Anlage 0 Infomemo.pdf

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Anlage 1

Informationsmemo

zur Ausschreibung: vdek-2026-189-Informatik

„Verlängerung VMWare-Subscription “

Verband der Ersatzkassen e. V. (vdek)

Vergabestelle

Askanischer Platz 1

10963 Berlin

Telefon: 0 30 / 2 69 31 - 15 36

E-Mail: vergabestelle@vdek.com

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Inhaltsverzeichnis

1. Vorbemerkung ............................................................................................................ 2

2. Gegenstand der Vergabe ............................................................................................. 3

3. Bereitstellung der Vergabeunterlagen und Kommunikation .......................................... 3

4. Regelungen zu Fragen und Hinweise der Bieter ............................................................ 4

5. Fristen ......................................................................................................................... 5

6. Vergabeunterlagen ...................................................................................................... 5

7. Angebot ...................................................................................................................... 5

8. Preise .......................................................................................................................... 7

9. Preisnachlässe ............................................................................................................. 7

10.Unzulässige Wettbewerbsbeschränkungen ................................................................... 7

11.Nebenangebote ........................................................................................................... 8

12.Vertraulichkeit und Datenschutz .................................................................................. 8

13.Bietergemeinschaften .................................................................................................. 8

14.Unterauftragnehmer .................................................................................................... 9

12.Prüfung und Wertung der Angebote ............................................................................. 9

13.Nachweis zur Beurteilung der Eignung ....................................................................... 10

14.Nochmalige Hinweise zur Vermeidung von Fehlern im Vergabeverfahren ................... 11

15.Anlagen/Checkliste: .................................................................................................. 12

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1.Vorbemerkung

Der Verband der Ersatzkassen e. V. (vdek) mit Hauptsitz in Berlin ist Interessenvertre- tung und Dienstleister aller sechs Ersatzkassen, die zusammen mehr als 28 Millionen Versicherte in Deutschland krankenversichern und einen Marktanteil von rund 38 Prozent haben. In den einzelnen Bundesländern sorgen 15 Landesvertretungen mit insgesamt rund 380 sowie mehr als 30 Mitarbeitern in den Pflegestützpunkten für die regionale Präsenz der Ersatzkassen.

• Techniker Krankenkasse (TK), Twitter: @DieTechniker
• BARMER, Twitter: @BARMER_Presse
• DAK-Gesundheit, Twitter: @DAKGesundheit
• KKH Kaufmännische Krankenkasse, Twitter: @KKH_Politik
• hkk - Handelskrankenkasse
• HEK – Hanseatische Krankenkasse, Twitter: @HEKonline

Im Zuge der öffentlichen Ausschreibung beabsichtigt der Verband der Ersatzkassen die Verlängerung von VMware vSphere Foundation ab dem 01.01.2027.

Der Umfang und die Ausgestaltung der zu vergebenden Leistungen bestimmen sich nach diesem Leitfaden, der Leistungsbeschreibung und dem beigefügten Vertrag sowie sämtlichen Anhängen.

In allen Dokumenten wird aus Gründen der besseren Lesbarkeit das generische Masku-

linum verwendet. Weibliche und anderweitige Geschlechteridentitäten werden dabei ausdrücklich mitumfasst.

Wenn im Folgenden von Bietern oder Unternehmen die Rede ist, sind Bietergemein- schaften ebenfalls gemeint, es sei denn, Unterschiede zwischen Bietern und Bieterge- meinschaften werden ausdrücklich angesprochen.

Das Vergabeverfahren erfolgt im nationalen Vergabeverfahren, nach der Vergabeord- nung VOL/A

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2.Gegenstand der Vergabe

Der Verband der Ersatzkassen e.V. (vdek) beabsichtigt die Beschaffung der Verlänge- rung von VMware vSphere Foundation ab dem 01.01.2027.

Leistungsort: Verband der Ersatzkassen e. V. (vdek) Askanischer Platz 1 10963 Berlin Tel.:030 26931 1536 Email: vergabestelle@vdek.com

3.Bereitstellung der Vergabeunterlagen und Kommunika-

tion

Die Vergabeunterlagen können nur auf der e-Vergabeplattform www.subreport.de her- untergeladen werden. Sie verwenden hierzu die innerhalb des Elektronischen Verga- beinformationssystem (ELViS) für das Vergabeverfahren gültige ID (ELViS- ID:E42632566).

Für die Vergabeunterlagen ist der anonyme Zugriff zugelassen. Ohne die im Rahmen der Registrierung anzugebende E-Mail-Adresse werden Sie jedoch durch das System nicht automatisch auf geänderte Unterlagen hingewiesen und erhalten auch nicht au- tomatisch die Antworten des Auftraggebers auf Fragen von Bietern.

Aus diesen Gründen empfiehlt der Auftraggeber, dass Sie sich im Zuge des Logins auf der Vergabeplattform www.subreport.de registrieren lassen, damit Sie von Anfang an für Hinweise, das Fragemanagement und ggf. Änderungen an den Vergabeunterlagen des Auftraggebers über die Kommunikationsfunktion von www.subreport.de/ELViS er- reichbar sind.

Nach dem Download haben Sie die Vergabeunterlagen auf Vollständigkeit und Lesbar- keit zu prüfen. Enthalten die Vergabeunterlagen nach Ihrer Auffassung Widersprüche, Unvollständigkeiten, Unklarheiten, Fehler oder Rechtsverstöße, so haben Sie über die Kommunikationsfunktion von www.subreport.de/E42632566 darauf hinzuweisen.

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4.Regelungen zu Fragen und Hinweise der Bieter

Fragen und Hinweise zum Vergabeverfahren sind über die Kommunikationsfunktion von www.subreport.de/E42632566 an den Auftraggeber zu übermitteln. Das Risiko der unvollständigen und lesbaren Übermittlung des Auskunftsersuchens trägt der anfra- gende Bieter. Auskünfte werden grundsätzlich nur auf solche Fragen erteilt, die bis

Freitag, den 16.10.2026; 11:00 Uhr

bei subreport eingegangen sind. Später eingehende Auskunftsersuchen müssen nicht mehr bearbeitet werden. Telefonische oder ansonsten mündliche Anfragen werden nicht beantwortet.

Beantwortet werden das Auskunftsersuchen auch über das e-Vergabeportal aus- schließlich per E-Mail. Alle Bieter haben sich selbstständig und regelmäßig über Be- richtigungen/Änderungen der Vergabeunterlagen und die Erteilung zusätzlicher Infor- mationen über das Vergabeportal zu informieren und diese zu berücksichtigen. Eine Nichtberücksichtigung kann ggf. zum Ausschluss des Angebotes führen. Bitte sorgen Sie dafür, dass Sie während des Vergabeverfahrens unter den von Ihnen in der eVergabe mitgeteilten E-Mail-Adressen auch tatsächlich erreichbar sind. Der vdek wi- ckelt das Verfahren ausschließlich über diese Kontaktdaten ab. Das gilt auch, wenn über automatisch generierte Antworten (z.B. Abwesenheitsassistenten) andere Kon- taktdaten mitgeteilt werden.

Bedenken Sie bitte, dass Fragen oftmals erst bei der konkreten Erstellung des Ange- bots aufkommen. Beginnen Sie daher frühzeitig mit der Erstellung Ihres Angebotes.

Nur durch diese Verfahrensbedingungen verbleibt dem Auftraggeber ausreichend Ge- legenheit, angemessen auf Anzeigen zu reagieren, zusätzliche Auskünfte allen Bietern mitzuteilen und Ihnen die Möglichkeit zu geben, etwaige zusätzliche Auskünfte bei der Bearbeitung der Angebote rechtzeitig zu berücksichtigen.

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5.Fristen

6.Vergabeunterlagen

Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bewerbers Unklarheiten, so hat er unverzüglich den Auftraggeber vor Angebotsabgabe darauf hinzuweisen. Die Vergabeunterlagen bestehen ausfolgenden Bestandteilen:

7.Angebot

7.1 Das Angebot ist in all seinen Bestandteilen in deutscher Sprache abzufassen.

7.2 Für das Angebot sind die vom Auftraggeber übersandten Vordrucke zu verwen- den; das Angebot ist an der dafür vorgesehenen Stelle zu unterschreiben.

7.3 Das vom Auftraggeber verfasste Leistungsverzeichnis ist allein verbindlich.

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vdek-2026-189 VMware Subscription Anlage 0 7.4 Das Angebot muss vollständig sein und sämtliche in der Bekanntmachung gefor- derten Erklärungen und Nachweise enthalten. Die Nachforderung, Vervollständi- gung oder Korrektur von Unterlagen, Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigun- gen und Nachweisen richtet sich nach § 16 VOL/A (Dies gilt nicht für Preisanga- ben, es sei denn, es handelt sich um unwesentliche Einzelpositionen, deren Ein- zelpreis den Gesamtpreis nicht verändern oder die Wertungsreihenfolge und den Wettbewerb nicht beeinträchtigen). Hierbei setzt der Auftraggeber eine angemes- sene Frist von mindestens drei Werktagen und übt sein Ermessen unter Beachtung des Gleichbehandlungsgrundsatzes aus. Einen Anspruch auf Nachforderung ha- ben die Bieter nicht.

7.5 Enthält die Leistungsbeschreibung bei einer Teilleistung eine Produktangabe mit Zusatz "oder gleichwertiger Art" und wird vom Bieter dazu eine Produktangabe verlangt, ist das Fabrikat (insbesondere Herstellerangabe und genaue Typenbe- zeichnung) auch dann anzugeben, wenn der Bieter das vorgegebene Fabrikat an- bieten will. Fehlt diese Angabe, ist das Angebot unvollständig. Änderungen des Bieters an seinen Eintragungen müssen zweifelsfrei sein.

7.6 Änderungen an den Verdingungsunterlagen sind unzulässig.

7.7 Zur Abgabe der Angebote: Gemäß Ziff. „c“) dieser Bekanntmachung sind die An- gebote – ausschließlich elektronisch über die Vergabeplattform www. Subre- port.de einzureichen. Für die Erstellung des Angebotes gelten ausschließlich diese Vergabeunterlagen nebst Vordrucken und Anlagen. Soweit dies auf den Formblät- tern vorgesehen ist, sind diese vollständig auszufüllen. Erklärungen Dritter (z.B. Bietergemeinschaftserklärungen,) sind vollständig ausgefüllt und unterschrieben hochzuladen. Für alle Dokumente, für die in den Vergabeunterlagen eine Unter- schrift vorgesehen ist, ist die Textform gemäß § 126b BGB ausreichend. Die Abgabe eines Angebotes in Papierform ist unzulässig.

7.8 Für die elektronische Abgabe benötigen Sie nur eine aktuelle Version des Internet Explorers oder Firefox und eine (annähernd) aktuelle Java-Version. Eine elektro- nische Signatur ist für die Abgabe des Angebots nicht erforderlich. Abgabefrist des Angebotes ist der 21.10.2026 10:00 Uhr Hilfestellung beim Hochladen Ihrer Unterlagen o. ä. erteilt Ihnen: Stefan.Ehl@subreport.de Tel.: 0221 / 98578 - 58

7.9 Für die Bearbeitung der Vergabeunterlagen und Erstellung des Angebotes wird keine Entschädigung gewährt.

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8. Preise

8.1 Entspricht der Gesamtbetrag einer Ordnungszahl (Position) nicht dem Ergebnis der Multiplikatoren von Mengenansatz und Einheitspreis, so ist der Einheitspreis maßgebend.

8.2 Ein Bieter, der in seinem Angebot die von ihm tatsächlich für einzelne Leistungs- positionen geforderten Einheitspreise auf verschiedene Einheitspreise anderer Leistungspositionen verteilt, benennt nicht die von ihm geforderten Preise. Des- halb werden Angebote, bei denen der Bieter die Einheitspreise einzelner Leis- tungspositionen in „Mischkalkulationen" auf andere Leistungspositionen umlegt, grundsätzlich von der Wertung ausgeschlossen

8.3 Alle Preise sind in Euro, Bruchteile in vollen Cent anzugeben.

Die Preise (Einheitspreise, Pauschalpreise, Verrechnungssätze usw.) sind ohne Umsatzsteuer anzugeben. Der Umsatzsteuerbetrag ist unter Zugrundelegung des geltenden Steuersatzes am Schluss des Angebotes hinzuzufügen.

9.Preisnachlässe

9.1 Soweit Preisnachlässe ohne Bedingungen gewährt werden, sind diese an der be- zeichneten Stelle aufzuführen; sonst dürfen sie bei der Wertung der Angebote nicht berücksichtigt werden. Es werden nur Preisnachlässe gewertet, die Vomhun- dertsatz auf die Abrechnungssumme gewährt werden.

Preisnachlässe mit Bedingungen für die Zahlungsfrist (Skonto) werden bei der Wertung der Angebote nicht berücksichtigt.

Nicht zu wertende Preisnachlässe bleiben Inhalt des Angebotes und werden im Fall der Auftragserteilung Vertragsinhalt.

10. Unzulässige Wettbewerbsbeschränkungen

Angebote von Bietern, die sich im Zusammenhang mit diesem Vergabeverfahren an ei- ner unzulässigen Wettbewerbsbeschränkung beteiligen, werden ausgeschlossen.

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vdek-2026-189 VMware Subscription Anlage 0 Zur Bekämpfung von Wettbewerbsbeschränkungen hat der Bieter auf Verlangen Aus- künfte darüber zu geben, ob und auf welche Art der Bieter wirtschaftlich und rechtlich mit dem Unternehmen verbunden ist.

11. Nebenangebote

Bei den Angeboten sind Nebengebote bzw. Änderungsvorschläge (d.h. Angebote, die zunächst nicht den Ausschreibungsunterlagen entsprechen, aber geeignet sind, das mit der Ausschreibung verfolgte Ziel zu erreichen) nicht zugelassen.

12. Vertraulichkeit und Datenschutz

Die Vergabeunterlagen und alle Informationen, die die Unternehmen im Rahmen des Vergabeverfahrens erhalten, sind vertraulich zu behandeln. Der Bieter hat dritte (insbe- sondere seine Mitarbeiter), deren er sich bei der Angebotserstellung bzw. Auftrags- durchführung bedient, entsprechend zu verpflichten. Die Vertraulichkeitsverpflichtung bleibt auch nach Beendigung des Vergabeverfahrens bestehen. Die von den Bietern er- betenen Angaben (auch solche mit Personenbezug) werden für die Zwecke der Durch- führung verarbeitet und gespeichert.

13. Bietergemeinschaften

Die Bewerber-/Bietergemeinschaft ist ein Zusammenschluss mehrerer selbständiger Unternehmen, die gemeinsam das Ziel verfolgen, den Auftrag zu erhalten und nach er- folgreichem Vertragsabschluss als Arbeitsgemeinschaft durchzuführen. Bietergemein- schaften sind selbstverständlich zugelassen, soweit ihre Bildung durch die jeweiligen Mitglieder im Einzelfall rechtmäßig ist. Für den Fall der Auftragserteilung hat eine Bie- tergemeinschaft eine Rechtsform anzunehmen, bei der eine gesamtschuldnerische Haftung der einzelnen Bietergemeinschaftsmitglieder für die Erfüllung der vertragli- chen Pflichten besteht.

Bietergemeinschaften haben mit dem Angebot (innerhalb der Angebotsfrist) eine von allen Bietergemeinschaftsmitgliedern unterzeichnete Bietergemeinschaftserklärung nach dem beigefügten Formblatt, sowie Einzelerklärungen jedes Mitgliedes, vorzule- gen, in die sämtlichen Mitglieder der Bietergemeinschaft benannt sind sowie eines ih- rer Mitglieder als bevollmächtigter Vertreter für das Vergabeverfahren, den Abschluss und die Durchführung des Vertrages bezeichnet ist. (Bei Bedarf Formular bitte anfor- dern)

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vdek-2026-189 VMware Subscription Anlage 0 Es wird darauf hingewiesen, dass der Grundsatz des Geheimwettbewerbs gilt. Mitglie- der einer Bietergemeinschaft können, wenn sie als solche ein Angebot abgeben, daher nur dann zugleich auch als Einzelbieter oder als Mitglied einer anderen Bietergemein- schaft am Vergabeverfahren teilnehmen (und umgekehrt), wenn sie mit dem Angebot nachweisen, „dass ihre Angebote jeweils völlig unabhängig voneinander formuliert worden sind und folglich eine Gefahr einer Beeinflussung des [Geheim-] Wettbewerbs unter Bietern nicht besteht“ (EuGH, Urt. v. 23.12.2009 – Rs. C-376/08). Wird dieser Nachweis nicht zur Überzeugung der Auftraggeber erbracht, sind alle betroffenen An- gebote auszuschließen.

14.Unterauftragnehmer

Die Einschaltung von Unterauftragnehmer für einzelne Teilleistung ist jeweils möglich. Die Weitergabe von Teilleistungen an Unterauftragnehmer bedarf der vorherigen schrift- lichen Zustimmung durch den Aufraggeber. (§4 Nr. 4 VOL/B). Beabsichtigt der Bieter, Teile der Leistung von anderen Unternehmen ausführen zulas- sen oder sich bei der Erfüllung eines Auftrages im Hinblick auf die erforderliche wirt- schaftliche, finanzielle, technische oder berufliche Leistungsfähigkeit anderer zu bedienen, so muss er die hierfür vorgesehene Leistungen/Kapazitäten im Angebot benennen. Der Bieter hat auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle zu ei- nem bestimmten Zeitpunkt nachzuweisen, dass ihm die geforderten Kapazitäten der anderen Unternehmen zur Verfügung stehen und diese Unternehmen geeignet sind. Er hat den Namen, den gesetzlichen Vertreter sowie die Kontaktdaten dieser Unterneh- men anzugeben und entsprechende Verpflichtungserklärungen dieser vorzulegen. (Formular bitte bei Bedarf anfordern)

Nimmt der Bieter in Hinblick auf die Kriterien für die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit im Rahmen einer Eignungsleihe die Kapazitäten anderer Unterneh- men in Anspruch, müssen diese gemeinsam für die Auftragserfüllung haften; die Haf- tungserklärung ist gleichzeitig mit der Verpflichtungserklärung abzugeben. Der Bieter hat andere Unternehmen, bei denen Ausschlussgründe vorliegen oder die das entsprechende Eignungskriterium nicht erfüllen, innerhalb einer von der Vergabe- stelle gesetzte Frist zu ersetzen.

12. Prüfung und Wertung der Angebote

Es gelangen nur vollständige und fristgerechte Angebote in die Wertung.

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vdek-2026-189 VMware Subscription Anlage 0 Die Prüfung und Bewertung erfolgen jeweils im mehrstufigen Verfahren. Die Stufen der Angebotswertung sind:

 Formelle Prüfung der Angebote, insbesondere können unvollständige Angebote, die unzulässige Änderungen oder Ergänzungen der Vergabeunterlagen (etwa ei- genen Vertragsbedingungen der Bieter oder aufschiebende oder auflösende Be- dingungen) enthalten, ausgeschlossen werden.  Eignung, ordnungsgemäße und vollständige Eignungsnachweise siehe (Punkt 13)  Prüfung der Angemessenheit der Preise.  Wirtschaftlichkeitsprüfung (Zuschlagskriterien)

Formalprüfung

Im Rahmen der formalen Prüfung nach § 16 Abs. 4 der VOL/A werden folgende Kriterien geprüft:

13. Nachweis zur Beurteilung der Eignung

Zur Beurteilung der Eignung des Bieters gem. VOL/A § 16 Abs. 5 sind folgende Nach- weise mit dem Angebot einzureichen:

a. Nichtvorliegen von Ausschlussgründen

Eigenerklärung gemäß §6 Abs. 5 VOL/A (Anlage 4).

b. Firmenprofil Eigenerklärung Name, Rechtsform usw. des Unternehmens. (Anlage 9)

c. Erklärung Berufs- und Betriebshaftpflichtversicherung

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vdek-2026-189 VMware Subscription Anlage 0 Erklärung das sie über eine Versicherung mit ausreichend Deckungssummen ver- fügen (Anlage 8)

d. Referenzen Referenzen belegen eine umfassende Kenntnis der Thematik. Nachweis von mind. drei Referenzen (möglichst unter Angabe der vollständigen Adresse und Ansprech- partner) bei denen vergleichbare Verträge abgeschlossen wurden. Die Vergleichbar- keit ist darzustellen (Anlage 7)

Angebote, die die oben genannten Voraussetzungen nicht erfüllen, werden von der weiteren Bewertung ausgeschlossen.

Nach vorgenannter Prüfung der Eignung erfolgt dann der Zuschlag durch:

14. Nochmalige Hinweise zur Vermeidung von Fehlern

im Vergabeverfahren

Nachfolgend sind die Fehler genannt, die auf der Seite des Bieters am häufigsten auftreten. Diese führen zwingend zum Ausschluss des Angebotes.  Vom Bieter verschuldeter verspäteter Eingang von Angeboten.  Vorsätzlich unzutreffende Erklärungen zur Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit im Vergabeverfahren  Verwendung eigener Abschriften oder Tabellen für die Abgabe eines Hauptan- gebotes  Abgegebene Nebenangebote die nicht zugelassen waren.  Sämtliche Änderungen und Ergänzungen an den Vergabeunterlagen.  Insbesondere: Beifügung eigener Allgemeiner Geschäftsbedingungen  Veränderung der Leistungsbeschreibung oder Ergänzung bei der Abgabe eines Hauptangebotes,  Nicht nachvollziehbare rechnerische Fehler im Angebot,  Dumping-Preise ohne Nachweis der Angemessenheit (Missverhältnis zwischen Preis-Leistung),  Ablehnung von berechtigten Aufklärungsverhandlungen oder keine Aufklä- rungsbereitschaft,  Keine bzw. unvollständige oder nicht mehr aktuelle Nachweise, Nicht zweifelsfreie Eintragungen im Angebot 11

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15.Anlagen/Checkliste:

Nachweis (beizufügen) Anlage

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Ort, Datum

Unterschrift

Bitte mit dem Angebot unterschrieben einreichen. (Nur Seite 12 und 13)

Hinweis: Bei einem elektronisch übermittelten Angebot in Textform ist der Name der natürlichen Person, die die Erklärung abgibt, anzugeben. Ein schriftliches Angebot ist an dieser Stelle zu unterschreiben. Ein elektronisches Angebot, das signiert werden muss, ist wie vorgegeben zu signieren.

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