AS 2026-21_Leistungsbeschreibung.pdf

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Ausschreibungsbedingungen

und Leistungsbeschreibung

zur Ausschreibung

2026/21

des

Rechenzentrums der Finanzverwaltung

des Landes Nordrhein-Westfalen (RZF NRW)

Rahmenvereinbarung (RV) über die Beschaffung von

zeitlich befristeten Veeam Lizenzen und Produkten inkl.

Upgrade und Verlängerung alter Bestandslizenzen

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Inhaltsverzeichnis Kapitel A: Ausschreibungsbedingungen .................................................................................................... 3

1 Allgemeines ....................................................................................................................................... 3

2 Angebotsblatt ................................................................................................................................... 3

3 Informationspflicht .......................................................................................................................... 3

4 Vertragsbestandteile........................................................................................................................ 3

5 Vergütung .......................................................................................................................................... 4

6 Hauptangebote/Nebenangebote ................................................................................................... 4

7 Bietereignung ................................................................................................................................... 4

8 Unterauftragnehmer und Eignungsleihe ...................................................................................... 5

8.1 Unteraufträge ........................................................................................................................... 5

8.2 Eignungsleihe ........................................................................................................................... 5

9 Mindestanforderungen ................................................................................................................... 5

10 Zuschlagskriterien und Wertung der Angebote ....................................................................... 6

10.1 Zuschlagskriterien ............................................................................................................... 6

10.2 Verfahren zur Bewertung der Angebote .......................................................................... 6

10.3 Ermittlung des Zuschlags .................................................................................................... 6

11 Vertragsbedingungen .................................................................................................................. 6

11.1 Garantie der Einheitlichkeit ................................................................................................ 6

11.2 Vertraulichkeit ...................................................................................................................... 6

12 Rechnungstellung ........................................................................................................................ 6

13 Terminübersicht ........................................................................................................................... 7

Kapitel B: Leistungsbeschreibung .............................................................................................................. 8

1 Gegenstand der Beschaffung ......................................................................................................... 8

1.1 Vertragslaufzeit ........................................................................................................................ 8

1.2 Leistungsumfang und Einzelabruf ......................................................................................... 8

1.3 Vertragsobergrenze (Volumen) .............................................................................................. 9

2 Leistungs- und Kriterienkatalog ..................................................................................................... 9

2.1 Installation ................................................................................................................................ 9

2.2 Bereitstellung und Lieferung der Lizenzen .......................................................................... 9

3 Rabattsatz/Angebotsblatt ............................................................................................................... 9

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Kapitel A: Ausschreibungsbedingungen

1 Allgemeines Aus Gründen der Lesbarkeit wird in dieser Leistungsbeschreibung (LB) auf eine geschlechtsneutrale Formulierung verzichtet; es sind jedoch immer alle Geschlechter im Sinne der Gleichbehandlung angesprochen.

Für diese Ausschreibung sind in dieser Reihenfolge maßgebend:

 diese Ausschreibungsbedingungen,  die als Anlage beigefügten „Bewerbungs- und Vergabebedingungen des Landes NRW“.

Es sind ausschließlich die von der ausschreibenden Stelle ausgegebenen Unterlagen zu verwenden, diese können maschinell ausgefüllt werden.

Es sind ausdrücklich nur elektronische Angebote zugelassen.

2 Angebotsblatt Die in der Leistungsbeschreibung geforderten Preisangaben sind ausschließlich in dem zur Verfügung gestellten Angebotsblatt in Excel einzutragen. Eigene Dateien und/oder andere Dateiformate werden nicht akzeptiert. Sollte der Platz nicht ausreichen, sind die gewünschten Informationen auf einer separaten Anlage darzustellen. Alle Anlagen sind mit dem entsprechenden Gliederungspunkt des Angebotsblatts zu kennzeichnen. Da die Angaben im „Angebotsblatt“ zu machen sind und die Rückgabe dieser LB nicht gewünscht ist, ist diese LB nicht elektronisch ausfüllbar, sondern nur das Angebotsblatt.

Leistungen, die vom Bieter kostenneutral angeboten werden, oder Eventualpositionen, die das Produkt bereits in der gemäß Mindestanforderungen angebotenen Konfiguration ohne zusätzliche Kosten für den Auftraggeber beinhaltet, sind in der Form „0 €“ darzustellen. Alle im Angebot genannten Preise sind in Euro ohne Umsatzsteuer auszuweisen.

Fehlende oder unvollständige Angaben können zum Ausschluss des Angebots führen.

3 Informationspflicht Unternehmen, die ein Angebot abgeben, sind verpflichtet, die Kommunikationsfunktion des entsprechenden Projektraums des Vergabemarktplatzes NRW regelmäßig dahingehend zu überprüfen, ob Angaben zur Änderung oder Konkretisierung der Vergabeunterlagen veröffentlicht worden sind. Ein Angebot kann nur berücksichtigt werden, wenn der Bieter alle veröffentlichten Angaben in seinem Angebot berücksichtigt hat.

Die Antworten des Auftraggebers auf die Bieterfragen sind zwingend bei der Angebotserstellung zu berücksichtigen. Diese werden Teil der Ausschreibungsunterlagen und sind im weiteren Verfahren zu beachten.

4 Vertragsbestandteile Die Reihenfolge der Vertragsbestandteile wird wie folgt festgelegt:

• diese Leistungsbeschreibung, • das Angebot, auf das der Zuschlag erteilt wurde, Seite 3

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• EVB-IT Überlassung Typ B • die Ergänzenden Vertragsbedingungen, • die Verdingungsordnung für Leistungen Teil B (VOL/B) und • die Vertragsbedingungen des Landes NRW (ZVB NRW) in der beigefügten Fassung. • die Besonderen Vertragsbedingungen des Landes NRW zur Einhaltung des Tariftreue- und Vergabegesetzes Nordrhein-Westfalen (BVB TVgG NRW).

Die Allgemeinen Geschäfts-, Liefer- oder Zahlungsbedingungen des Bieters sind ausdrücklich ausgeschlossen. Ein Beifügen dieser Bedingungen des Bieters zu den Angebotsunterlagen (dazu gehört auch die Verwendung von Firmenpapier mit aufgedruckten AGB auf der Rückseite) oder eine Bezugnahme darauf - auch ohne Beifügung - kann zum Ausschluss des Angebots gemäß § 57 Abs. 1 Nr. 4 VgV führen.

5 Vergütung Für die Erstellung des Angebots sowie für eine eventuelle Teststellung werden dem Bieter keine Vergütung oder Entschädigung gewährt.

6 Hauptangebote/Nebenangebote Die Abgabe mehrerer Hauptangebote durch einen Bieter ist nur zulässig, wenn jedes Hauptangebot jeweils für sich alle verbindlichen Vorgaben der Vergabeunterlagen einhält und sich die Hauptangebote im zulässigen Rahmen hinsichtlich der darin jeweils angebotenen Leistung bzw. Leistungsspezifikationen voneinander unterscheiden. Bei mehreren Hauptangeboten ist eine getrennte elektronische Abgabe zwingend über den Vergabemarktplatz NRW vorzunehmen. In jedem Hauptangebot ist auf gesonderter Anlage nachvollziehbar kenntlich zu machen, worin die Abweichung der Hauptangebote zueinander besteht.

Angebote, die die geforderte Funktionalität auf andere als in den Mindestanforderungen dargestellte Weise realisieren (sog. Nebenangebote), sind nicht zulässig.

7 Bietereignung Der Bieter hat seine Eignung nachzuweisen. Hierzu hat er die im Vordruck 325 EU aufgeführten Unterlagen dem Angebot beizufügen.

Der Bieter verfügt mindestens über den Partnerstatus Gold beim Hersteller Veeam. Den Angebotsunterlagen muss ein aktueller Nachweis vom Hersteller Veeam beigefügt werden, aus dem hervorgeht, dass der Bieter ein autorisierter Partner mit Goldstatus ist.

Der Bieter besitzt kumulativ folgende Zertifizierungen, die dem Angebot beigefügt werden müssen und die bei Auftragsausführung (während des Supports/Hotline) erfüllt werden müssen:

• mindestens 2 Veeam Certified Engineer „VMCE“,
• mindestens 4 Veeam Technical Sales Professional „VMTSP“,
• mindestens 6 Veeam Sales Professional „VMSP“

Hierbei können mehrere Zertifizierungen in einer Person vorliegen. Die Zertifizierungen des Herstellers Veeam dürfen dabei nicht älter als 2 Jahre sein. Stichtag ist das Datum der Angebotsfrist.

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Der Auftraggeber behält sich vor, fehlende Unterlagen nachzufordern. Werden fehlende Unterlagen nachgefordert und nicht innerhalb der vom Auftraggeber gesetzten Frist eingereicht, führt dies zu einem Ausschluss des Angebots.

8 Unterauftragnehmer und Eignungsleihe 8.1 Unteraufträge Beabsichtigt der Bieter, Teile der Leistung von Unterauftragnehmern ausführen zu lassen, muss er in seinem Angebot Art und Umfang der durch die Unterauftragnehmer auszuführenden Leistungen angeben und die vorgesehenen Unterauftragnehmer benennen.

Sollten Auftragsteile an andere Unternehmen vergeben werden (Unteraufträge nach § 36 VgV), ist das Formular 533b EU auszufüllen und dem Angebot beizufügen.

Eine Beauftragung oder ein Wechsel eines Unterauftragnehmers nach dem Zuschlag ist nur mit Zustimmung des Auftraggebers möglich. Neben den o. g. Formularen enthalten die Formulare 321 und 511 EU weitergehende Hinweise und Erläuterungen.

8.2 Eignungsleihe Beabsichtigt der Bieter, sich bei der Erfüllung eines Auftrages im Hinblick auf die erforderliche wirtschaftliche, finanzielle, technische oder berufliche Leistungsfähigkeit anderer Unternehmen zu bedienen (Eignungsleihe), so muss er die hierfür vorgesehenen Kapazitäten im Angebot benennen (Formular 534a EU).

Der Bieter hat nachzuweisen, dass ihm die erforderlichen Kapazitäten der anderen Unternehmen zur Verfügung stehen und diese Unternehmen geeignet sind. Die Eignung und die Leistungsfähigkeit dieser Unternehmen (Eignungsleihe) sind gemäß Kapitel A Punkt 7 i. V. mit Formular 325 EU nachzuweisen.

Neben den o. g. Formularen enthalten die Formulare 321 und 511 EU weitergehende Hinweise und Erläuterungen.

9 Mindestanforderungen Bei den in Kapitel B aufgeführten Anforderungen handelt es sich um Mindestanforderungen, wenn sie mit dem Zuschlagskriterium ‚A‘ gekennzeichnet sind. Die Erfüllung aller im Kapitel B aufgeführten Mindestanforderungen muss gewährleistet sein. Die Nichterfüllung einer solchen Anforderung führt zum Ausschluss des Angebots. Sind in den jeweiligen Mindestanforderungen Nachweise gefordert, so hat der Bieter die entsprechenden Nachweise vorzulegen.

• Der Bieter muss die elektronische Übermittlung der Bestelldaten im XML-Format an den Besteller/Konsortialpartner anbieten
• Die Annahme/Bearbeitung (per E-Mail oder telefonisch) der Störungsmeldungen erfolgt ausschließlich in deutscher Sprache
• Firmenhauptsitz des Bieters ist in der EU (Nachweis durch Berufs- oder Handelsregister oder Nachweis auf andere Weise über die erlaubte Berufsausübung dem Angebot beifügen, aus dem der Hauptsitz hervorgeht)

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10 Zuschlagskriterien und Wertung der Angebote

10.1 Zuschlagskriterien Die Nichterfüllung eines mit ‚A’ gekennzeichneten Merkmals führt zum Ausschluss des Angebots aus der Ausschreibung (sogenannte Ausschluss-Kriterium). Sind in den jeweiligen Mindestanforderungen Nachweise gefordert, so hat der Bieter über die Einhaltung der Mindestanforderung mit Angebotsabgabe einen entsprechenden Nachweis zu führen. Dieser Nachweis ist, unter Bezugnahme auf den Gliederungspunkt, dem Angebot beizufügen.

10.2 Verfahren zur Bewertung der Angebote Die Angebote, bei denen nach formeller und fachlicher Auswertung der Angebotsunterlagen von der Einhaltung der Mindestanforderungen auszugehen ist, werden nach ihrer Angebotssumme, brutto (fiktiv) inklusive Umsatzsteuer und unter Berücksichtigung des ggfs. gewährten Skontos sortiert (gemäß Angebotsblatt). Ein vom Bieter gewährter Skontoabzug wird bei der Angebotswertung nur berücksichtigt, wenn die Skontofrist mindestens 14 Tage beträgt.

10.3 Ermittlung des Zuschlags Der Zuschlag erfolgt anhand der Erfüllung der Mindestanforderungen auf das Angebot mit der niedrigsten Angebotssumme, brutto (fiktiv) (exklusive aller optionalen Bestandteile des Angebotes) und unter Berücksichtigung eines gegebenenfalls gewährten Skontos.

1. Dazu wird der Gesamtwertungspreises, netto ermittelt, indem die vorgegebene fiktive Menge pro Lizenz und TAM mit den jeweiligen Nettolistenpreisen des Herstellers Veeam multipliziert und mit den angegebenen Rabattsätzen reduziert wird. Im nächsten Schritt wird die Umsatzsteuer berücksichtigt und ein gegebenenfalls gewährter Skonto abgezogen. Die daraus errechnete Angebotssumme, brutto (fiktiv) ist Grundlage für die Bewertung der Angebote und Ermittlung des Zuschlags.

11 Vertragsbedingungen 11.1 Garantie der Einheitlichkeit Die im Rahmen des Zuschlags festgelegten Leistungsvorgaben sind über den gesamten Leistungs- zeitraum einheitlich zu erbringen. Abweichungen hiervon sind nur nach Angabe geeigneter Alternativen durch den Auftragnehmer und nur mit Zustimmung des Auftraggebers möglich.

11.2 Vertraulichkeit Der Auftragnehmer hat mit der gebotenen Sorgfalt darauf hinzuwirken, dass alle eingesetzten Personen, die von ihm mit der Erfüllung der vertraglichen Pflichten beauftragt sind, die gesetzlichen Bestimmungen über Datenschutz beachten und die aus dem Bereich des Auftraggebers erlangten Informationen, soweit sie nicht offenkundig sind, nicht an Dritte weitergeben oder sonst verwerten. Die Verpflichtung gilt nach Beendigung des Vertrags unbegrenzt fort.

12 Rechnungstellung Rechnungen erfolgen nach jeweiliger Bestellung und sind an folgende Anschrift zu richten:

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• als eRechnung (X-Format) an eingang@erechnung.nrw (Leitweg-ID 05111-12012- 98) Bei Verwendung einer eRechnung ist die RZF-Vertragsnummer im Feld BT-12 Vertrags-nummer oder BT-13 Bestellnummer anzugeben • oder per Post an das Rechenzentrum der Finanzverwaltung NRW, Dezentrale Scanstelle LBV NRW, 40340 Düsseldorf oder per E-Mail (pdf-Format) an poststelle- 5011@fv.nrw.de

Bei Rechnungsstellung ist die RZF-Vertragsnummer anzugeben. Bei Verwendung einer eRechnung ist die RZF-Vertragsnummer im Feld BT-12 Vertragsnummer oder BT-13 Bestellnummer anzugeben.

13 Terminübersicht Wegen der vom Auftraggeber einzuhaltenden Fristen im Rahmen des Ausschreibungsverfahrens ist das Einhalten der nachfolgend aufgeführten Termine unabdingbar. Für den Fall, dass ein Bieter im Rahmen des Vergabeverfahrens eine Rüge oder Beschwerde bei der Vergabekammer oder beim Auftraggeber erhebt, können sich die Termine verschieben.

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Kapitel B: Leistungsbeschreibung

1 Gegenstand der Beschaffung

Das Rechenzentrum der Finanzverwaltung des Landes NRW setzt zum Zweck der Sicherung, Wiederherstellung und Überwachung von virtuellen, physischen und cloudbasierten Workloads Veeam Produkte ein. Der Veeam Orchestrator dient dabei als zentrale Verwaltungs- und Automatisierungsplattform, mit der Wiederherstellungspläne erstellt, getestet und im Notfall ausgeführt werden können – inklusive eingebetteter Komponenten wie Veeam Backup & Replication und Veeam ONE.

Gegenstand dieser Ausschreibung ist ein Abschluss einer Rahmenvereinbarung ohne Abrufverpflichtung zur Beschaffung von zeitlich befristeten Veeam Lizenzen und Produkten (Technical Account Manager (TAM)) inkl. Upgrade und Verlängerung alter Bestandslizenzen. Dabei hat der Bieter feste Rabattsätze auf Neugeschäfte, beispielsweise bei Erweiterungen um zusätzliche VUL-Pakete und eine Rabattierung in Höhe von einem Rabattsatz auf den jeweils gültigen Listenpreis für Subscription-Laufzeiten abzugeben.

Die geforderten Angaben sind ausschließlich in der Anlage „2026- 21_Angebotsblatt_Rabattsatz.xlsx“ in Excelformat vorzunehmen. Bei Nichterfüllung eines mit ‚A’ gekennzeichneten Merkmals führt dies zum Ausschluss des Angebots aus der Ausschreibung (sogenanntes Ausschluss-Kriterium).

Ausgenommen von den vorgenannten Rabattregelungen sind Vertragsverlängerungen sowie Bestandslizenzen (Renewals). Für diese gelten ausschließlich die jeweils vom Hersteller gewährten Sonderkonditionen.

1.1 Vertragslaufzeit Die Laufzeit der Rahmenvereinbarung (RV) beginnt mit Zuschlagserteilung und umfasst einen Zeitraum von drei Jahren. Des Weiteren behält sich der Auftraggeber die Option vor, die RV um ein Jahr zu verlängern. Geplanter Vertragsbeginn ist der 04.01.2027.

1.2 Leistungsumfang und Einzelabruf Die Rahmenvereinbarung dient der zentralen Beschaffung von Bedarfen, die in der Menge ungewiss und im Umfang nicht abschließend bestimmbar, jedoch regelmäßig wiederkehrend sind. Die Art der voraussichtlich benötigten Beschaffungen können die folgenden Lizenzen und Produkte (TAM) vom Hersteller Veeam umfassen:

Veeam Data Platform - Premium (VUL) Veeam Kasten Lizenzen - Knoten-basierte Subscription-Lizenz Veeam Backup for Microsoft 365 Veeam Data Cloud

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Der Mindestbestellwert pro Bestellung beträgt 10.000 EUR netto und gilt produktübergreifend für sämtliche Veeam-Produkte. Für Auftragsvolumina ab 50.000 EUR netto kann nach vorheriger Freigabe durch den Hersteller ein zusätzlicher Sonderrabatt gewährt werden.

Die einzelnen Abrufe aus der Rahmenvereinbarung erfolgen nach Bedarf des Auftraggebers zu den Bedingungen dieser Ausschreibung. Eine Abrufverpflichtung für Abrufe aus dieser Rahmenvereinbarung besteht nicht. Die Einzelabrufe sind EVB-IT Überlassungsverträge (Typ B) in der bei Ausschreibung beigefügten Fassung. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, die im Rahmen der Abrufe angefragten Lizenzen und Produkte (TAM) zu den in der Rahmenvereinbarung festgelegten Konditionen zu liefern.

1.3 Vertragsobergrenze (Volumen) Das Vertragsvolumen für die Gesamtsumme aller Einzelaufträge (Abrufe) während der gesamten Vertragslaufzeit inkl. Verlängerung ist begrenzt auf 5 Mio. € netto. Bei Erreichen dieser Grenze endet das Vertragsverhältnis.

2 Leistungs- und Kriterienkatalog 2.1 Installation Für die Installation sind folgende zu erbringende Leistungen und Bedingungen notwendig:

2.2 Bereitstellung und Lieferung der Lizenzen Die Lieferung der ersten Lizenzen aus der Rahmenvereinbarung ist zum 04.01.2027 sicherzustellen. (Vorrangig geht es um die Veeam Kasten for Kubernetes Lizenzen.) Die Freischaltung der Lizenzen erfolgen über das Kundenportal.

3 Rabattsatz/Angebotsblatt Es sind Rabattsätze in Prozent (%) und mit zwei Nachkommastellen auf die unter Kapitel B Nr. 1.2 aufgeführten Lizenzen und Produkte (TAM) vom Hersteller Veeam anzugeben. Die im Angebotsblatt abgegebenen Rabattsätze sind sowohl für die 1 Year Subscription als auch für die 3 Year und 5 Year Subscription und für die gesamte Vertragslaufzeit inkl. möglicher Vertragsverlängerung und sämtlicher Abrufe aus dieser Rahmenvereinbarung bindend.

Alle Mengenangaben stellen eine fiktive Berechnungsgrundlage für ein Vertragsjahr dar und dienen ausschließlich der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung. Hieraus ergibt sich kein verbindlicher Anspruch auf tatsächliche Abrufe. Weitere Bearbeitungshinweise sind im separaten Angebotsblatt Anlage „2026-21_Angebotsblatt_Rabattsatz.xlsx“ enthalten.

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