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Anlage X: Formblatt „Personalkonzept, Ausfallsicherheit und Qualitätssicherung“
Ausschreibung: Gebäudereinigung der Liegenschaften der Verbandsgemeinde Linz am Rhein Bieter (Name/Firma): __________________________________________________
Hinweis für den Bieter: Dieses Konzept wird bei Zuschlagserteilung verbindlicher Vertragsbestandteil. Die Angaben müssen konkret und prüfbar sein. Allgemeine Werbeaussagen werden bei der Wertung nicht berücksichtigt.
- Organisation der Objektleitung und Erreichbarkeit
Um eine fehlerfreie Qualitätssteuerung im gesamten Verbandsgemeindegebiet zu garantieren, fordert der Auftraggeber eine feste, qualifizierte Objektleitung.
• 1.1 Benennung der festen Objektleitung für die VG Linz: o Name, Vorname: __________________________________________________ o Qualifikation (z. B. Meister, staatl. gepr. Reinigungsleiter, langjährige Erfahrung):
o Mobilnummer / E-Mail (Direktkontakt für das Amt): ___________________________
• 1.2 Benennung der ständigen Vertretung bei Urlaub/Krankheit: o Name, Vorname: __________________________________________________ o Mobilnummer / E-Mail: _____________________________________________
• 1.3 Erreichbarkeit bei Notfällen und akuten Verunreinigungen: Wie stellen Sie eine Erreichbarkeit der Objektleitung/Vertretung während der Kernarbeitszeiten der Verwaltung (Mo.–Do. 08:00 – 16:00 Uhr, Fr. 08:00 – 12:00 Uhr) sicher?
- Ausfallsicherheits- und Springerkonzept (Krankheit/Urlaub)
Da es sich um hochsensible Objekte im öffentlichen Raum handelt (Schulen mit Nachmittagsbetreuung, Kitas, Ratsbetrieb), darf die Reinigung an keinem Tag ausfallen.
• 2.1 Struktur des Springer-Pools: Über wie viele fest angestellte, objektunabhängige Springer (Ersatzkräfte) verfügt Ihr Unternehmen im regionalen Umkreis (Radius max. 30 km um Linz am Rhein), die sofort einsatzbereit sind? o Anzahl der aktiven Springer im Pool: _________ Personen.
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• 2.2 Einarbeitung des Ersatzpersonals: Wie stellen Sie sicher, dass die eingesetzten Springer die spezifischen Besonderheiten der Liegenschaften (z. B. Schließsysteme, Reinigungsvorgaben für empfindliche Sporthallenböden oder Hygienevorgaben in der Kita) ohne Qualitätsverlust kennen?
• 2.3 Maximale Reaktionszeit im Ernstfall: Der Auftraggeber meldet Ihnen um 07:00 Uhr morgens den Ausfall einer regulären Reinigungskraft (z. B. in der Grundschule). Innerhalb welcher maximalen Zeitspanne (in Stunden) ist eine qualifizierte Ersatzkraft nachweislich vor Ort und nimmt die Arbeit auf? o Maximale Reaktionszeit: _________ Stunden (Hinweis: Maximal zulässig sind laut LV 2 Stunden).
- Qualitätskontrolle und Reklamationsmanagement
Beschreiben Sie kurz Ihr internes Kontrollsystem, um wiederholte Schlechtleistungen, wie sie in der Vergangenheit aufgetreten sind, strukturell auszuschließen.
• 3.1 Turnus der Qualitätskontrollen durch die Objektleitung: Wie oft führt die oben genannte Objektleitung unangekündigte Kontrollen vor Ort durch? (Bitte ankreuzen oder ergänzen): o [ ] Wöchentlich o [ ] Zweiwöchentlich o [ ] Monatlich o [ ] Sonstiges Turnus: ______________________________________
• 3.2 Dokumentation: Werden die Kontrollergebnisse digital oder in Schriftform erfasst und dem Auftraggeber auf Wunsch (z. B. monatlich) unaufgefordert zur Verfügung gestellt? o [ ] Ja, per digitalem Reinigungsprotokoll/App. o [ ] Ja, in Schriftform (Kontrollbuch im Objekt).
Datum / Unterschrift des Bieters (Firmenstempel):