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Anlage E.1 Max-Planck-Gesellschaft zur für das offene Verfahren Förderung der Wissenschaften e. V. Unterhalts- und Glasreinigung 2027
Zuschlagskriterien
Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot anhand der nachfolgend dargestellten Bewertungsmethodik erteilt.
Berücksichtigt werden nur solche Angebote, die sämtliche Mindestanforderungen (Ausschlusskriterien) erfüllen und bei denen keine Ausschlussgründe vorliegen. Die Nichterfüllung bereits eines Ausschlusskriteriums führt zum Ausschluss des Angebots.
1 Bewertungsmethode
Das wirtschaftlichste Angebot ergibt sich aus dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis mit der höchsten Wirtschaftlichkeitskennzahl anhand folgender Formel:
𝐿
Z = Kennzahl für die Wirtschaftl𝑍ich=ke it d∙e𝑆s𝑘 A𝑎n𝑙g𝑖𝑒e𝑟b𝑢ot𝑛s𝑔 𝑠𝑓𝑎𝑘𝑡𝑜𝑟
𝑃
P = Wertungspreis des Angebots
L = Leistungspunktzahl des Angebots
Skalierungsfaktor = Ein einheitlicher Faktor zur Verbesserung der Lesbarkeit, der auf alle Angebote gleichermaßen angewendet wird.
Die Wirtschaftlichkeit des Angebots (Z) bestimmt die Rangreihenfolge.
Erreichen zwei Angebote dieselbe Wirtschaftlichkeit Z, wird der Zuschlag auf das Angebot mit der niedrigeren Preisangabe erteilt.
2 Bewertungskriterien
Der Wertungspreis (P) des Angebots ergibt sich aus den im Angebotsschreiben (Anlage A.2) vom Bieter einzutragenden Angaben. Die Leistungspunktzahl (L) ergibt sich aus der Summe der vom Bieter bei den jeweiligen Leistungs-Zuschlagskriterien erreichten Leistungspunkte.
2.1 Zuschlagskriterium Preis
Jeder Bieter hat das Angebotsschreiben (Anlage A.2) mit den dort erbetenen Angaben vollständig ausgefüllt einzureichen.
Alle angegebenen Preise verstehen sich in Euro, netto.
2.2 Zuschlagskriterium Leistung: Ermittlung der Leistungspunktzahl L
Die Qualität der Leistung wird anhand der gem. Ziff. 3 geforderten und vorzulegenden Konzepte bewertet. Maßgeblich für die Wertung sind die in Ziff. 3 dargestellten
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Wertungsaspekte der einzelnen Konzepte. Die Bewertung wird dabei - je Konzept gesondert - vergleichend unter Abwägung der positiven und negativen Aspekte vorgenommen.
2.2.1 Bewertungsmaßstab für die Leistungskriterien
Es können bei der Bewertung der einzelnen Kriterien jeweils 0 bis maximal 4 Punkte erreicht werden.
Bei der Bewertung der einzelnen Kriterien erhält die – unter Berücksichtigung der Anforderungen des Auftraggebers und im Vergleich zu den übrigen – jeweils beste Darstellung/Bearbeitung des jeweiligen Kriteriums die höchste Bewertung. Die weitere Punktevergabe erfolgt dann vergleichend, d. h. im Verhältnis zu dieser besten Darstellung/Bearbeitung abnehmend, gemessen an dem Grad der Nachteile gegenüber der am besten bewerteten Darstellung/Bearbeitung. Sollten mehrere Angebote bei einzelnen Kriterien die Aspekte gleichermaßen erfüllen, so werden die Darstellungen/Bearbeitungen jeweils mit der gleichen Punktzahl bewertet. Es ist daher auch möglich, dass mehr als eine Darstellung/Bearbeitung eine gleich hohe Bewertung erhalten oder auch mehrere Darstellungen/Bearbeitungen mit der maximal erreichbaren Punktzahl bewertet werden.
| Bewertungsmaßstab | |||
|---|---|---|---|
| 4 Punkte | erhalten Darstellungen, die im Vergleich zu den übrigen Darstellungen die jeweils genannten Kriterien und Aspekte am besten erfüllen. | ||
| 3 Punkte | erhalten Darstellungen, die im Vergleich hierzu geringfügige Abstriche gegenüber den/der besten Darstellung/en aufweisen. | ||
| 2 Punkte | erhalten Darstellungen, die im Vergleich hierzu deutliche Abstriche gegenüber den/der besten Darstellung/en aufweisen. | ||
| 1 Punkt | erhalten Darstellungen, die die im Vergleich hierzu schwerwiegende Abstriche gegenüber den/der besten Darstellung/en aufweisen. | ||
| 0 Punkte | erhalten Darstellungen, die die jeweils genannten Kriterien und Aspekte in keinem Punkt erfüllen. |
2.2.2 Matrix der Leistungskriterien
Die pro Kriterium/Konzept vom Bieter auf Grundlage seiner Ausführungen erreichten Punkte werden jeweils mit der für das jeweilige Konzept festgelegten Gewichtung multipliziert und zur Gesamtleistungspunktzahl (L) addiert.
Maßgeblich ist hierfür folgende Matrix:
Zuschlagskriterien Leistung
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| Kriterium Ausführungen zu Konzepten | Art des Kriteriums | max. erreichbare Punktzahl | Gewichtung in % | Max. | ||
|---|---|---|---|---|---|---|
| erreichbare | ||||||
| gewichtete | ||||||
| Punktzahl | ||||||
| Konzept 1 Projektleitung/ Projektteam | Bewertungskriterium | 4 | 25 % | 1 | ||
| Konzept 2 „Fachkonzept Unterhalts- und Glasreinigung“ | Bewertungskriterium | 4 | 25 % | 1 | ||
| Konzept 3 | Bewertungskriterium | 4 | 25 % | 1 | ||
| Referenzen | Bewertungskriterium | 4 | 25 % | 1 | ||
| Gesamt | 100 % | 4 (=L) |
2.2.3 Mindestleistungspunktzahl
Der Auftraggeber legt besonderen Wert auf die Qualität der Angebote. Daher kommen nur solche Angebote in die engere Wahl, die mehr als 2 Gesamtleistungspunkte erzielen. Angebote mit einer Punktzahl von L=2 oder geringer werden vom Verfahren ausgeschlossen.
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3 Einzureichende Konzepte
Hinweis:
Der Bieter hat mit seinem Angebot zu Wertungszwecken drei Konzepte von jeweils maximal drei (3) DIN A4-Seiten (Schriftgröße 11pt) einzureichen. Schaubilder oder andere Darstellungen können als Anlage eingereicht werden. Seiten oberhalb des Limits werden bei der Bewertung nicht berücksichtigt.
Dieses Formblatt stellt je einzureichendem Konzept die Anforderungen und die für die Wertung maßgeblichen Aspekte dar, auf die im Konzept einzugehen ist.
Konzept 1 „Projektleitung und Projektteam“
Anforderung
Der Auftraggeber legt Wert auf ein hoch qualifiziertes und über die gesamte Projektdauer hinweg möglichst gleichbleibendes Projektteam. Die Zusammensetzung des Projektteams unter Angabe von Namen und Position sowie von Fähigkeiten und Erfahrungen der Teammitglieder ist im Rahmen dieses „Konzept 1“ im Angebot darzustellen.
Die Angabe der Personennamen ist datenschutzrechtlich nach Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DS-GVO i. V. m. § 58 Abs. 2 Nr. 2 VgV zulässig.
Wertungsaspekte, anhand derer das Konzept beurteilt wird:
Anhand der folgenden Wertungsaspekte wird die Qualifikation der Projektleitung beurteilt:
a. umfangreiche theoretische Kenntnisse bezogen auf den gesamten Dienstleistungsgegenstand
b. großer Umfang an Praxiserfahrungen im Bereich Unterhalts- oder/und Glasreinigung.
c. gute Kenntnisse im Umgang mit den verschiedensten Arbeitsmaterialien.
d. mehrjährige Berufserfahrung als Projektleitung
e. Engagement im Bereich Unternehmenskultur.
Anhand der folgenden Wertungsaspekte wird die Qualifikation der Teammitglieder, abgesehen von der Projektleitung, beurteilt:
a. mehrjährige Unternehmenszugehörigkeit der Mitarbeiter
b. Nachweis von Sicherheitsunterweisungen
c. mehrjährige Erfahrungen in Reinigung von EDV-Geräten, Schutz vor Staub, elektrostatischen Aufladungen, Reinigung von Maschinen (nur LOS 1)
d. gute Kenntnisse von Fassadenreinigung (nur LOS 2)
Ausführungen des Bieters zu Konzept 1:
( max. 3 DIN A4-Seiten)
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Konzept 2 „Fachkonzept Unterhalts- und Glasreinigung“
Anforderung
Der Bieter hat darzustellen, wie er im Falle der Auftragsausführung die konkrete Umsetzung der Reinigungsdienstleistungen in einem wissenschaftlichen Institut sicherstellt.
Aus dem Konzept muss ersichtlich sein, in welchen Schritten und nach welchen Kriterien die vereinbarte Leistungserbringung gewährleistet wird.
Insbesondere kommt es dem AG darauf an, dass ein ausreichend großer, qualifizierter Vertretungspool vorhanden ist.
Das Konzept muss aufzeigen, wie qualifiziertes Personal, strukturierte Kommunikation und Zuverlässigkeit eine langfristige vertrauensvolle Zusammenarbeit garantiert.
Wertungsaspekte, anhand derer das Konzept beurteilt wird:
geplantes Vorgehen lässt Kontinuität erwarten,
Konzept macht deutlich, dass der Auftragnehmer Wert auf Qualität, Stabilität und Vertrauen legt,
Konzept ermöglicht dem Auftraggeber einzuschätzen, welche Rolle Schulungen für die Weiterentwicklung des Personals für den Auftragnehmer spielen.
Konzept stellt den Lösungsvorschlag in einer überzeugenden Beschreibung, einer schlüssigen Erläuterung und einem plausiblen Inhalt dar.
Ausführungen des Bieters zu Konzept 2:
( max. 3 DIN A4-Seiten)
Konzept 3 Konzeptfrage
Anforderung
Wie stellen Sie sicher, dass die Reinigung von Spezialoberflächen, z.B. Parkett geölt oder Sonnenschutzfolie an den Fenstern, fachgerecht gem. Pflegeanweisung ausgeführt wird, insbesondere bei Einsatz von Vertretungspersonal.
Wertungsaspekte, anhand derer das Konzept beurteilt wird:
Konzept stellt den Lösungsvorschlag in einer überzeugenden Beschreibung, einer schlüssigen Erläuterung und einem plausiblen Inhalt dar.
Ausführungen des Bieters zu Konzept 3:
( max. 1 DIN A4-Seite)
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4 Objektbesichtigung
Auf Grund des umfangreichen Anforderungsportfolios wird dem Bieter zur sichereren Angebotskalkulation die Besichtigung der Örtlichkeiten verpflichtend vorgegeben. Die Teilnahme des Bieters an der Besichtigung ist zwingende Voraussetzung für die Angebotsabgabe und für die Teilnahme am Vergabeverfahren.
Die Besichtigung ist in folgendem Zeitraum möglich:
Besichtigungszeitraum: 28.09.2026 – 14.10.2026, 08:00 bis 15:00 Uhr Dauer: ca. 60 Minuten
Der Bieter muss seinen Terminwunsch bis spätestens zum 12.10.2026 schriftlich über das eVergabeportal des Auftraggebers anmelden. Der Termin wird dann vom Auftraggeber schriftlich und verbindlich auf einem Formular bestätigt. Die Teilnahmebestätigung ist dem Angebot beizufügen.
Die Bieterfragen, die sich während der Besichtigung ergeben werden gesammelt und allen Bietern im Nachrichtentool des AI Vergabemanagers zur Verfügung gestellt.
Alle Pläne vom Institut erhalten Sie auf Anfrage über das Vergabeportal.
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