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Verfahrensunterlagen 2021-002-OH Veräußerung Gebrauchtfahrzeuge

01 Verfahrensbeschreibung Veräußerung

Inhaltsverzeichnis

1. Berufsgenossenschaft Holz und Metall ...................................................................... 2
2. Darstellung des Vorhabens ......................................................................................... 2 2.1 Allgemeines ........................................................................................................... 3 2.2 Keine Anwendung von Vergaberecht .................................................................. 4
3. Verfahrensablauf .......................................................................................................... 5 3.1 Zulassungsverfahren ......................................................................................... 6 3.2 Auswahlverfahren/Rahmenvereinbarung ........................................................ 7 3.3 Durchführung ..................................................................................................... 8 3.4 Beendigung ........................................................................................................ 9
4. Durchführungshinweise .............................................................................................. 9 4.1 Einreichung des Zulassungsantrages ................................................................. 9 4.2 Hinweise zur Teilnahme am Zulassungsverfahren ............................................. 9 4.3 Zeitplan .................................................................................................................11

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1. Berufsgenossenschaft Holz und Metall

Die Berufsgenossenschaft Holz und Metall (BGHM) ist eine Körperschaft des öffentlichen Rechts mit Selbstverwaltung. Ihre gesetzlich übertragenen Aufgaben führt sie in eigener Verantwortung unter staatlicher Aufsicht durch. Als gesetzliche Unfallversicherung ist die BGHM Teil des deutschen Sozialversicherungssystems und zuständig für Unternehmen der Holz- und Metallbranche.

Die Prävention von Arbeitsunfällen, Berufskrankheiten und arbeitsbedingten Gesundheitsgefahren ist die zentrale Aufgabe der BGHM. Im Schadensfall sorgt die BGHM für die bestmögliche medizinische, berufliche und soziale Rehabilitation sowie für angemessene Entschädigung. Diese Leistungen werden eng miteinander verknüpft aus einer Hand angeboten.

Die Träger der gesetzlichen Unfallversicherung für den gesamten Wirtschaftsbereich innerhalb Deutschlands sind die gewerblichen Berufsgenossenschaften. Die Berufsgenossenschaften sind nach Branchen gegliedert. Die BGHM ist einer der größten Träger der gesetzlichen Unfallversicherung in Deutschland und übernimmt den Versicherungsschutz für mehr als 5,5 Millionen Beschäftigte in den rund 231.5000 Unternehmen der Branchen Holz und Metall.

2. Darstellung des Vorhabens

Gegenstand dieses Vorhabens ist der Verkauf gebrauchter Fahrzeuge der BGHM und der Abschluss von längerfristigen Vereinbarungen mit verschiedenen Aufkäufern.

Veräußerin:

Berufsgenossenschaft Holz und Metall Isaac-Fulda-Allee 18 55124 Mainz Bundesrepublik Deutschland

Kontaktstelle:

Berufsgenossenschaft Holz und Metall Sachgebiet Vergabestelle Isaac-Fulda-Allee 18 55124 Mainz Bundesrepublik Deutschland

E-Mail: openhouse@bghm.de

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Ansprechperson

Anfragen zum Verfahren einschließlich der Unterlagen sind vorrangig über die Plattform des Bundes

https://www.evergabe-online.de

mitzuteilen.

Aus Gründen der Gleichbehandlung werden Anfragen grundsätzlich nur schriftlich – und nicht telefonisch – beantwortet. Es werden keine Auskünfte zum Stand des Verfahrens erteilt. Die Kommunikation erfolgt für das gesamte Verfahren in deutscher Sprache.

Alle gestellten Bieterfragen und Antworten werden zu Ihrer Kenntnis auf der Plattform des Bundes

https://www.evergabe-online.de

veröffentlicht.

Die Verfahrensunterlagen ergänzende oder berichtigende Angaben sowie Bieterfragen werden ebenfalls an dieser Stelle veröffentlicht. Sie gelten ab dem Zeitpunkt der Veröffentlichung als Bestandteil der Verfahrensunterlagen.

2.1 Allgemeines

Die Berufsgenossenschaft Holz und Metall (BGHM) erwirbt die Fahrzeuge für ihre Außendienstmitarbeiter, Führungskräfte und als Pool-KfZ über das Kaufhaus des Bundes (KdB). Es handelt sich um Fahrzeuge der Kategorien Mittelklasse als Kombi sowie Van klein, derzeit VW Touran, sowie obere Mittelklasse Limousinen und Kombi, derzeit Mercedes E Klasse. Die konkreten Fahrzeugmodelle sind dabei abhängig vom Ergebnis der Ausschreibung des KdB.

Diese sollen im Rahmen dieses Verfahrens transparent veräußert werden. Zu beachten ist, dass der Verkauf der Fahrzeuge durch die BGHM umsatzsteuerfrei erfolgt, da der Verkauf von Dienstwagen nicht der Umsatzsteuer unterliegt.

Die BGHM unterhält zurzeit insgesamt über alle Fahrzeugklassen hinweg ca. 635 Fahrzeuge, welche in regelmäßigen Abständen (Haltedauer zwischen ca. 12 und 15 Monaten) veräußert werden. Jedoch ist das Aufkommen dabei starken Schwankungen unterworfen, da die die BGHM hierbei an das Vorgehen und die Vorgaben des KdB gebunden ist. Zudem können Schwankungen durch beispielsweise verzögerte Lieferungen seitens des Herstellers oder interner Geschäftsprozesse der BGHM entstehen.

Somit können im Vorfeld keine festen Mengenangaben gemacht werden.

Die Verkäuferin verpflichtet sich nicht, sämtliche Fahrzeuge über dieses Verfahren zur Verfügung zu stellen. Es wird keine Exklusivität zugesichert. Des Weiteren besteht kein Anspruch auf Abschluss von Poolvereinbarung, Rahmenvereinbarungen und einzelnen

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Kaufverträgen oder irgendwie geartete Ansprüche auf Entschädigungszahlungen oder Ersatzleistungen o.ä. Es besteht auch kein Anspruch auf Einhaltung des in diesen Unterlagen skizzierten Vorgehens. Die Verkäuferin behält sich vor, ihr Vorgehen anzupassen und wird dies transparent kommunizieren.

Ziele des Verfahrens sind insbesondere:

• Eine für die BGHM wirtschaftliche Veräußerung fortzusetzen. • Transparenz unter den Interessenten herzustellen. • Den Aufwand bei der Abwicklung einfach und gering zu halten. • Eine zuverlässige und schnelle Abwicklung der Veräußerung zu ermöglichen

Die Fahrzeuge sind in der Regel mind. 12 bis max. 18 Monate alt und haben eine unterschiedliche Laufleistung, typischerweise ab 10.000 km. Diese Angaben sind Schwankungen unterworfen. Die Fahrzeugtypen (Produkttyp, Hersteller, Motorisierung etc.) wechseln, da die BGHM die Fahrzeuge aus dem jeweiligen Rahmenvertrag des KdB beschafft.

2.2 Keine Anwendung von Vergaberecht

Das vorliegende Verfahren ist als unverbindliches Zulassungsverfahren ausgestaltet (Poolvereinbarung Fahrzeugveräußerung), da es sich um eine Veräußerung und nicht um einen öffentlichen Auftrag i.S.d § 103 GWB/ der Vergaberichtlinie 2014/24/EU handelt. Das Vergaberecht findet daher keine Anwendung. Auch dann nicht, soweit in den Verfahrensunterlagen auf bestimmte Regelungen Bezug genommen wird; dies ist immer als entsprechende Anwendung zu verstehen.

Die Berufsgenossenschaft Holz und Metall wird jedes interessiertes Unternehmen in die Poolvereinbarung aufnehmen, welches die definierten Zulassungsvoraussetzungen erfüllt und die entsprechenden Unterlagen einreicht.

Anschließend wird in einer zweiten Stufe ein Auswahlverfahren stattfinden. Für jede Fahrzeugkategorie wird ein einzelnes Auswahlverfahren durchgeführt und eine Rahmenvereinbarung „Fahrzeugveräußerung abgeschlossen. Die Auswahlverfahren erfolgen auf Grundlage der jeweiligen Fahrzeugbeschreibungen nach dem Preis. Da für die BGHM insbesondere ein reibungsloser Ablauf wichtig ist wird zudem eine Testphase stattfinden.

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3. Verfahrensablauf

Für den Verkaufsvorgang sind drei Stufen vorgesehen:

Stufe 1: Aufnahme in Poolvereinbarung Stufe 2: Abschluss einer Rahmenvereinbarung Stufe 3: Abschluss von Kaufverträgen

Im Rahmen des Zulassungsverfahrens können interessierte Aufkäufer einen Antrag auf Aufnahme in die Poolvereinbarung stellen und die erforderlichen Unterlagen einreichen. Die Aufnahme in den Pool erfolgt durch Mitteilung an den Aufkäufer (Aufnahmebestätigung).

Ein Antrag auf Aufnahme in die Poolvereinbarung kann jederzeit während der gesamten Laufzeit des Vertragssystems gestellt werden.

Aus dem Kreis der Mitglieder der Poolvereinbarung können zukünftig, nach einem vorangegangenen Wettbewerb (Auswahlverfahren), Abnahmevereinbarungen/ Rahmenvereinbarungen betreffend den Ankauf von gebrauchten Personenkraftwagen einer bestimmten Kategorie geschlossen werden (Rahmenvereinbarung Fahrzeugveräußerung).

Die Laufzeit der Rahmenvereinbarungen Fahrzeugveräußerung richtet sich nach der Laufzeit der Rahmenvereinbarung des Kaufhauses des Bundes (KdB). Diese werden in der Regel mit einer Laufzeit von 2 Jahren seitens des KdB abgeschlossen. Es kann jedoch zu Verlängerungen kommen (Laufzeitverlängerung seitens KdB, Verzögerung beim Hersteller, längere Haltedauer beim Nutzer innerhalb der BGHM)

Im Rahmen der jeweiligen Auswahlverfahren der einzelnen Fahrzeugkategorien werden verschiedene Gebietslose pro Fahrzeugkategorie gebildet, diese richten sich nach den Standorten der Auslieferungszentren der jeweiligen Hersteller.

Zu jedem Gebietslos sollen mit jeweils mindestens 2 und bis zu 5 Vertragspartnern aus dem Pool eine Rahmenvereinbarungen geschlossen werden.

Die Anforderungen an die Poolunternehmen sind im Dokument 03 „Zulassungsvoraussetzungen“ aufgeführt. Die Vertragsbedingungen sowie die Bedingungen zum Auswahlverfahren sind in der Poolvereinbarung Fahrzeugveräußerung aufgeführt. Die Fahrzeuge werden im Rahmen des Auswahlverfahrens beschrieben (Gegenstandsbeschreibung). In der Rahmenvereinbarung Fahrzeugveräußerung werden die Bedingungen der Veräußerung, Zuteilung sowie die Testphase festgehalten

Hinweis:

Änderungen an den Unterlagen durch die Antragsteller, insbesondere dem Vertrag und der Leistungsbeschreibung sind unzulässig und führen zur Ablehnung des Antrags.

Nach Vorliegen aller einzureichenden Dokumente und Nachweise prüfen die Auftraggeber die Aufnahme in die Poolvereinbarung.

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3.1 Zulassungsverfahren

Geeignete Aufkäufer von Fahrzeugen können den Beitritt zu dem Vertragssystem Poolvereinbarung „Fahrzeugveräußerung“ jederzeit während der gesamten Laufzeit des Vertragssystems beantragen, indem Sie ein Antrag auf Aufnahme in die Poolvereinbarung (04_Formblatt auf Zulassung) einreichen und alle geforderten Voraussetzungen erfüllen. Zu Letzterem ist das Dokument 03_Zulassungsvoraussetzungen auszufüllen und dieses sowie die dort geforderten Unterlagen einzureichen.

Für die Zulassung eines interessierten Aufkäufers gilt:

Die Auftraggeberin prüft die eingereichten Unterlagen, insbesondere darauf, ob der interessierte Aufkäufer die erforderlichen Zulassungskriterien aufweist. Die Zulassung des Poolunternehmens setzt dabei die vollständige Erfüllung aller im Dokument 03_Zulassungsvoraussetzungen festgelegten Zulassungsvoraussetzungen durch das interessierte Unternehmen voraus. Diese müssen während der gesamten Laufzeit dieser Poolvereinbarung erfüllt sein.

Die Entscheidung zur Poolvereinbarung Fahrzeugveräußerung wird dem Antragsteller in Form eines Aufnahmebestätigung mitgeteilt. Unternehmen, die in den Pool aufgenommen werden, sind aufgefordert ihre Unterlagen bei Bedarf zu aktualisieren (z.B. im Fall des Wechsels der Haftpflichtversicherung etc.).

Soweit zum Nachweis der Erfüllung der Zulassungskriterien nur eigene Erklärungen (Eigenerklärung) verlangt werden, behält sich der Auftraggeber vor, auch nach erfolgter Aufnahme in die Poolvereinbarung in angemessenem Umfang ergänzende Unterlagen zu verlangen, soweit dies nach seiner Einschätzung erforderlich erscheint.

Im Zulassungsverfahren werden alle Unternehmen berücksichtigt, welche die geforderten Zulassungskriterien nachweisen, die Vertragsbedingungen akzeptieren und dies durch Einreichung eines vollständig ausgefüllten Antragsformulars (Dokument 04) sowie der weiteren geforderten Unterlagen bestätigen. Die BGHM stellt den interessierten Unternehmen im Rahmen des Verfahrens Unterlagen zur Beantragung der Zulassung zur Verfügung, die für den Zulassungsantrag zu verwenden sind. Änderungen an den Unterlagen durch die Antragsteller, insbesondere dem Vertrag und der Leistungsbeschreibung sind unzulässig und führen zur Ablehnung des Antrags.

Der Aufkäufer befindet sich damit in einem allgemeinen „Pool“, unabhängig der Fahrzeugkategorie. Damit wird er im Rahmen der jeweiligen Auswahlverfahren berücksichtigt.

Hinweis: Die Zulassung eines Unternehmens, d.h. die Aufnahme in die Poolvereinbarung, bedeutet nicht, dass eine Rahmenvereinbarung betreffend eines konkreten Fahrzeugmodells erteilt wird. Die Veräußerung an einen Aufkäufer bedarf zwingend einer Rahmenvereinbarung.

Mit der Aufnahme in die Poolvereinbarung erwirbt das Unternehmen keinen Anspruch auf die unmittelbare Veräußerung der Auftraggeberin an das Unternehmen. Mit der Aufnahme in die Poolvereinbarung wird keine konkrete Anzahl an Fahrzeugen zugesichert. Die Poolunternehmen haben keinen Anspruch auf eine bestimmte Mindestanzahl an Fahrzeugen.

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3.2 Auswahlverfahren/Rahmenvereinbarung (Rahmenvereinbarung Fahrzeugveräußerung)

Pro Fahrzeugkategorie werden gesonderte Rahmenvereinbarungen zur Fahrzeugveräußerung geschlossen. Diesen geht ein Auswahlverfahren mit mehreren Gebietslosen voran, bei dem die BGHM die jeweiligen Fahrzeuge sowie die Bedingungen beschreibt und zur Abgabe eines Preisangebotes auffordert. Aufgefordert werden alle Unternehmen die zum Auftakt des Auswahlverfahrens im Pool bereits zugelassen sind.

Die BGHM wird dabei alle Aufkäufer aus dem „Pool“, unter Vorlage einer Gegenstandsbeschreibung, welches sich auf die jeweilige Fahrzeugkategorie bezieht, gesondert dazu auffordern ein Preisangebot abzugeben. Dabei wird der Mindestpreis festgeschrieben.

Im laufenden Auswahlverfahren wird der jeweilige Mindestpreis pro Fahrzeug durch ein Gutachten eines Sachverständigen ermittelt. Der Mindestpreis ist der im Sachverständigengutachten festgestellten Händlereinkaufswert inklusive Mehrwertsteuer. Die BGHM beauftragt den Sachverständigen entsprechend ihren eigenen Rahmenverträgen auf ihre Kosten.

Sofern Produktionsänderungen, Änderungen/Aufwertung der Produktionslinie beim jeweiligen Fahrzeug vorliegen, wird dies mittels angepasster Gegenstandsbeschreibung im Auswahlverfahren mitgeteilt.

Der jeweilige Aufkäufer hat sodann im Rahmen des Auswahlverfahrens die Möglichkeit ein Preisangebot für alle oder nur einzelne Lose abzugeben. Dies erfolgt durch die Angabe des Mindestpreises und gegebenenfalls eines prozentualen Zuschlags (beispielsweise: Mindestpreis + x 5%). Siehe Preisblatt zum Auswahlverfahren. Zudem ist die Nennung der Anzahl der möglichen Fahrzeuge, die Im Rahmen der Laufzeit der Rahmenvereinbarung aufgenommen werden können, erforderlich. Die Aufforderung erfolgt grundsätzlich innerhalb von ca. 4 Monaten vor den ersten Verkäufen. Die Frist zur Abgabe des Preisangebotes beträgt grundsätzlich 10 Werktage.

Das Auswahlverfahren entscheidet sich nach dem/den besten Preisen.

Der Vertragsschluss (Rahmenvereinbarung Fahrzeugveräußerung) erfolgt je Los nach den besten Angebotspreisen pro Fahrzeug sowie der Höhe der Abnahmemenge laut Angebot.

Die Anzahl der Rahmenvereinbarungen ist abhängig von der Anzahl der jeweiligen Gebietslose und wird im Rahmen des Auswahlverfahrens mitgeteilt. Sie hängt von der wohnörtlichen Verteilung der Nutzer ab.

Einzelnen Vertragspartnern wird keine Exklusivität zugesichert. Für alle Poolunternehmen gelten die gleichen Bedingungen. Individuelle Vertragsverhandlungen werden nicht durchgeführt. Insbesondere sind die Preise, die im Auswahlverfahren benannt wurden, für die Dauer der Rahmenvereinbarung festgeschrieben.

Zu Anfang der Laufzeit der Rahmenvereinbarungen Fahrzeugveräußerung wird eine Testphase durchgeführt, bei der Fahrzeuge nach den Vorgaben der BGHM abzuwickeln sind

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(Ausführungen siehe 02_Leistungskatalog und § 5 in der Poolvereinbarung Fahrzeugveräußerung). Bei nicht erfolgreichem Ablauf der Testphase, geht die Auftraggeberin davon aus, dass der Aufkäufer auch künftig nicht dazu in der Lage sein wird den Prozess nach den Vorgaben der BGHM zu begleiten. Der Aufkäufer wird sodann aus dem Pool entlassen.

Die Testphase wird entsprechend des im Dokument 02_Leistungskatalog beschrieben Verfahrens mit 1-2 Fahrzeugen für jedem Aufkäufer durchgeführt.

Im Fall einer Preisidentität wird die Testphase vor den Vertragsschluss gesetzt. Dieser erfolgt sodann mit denjenigen Unternehmen, die in der Testphase den Verkaufsprozess die im Dokument 02_Leistungskatalog festgelegten Anforderungen der BGHM an die Durchführung des Verkaufsprozesses im höchsten Maße erfüllt haben.

3.3 Durchführung

Die mengenmäßige Verteilung der Fahrzeuge pro Fahrzeugkategorie wird im Rahmen des Auswahlverfahrens beschrieben. Grundsätzlich wird die Anzahl der zum Verkauf geplanten Fahrzeuge im Vorfeld bestimmt und orientiert sich am geplanten Austausch der Fahrzeuge bei den Nutzern und deren Wohnorten, die auch für die Zuordnung zu den Gebietslosen ausschlaggebend ist.

Die Verteilung an die jeweiligen Aufkäufer richtet sich pro Gebietslos nach der Anzahl der Fahrzeuge, der Anzahl der Einzelverträge und erfolgt grundsätzlich anhand der Platzierung im jeweiligen Los, die sich nach dem Angebotspreis richtet.

Die konkrete Zuteilung der Fahrzeuge erfolgt in verschiedenen zeitlichen Abläufen und richtet sich dabei nach den konkreten Austauschterminen bei den Nutzern. Die Anzahl kann sich gegebenenfalls auch nach erfolgter Zuteilung ändern. Dies ist insbesondere dadurch bedingt, dass Nutzern des Fahrzeuges ein Vorkaufsrecht eingeräumt wird oder nutzungsbedingte Verluste eintreten können (Totalschäden, Diebstahl o.ä.).

Für den Fall, dass einer der Aufkäufer auf Grund von Verstößen nicht mehr an dem Verfahren teilnehmen wird, kann die BGHM die Option einräumen, dass die Fahrzeuge durch die übrigen Aufkäufer des Gebietsloses aufgekauft werden können. Insofern kann sich die Anzahl der Fahrzeuge entsprechend erhöhen. Liegen für ein Gebietslos weniger Angebote oder geeignete Poolunternehmen vor als Rahmenvereinbarungen abgeschlossen werden sollen, kann die BGHM im Wege eines Nachrückverfahrens weitere Rahmenvereinbarungen abschließen. Dies gilt auch, wenn während der Laufzeit Rahmenvereinbarungen weggefallen sind.

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3.4 Beendigung

Die Beendigungsgründe für die Zusammenarbeit sind jeweils in der Pool- bzw. Rahmenvereinbarung festgelegt. Es ist eine ordentliche Kündigung aus der Poolvereinbarung vorgesehen. Die Kündigungsfrist beträgt dabei vier Wochen.

Darüber hinaus kann auch eine fristlose Kündigung der Poolvereinbarung oder der Rahmenvereinbarung aus wichtigem Grund erfolgen.

Wichtige Gründe seitens der BGHM sind insbesondere die erhebliche Verletzung von vertraglichen Pflichten. Dazu zählen beispielsweise der Wegfall der Zulassungsvoraussetzungen oder das fehlende Einhalten des im Dokument 02_Leistungskatalogs festgelegten Ablaufs des Verkaufsprozesses in einer Testphase oder in der späteren Vertragsdurchführung. Hierzu zählen die wiederholte Ablehnung von Fahrzeugen, eine nicht fristgerechte Abmeldung oder der unsachgemäße Umgang mit dem Fahrzeug.

Sofern Rahmenvereinbarungen beendet werden, so endet auch die Poolvereinbarung. Bereits geschlossene Kaufverträge bleiben bestehen; hierfür gelten auch weiterhin die Bedingungen der Rahmenvereinbarung.

4. Durchführungshinweise

4.1 Einreichung des Zulassungsantrages

Die Einreichung des Antrages muss elektronisch per E-Mail erfolgen. Die Abgabe des Antrages ist daher nur über

openhouse@bghm.de

möglich.

Aufbau des Angebots und einzureichende Nachweise sind den Zulassungsvoraussetzungen (Dokument 03 der Verfahrensunterlagen) zu entnehmen.

4.2 Hinweise zur Teilnahme am Zulassungsverfahren

Allgemeine Geschäftsbedingungen und sonstige Vertragsbedingungen des Bieters sind nicht zugelassen. Dies gilt auch, sofern der Auftragnehmer nach Vertragsschluss etwa im Rahmen der Korrespondenz mit der Auftraggeberin auf Allgemeine Geschäftsbedingungen verweist oder diese beilegt.

Nebenangebote werden nicht zugelassen und führen zum Ausschluss vom Verfahren. Für die Erstellung des Antrages und die Beteiligung im Verfahren wird keine Vergütung gewährt. Mit

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Abgabe eines Antrages verzichten die Teilnehmer ausdrücklich auf die Geltendmachung entstandener sowie evtl. entstehender Kosten.

Die Rückgabe der Unterlagen ist nicht vorgesehen.

Sofern geforderte Unterlagen nach Schlusstermin nicht vorliegen, können diese von der BGHM mit Fristsetzung nachträglich angefordert werden. Sollte der Bieter die Unterlagen dann nicht vorlegen, wird das Angebot nicht berücksichtigt.

Die BGHM behält sich die Beendigung des Verfahrens vor.

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4.3 Zeitplan

Es ist folgender unverbindlicher Zeitplan vorgesehen. Dieser soll entsprechend fortgeführt werden.

*abhängig von den Lieferzeiten des Kaufhaus des Bundes für die neue Fahrzeugklasse

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