20260924_Rahmenvereinbarung - Vermessung Gebäude.pdf

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BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH

Rahmenvereinbarung – portfolioübergreifende FM-

Aufmaße von Gebäuden (Ersterfassung und

Datenaktualisierung)

1 Versions-Nr.: 24.09.2026

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Rahmenvereinbarung Vertrags-Nr.: [..]

über Vermessungsleistungen, portfolioübergreifendes FM-Aufmaß für Gebäude, Ersterfassung und Datenaktualisierung

zwischen dem

1. Land Berlin – Sondervermögen Immobilien des Landes Berlin (SILB), vertreten durch die BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH, diese vertreten durch die einzelvertretungsberechtigten Geschäftsführer Tatjana Adams und Rudolf Birkholz, Keibelstraße 36, 10178 Berlin;

2. Land Berlin - Sondervermögen für Daseinsvorsorge- und nicht betriebsnotwendige Bestandsgrundstücke des Landes Berlin (SODA), vertreten durch die BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH, diese vertreten durch die einzelvertretungsberechtigten Geschäftsführer Tatjana Adams und Rudolf Birkholz, Keibelstraße 36, 10178 Berlin;

3. Land Berlin - Anmietvermögen, vertreten durch die BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH, diese vertreten durch die einzelvertretungsberechtigten Geschäftsführer Tatjana Adams und Rudolf Birkholz, Keibelstraße 36, 10178 Berlin;

4. Liegenschaftsfonds Berlin Projektgesellschaft mbH & Co. KG, vertreten durch die Liegenschaftsfonds Verwaltungsgesellschaft mbH, diese vertreten durch die einzelvertretungsberechtigten Geschäftsführer Tatjana Adams und Rudolf Birkholz, Keibelstraße 36, 10178 Berlin, hier vertreten durch die BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH, diese wiederum vertreten durch die einzelvertretungsberechtigten Geschäftsführer Tatjana Adams und Rudolf Birkholz, Keibelstraße 36, 10178 Berlin;

5. Liegenschaftsfonds Berlin GmbH & Co. KG, vertreten durch die Liegenschaftsfonds Verwaltungsgesellschaft mbH, diese vertreten durch die einzelvertretungsberechtigten Geschäftsführer Tatjana Adams und Rudolf Birkholz, Keibelstraße 36, 10178 Berlin, hier vertreten durch die BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH, diese vertreten wiederum durch die einzelvertretungsberechtigten Geschäftsführer Tatjana Adams und Rudolf Birkholz, Keibelstraße 36, 10178 Berlin;

6. Jeweiliger Auftraggeber der Geschäftsbesorgung, vertreten durch die BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH, diese vertreten durch die einzelvertretungsberechtigten Geschäftsführer Tatjana Adams und Rudolf Birkholz, Keibelstraße 36, 10178 Berlin

• nachfolgend auch „Auftraggeber“genannt -

und

[Benennung des/der Auftragnehmers mit Anschrift und Vertretung]

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• nachfolgend auch „Auftragnehmer“ genannt -

– Auftraggeber und Auftragnehmer einzeln „Partei“ und zusammen nachfolgend „Parteien“ genannt –

§ 1. Präambel

Die Berliner Immobilienmanagement GmbH (BIM GmbH) bewirtschaftet im Auftrag des Landes Berlin landeseigene Liegenschaften in verschiedenen Portfolien. Für die aktive Bewirtschaftung der bewirtschaftungsrelevanten Gebäude auf diesen Liegenschaften wurden auf der Grundlage von Pflichtenheften Gebäudeaufmaße für das Facility-Management erstellt. Im Verlauf der Bewirtschaftung werden weitere Liegenschaften in verschiedene Portfolien übernommen, für welche die Gebäudeaufmaße gemäß Pflichtenheft der BIM GmbH bei Bedarf erforderlich werden (Ersterfassung). Des Weiteren ist eine Überarbeitung der bereits vorhandenen Gebäudedaten aufgrund von Baumaßnahmen erforderlich (Datenaktualisierung der vorhandenen CAD- und Alphanumerikdaten). Hierzu werden Aufmaße der entsprechenden Teilflächen vor Ort notwendig.

Deshalb wurde eine Rahmenvereinbarung mit einem Vertragspartner über die Ersterfassung und Datenaktualisierung von Gebäudeflächen portfolioübergreifend für die von der BIM GmbH bewirtschafteten Liegenschaften europaweit ausgeschrieben. Der Auftragnehmer hat das wirtschaftlichste Angebot in diesem Vergabeverfahren abgegeben.

Vor diesem Hintergrund wird die vorliegende Rahmenvereinbarung geschlossen, die die wesentlichen Rahmenbedingungen und allgemeinen Regelungen der Zusammenarbeit zwischen den Vertragsparteien enthält.

§ 2. Vertragsgrundlagen

Grundlagen dieses Vertrages und zu dessen Auslegung sind im Zweifel in folgender Reihen- und Rangfolge zugrunde zu legen:

1. Auftragsschreiben,
2. Einzelauftrag,
3. Rahmenvereinbarung,
4. Leistungsbeschreibung mit Leistungsverzeichnis, Plänen, Einzel- und Detailzeichnungen sowie Berechnungen,
5. Pflichtenhefte der BIM GmbH (Pflichtenheft Teil Einführung und I-IV für Gebäudeokumentation),
6. Angebot des AN vom …
7. etwaige Besondere Vertragsbedingungen (BVB): „BVB – Teil B zur Frauenförderung“, „BVB – Teil B zum Mindeststundenentgelt“, „BVB – Teil B zur Einhaltung ILO- Kernarbeitsnormen“, „BVB – Teil B zur Verhinderung von Benachteiligungen“, „BVB – Teil B über Umweltschutzanforderungen“, „BVB – Teil C über Kontrollen und Sanktionen nach dem Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz (BerlAVG)“
8. Zusätzliche Allgemeine Vertragsbedingungen (ZVB)

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§ 3. Leistungen des AN

Der AN hat nach Maßgabe der jeweiligen vorhabenbezogenen Einzelabrufe die FM- Gebäudeaufmaße (Ersterfassung und Datenaktualisierung) auszuführen, wobei er bei der Erfüllung der Leistungen alle im konkreten Einzelabruf und seinen dazugehörigen Anlagen benannten Leistungen schuldet.

§ 4. Angebotsbedingungen des AN

Allgemeine Geschäftsbedingungen (z. B. Lieferungs- und Zahlungsbedingungen, Auftragsbe- dingungen, Verkaufsbedingungen) des AN bilden keine Vertragsgrundlage und haben auch dann keine Gültigkeit, wenn in dem Angebot des AN oder sonstigen Schriftstücken auf sie Bezug genommen wird. Es gelten ausschließlich die Vertragsbedingungen des AG.

§ 5. Abrufmodalitäten/Höchstmenge

Die jeweilige Beauftragung erfolgt durch die Mitarbeiter:innen der BIM GmbH.

Der Einzelabruf wird insbesondere enthalten:

• die Aufforderung zur Leistungserbringung gemäß § 4 dieser Rahmenvereinbarung,

• den Leistungszeitraum und

• den Ort der Leistungserbringung

Bei Abrufleistungen aus dieser Rahmenvereinbarung gilt, dass die Umsetzung des Aufmaßes und der dazugehörigen Arbeiten dem AN in der Regel mit einem Vorlauf von 10 Arbeitstagen angezeigt wird. Sofern in den Einzelabrufen ausdrücklich von dieser Rahmenvereinbarung abweichende Regelungen getroffen werden, so gehen diese der Rahmenvereinbarung vor. Dem AN ist bekannt, dass hinsichtlich der Anzahl der Abrufe und dem Erreichen der Höchstmenge kein Anspruch besteht. Die Beauftragung durch die Abrufe kann unterschiedlich hoch sein. Der AG verpflichtet sich, quantitative Änderungen rechtzeitig anzuzeigen.

Die Höchstmenge über die gesamte Laufzeit von vier Jahren, d.h. inklusive der möglichen Verlängerungen, beläuft sich im Rahmen der Ersterfassung von Gebäuden auf ca. 580.000 m² (BGF), im Rahmen der Datenaktualisierung vorhandener Gebäudedaten auf ca. 140.000 m² (NRF). Die Details hierzu sind immer vorab in gemeinsamer Abstimmung nach dem konkreten Bedarf des Auftraggebers zu treffen und per Mail vom AN bestätigen zu lassen.

§ 6. Vertragsdauer und Kündigung

Die Laufzeit dieses Vertrages beginnt am 15.02.2027 und beträgt zwei Jahre. Die Laufzeit verlängert sich um jeweils ein Jahr, falls der Vertrag nicht mit einer Frist von 3 Monaten vom Auftraggeber zum Ende der jeweiligen Vertragslaufzeit gekündigt wird. Die Verlängerung ist allerdings maximal für insgesamt zwei Jahre möglich. Die Laufzeit des Vertrages endet somit spätestens am 14.02.2029.

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Das Recht zur Kündigung aus wichtigem Grund bleibt durch diesen Vertrag unberührt. Ein wichtiger Grund ist insbesondere:

a) die Eröffnung eines Insolvenzverfahrens oder eines vergleichbaren Verfahrens über das Vermögen des betreffenden Vertragspartners oder die Stellung eines Eigenantrags des betreffenden Vertragspartners auf Eröffnung eines solchen Verfahrens über sein eigenes Vermögen;

b) schwerwiegende, schuldhafte Verstöße gegen die vertraglichen Verpflichtungen durch einen Vertragspartner, auf Grund derer es für den kündigenden Vertragspartner unzumutbar ist, den Vertrag bis zum nächstmöglichen Beendigungstermin fortzusetzen;

c) wenn der Auftragnehmer die vereinbarten Leistungen nicht erbringen kann.

§ 7. Besondere Regelung zur Abnahme (§ 13 VOL/B)

Der Auftraggeber ist berechtigt, die Abnahme zu verweigern, soweit ein wesentlicher Mangel vorliegt. Wesentlich in diesem Sinne sind alle Leistungsabweichungen, welche die Gesamtfunktion, Einsatzfähigkeit und Gebrauchstauglichkeit gem. Pflichtenheft beeinträchtigen.

§ 8. Vertragsstrafen

Der AG kann bei bei schuldhafter Überschreitung des in dem konkreten Einzelabruf dargestellten zeitlichen Rahmens als Vertragsstrafe für Verzug Folgendes geltend machen: für jeden Werktag 0,2 v.H. desjenigen Teils der Leistung, der nicht genutzt werden kann.

Die Vertragsstrafe wird insgesamt begrenzt auf 5,0 v.H. der Bruttoabrechnungssumme.

Tage, die bei der Überschreitung von Vertragsfristen in Ansatz gebracht werden, werden bei der Überschreitung weiterer Vertragsfristen nicht noch einmal berücksichtigt, soweit diese auf denselben Umständen beruhen.

Die Geltendmachung weiterer Ansprüche wegen Überschreitung von Vertragsfristen und weiterer Termine bleibt unberührt. Die Vertragsstrafe wird jedoch auf Schadensersatzansprüche wegen desselben Vertragsverstoßes angerechnet.

Eine verwirkte Vertragsstrafe kann bis zur Schlusszahlung geltend gemacht und insbesondere von der Schlusszahlung abgezogen werden. Vertragsstrafen für Zwischentermine können von den Abschlagszahlungen abgezogen werden.

Ansprüche des Auftraggebers auf Ersatz der Schäden, welche über die Vertragsstrafe hinaus gehen, bleiben unberührt.

Die Vertragsstrafe gilt auch für während der Leistungsausführung / Lieferung neu vereinbarte oder verschobene Termine.

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§ 9. Versicherungen

Wegen der möglichen Gefährdung vorhandener Einrichtungen und Anlagen im Zuge der auszuführenden Arbeiten wird für Personen-, Sach- und Vermögensschäden und deren Folgen als ausreichende Haftpflichtversicherung eine Mindestdeckungssumme von 1.000.000 EUR pauschal gefordert. Der AN ist verpflichtet, eine Berufshaftpflichtversicherung nachzuweisen. Die Deckungssumme dieser Versicherung muss mindestens betragen:

Für Personenschäden: 1.500.000 EUR (1-fach maximiert p.a.)

Für Sachschäden: 1.000.000 EUR (1-fach maximiert p.a.)

Für Vermögensschäden: 250.000 EUR (1-fach maximiert p.a.)

Für Schäden gemäß Bundesdatenschutzgesetz: 250.000 EUR (1-fach maximiert p.a.)

Für Abhandenkommen von Schlüsseln/Codekarten: 250.000 EUR (2-fach maximiert p.a.)

Umweltschadenversicherung: 50.000 EUR (1-fach maximiert p.a.)

§ 10. Zahlungen

Die Abrechnung erfolgt nach Abschluss der Bearbeitung je Gebäude nach tatsächlich ermittelten Gebäudeflächen (BGF / NRF) (d.h. nach erfolgreichem Import und Prüfung der BIM GmbH eines abschließend korrigierten, ausgelieferten Datensatzes des AN).

Für besonders umfangreiche Maßnahmen können im Einzelfall Abschläge nach schriftlicher Abstimmung mit der BIM GmbH zugelassen werden (sofern dies nicht ohnehin nach § 632 BGB vorgeschrieben ist). Das Stellen einer Schlussrechnung ist erst nach abschließender Freigabe der BIM GmbH zulässig.

Ohne Abstimmung und schriftliche Freigabe durch die BIM GmbH können Sondereinflüsse und Arbeiten unter erschwerten Bedingungen nicht vergütet werden. Hierzu sind die Ausführungen in der Leistungsbeschreibung (Pkt. 5.3) zu beachten.

§ 11. Rechnungen

1. Der Auftragnehmer hat Rechnungen im PDF- oder XML (XRechnung)-Format zu übersenden. (gemäß EU Richtlinie 2014/55/EU über elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Auftraggebern)

2. Um am Verfahren der elektronischen Rechnungslegung teilzunehmen, ist eine einmalige Registrierung des Auftragnehmers erforderlich. Hierfür sendet der Auftragnehmer folgende Angaben an info.erv@bim-berlin.de:

• Betreff der E-Mail „PDF Registrierung ERV - Ihr Firmenname“. • Die eigene Hauptanschrift und Ihre USt-ID-Nummer bzw. Ihre Steuernummer.

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• Ihre E-Mailadresse/n, von welcher/n Sie künftig elektronische Rechnungen an uns schicken möchten.

Die Rechnung wird beim Verfahren der elektronischen Rechnungslegung per E-Mail mit einer PDF-Rechnung oder einer XML-Rechnung versandt. E-Mails mit gemischten Anhängen können vom System nicht verarbeitet werden. Wenn der Auftragnehmer sich für die Rechnungszustellung per PDF oder XML-Format entscheidet, muss die Rechnung per E-Mail an die passend zur Beauftragung korrekte Rechnungsanschrift geschickt werden, welche dem Auftragsschreiben entnommen werden kann.

3. Jeder Rechnung, Schlussrechnung oder Teilschlussrechnung hat der Auftragnehmer Aufmassberechnungen und -zeichnungen, Stundenlohnzettel, Lieferscheine, Wiegekarten, Fremdrechnungen und andere Belege, die der Auftraggeber zur Prüfung und Feststellung benötigt, im Original als Unterlagen beizufügen.

4. Das Gesamtportfolio gliedert sich in die Vermögenskreise SILB (Sondervermögen Immobilien des Landes Berlin), SODA (Sondervermögen für Daseinsvorsorge- und nicht betriebsnotwendige Bestandsgrundstücke des Landes Berlin), Anmietvermögen (Drittanmietungen am freien Markt), sowie Liegenschaftsfonds Berlin Projektgesellschaft mbH & Co. KG, Liegenschaftsfonds Berlin GmbH & Co. KG. Diese Vermögens- / Buchungs- kreise müssen bei der späteren Rechnungslegung beachtet werden. Für die einheitliche Leistungsausführung sind die Buchungskreise nicht relevant.

§ 12. Test- bzw. Prüfungsfrist

Soweit die Art der vom Auftragnehmer zu erbringenden Leistung dies erfordert, ist der Auftraggeber berechtigt, die zur Prüfung der Abnahmefähigkeit der Leistung notwendigen Tests bzw. Probeläufe durchzuführen. Der Auftraggeber erklärt binnen einer Frist von 30 Werktagen nach der Entgegennahme der Leistung, ob er diese als vertragsgemäße Erfüllung anerkennt.

§ 13. Sonstige Bedingungen

Sicherheitsüberprüfungen: Auf gesondertes Verlangen des AG hat der AN für Personal, das in sicherheitssensiblen Objekten bzw. Bereichen tätig ist, vor Leistungsaufnahme jeweils Sicherheitsüberprüfungen zu ermöglichen. Das ist für allen Polizeiliegenschaften und Justizvollzugsanstalten zu gewährleisten. Mitarbeiter des AN, die der Sicherheitsüberprüfung nicht zustimmen oder die über keinen Sicherheits- bzw. Zutrittsausweis verfügen oder die sonst aus Sicht des AG aufgrund konkreter, in ihrer Person liegenden Umstände ein Sicherheitsrisiko darstellen, dürfen in diesen Objekten/Bereichen nicht tätig werden.

§ 14. Schlussbestimmungen

1. Beide Vertragspartner verpflichten sich, diesen Vertrag und seinen Inhalt vertraulich zu behandeln und Dritten gegenüber nicht zu offenbaren. Dies gilt auch für einen Zeitraum von zehn Jahren nach Beendigung des Vertrages.

2. Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrages sind nur dann wirksam, wenn sie schriftlich erfolgen. Dies gilt auch für die Abänderung dieser Schriftformklausel.

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3. Die Vertragspartner werden sich bemühen, etwaige Meinungsverschiedenheiten unter fairer Abwägung der beiderseitigen Interessen möglichst freundschaftlich beizulegen.

§ 15. Rechts- und Gerichtsstandvereinbarung

1. Dieser Vertrag unterliegt dem Recht der Bundesrepublik.

2. Für alle Streitigkeiten aus oder in Zusammenhang mit diesem Vertrag wird als ausschließlicher Gerichtsstand Berlin vereinbart.

§ 16. Salvatorische Klausel

Sollte eine Bestimmung dieses Vertrages ganz oder teilweise unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, berührt dies nicht die Wirksamkeit des Vertrages im Übrigen. Anstelle der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung gilt eine wirksame und durchführbare Regelung als vereinbart, die dem wirtschaftlichen Zweck der zu ersetzenden Bestimmung so weit wie möglich entspricht. Entsprechendes gilt für etwaige Lücken im Vertrag.

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