15 Gewässerunterhalt - Information zur ERechnung.pdf

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HINWEIS

INFORMATIONEN ZUM EINREICHEN ELEKTRONISCHER RECHNUNGEN

ÜBER DEN ZENTRALEN RECHNUNGSEINGANG RLP (ZRE)

Behördenname: Stadtverwaltung Neustadt an der Weinstraße

Leitweg-ID: 073160000000-001-82

Sehr geehrte Lieferanten/Auftragnehmer,

Im Zuge der Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU hat der Landesgesetzgeber mit dem Erlass des

E-Rechnungsgesetzes Rheinland-Pfalz sowie der E-Rechnungsverordnung Rheinland-Pfalz die rechtlichen

Grundlagen geschaffen, die öffentliche Auftraggeber verpflichten, elektronische Rechnungen (E-Rechnun-

gen) zu empfangen und zu verarbeiten. Gleichzeitig sind Rechnungssteller als Auftragnehmer seit dem

1. April 2025 verpflichtet, elektronische Rechnungen auszustellen und zu übermitteln.

Seit dem 1. Januar 2025 gilt gemäß § 14 Absatz 1 UStG eine Rechnung nur dann als elektronische Rechnung,

wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das

eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.

Definition E-Rechnung

Eine E-Rechnung ist nicht nur von einer Rechnung auf Papier zu unterscheiden, sondern auch von einer digi-

talen Rechnung, z. B. im PDF-Format. Allgemeine Informationen und genauere Spezifizierungen dazu, welche

Kriterien eine E-Rechnung erfüllen muss, finden sich auf dem E-Rechnungs-Portal RLP oder über die Home-

page der Stadtverwaltung Neustadt an der Weinstraße.

Stadtverwaltung | Abt. 180 Zentrale Vergabestelle | Exterstraße 6 | 67433 Neustadt an der Weinstraße Tel. 06321 855-1297 | E-Mail vergabe@neustadt.eu

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Nutzung des ZRE

Die Registrierung und das Anlegen eines ZRE-Benutzerkontos erfolgt mit Hilfe des „Mein Unternehmens-

konto“ auf Basis von ELSTER.

Nach erfolgreicher Registrierung erfolgt die Anmeldung zukünftig über das verknüpfte Unternehmenskonto.

Hinweis: Ab dem 01.07.2025 ist die Anmeldung/Authentifizierung zur Nutzung des ZRE ausschließlich über

den zuvor beschriebenen Weg möglich.

Übertragungskanäle bei Nutzung eines ZRE

• E-Mail: Rechnungen per E-Mail müssen IMMER an folgende Mailadresse geschickt werden: ZRE-rlp@Poststelle.rlp.de

Wenn Sie eine Rechnung per Mail einreichen, muss Ihre Absenderadresse in einem ZRE-Benutzer-

konto hinterlegt sein. Aktuell kann pro ZRE-Benutzerkonto nur eine Mailadresse hinterlegt werden.

Die Rückmeldung des ZRE wird immer an die Mailadresse gesendet, von der die Rechnung eingereicht

wird- sowohl bei Ablehnung als auch bei erfolgreicher Zustellung. Daher bitten wir Sie, keine Rech-

nungen von einer Noreply- oder einer Bounce-Mailadresse einzureichen. Wenn Sie Rechnungen über

einen Dienstleister bzw. über einen Softwareanbieter versenden, stellen Sie sicher, dass Sie die Ab-

senderadresse kennen.

• Upload: Wer eine Rechnung im ZRE selbst hochladen möchte, muss beim ZRE registriert und ein-

geloggt sein. Nach erfolgreichem Login wird die Möglichkeit zum Upload angeboten. Fehlermel-

dung und Bestätigung erfolgen direkt im Browser.

• Webformular: Wer registriert und eingeloggt ist, hat zudem die Möglichkeit, eine Rechnung im

Webformular zu erstellen. Dieses Angebot ist mit manuellem Aufwand verbunden und eher auf

unkomplizierte Rechnungen ausgelegt. Eine Archivierung im Portal erfolgt nicht, daher müssen Sie

die Rechnung über den Download-Button herunterladen, sobald sie erstellt ist.

Übertragungskanal per einfacher Mail an die Stadtverwaltung Neustadt an der Weinstraße

E-Mail: Eine elektronische Rechnung im Standartformat XRechnung oder einem anderen EU-kon-

formen Format (z.B. ZUGFeRD) kann per E-Mail an rechnung@neustadt.eu übermittelt werden.

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Rechnungsformate & Rechnungsbegründende Unterlagen

Sie können Rechnungen einreichen, die der aktuell gültigen Fassung des Standards XRechnung entsprechen.

Zusätzlich verarbeitet der ZRE momentan die zuletzt außer Kraft gesetzte Version des Standards. Auch ZUG-

FeRD-Rechnungen im Profil XRechnung können eingereicht werden, die Profile EN 16931 und Extended be-

finden sich aktuell in der Testphase. Eine solche ZUGFeRD-Rechnung besteht aus einem PDF mit eingebet-

teter XML-Datei. Beachten Sie hierbei bitte, dass der ZRE das PDF verwirft und aus der XML-Datei, die die

relevante Originalrechnung beinhaltet, wieder eine eigene Visualisierung anfertigt.

Rechnungsbegründende Anlagen müssen Base64-kodiert sein und können in den folgenden Formaten

zur E-Rechnung hinzugefügt werden: PDF, PNG, JPG, JPEG, CSV, XLSX, ODS. Alle Anlagen müssen unter-

schiedliche Namen haben. Dies betrifft auch eingebettete, Base64 codierte Anlagen innerhalb der E

Rechnung. Die Dateinamen dürfen kein @-Zeichen enthalten und werden ggf. abgeschnitten, wenn sie

zu lang sind. Es darf nur eine Rechnung pro E-Mail eingereicht werden, die Gesamtgröße inkl. aller An-

hänge darf 20 MB nicht überschreiten. Genauere Infos und Angaben dazu, was Sie noch bei der Einrei-

chung beachten sollten, finden Sie hier.

Inhalt der E-Rechnung (ST-Felder“)

Die Pflichtfelder des Standards XRechnung - der nach Beschluss des IT-Planungsrats grundsätzlich maß-

gebliche Standard für die Verwendung der E-Rechnung in Deutschland - ergeben sich grundsätzlich aus

§ 14 Umsatzsteuergesetz. Zusätzliche Pflichtangaben sind die Zahlungsbedingungen, Bankverbindungs-

daten, die Mailadresse des Rechnungsstellers („BT-43“, wichtig für Rückmeldungen) und die Leitweg-lD,

deren korrekte Angabe essenziell für die korrekte Zustellung der Rechnung ist. Unsere Leitweg-lD finden

Sie am Anfang dieses Dokuments. Bitte achten Sie darauf, dass sie ohne Leerzeichen und im Zeichensatz

UTF-8 im Feld „BT-10" eingetragen wird. „BT“ steht für „Business Term" und bezeichnet ein Informations-

element. Detaillierte Informationen dazu können Sie der Spezifikation der Koordinierungsstelle für IT-

Standards (KoSIT) entnehmen.

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Zusätzlich zu den Pflichtfeldern befüllen Sie bitte in jeder Rechnung die folgenden BT-Felder:

Diese Liste können Rechnungsempfänger an die von Ihnen benötigten Informationen anpassen.

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