NdsNext2026100601_Leistungsbeschreibung -Teil B (Fachliches).pdf

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Niedersachsen.next GmbH Schiffgraben 22-28 30175 Hannover

Leistungsbeschreibung

- Teil B -

(Fachliches)

Vergabeverfahren

„Unterhaltsreinigung für die Niedersachsen.next GmbH“

Vergabenummer: NdsNext2026100601

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Urheberrecht:

Sämtliche Unterlagen und Anlagen der nachfolgenden Leistungsbeschreibung sind durch die Niedersachsen.next GmbH urheberrechtlich geschützt. Die Verwendung der Unterlagen ist aus- schließlich für die Erstellung eines Angebotes für die Niedersachsen.next GmbH gestattet

Eine Vervielfältigung, Bearbeitung, Veröffentlichung oder Verwendung für andere Zwecke ist nicht gestattet.

Jede Verwertung außerhalb der Zulässigkeit nach dem Urheberschutzgesetz ist ohne ausdrückli- che Zustimmung der Niedersachsen.next GmbH rechtswidrig und strafbar.

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Inhaltsverzeichnis

Inhaltsverzeichnis ................................................................................................................ 3

1. Ausgangslage ................................................................................................................ 4 1.1. Auftraggeber Niedersachsen.next GmbH ......................................................................... 4
2. Auftragsinhalt ............................................................................................................... 5 2.1. Ziele der Vergabe ............................................................................................................ 5 2.2. Zielgruppe ...................................................................................................................... 5
3. Darstellung der Leistung ................................................................................................ 5 3.1. Allgemeines .................................................................................................................... 7 3.2. Form der Zusammenarbeit .............................................................................................. 7 3.3. Umsetzungszeitraum ...................................................................................................... 7 3.4. Auftragsvolumen ............................................................................................................ 7 3.5. Zeitplan der Vergabe ....................................................................................................... 8
4. Verweis auf Angebotserstellung ..................................................................................... 9

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1. Ausgangslage

1.1. Auftraggeber Niedersachsen.next GmbH Niedersachsen.next ist die Wirtschafts- und Innovationsagentur des Landes. Wir vereinen eine Viel- zahl von Landesinitiativen, von der Automotive Agentur über die Digitalagentur bis hin zu Niedersach- sen.next Startup. Mit dieser gebündelten Kompetenz unterstützen wir Niedersachsens Wirtschaft agil und effektiv auf dem Weg in eine erfolgreiche Zukunft.

Niedersachsen.next ist Impulsgeber für Projekte, sorgt für Technologie- und Wissenstransfer. Wir er- öffnen den Zugang zu thematischen Communitys wie auch zu politischen Entscheidungstragenden und unterstützen nicht zuletzt die Landesregierung durch die Begutachtung von Förderanträgen aus Wirtschaft und Wissenschaft und die strategisch ausgerichtete Evaluation der Innovationsrichtlinien des Landes.

Mit unserer in über 20 Jahren gewachsenen Expertise und unseren Info- und Networkingformaten brin- gen wir diejenigen zusammen, die sonst nicht zueinander gefunden hätten. Wir initiieren Projekte und begleiten deren erfolgreiche Umsetzung. Niedersachsen.next hat die Technologie- und Wirtschafts- trends im Blick, vernetzt Ideen- und Geldgeber sowie Startups und etablierte Unternehmen und greift dabei auf ein starkes und stetig größer werdendes Netzwerk zurück.

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2. Auftragsinhalt

Gegenstand dieser Vergabe ist die Unterhaltsreinigung für die Räumlichkeiten der Niedersachsen.next GmbH. Das Unternehmen besetzt derzeit zwei Etagen im Bürogebäude, Schiffgraben 22-28 (4. & 5. OG) in 30175 Hannover. Die Bürofläche erstreckt sich über ca. 1.700 m² (siehe Anlage) auf zwei Stockwer- ken. Beginn des Auftrages ist der 01.01.2027,

2.1. Ziele der Vergabe Die Reinigung der Räumlichkeiten soll gemäß der beigefügten Reinigungsmatrix erfolgen. Der Auftrag- geber erwartet eine zuverlässige Umsetzung in gleichbleibender Qualität.

2.2. Zielgruppe Die zu reinigenden Räumlichkeiten werden von rd. 100 Mitarbeiter:innen genutzt. Teilweise mit festen Arbeitsplätzen, zu einem großen Teil aber auch in einem Flex Modell.

3. Darstellung der Leistung

Das Angebot des Auftragnehmers muss die Mindestanforderungen aus dem beigefügten Leistungs- katalog erfüllen sowie die Reinigung gemäß der vorgegebenen Reinigungsmatrix gewährleisten. Für die Schreibtischreinigung wird mit dem Auftragnehmer ein fester Wochentag vereinbart, dieser wird den Mitarbeitern entsprechend kommuniziert, um die Schreibtische für die Reinigung frei zu räumen. Aufgrund des teilweise geregelten Flex Modells ist ein bestimmter Wochentag zu koordinieren und zu kommunizieren. Die Kommunikation an die Mitarbeiter erfolgt über den nach der Auftragsvergabe be- nannten Ansprechpartner des Auftraggebers.

Die Preise werden für 4 Jahre kalkuliert. Die Vertragslaufzeit von 2 Jahren kann mit einseitiger Option des Auftraggebers um jeweils 1 Jahr, bis auf maximal 4 Jahre verlängert werden. Die Verlänge- rungsoptionen werden bis spätestens 31.10. des Vorjahres gezogen und dem Auftraggeber per E-Mail mitgeteilt.

Alle für die Unterhaltsreinigung benötigten Maschinen und Geräte sowie das Reinigungsmittel (Verbrauchsmaterialien) stellt der Auftragnehmer. Ein erforderlicher Abstellraum für Maschinen, Geräte, Pflege- und Reinigungsmittel wird vom AG entsprechend der örtlichen Möglichkeiten zur Verfügung gestellt. Er übernimmt keine Haftung für Schäden und Verluste an vom AN oder seinen Arbeitskräften eingebrachten Sachen. Der Auftragnehmer hat den Auftragge- ber von derartigen Ansprüchen freizuhalten. Dieser Haftungsausschluss gilt nicht für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit des AG oder seiner Erfüllungsgehilfen.

Die vom Auftragnehmer eingesetzten Maschinen und Geräte müssen den geltenden technischen Arbeitsschutznormen sowie den allgemein anerkannten Regeln der Technik entsprechen und mit dem VDE-Zeichen oder einer vergleichbaren Kennzeichnung versehen sein und ein gültiges Prüfsiegel der Überprüfung ortsveränderlicher Elektrogeräte tragen.

Das zur Auftragserfüllung erforderliche Wasser und die elektrische Energie werden unentgeltlich zur Verfügung gestellt. Auf sparsamen Verbrauch ist zu achten.

Die eingesetzten Reinigungs- und Desinfektionsmittel müssen in den Listen der Deutschen Gesell- schaft für Hygiene und Mikrobiologie eingetragen sein (EG-Richtlinie 91/155 EWG).

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Für die Fußbodenpflege sind nur Reinigungs- und Pflegemittel mit nachgewiesener Trittsicherheit zu verwenden. Der Auftraggeber behält sich vor, bestimmte Reinigungsverfahren oder die Verwendung bestimmter Pflege- und Reinigungsmittel zu untersagen und in derartigen Fällen Alternativ- Verfahren aufzuzeigen.

Der Auftragnehmer sorgt für die Verteilung sämtlicher Hygienematerialien, dazu gehören WC-Papier, Seifen, Handtuchpapier, Handdesinfektionsmittel und WC-Bürsten; die Beschaffung übernimmt der AG.

In den Sanitärräumen muss ein Leistungsnachweis mit dem Datum der letzten Reinigung sichtbar in den Räumen angebracht werden. Beispielsweise an der Innenseite der Eingangstür der jeweiligen Räume. Die Vorlage für den Leistungsnachweis stellt der AG.

Die Unterhaltsreinigung erfolgt außerhalb der Kernarbeitszeiten der Niedersachsen.next GmbH (6:30- 19:30 Uhr).

Der Umfang der Unterhaltsreinigung ergibt sich aus Leistungskatalog und Reinigungsmatrix. Überge- ordnet werden folgende Bereiche: • Büros & Empfang, Eingangsbereich und Sanitärbereiche • Teeküchen und MA-Aufenthaltsräume • Besprechungs- und Veranstaltungsräume • Flure und Laufzonen • Sanitärbereiche • Archive und Technikräume

Reinigungsinformationen über den Standard hinaus: • Aktuell ist in zwei festgelegten Büroräumen die Mitnahme von Hunden erlaubt • In den Veranstaltungsräumlichkeiten wird in Einzelfällen Catering serviert • Reinigungsmittel und -bedarf werden auf einer Etage verwahrt/gelagert • Ein Parkplatz wird nicht gestellt, Parkmöglichkeiten um das Objekt sind in den Nebenstraßen und einigen Parkhäusern gegeben.

Weiter ergibt sich der Bedarf der Reinigungsleistung für Ihre Kalkulation aus den beigefügten Grund- rissen, die die Bereiche und dessen Umfang wiedergeben. Des Weiteren werden Besichtigungster- mine im Zeitraum 26.10.2026-30.10.2026 für alle Bieter ermöglicht. Diese sind im Vorfeld über die Vergabeplattform in Textform anzufragen und werden dann vom Auftraggeber koordiniert. Kosten für die Besichtigung (z.B. Reisekosten) werden nicht vom Auftraggeber übernommen und müssen vom potenziellen Bieter getragen werden.

Der Auftragnehmer hat durch Vertretungen sicherzustellen, dass durch Personalausfälle infolge Krankheit, Urlaub usw. die Reinigung nicht beeinträchtigt wird.

Vor Ort wird ein Leistungsnachweis über die Durchgeführten Tätigkeiten wöchentlich gegengezeich- net. Die Leistungsnachweise dienen als Beleg für die Abrechnung der Reinigungsleistungen. Der Auf- tragnehmer gewährleistet die Umsetzung.

Die monatlich anfallenden Kosten für die Unterhaltsreinigung werden als Pauschalpreis kalkuliert. Bitte geben Sie hierfür den monatlichen Pauschalpreis sowie den Stundenverrechnungssatz an. (Siehe Leistungskatalog)

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3.1. Allgemeines Der Auftraggeber ist für den Dienstleister grundsätzlich der zentrale Ansprechpartner. Benötigte Infor- mationen und Unterlagen, die für die Ausführung der Leistungen relevant sind, werden dem Dienstleis- ter vom Auftraggeber zur Verfügung gestellt.

Der Auftragnehmer hat sein Personal auf Verschwiegenheit über Vorgänge jeglicher Art vor dem erst- maligen Arbeitseinsatz zu verpflichten. In Schriftstücke, Akten, Hefte usw. darf kein Einblick genom- men werden. Schränke, Schubladen u. ä. dürfen nicht geöffnet werden. Reinigungskräfte haben dar- über hinaus über alle dienstlichen Angelegenheiten, über die sie zufällig Kenntnis erhalten, Still- schweigen zu wahren. Diese Verpflichtung bleibt auch nach Beendigung des Arbeitsvertrages beste- hen.

3.2. Form der Zusammenarbeit Nach Auftragsvergabe wird eine zentrale Ansprechperson vom Auftraggeber und vom Auftragnehmer bekannt gegeben, um die künftige Kommunikation zu erleichtern. Eine E-Mail-Adresse für eventuelle Rügen mit beigefügter Dokumentation wird vom Auftragnehmer nach Auftragsvergabe bekannt gege- ben.

Neben den wöchentlichen Leistungsnachweisen sollte eine offene Kommunikation herrschen und eine Abstimmung in sinnvollen Abständen erfolgen. Der Turnus wird gemeinsam festgelegt, muss aber mindestens halbjährlich stattfinden und vom Auftragnehmer organisiert werden.

3.3. Umsetzungszeitraum Der Umsetzungszeitraum beginnt zum 01.01.2027 und endet, ohne dass es einer Kündigung des Ver- trages bedarf, am 31.12.2028.

Der Auftraggeber hat bis zu zwei Mal die einseitige Option auf Verlängerung des Vertrages um jeweils 1 Jahr. Die Verlängerungsoption muss bis zum 31.10. des Vorjahres gezogen werden.

Option 1: 01.01.2029 – 31.12.2029

Option 2: 01.01.2030 – 31.12.2030

3.4. Auftragsvolumen

Für dieses Verfahren existiert keine Auftragssummenbeschränkung. Die Bewertung erfolgt auf Grundlage der Summe der angegebenen Gesamtkosten für die Jahre 2027 – 2030. Der günstigste An- bieter, unter Voraussetzung der Erfüllung aller Mindestanforderungen aus dem Leistungskatalog, wird mit dem Zuschlag beauftragt.

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3.5. Zeitplan der Vergabe

Die Öffnung und die Prüfung der Unterlagen gem. § 56. Abs. 1 VgV erfolgt durch die Niedersach- sen.next GmbH. Im Anschluss an die Vergabeentscheidung werden die unterlegenen Auftragnehmer gemäß § 16 NTVergG benachrichtigt. Die Auftragsvergabe (Vertragsabschluss) erfolgt nach Ablauf der in § 16 Abs. 2 NTVergG genannten Wartefrist.

Die Prüfung und Wertung der Angebote erfolgt durch ein Team, bestehend aus mindestens zwei, ma- ximal fünf durch den Auftraggeber noch zu bestimmende Personen.

Für die Preisbewertung wird die in der Leistungsbeschreibung Teil A (Allgemeines) und im Informati- onsblatt zur Bewertung beschriebene Formel zur Punktevergabe genutzt.

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4. Verweis auf Angebotserstellung

Die Leistungsbeschreibung Teil B gibt die nötigen inhaltlichen Informationen zur Angebotserstellung wieder.

Für die formalen Bedingungen zur Angebotserstellung (Einzureichende Unterlagen, Formalien zu Un- terlagen usw.) entnehmen Sie der Leistungsbeschreibung Teil A - Verfahren und Grundsätze der Vergabe, insbesondere 1. 3 ff. Außerdem finden Sie eine Auflistung aller einzureichender Unterlagen im Schreiben „Aufforderung zur Angebotsabgabe“ und „Angebotsschreiben“.

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