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Verdingungsunterlagen Neuerfassung und Datenpflege von Außenanlagen -Leistungsbeschreibung-
BIM
Berliner Immobilienmanagement GmbH
Keibelstraße 36
10178 Berlin 01.05.2026
Leistungsbeschreibung
Rahmenvertrag (V-2026-000308)
Neuerfassung und Datenpflege
von
Außenanlagen- und Winterdienstflächen
für die von der BIM bewirtschafteten Liegenschaften
- Portfolioübergreifend -
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Inhaltsverzeichnis
1 Art und Umfang der Leistung ................................................................................ 3 1.1 Grundlagen der Datenerfassung ........................................................................... 3 1.1.1 Neuaufmaße ...................................................................................................... 4 1.1.2 Alphanumerische Datenerfassung ......................................................................... 4 1.1.3 Datenpflege ...................................................................................................... 4 1.1.4 Erstellung und/oder Datenpflege von Winterdienstplänen ......................................... 4 1.2 Datenlieferung ................................................................................................... 5 1.3 Technische Voraussetzungen zum Datenaustausch................................................... 5 1.4 Systemveränderungen während der Vertragslaufzeit ................................................ 6 2 Abrechnung ....................................................................................................... 6 2.1 Außenflächenaufmaße und alphanumerische Datenerfassung ................................... 6 2.2 Konstruktion Winterdienstflächen ........................................................................... 6 2.3 Weitere Arbeiten und Sondereinflüsse .................................................................... 6 2.4 Sonderfall bei Datenpflege: Abrechnung bei übergroßen Restflächen (ab 500m²) ........ 7 2.5 Günstigerprüfung ................................................................................................ 8 3 Sicherheit .......................................................................................................... 8 4 Hinweise für den Zeitraum der Angebotserstellung ................................................... 8 5 Weitere Hinweise ................................................................................................ 9 5.1 Konzeptvorstellung .............................................................................................. 9 5.2 Regelmäßige Rücksprachetreffen .......................................................................... 9
5.3 Rechnungslegung .............................................................................................. 9
5.4 Rechnungsvorprüfung ........................................................................................ 9
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1 Art und Umfang der Leistung
Die Berliner Immobilienmanagement GmbH (BIM GmbH) bewirtschaftet seit 2003 im Auftrag des Landes Berlin landeseigene Liegenschaften in verschiedenen Portfolien.
Für die Bewirtschaftung dieser Liegenschaften wurden auf der Grundlage von Pflichtenheften Ge- bäude- und Außenanlagenaufmaße in großen Tranchen durchgeführt und anschließend nach Be- darf auf der Grundlage der Außenanlagendaten Winterdienstpläne erstellt.
Im Verlauf der Bewirtschaftung wurden weitere Liegenschaften in verschiedene Portfolien übernom- men, für welche die Außenanlagenaufmaße gemäß Pflichtenheft der BIM GmbH und bei Bedarf die Erstellung von Winterdienstplänen erforderlich werden (Ersterfassung (EE), Neuaufmaß von Au- ßenanlagen und Erstellung von CAD-Plänen; Erstellung von Winterdienstplänen bei Bedarf).
Für weitere Liegenschaften ist eine Überarbeitung der vorhandenen Daten aufgrund von Baumaß- nahmen, Flächenentnahmen oder -zuweisungen in Form einer Datenaktualisierung (DA) erforder- lich. Hierzu gehören die Datenpflege der vorhandenen CAD- und Alphanumerikdaten. Für eine Datenpflege können Aufmaße der entsprechenden Teilflächen vor Ort notwendig werden.
Bei den ausgeschriebenen Leistungen handelt es sich um Leistungen, die auf Abruf zu bringen sind. Ausgeschrieben wird deshalb ein Rahmenvertrag ohne Anspruch auf ein festes Auftragsvolumen, der auf den in dieser Ausschreibung ermittelten Angebotspreisen basiert. Die im Leistungsverzeich- nis aufgeführten Mengenangaben sind angenommene Mengen, welche auf den Erfahrungen der bisherigen Verträge basieren. Der Auftragnehmer hat keinen Anspruch auf das Eintreffen dieser Mengenangaben.
Bei Abrufleistungen aus einem Rahmenvertrag gilt, dass die Umsetzung des Aufmaßes und der da- zugehörigen Arbeiten dem Auftragnehmer in der Regel mit einem Vorlauf von 10 Arbeitstagen an- gezeigt wird.
1.1 Grundlagen der Datenerfassung
Die Flächenschätzungen der Datenerfassung für ein Vertragsjahr auf der Grundlage von Pflichten- heften der BIM GmbH (Pflichtenheft Teil I-III für die Dokumentation der Außenflächen der BIM Ber- liner Immobilienmanagement GmbH/ Pflichtenheft für die Erfassung und Dokumentation von Win- terdienstflächen Teil I-II) sind wie folgt:
Neuaufmaß von Außenanlagendaten inkl. alphanumerischen Daten 115.000 m²
Datenpflege von Außenanlagendaten inkl. alphanumerischen Daten 80.000 m²
Neuerstellung WD-Flächen 14.000 m²
Datenpflege WD-Flächen 4.000 m²
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1.1.1 Neuaufmaße
Für ein Neuaufmaß von Außenanlagen übergibt die BIM GmbH folgende Unterlagen:
• ALK-Auszug als Grundlage der Datenerfassung (dwg-Format)
• Außenanlagen-Musterdatei (dwg-Format)
• Musterdatei- Alphanumerik (txt-Datei)
• AA-Pflichtenhefte Teil I-III
1.1.2 Alphanumerische Datenerfassung
Die alphanumerischen Daten, wie z.B. Flächen, Objekte und deren Attribute (Belagsarten, Versi- ckerungsfähigkeiten, etc.) sind bei der Begehung der Liegenschaften vor Ort umfassend gem. dem gesamten im Pflichtenheft beschriebenen Umfang zu erfassen.
Der Auftragnehmer muss sicherstellen, dass diese Daten in vollem Umfang erfasst werden.
1.1.3 Datenpflege
Für die Datenpflege von Außenanlagen und gegebenenfalls für die Erstellung von Winterdienstplä- nen, übergibt die BIM GmbH folgende Unterlagen:
• Außenanlagendatei der entsprechenden Wirtschaftseinheiten (dwg-Format)
• Alphanumerikdateien der entsprechenden Wirtschaftseinheiten (txt-Datei)
• Angaben zu den zu überarbeiteten Bereichen (AA und WD); eventuell neue ALK-Auszüge
1.1.4 Erstellung und/oder Datenpflege von Winterdienstplänen
Neuerstellung
Für die Erstellung von Winterdienstplänen (Erstellung nach Bedarf) übergibt die BIM GmbH fol- gende Unterlagen:
• Außenanlagendatei der entsprechenden Wirtschaftseinheiten (dwg-Format)
• WD-Skizze
Bei Neuaufmaßen erfolgt die Bearbeitung in drei Schritten:
-
AA-Aufmaß; Erstellung der Außenanlagenpläne durch den AN; Lieferung an die BIM GmbH
-
Übergabe der AA-Pläne an die Propertymanager (PPM) der BIM GmbH zur Erstellung
einer händischen, farbigen Winterdienstskizze,
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- Erstellung der Winterdienstpläne auf der Grundlage der WD-Skizzen und der Außenanlagen-
pläne durch den AN.
• Alphanumerikdateien der entsprechenden Wirtschaftseinheiten (txt-Datei)
• Angaben zu den zu überarbeiteten Bereichen (Winterdienstskizze)
• Pflichtenhefte zur Erstellung von Winterdienstplänen Teil I-II
1.2 Datenlieferung
Die erfassten CAD- und alphanumerischen Daten sind inklusive des Datenaustauschblattes für jede Liegenschaft vollständig in jeder Datenlieferung zusammenzustellen.
Diese Daten (DL1) sind spätestens 3 Monate nach Beauftragung für die jeweilige Liegenschaft durch den Auftragnehmer an die BIM GmbH zu liefern.
Die Datenlieferung erfolgt über ein Sharepointportal der BIM GmbH.
1.3 Technische Voraussetzungen zum Datenaustausch
Während der Vertragslaufzeit werden Daten bzw. Datensätze und Abrufe vom Rahmenvertrag (Be- auftragungen) über ein von der BIM bereitgestelltes zentrales Up- und Downloadportal ausge- tauscht. Der Austausch von Daten / Datensätzen über Email ist nur in Sonderfällen zulässig.
Nicht betroffen ist die tägliche allgemeine Kommunikation für die Auftragsdurchführung. Diese er- folgt bei der BIM GmbH über Outlook.
Die Information der Vertragspartner über den erfolgten Up- und Download oder die Veränderun- gen von bereits eingestellten Daten erfolgt über das Portal. Diese Mitteilung ist durch jeden perso- nalisierten Portalteilnehmer selbständig einzurichten (Benachrichtigungsfunktion).
In dem Portal werden planmäßig nur zwei personalisierte Nutzer eingerichtet,; einer bei der BIM und einer beim Auftragnehmer. Dies hat zur Folge, dass jeder Mitarbeiter des Auftragnehmers, wel- chem die Zugangsdaten bekannt sind, denselben Zugriff nutzen kann bzw. muss.
Die Benachrichtigung erfolgt nur an eine Mailadresse.
Abweichende, zwingend erforderliche Erweiterungen des „personalisierten“ Nutzerkreises sind mit der BIM abzustimmen und auf ein absolutes Minimum zu beschränken. Der Auftragnehmer hat im Zweifelsfall keinen Anspruch auf Personalisierungen und Erweiterungen des Portalzugangs.
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1.4 Systemveränderungen während der Vertragslaufzeit
Veränderungen am PFH während der Vertragslaufzeit sind durch den Auftragnehmer unver-züglich zu berücksichtigen. Das Erfassungssystem des Auftragnehmers muss in jedem Fall für Veränderun- gen offen sein!
Während der Vertragslaufzeit kommt es voraussichtlich zu einer Umstellung des Zielsystems bei der BIM GmbH (bisher conjectFM, zukünftig SAP-RE-FX). Sollte es hierbei zu Veränderungen in der Da- tenstruktur der Text- und Grafikdateien kommen, wird die BIM GmbH zeitnah entsprechende Daten und Informationen zur Verfügung stellen.
2 Abrechnung
Die Abrechnung erfolgt nach Abschluss der Bearbeitung je Wirtschaftseinheit nach tatsächlich er- mittelten Außenflächen- bzw. Winterdienstflächen. Hierbei kann eine getrennte Rechnungslegung zu den Außenanlagendaten und den Winterdienstdaten erfolgen, da deren Bereitstellung bei Neu- aufmaßen zeitlich getrennt erfolgt.
2.1 Außenflächenaufmaße und alphanumerische Datenerfassung
Da bei einer Ersterfassung meistens keine belastbaren Bestandsdaten vorhanden sind und sämtli- che Geometrien und alphanumerische Daten komplett und vollumfänglich neu zu erfassen sind, werden derartige Leistungen und Datenaktualisierungen nach m² Außenfläche abgerechnet.
Jede Außenfläche einer Wirtschaftseinheit umfasst ein in sich geschlossenes Polygon mit einer in der Wirtschaftseinheit einmalig existenten fünfstelligen ID.
2.2 Konstruktion Winterdienstflächen
Die Abrechnung der Winterdienstflächen erfolgt auf der Basis der neu erstellten Winterdienstpoly- gone.
2.3 Weitere Arbeiten und Sondereinflüsse
Für die Abrechnung von Sondereinflüssen, Arbeiten unter erschwerten Bedingungen und im Einzel- fall auf Anforderung des Auftraggebers zu erbringende, zusätzliche Leistungen (z.B. besondere Maßgenauigkeiten, besondere Darstellungen) sind vorsorglich entsprechende Stundensätze für Fachkräfte und Anfahrtskosten vom Auftragnehmer vorzusehen.
Sondereinflüsse und Arbeiten unter erschwerten Bedingungen können beispielsweise sein:
• zusätzliche Anfahrten aufgrund von organisatorischen Problemen vor Ort (kein Zugang zu den WE‘s entgegen vorher getroffener Absprachen bzw. aufgrund noch währender Baumaßnah- men) Wartezeiten sind hiervon ausgenommen!
Über das Eintreten dieser Sondereinflüsse ist der Auftraggeber umgehend zu informieren!
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Arbeiten auf Stundennachweis bzw. zwingend notwendige zusätzliche Anfahrten sind immer vor der Ausführung mit der BIM abzustimmen und durch diese freigeben zu lassen.
Ohne Abstimmung und schriftliche Freigabe durch die BIM GmbH können derartige Leistungen nicht vergütet werden.
2.4 Sonderfall bei Datenpflege: Abrechnung bei übergroßen Restflächen (ab
500m²)
Bei der Datenpflege werden neu vermessene Flächen in einen bestehenden und zuvor vermessenen Plan integriert. Dabei ist es normal, dass neue Flächen bereits bestehende Flächen (Altflächen) schneiden und/oder Teil dieser Fläche werden. Die neue Fläche wird von der bestehenden Altflä- che abgezogen und verkleinert diese.
Die bestehenbleibende Restfläche der Altfläche kann in Ausnahmefällen unverhältnismäßig groß sein. Da es sich dabei aber um eine rein „konstruktiv“ und nicht durch eine neue Vermessung ent- standene Restfläche handelt, kann diese nicht über die m² der immer noch unverhältnismäßig gro- ßen Restfläche abgerechnet werden.
Nur das durch Datenpflege neu entstandene Polygon kann über dessen m²-Wert abgerechnet wer- den.
Die rein konstruktive Bearbeitung der Restfläche wird ebenfalls auch nur mit dem m²-Wert der Än- derung, also der vorbenannten neuen Fläche, abgerechnet. D.h. die neue Fläche wird dann 2-mal abgerechnet.
Alternativ kann eine Abrechnung für diesen Sonderfall auch auf Stundenbasis vereinbart werden. Im Zweifel muss eine Rücksprache mit dem AG durchgeführt und eine schriftliche Vereinbarung für solche seltenen „Grenzfälle“ / Sonderfälle getroffen werden.
Abbildung 1: Abrechnung bei übergroßen Restflächen
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2.5 Günstigerprüfung
Grundsätzlich soll die m²-Abrechnung immer Priorität haben.
Die BIM behält sich grundsätzlich vor, im Sinne einer reellen Plausibilität / Wirtschaftlichkeit eine Günstigerprüfung (z.B. zw. m²-Aufstellungen vs. Std.-Aufwand oder vorgenanntem Punkt 2.3) durch- zuführen und Abrechnungen ggf. nach vorheriger Ankündigung zu verändern.
In diesem Fall ist es erforderlich, dass eine gemeinsame Abstimmung zwischen BIM und Auftrag- nehmer vor der Rechnungslegung erfolgt.
3 Sicherheit
Eine Sicherheitsüberprüfung für das Vermessungspersonal durch die Polizei, JVA (Justizvollzugsan- stalten) und ggf. auch durch die Feuerwehr ist vorgeschrieben. Die Vorlage eines Führungszeugnis- ses ist für die JVA‘s kann erforderlich sein.
Je Polizeidirektion und je Justizvollzugsanstalt ist eine separate Überprüfung notwendig. Das für eine Direktion überprüfte Personal kann nicht ohne erneute Prüfung in einer der anderen, nicht über- prüften Direktion messen.
Durch sicherheitsrelevante Maßnahmen in JVA- und Polizeiliegenschaften kann es zu Warte- bzw. Leerlaufzeiten kommen.
4 Hinweise für den Zeitraum der Angebotserstellung
Im Rahmen der Angebotserstellung sind die Bieter aufgefordert, Folgendes zu beachten:
Die Standorte sind nicht zu betreten!
Der Bieter nimmt keinen Kontakt mit Nutzern, Eignern/Besitzern, durch die Verwaltung beauftragte Dienstleister oder jedweden anderen Informationsträgen bzgl. der Liegenschaften auf.
Als Ansprechpartnerin steht Ihnen Herr Jarchow von der BIM GmbH zur Verfügung. Während des laufenden Vergabeverfahrens sind allerdings keine weiteren Abstimmungen im Hinblick auf die be- troffenen Liegenschaften vorgesehen.
Sollte ein Bieter diesen Hinweisen nicht nachkommen, so behält sich die BIM GmbH den unverzüg- lichen Ausschluss des Bieters vom Vergabeverfahren vor. Der Bieter hat in diesem Fall keinen An- spruch auf irgendeinen Schadenersatz gegenüber dem Ausschreibenden.
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5 Weitere Hinweise
5.1 Konzeptvorstellung
Der Bieter hat die Projektorganisation inkl. Rollen, Verantwortlichkeiten und Vertretungsregelungen sowie die Steuerungs- und Kommunikationsstruktur mit dem Auftraggeber darzustellen. Weiter ist darzulegen, wie Schnittstellen koordiniert, Risiken gesteuert und Eskalationen gehandhabt werden.
5.2 Regelmäßige Rücksprachetreffen
Sollten bei der Bearbeitung der in diesem Rahmenvertrag beschriebenen Aufgaben Probleme auf- treten, sollten diese umgehend besprochen werden.
Darüber hinaus findet alle 6 Monate ein Austausch über den aktuellen Stand zwischen dem Dienst- leiter und der BIM statt. Dieser Austausch kann bei der BIM vor Ort sein oder digital über Teams.
5.3 Rechnungslegung
Die BIM betreibt ein System zur Elektronischen Rechnungsverarbeitung (ERV). Der Dienstleister muss sich in diesem System registrieren und sämtliche Rechnungen digital über dieses System ab- wickeln.
Sollte keine reine Abrechnung nach Quadratmetern erfolgen, sondern auf Stundenbasis oder aus beidem, muss der Rechnung ein Stundennachweis beiliegen.
Die Flächenangaben auf der Rechnung sollten keine Nachkommastellen enthalten, also Angaben nur auf ganze auf- oder abgerundete Quadratmeter.
5.4 Rechnungsvorprüfung
Die Rechnung muss der BIM über dem Sharepoint einer Vorprüfung zur Verfügung gestellt werden. Erst nach der Freigabe kann die Rechnung über das ERV in den offiziellen Bearbeitungszyklus ge- langen. Dieser Zwischenschritt hat sich bewährt, weil viele Positionen auf der Rechnung durch das Vier-Augen-Prinzip zusätzlich überprüft werden können. Fehlerbehaftete Rechnungen im ERV wer- den direkt durch die Abteilung Rechnungswesen zurückgewiesen. Dadurch kann viel Zusatzarbeit und Zeit gespart werden.
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