A 261005 Allgemeine Hinweise_Version 2.pdf

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Vorhaben: Eventagentur (26_EU_038), Version 1

A. Allgemeine Hinweise und Verfah-

rensablauf

Sehr geehrte Damen und Herren,

wir bitten Sie uns im Rahmen unseres EU-weiten offenen Verfahrens nach VgV, 2. Abschnitt, ein Angebot zu erstellen.

Die Angebotsfrist ist dem Projektraum im Deutschen Vergabeportal (DTVP) zu entneh- men unter den Gliederungspunkten „Übersicht“ sowie „Verfahrensangaben, Fristen“.

Bitte planen Sie für das Hochladen Ihres Antrags/Angebots im Portal unbedingt einen ausreichenden zeitlichen Puffer ein, um vor Fristablauf auf etwaige technische Prob- leme reagieren zu können!

Alle Unterlagen, Informationen zum aktuellen Stand des Vergabeverfahrens wie evtl. Fristver- längerungen, Bieterfragen und deren Antworten und / oder sonstige Aktualisierungen und Än- derungen zu diesem Verfahren werden allen Bietern ausschließlich über die Plattform DTVP mitgeteilt. Bitte informieren Sie sich selbstständig über den aktuellen Stand. Grundlage für die Erstellung des Angebots sind ausschließlich die Vergabeunterlagen in der aktuellen Version.

Inhaltsverzeichnis

I. Auftragsgegenstand ............................................................................................. 2 II. Ablauf des Verfahrens .......................................................................................... 2

1. Fristen / Zeitplan – vorläufiger Terminplan ........................................................... 2
2. Bieterfragen.......................................................................................................... 2
3. Angebotsabgabe und Inhalt des Angebotes ......................................................... 3 a) Formale Vollständigkeit, form- und fristgerechter Eingang .................................... 3 b) Vergaberechtliche Ausschlussgründe, Eignung (Ziff. 5.1.9 des Bekanntmachungs-textes) .................................................................................... 3 c) Angemessenheit der Preise ................................................................................. 4 d) Wirtschaftlichstes Angebot / Zuschlagskriterien (Ziff. 5.1.10 des Bekanntmachungstextes) ..................................................................................... 5 III. Nachprüfung....................................................................................................... 11 IV. Hinweise zum Datenschutz – Schutz von personenbezogenen Daten ............... 12 V. Hinweise zur Verwendung bereitgestellter Inhalte für ggf. anzufertigende Arbeiten im Rahmen des Vergabeverfahrens ................................................................... 13

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I. Auftragsgegenstand

Details zum Auftragsgegenstand sind dem Dokument B. Leistungsbeschreibung zu entneh- men.

II. Ablauf des Verfahrens

1. Fristen / Zeitplan – vorläufiger Terminplan

Hierbei handelt es sich um einen voraussichtlichen Zeitplan. Etwaige Fristverlängerungen etc. werden über die Vergabeplattform bekanntgemacht.

2. Bieterfragen

Jeder Bieter hat sich unmittelbar nach Erhalt der Unterlagen über deren Vollständigkeit zu versichern. Enthalten diese nach Auffassung des Bieters Unvollständigkeiten oder Unklarhei- ten oder aber auch Regelungen, die nach seiner Sicht geändert oder ergänzt werden müssen, so hat der Bieter unter Angabe der konkreten Stelle im Dokument, sowie mit Unterbreitung eines entsprechenden Formulierungsvorschlages unverzüglich, spätestens jedoch bis zur in diesem Dokument benannten Frist über den Kommunikationsbereich des DTVP darauf hinzu- weisen. Eine direkte Kontaktaufnahme mit der Kontaktstelle ist nicht zulässig. Fragen, die auf diesem Wege gestellt werden, werden nicht beantwortet. Die eingegangenen Fragen werden

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in anonymisierter Form in einen Fragenkatalog überführt, beantwortet und auf der Vergabe- plattform veröffentlicht.

Der Fragen- und Antwortkatalog wird Bestandteil der Vergabeunterlagen.

Fragen- und Antwortkatalog, Änderungen und Ergänzungen sowie Hinweise zum Verga- beverfahren werden ausschließlich über die Plattform des DTVP bekanntgegeben.

Fragen zum Deutschen Vergabeportal, dem Bietertool und andere technische Fragen sind an den Support von Cosinex zu richten. Informationen hierzu finden Sie unter https://support.co- sinex.de/.

3. Angebotsabgabe und Inhalt des Angebotes

Eine Übersicht über die in diesem Vergabeverfahren mit dem Angebot einzureichenden Un- terlagen ist den anliegenden Dokumenten Angebotsblatt und Zusammenfassende Liste aller vorzulegenden Erklärungen und Nachweise zu entnehmen.

Für das jeweilige Angebot sind ausschließlich die Vergabeunterlagen in der aktuellen über die Plattform des DTVP bereitgestellten Version zu verwenden.

Das jeweilige Angebot muss vollständig sein; es muss die im Angebots- bzw. Preisblatt gefor- derten Preise und die in den sonstigen Vergabeunterlagen geforderten Angaben oder Erklä- rungen enthalten.

Prüfung der Angebote

Die Angebote werden hinsichtlich folgender Kriterien geprüft:

1. Formale Vollständigkeit, form- und fristgerechter Eingang des Angebots

2. Eignung des Bieters

3. Angemessenheit der Preise

4. Wirtschaftlichstes Angebot

Die Nachforderung von Unterlagen richtet sich nach § 56 VgV.

Nachfolgend werden die o.g. Prüfungsschritte im Einzelnen dargestellt:

a) Formale Vollständigkeit, form- und fristgerechter Eingang

Der Auftraggeber prüft zunächst die formale Vollständigkeit und den form- und fristgerechten Eingang des Angebots.

b) Vergaberechtliche Ausschlussgründe, Eignung (Ziff. 5.1.9 des Bekanntmachungs- textes)

Der Auftraggeber prüft das Vorliegen von vergaberechtlichen Ausschlussgründen (Ziff. 2.1.6 des Bekanntmachungstextes), die Erfüllung der Eignungskriterien / Mindestanforderungen (Ziff. 5.1.9 des Bekanntmachungstextes) und das Vorliegen sonstiger abzugebender Erklärun- gen. Es gelten die nachfolgend bezeichneten Mindestanforderungen.

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⎯ Unternehmensdarstellung, Ziff. 1 des Dokuments D. (Bewerbungs- bzw. Eignungsbo- gen)

⎯ Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB, rechtliche Verpflichtungen bei Auf- tragsausführung gemäß § 128 GWB, Ziff. 2 des Dokuments D.

⎯ Eintragung in das Berufs- / Handelsregister, Ziff. 3 des Dokuments D.

⎯ Übersicht Unterauftragnehmer, Ziff. 4 des Dokuments D.

⎯ Betriebshaftpflichtversicherung, Ziff. 5 des Dokuments D. (= Mindestanforderung)

⎯ Gesamtumsatz, Ziff. 6 des Dokuments D. (= Mindestanforderung)

⎯ Qualifikation und Erfahrung des Personals, Ziff. 7 des Dokuments D. (= wertungs- relevant)

⎯ Referenzprojekte des Bieters / der Bietergemeinschaft, Ziff. 8 des Dokuments D. (= Mindestanforderung, Referenzart 2 ist wertungsrelevant)

⎯ Eigenerklärung zu Artikel 5k der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 23 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022, Ziff. 9 des Dokuments D. (= Mindestanforderung)

c) Angemessenheit der Preise

Der Auftraggeber prüft die Angemessenheit der angebotenen Preise. Erscheinen der Preis oder die Kosten eines Angebots im Verhältnis zu der zu erbringenden Leistung ungewöhnlich niedrig, verlangt der öffentliche Auftraggeber vom Bieter Aufklärung, vgl. § 60 VgV.

Unbeschadet des § 60 VgV erklärt sich der Bieter mit Abgabe des Angebots generell bereit, sein Angebot kostenfrei zu erläutern. Er hat auf Verlangen des Auftraggebers u.a. die Kalku- lation mit nachvollziehbaren Angaben zur Preisermittlung und Zusammensetzung der einzel- nen Preispositionen zu dem vom Auftraggeber bestimmten Zeitpunkt vorzulegen. Mit den An- gaben der Kalkulation müssen die Angebotspreise rechnerisch nachvollziehbar sein. Dies gilt auch für Unterauftragnehmerleistungen.

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d) Wirtschaftlichstes Angebot / Zuschlagskriterien (Ziff. 5.1.10 des Bekanntma- chungstextes)

Die Bewertung der Wirtschaftlichkeit der Angebote erfolgt anhand der folgenden Zuschlags- kriterien:

Ergebnis 100 %

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Erreichen zwei oder mehr Bieter die gleiche Punktzahl, entscheidet die höhere Punktzahl für das Zuschlagskriterium „Bieterpräsentation“ als nachrangiges Zuschlagskriterium. Bei gleicher Punktzahl entscheidet das Ergebnis aus Aufgabe 4 „Konzept für die Gestaltung der Preisver- leihung inkl. Medienkonzept“.

Der Auftraggeber geht bei der Bewertung der Angebote wie folgt vor:

aa) Preis

Der niedrigste Angebotspreis gemäß Preisblatt erhält die höchste Punktzahl. (Gewichtung Preis 40 % entspricht maximal 40 Punkte) Für die angebotenen Preise wird die Punktzahl jeweils wie folgt bestimmt:

niedrigster Preis x Punktzahl max. Punkte = angebotener Preis des Bieters

Die erreichte Punktzahl wird auf zwei Nachkommastellen gerundet.

bb) Qualitative Zuschlagskriterien

Die nach vorstehender Ziffer ermittelten Preispunkte und die im Rahmen der nachfolgend auf- geführten qualitativen Zuschlagskriterien erreichten Punkte (= Leistungspunkte) werden ad- diert. Vorliegend können insgesamt maximal 60 Leistungspunkte erreicht werden.

ZK 1 Angaben zu Referenzprojekten des Bieters (Referenzart 3)

• Angabe von Referenzprojekten zur Leistungsart: Erstellung einer Datenbanklösung in- klusive Abstimmungstool. Weitere Details entnehmen Sie dem Dokument D. Eignungs- bogen.

ZK 2 Angaben zu verantwortlichem Personal – Projektleitung

• Dauer der Berufserfahrung im Bereich Veranstaltungsbetreuung. Weitere Details ent- nehmen Sie dem Dokument D. Eignungsbogen.

Kriterium Punktzahl

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ZK 3 Angaben zu verantwortlichem Personal – Projektassistenz

• Dauer der Berufserfahrung im Bereich Veranstaltungsbetreuung. Weitere Details ent- nehmen Sie dem Dokument D. Eignungsbogen.

ZK 4: Bieterpräsentation (Qualitative Zuschlagskriterien mit subjektivem Ermessens- spielraum)

Es ist eine Bieterpräsentation vorgesehen. Derzeit ist beabsichtigt, dass diese in der Wo- che vom 16.11. bis 20.11.2026 digital via MS Teams stattfinden werden. Es erfolgt eine gesonderte Einladung zu diesem Termin mit Benennung des tatsächlichen Termins.

Eine Verhandlungsrunde findet nicht statt, vgl. § 15 Abs. 5 VgV. Der Bieter erklärt sich mit Abgabe eines Angebotes dazu bereit, an der Bieterpräsentation teilzunehmen

Für die Präsentation der Aufgaben 1 bis 4 stehen dem Bieter in der Bieterpräsentation insge- samt maximal 20 Minuten zur Verfügung.

Der Bieter stellt dem AG die Präsentation für den Termin spätestens 2 Tage vor dem Termin über den Kommunikationsbereich zur Verfügung (Format: .pptx oder .pdf). Eine Bewertung der eingereichten Präsentationsfolien erfolgt nicht. Wertungsrelevant ist allein die Bieterprä- sentation im Termin.

Erscheint ein Bieter unentschuldigt nicht zur Bieterpräsentation, so führt dies zum Ausschluss vom Vergabeverfahren, es sei denn der Bieter hat dies nicht zu vertreten. Sofern der Bieter das Nichterscheinen nicht zu vertreten hat, wird ein neuer Präsentationstermin anberaumt.

Geplant ist folgender Ablauf:

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Thema Dauer

Begrüßung und Vorstellung 5 min.

Präsentation bestehend aus den Aufgaben 1 bis 4 max. 20 min. (wertungsrelevant)

Nachfragen / Diskussion (außerhalb der Wertung) 10 min.

Verabschiedung 5 min.

Eine Einladung zur Präsentation erfolgt nur, sofern nach Auswertung des schriftlichen Ange- bots (Wertungspreis, Referenzen, Berufserfahrung) die Chance auf Erteilung des Zuschlags nicht ausgeschlossen ist, sei es aufgrund zwingender Ausschlussgründe oder des nicht mehr aufzuholenden Punkteabstands. Darüber hinaus werden nur die nach Auswertung der schrift- lichen Zuschlagskriterien (Wertungspreis, Referenzen, Berufserfahrung) bis zu fünf besten Bieter zur Präsentation eingeladen, sofern nicht bereits ein Ausschluss aufgrund der vorge- nannten Bedingungen erfolgt.

Der Auftraggeber weist darauf hin, dass der Termin aufgezeichnet wird (Audioaufzeichnung). Diese Datenverarbeitung erfolgt auf Basis unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO zum Zweck der Dokumentation und Protokollierung des Verfahrens. Die Audi- odatei wird sechs Monate nach Zuschlagserteilung gelöscht (§ 135 Abs. 2 S. 1 GWB). Für die Ausübung Ihres Widerspruchsrechts gem. Art. 21 DSGVO sowie andere Betroffenenrechte im Zusammenhang mit diesem Vergabeverfahren wenden Sie sich an Referat.Vergabe- recht@dguv.de.

Sofern ein Bieter zur Bieterpräsentation eingeladen wird, erhält er für die Teilnahme am Prä- sentationstermin einschließlich der Ausarbeitung der Aufgaben 1 bis 4 im Rahmen des Zu- schlagskriteriums 4 eine Aufwandsentschädigung in Höhe von 1.500 Euro netto. Der Bieter, der den Zuschlag erhält, erhält keine Aufwandsentschädigung.

Aufgabe 1: Vorschläge neuer Name und Logo für den Medienpreis

Im Zuge der inhaltlichen Weiterentwicklung des Awards soll auch ein neues Logo und ein neuer Name für den Medienpreis entstehen. Aufgabe ist es, anhand der Informationen aus der Leistungsbeschreibung einen Vorschlag jeweils für das Logo und für den Namen zu prä- sentieren. Das Logo soll inhaltliche Aspekte des Medienpreises aufgreifen und die Zielgrup- pen ansprechen. Bewertungsaspekte

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Der Auftraggeber legt bei der Bewertung insbesondere auf folgende Aspekte besonderen Wert:

• Kreativität • inhaltliche Herleitung • Farbigkeit • Zielgruppenorientierung • Alleinstellungsmerkmale und Wiedererkennungswert • Barrierefreiheit • Zusammenspiel mit der Marke der DGUV

Aufgabe 2: Vorschlag eines Designs für die Gestaltung der Preisstele / des Awards Die Bieter sollen einen Vorschlag des Designs für die Gestaltung einer Preisstele / eines A- wards erstellen. Hierbei sollen die Bieter davon ausgehen, dass die Preisstele / der Award im Rahmen der Preisverleihung an die Preisträger / innen überreicht werden soll. Die Präsenta- tion soll on-screen erfolgen. Bewertungsaspekte

Der Auftraggeber legt bei der Bewertung insbesondere auf folgende Aspekte besonderen Wert auf die Auswahl von:

• Kreativität • Einbeziehung des in Aufgabe 1 vorgestellten Logos • Material-Mix • Form und Farbe • Eignung des Designs • Nachhaltigkeit • Zielgruppenorientierung

Aufgabe 3: Drehbuch Teaser-Film Die Bieter sollen ein Drehbuch für den Teaser-Film verfassen, der für Einreichungen zum A- ward werben soll. Dieser soll eine Dauer von max. 1,5 Minuten haben. Bewertungsaspekte

Der Auftraggeber legt bei der Bewertung insbesondere auf folgende Aspekte besonderen Wert:

• Verständlichkeit und gute Übermittlung der kreativen Idee des Teasers • Hervorheben der ggf. besonderen Merkmale des Films in Schnitt, Ton o.ä. • Bildsprache, Emotionalität • Struktur und Übertragbarkeit der vorgestellten Lösung auf die Leistungserbringung laut Leistungsbeschreibung • Zielgruppenorientierung • Barrierefreiheit

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Aufgabe 4: Konzept für die Gestaltung der Preisverleihung inkl. Medienkonzept Erstellung eines Konzeptes für die Gestaltung der Preisverleihung inkl. Medienkonzept. Es soll der Wechsel zum neuen inhaltlichen Fokus berücksichtigt und die Gäste emotional mit- genommen werden. Bewertungsaspekte

Der Auftraggeber legt bei der Bewertung insbesondere auf folgende Aspekte besonderen Wert:

• Plausibilität und Umsetzbarkeit der Vorschläge für Ablauf und Positionierung (Ort, Uhrzeit, Setting) der Veranstaltung • Zielgruppenorientierung • Struktur und Übertragbarkeit des vorgestellten Konzeptes auf die Leistungserbrin- gung laut Leistungsbeschreibung • Barrierefreiheit

Bewertungsskala und Gewichtung

Für die Aufgaben 1 bis 4 können je maximal 5 Punkte (ungewichtet) erzielt werden. Die Punktzahl wird im Anschluss mit dem Gewichtungsfaktor von 3,75% je Aufgabe berücksich- tigt. Bei der Bewertung der Bieterpräsentationen übt der Auftraggeber seinen subjektiven Ermes- sensspielraum aus und geht hierbei jeweils wie folgt vor:

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5 Punkte Die Erwartungen an die Leistung des Bieters wurden zu mindestens 95 % erfüllt.

4 Punkte Die Erwartungen an die Leistung des Bieters wurden zu mindestens 80 %, aber weniger als 95 % erfüllt.

3 Punkte Die Erwartungen an die Leistung des Bieters wurden zu mindestens 65 %, aber weniger als 80 % erfüllt.

2 Punkte Die Erwartungen an die Leistung des Bieters wurden zu mindestens 50 %, aber weniger als 65 % erfüllt.

1 Punkt Die Erwartungen an die Leistung des Bieters wurden zu mindestens 25 %, aber weniger als 50 % erfüllt.

0 Punkte Die Erwartungen an die Leistung des Bieters wurden zu weniger als 25 % er- füllt.

Angebote, bei denen ein Kriterium mit 0 oder 1 Punkt bewertet wird, werden ausgeschlossen.

III. Nachprüfung

Auf die Regelungen der §§ 160 ff. GWB wird ausdrücklich hingewiesen.

Nach § 165 Abs. 3 GWB hat jeder Beteiligte im Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekam- mer mit der Übersendung seiner Akten oder Stellungnahmen auf die Wahrung der Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse hinzuweisen und diese in den Unterlagen entsprechend deutlich kenntlich zu machen. Der Bieter hat daher in den eingereichten Unterlagen auf etwaige Be- triebs- oder Geschäftsgeheimnisse hinzuweisen. Fehlt eine deutliche Kenntlichmachung, ist von der Zustimmung des Bieters zur Einsichtnahme i.S.v. § 165 Abs. 3 GWB auszugehen.

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IV. Hinweise zum Datenschutz – Schutz von personenbezogenen Daten

Im Zuge dieses Vergabeverfahrens werden auch personenbezogene Daten des Bieters sowie Dritter verarbeitet.

Verantwortlich für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist die Deutsche Gesetzli- che Unfallversicherung e.V. (DGUV), Glinkastr. 40, 10117 Berlin. Bei konkreten Fragen zum Schutz Ihrer Daten wenden Sie sich bitte an den Datenschutzbeauftragten der DGUV erreich- bar unter datenschutzbeauftragter@dguv.de.

Die von Ihnen im Rahmen des Vergabeverfahrens übermittelten personenbezogenen Daten werden ausschließlich in Zusammenhang mit diesem Verfahren und in Vorbereitung eines evtl. Vertragsverhältnisses auf Grundlage des Artikels 6 Abs. 1 lit. b) und c) DSGVO und den verga- berechtlichen Vorschriften im Teil 4 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und der Vergabeverordnung (VgV) im erforderlichen Umfang verarbeitet.

Sie sind nicht verpflichtet, personenbezogene Daten zu übermitteln. Dies kann jedoch dazu führen, dass über die Eignung und Ihr Angebot nicht abschließend entschieden werden kann. Ihr Angebot kann dann nicht berücksichtigt und demnach auch nicht bezuschlagt werden.

Sie haben gegenüber der DGUV ein Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personen- bezogenen Daten sowie gegebenenfalls auf Berichtigung, Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung dieser Daten und ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung. Die Lö- schung der Daten erfolgt nach Beendigung der Datenverarbeitung nach den gesetzlichen Vor- gaben. Weiterführende Angaben zum Datenschutz finden Sie hier: https://www.dguv.de/de/wir-ueber-uns/impressum/datenschutz_partner/index.jsp

Es obliegt Ihrer Verantwortung sicherzustellen, dass Sie befugt sind, alle erforderlichen perso- nenbezogenen Daten im Rahmen des Vergabeverfahrens an uns zu übermitteln.

Zur Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen werden personenbezogene Daten an bestimmte Empfänger weitergegeben. Zu diesen Empfängern gehören insbesondere:

⎯ Das Bundeskartellamt:

Zur Vorbereitung vergaberechtlicher Entscheidungen ist ein Wettbewerbsregisterauszug beim Bundeskartellamt zu beantragen (§ 6 Abs.1 WRegG).

⎯ Die unterlegenen Bieter:

Im Rahmen der Informations- und Wartepflicht müssen die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtig werden sollen, gemäß § 134 GWB über den Namen des Unternehmens informiert werden, dessen Angebot angenommen werden soll.

⎯ Das Europäische Amtsblatt:

Nach Vergabe eines Auftrags ist gemäß § 39 Abs. 1 VgV eine Vergabebekanntmachung mit den Ergebnissen des Vergabeverfahrens an das Amt für Veröffentlichungen der Eu- ropäischen Union zu übermitteln. Dabei werden Angaben zu dem Bieter, der den Zu- schlag erhalten hat, übermittelt und veröffentlicht.

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V. Hinweise zur Verwendung bereitgestellter Inhalte für ggf. anzufertigende Arbei- ten im Rahmen des Vergabeverfahrens

Die vom Auftraggeber während des Vergabeverfahrens ggf. bereitgestellten bzw. zugänglich gemachten rechtlich geschützten Inhalte, insbesondere Bilder, Marken, Logos, Titel sowie Texte dürfen ausschließlich zur Bearbeitung der ggf. geforderten Aufgaben im Rahmen des konkreten Vergabeverfahrens des Auftraggebers verwendet werden.

Jede Verwendung dieser Inhalte außerhalb des konkreten Vergabeverfahrens des Auftragge- bers ist untersagt, sofern keine anderweitige Vereinbarung in Textform erfolgt. Die Untersa- gung erfasst insbesondere die Verwendung bzw. Verwertung für eigene Zwecke oder für Dritte, beispielsweise als Referenz, Werbung, Pitch oder für die Entwicklung bzw. Weiterent- wicklung von eigenen Inhalten.

Nach Abschluss des konkreten Vergabeverfahrens sind diese Inhalte unverzüglich zu löschen (einschließlich Sicherungskopien), in den angefertigten Arbeiten unwiderruflich unkenntlich zu machen oder an den Auftraggeber zurückzugeben, sofern möglich. Der Auftraggeber kann die Bestätigung der Löschung, Unkenntlichmachung oder vollständigen Rückgabe vom Bieter ver- langen.

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