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Anlage 11
Hinweise zum Datenschutz der Vergabestelle des Staatsbetriebes Sächsische Informatik Dienste
Mit den folgenden Hinweisen möchten wir Ihnen die Umsetzung und Beachtung der Pflicht gemäß Art. 13 und Art. 14 EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) erläutern. Sie erhalten einen Überblick über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit Vergabeverfahren.
- Verantwortliche Stelle und Datenschutzbeauftragte/r
Es ist zu unterscheiden zwischen den Verantwortlichen für die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Vergabeverfahren und dem Auftraggeber.
Für die bekanntgebende Vergabestelle verantwortliche Stelle:
Staatsbetrieb Sächsische Informatik Dienste (SID) Dresdner Straße 78A 01445 Radebeul Telefon: 0351/ 3264 5101 Telefax: 0351/ 3264 9900 E-Mail: poststelle@sid.sachsen.de
Den Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:
Staatsbetrieb Sächsische Informatik Dienste (SID) Behördlicher Datenschutzbeauftragter Dresdner Straße 78A 01445 Radebeul Telefon: 0351/ 3264 8200 E-Mail: datenschutz@sid.sachsen.de
Der Auftraggeber ist Verantwortlicher für alle personenbezogenen Daten, die im Laufe des Vergabeverfahrens von der Meldung des Bedarfs über das Vergabeverfahren bis zur Vertragsabwicklung verarbeitet werden.
- Zuständige Aufsichtsbehörde
Die Sächsische Datenschutz- und Transparenzbeauftragte Maternistraße 17 01067 Dresden datenschutz@slt.sachsen.de
- Datenkategorien
Verarbeitung von personenbezogenen Daten bei Vergabeverfahren:
• Kontaktdaten der Bieter • Angaben zu Mitarbeitern der Bieter im Rahmen der Eignungsprüfung
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- Zweck der Verarbeitung und Rechtsgrundlagen
Die Vergabestelle des SID ist mit der Vergabe von öffentlichen Aufträgen zur Beschaffung von Dienstleistungen, Hard- und Software, sowie von allgemeinen Verbrauchsmitteln und Ausstattungsgegenständen beauftragt.
Die Verarbeitung der Daten erfolgt zu folgenden Zwecken:
• Durchführungen von Vergabeverfahren, dabei insbesondere: o Bereitstellen von Vergabeunterlagen o Beantwortung von Bieterfragen o Prüfung von Ausschlussgründen o Eignungsprüfungen o Vergaberechtliche Transparenzpflichten • Vertragsabwicklung • Bestandsverwaltung • Nachweis von vergaberelevanter Kommunikation
Zur Erreichung der oben genannten Zwecke ist die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erforderlich. Rechtsgrundlage dafür ist der § 3 Sächsisches Datenschutz- durchführungsgesetz (SächsDSDG) i.V.m. den Art. 5 und 6 DS-GVO.
- Empfänger der Daten
• innerhalb des SID die Beschäftigten der Vergabestelle, sowie Beschäftigte der für die Vergabe zuständigen Fachbereiche und die Beschäftigten im Finanzbereich, • Vertragspartner (die den jeweiligen Vertrag nutzenden Dienststellen, insbesondere bei Rahmenverträgen) zur Vertragsdurchführung, • Auftraggeber von Vergaben (Behörden im Freistaat Sachsen).
- Aufbewahrung
Die Daten werden unter Beachtung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen so lange gespeichert und aufbewahrt, wie dies erforderlich ist.
Nach Prüfung der Verpflichtung des SID, Unterlagen dem Staatsarchiv zur Übernahme anzubieten, ist eine Löschung und Vernichtung erst zulässig, nachdem die Unterlagen dem Sächsischen Staatsarchiv angeboten wurden (vgl. § 7 SächsDSDG).
- Erklärung
Mit der Teilnahme am Vergabeverfahren erklären Sie sich damit einverstanden, dass die personenbezogenen Daten aus den Angeboten für den Zweck der Auftragsvergabe und ggf. daraus resultierender Vertragsverhältnisse verarbeitet und als Teil der Vergabeakten gespeichert und aufbewahrt sowie an den Auftraggeber weitergegeben werden.
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