Anlage 08
der „Aufforderung zur Angebotsabgabe“
Verpflichtungserklärung zur Verschwiegenheit und Geheimhaltung, zur Sicherstellung des Datenschutzes und der Datensicherheit
Name der Bieterin/des Bieters bzw. des Mitglieds der Bietergemeinschaft:
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Bei Bietergemeinschaften ist der Vordruck für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft vorzulegen.
Wir verpflichten uns zur Einhaltung aller datenschutz- und datenrechtlich relevanten Bestimmungen, insbesondere denen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), des Datenschutz-Anpassungs- und Umsetzungsgesetzes (BDSG-neu), etwaiger Landesdatenschutzgesetze und datenschutzrechtlicher Bestimmungen aus dem Sozialgesetzbuch (SGB), der Grundsätze ordnungsgemäßer Datenverarbeitung sowie aller sonstigen maßgeblichen Vorschriften zum Datenschutz, zur Verschwiegenheit und Geheimhaltung in der jeweils geltenden Fassung. Weiter verpflichten wir uns zur Erfüllung der Grundsätze ordnungsgemäßer Datenverarbeitung in unserem Datenverarbeitungsbetrieb.
Insbesondere verpflichten wir uns hinsichtlich des Vergabeverfahrens sowie insbesondere auch für den Fall der Auftragserteilung:
- erlangte Daten und Informationen aus dem Vergabeverfahren oder der Tätigkeit für die Auftraggeberin nicht an Dritte weiterzugeben oder zu verwerten,
- erlangte Daten und Informationen im vorgenannten Sinne nur dem für die Erreichung des Zwecks unmittelbar erforderlichen Mitarbeiterkreis zugänglich zu machen,
- die erlangten Daten und Informationen im vorgenannten Sinne nur vereinbarungsgemäß zu verwenden und zu bearbeiten und diese Daten während der Dauer der vereinbarten Bearbeitungszeit sorgfältig gegen eine nicht vereinbarte Nutzung zu schützen,
- die Daten und Informationen im vorgenannten Sinne nach dem vereinbarten Gebrauch auf den betroffenen EDV-Anlagen vollständig zu löschen und ferner keine Datenkopien – unabhängig in welcher Medienform – zurückzubehalten (Datenkopien auf elektronischen Medien sind zu löschen. Ist eine Löschung nicht möglich, ist das Speichermedium unwiederbringlich im Rahmen des technisch Möglichen zu vernichten. Auf sonstigen Medien enthaltene Daten sind zu vernichten.),
- über alle im Zusammenhang mit der Tätigkeit für die Auftraggeberin bekanntwerdenden Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse sowie sonstigen geschäftlichen und betrieblichen Umstände während des Vergabeverfahrens, des Vertragsverhältnisses und auch nach dessen Beendigung absolutes Stillschweigen zu bewahren,
- soweit wir uns zur Erfüllung der Aufgaben im Rahmen des Vertragsverhältnisses der Hilfe Dritter bedienen (Erfüllungsgehilfen), diese in gleicher Weise wie in dieser Verpflichtungserklärung, insbesondere zum Stillschweigen, zu verpflichten. Auf Anforderung der Auftraggeberin werden wir eine entsprechende schriftliche Verpflichtungserklärung der Dritten vorlegen.
- alle von der Auftraggeberin zur Verfügung gestellten oder bei der Durchführung des Auftrags oder bei Gelegenheit der Auftragserfüllung in den Besitz der Auftragnehmerin/des Auftragnehmers gelangten Unterlagen bei Vertragsende unverzüglich, einschließlich sämtlicher Abschriften und Kopien, an die Auftraggeberin herauszugeben.
- alle von der Auftraggeberin zur Verfügung gestellten Geschäfts- und Betriebsunterlagen ordnungsgemäß aufzubewahren und dafür Sorge zu tragen, dass Dritte nicht unbefugt Einsicht in solche Unterlagen nehmen können.
- alle Personen, die Zugang zu personenbezogenen Daten haben können, entsprechend schriftlich auf das Datengeheimnis zu verpflichten (vgl. Anhang zu diesem Formblatt) und die Nachweise auf Anforderung der Auftraggeberin vorzulegen.
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Ort Datum
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Unterschrift der Bieterin/des Bieters bzw. des Mitglieds der Bietergemeinschaft
Firmenstempel
Anhang
Muster „Verpflichtungserklärung zur Wahrung des Datengeheimnisses“ - als Angebot der Auftraggeberin
Anhang Muster „Verpflichtungserklärung zur Wahrung des Datengeheimnisses“
Hinweis: Dieses Muster kann im Rahmen der Auftragsdurchführung zur Verpflichtung der jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verwendet werden (bei unmittelbarem Zugang Beschäftigter der Auftragnehmerin/des Auftragnehmers zu Daten).
Verpflichtungserklärung zur Wahrung des Datengeheimnisses
Herr/Frau ……………………………………………………………………………………………………
wird hiermit auf die Wahrung des Datengeheimnisses verpflichtet.
Die/Der Verpflichtete wird darauf hingewiesen, dass es untersagt ist, geschützte personenbezogene Daten unbefugt zu einem anderen als dem zur jeweiligen rechtmäßigen Aufgabenerfüllung gehörenden Zweck zu verarbeiten oder zu nutzen und dass diese Pflichten nach Beendigung der Tätigkeit fortbestehen.
Die Verpflichtung umfasst folgende Punkte:
Alle Daten und Programme dürfen nur auf die Weise verwahrt, verarbeitet oder ausgegeben werden, wie es von der Auftraggeberin angeordnet wird.
Daten, Programme und andere Informationen dürfen nicht zu einem anderen als dem geschäftlichen Zweck vervielfältigt werden.
Es ist untersagt, Daten oder Programme zu verfälschen, unechte Daten oder Programme herzustellen sowie vorsätzlich unechte oder verfälschte Daten und Programme zu gebrauchen.
Es dürfen nur die für die konkrete Aufgabenerfüllung notwendigen Daten abgerufen werden.
Eine Weitergabe geschützter Daten an Dritte ist nur zulässig, wenn der Empfängerin/dem Empfänger ein Recht auf Kenntnisnahme auf Grund einer Rechtsvorschrift zusteht und die Auftraggeberin vorher in die Weitergabe eingewilligt hat.
Unterlagen mit geschützten Daten sind sicher vor dem Zugriff Dritter aufzubewahren.
Bestehende Vorschriften über den Umgang bzw. die Sicherung geschützter Daten (z. B. im Hinblick auf den Passwortschutz) sind zu beachten.
Zum Schutz personenbezogener Daten ist im Rahmen der zugewiesenen Aufgabe die notwendige Sorgfalt anzuwenden; festgestellte Mängel sind zu melden.
Die/Der Verpflichtete wird darüber belehrt, dass Verstöße gegen das Datengeheimnis ggf. mit Freiheits- oder Geldstrafe geahndet werden können.
Eine Verletzung des Datengeheimnisses wird in den meisten Fällen gleichzeitig einen Verstoß gegen die arbeitsvertragliche Verschwiegenheitspflicht darstellen, weshalb mit arbeitsrechtlichen Maßnahmen bis hin zur fristlosen Kündigung zu rechnen ist.
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Datum Unterschrift der/des Verpflichteten