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Vorbemerkungen zur Ausschreibung1
Inhaltsverzeichnis
1 Ausschreibende Stelle ............................................................................................ 2
2 Ausgeschriebene Leistungen .................................................................................. 2
2 Objektbeschreibung ............................................................................................... 2
4 Hauptleistungspflichten ......................................................................................... 2
5 Objektbesichtigung ................................................................................................ 3
6 Hinweise zur Bearbeitung der Ausschreibungsunterlagen ......................................... 3
7 Obergrenzen der Reinigungsleistung ....................................................................... 4
8 Hinweise für Bietergemeinschaften ......................................................................... 4
9 Ausschlusskriterien ................................................................................................ 4
10 Auswertungsmethode ............................................................................................ 5
11 Gültigkeit ............................................................................................................... 6
1 Für die gesamten Unterlagen gilt, dass stets Personen männlichen, weiblichen und diversen Geschlechts gleichermaßen gemeint sind, selbst wenn aus Gründen der einfacheren Lesbarkeit nur die männliche Form verwendet wird. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten dann gleichwohl für allerlei Geschlecht.
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1 Ausschreibende Stelle
Die nachfolgend beschriebenen Gebäudereinigungsdienstleistungen werden ausgeschrieben durch:
Gemeinde Roetgen
Hauptstraße 55
52159 Roetgen
über die Vergabestelle der Stadt Aachen.
2 Ausgeschriebene Leistungen
Die Ausschreibung bezieht sich auf die Leistungen:
• Unterhaltsreinigung
• Grundreinigung
Details zu Intervallen, Arten und Umfängen der zu erbringenden Leistungen sind der Leistungsbe- schreibung nebst Anlagen insbesondere den Preisblättern zu entnehmen. Der Auftraggeber behält sich vor, die zu reinigenden Flächen und Intervalle ohne neues Vergabeverfahren im Rahmen des § 132 GWB Abs. 2 bis 4 zu erhöhen und/oder zu reduzieren.
Die Leistungen sind gesamtheitlich anzubieten, eine Aufteilung in Lose erfolgt nicht. Es sind alle Ein- zelleistungen anzubieten. Die Einzelvergabe von Objekten ist nicht vorgesehen.
Option zur Vergabe/ Vertragslaufzeit
Für den Fall, dass ein Ausschreibungsgewinner innerhalb der vertraglich festgelegten Probezeit we- gen Kündigung, Insolvenz oder aus anderem Grund endgültig ausfällt, behält sich der AG vor, die verbleibenden Leistungen den übrigen Bietern in der Reihenfolge des Ausschreibungsergebnisses bis Gesamtrang 5 auf der Grundlage ihrer Angebote anzutragen.
3 Objektbeschreibung
Bei den zu reinigenden Objekten handelt es sich um das Rathaus sowie die Gemeinschaftsgrund- schule nebst Anbau und Pavillon inklusive Lehrschwimmbecken der Gemeinde Roetgen.
4 Hauptleistungspflichten
Zu den Hauptleistungspflichten gehört die Herstellung des Reinigungserfolges. Zwischen den Ver- tragsparteien besteht Einigkeit darüber, dass der angestrebte Reinigungszustand nur durch die Ein- haltung der vom Auftragnehmer in seinem Angebot angegebenen Leistungsstunden erzielt werden kann. Die Einhaltung der in den Preisblättern ausgewiesenen Leistungsstunden gehört daher zusätz- lich zum Reinigungserfolg zu den Hauptleistungspflichten des Auftragnehmers. Eine Verringerung der Leistungsstunden bedarf der ausdrücklichen vorherigen schriftlichen Zustimmung des Auftrag- gebers. Eine Verringerung der vereinbarten Leistungsstunden ohne vorherige Zustimmung des Auf- traggebers berechtigt den Auftraggeber zu einer entsprechenden Rechnungskürzung.
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5 Objektbesichtigung
Allen Bietern wird auf Wunsch die Gelegenheit gegeben die Objekte vor Angebotsabgabe zu besich- tigen. Besichtigungen sind ab Veröffentlichung der Ausschreibung bis spätestens 14 Tage vor Ablauf der Angebotsfrist möglich.
Bieter, welche die Objekte besichtigen wollen, haben sich dafür ab 28 Tagen vor Ablauf der Ange- botsfrist per E-Mail unter der folgenden Adresse anzumelden:
Michael.Schlamann@roetgen.de oder
Der Terminvorschlag wird vom Ansprechpartner des Auftraggebers bestätigt oder es wird ein alterna- tiver Termin im oben genannten Zeitraum angeboten.
Jeder Bieter erhält nur einmalig die Möglichkeit an einem Besichtigungstermin teilzunehmen. Eine Teilnahmebescheinigung zur Objektbesichtigung wird nicht ausgestellt.
6 Hinweise zur Bearbeitung der Ausschreibungsunterlagen
Der Bieter ist verpflichtet, vor Angebotsabgabe die Unterlagen zu prüfen. Eventuelle Unstimmigkei- ten in den Unterlagen sind unverzüglich anzuzeigen.
Die Angebotsunterlagen sind vollständig auszufüllen.
Die Preisblätter für die ausgeschriebenen Leistungen sind nach Objekten geordnet erstellt worden und liegen den Ausschreibungsunterlagen als Datei im Excel-Format bei. Die Bearbeitung der Daten erfolgt ausschließlich in den grau hinterlegten Zellen. Sollten sich Schwierigkeiten in der Bearbeitung der Dateiformate ergeben, so wenden Sie sich bitte an die ausschreibende Stelle.
Bitte beachten Sie, dass in die Preisblätter der Leistungswert (m²/h) einzutragen ist.
In den Preisblättern ist der zugrunde gelegte kalkulatorische Stundenverrechnungssatz einzutragen. Zu den verwendeten Stundenverrechnungssätzen ist jeweils das Formblatt „Aufschlüsselung der kalkulatorischen Stundenverrechnungssätze“ auszufüllen und den Angebotsunterlagen beizulegen.
Bei Verwendung unterschiedlicher kalkulatorischer Stundenverrechnungssätze in den Losen oder Objekten können die Formulare bzw. Blätter bei Bedarf kopiert werden. Ein Formular kann auch für mehrere Lose bzw. Objekte verwendet werden. Die entsprechenden Losnummern und die Objekte sind dann in den Kopf der Formulare einzutragen.
Die Berechnung der kalkulatorischen Stundenverrechnungssätze hat auf Basis der zum Leistungs- beginn (ab 01.01.2026) geltenden Stundenlöhne zuzüglich gegebenenfalls zu zahlender Zuschläge für zuschlagspflichtige Tätigkeiten zu erfolgen. Eine Anpassung der kalkulatorischen Stundenver- rechnungssätze während der Vertragslaufzeit erfolgt gemäß dem beiliegenden Vertrag.
Es wird darauf hingewiesen, dass den Empfehlungen der Bundesfinanzdirektion (Zoll) gefolgt wird. Der Zoll geht davon aus, dass bei einem kalkulierten Aufschlag auf den produktiven Stundenlohn von weniger als 70 % die gesetzlichen Verpflichtungen zur Zahlung des Mindestlohns sowie der Sozial- versicherungsbeiträge regelmäßig nicht erfüllt werden können. Bieter, die einen Stundenverrech- nungssatz anbieten, der auf einem geringeren Aufschlag als 70 % auf den produktiven Stundenlohn beruht, müssen daher auf gesonderte Anforderung des Auftraggebers nachweisen, dass und wie sie ihre Verpflichtungen zur Zahlung des Mindestlohns sowie der Sozialversicherungsbeiträge und Ab- gaben dennoch einhalten können. Kommt ein Bieter dieser Nachweisverpflichtung nicht bzw. nicht
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fristgerecht nach oder kann er die Zweifel des Auftraggebers nicht ausräumen, so wird sein Angebot ausgeschlossen.
Die Preisblätter sind den Angebotsunterlagen beizufügen. Zu den Preisblättern ist eine Zusammen- fassung erstellt worden, die den Ausschreibungsunterlagen im Excel-Format beiliegt. Die Zusam- menfassungen sind den Gesamtangebotsunterlagen ebenfalls beizufügen.
7 Obergrenzen der Reinigungsleistung
Um die geforderte Qualität sicher zu stellen, werden je Objekt Obergrenzen für die Reinigungsleis- tung (Höchste Reinigungsleistung einer produktiven Reinigungskraft je Stunde in Quadratmetern) festgelegt.
Die Obergrenzen je Objekt sind in der Anlage „Losinformationen“ und zusätzlich im jeweiligen Preis- blatt aufgeführt.
Eine Überschreitung der Obergrenzen im Mittel für ein gesamtes Objekt ist nicht zulässig und ist ein Ausschlusskriterium.
Die vom Bieter für ein Objekt angesetzte Reinigungsleistung ist den Preisblättern jeweils in der Zeile „GS Gesamtsumme“ in der Spalte „Leistung (m2/h)“ bzw. in dem farblich markierten Feld „Durch- schnittsleistung“ oben rechts im Preisblatt zu entnehmen. Zuvor ist das Preisblatt vollständig auszu- füllen. Im Kopf der Preisblätter erscheint ein entsprechender Hinweis, wenn die Obergrenze bei ei- nem vollständig ausgefüllten Preisblatt überschritten wird.
Die Obergrenzen der Reinigungsleistung dürfen während der gesamten Vertragslaufzeit nicht über- schritten werden, es sei denn, dies wird vom Auftraggeber schriftlich genehmigt.
8 Hinweise für Bietergemeinschaften
Bietergemeinschaften haben in den Angeboten die Mitglieder sowie eines ihrer Mitglieder als be- vollmächtigte Vertreterin oder bevollmächtigten Vertreter für den Abschluss und die Durchführung des Vertrages zu benennen.
9 Ausschlusskriterien
Das Angebot muss vollständig sein. Es muss die Preise und alle geforderten Angaben und Erklärun- gen enthalten.
Die Möglichkeit zu einer Nachforderung von Unterlagen im Sinne von § 56 VgV bleibt, mit Ausnahme der unten aufgeführten Ausschlusskriterien, unberührt. Der Auftraggeber kann die Nachforderung auf diejenigen Bieter beschränken, deren Angebote in die engere Wahl kommen. Er ist nicht ver- pflichtet, von allen Bietern gleichermaßen Unterlagen nachzufordern.
Fehlen geforderte Unterlagen, Formulare oder Informationen oder sind diese unvollständig oder feh- lerhaft und wurden diese ggf. auch auf Nachforderung nicht fristgemäß vorgelegt, führt dies zum Ausschluss.
Folgende Bedingungen sind Ausschlusskriterien, für die eine Möglichkeit zur Nachforderung gemäß § 56 Abs. 2 Satz 2 VgV ausgeschlossen wird:
• Überschreitung der vorgegebenen Obergrenzen der Reinigungsleistung einzelner oder
mehrerer Objekte bzw. Gewerke
• fehlende, unvollständige oder fehlerhaft ausgefüllte Preisblätter
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Fehlen geforderte Unterlagen, Formulare oder Informationen oder sind diese unvollständig oder feh- lerhaft und wurden diese ggf. auch auf Nachforderung nicht fristgemäß vorgelegt, führt dies zum Ausschluss.
Insbesondere folgende Bedingungen sind Ausschlusskriterien: • Fehlende, unvollständige oder fehlerhaft ausgefüllte Preisblättern je angebotenem Los oder Objekt
• Überschreitung der vorgegebenen Obergrenze der Reinigungsleistung einzelner oder mehre- rer Lose oder Objekte
10 Auswertungsmethode
Für die Bewertung werden die Angebotswerte sowie die Produktivstunden des Bieters herangezogen.
Der Zuschlag erfolgt an das wirtschaftlich günstigste Angebot, das die meisten Gesamtpunkte erhal- ten hat. Die maximal mögliche Punktzahl beträgt 100. Bei Punktgleichheit entscheidet das Los.
Die Zuschlagskriterien werden wie folgt berücksichtigt:
Angebotspreis – Gewichtung 55%
Höhe der angegebenen Produktivstunden – Gewichtung 45%
Die Gewichtung der Punktzahlen erfolgt gemäß den oben genannten Vergabekriterien. Die Summen der daraus resultierenden Punktzahlen stellen das Ergebnis der Bewertung dar.
Gesamtpunkte = 55 % x P + 45 % x P . Preis Stunden
Die Parameter berechnen sich wie folgt:
P - Preispunkte Preis
Das Angebot mit dem niedrigsten Angebotspreis erhält 100 Preispunkte. Die Punktzahl der weiteren Angebote ergibt sich aus der prozentualen Abweichung des jeweiligen Angebotspreises vom nied- rigsten Angebotspreis. Die niedrigste Punktzahl beträgt Null, Minuspunkte werden nicht vergeben.
Die Berechnung erfolgt nach folgender Formel:
Angebotspreis - niedrigster Angebotspreis P = 100 - x 100 Preis niedrigster Angebotspreis
P – Stundenpunkte Stunden
Die Produktivstunden werden nach gleichem Schema gewertet. Das Angebot mit den höchsten Pro- duktivstunden erhält 100 Punkte. Die Punktzahl der weiteren Angebote ergibt sich aus der prozentu- alen Abweichung der jeweiligen Produktivstunden von den höchsten angebotenen Produktivstun- den. Die niedrigste Punktzahl beträgt Null, Minuspunkte werden nicht vergeben.
Die Berechnung erfolgt nach folgender Formel:
höchste Produktivstunden – Produktivstunden P = 100 - x 100 Stunden höchste Produktivstunden
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11 Gültigkeit
Diese Vorbemerkungen werden Anlage zum Gebäudereinigungsvertragswerk. Zudem werden alle relevanten Unterlagen der Ausschreibung Anlage zum Gebäudereinigungsvertragswerk.
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