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Bezirksamt Spandau von Berlin Abt. Personal, Finanzen und Wirtschaft Zentrale Vergabestelle
Information über die Datenverarbeitung / Datenschutzerklärung
Hiermit informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Vergabe und Durchführung von Ausschreibungen und die Ihnen nach den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Berliner Datenschutzgesetz (BlnDSG) zustehenden Rechte.
Name und Anschrift des Verantwortlichen für die Datenverarbeitung Bezirksamt Spandau von Berlin Abteilung Personal, Finanzen und Wirtschaft Carl-Schurz-Str. 2/6, 13597 Berlin
Ihr Ansprechpartner bei Anfragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Bezirksamt Spandau von Berlin Abteilung Personal, Finanzen und Wirtschaft Zentrale Vergabestelle Carl-Schurz-Str. 2/6, 13597 Berlin Tel.: +49 30 90279 2762; E-Mail: vergabe@ba-spandau.berlin.de
Name und Anschrift des Behördlichen Datenschutzbeauftragten im Bezirksamt Bezirksamt Spandau von Berlin Behördlicher Datenschutzbeauftragter Carl-Schurz-Str. 2/6, 13597 Berlin Tel.: +49 30 90279 3636; Fax.: +49 30 90279 2086 E-Mail: datenschutz@ba-spandau.berlin.de
Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung bei der Teilnahme am Vergabeverfahren (Bau-, Liefer- und Dienstleistungen und freiberufliche Leistungen) sowie nach Zuschlags- bzw. Auftragserteilung
Art und Umfang der Daten Im Rahmen des Vergabeverfahrens werden Daten zur Qualifikation und Eignung der Unternehmen (z.B. Gründungsjahr, Umsatzzahlen) und der Mitarbeiter abgefragt (z.B. Namen, Kontaktdaten, Berufserfahrung, besondere Qualifikationen). Zum Zweck der Eignungsprüfung können außerdem persönliche Referenzen ausgewertet und Kontaktdaten von Referenzgebern erhoben werden.
Zudem werden erforderlichenfalls vor und nach dem Zustandekommen eines Vertrages über Bau-, Liefer- oder Dienstleistungen weitere Daten (z.B. Bestätigung der Berufshaftpflichtversicherung und Kontodaten) erhoben.
Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten Wir erheben und verwenden personenbezogene Daten grundsätzlich nur, soweit dies für die Durchführung von Vergabeverfahren und der späteren Vertragsdurchführung erforderlich ist: insbesondere in der Bewerbungs- und Angebotsphase, für die Erteilung des Zuschlags, zur Vertragsausführung, Rechnungslegung und Dokumentation. Die im Rahmen der eVergabe (Vergabeplattform Berlin) eingegebenen Daten werden zur Identifizierung als Teilnehmer in einem Vergabeverfahren erhoben und gespeichert. Zudem werden sie im weiteren Verfahrensablauf zur Kontaktaufnahme verwendet bzw. sind zur Erfüllung eines Vertrages zwischen den Vertragsparteien oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich. Sie werden ausschließlich zu diesen Zwecken von der in die Vergabeplattform betreuenden Firma RIB Software an uns weitergeleitet.
Datenverarbeitung / Datenschutzerklärung
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Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die zur Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartner die betroffene Person ist, erforderlich sind, dient Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b) der DSGVO als Rechtsgrundlage. Dies gilt auch für Verarbeitungsvorgänge, die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen – wie einem Vergabeverfahren – erforderlich sind.
Darüber hinaus kann sich die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten aus Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a) DSGVO durch Ihre Einwilligung und aus Artikel 6 Absatz 1 Buch- stabe c) DSGVO aus einer rechtlichen Verpflichtung ergeben.
Bei Vergabeverfahren mit Auftragswerten oberhalb der jeweiligen EU-Schwellenwerte sind öffentliche Auftraggeber grundsätzlichen zur Nutzung elektronischer Kommunikationsmittel in Vergabeverfahren verpflichtet (gem. § 97 Absatz 5 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen –GWB- i.V.m. § 9 Vergabeordnung –VgV-).
Das gleiche gilt bei Vergaben mit Auftragswerten unterhalb der jeweiligen EU-Schwellenwerte für das Senden, Empfangen, Weiterleiten und Speichern von Daten in einem Vergabeverfahren (gem. § 7 Unterschwellenvergabeordnung –UVgO- i.V.m den Ausführungsvorschriften zur Landeshaushaltsordnung Berlin –AV LHO)
Der Senat von Berlin hat mit Beschluss vom 03.05.2016 die Anwendungspflicht der elektronischen Vergabe (eVergabe) auf der Bekanntmachungs- und Vergabeplattform www.vergabe.berlin.de im Land Berlin für alle Ausschreibungen von Bau-, Liefer- und Dienstleistungen mit Rundschreiben SenStadtWohn V M Nr. 06/2017 festgelegt. Die Nutzungsbedingungen der Vergabeplattform des Landes Berlin finden Sie unter www.vergabe.berlin.de.
Weitergabe der personenbezogenen Daten an Dritte / Empfänger Im Rahmen des Vergabeverfahrens sowie der Vertragsbearbeitung werden personenbezogene Daten (z.B. zur Eignungsprüfung oder Kontodaten zu Buchungszwecken) an externe Dienstleister (z.B. Auswerter oder Projektsteuerer) weitergeleitet, die im Rahmen der Bearbeitung von delegierbaren Bauherrenleistungen tätig werden und zur Vertraulichkeit verpflichtet sind.
Eine Pflicht zur Weitergabe besteht nach dem Abschluss des Vergabeverfahrens gemäß § 18 Absatz 3 VOB/A-EG (Bauleistungen bzw. § 39 Absatz 1 VgV (Liefer- und Dienstleistungen). Danach muss der öffentliche Auftraggeber nach Vergabe eines Auftrags eine Vergabebekanntmachung mit dem Ergebnis des Vergabeverfahrens an das Amt für Veröffentlichung der Europäischen Union übermitteln. Dieses wird dann im Supplement zum Amtsblatt der EU bekannt gegeben (TED).
Eine Weitergabe personenbezogener Daten zu Zwecken des Profiling oder der Werbung erfolgt in keinem Fall.
Dauer der Speicherung Die Daten werden für die Dauer der Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung, z.B. für das Durchführen von Vergabeverfahren, zum Durchführen vorvertraglicher Maßnahmen oder zur Erfüllung eines Vertrags und zur zukünftigen Teilnahmemöglichkeit im Vergabeverfahren aufbewahrt. Auch nach Abschluss des Vertrags kann eine Erforderlichkeit, personenbezogene Daten des Vertragspartners zu speichern, bestehen, um vertraglichen oder gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen.
Eine gesetzliche Verpflichtung zur Aufbewahrung von Vergabeverfahren für drei Jahre ergibt sich im Oberschwellenbereich aus § 8 Absatz 4 VgV. Landesweit gelten zudem besondere haushaltsrechtliche Vorgaben, wonach die Aufbewahrung aller Vergabeunterlagen vorbehaltlich besonderer Regelungen grundsätzlich für sechs Jahre erforderlich ist. Diese stimmen mit den besonderen Regelungen in der Richtlinie VI 140 der Anweisung Bau (eABau) überein, nach denen Bauakten (z.B. Rechnungsunterlagen) in der Regel sechs Jahre aufzubewahren sind. Ausnahmen bestehen für sonstige wichtige Unterlagen wie die genehmigten Haushaltsunterlagen, gerichtliche Entscheidungen oder genehmigungsrechtliche Unterlagen sowie Zweitschriften der Verträge: diese sind dauerhaft bzw. drei Jahre nach Veräußerung der Liegenschaft bzw. Beseitigung des Bauwerks aufzubewahren. Davon abweichend gilt für Prozess- und Pfändungsakten eine Aufbewahrungspflicht von 30 Jahren ab Rechtskraft eines Urteils. Alle erhobenen Daten werden nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht entsprechend gelöscht.
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Betroffenenrechte
Auskunft (Artikel 15 DSGVO) Sie haben das Recht, Auskunft von dem Verantwortlichen zu verlangen, ob dieser personenbezogene Daten verarbeitet, die Sie betreffen. Wenn das der Fall sein sollte, erhalten Sie nach Maßgabe von Artikel 15 der Datenschutz-Grundverordnung auch nähere Auskünfte zu den vorhandenen personenbezogenen Daten.
Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch (Artikel 16, 17,18, 21 DSGVO) Sie haben entsprechend der jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen das Recht, die Berichtigung Sie betreffender personenbezogener Daten sowie deren Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen. Zudem können Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung erheben.
Widerruf einer Einwilligung (Artikel 7 Absatz 3 DSGVO) Soweit die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese Einwilligung jederzeit widerrufen. Mit Zugang des Widerrufs werden die personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeitet. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
Beschwerde bei der Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Artikel 77 DSGVO) Für Beschwerden im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten besteht ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde:
Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Friedrichstr. 219 10969 Berlin
Besuchereingang: Puttkamerstr. 16-18
Telefon: +49 30 13889 - 0 Telefax: +49 30 2155050 E-Mail: mailbox@datenschutz-berlin.de
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