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Einführung der elektronischen Rechnungen bei der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See
Sehr geehrte Damen und Herren,
mit diesem Schreiben informieren wir Sie über die Einführung der elektronischen Rechnungsbearbeitung in unserem Hause und die damit verbundenen Möglichkeiten zur elektronischen Rechnungsstellung.
Die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See (KBS) ist aufgrund des E-Rechnungs-Gesetzes vom 4. April 2017 (BGBl. I, 770 ff.) bereits seit dem 27. November 2019 verpflichtet, elektronische Rech- nungen gemäß CEN-Norm 16931 über digitale Kanäle empfangen und medienbruchfrei verarbeiten zu kön- nen.
Wir bitten Sie, von den Möglichkeiten einer elektronischen Rechnungsstellung Gebrauch zu machen. Ab dem 27. November 2020 wird die elektronische Rechnungsstellung nun auch für Rechnungssteller ver- pflichtend. Ausnahmen von der Verpflichtung (beispielsweise im Falle von Direktaufträgen bis 1.000 €, ohne USt) sind in § 3 Absatz 3 der E-Rechnungs-Verordnung des Bundes (E-RechV) geregelt.
In § 4 der E-RechV sind die Anforderungen an das Rechnungsdatenmodell und an die Übermittlung festge- legt. Elektronische Rechnungen müssen den Nutzungsbedingungen der Plattform, der Europäischen Norm 16931-1-2017 und der E-RechV entsprechen. Die wichtigsten Anforderungen im Rahmen der elektroni- schen Rechnungsstellung sind in der Anlage dargestellt.
Für die Übermittlung einer elektronischen Rechnung steht Ihnen die Nutzung der OZG-konforme-Rech- nungseingangsplattform (OZG-RE) unter xrechnung-bdr.de zur Verfügung. Sie haben hier die Möglichkeit eine Rechnung auf der Plattform im einheitlichen Format zu erstellen oder eine vorhandene Rechnung hochzuladen und zu versenden. Darüber hinaus wird die Übertragung von Rechnungen über das Netzwerk PEPPOL und per E-Mail unterstützt.
Nach dortiger Anmeldung können Sie uns unter Bezugnahme auf die Leitweg-ID der DRV KBS
992-80003-44
ihre entsprechende Rechnung übermitteln.
Eine direkte Übersendung an uns per E-Mail ist hingegen nicht möglich.
Weitere Details zur OZG-RE können den beigefügten „Informationen für Lieferanten und Dienstleister von öffentlichen Auftraggebern“ entnommen werden. Zur Beantwortung Ihrer allgemeinen Fragen zum Thema elektronische Rechnung und Rechnungseingangsplattformen des Bundes steht Ihnen der dort aufgeführte Support zur Verfügung.
Soweit Sie nicht zur Einreichung von elektronischen Rechnungen verpflichtet sind, bitten wir Sie, Rechnun- gen weiterhin über den Postweg an
Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See Dezernat IV.5.6 44781 Bochum
zu senden.
Wir bedanken uns für Ihre Mitwirkung bei der Einführung der elektronischen Rechnungsstellung.
Mit freundlichen Grüßen
Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See
gez. Dippel Dezernent
Anlage
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ANLAGE
Anforderungen im Rahmen der elektronischen Rechnungsstellung Im Folgenden werden die wichtigsten Anforderungen in Bezug auf die Inhalte einer elektronischen Rech- nung, das zu verwendende Rechnungsformat sowie die elektronische Übermittlung einer Rechnung zu- sammengefasst.
| Anforderungen an die Rechnungsinhalte | ||
|---|---|---|
| Neben den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen muss eine elektronische Rechnung | ||
| gemäß § 5 E-RechV des Bundes folgende Angaben enthalten: | ||
| • Leitweg-Identifikationsnummer | ||
| Die Leitweg-ID wird Ihnen bei der Auftragserteilung mitgeteilt. | ||
| • Zahlungsbedingungen oder alternativ das Fälligkeitsdatum | ||
| • Bankverbindungsdaten des Zahlungsempfängers | ||
| • De-Mail- bzw. E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers | ||
| Zusätzlich muss eine elektronische Rechnung folgende Angaben enthalten, wenn diese dem Rech- | ||
| nungssteller bei Beauftragung oder im Vorfeld durch den Auftraggeber übermittelt wurden: | ||
| • Bestellnummer | ||
| • Lieferantennummer (Kreditorennummer) | ||
| Alle abrechnungsrelevanten Angaben müssen in einer allgemein maschinell lesbaren Form über- | ||
| mittelt werden und dürfen nicht außerhalb der vorgesehenen Textfelder enthalten sein. |
| Anforderungen an das Rechnungsformat | ||
|---|---|---|
| • Für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen ist grundsätzlich der Standard XRech- | ||
| nung in der jeweils aktuellen Fassung zu verwenden. Es kann auch ein anderer Standard | ||
| verwendet werden, wenn er den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische | ||
| Rechnungsstellung und der E-RechV des Bundes entspricht. Zusätzlich müssen die Nut- | ||
| zungsbedingungen der OZG-RE erfüllt werden. | ||
| • Rechnungsformate, welche nicht diesen Anforderungen entsprechen, können nicht berück- | ||
| sichtigt werden. | ||
| • Rechnungsbegründende Unterlagen bzw. Anlagen sind in den Rechnungsdatensatz einzu- | ||
| betten und dürfen nicht als Anhang einer E-Mail oder De-Mail versandt werden. | ||
| • Die maximale Größe einer Rechnung beträgt 15 MB. Die maximale Anzahl der eingebetteten | ||
| rechnungsbegründenden Dokumente ist auf 200 beschränkt. Zugelassene Dateitypen der | ||
| eingebetteten Dokumente sind: „png“, „pdf“, „jpg“, „jpeg“, „xlsx“, „ods“ und „csv“. Anlagen dür- | ||
| fen keine aktiven Inhalte (bspw. Makros) enthalten. Änderungen an diesen Beschränkungen | ||
| werden über die Rechnungseingangsplattform bekannt gegeben. | ||
| • Unberührt von den vorstehenden Regelungen bleiben Rechnungsbelege mit Anlagen, die | ||
| nach anderen Rechtsvorschriften einer papiergebundenen Versandart bedürfen (Ausfuhr- | ||
| nachweise, Zolldokumente o. ä.). |
| Anforderungen an die Rechnungsübermittlung | ||
|---|---|---|
| • Zur Übermittlung von elektronischen Rechnungen ist ausschließlich die OZG-konforme- | ||
| Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) zu nutzen, welche unter www.xrechnung-bdr.de ab- | ||
| gerufen werden kann. Diese setzt eine vorherige Registrierung sowie eine Freischaltung der | ||
| gewünschten Übertragungskanäle voraus. Unter der angegeben Adresse finden Sie zudem | ||
| weitere Informationen zur elektronischen Rechnungsstellung. | ||
| • Anderweitig zugestellte elektronische Rechnungen können nicht berücksichtigt werden. | ||
| • Es ist nicht zulässig, Rechnungen mit der gleichen Rechnungsnummer sowohl in elektroni- | ||
| scher Form als auch auf Papier zu übersenden. Bitte nutzen Sie zukünftig nur das elektroni- | ||
| sche Rechnungsformat, um die Zahl möglicher Duplikate zu verringern. |
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Die Rechnungseingangsplattformen des Bundes
Informationen für Lieferanten und Dienstleister von öffentlichen Auftraggebern
Aufgrund bestehender rechtlicher Regelungen für Bei einer elektronischen Rechnung im Standard die Rechnungsverarbeitung in der Bundesverwal- XRechnung handelt es sich demnach um eine Rech- tung ist es Ihnen möglich, Ihrem Auftraggeber der nung in einem strukturierten einheitlichen XML-Da- Bundesverwaltung eine elektronische Rechnung zu tensatz. Solche Rechnungen ermöglichen es, Rech- übermitteln. Bis zum 26. November 2020 bleibt es nungsdaten in einem Buchhaltungssystem elektro- Ihnen freigestellt, Ihre Rechnung elektronisch oder nisch zu verarbeiten und sämtliche rechnungsbe- in Papierform einzureichen. gründenden Unterlagen direkt in die Rechnung ein- zubetten. Ab dem 27. November 2020 besteht dann für Sie die Verpflichtung, Rechnungen elektronisch an die Wo kann eine elektronische Rechnung an die Bundesverwaltung zu senden. Bundesverwaltung eingereicht werden? Die Verpflichtung der elektronischen Rechnungstel- lung besteht nicht, wenn eine Ausnahmeregelung Für die elektronische Rechnungsstellung im Stan- greift. So ist das Einreichen von Papierrechnungen dard XRechnung an die unmittelbare Bundesver- weiterhin möglich, sollte die vertragliche Grundlage waltung steht Ihnen die Zentrale Rechnungsein- Ihrer Rechnung einem Direktvertrag entsprechen gangsplattform des Bundes (ZRE) kostenlos zur Ver- und die Höhe Ihrer Rechnung 1.000 € netto nicht fügung. Die OZG-konforme Rechnungseingangs- übersteigen. Weitere Ausnahmen können Sie dem plattform des Bundes (OZG-RE) ist zu nutzen für die § 3 der E-Rechnungsverordnung1 (E-RechV) des Übermittlung elektronischer Rechnungen an ange- Bundes entnehmen. bundene Einrichtungen der mittelbaren Bundes- verwaltung (z. B. Stiftungen oder Anstalten ö. R.). Ihr Auftraggeber teilt Ihnen mit, welche Plattform Was bedeutet elektronische Rechnung im Stan- zu nutzen ist. dard XRechnung? Es werden auch elektronische Rechnungen nach an- Nach der EU-Richtlinie zur elektronischen Rech- deren Standards angenommen, sofern diese kon- nungsstellung und der E-RechV des Bundes gelten form mit der europäischen Norm zur elektronischen Rechnungen als elektronisch, wenn sie in einem Rechnungsstellung sind, den Nutzungsbedingungen strukturierten elektronischen Format ausgestellt, der jeweiligen Plattform und den Anforderungen übermittelt und empfangen werden. Weiterhin der E-RechV entsprechen. muss das Format eine automatische und elektroni- sche Verarbeitung der Rechnung ermöglichen. Eine Sie erreichen die Plattformen unter beta.bund.de bloße Bilddatei oder ein einfaches PDF-Dokument oder direkt die ZRE unter xrechnung.bund.de und sind demnach keine elektronische Rechnung. die OZG-RE unter xrechnung-bdr.de, wo Sie sich für die Nutzung anmelden und freischalten können. Die Grundlage für die Anforderungen ist die europä- Dieser Prozess unterscheidet sich im Wesentlichen ische Norm EN-16931 sowie die deutsche Konkreti- nicht von denen, die Sie aus anderen Plattformen im sierung der Norm, die mit dem Standard XRech- Internet bereits kennen. nung für die Rechnungstellung bei öffentlichen Auf- trägen an die deutsche Verwaltung umgesetzt Nach der Angabe aller erforderlichen Daten, dem wurde. anschließenden Akzeptieren der Nutzungsbedin- gungen und der Datenschutzerklärung der jeweili- XRechnung ist gleichermaßen für Rechnungsstel- gen Plattform erhalten Sie über Ihre hinterlegte lung an die Länder und Kommunen verwendbar. Die E-Mail-Adresse einen Aktivierungslink. aktuellste Version des Standards ist frei zugänglich.2
1 https://www.bmi.bund.de/SharedDocs/downloads/DE/ge- 2 https://www.xoev.de/die_standards/xrechnung-16828 setztestexte/e-rechnungsverordnung.html 1
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Über diesen Link können Sie den Registrierungspro- De-Mail: Auch via De-Mail wird Ihnen die zess erfolgreich abschließen. Ihr Nutzerkonto steht Übermittlung von elektronischen Rechnun- anschließend für Sie bereit. gen ermöglicht. Hierzu sind die gleichen An- forderungen wie bei dem Kanal „E-Mail“ zu beachten. Wie kann eine elektronische Rechnung über die Plattformen eingereicht werden? Die Entscheidung für einen der Übertragungskanäle liegt bei Ihnen. In Abhängigkeit Ihrer technischen Zum Einreichen von elektronischen Rechnungen Rahmenbedingungen können Sie sich den ge- stehen Ihnen die folgenden drei Übertragungska- wünschten Übertragungskanal bei der Verwaltung näle zur Verfügung: Ihrer Nutzerdaten auf der ZRE freischalten. Weberfassung: Sie können elektronische Rechnungen mittels eines geführten Web- Was muss bei selbst erstellten elektronischen formulars direkt manuell erstellen, übermit- Rechnungen beachtet werden? teln und für die eigene Archivierung herun- terladen. Sollten Sie elektronische Rechnungen eigenständig erzeugen können, können Sie den Übertragungska- Upload: Sie können selbst erstellte elektroni- nal Upload, E-Mail oder Peppol (später auch De- sche Rechnungen hochladen und übermit- Mail) wählen. Bei der Erstellung elektronischer teln. Rechnungen im Standard XRechnung oder anderen E-Mail: Sie können auch selbst erstellte CEN-konformen Rechnungen ist zu beachten, dass elektronische Rechnungen per E-Mail an gemäß § 5 E-RechV die folgenden Pflichtinformatio- xrechnung@portal.bund.de über die ZRE nen erforderlich sind:
einreichen. Bei der Nutzung der OZG-RE er-
einreichen. Bei der Nutzung der OZG-RE er- halten Sie nach erfolgter Registrierung eine individuelle E-Mail-Adresse, die Sie für die Rechnungsstellung nutzen können. Bitte be- achten Sie für die ZRE dazu, dass Sie diesen Kanal bei der Verwaltung Ihrer Nutzerdaten freischalten und Ihre zu verwendende E-Mail-Adresse hinterlegen müssen.
Peppol: Sie können elektronische Rechnun- gen über einen automatisierten Informati- onsaustausch (Maschine-zu-Maschine-Kom- munikation) schnell und medienbruchfrei aus Ihrer eigenen Software heraus übermit- teln. Bitte beachten Sie dazu, dass Sie diesen Kanal bei der Verwaltung Ihrer Nutzerdaten in der ZRE freischalten müssen, um den Sta- tus der eingereichten Rechnungen nachvoll- ziehen zu können.
| Pflichtinformationen gem. § 5 E-RechV des Bundes | Einzutragen in folgen- | ||||
|---|---|---|---|---|---|
| den Elementen einer | |||||
| XRechnung | |||||
| (vgl. XRechnung | |||||
| V.1.2.2) | |||||
| Leitweg-ID | BT-10 (BT = Business Term bzw. In- formationselement)** | ||||
| Bankverbindung | Bei Überweisung: | ||||
| BG-17 (BT-84 bis 86) | |||||
| Bei Lastschrift: | |||||
| BG-19 (BT-89 bis 91) | |||||
| (BG = Business Group bzw. | |||||
| Gruppe von Informationsele- | |||||
| menten) | |||||
| Zahlungsbedingungen | BT-20 und/oder BT-9 | ||||
| E-Mail oder De-Mail | BT-43 | ||||
| Lieferantennummer* | BT-29 | ||||
| Bestellnummer* | BT-13 |
ziehen zu können. *Sofern durch den Auftraggeber bekannt gegeben. Derzeit wird an dem weiteren Übertragungskanal **BT-Felder und BG-Gruppen dienen zu eindeutigen Identifizie- rung und Zuordnung der Informationselemente in einer Rech- De-Mail gearbeitet, der Ihnen künftig auch zur Ver- nung. fügung stehen wird:
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Wie gelangt meine Rechnung über die Platt- Excel-Tabellendokumente (XLSX) form an den richtigen Rechnungsempfänger? OpenDocument-Tabellendokumente (ODS)
Um sicherzustellen, dass Ihre elektronische Rech- Wie können Sie die termingerechte Zahlung Ih- nung von der jeweiligen Plattform an den adressier- rer Rechnung unterstützen? ten Rechnungsempfänger weitergeleitet werden kann, muss eine sogenannte Leitweg-ID zur eindeu- Ihre Rechnung soll bestmöglich automationsunter- tigen Identifikation des Rechnungsempfängers an- stützt bearbeitet werden. Damit dies ohne weitere gegeben werden. Ihr Auftraggeber teilt Ihnen die Eingriffe bis hin zur Zahlung geschehen kann, ist es entsprechende Leitweg-ID mit. Liegt Ihnen diese hilfreich, wenn Sie in Ihren Rechnungsdaten auf Zei- nicht vor, fragen Sie Ihren Auftraggeber. chen verzichten, die im Zahlungsverkehr nicht ge- stattet sind (Bsp.: /§%). Wie kann der Status eingereichter elektroni- scher Rechnungen eingesehen werden? Hinweis zu bestehenden und neuen Verträgen
Nach Übermittlung Ihrer elektronischen Rechnung Es wird empfohlen, neue Verträge konform zur prüft die jeweilige Plattform unmittelbar die Verar- E-RechV des Bundes abzuschließen bzw. beste- beitungsfähigkeit der Rechnungsdaten hinsichtlich hende Verträge auf Konformität zur E-RechV zu prü- der formellen Richtigkeit und Vollständigkeit. fen.
Den Status Ihrer eingereichten elektronischen Rech- nung können Sie unabhängig von der Wahl Ihres Wo gibt es zusätzliche Informationen? Übertragungskanals in Ihrem Nutzerkonto einse- Auf der Internetseite der KoSIT erhalten Sie viele In- hen. Bei der Verwendung des Übertragungskanals formationen rund um den Standard XRechnung. Peppol erhalten Sie eine automatische Rückmel- Die Internetseite des BMI enthält weitere hilfreiche dung, ob die Übertragung der Rechnung funktio- Informationen für Rechnungssender. niert hat.
Gibt es einen Support für weitere Fragen und Wo können Skontoinformationen eingetragen Probleme? werden? Zur Beantwortung Ihrer allgemeinen Fragen zum Das Informationselement „Zahlungsbedingungen“ Thema elektronische Rechnung und Rechnungsein- (BT-20) kann genutzt werden, um Skontoinformati- gangsplattformen des Bundes steht Ihnen ein Sup- onen anzugeben. In der Weberfassung der Plattfor- port zur Verfügung. men erfolgt dies unter „Skonto und weitere Zah- lungsbedingungen“. Bei Fragen zur ZRE: Telefon: +49228 99 681-001 Können auch Anlagen zu einer elektronischen Sie erreichen den telefonischen Support von Mon- Rechnung hinzugefügt werden? tag bis Freitag von 08:00 bis 16:00 Uhr.
Bei Fragen zur OZG-RE: Ihrer elektronischen Rechnung können Sie durch E-Mail: sendersupport-xrechnung@bdr.de Einbetten in das XML auch Anlagen beifügen, deren Anzahl auf 200 beschränkt ist. Die Dateigröße elekt- Für individuelle Fragen (Leitweg-ID, Teilnahme an ronischer Anlagen ist begrenzt: auf 10 Megabyte bei der ZRE, OZG-RE o. ä.) wenden Sie sich bitte an Ihren E-Mail und De-Mail, 11 Megabyte bei der Weberfas- Auftraggeber. sung und 15 Megabyte bei Upload. Folgende Arten von Anlagen sind zulässig: Informationen zum Dokument PDF-Dokumente Version: 1.6 Bilder (PNG, JPEG) Textdateien (CSV) Datum: 08.07.2020
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