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Leistungsbeschreibung zur Vergabe des Betriebes der Spülküche des Landesbetriebes Hessisches Landeslabor am Standort Gießen Nr. 2026/10

Der Landesbetrieb Hessisches Landeslabor (LHL), Schubertstraße 60/Haus 13, 35392 Gießen beabsichtigt, folgende Dienstleistungen ab dem 01.02.2027 zu vergeben:

Folgende Arbeitsschritte sind auszuführen:

Tätigkeiten der Spülküche (ca. 90 %)

Leeren von Behältnissen mit Gewebeteilen
Vorspülen von Kunststoff-, Glas- und Metallgerätschaften, ggf. einweichen
Spülen und trocknen dieser Gerätschaften mit diversen Industriespülmaschinen (inkl. Ein- und Ausräumen)
Sterilisieren
Hygienische Verwahrung der Utensilien
Rückgabe der gespülten Gerätschaften in das jeweilige Labor
Reinigung von zzt. sieben Gefrier- Kühlkombinationen der Probenannahme, diese Reinigung soll 2 x wöchentlich bzw. nach akzidenteller Kontamination stattfinden
Tägliches Reinigen und Funktionskontrolle aller benutzten Maschinen, Objekte und Geräte
pfleglicher und sachgerechter Umgang mit den durch den Auftraggeber zur Verfügung gestellten Geräten und Einrichtungen

Unterhaltsreinigung (10 %)

in der Spülküche sind täglich 38,60 m² Grundfläche zu reinigen und zu desinfizieren; Reinigungsgeräte sind zu stellen, Reinigungs- und Desinfektionsmittel werden vom LHL gestellt

Der Auftragnehmer (AN) hat für die regelmäßigen Geschäftszeiten einen Ansprechpartner mit Telefonnummer zu benennen.

Die Ersteinarbeitung der hiermit vom Auftragnehmer beauftragten Reinigungskraft erfolgt durch den Landesbetrieb Hessische Landeslabor. Weitere Einarbeitungen von Reinigungskräften, die z.B. aufgrund von Personalwechsel oder für die Vertretungskräfte beim AN notwendig werden, müssen vom AN selbst erfolgen. Es ist daher möglich, bei der Ersteinarbeitung mehrere Personen des AN einzubeziehen.

Auf eine Personalbeständigkeit wird besonderen Wert gelegt.

Mündliche und schriftliche Deutschkenntnisse sind zur ordnungsgemäßen Auftragserfüllung Voraussetzung.

Die Reinigungskräfte tragen während ihrer Tätigkeit Schutzkittel. Da diese Kittel speziellen Reinigungsverfahren unterzogen werden müssen, stellt der LHL diese Bekleidung zur Verfügung.

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Es wird darauf hingewiesen, dass die Reinigungskraft bei der Belehrung “Sicherheit bei Arbeiten im Laborbetrieb des Landesbetriebes Hessisches Landeslabor“ teilzunehmen und diese Anforderung zu beachten hat.

Weiterhin wird daraufhin gewiesen, dass Arbeitsschutzbestimmungen, inkl. Laborsicherheit und Einhaltung der Laborordnungen sowie vorgegebenen Arbeitsabläufe und Protokolle eingehalten werden.

Die Mitarbeiter dürfen keine Allergien gegen die von ihnen zu tragende Kleidung oder die verwendeten Lösungen haben. Die Arbeit in der Spülküche ist mit deutlichen körperlichen Belastungen verbunden. Die eingesetzten Mitarbeiter müssen diesen Anforderungen gewachsen sein. Grundverständnis für sauberes, sorgfältiges Arbeiten sowie technisches Grundverständnis der Mitarbeiter muss vorhanden sein.

Zur Kalkulation kann von den unter Ziffer 2 genannten Arbeitszeiten ausgegangen werden. Hierzu ist im Leistungsverzeichnis der jeweilige Stundenverrechnungssatz anzugeben.

Die Reinigungskraft unterliegt täglich dem Zeiterfassungssystem des LHL. Alle Buchungen sind durch die im Objekt tätigen Reinigungskräfte persönlich vorzunehmen. Ersatzweise Eintragungen durch Aufsichtspersonen sind unzulässig.

Arbeitszeit

• 30 Stunden/Woche; 120 Stunden/Monat

• Arbeitsbeginn montags bis freitags 06.00 Uhr bis 09.00 Uhr. Der AN hat eine durchgängige Besetzung der Spülküche von 6 Stunden pro Tag sicherzustellen.

Für die Kalkulation ist von insgesamt 1.440 Jahresstunden auszugehen.

Personal und Verwaltungsvorschriften

3.1 Der AN ist verpflichtet, nur zuverlässiges und geeignetes Personal zu beschäftigen. Arbeitskräfte, die diesen Anforderungen nicht entsprechen, sind auf Verlangen des AG abzulösen. Der AG ist berechtigt, das Personal auf Zuverlässigkeit und Eignung zu prüfen und die Vorlage von polizeilichen Führungszeugnissen zu verlangen.

3.2 Der AN hat durch organisatorische Maßnahmen (Stellung von Ersatzkräften / Anordnung von Überstunden) sicherzustellen, dass durch Personalausfälle infolge Krankheit, Urlaub usw. die Aufgabenerfüllung nicht beeinträchtigt wird.

3.3 Personen, die vom AN nicht mit der Auftragsausführung beauftragt sind, dürfen das Gebäude nicht betreten. Das gilt auch für Kinder und Tiere. Die Benutzung von Einrichtungen des AG (Fernsprechanlagen, Fernsehgeräte, Computer u. ä.) ist nicht gestattet.

3.4 Mängel und Schäden an Räumen und Einrichtungsgegenständen sind der gebäudeverwaltenden Stelle unverzüglich mitzuteilen. Soweit diese Mängel und Schäden eine Gefährdung des Personals des AN darstellen, dürfen die Arbeiten nicht vor Abstellung der festgestellten Beanstandungen ausgeführt werden. Die Haftung des AG wegen Verletzung der Verkehrssicherungspflicht bleibt unberührt.

3.5 Der AN sowie seine Erfüllungsgehilfen sind verpflichtet, alle Gegenstände, die in dem zu reinigenden Gebäude gefunden werden, sofort bei der gebäudeverwaltenden Stelle abzuliefern. Ein Finderlohn wird nicht gezahlt.

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Objektleiter / Aufsicht und Einweisung

Um eine ordnungsgemäße und einwandfreie Reinigung sicherzustellen, hat der AN für jedes Objekt einen verantwortlichen Objektleiter namentlich zu benennen, der mit dem Auftraggeber (AG) oder dessen Beauftragten eng zusammenarbeitet. Die Objektleitung muss zur Wahrnehmung ihrer Aufgaben über ausreichende Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift verfügen. Der Objektleiter hat den Anweisungen und Wünschen des AG oder dessen Beauftragten, die sich auf die Vertragserfüllung beziehen, Folge zu leisten. Der AG wird den AN bei der Durchführung der vertraglichen Aufgaben unterstützen.

Der AN ist verpflichtet, sein Reinigungspersonal durch fachkundige Mitarbeiter einzuweisen und regelmäßig zu beaufsichtigen, um eine ordnungsgemäße und einwandfreie Reinigung sicherzustellen. Die mit der Überwachung der Reinigungskräfte betraute Person darf nicht selbst mit den zu überwachenden Reinigungsarbeiten betraut sein.

Abnahme und Rechnungsstellung, Zahlung

5.1 Der AG stellt fest, ob die Arbeiten fristgerecht und ordnungsgemäß ausgeführt wurden. Die Beweislast für die vertragsgemäße Erfüllung bleibt bis zur Abnahme beim AN.

5.2 Vom AG wird monatlich nachträglich die ordnungsgemäße Ausführung der geleisteten Arbeit bescheinigt.

5.3 Der AN hat monatlich nachträglich eine Rechnung über die ausgeführten Arbeiten unter Zugrundelegung der vereinbarten Festpreise auszustellen. Es werden nur tatsächlich erbrachte Stunden gezahlt. Eine pauschalierte Vergütung ist ausgeschlossen.

5.4 Wenn die Arbeiten aus Gründen, die vom AG zu vertreten sind, nicht oder nicht vollständig ausgeführt werden, ruht insoweit der Vertrag.

5.5 Die Zahlung erfolgt grundsätzlich durch den AG. Die prüffähigen Rechnungen (§ 15 VOL/B) sind unter Angabe des Objektes auf den Zahlungspflichtigen auszustellen. Die Rechnungsstellung erfolgt per E-Mail an das Postfach E-Rechnung@ekrw.hessen.de. Es werden ausschließlich E-Rechnungen akzeptiert, die elektronisch im strukturierten Format (XML) erzeugt, übermittelt und empfangen werden und den Anforderungen der EU-Richtlinie EN- 16931 und der hessischen E-Rechnungs-Verordnung entsprechen. Die Zahlung durch den Auftraggeber erfolgt spätestens 30 Tage nach Rechnungseingang Wird Skonto gewährt, so beträgt die Skontofrist 21 Tage.

5.6 Für die Erstellung des Angebotes und die Beteiligung am Verfahren wird keine Vergütung gewährt. Mit Abgabe des Angebotes verzichten die Bieter auf die Geltendmachung entstandener sowie eventuell entstehender Kosten für die Erstellung des Angebots und die Beteiligung am Verfahren. Dies gilt auch im Fall einer Aufhebung.

Laufzeit des Vertrages

Die Laufzeit des Vertrags beträgt zwei Jahre. Sie verlängert sich, wenn der Vertrag nicht vorher (s. 7.1) gekündigt wird oder aufgrund des Eintritts einer auflösenden Bedingung endet jeweils um ein Jahr, auf maximal 4 Jahre, bis längstens zum 31.01.2031.

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Kündigung

7.1 Der Vertrag kann von beiden Vertragsparteien jederzeit ohne Angabe von Gründen mit einer Frist von 6 Monaten jeweils zum Monatsende gekündigt werden. Eine Kündigung ist frühestens zum Ablauf des zweiten Vertragsjahres zulässig.

7.2 Der AG kann den Vertrag jederzeit unter Einhaltung einer Frist von einem Monat kündigen, wenn das Objekt von ihm - vorübergehend oder auf Dauer - nicht mehr genutzt wird.

7.3 Der AG ist berechtigt, den Vertrag aus wichtigem Grund fristlos zu kündigen.

Als wichtige Gründe gelten insbesondere:

• Der AN beteiligt sich an wettbewerbsbeschränkenden Absprachen (§ 1 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen).

• Der AN zahlt den Mitarbeitern seines Betriebes die tariflichen oder gesetzlich vorgeschriebenen Leistungen nicht bzw. nicht in vollem Umfang oder verstößt in sonstiger Weise gegen tarifliche Bestimmungen oder Vorschriften der Sozialgesetzgebung oder des Betriebsverfassungsgesetzes.

• Der AN gewährt, verspricht oder bietet Personen, die auf Seiten des AG mit der Vorbereitung, dem Abschluss oder der Durchführung des Vertrages befasst sind, mit Rücksicht auf ihre Zugehörigkeit zum AG, Vorteile an.

• Der AN stellt seine Zahlungen ein oder es wird das Insolvenz- oder Vergleichsverfahren gegen ihn eröffnet.

• Der AN verstößt schwerwiegend gegen die Vertragsbestimmungen, so dass es dem AG nicht zuzumuten ist, das Vertragsverhältnis fortzusetzen; als derartige Verstöße kommen z.B. in Betracht:

Die übernommenen Leistungen werden nicht zu dem vom AG benannten Zeitpunkt oder nicht in der dem Vertrag entsprechenden Zeit, Art und Weise ausgeführt und trotz schriftlicher Mahnung wird keine Abhilfe geschaffen.
Es werden Arbeitskräfte im Objekt angetroffen, für die eine vorgeschriebene Arbeitserlaubnis nicht vorliegt.
Im Angebot wurden falsche Erklärungen abgegeben.

7.4 Der AG ist berechtigt, den Vertrag aus wichtigem Grund mit einer Frist von drei Monaten zum Ende eines Quartals zu kündigen, wenn die in der Leistungsbeschreibung Nr. 1 aufgeführten Tätigkeiten entfallen.

7.5 Die Kündigung ist schriftlich auszusprechen.

Haftpflichtversicherung

Der AN erklärt verbindlich, dass er eine ausreichende Haftpflichtversicherung für Schäden, die durch ihn oder seine Erfüllungsgehilfen dem Auftraggeber (AG) oder Dritten entstehen, abgeschlossen hat bzw. abschließt.

Dabei sind folgende Deckungssummen als Mindestbeträge erforderlich:

Personenschäden 2.500.000 €
Sachschäden 2.500.000 €
für das Abhandenkommen bewachter Sachen 500.000 €
Vermögensschäden 500.000 €

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Schlüsselschäden sowie Schlüsselverlust einschl. Austausch von Schlössern 250.000 €
Bearbeitungsschäden 500.000 €

Sollte die bestehende Haftpflichtversicherung nicht die genannten Deckungssummen aufweisen, sind die nötigen Anpassungen der Deckungssummen schon im Angebotspreis zu berücksichtigen. Ein nachträglicher Aufschlag ist nicht möglich.

Haftung

Der AN haftet dem LHL für Schäden, die aufgrund von grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz entstanden sind. Sollte es der AN versäumen, bei Ausfall der turnusmäßigen Kraft nach Ablauf von zwei Werktagen eine eingearbeitete Vertretung zu entsenden, haftet der Auftragnehmer mit 0,5 % der jährlichen Auftragssumme für jeden Ausfalltag.

Besichtigung

Die Bewerber haben zwingend vor Abgabe des Angebots eine Besichtigung durchzuführen.

Die Nichtteilnahme an einer Besichtigung führt zum Ausschluss des Angebots. Es werden nach Angebotsabgabe keine Forderungen infolge Unkenntnis des Leistungsumfangs anerkannt.

Der Besichtigungstermin ist vorher mit Herrn Uwe Lutz, fernmündlich unter Tel. 06 41 / 48 00 51 26, oder per E-Mail uwecarsten.lutz@lhl.hessen.de oder Frau Tatjana Kovaleva (0641/48020-5118; Tatjana.Kovaleva@lhl.hessen.de) abzustimmen.

Allgemeines

Mit der Abgabe des Angebotes zu diesem Verfahren erkennt der Bieter die Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Landes Hessen, die Vergabebedingungen nach VgV sowie die weiteren in diesem Verfahren benannten Besonderen Geschäftsbedingungen und die Besonderen Vertragsbedingungenbei der Vergabe der Gebäudereinigung (BVB- Gebäudereinigung) des Landes Hessen uneingeschränkt und in vollem Umfang an. VOL/B wird Vertragsbestandteil.

Der Bieter erklärt mit Abgabe seines Angebotes außerdem, dass in seinem Unternehmen keine illegale Beschäftigung von Arbeitskräften erfolgt.

Allgemeine Geschäfts-, Liefer- und Zahlungsbedingungen des Bieters finden keine Anwendung.

Der Auftragnehmer gewährleistet die nach den Datenschutzgesetzen zu treffenden technischen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen. Er gewährleistet insbesondere, dass alle von ihm mit der Erfüllung seiner vertraglichen Pflichten beauftragten Personen den Datenschutz beachten und die aus diesem Bereich erlangten Informationen nicht an Dritte weitergegeben oder verwertet werden.

Der Gerichtsstand ist Gießen.

Die eingesetzten Reinigungskräfte müssen mindestens folgende Impfung haben:

Tetanus die Impfung ist dem AG nachzuweisen. Die Kosten der Impfung trägt der Auftragnehmer.

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Alle Unterlagen sind vertraulich zu behandeln und dürfen nur zur Erstellung des Angebots verwendet werden. Jede Veröffentlichung (auch auszugsweise) ist ohne die ausdrückliche Genehmigung der Vergabestelle nicht statthaft. Eine Weitergabe der Unterlagen an Dritte bedarf der Zustimmung der Vergabestelle. Dritte in diesem Sinne sind keine Unterauftragnehmer und keine Bietergemeinschaftsmitglieder. Der Bieter hat auch nach Beendigung der Angebotsphase über die ihm bekannt gewordenen Interna des Auftraggebers Verschwiegenheit zu bewahren. Bei Verzicht auf eine Angebotsabgabe sind alle Unterlagen zu vernichten.

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