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Anlage 5
Datenschutz vdek – 2026 - 189 VMware Subscription
Hinweise zum Schutz Ihrer Daten
bei Vergabeverfahren
(Information gemäß Art. 13, 14 DS-GVO)
Hiermit Informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch den Verband der Ersatzkassen (vdek) e.V. sowie über die Ihnen zustehenden Rechte gemäß Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO).
Verantwortlicher für die Datenverarbeitung Verband der Ersatzkassen (vdek) e.V. Askanischer Platz 1 (Verbandszentrale) 10963 Berlin Telefon: 030-26931-0 Telefax: 030-26931-2900 info@vdek.com
Unsere Datenschutzbeauftragte erreichen Sie unter der vorgenannten Adresse oder unter: Datenschutzbeauftragte@vdek.com
Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zur Durchführung eines Vergabeverfahrens. Die Rechtsgrundlage hierfür ist bei Unterschwellen- Vergabeverfahren Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c DSGVO i.V.m. § 22 SVHV. Bei Vergabeverfahren oberhalb des Schwellenwertes ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c DSGVO i.V.m. §§ 97 ff. GWB.
Bei erfolgtem Zuschlag verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten sowie Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse anschließend bei Abschluss von Verträgen im Bereich der Sozialgesetzbücher aufgrund der datenschutzrechtlich relevanten Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) Art.6 Abs. 1 Buchstabe e DSGVO und der Sozialgesetzbücher (SGB), insbesondere des SGB I, V, IX, X und XI, ggf. aufgrund einer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO. Bei Abschluss von Verträgen für Zwecke außerhalb der Sozialgesetzbücher verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten aufgrund der datenschutzrechtlichen Bestimmungen der DSGVO, je nach Vertragsgestaltung gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a, b, c oder f DSGVO sowie ggf. des BDSG und anderer Normen.
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Als Bewerber bzw. Bieter sind Sie verpflichtet, die geforderten Angaben zu machen. Falls Sie diese Angabe nicht machen, kann Ihr Angebot/Teilnahmevertrag nach den vergaberechtlichen Vorschriften vom weiteren Vergabeverfahren ausgeschlossen werden. Innerhalb des vdek erhalten nur diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung ihrer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen.
Sofern es im Rahmen des Vergabeverfahrens erforderlich ist, personenbezogene Daten Ihrer Mitarbeiter oder Ihrer Unterauftragnehmer zu verarbeiten, so haben Sie gemäß Art. 13 DSGVO die betroffenen Personen vor Einreichung der Vergabeunterlagen beim vdek über die Datenweitergabe an uns zu unterrichten. Sie sind ebenso dazu verpflichtet deren Einwilligung zur Datenweitergabe einzuholen, soweit sie nicht bereits auf § 26 BDSG oder Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b bis f DSGVO beruht.
Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten Im Rahmen des Vergabeverfahrens erhalten außerhalb des vdek bei entsprechender Erforderlichkeit beispielsweise die folgenden Einrichtungen Ihre Daten:
Gewerbebehörden für Auskünfte aus dem Gewerbezentralregister, zukünftige Vergabestatistikverordnung beim BMWi weitere Bieter (auf Verlangen), die nicht für den Zuschlag berücksichtigt worden sind (Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebots sowie den Namen des erfolgreichen Bieters), sonstige Personen/Stellen durch öffentliche Bekanntgabe nach Durchführung einer beschränkten Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb oder eine Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb jeweils ab 25.000 Euro ohne Umsatzsteuer. ggf. Aufsichtsbehörden im Rahmen ihrer Aufgaben.
Bei Zuschlag von Verträgen über Leistungen nach den Sozialgesetzbüchern geben wir anschließend Ihre Daten aufgrund einer Beauftragung und gesetzlicher Vorgaben an unsere Mitgliedskassen zwecks Abrechnung weiter. Bei Verträgen über Dienstleistungen im Bereich IT und Verwaltung werden Ihre Daten nicht an Dritte weitergegeben.
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Externe Dienstleister: Zur Erfüllung unserer vorgenannten Aufgaben bedienen wir uns zum Teil auch externer Dienstleister, d.h. eines Rechenzentrums, eines Post- und Paketdienstes und eines Akten-/Datenvernichters.
Dauer der Datenspeicherung Sobald Ihre personenbezogenen Daten für die vorgenannten Zwecke und somit für unsere Aufgabenerfüllung nicht mehr erforderlich sind, werden sie von uns gelöscht. Hierbei berücksichtigen wir gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Maßstab für die Dauer der Speicherung personenbezogener Daten im Rahmen von Vergabeverfahren sind in erster Linie die haushaltsrechtlichen Aufbewahrungsfristen. Des Weiteren kann es vorkommen, dass Ihre personenbezogenen Daten für den Zeitraum aufbewahrt werden müssen, in dem Ansprüche geltend gemacht werden können (mindestens für den Zeitraum des anhängigen Rechtsstreits). Eine Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen.
Betroffenenrechte Unter der vorgenannten Adresse können Sie als Betroffener die folgenden Rechte ausüben, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen:
Recht auf Auskunft über verarbeitete Daten (Art. 15 DS-GVO ggf. i.V.m. § 83 SGB X) Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DS-GVO ggf. i.V.m. § 84 SGB X) Recht auf Löschung (Art. 17 DS-GVO ggf. i.V.m. § 84 SGB X) Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO ggf. i.V.m. § 84 SGB X) Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO) Widerspruchsrecht (Art. 21 DS-GVO ggf. i.V.m. § 84 SGB X)
Bei Datenverarbeitung, die auf einer Einwilligung basiert, besteht das Recht, diese mit Wirkung für die Zukunft jederzeit zu widerrufen. In diesem Fall ist die Verarbeitung Ihrer Daten rechtmäßig bis zum Eingang des Widerrufs bzw. bis zum Ablauf einer ggf. geltenden Kündigungsfrist.
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Aufsichtsbehörde Sie haben gemäß § 77 DS-GVO ggf. i.V.m. § 81 SGB X das Recht, sich an die zuständige Datenschutz-aufsichtsbehörde zu wenden, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt. Die Anschrift der für den vdek zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde lautet: Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationssicherheit (BfDI), Husarenstraße 30, 53117 Bonn.
Automatisierte Einzelfallentscheidung Ausschließlich automatisierte Entscheidungen im Einzelfall gemäß Art. 22 DS-GVO finden bei uns nicht statt.
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