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Öffentliche Ausschreibung Räumlichkeiten, Technik und Catering für ein Barcamp in Berlin am 29. April 2027

Auftraggeber (AG)

Kompetenzzentrum Technik-Diversity-Chancengleichheit e. V. Wilhelm-Bertelsmann-Straße 8 33602 Bielefeld

Kommunikation und Bieterfragen

Fragen zur Ausschreibung sind ausschließlich über die Vergabeplattform eVergabe einzureichen. Frist für Bieterfragen: 29.10.2026. Die Antworten werden bis spätestens 04.11.2026 über die Vergabeplattform veröffentlicht. Soweit Antworten ergänzende oder berichtigende Angaben enthalten, werden diese allen Bieterinnen und Bietern in gleicher Weise zur Verfügung gestellt. Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung einer Bieterin oder eines Bieters Unklarheiten, ist der Auftraggeber unverzüglich über die Vergabeplattform darauf hinzuweisen.

Die Auftragsvergabe erfolgt vorbehaltlich der Mittelbewilligung und -freigabe durch das fördernde Bundesministerium.

Termine und Fristen

• Frist für Bieterfragen: 29.10.2026 • Veröffentlichung der Antworten: 04.11.2026 • Angebotsfrist 12.11.2026 • Zuschlags- und Bindefrist: 20.11.2026

Gegenstand der Ausschreibung

Für die Durchführung eines eintägigen Barcamps am 29. April 2027 in Berlin wird ein geeigneter Veranstaltungsort einschließlich technischer Ausstattung und Verpflegung für bis zu 70 Teilnehmende gesucht. Die Veranstaltung richtet sich an Mitarbeitende aus dem kommunalen Umfeld und dient dem fachlichen Austausch, der Vernetzung sowie der gemeinsamen Bearbeitung aktueller Fragestellungen in einem offenen Veranstaltungsformat.

Die Räumlichkeiten werden am 29. April 2027 von voraussichtlich 08:00 bis 17:30 benötigt. Der Zugang für Aufbau und technische Vorbereitung muss ab 08:00 möglich sein. Der Abbau muss bis 18:00 abgeschlossen sein.

Leistungsbeschreibung Der Auftrag umfasst die Bereitstellung eines Veranstaltungsortes in Berlin einschließlich notwendiger Veranstaltungsinfrastruktur sowie einer ganztägigen Verpflegung der Teilnehmenden.

a. Raumanforderungen Plenumsraum • Kapazität für bis zu 70 Personen • Flexible Bestuhlung • Geeignet für Begrüßung, Sessionplanung und Abschlussrunde

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• Präsentationsmöglichkeit vorhanden

Session-, Netzwerk- und Barcampflächen Neben dem Plenumsraum werden mindestens fünf gleichzeitig nutzbare Sessionbereiche benötigt. Diese können als separate Räume oder als ausreichend voneinander abgegrenzte Flächen innerhalb größerer Räume oder offener Bereiche angeboten werden. Entscheidend ist, dass die Sessions parallel und ohne wesentliche gegenseitige Beeinträchtigungen durchgeführt werden können. Jeder Sessionbereich muss für mindestens zehn Personen geeignet sein.

b. Anforderungen an Lage und Erreichbarkeit • Gute Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln • Fußläufige Entfernung zu einer S- oder U-Bahn-Station • Barrierefreier Zugang zu den Veranstaltungsräumen, Sanitäranlagen und weiteren von den Teilnehmenden genutzten Bereichen

c. Technische Ausstattung Mindestens erforderlich sind: • Leistungsfähiges WLAN für die Teilnehmenden • Beamer oder Großbildschirm im Plenumsraum • Tonanlage • Mindestens ein Funkmikrofon • Ausreichende Stromversorgung • Flipcharts, Pinnwände und Moderationsmaterial oder entsprechende Mietoptionen

d. Catering Ganztägige vegetarische bzw. vegane Verpflegung für bis zu 70 Personen: • Begrüßungskaffee • Getränkeversorgung über den gesamten Veranstaltungstag • Snackangebot • Mittagessen in Form von Fingerfood und Suppe • Berücksichtigung ernährungsbedingter Anforderungen nach vorheriger Mitteilung

Die endgültige Teilnehmendenzahl wird bis spätestens 10 Tage vor der Veranstaltung mitgeteilt. Die Abrechnung erfolgt auf Grundlage der verbindlich gemeldeten Teilnehmendenzahl.

e. Besondere Anforderungen Die Veranstaltung wird aus Bundesmitteln gefördert. Die Kosten für Catering und Tagungsverpflegung dürfen 30,00 € brutto pro teilnehmende Person und Veranstaltungstag nicht überschreiten. Die Cateringkosten sind deshalb pro Person und als Gesamtpreis gesondert auszuweisen. Kosten für Raummiete, Technik, Catering und weitere Leistungen sind transparent und getrennt darzustellen.

Losbildung, Nebenangebote und Budget

• Die Gesamtleistung wird als ein Los vergeben. • Nebenangebote sind nicht zulässig.

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Das zur Verfügung stehende Höchstbudget beträgt 30.000 Euro brutto. Angebote, deren Gesamtpreis das Höchstbudget überschreitet, können nicht berücksichtigt werden.

Kostenerstattung

Für die Erstellung des Angebots werden keine Kosten erstattet.

Sicherheiten

Sofern der AN eine Anzahlung wünscht, ist er verpflichtet, vor Auszahlung der Anzahlung eine Anzahlungsbürgschaft in Höhe der Anzahlungssumme vorzulegen. Die Kosten der Bürgschaft trägt ausschließlich der AN; eine Übernahme oder Erstattung durch den AG ist ausgeschlossen. Alternativ kann der AN auf die Stellung einer Bürgschaft verzichten. In diesem Fall erfolgt die Zahlung der betreffenden Leistungen erst nach deren vollständiger und nachweislicher Erfüllung. Ein Anspruch auf Vorauszahlungen ohne gestellte Sicherheit besteht nicht.

Sprache

Das Angebot ist in deutscher Sprache einzureichen. Die Auftragsabwicklung ist in deutscher Sprache durchzuführen.

Hinweise zur Abgabe des Angebots

Die Bieterin oder der Bieter hat bei der Erstellung des Angebots besondere Sorgfalt walten zu lassen. Das Angebot muss vollständig sein und sämtliche für die Prüfung und Wertung erforderlichen Angaben und Unterlagen enthalten.

a. Leistungsbezogene Angebotsunterlage

• Beschreibung der angebotenen Location einschließlich Anschrift, Größe, Kapazität und vorgesehener Nutzung der einzelnen Veranstaltungsräume und -flächen,

• Grundrisse oder vergleichbare Darstellungen, aus denen Lage, Größe und Zuordnung der angebotenen Räume und Flächen hervorgehen,

• aktuelle, aussagekräftige und den einzelnen Räumen eindeutig zuordenbare Fotos der angebotenen Veranstaltungs-, Session-, Catering- und Netzwerkflächen; ergänzend kann ein Video oder ein Link zu einer virtuellen Besichtigung eingereicht werden,

• Beschreibung des vorgesehenen Raum- und Flächenkonzepts für das Barcamp, insbesondere für das Plenum, die parallel stattfindenden Sessions, den Session-Marktplatz, das Catering sowie die Netzwerk- und Austauschbereiche,

• Angaben zur akustischen Trennung der parallel genutzten Sessionräume beziehungsweise Sessionflächen,

• Angaben zur vorhandenen Infrastruktur, insbesondere zu Veranstaltungstechnik, WLAN, Mobiliar

• Angaben zur Barrierefreiheit der Veranstaltungsräume, Sanitäranlagen und aller weiteren von den Teilnehmenden genutzten Bereiche,

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• Angaben zur Entfernung und fußläufigen Erreichbarkeit der nächstgelegenen S- oder U-Bahn-Station, sowie Angaben zur voraussichtlichen Fahrzeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln vom Berliner Hauptbahnhof,

• Beschreibung des angebotenen Cateringkonzepts einschließlich Angaben zur Berücksichtigung ernährungsbedingter Anforderungen,

• Zum Nachweis der Eignung sind folgende Unterlagen dem Angebot beizufügen

Darstellung des Unternehmens o

Bestätigung, dass für die Vorbereitung und Durchführung der Veranstaltung ausreichend o fachlich geeignetes Personal für Location, Technik und Catering zur Verfügung steht,

Benennung einer für die Vorbereitung und Durchführung verantwortlichen Ansprechperson, o

detaillierte und nachvollziehbare Darstellung sämtlicher Kostenpositionen, o

Nachweis über Betriebs-/Berufshaftpflichtversicherungsdeckung, o

Eigenerklärung, dass keine Ausschlussgründe vorliegen: o

„Ich/Wir erklären, dass keine Ausschlussgründe vorliegen, die zu einem Ausschluss vom Vergabeverfahren führen könnten. Insbesondere erkläre/n ich/wir, dass

kein Insolvenzverfahren oder vergleichbares Verfahren eröffnet oder beantragt wurde,
sich das Unternehmen nicht in Liquidation befindet,
keine schweren Verfehlungen vorliegen, die die Zuverlässigkeit in Frage stellen,
die Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Sozialversicherungsbeiträgen ordnungsgemäß erfüllt sind,
im Vergabeverfahren keine unzutreffenden Erklärungen abgegeben werden.

Ich/Wir verpflichte/n mich/uns, diese Erklärung auch von ggf. eingesetzten Nachunternehmern einzuholen und vor Auftragserteilung vorzulegen.“

Die Angaben zum Raum- und Flächenkonzept, zur Atmosphäre und Aufenthaltsqualität, zur Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln sowie zum Preis bilden die Grundlage der Zuschlagswertung. Die Bewertung erfolgt ausschließlich anhand der mit dem Angebot eingereichten und überprüfbaren Angaben und Unterlagen.

b. Preisangaben

Im Angebot sind sämtliche für die vollständige Leistungserbringung erforderlichen Kosten, insbesondere für Räume, Technik, Personal, Ausstattung, Catering, Transport, Auf- und Abbau, Reinigung und sonstige Nebenkosten, vollständig und getrennt auszuweisen.

Die Kostenpositionen sind jeweils netto zuzüglich Umsatzsteuer sowie brutto anzugeben. Zusätzlich ist ein verbindlicher Bruttogesamtpreis auszuweisen.

Für das Catering sind ein verbindlicher Bruttopreis pro Person und der Bruttogesamtpreis für 100 Teilnehmende anzugeben. Der Preis darf 30,00 Euro brutto pro Person und Veranstaltungstag nicht

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überschreiten und muss sämtliche Catering- und Nebenkosten enthalten.

Die endgültige Teilnehmendenzahl wird spätestens zehn Kalendertage vor der Veranstaltung verbindlich mitgeteilt und bildet die Grundlage der Abrechnung.

Kriterien für die Auftragsvergabe

Die Eignung wird insbesondere anhand der Erfahrung mit vergleichbaren Veranstaltungsformaten, der fachlichen und personellen Leistungsfähigkeit, der benannten Ansprechperson, der Haftpflichtversicherung sowie der Eigenerklärung geprüft. Die Eignungsprüfung dient ausschließlich der Feststellung, ob der Auftrag ordnungsgemäß ausgeführt werden kann. Sie fließt nicht in die Punktebewertung ein.

Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Dieses wird anhand des besten Verhältnisses von Preis und Leistung ermittelt. Der niedrigste Preis allein ist nicht entscheidend.

Kriterium	Gewichtung
Eignung des Raum- und Flächenkonzepts für ein Barcamp	40 %
Atmosphäre und Aufenthaltsqualität	25 %
Erreichbarkeit mit ÖPNV	15 %
Gesamtangebotspreis	20 %

Bewertung der qualitativen Kriterien

Beim Raum- und Flächenkonzept werden insbesondere die Eignung und Flexibilität der Räume, die Möglichkeiten für parallel stattfindende Sessions, die akustische Trennung der Sessionbereiche sowie die Qualität der Netzwerk- und Austauschflächen bewertet.

Bei der Atmosphäre und Aufenthaltsqualität werden insbesondere die Gestaltung und Aufenthaltsqualität der Räume sowie deren Eignung für ein offenes, kreatives und kommunikatives Veranstaltungsformat bewertet.

Bei der Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln werden insbesondere die Entfernung zur nächstgelegenen S- oder U-Bahn-Station und die Erreichbarkeit vom Berliner Hauptbahnhof bewertet.

Die qualitativen Kriterien werden jeweils auf einer Skala von 0 bis 5 Punkten bewertet: • 0 Punkte: keine bewertbaren Angaben oder keine qualitative Eignung, • 1 Punkt: sehr geringe Erfüllung, • 2 Punkte: teilweise Erfüllung, • 3 Punkte: vollständige und gute Erfüllung, • 4 Punkte: überdurchschnittlich gute Erfüllung, • 5 Punkte: besonders gute Erfüllung mit erkennbarem Mehrwert für die Veranstaltung.

Bewertung des Gesamtangebotspreises Für die Preiswertung wird der verbindliche Bruttogesamtpreis einschließlich aller für die vollständige Leistungserbringung erforderlichen Kosten zugrunde gelegt.

Das preisgünstigste wertbare Angebot erhält beim Preiskriterium 5 Punkte. Die Bewertung der weiteren

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Angebote erfolgt nach folgender Formel: Punktzahl = niedrigster wertbarer Bruttogesamtpreis ÷ Bruttogesamtpreis des zu bewertenden Angebots × 5

Die errechnete Punktzahl wird auf zwei Nachkommastellen gerundet.

Gesamtwertung Die bei den einzelnen Kriterien erreichten Punkte werden entsprechend der jeweiligen Gewichtung in die Gesamtwertung einbezogen. Die gewichtete Punktzahl wird wie folgt berechnet:

Gewichtete Punktzahl = erreichte Punkte ÷ 5 × Gewichtung des Kriteriums

Die Gewichtungen werden dabei als maximal erreichbare Punkte angesetzt. Beim Raum- und Flächenkonzept können somit maximal 40 Punkte, bei Atmosphäre und Aufenthaltsqualität maximal 25 Punkte, bei der Erreichbarkeit maximal 15 Punkte und beim Gesamtangebotspreis maximal 20 Punkte erreicht werden.

Die gewichteten Punktzahlen und die Gesamtpunktzahl werden auf zwei Nachkommastellen gerundet. Maximal können 100 Gesamtpunkte erreicht werden. Das Angebot mit der höchsten Gesamtpunktzahl erhält den Zuschlag.

Bei Punktgleichheit erhält das Angebot mit der höheren Punktzahl beim Kriterium „Eignung des Raum- und Flächenkonzepts für ein Barcamp“ den Vorrang. Besteht weiterhin Punktgleichheit, entscheidet der niedrigere Bruttogesamtpreis.

kompetenzz_Oeffentliche-Ausschreibung_Raeume-2027.pdf