[Seite 1]
Vorhaben: Eventagentur (26_EU_038), Version 1
Medienpreis – Briefing Einreichungs- und Bewertungsplattform
Die webbasierte Einreichungs- und Bewertungsplattform des Medienpreises muss zwei grundlegende Funktionen erfüllen:
- Einreichung von Beiträgen (Film, Artikel, Hörfunk, Foto, Online), für alle üblichen Dateiformate (s.u.)
- Abstimmungstool für die Juryarbeit
Die Einreichungsphase soll voraussichtlich ab dem Frühjahr 2027 / Beginn Quartal 2 starten. Vorher muss genügend Zeit für eine Testphase eingeplant werden.
- Einreichung von Beiträgen
Der Link zur Datenbank wird auf der DGUV-Webseite (www.dguv.de) eingebunden.
• Die Gestaltung der Datenbank muss dem Corporate Design der DGUV entsprechen. • Die Startseite der Datenbank soll das DGUV-Logo und das Medienpreis-Logo (wird neu entwickelt) enthalten. • Die Startseite der Datenbank soll eine Registrierungs- und eine Log-In-Funktion für die Einreichenden darstellen. • Ebenso muss es eine separate Log-In-Funktion für die Jurymitglieder geben. • Die üblichen Inhalte müssen eingefügt werden: Kontakt Wettbewerbsbüro, Datenschutz (s.u.), AGB, Impressum • Die Informationen zum Datenschutz und die AGB müssen beim Einreichen eines Beitrags angeklickt werden, ggf. ergänzend das Abonnement eines Newsletters. • Es soll eine Kontaktperson von Agenturseite/DGUV für Fragen (Wettbewerbsbüro) angegeben werden (Name, Telefon, Email)
Datenschutz:
• DSGVO-konforme Datenschutzerklärung • Rollen- und Rechtekonzept • verschlüsselte Datenübertragung • sichere Speicherung • Lösch- und Aufbewahrungsfristen • Einwilligungen dokumentieren
Die Datenbank soll eine Registrierung der Einreichenden abfragen (inkl. Account- Bestätigung per Email):
• Name, Vorname • Emailadresse • Passwort
Nach dem Einloggen sollte das Einreichungsformular die folgenden Eingabefelder enthalten:
Person:
[Seite 2]
• Name, Vorname (einreichende Person) • Redaktion • Institution • Straße • PLZ • Ort • Emailadresse • Telefonnummer
Beitrag:
• Titel des Werks • Hauptverantwortliche Person • Medium • Kategorie • Datum der Veröffentlichung (muss innerhalb eines bestimmten festzulegenden Zeitraums liegen, sonst werden Beiträge nicht zugelassen) • Medium der Veröffentlichung • Link zum Beitrag • Informationen / Erläuterungen zur Einreichung (Textfeld) o Inhalt o Botschaft o Hintergrund • Upload-Feld für Datei bzw. Eingabefeld für Link (Online)
Die AGBs / Teilnahmebedingungen und Datenschutzerklärung (werden von der DGUV erstellt) müssen zur Absendung angeklickt werden.
Die Einwilligung zum Erhalt eines Newsletters soll als Klick-Option ergänzt werden.
Pro Einreichenden sollen max. fünf Einreichungen möglich sein, das muss technisch sichergestellt werden (nach der fünften Einreichung soll technisch keine weitere Einreichung von der gleichen Person möglich sein).
Weitere Informationen zur Einrichtung der Datenbank:
• Die Einreichungen sollen alle eine ID-Nummer bekommen. • Die Einreichungen sollen nach dem Abschluss der Frist nach Kategorie gesammelt werden. • Die Einreichungen sollen alle in einer Tabelle aufklappbar / mit drop down je Kategorie dargestellt werden. • In der Tabelle sollten die folgenden Informationen abgebildet sein: Titel der Arbeit, Medium der Veröffentlichung, Link zum Beitrag (nur Anschauen), Link zu Bewertungsformular (für Jury) • Ein nachträgliches Bearbeiten der eingereichten Beiträge muss durch den/die Einreichende(n) bis zum Fristende möglich sein. • Die Einreichungen sollen wenn möglich direkt in der Datenbank abspielbar / aufrufbar sein. • Die Daten der Einreichenden müssen alle in eine Excel-Tabelle extrahierbar sein. • Medien- und Dateiverwaltung: o Upload großer Dateien, besonders Video/Audio o unterstützte Formate: PDF, DOCX, MP4, MOV, MP3, WAV, JPG/PNG o automatische Dateiprüfung: Größe, Format, Virenscan o Medienvorschau im Browser o Streaming für Video/Audio (kein Download-Zwang)
[Seite 3]
o sichere Speicherung mit Zugriffsschutz
Das DGUV-Projektteam soll die folgenden Dokumente / Dateien erhalten:
• Eine Tabelle mit den Kontaktdaten aller Einreichenden, ergänzend eine extra Tabelle nur mit den Kontaktdaten der Nominierten / Preisträger/innen • Statistische Übersicht der Verteilung der Einreichungen auf die Kategorien • Verteiler mit allen Emailadressen der Nicht-Nominierten für Absage-Emails (ohne Dopplungen) • Nach der Jurysitzung eine finale Tabelle mit der Bewertungsübersicht und den Rankings (Markierung der TOP 5 und TOP 10). • Zusendung aller nominierten und prämierten Beiträge als Datei für die Darstellung auf der DGUV-Webseite.
- Abstimmungstool für die Juryarbeit
Nach dem Ende der Einreichungsfrist müssen verschiedene Prozesse in der Datenbank möglich sein:
2.1 Kontrollansicht für DGUV
Agenturseitig wurden (bisher) alle Einreichungen auf Vollständigkeit geprüft. Ab sofort werden DGUV-seitig alle Einreichungen auf Zulässigkeit geprüft. Es werden ggf. Einreichungen aus dem Wettbewerb genommen, d.h. sie müssen aus der Datenbank gelöscht werden können. Das DGUV-Team benötigt Zugriff zur Datenbank und muss alle Beiträge anschauen können.
Vergebung von Nutzerrollen als Admins:
Journalist:innen / Einreichende • Registrierung/Login • Profil mit Kontaktdaten etc. (s.o.) • Einreichung bearbeiten bis Fristende • Status einsehen Administrator:innen • Wettbewerb/Jahrgang anlegen • Kategorien und Fristen verwalten • Einreichungen prüfen/freigeben • Jury zuweisen • Export/Archivierung • Eintragung von Punkten während der Jurysitzung • Nachträgliche Änderung von Punkten während der Jurysitzung Jury • Zugriff auf alle Medien • Bewertung bei zugewiesenen Beiträgen • Alle Medien ansehen/anhören/lesen • Bewertungen und Kommentare abgeben
2.2 Bewertungsprozess durch die Jury
Ablauf des Bewertungsprozesses:
[Seite 4]
• Einteilung der Jurymitglieder in 2er-Teams, voraussichtlich jeweils zwei Kategorien pro Team (je nach Anzahl der Einreichungen pro Kategorie) • Erstellung von Log-In-Daten / Nutzerprofilen für jedes Jurymitglied • Die Nutzerprofile sollen alle Beiträge in allen Kategorien anschauen und bewerten können. -> Jurymitglieder können zusätzlich zu den ihnen zugeteilten Kategorien auch andere Kategorien aus Interesse / Engagement bewerten (Voraussetzung, dass dann alle Beiträge bewertet werden – nur eine Vollständigkeit garantiert die Vermeidung von verzerrten Ergebnissen). • Bewertung durch Punktevergabe in vier Bewertungskriterien, aktuell: Verständlichkeit des Inhalts, Kreativität, Emotionalität und Gesamteindruck. Diese Kriterien können sich ggf. noch ändern.
• 1. Jury-Runde (jedes Jurymitglied für sich): Durchsicht aller Einreichungen der zugeteilten Kategorien durch die Jurymitglieder o Bewertung mit 1-5 Punkten (Minimum 1 und Maximum 5 Punkte) o Als Ergebnis entstehen die TOP 5 Beiträge in jeder Kategorie. o Alle Nächstplatzierten (TOP 6 ff.) sollen ebenfalls weiter einsehbar sein.
• 2. Jury-Runde (jedes Jurymitglied für sich): Durchsicht aller TOP 5 Beiträge in allen Kategorien als Vorbereitung für die Jurysitzung.
• Jurysitzung in Präsenz: Alle Jury-Mitglieder bewerten live in der Jurysitzung alle TOP 5 Beiträge in allen Kategorien. o Die Eintragung der Punkte in die Datenbank erfolgte live in der Jurysitzung bisher durch die Agentur. o So entstehen im Ranking die ersten drei Plätze (Preisträger/in, zwei Nominierte) o Im laufenden Prozess in der Jurysitzung müssen jederzeit durch die Admins Punktebewertungen angepasst werden können, auch nach bereits erfolgter Punkteabgabe. o Sämtliche Medien sollen präsentiert werden können, d.h. Fotos gezeigt werden, Filme abgespielt werden etc.
Anforderungen für die Datenbank:
• Notizfeld für Jury-Mitglieder im Formular bei jeder Einreichung • Keiner sieht die Bewertungen der anderen Jurymitglieder. • Die Funktion, eine Seite „zurück“ und „vor“ zu klicken. • Falls möglich die Option, mehrere Tabs gleichzeitig offen zu haben und zu bewerten (nicht zwingend) • DGUV-seitiger Kontrollmechanismus, ob und was bisher durch die Jurymitglieder bewertet wurde in 1. und 2. Jury-Runde), d.h. wenn möglich ein Fristenmanagement inkl. Versand von Benachrichtigungsmails. • Es müssen jederzeit Änderungen aller vergebenen Punkte der Jurymitglieder möglich sein, egal ob in der Juryrunde 1 oder 2, egal ob durch das Jurymitglied selbst oder durch die Agentur in der Jurysitzung.
2.3 Jurysitzung Live-Bewertung
Anforderungen für die Datenbank:
[Seite 5]
• Automatische Sortierung der TOP 5 während der Live-Punktevergabe, aber nächstplatzierte Einreichungen (TOP 6 ff.) sollen ebenfalls einsehbar sein. Es ist möglich, dass das entstehende Ergebnis der Jury nicht zusagt und nochmal weitere Beiträge aus den TOP 10 angeschaut werden. • In der Jurysitzung müssen die Beiträge zur Erinnerung für die Jurymitglieder immer kurz von der Agentur gezeigt/abgespielt werden (Einblick ca. 5 Minuten). • In der Jurysitzung muss eine nachträgliche Änderung der Punktevergabe möglich sein, so dass sich die TOP 5 anpassen lassen. • Jurymitglieder können „wild cards“ einbringen, d.h. Beiträge, die in der 1. Runde nicht in den TOP 5 gelandet sind, aber trotzdem für alle sehenswert sind nach Ermessen des Jurymitglieds. • Nach der Jurysitzung soll sich das Ranking in der Datenbank aktualisieren, so dass in der Datenbank das finale Ranking zu sehen ist.