A3_Leistungsbeschreibung_Gebäudereinigung_Stand_01102026.pdf

[Seite 1]

Anlage A3

Leistungsbeschreibung

Gebäudereinigung für die Studienstiftung des deutschen Volkes e.V.

Bonn, den 1. Oktober 2026

Version A3 v. 01.10.2026

[Seite 2]

Seite 2

Inhaltsverzeichnis

1 Angaben zum Auftraggeber ........................................................................................... 3

2 Gegenstand und Umfang der Leistung ............................................................................ 3

2.1 Grundsätze der Dienstleistung ......................................................................................... 3 2.2 Abstimmung, Qualitätssicherung und Erreichbarkeit ..................................................... 3 Abstimmung zwischen Zuschlagserteilung und Leistungsbeginn ........................................ 3 Laufende Qualitätssicherung ................................................................................................. 4 Reaktionszeit und Erreichbarkeit vor Ort .............................................................................. 4 2.3 Personal ............................................................................................................................ 4 Arbeitssicherheit, Einweisung und Datenschutz ................................................................... 4 2.4 Durchführung der Unterhaltsreinigung ............................................................................ 5 Geräte, Arbeitsmittel und Farbsystem .................................................................................. 5 Bodenbeläge .......................................................................................................................... 5 Sanitärbereich ........................................................................................................................ 7 Oberflächenreinigung von Möbeln und Geräten ................................................................... 7 Türen und Glasflächen in Türen ............................................................................................. 7 Papierkörbe und Abfallbehälter ............................................................................................. 8 Sorgfaltspflichten nach Abschluss der Reinigung ................................................................. 8 2.5 Turnus für die Unterhaltsreinigung .................................................................................. 8 2.6 Einsatz von Reinigungsmitteln....................................................................................... 10 2.7 Zeiten der Leistungserbringung ...................................................................................... 11 2.8 Leistungswerte und Mindesteinsatz ............................................................................... 11 Mindesteinsatz je Reinigungstag .......................................................................................... 11 2.9 Zeiterfassung .................................................................................................................. 12

3 Organisations- und Qualitätskonzept ........................................................................... 12

4 Verbrauchsmaterial und Beistellungen ......................................................................... 12

4.1 Beistellungen des Auftraggebers ................................................................................... 12 4.2 Beschaffung durch den Auftragnehmer .......................................................................... 13 Anforderungen an die Verbrauchsartikel .............................................................................. 13

5 Nicht Gegenstand der Leistung .................................................................................... 14

6 Begriffsbestimmungen ................................................................................................ 14

7 Rangfolge der Vertragsunterlagen ................................................................................ 15

Version A3 v. 01.10.2026

[Seite 3]

Seite 3

1 Angaben zum Auftraggeber

Die Studienstiftung des deutschen Volkes ist das älteste und größte Begabtenförderungswerk in der Bundesre- publik Deutschland. Gemäß ihrer Satzung fördert sie „die Hochschulbildung junger Menschen, deren hohe wis- senschaftliche oder künstlerische Begabung und deren Persönlichkeit besondere Leistungen im Dienste der All- gemeinheit erwarten lassen“. Die Auswahl und Förderung der Stipendiatinnen und Stipendiaten erfolgen unab- hängig von politischen, weltanschaulichen und religiösen Vorgaben.

Die Studienstiftung beschäftigt an den Standorten Ahrstraße 41 und Mittelstraße 43 in Bonn-Plittersdorf rund 230 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (Stand August 2026). Die Ausschreibung zur Gebäudereinigung betrifft ausschließlich diese beiden Gebäude. Das Gebäude Ahrstraße 41 wurde im Jahr 2002 fertiggestellt und bezo- gen; das Gebäude Mittelstraße 43 wurde etwa im Jahr 1985 errichtet und wird von der Studienstiftung seit Herbst 2015 genutzt.

An jedem Arbeitstag arbeiten in der Regel etwa 50 Prozent der Beschäftigten mobil oder befinden sich auf Dienstreise; die Büroräume sind daher nicht durchgängig belegt. Die Reinigung ist gleichwohl vollständig nach dem in Ziffer 2.5 festgelegten Turnus zu erbringen. Eine Verringerung des Leistungsumfangs oder der Reini- gungshäufigkeit wegen Nichtbelegung einzelner Räume ist ausgeschlossen.

Die für die Kalkulation maßgeblichen Flächen und Reinigungsturnusse ergeben sich abschließend aus Anlage A7 und aus Ziffer 2.5 dieser Leistungsbeschreibung; die Beschäftigtenzahl dient allein der Einordnung der Nut- zungsintensität.

2 Gegenstand und Umfang der Leistung

2.1 Grundsätze der Dienstleistung

Gegenstand des Auftrags ist die Unterhaltsreinigung der beiden vorgenannten Objekte. Die in dieser Leistungs- beschreibung festgelegten Reinigungsverfahren, Turnusse und Qualitätsanforderungen sind verbindlich einzu- halten. Sie sind nach Auffassung des Auftraggebers geeignet, den Werterhalt der Objekte sowie Sauberkeit und Hygiene sicherzustellen.

Beabsichtigt der Auftragnehmer während der Vertragslaufzeit den Einsatz eines abweichenden, mindestens gleichwertigen Reinigungsverfahrens, zeigt er dies dem Auftraggeber unter Beifügung der Produkt- und Ver- fahrensunterlagen an. Der Einsatz ist erst nach Zustimmung des Auftraggebers in Textform, in der Regel per E- Mail, zulässig; ein Anspruch auf Zustimmung besteht nicht, eine Vergütungsanpassung findet nicht statt.

Das für die Kalkulation maßgebliche Flächen- und Mengengerüst (Raumverzeichnis je Objekt mit m², Bodenbe- lag, Reinigungsgruppe und Reinigungsturnus) ist in Anlage A7 (Kalkulationsunterlagen) abschließend darge- stellt und der Angebotskalkulation zugrunde zu legen. Die Rangfolge der Vertragsunterlagen ergibt sich aus Ziffer 7.

Alle Räume sind unter Wegrücken der beweglichen Einrichtungsgegenstände (zum Beispiel Stühle, Rollcontai- ner) zu reinigen.

2.2 Abstimmung, Qualitätssicherung und Erreichbarkeit

Abstimmung zwischen Zuschlagserteilung und Leistungsbeginn

Zwischen Zuschlagserteilung und Leistungsbeginn stimmen die Objektleitung des Auftragnehmers und das Hausmanagement des Auftraggebers die Umsetzung der in dieser Leistungsbeschreibung vorgegebenen An- forderungen ab. Gegenstand der Abstimmung sind ausschließlich Ausführungsdetails: Einarbeitung des Perso- nals, Lage der Einsatzzeiten innerhalb des Zeitfensters nach Ziffer 2.7 und die Benennung der Ansprechperso- nen beider Seiten.

Die Abstimmung dient allein der Konkretisierung der Ausführung. Sie begründet keine Änderung des Leistungs- umfangs und keine Vergütungsanpassung. Die Kosten der Einarbeitung sind mit der vertraglichen Vergütung abgegolten.

Der Auftragnehmer benennt vor Leistungsbeginn eine Objektleitung und deren Vertretung namentlich mit

Version A3 v. 01.10.2026

[Seite 4]

Seite 4

Kontaktdaten und Zeiten der Erreichbarkeit und zeigt jeden Wechsel unverzüglich an. Zudem benennt der Auf- tragnehmer mit dem Angebot eine E-Mail-Adresse, an die das Hausmanagement des Auftraggebers Reini- gungsmängel meldet; eine Änderung der Adresse ist unverzüglich in Textform mitzuteilen.

Laufende Qualitätssicherung

Während der Vertragslaufzeit bestätigen die Verantwortlichen, auf Seiten des Auftraggebers die Sachbearbei- tung Hausmanagement oder deren Vertretung, auf Seiten des Auftragnehmers die Objektleitung oder deren Vertretung regelmäßig die einwandfreie Leistungserbringung oder melden Mängel zurück.

Zur Qualitätssicherung findet alle zwei Monate sowie anlassbezogen ein Gesprächstermin zwischen der Objekt- leitung und dem Hausmanagement in den Räumen der Studienstiftung statt. Der Auftragnehmer führt je Ob- jekt bedarfsbezogen dokumentierte Eigenkontrollen durch, insbesondere nach einer Mängelanzeige, und legt deren Ergebnis zum Gesprächstermin vor. Darüber hinaus kann der Bieter regelmäßige Eigenkontrollen anbie- ten, zum Beispiel monatlich je Objekt. Sie sind keine Mindestanforderung. Die angebotene Zahl wird im Form- blatt Qualitätsmanagement und Schulung (Kriterium QM 2) bewertet und mit dem Zuschlag verbindlich.

Die Eigenkontrollen weist der Auftragnehmer in einem eigenen Dokument nach, getrennt nach den Bereichen Sanitärbereich, Küchen und Teeküchen, Bodenarbeiten sowie Obenarbeiten in Büroräumen. Der Nachweis ent- hält je Kontrolle mindestens Datum, Objekt, kontrollierten Bereich oder Raumgruppe, Befund, veranlasste Ab- hilfe und Name der kontrollierenden Person. Das Muster des Nachweises ist mit dem Angebot einzureichen; die ausgefüllten Nachweise sind zum Gesprächstermin und auf Verlangen vorzulegen.

Die Angaben des Auftragnehmers im Formblatt Qualitätsmanagement und Schulung, insbesondere die Zahl der regelmäßigen Eigenkontrollen und die zugesagte Frist bis zur Nachbesserung, werden mit der Zuschlagser- teilung Vertragsinhalt (Ziffer 7 Nr. 6).

Reaktionszeit und Erreichbarkeit vor Ort

Der Auftragnehmer stellt sicher, dass auf Anforderung des Auftraggebers, insbesondere bei Mängelanzeige, innerhalb von 24 Stunden eine entscheidungsbefugte Ansprechperson im Objekt erscheint. Die Frist läuft nur an Werktagen von Montag bis Freitag; geht die Anforderung an einem Freitag oder an einem Tag vor Feiertagen oder reinigungsfreien Tagen ein, hat die Ansprechperson spätestens am nächsten Werktag zu erscheinen. Die organisatorische Umsetzung steht dem Auftragnehmer frei; eine Niederlassung oder ein Sitz in einer bestimm- ten Region wird nicht verlangt.

2.3 Personal

Der Auftragnehmer stellt durch organisatorische Maßnahmen sicher, dass Personalausfälle infolge von Krank- heit, Urlaub oder aus sonstigen Gründen die Reinigungsleistung nicht beeinträchtigen.

Jede eingesetzte Person muss sich auf einem einfachen Niveau in deutscher Sprache verständigen können.

Das eingesetzte Reinigungspersonal trägt während des Einsatzes einen gut sichtbar angebrachten Firmenaus- weis. Der Ausweis weist den Auftragnehmer als beschäftigendes Unternehmen aus und trägt eine Kennnummer oder eine neutrale Bezeichnung der Reinigungskraft; ein Lichtbild ist nicht erforderlich. Auf Verlangen des Auf- traggebers ist der Firmenausweis vorzuzeigen.

Die eingesetzten Reinigungskräfte sind regelmäßig hinsichtlich Reinigungsmitteln und -methoden, Geräten, Abfallmanagement sowie Gesundheits-, Sicherheits- und Umweltaspekten zu schulen, und zwar im Umfang von mindestens zwei Stunden je eingesetzter Reinigungskraft und Kalenderjahr. Die Schulungen sind zu doku- mentieren; die Dokumentation ist auf Verlangen vorzulegen. Eine im Angebot zugesagte höhere Stundenzahl wird Vertragsinhalt. Das Personal muss im Umgang mit Reinigungs- und Desinfektionsmitteln einschließlich des Auffüllens der Spender geschult sein.

Arbeitssicherheit, Einweisung und Datenschutz

Vor Aufnahme der Tätigkeit nehmen die eingesetzten Beschäftigten an einer Einweisung durch den Auftragge- ber teil. Die Einweisung erfolgt vor Ort und umfasst einen Rundgang durch die Räumlichkeiten (Gebäude, Flucht- und Rettungswege, Meldewege, Verhalten im Gefahrfall). Jede teilnehmende Person erhält im An- schluss die Brandschutzordnung Teil B des Auftraggebers nach DIN 14096 vollständig in Textform ausgehän- digt; deren Inhalt ist für sie verbindlich. Der Erhalt ist von der Objektleitung des Auftragnehmers zu bestätigen.

Version A3 v. 01.10.2026

[Seite 5]

Seite 5

Bei Personalwechsel ist die Einweisung für die neu eingesetzten Personen nachzuholen. Im Rahmen dieser Ein- weisung stimmen sich Auftraggeber und Auftragnehmer über Gefahren im Objekt und die erforderlichen Schutzmaßnahmen an den Schnittstellen beider Betriebe ab; der Auftraggeber weist dabei auf ihm bekannte objektspezifische Gefahren hin. Gefahren, die während der Vertragslaufzeit auftreten, insbesondere aus Bau- und Instandhaltungsarbeiten, teilt der Auftraggeber der Objektleitung unverzüglich mit.

Der Auftragnehmer stellt geeignete Arbeitsmittel bereit, insbesondere Aufstiegshilfen. Die Nutzung von Mobi- liar als Aufstiegshilfe ist untersagt. Unfälle und sicherheitsrelevante Feststellungen im Objekt sind dem Auftrag- geber unverzüglich zu melden.

Für die eingesetzten Reinigungs- und Desinfektionsmittel sind dem Auftraggeber die Sicherheitsdatenblätter gemäß Artikel 31 in Verbindung mit Anhang II der Verordnung (EG) Nr. 1907/2006 (REACH) in der Fassung der Verordnung (EU) 2020/878 in deutscher Sprache vorzulegen: erstmals spätestens zwei Wochen vor Leistungs- beginn, danach unaufgefordert und unverzüglich bei jeder Produktänderung.

2.4 Durchführung der Unterhaltsreinigung

Geräte, Arbeitsmittel und Farbsystem

Die eingesetzten Maschinen, Geräte und Arbeitsmittel entsprechen dem Stand der Technik und sind nach je- dem Einsatztag zu reinigen. Reinigungsutensilien aus dem Sanitär- und Küchenbereich sind nach jedem Ein- satztag zusätzlich zu desinfizieren; Reinigungstextilien sind arbeitstäglich zu wechseln und maschinell aufzube- reiten.

Der Auftragnehmer stellt sicher, dass sein Personal mit den geltenden Hygienevorschriften vertraut ist und min- destens mit einem Vierfarb-System arbeitet:

 rot – Toiletten und Urinale  gelb – übrige Sanitärflächen  blau – Flächen außerhalb des Sanitärbereiches sowie Oberflächen  grün – Küchen und Teeküchen Die Oberflächenreinigung ist mit nach diesen vier Bereichen getrennten Reinigungsutensilien (zum Beispiel Ei- mer, Schwämme, Reinigungstücher) durchzuführen.

Die Leistungen dieser Leistungsbeschreibung umfassen alle Flächen, die vom Boden aus, erforderlichenfalls un- ter Verwendung von Stielgeräten, oder aus einer Standhöhe bis zu 2 m erreichbar sind. Maßgeblich ist allein diese Standhöhe, nicht die Höhe der zu reinigenden Fläche über dem Boden; auf diese Weise erreichbare Flä- chen sind unabhängig von ihrer Anbringungshöhe Bestandteil der Unterhaltsreinigung. Leistungen, die eine größere Standhöhe oder den Einsatz von Rollgerüsten oder Hubarbeitsbühnen erfordern, sind nicht Bestandteil der Unterhaltsreinigung; sie werden vom Auftraggeber bei Bedarf gesondert beauftragt. Gleiches gilt für Flä- chen über Treppenläufen sowie für Flächen, die nur von einem Standplatz an einer Absturzkante aus erreichbar sind. Die Auswahl der Arbeitsmittel und der Schutzmaßnahmen obliegt dem Auftragnehmer auf Grundlage sei- ner Gefährdungsbeurteilung.

Bodenbeläge

Die Bodenbeläge sind je Raum im Raumverzeichnis der Anlage A7 (Spalte „Bodenbelag“) angegeben; diese An- gaben sind maßgeblich. Für die Pflege der einzelnen Beläge gelten die nachstehenden Vorgaben.

Die Auswahl der Reinigungsmittel obliegt dem Auftragnehmer; er trägt die Verantwortung für die Materialver- träglichkeit und weist sie auf Verlangen anhand der Produkt- und Sicherheitsdatenblätter nach. Ergänzend zu Ziffer 2.6 gilt je Belag:

Version A3 v. 01.10.2026

[Seite 6]

Seite 6

Version A3 v. 01.10.2026

[Seite 7]

Seite 7

Sauberlaufzonen: In den Eingangsbereichen und Etagenzugängen der Mittelstraße sind Sauberlaufzonen (Mat- ten, Gitterroste, eingelassene Systeme) vorhanden. Sie sind den jeweiligen Eingangs- und Flurflächen des Raumverzeichnisses zugeordnet und werden nicht gesondert ausgewiesen. Sie sind monatlich intensiv abzu- saugen. Lose verlegte Matten sind anzuheben, der darunterliegende Belag ist mitzureinigen und die Matte an- schließend ordnungsgemäß auszulegen.

Nicht entfernbare, eingetrocknete oder ältere Flecken sowie Verunreinigungen ab etwa 0,5 m² sind zu doku- mentieren und dem Auftraggeber zu melden.

Sanitärbereich

Die Sanitärräume sind an jedem Reinigungstag mit einem desinfizierenden Reinigungsmittel zweistufig nass zu reinigen. Umfang und Turnus der einzelnen Objekte ergeben sich aus der Turnusmatrix nach Ziffer 2.5, Spalte D.

Bei Sanitärobjekten und Armaturen aus Edelstahl sind chlorid- und salzsäurehaltige Reiniger, scheuernde Mittel und Metallwolle unzulässig.

Oberflächenreinigung von Möbeln und Geräten

Feucht gereinigt werden: Möbelflächen, Tische, Stühle, Schränke und Sideboards, Rollcontainer, Regalleitern, Regale, Fensterbänke, Heizkörper, Sockelleisten, Telefone, Computergehäuse, Ventilatoren, Treppengeländer und Handläufe, Feuerlöscher, Hinweisschilder, Kühlschränke (Außenseite) sowie Tischlampen.

An Wandschaltern und Steckdosen, Tür- und Fenstergriffen sowie Beschlägen sind Griffspuren und sichtbare Verschmutzungen zu entfernen. Einrichtungsgegenstände und Ausstattung, die in dieser Ziffer genannt, in der Turnusmatrix nach Ziffer 2.5 aber nicht gesondert aufgeführt sind, folgen dem Turnus der Zeile 42 (Sonstige Einrichtungsgegenstände).

Spinnweben sind zu entfernen. Erfasst sind Decken, Wände, Raumecken, Leuchten, Fenster- und Türlaibungen, Heizkörpernischen sowie die Bereiche hinter und unter dem Mobiliar, soweit die Flächen nach der Regelung zur Arbeitshöhe in dieser Ziffer erreichbar sind. Der Turnus ergibt sich aus Zeile 34 der Turnusmatrix nach Ziffer 2.5.

Die Nassreinigung der Heizkörper sowie die Reinigung hoch gelegener horizontaler Flächen an Mobiliar und Ausstattung, insbesondere der Oberseiten von Schränken, Regalen, Sideboards, sind Bestandteil der Unter- haltsreinigung. Sie sind in der Turnusmatrix nach Ziffer 2.5 mit dem Turnus J2 ausgewiesen und mit der Vergü- tung für die Unterhaltsreinigung abgegolten. Einer gesonderten Beauftragung bedarf es nicht; eine zusätzliche Vergütung wird hierfür nicht gewährt. Maßgeblich ist die Regelung zur Arbeitshöhe am Anfang dieser Ziffer.

Türen und Glasflächen in Türen

Zum Leistungsumfang gehören die Reinigung der Türblätter, Türrahmen, Beschläge und Griffe sowie der Glas- flächen in Türen. Erfasst sind Ganzglastüren, Türen mit Glasausschnitt, die Windfang- und Eingangstüren sowie die zugehörigen Oberlichter. Die Reinigung der Glasflächen in Türen ist mit der Vergütung für die Unterhalts- reinigung abgegolten; eine gesonderte Vergütung nach Glasfläche findet nicht statt. Die Anzahl der Glastüren je Objekt und Etage ist in Anlage A7 (Blatt „Glastüren“) nachrichtlich ausgewiesen, damit der Umfang einge- schätzt werden kann. Sämtliche Glasflächen in Türen sind beidseitig vollflächig nass zu reinigen; erfasst sind auch Rahmen, Profile und Griffe, soweit sie nicht bereits von der Zeile „Türen, Türrahmen, Griffe, Beschläge“ der Turnusmatrix erfasst sind. Die Flächen sind streifen-, schlieren- und tropfenfrei zu hinterlassen; Wasserrück- stände im Boden- und Schienenbereich sind sofort aufzunehmen. Der Turnus ergibt sich aus der Turnusmatrix nach Ziffer 2.5. Unabhängig vom Turnus sind sichtbare Verschmutzungen im Eingangs- und Windfangbereich Version A3 v. 01.10.2026

[Seite 8]

Seite 8

anlassbezogen zu entfernen.

Scheuernde, kratzende und lösemittelhaltige Mittel sind unzulässig. Aufgebrachte Sicherheitsmarkierungen, Folierungen und Beschilderungen sind schonend zu reinigen und dürfen nicht beschädigt werden; die Verträg- lichkeit mit dem Rahmenmaterial ist zu beachten. Brandschutz- und selbstschließende Türen dürfen während der Reinigung nicht festgestellt oder blockiert werden.

Papierkörbe und Abfallbehälter

Abfallbehälter werden entleert und mit einem dem Stand der Technik entsprechenden, umweltgerecht zu ent- sorgenden Müllbeutel versehen. Einmal wöchentlich sind die Behälter nass zu reinigen. Wertstoffe werden ge- trennt vom Restmüll gesammelt und an die dafür vorgesehenen Stellen gebracht; Restmüll wird in Säcken ge- sammelt und ebenfalls dorthin gebracht. Papierkörbe werden entleert; der Inhalt wird zu den dafür vorgesehe- nen Papiersammelstellen gebracht. Bei Bedarf, mindestens jedoch einmal im Monat, sind sie feucht zu reinigen.

Sorgfaltspflichten nach Abschluss der Reinigung

Maschinen, Geräte sowie Pflege- und Reinigungsmittel sind nach Beendigung der Arbeiten aufzuräumen; alle Einrichtungsgegenstände sind an den vorgesehenen Platz zu stellen. In dem vom Auftragnehmer zu reinigen- den Bereich sind Türen und Fenster zu schließen, Wasserhähne zuzudrehen und Beleuchtungskörper auszu- schalten, auch wenn die betreffenden Räume im Turnus an diesem Tag nicht gereinigt wurden.

Die Reinigung der Sanitärräume sowie der Küchen und Teeküchen ist an jedem Reinigungstag auf der vom Auf- traggeber im jeweiligen Raum bereitgestellten Dokumentationstafel abzuzeichnen. Die Eintragung erfolgt mit einem nicht personenbezogenen Kürzel; Namen werden nicht eingetragen. Eine darüber hinausgehende Doku- mentationspflicht der Reinigungskräfte besteht nicht; die Pflichten nach Ziffer 2.2 zum Nachweis der Eigenkon- trollen bleiben unberührt.

2.5 Turnus für die Unterhaltsreinigung

Die nachstehende Matrix legt Art und Häufigkeit der Leistungen je Raumgruppe verbindlich fest. Maßgeblich für die Zuordnung der einzelnen Räume zu einer Raumgruppe ist allein das Raumverzeichnis der Anlage A7.

Raumgruppen:

Legende der Turnuskürzel:

Version A3 v. 01.10.2026

[Seite 9]

Seite 9

Maßgeblich sind die Reinigungstage nach Ziffer 2.7.

Version A3 v. 01.10.2026

[Seite 10]

Seite 10

Für die Bodenreinigung im Turnus 2,5 legt der Bieter mit dem Angebot einen Reinigungsplan vor, aus dem sich der wöchentliche Wechsel ergibt, zum Beispiel: in ungeraden Kalenderwochen Bodenreinigung am Montag, Mittwoch und Freitag, in geraden Kalenderwochen am Dienstag und Donnerstag. Der Plan ist Bestandteil des Konzepts nach Ziffer 3 und wird nicht gesondert gewertet.

Die Vergütung der Unterhaltsreinigung ergibt sich abschließend aus der Kalkulationsunterlage (Anlage A7).

2.6 Einsatz von Reinigungsmitteln

Die eingesetzten Reinigungs-, Pflege- und Desinfektionsmittel dürfen zu keiner vermeidbaren Gesundheitsge- fährdung oder Belästigung der Reinigungskräfte und der Beschäftigten der Studienstiftung führen. Sie belasten Luft und Abwasser so gering wie möglich. Die Verwendung von Reinigungs- und Pflegemitteln mit Verdünnern, Kaltreinigern und Lösemitteln sowie solcher Mittel, die den späteren Einsatz dieser Substanzen erforderlich ma- chen, ist untersagt.

Die nachfolgende Ausschlussliste gilt für sämtliche im Objekt eingesetzten Reinigungs-, Pflege- und Desinfek- tionsmittel. Diese dürfen die folgenden Inhaltsstoffe nicht enthalten:

 Alkylphenolethoxylate (APEO) und Derivate daraus  EDTA (Ethylendiamintetraessigsäure) und deren Salze  Phosphorsäure und deren Salze  Alkylphosphonsäure-Derivate und deren Salze  quartäre Ammoniumsalze, die nicht biologisch leicht abbaubar sind  2-Brom-2-nitropropan-1,3-diol  Diazolidinylharnstoff  Formaldehyd und Formaldehydabspalter  Nitromoschus- und polycyclische Moschusverbindungen  Nanomaterialien im Sinne der Empfehlung der Kommission vom 10. Juni 2022 zur Definition von Na- nomaterialien (2022/C 229/01)  Mikroplastik im Sinne des Eintrags Nr. 78 des Anhangs XVII der Verordnung (EG) Nr. 1907/2006 (REACH) in der Fassung der Verordnung (EU) 2023/2055: feste synthetische Polymermikropartikel, die organisch, unlöslich und schwer abbaubar sind und deren Größe weniger als 5 mm beträgt  Spraydosen (wie Kälte-, Reinigungs- oder Insektenspray) mit halogenierten Treibmitteln wie R1234ze(E), vergleichbar der Negativliste in Anlage 1 zur Allgemeinen Verwaltungsvorschrift zur Be- schaffung klimafreundlicher Leistungen (AVV Klima) vom 19. Oktober 2021, BAnz AT 22.10.2021 B1 Der Auftragnehmer weist die Einhaltung auf Verlangen anhand der Sicherheitsdatenblätter und Produktdaten- blätter nach. Eingesetzte Reinigungsmittel sind fachgerecht zu dosieren, anzuwenden und zu entsorgen; die örtlichen Abfallbestimmungen sind einzuhalten.

Version A3 v. 01.10.2026

[Seite 11]

Seite 11

2.7 Zeiten der Leistungserbringung

Die Dienstleistung ist an Reinigungstagen zu erbringen. Reinigungstage sind Montag bis Freitag mit Ausnahme der gesetzlichen Feiertage in Nordrhein-Westfalen sowie der reinigungsfreien Tage. Reinigungsfreie Tage sind der Rosenmontag sowie die Arbeitstage zwischen Weihnachten und Neujahr, an denen in der Studienstiftung allgemein dienstfrei ist. An diesen Tagen ist keine Unterhaltsreinigung geschuldet; der Zugang zu den Gebäu- den bleibt davon unberührt. Die reinigungsfreien Tage des jeweiligen Kalenderjahres teilt der Auftraggeber dem Auftragnehmer zu Jahresbeginn in Textform mit.

Der Auftraggeber legt der Kalkulation 250 Reinigungstage je Kalenderjahr zugrunde. Abweichungen führen nicht zu einer Anpassung der Vergütung, sofern sie fünf Tage je Kalenderjahr nicht überschreiten. Überschreitet die Abweichung fünf Tage je Kalenderjahr, wird die Monatsvergütung für jeden darüber hinausgehenden Tag um 1/250 des jährlichen Nettopreises der Unterhaltsreinigung angepasst. Die Anpassung wirkt in beide Rich- tungen.

Um den laufenden Arbeitsbetrieb in den Büroräumen nicht zu stören, beginnt die Ausführung nicht vor 16:00 Uhr und endet spätestens um 20:00 Uhr. Abweichungen sind mit dem Auftraggeber abzustimmen.

2.8 Leistungswerte und Mindesteinsatz

Angelehnt an die Richtwerte der RAL Gütegemeinschaft Gebäudereinigung e. V. (Merkblatt „Empfehlungen zur Ermittlung von Leistungszahlen in der Unterhaltsreinigung“, Ausgabe Juli 2020, abrufbar unter www.gggr.de) geht der Auftraggeber von den folgenden Bandbreiten für die Reinigungsleistung in m² je Stunde und Reini- gungskraft aus. Es handelt sich um unverbindliche Richtwerte; sie schließen Rüst- und Wegezeiten bereits ein.

Im Angebot ist anzugeben, von welchem Flächenansatz je Stunde und Raumgruppe der Bieter ausgeht. Ein über die angegebenen Bandbreiten hinausgehender Quadratmeter-Ansatz ist im Angebot zu erläutern. Die Angabe dient dem Auftraggeber zur Plausibilitätsprüfung; sie wird nicht gesondert gewertet.

Mindesteinsatz je Reinigungstag

Pro Reinigungstag und Objekt sind mindestens 4,5 Personenstunden (Mittelstraße) beziehungsweise 5,0 Per- sonenstunden (Ahrstraße) zu leisten. Der tatsächlich erforderliche Zeitaufwand ergibt sich aus dem Flächen- und Mengengerüst der Anlage A7 in Verbindung mit der Turnusmatrix nach Ziffer 2.5; er ist vom Bieter eigen- verantwortlich zu ermitteln und im Angebot anzugeben. Die genannten Werte sind Untergrenzen; ihre Einhal- tung allein entbindet nicht von der vollständigen Erbringung sämtlicher Turnusleistungen.

Aus den Personenstunden nach Absatz 1 und dem Zeitfenster nach Ziffer 2.7 folgt, dass je Objekt und Reini- gungstag mindestens zwei Reinigungskräfte gleichzeitig einzusetzen sind. Die Personenstunde bezeichnet die Arbeitsleistung einer Person während einer Zeitstunde; mehrere gleichzeitig eingesetzte Personen erbringen im selben Zeitfenster entsprechend ein Vielfaches an Personenstunden.

Der Auftragnehmer informiert den Auftraggeber unverzüglich, wenn an einem Reinigungstag weniger Personal als vorgesehen eingesetzt wird. Nicht erbrachte Leistungen sind innerhalb von zwei Werktagen nachzuholen. Erfolgt keine Nacherbringung, mindert sich die Monatsvergütung anteilig um den auf den ausgefallenen Leis- tungsumfang entfallenden Betrag. Die Regelungen der Vertragsbedingungen zu Mängelanzeige, Nacherfüllung und Vertragsstrafen bleiben unberührt.

Version A3 v. 01.10.2026

[Seite 12]

Seite 12

2.9 Zeiterfassung

Die Anwesenheitszeiten des eingesetzten Personals werden über das elektronische Zeiterfassungssystem des Auftraggebers erfasst. Dies dient dem Nachweis der geleisteten Personenstunden. Die hierfür erforderlichen Token werden vom Auftraggeber bereitgestellt und dienen zugleich als Zutrittsmedium für die Eingangstüren.

Die Token werden unter neutralen Bezeichnungen ausgegeben (Reinigungskraft 1, Reinigungskraft 2 und so fort). Namen der eingesetzten Beschäftigten werden im Zeiterfassungssystem des Auftraggebers nicht geführt; die Zuordnung der Bezeichnung zur Person obliegt allein dem Auftragnehmer. Die Verarbeitung erfolgt aus- schließlich zum Zweck des Nachweises der geleisteten Personenstunden sowie der Zutrittskontrolle und der Feststellung, welche Reinigungskräfte sich im Gebäude aufhalten, etwa im Brand- oder Evakuierungsfall.

3 Organisations- und Qualitätskonzept

Mit dem Angebot ist ein Organisations- und Qualitätskonzept einzureichen. Es beschreibt, wie der Bieter die in dieser Leistungsbeschreibung festgelegten Anforderungen in den Objekten umsetzt, und ist in der nachstehen- den Reihenfolge zu gliedern:

1. Maßnahmen zur Qualitätssicherung einschließlich Eigenkontrollen und Umgang mit Beanstandungen
2. Organisation und Einarbeitung des Personals
3. objektspezifische Details, insbesondere die Lage der Reinigungszeiten innerhalb des Zeitfensters nach Ziffer 2.7 und die Durchführung zusätzlich beauftragter Arbeiten
4. Einsatz- und Reaktionszeiten der Objektleitung einschließlich der Sicherstellung, dass eine entschei- dungsbefugte Ansprechperson innerhalb von 24 Stunden, gegebenenfalls am nächsten Werktag, nach Anforderung im Objekt erscheint
5. Einsatz von Reinigungsmaschinen und Reinigungschemie unter Beachtung der jeweiligen Oberflächen, einschließlich Nachweis der Anforderungen nach Ziffer 2.6 durch Herstellererklärung oder das Umwelt- zeichen Blauer Engel DE-UZ 194, Ausgabe Januar 2022, oder ein gleichwertiges Gütezeichen; die Gleichwertigkeit ist zu erläutern
6. Personalbeschaffung sowie Vertretung bei Krankheit, Urlaub und sonstigen Ausfällen
7. Revierplan sowie regelmäßige Kontrolle der Reinigungsleistung durch die Objektleitung oder einen Vor- arbeiter, einschließlich des Reinigungsplans für den Turnus 2,5 nach Ziffer 2.5
8. Maßnahmen zur Arbeitssicherheit und zum Datenschutz Das Konzept ist auf höchstens sechs Seiten im Format DIN A4 zu beschränken. Über die sechste Seite hinaus- gehende Ausführungen werden nicht berücksichtigt; ein Ausschluss des Angebots ist mit der Überschreitung nicht verbunden. Der Reinigungsplan nach Ziffer 2.5 und das Muster des Eigenkontrollnachweises nach Ziffer 2.2 werden auf die Seitenbegrenzung nicht angerechnet.

Das Konzept mit vollständigen Informationen zu den genannten Aspekten ist eine Mindestanforderung. Ge- prüft wird allein, ob zu jedem der Punkte 1 bis 8 Angaben vorliegen und ob diese den Anforderungen dieser Leistungsbeschreibung entsprechen. Fehlt das Konzept oder ist es unvollständig, kann der Auftraggeber es nachfordern (§ 41 Abs. 2 UVgO). Das Konzept wird nicht bewertet. Die Zuschlagskriterien und ihre Gewichtung ergeben sich aus den Bewerbungsbedingungen (Anlage A2).

Mit der Zuschlagserteilung wird das Konzept Vertragsbestandteil (Ziffer 7 Nr. 6). Diese Leistungsbeschreibung geht dem Konzept in jedem Fall vor. Angaben im Konzept, die die Anforderungen dieser Leistungsbeschreibung oder der Vertragsbedingungen nicht erfüllen oder diesen widersprechen, werden nicht berücksichtigt.

4 Verbrauchsmaterial und Beistellungen

4.1 Beistellungen des Auftraggebers

Der Auftraggeber stellt dem Auftragnehmer unentgeltlich zur Verfügung:

 Wasser und Strom für die Reinigungsarbeiten; ausgenommen ist der Betrieb der Waschmaschine (siehe unten)

Version A3 v. 01.10.2026

[Seite 13]

Seite 13

 geeignete Räume für die Lagerung von Maschinen, Materialien und Geräten; in der Ahrstraße sind diese Räume verschließbar, in der Mittelstraße nicht  je Gebäude ein abschließbarer Spind mit vier Fächern, nutzbar durch bis zu vier Personen  Schlüssel- und Zeiterfassungstoken  Toilettenbürsten; der Auftragnehmer tauscht sie in einem dreimonatigen Zyklus aus Die für die Aufbereitung der Reinigungstextilien erforderliche Waschmaschine stellt der Auftragnehmer. Er be- schafft, installiert und unterhält sie auf eigene Kosten und entfernt sie nach Vertragsende wieder. Der Auftrag- geber stellt hierfür in der Mittelstraße einen festgelegten Aufstellplatz mit Wasser- und Stromanschluss unent- geltlich zur Verfügung. Der Aufstellort steht fest und wird dem Auftragnehmer im Rahmen der Einweisung nach Ziffer 2.3 gezeigt; eine Aufstellung an anderer Stelle ist nicht möglich. Der Anschluss verfügt über einen eigenen Strom- und Wasserzähler; die Kosten des Strom- und Wasserverbrauchs der Waschmaschine trägt der Auftrag- nehmer, die Abrechnung erfolgt jährlich. Ob der Auftragnehmer die Reinigungstextilien aus der Ahrstraße ebenfalls dort aufbereitet, bleibt ihm überlassen. Die Aufstellung eines Trockners ist in den Räumlichkeiten der Studienstiftung nicht möglich; die Trocknung der Reinigungstextilien obliegt dem Auftragnehmer.

Eine Übersicht der in den Objekten fest installierten Spendersysteme ist Bestandteil der Anlage A7 (Blatt „Spen- derübersicht“). Die angebotenen Verbrauchsartikel müssen mit diesen Systemen kompatibel sein.

4.2 Beschaffung durch den Auftragnehmer

Das Verbrauchsmaterial nach der nachstehenden Aufstellung wird vom Auftragnehmer beschafft, ergänzt und aufgefüllt. Reinigungs-, Pflege- und Desinfektionsmittel sowie Waschmittel für die Aufbereitung der Reini- gungstextilien stellt der Auftragnehmer auf eigene Kosten; sie sind nicht Gegenstand des Blattes „Verbrauchs- material“. Die Einheitspreise für das Verbrauchsmaterial sind im Blatt „Verbrauchsmaterial“ der Kalkulations- unterlagen (Anlage A7) einzutragen. Das Blatt ist Bestandteil der Kalkulationsunterlagen. Eine gesonderte Un- terlage ist nicht einzureichen.

Das dort vorgegebene Jahresmengengerüst ist für alle Bieter einheitlich vorgegeben und dient der Vergleich- barkeit der Angebote; der sich daraus ergebende Jahresbetrag ist Bestandteil des Gesamtpreises und geht voll- ständig in die Wertung ein. Abgerechnet wird nach tatsächlichem Verbrauch zu den angebotenen Einheitsprei- sen. Die angegebenen Jahresmengen begründen weder eine Mindestabnahme noch einen Anspruch auf Ab- nahme. Über- oder Unterschreitungen lassen die Einheitspreise unberührt; eine Preisanpassung findet nicht statt.

Da die Angaben in Blatt „Verbrauchsmaterial“ den Gesamtpreis bestimmen, werden sie nicht nachgefordert (§ 41 Abs. 3 UVgO); fehlende Preisangaben führen zum Ausschluss des Angebots (§ 42 Abs. 1 Nr. 5 UVgO).

Die Gebindegröße ist dem Bieter freigestellt. Vorgegeben ist allein der Jahresbedarf in der jeweiligen Verrech- nungseinheit; die Verrechnungseinheit ist keine Gebindevorgabe.

Soweit für einen Verbrauchsartikel ein Umweltzeichen verlangt wird, werden andere Gütezeichen mit gleich- wertigen Anforderungen sowie andere geeignete Belege für die Einhaltung der zugrunde liegenden Anforde- rungen anerkannt (§ 24 Abs. 4 und 5 UVgO).

Anforderungen an die Verbrauchsartikel

Version A3 v. 01.10.2026

[Seite 14]

Seite 14

5 Nicht Gegenstand der Leistung

Nicht Bestandteil dieses Auftrags sind:

 die Glasreinigung, also die Reinigung von Fenstern und Fensterrahmen, Fassaden- und Dachvergla- sungen sowie freistehenden Glastrennwänden. Nicht hierunter fallen die Glasflächen in Türen ein- schließlich der Oberlichter über Türen; deren Reinigung ist nach Ziffer 2.4 Bestandteil der Unterhalts- reinigung  die Grundreinigung der Bodenbeläge einschließlich Entschichtung und Neubeschichtung  die Reinigung von Kunstobjekten (Skulpturen, Gemälden) und den dazugehörigen Rahmen und So- ckeln  Leistungen, die nach der Regelung zur Arbeitshöhe in Ziffer 2.4 eine Standhöhe von mehr als 2 m o- der den Einsatz von Rollgerüsten oder Hubarbeitsbühnen erfordern  Reinigungsarbeiten aus Anlass größerer Instandsetzungs-, Bau- oder Renovierungsarbeiten; sie wer- den nach Ziffer 13 der Vertragsbedingungen (Anlage A5) gesondert beauftragt und vergütet. Reini- gungsarbeiten infolge kleinerer baulicher Instandsetzungen gehören dagegen zur Unterhaltsreini- gung Diese Leistungen werden vom Auftraggeber bei Bedarf gesondert beauftragt.

6 Begriffsbestimmungen

Ergänzend gelten die Definitionen der RAL Gütegemeinschaft Gebäudereinigung e. V. im Vergabehandbuch „Unterhaltsreinigung in Verwaltungs- und Bürogebäuden“, Stand 9/2015, abrufbar unter www.gggr.de, insbe- sondere hinsichtlich der Reinigungsverfahren, -häufigkeiten und -kategorien. Bei Widersprüchen gehen die Re- gelungen dieser Leistungsbeschreibung vor.

Im Sinne dieser Leistungsbeschreibung gilt ferner:

 Personenstunde: die Arbeitsleistung einer Reinigungskraft während einer vollen Zeitstunde vor Ort; zwei gleichzeitig eingesetzte Personen erbringen in einer Zeitstunde zwei Personenstunden. Rüst- und Wegezeiten innerhalb des Objekts zählen zur Personenstunde; gesetzliche Pausen zählen nicht dazu.  Reinigungstag: ein Tag von Montag bis Freitag mit Ausnahme der gesetzlichen Feiertage in Nord- rhein-Westfalen und der reinigungsfreien Tage (Ziffer 2.7).  Obenarbeiten: sämtliche Reinigungsleistungen an Oberflächen, Einrichtungsgegenständen und Aus- stattung mit Ausnahme der Bodenreinigung.  Standhöhe: die Höhe der Fläche, auf der die Reinigungskraft steht, über der Aufstellfläche (Ziffer 2.4). Die Grenze von 2 m entspricht der Höhe, bis zu der Stufen- und Plattformleitern nach den Techni- schen Regeln für Betriebssicherheit als hoch gelegener Arbeitsplatz regelmäßig ohne zeitliche Be- schränkung verwendet werden dürfen; oberhalb dieser Höhe sind nur noch zeitweilige Arbeiten zuläs- sig. Maßgeblich ist damit die Standhöhe der Reinigungskraft, nicht die Anbringungshöhe der zu reini- genden Fläche.

Version A3 v. 01.10.2026

[Seite 15]

Seite 15

7 Rangfolge der Vertragsunterlagen

Bei Widersprüchen zwischen den Vertragsunterlagen gilt folgende Rangfolge:

1. diese Leistungsbeschreibung
2. Anlage A7 (Kalkulationsunterlagen) mit sämtlichen Arbeitsblättern
3. die Vertragsbedingungen (Anlage A5)
4. die Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B)
5. die Bewerbungsbedingungen (Anlage A2)
6. das Angebot des Auftragnehmers einschließlich des Konzepts nach Ziffer 3, des Formblatts Qualitäts- management und Schulung und des Musters des Eigenkontrollnachweises
7. das nach Ziffer 6 in Bezug genommene Vergabehandbuch der RAL Gütegemeinschaft Gebäudereinigung e. V. Antworten des Auftraggebers auf Bieterfragen, die allen Bietern über die Vergabeplattform bekannt gegeben werden, werden Bestandteil der Vergabeunterlagen. Stellt eine Antwort eine Regelung dieser Leistungsbe- schreibung klar oder ändert sie diese, gilt die Antwort.

Bietet der Bieter mehr an, als diese Leistungsbeschreibung als Mindestanforderung verlangt, insbesondere im Formblatt Qualitätsmanagement und Schulung (Anlage A9), ist dies kein Widerspruch zur Leistungsbeschrei- bung. Mit dem Zuschlag schuldet der Auftragnehmer die angebotene höhere Leistung.

Erkennbare Widersprüche oder Unklarheiten in den Vergabeunterlagen haben die Bieter dem Auftraggeber vor Ablauf der Angebotsfrist über die Vergabeplattform anzuzeigen.

Die Bieterhinweise (Anlage A16) sind eine unverbindliche Arbeitshilfe und nicht Bestandteil der Vertragsunter- lagen. Dasselbe gilt für die Raumflächenverzeichnisse (Anlagen A11 und A12) und die Reinigungsnachweise für Küchen und Sanitäranlagen (Anlagen A13 und A14); sie dienen der Information. Maßgeblich für Flächen und Raumgruppen ist allein das Raumverzeichnis der Anlage A7.

Version A3 v. 01.10.2026