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Bieterhinweise · Gebäudereinigung · unverbindliche Arbeitshilfe
Anlage A16 zu den Vergabeunterlagen
Bieterhinweise
Erläuterungen zur Leistungsbeschreibung und Hilfe zur Erstellung des Organisations- und Qualitätskonzepts Gebäudereinigung Ahrstraße 41 und Mittelstraße 43 · Studienstiftung des deutschen Volkes e. V. · Öffentliche Ausschreibung nach § 9 UVgO · Stand 29.09.2026
Dieses Dokument ist eine unverbindliche Arbeitshilfe. Es begründet keine Anforderungen und ist nicht Bestandteil des Vertrages. Verbindlich sind allein die Leistungsbeschreibung (Anlage A3), die Bewerbungsbedingungen (Anlage A2) und die übrigen Vergabeunterlagen in der Rangfolge nach Ziffer 7 der Leistungsbeschreibung. Weicht dieses Dokument von ihnen ab, gelten sie – nicht dieser Text. Wer hier einen Widerspruch oder eine Unklarheit bemerkt, weist den Auftraggeber nach Ziffer 6 der Bewerbungsbedingungen unverzüglich darauf hin.
1 Wozu diese Hinweise dienen
Die Leistungsbeschreibung legt fest, was zu leisten ist. Sie ist nach Sachgebieten gegliedert – Personal, Verfahren, Turnus, Zeiten – und beantwortet deshalb nicht unmittelbar die Frage, die sich beim Schreiben des Konzepts stellt: Was gehört unter welche Überschrift?
Diese Hinweise beantworten genau diese Frage. Abschnitt 3 geht die acht Punkte durch, in die das Konzept nach Ziffer 3 der Leistungsbeschreibung zu gliedern ist, nennt zu jedem Punkt die einschlägigen Stellen der Leistungsbeschreibung und sagt, worauf es dabei ankommt. Abschnitt 5 listet auf, was mit dem Angebot einzureichen ist. Abschnitt 6 erklärt, was zum Ausschluss führt und was nachgefordert werden kann. Abschnitt 7 erläutert die Vertragsstrafe an Rechenbeispielen.
Die Hinweise ersparen nicht die Lektüre der Leistungsbeschreibung. Sie sollen verhindern, dass ein gutes Angebot an einer Formalie scheitert.
2 Wie Ihr Angebot gewertet wird
Den Zuschlag erhält das Angebot mit der höchsten Gesamtpunktzahl. Erreichbar sind höchstens 100 Punkte:
| Pos. | Zuschlagskriterium | Punkte | Unterlage | ||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Wertungspreis – Jahresnettogesamtpreis | 70 | Anlage A7 | ||||||||
| 2 | Qualitätsmanagement – vier Merkmale | 20 | Formblatt Qualitätsmanagement und Schulung | ||||||||
| 3 | Schulungsstunden je Reinigungskraft und Jahr | 10 | Formblatt Qualitätsmanagement und Schulung | ||||||||
| Summe | 100 |
Maßgeblich sind die Angaben der Bewerbungsbedingungen und des Formblatts Qualitätsmanagement und Schulung. Die dortigen Punktstufen sind vorab bekannt gemacht; der Auftraggeber vergibt die Punkte anhand Ihrer Angaben, eine Selbstbewertung findet nicht statt.
Zwei Punkte, die erfahrungsgemäß missverstanden werden: ● Das Organisations- und Qualitätskonzept wird nicht benotet. Es ist eine Mindestanforderung; geprüft wird, ob zu jedem der acht Punkte Angaben vorliegen und ob sie der Leistungsbeschreibung entsprechen. Ein besonders ausführliches Konzept bringt keine Punkte. ● Die Angaben im Formblatt Qualitätsmanagement und Schulung werden dagegen gewertet und deshalb nicht nachgefordert (§ 41 Abs. 3 UVgO). Fehlt dort eine Angabe, wird das betreffende Merkmal mit 0 Punkten bewertet.
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3 Das Organisations- und Qualitätskonzept
Ziffer 3 der Leistungsbeschreibung gibt die Gliederung verbindlich vor. Halten Sie bitte die Reihenfolge und die Nummerierung ein – das erleichtert die Vollständigkeitsprüfung und schützt Sie davor, dass ein Punkt übersehen wird.
Punkt 1 Maßnahmen zur Qualitätssicherung einschließlich Eigenkontrollen und Umgang mit Beanstandungen
| Fundstelle | LB 2.2 |
|---|---|
| Worauf es ankommt | Beschreiben Sie, wie Sie die Reinigungsqualität selbst überwachen: Wer kontrolliert, wie oft, wie wird das festgehalten, was geschieht bei einer Beanstandung. Bedarfsbezogene Eigenkontrollen, insbesondere nach einer Mängelanzeige, und der Gesprächstermin alle zwei Monate sind bereits gefordert (Ziffer 2.2) – Sie müssen sie nicht neu erfinden, sondern sagen, wie Sie sie organisieren. |
| Häufiger Fehler | Die Zahlenangaben zu Eigenkontrollen und Nachbesserungsfrist gehören in das Formblatt Qualitätsmanagement und Schulung, nicht hierher. Nur dort werden sie gewertet. |
Punkt 2 Organisation und Einarbeitung des Personals
| Fundstelle | LB 2.2, 2.3 |
|---|---|
| Worauf es ankommt | Wie viele Personen setzen Sie je Objekt ein, wer führt sie, wie läuft die Einarbeitung vor Leistungsbeginn ab? Die Einweisung durch den Auftraggeber vor Ort und die Brandschutzordnung Teil B sind Pflicht; die Kosten der Einarbeitung sind mit der Vergütung abgegolten. |
| Häufiger Fehler | Die Objektleitung und ihre Vertretung sind vor Leistungsbeginn namentlich zu benennen – im Konzept genügt die Darstellung der Funktion und der Erreichbarkeit. |
Punkt 3 Objektspezifische Details – Lage der Reinigungszeiten und Durchführung zusätzlich beauftragter Arbeiten
| Fundstelle | LB 2.7, 5 |
|---|---|
| Worauf es ankommt | Innerhalb des Zeitfensters von 16:00 bis 20:00 Uhr an Werktagen legen Sie die konkreten Zeiten fest und benennen sie hier. Erklären Sie bitte auch, wie Sie zusätzlich beauftragte Arbeiten abwickeln. |
| Häufiger Fehler | Ein Vorschlag außerhalb des Zeitfensters ist eine Abweichung von einer Mindestanforderung und führt zum Ausschluss – auch dann, wenn er fachlich sinnvoll erscheint. |
Punkt 4 Einsatz- und Reaktionszeiten der Objektleitung
| Fundstelle | LB 2.2 |
|---|---|
| Worauf es ankommt | Wie stellen Sie sicher, dass nach einer Anforderung binnen 24 Stunden – gegebenenfalls am nächsten Werktag – eine entscheidungsbefugte Ansprechperson im Objekt erscheint? Die organisatorische Umsetzung steht Ihnen frei; eine Niederlassung in einer bestimmten Region wird ausdrücklich nicht verlangt. |
| Häufiger Fehler | Diese 24 Stunden betreffen das Erscheinen der Ansprechperson. Die Frist bis zur tatsächlichen Nachbesserung ist etwas anderes und wird im Formblatt Qualitätsmanagement und Schulung abgefragt. |
Punkt 5 Einsatz von Reinigungsmaschinen und Reinigungschemie unter Beachtung der Oberflächen
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| Fundstelle | LB 2.4, 2.6 |
|---|---|
| Worauf es ankommt | Welche Maschinen und welche Mittel setzen Sie auf welcher Oberfläche ein? Bitte beachten Sie die belagsspezifischen Verfahren und Verbote, das Vierfarb-System, die tägliche zweistufige Desinfektionsreinigung im Sanitärbereich und die Ausschlussliste der Inhaltsstoffe. |
| Häufiger Fehler | Die Reinigungschemie wird nicht bepunktet. Die Anforderungen der Ziffern 2.4 und 2.6 sind Mindestanforderungen; Sicherheits- und Produktdatenblätter sind auf Verlangen vorzulegen. |
Punkt 6 Personalbeschaffung sowie Vertretung bei Krankheit, Urlaub und sonstigen Ausfällen
| Fundstelle | LB 2.3, 2.8 |
|---|---|
| Worauf es ankommt | Wie decken Sie Ausfälle ab, ohne den Turnus zu verletzen? Der Mindesteinsatz je Reinigungstag und die Mindestbesetzung von zwei Reinigungskräften je Objekt gelten auch im Vertretungsfall; Ausfälle sind zu melden und nachzuerbringen. |
| Häufiger Fehler | Eine Verringerung des Leistungsumfangs wegen nicht belegter Räume ist ausgeschlossen. Der Turnus ist einzuhalten, auch wenn durch mobile Arbeit der Studienstiftungs-Angestellten einige Arbeitsplätze nicht täglich genutzt werden. |
Punkt 7 Revierplan und regelmäßige Kontrolle durch die Objektleitung, einschließlich Reinigungsplan für den Turnus 2,5
| Fundstelle | LB 2.5 |
|---|---|
| Worauf es ankommt | Der Revierplan zeigt, wer welche Flächen übernimmt. Der Reinigungsplan für den Turnus 2,5 legt fest, an welchen Tagen die betreffenden Flächen gereinigt werden; er ist mit dem Angebot einzureichen. |
| Häufiger Fehler | Der Reinigungsplan Turnus 2,5 wird häufig vergessen. Er ist eine eigene Unterlage und nicht Teil der sechs Konzeptseiten. |
Punkt 8 Maßnahmen zur Arbeitssicherheit und zum Datenschutz
| Fundstelle | LB 2.3, 2.9 |
|---|---|
| Worauf es ankommt | Arbeitssicherheit: Unterweisung, persönliche Schutzausrüstung, Umgang mit Gefahrstoffen, Sicherheitsdatenblätter nach REACH in deutscher Sprache. Datenschutz: Umgang mit der elektronischen Zeiterfassung über das Token-System des Auftraggebers und die Information der Beschäftigten nach Artikel 13 DSGVO. |
| Häufiger Fehler | Beide Themen gehören unter denselben Punkt 8. Eine getrennte Darstellung ist möglich, aber die Reihenfolge der acht Punkte bleibt unverändert. |
4 Umfang und Form des Konzepts
● Höchstens sechs Seiten DIN A4. Was darüber hinausgeht, wird nicht berücksichtigt; ein Ausschluss ist mit der Überschreitung aber nicht verbunden. ● Deutsche Sprache. Fremdsprachigen Unterlagen ist eine beglaubigte Übersetzung beizufügen. ● Mit der Zuschlagserteilung wird das Konzept Vertragsbestandteil (Ziffer 7 Nr. 6 der Leistungsbeschreibung). Sagen Sie deshalb nur zu, was Sie halten können. ● Die Leistungsbeschreibung geht dem Konzept in jedem Fall vor. Angaben, die ihren Anforderungen nicht entsprechen oder ihnen widersprechen, werden nicht berücksichtigt.
5 Was mit dem Angebot einzureichen ist
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Die abschließende Aufzählung steht in Ziffer 3 a) der Bewerbungsbedingungen. Diese Übersicht dient der Selbstkontrolle.
| Unterlage | Fundstelle | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| ☐ | Anschreiben auf dem vorgegebenen Vordruck | A2 3 a) | ||||||
| ☐ | Unternehmerbogen A4, vollständig ausgefüllt – bei Bietergemeinschaften von jedem Mitglied | A2 2, 2 f) | ||||||
| ☐ | Nachweise zur Eignung nach Abschnitt 2 der Bewerbungsbedingungen (Register, Umsatz, Versicherung, Referenzen, Beschäftigtenzahlen, Unterauftragnehmer) | A2 2 a) bis c) | ||||||
| ☐ | Eigenerklärung zu §§ 123, 124 GWB, § 19 Abs. 1 MiLoG, § 21 SchwarzArbG und § 6 AEntG | A2 2 d); A4 3 | ||||||
| ☐ | Teilnahmebestätigung der Objektbegehung | A2 3 a) | ||||||
| ☐ | Kalkulationsunterlage A7, vollständig ausgefüllt einschließlich des Blattes Verbrauchsmaterial | A2 3 a); LB 4.2 | ||||||
| ☐ | Organisations- und Qualitätskonzept, gegliedert nach den acht Punkten, einschließlich Nachweis der Reinigungsmittel (Punkt 5) | LB 3 | ||||||
| ☐ | Reinigungsplan für den Turnus 2,5 | LB 2.5 | ||||||
| ☐ | Formblatt Qualitätsmanagement und Schulung, vollständig ausgefüllt | Formblatt QM und Schulung | ||||||
| ☐ | Muster des Eigenkontrollnachweises | Formblatt QM und Schulung, Ziffer 4 | ||||||
| ☐ | Bei Nachunternehmern: Nachunternehmererklärung (Anlage A8) und Eigenerklärung jedes Nachunternehmers nach § 19 Abs. 1 MiLoG, § 21 SchwarzArbG und § 6 AEntG (Anlage A4); bei Eignungsleihe: Verpflichtungserklärung (Anlage A17) | A2 2 e) |
6 Ausschluss und Nachforderung – was Sie wissen sollten
Was zum Ausschluss führt Ausgeschlossen wird ein Angebot unter anderem, wenn es nicht form- oder fristgerecht eingeht, wenn geforderte oder nachgeforderte Unterlagen fehlen, wenn Änderungen an der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen vorgenommen wurden, wenn Preisangaben fehlen oder wenn ein nicht zugelassenes Nebenangebot vorliegt (§ 42 Abs. 1 UVgO).
Der praktisch wichtigsten Fälle sind die Änderung der Vergabeunterlagen oder die Nichterfüllung einer Mindestanforderung der Leistungsbeschreibung. Ebenso wenig dürfen Leistungen unter Vorbehalt gestellt werden. Eigene Allgemeine Geschäftsbedingungen, ein abweichendes Zeitfenster oder ein geringerer Personaleinsatz als in Ziffer 2.8 vorgesehen gelten ebenfalls als Änderungen oder Nichterfüllung von Vorgaben.
Umgekehrt gilt: Sie müssen im Konzept nicht jede Anforderung der Leistungsbeschreibung ausdrücklich bestätigen. Wer ein Angebot abgibt, ohne die Vergabeunterlagen zu ändern, unterwirft sich ihnen. Eine Anforderung, die im Konzept nicht erwähnt ist, gilt damit als angeboten. Schweigen ist keine Abweichung.
Was nachgefordert werden kann – und was nicht
Nachforderbar (§ 41 Abs. 2 UVgO) Fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen: Eigenerklärungen, Nachweise, Bescheinigungen. Ebenso das
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| Konzept, weil es nicht bewertet wird, und die Teilnahmebestätigung der Begehung, sofern Sie tatsächlich teilgenommen haben. | |
|---|---|
| Nicht nachforderbar (§ 41 Abs. 3 UVgO) | Alle Angaben, die in die Wertung eingehen: die Preise in Anlage A7 und die Angaben im Formblatt Qualitätsmanagement und Schulung. Fehlen sie, gibt es dafür 0 Punkte; fehlende Preisangaben führen zum Ausschluss. |
Die Objektbegehung Die Teilnahme an der Objektbegehung ist Pflicht. Die Teilnahmebestätigung kann nachgereicht werden, die Teilnahme selbst nicht – wer den Zeitraum verstreichen lässt, kann kein Angebot mehr abgeben. Melden Sie den Termin deshalb frühzeitig an. Die Termine finden als Einzeltermine statt; Auskünfte bei der Begehung sind unverbindlich; stellen Sie Fragen bitte ausschließlich über die Vergabeplattform.
Fragen Fragen sind ausschließlich in Textform über evergabe.de zu stellen, bis zu der im Aufforderungsschreiben (Anlage A1) genannten Bieterfragenfrist. Die Antworten werden anonymisiert allen Unternehmen zugänglich gemacht, die die Vergabeunterlagen abgerufen haben. Prüfen Sie die Plattform deshalb bis zum Ende der Angebotsfrist regelmäßig.
7 Vertragsstrafe – was ein Verstoß ist und wie er berechnet wird
Die folgenden Erläuterungen und Rechenbeispiele sind unverbindlich. Verbindlich ist allein Ziffer 16 der Vertragsbedingungen (Anlage A5). Die Beispiele rechnen mit Formeln. M steht für die Nettomonatsabrechnung, die Sie selbst ansetzen, zum Beispiel aus Ihrer Kalkulation in Anlage A7. In der rechten Spalte können Sie den Betrag für Ihr Angebot eintragen.
Was ist ein Verstoß? Ein Verstoß ist die schuldhafte Verletzung einer Pflicht aus dem Vertrag. Ziffer 16 nennt typische Fälle, etwa die nicht geführte Zeiterfassung, einen Verstoß gegen die Ausweispflicht, Arbeiten außerhalb der vereinbarten Zeiten, den nicht genehmigten Einsatz von Aushilfspersonal oder das Versäumen eines vereinbarten Objektkontrolltermins. Die Aufzählung ist nicht abschließend. Trifft den Auftragnehmer kein Verschulden, entfällt die Vertragsstrafe.
Wie wird er berechnet? Je Reinigungstag, an dem der Verstoß besteht, fallen 3 % der Nettomonatsabrechnung an. Gezählt werden die Reinigungstage vom Tag der Feststellung durch den Auftraggeber bis einschließlich des Tages der Abstellung; besteht der Verstoß nur an einem Tag, fallen einmal 3 % der Nettomonatsabrechnung an. Für denselben Verstoß beträgt die Vertragsstrafe insgesamt höchstens 5.000 Euro, auch wenn er über mehrere Reinigungstage andauert. Setzt der Auftragnehmer den Verstoß nach der Festsetzung fort, gilt die Fortsetzung als neuer Verstoß mit eigener Höchstgrenze von 5.000 Euro. Bei illegaler Arbeitnehmerüberlassung beträgt die Vertragsstrafe 10 % der Nettomonatsabrechnung. Alle Vertragsstrafen zusammen sind auf 5 % der tatsächlich abgerechneten Nettovergütung begrenzt.
Ihre Nettomonatsabrechnung M: ………… €
| Fall | Sachverhalt | Berechnung (M = | Ihr Betrag | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Nettomonatsabrechnung) | |||||
| 1 | Die Zeiterfassung wird an einem Reinigungstag nicht geführt. | 1 Reinigungstag × 3 % × M | ………… € | ||
| 2 | Ein Verstoß gegen die Ausweispflicht wird an einem Montag festgestellt und am Freitag der folgenden Woche abgestellt. | 10 Reinigungstage × 3 % × M, höchstens 5.000 € | ………… € | ||
| 3 | Ein Verstoß dauert 30 Reinigungstage. | 30 Reinigungstage × 3 % × M, höchstens 5.000 € | ………… € | ||
| 4 | Der Verstoß aus Fall 3 wird nach Festsetzung der Vertragsstrafe noch 5 Reinigungstage fortgesetzt. | neuer Verstoß: 5 Reinigungstage × 3 % × M, höchstens 5.000 € | ………… € |
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| Fall | Sachverhalt | Berechnung (M = | Ihr Betrag | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Nettomonatsabrechnung) | |||||
| 5 | Verstoß gegen das Verbot der illegalen Arbeitnehmerüberlassung. | 10 % × M | ………… € | ||
| 6 | Der Vertrag endet nach sechs Monaten. Festgesetzt waren die Beträge aus Fall 3 und Fall 5. | Summe aus Fall 3 und Fall 5, höchstens 5 % × 6 × M; ein höherer Einbehalt wird erstattet | ………… € | ||
| 7 | Wie Fall 6, der Vertrag läuft aber volle zwei Jahre. | Summe aus Fall 3 und Fall 5, höchstens 5 % × 24 × M | ………… € |
Festgesetzte Vertragsstrafen teilt der Auftraggeber in Textform mit und behält sie von der nächsten Monatsabrechnung ein. Sie werden auf etwaige Schadensersatzansprüche angerechnet.
8 Freiwillige Selbstprüfung
Die folgende Liste fasst die Mindestanforderungen zusammen, an denen Angebote in der Praxis am häufigsten scheitern. Sie ist freiwillig, wird nicht eingereicht und hat keine Rechtsfolge. Sie ersetzt nicht die Leistungsbeschreibung.
| Anforderung | Fundstelle | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| ☐ | Der Turnus nach Ziffer 2.5 wird vollständig eingehalten; keine Reduzierung wegen Nichtbelegung | LB 2.1, 2.5 | ||||||
| ☐ | Mindesteinsatz je Reinigungstag: 5,00 Personenstunden Ahrstraße, 4,50 Mittelstraße | LB 2.8 | ||||||
| ☐ | Mindestens zwei Reinigungskräfte je Objekt und Reinigungstag | LB 2.8 | ||||||
| ☐ | Der Quadratmeteransatz je Raumgruppe liegt innerhalb der Bandbreite nach Ziffer 2.8 oder ist begründet | LB 2.8; A7 | ||||||
| ☐ | Reinigungszeiten liegen zwischen 16:00 und 20:00 Uhr, Montag bis Freitag, 250 Reinigungstage | LB 2.7 | ||||||
| ☐ | Vierfarb-System und belagsspezifische Verfahren werden eingehalten | LB 2.4 | ||||||
| ☐ | Sanitärbereich: tägliche zweistufige Desinfektionsreinigung | LB 2.4 | ||||||
| ☐ | Die Ausschlussliste der Inhaltsstoffe wird eingehalten | LB 2.6 | ||||||
| ☐ | Verbrauchsartikel erfüllen die Anforderungen und passen zu den vorhandenen Spendersystemen | LB 4.2 | ||||||
| ☐ | Die Waschmaschine wird auf eigene Kosten gestellt, installiert und nach Vertragsende entfernt | LB 4.1 | ||||||
| ☐ | Elektronische Zeiterfassung über das Token-System des Auftraggebers | LB 2.9 | ||||||
| ☐ | Keine Änderungen an den Vergabeunterlagen, keine eigenen Geschäftsbedingungen, kein Vorbehalt | A2 3 b) |
Die Studienstiftung des deutschen Volkes dankt Ihnen für Ihr Interesse an dieser Ausschreibung.
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