einmal die Erfordernis bestand, aktuellste Raumstempel wg. Raum- nummer und Nutzungsart direkt in den CAD-Daten abgebildet zu bekommen, musste ein Export aus
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Teil IV – Datenaktualisierung
der FM-Datenbank (conjectFM) erfolgen, da nur dort derartige Informationen zentral im Rahmen der Bewirtschaftung laufend gepflegt werden. Aus conjectFM exportierte Raumstempel besitzen keine Angabe der lichten Höhe und sind damit nur dreizeilig und besitzen überwiegend keinen Blockcharakter mehr. Bestandsstempel müssen nicht bearbeitet werden, wenn der Raum nicht aktualisiert wird. Bei allen neuen, bearbeiteten Räumen ist der Stempel gem. PFH T.I, Pkt. 2.5 abzulegen.
4.2.2 Inhalte in der Raumbuch.txt
4.2.2.1 Inhalt, Reihenfolge und Bezeichnung der Spalten in der Raumbuch.txt-Datei
Der allgemeine Inhalt, die Reihenfolge und die Bezeichnung der Spalten der seitens der BIM für die anstehende Aktualisierung bereitgestellten Raumbuchdatei sind zu verwenden und in dieser Struktur an die BIM zurückzugeben.
Da alphanumerische Datensätze von nicht aktualisierten Räumen nicht an die BIM zurückgegeben werden, sind diese Altdaten auch nicht zu aktualisieren.
4.2.2.2 Nutzungsart nach DIN 277 (MAX) und Nutzungsart (IST)
Für die Aufgaben der BIM GmbH wurde bei der raumweisen Zuordnung der Nutzungsarten nach DIN 277 gem. PFH T. II Pkt. 4.6 neben der aktuell erkennbaren „Nutzungsart nach DIN 277 (IST)“ noch eine weitere „Nutzungsart nach DIN 277 (MAX)“ abgebildet. Bei einigen Datensätzen (aus Datenübernahmen von anderen Verwaltungen) kann eine von beiden DIN-Zuordnungen fehlen. In den aktualisierten Räumen sind beide Werte gem. Aufbau der Musterdaten abzubilden. Die maximal beste MAX-Nutzung eines Raumes ist durch sehr kritische Einschätzung des Erfassers zu bestimmen. Sie könnte in besonderen Ausnahmefällen auch sogar schlechter sein, als die tatsächlich vorgefundene aktuelle IST-Nutzung des Raumes.
4.2.2.3 Heizkörperanzahl ./. Heizung J/N
Die BIM begann bereits im Jahr 2004 mit einer eigenen FM-Datenerfassung, die ab 2008 in das Bestandsverzeichnis des Landes Berlins (BV) mündete. Für die BIM wurde vormals die Anzahl der Heizkörper in den Räumen erfasst, statt nur Ja (J) und Nein (N) wie im BV. Die Anzahl der Heizkörper ist bei den neuen Erfassungen für die BIM ebenfalls abzubil- den. Ja (J) und Nein (N) wurde evtl. durch J=1 und N=0 ersetzt.
4.2.3 Inhalte in der Ausstattung.txt
4.2.3.1 Inhalt, Reihenfolge und Bezeichnung der Spalten in der Ausstattung.txt-Datei
Der Inhalt, die Reihenfolge und die Bezeichnung der Spalten der seitens der BIM bereitgestellten Ausstattungsdatei ist zu verwenden und in dieser Struktur an die BIM zurückzugeben.
Da alphanumerische Datensätze von nicht aktualisierten Räumen nicht an die BIM zurückgegeben werden, sind diese Altdaten auch nicht zu aktualisieren.
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Teil IV – Datenaktualisierung
4.2.3.2 Antrieb von Türen und Toren
Der Vorschlagswert des Antriebs von Türen und Toren ist ggf. nicht in den Bestandsdaten angege- ben. Bei den aktualisierten und neuen Räumen ist dieser Wert gem. PFH zu erfassen.
4.2.3.3 „neuere“ Attribute / Attributwerte
Die Attribute Feststellanlage und Türnummer sind z.B. als neustes dem Ersterfassungsumfang in 2018 hinzugefügt worden. Auch hierfür ist ggf. keine Werte in den Bestandsdaten angegeben. Bei den aktualisierten und neuen Räumen sind auch alle „neuen“ Attribute gem. PFH zu erfassen.
4.2.3.4 Erweiterungen der Vorschlagswert-Kataloge
Auf Grund der Fortentwicklung von Anforderungen an die FM-Erfassungen kann es während des laufenden Projektes immer zu Erweiterungen der Katalogwerte kommen. Diese Erweiterungen sind dann jeweils für alle nach der Veröffentlichung der Definition zu betrachtenden Räume anzuwen- den. Mit Stand März 2019 steht zu erwarten, dass moderne energiesparende Leuchtmittel wie LED-Leuchten (Röhren und Lampen) neu definiert werden und damit der Leuchtmittel- Katalog größer wird.
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