A_01_Leistungsbeschreibung.pdf

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Vergabe von

Reinigungsleistungen

für das Fraunhofer-Institut IWM

in 79108 Freiburg

Verfahren PR 1256494-2190-I

Leistungsbeschreibung

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Inhaltsverzeichnis

1. Vorbemerkung ........................................................................................................... 3

2. Allgemeine Vorgaben ................................................................................................ 3

2.1 Wasser und Energie .................................................................................................. 3

2.2 Reinigungsmittel, Geräte und Maschinen ................................................................ 4

2.3 Personal- und Technikausstattung ........................................................................... 5

2.4 Qualitätsmanagement und Qualitätskontrolle ......................................................... 5

3. Bestimmungen für Leistungen im Rahmen dieser Ausschreibung ...................... 6

3.1 Allgemeine Definitionen und Vorgaben.................................................................... 6

3.2 Leistungsumfang der Gebäudereinigung ................................................................ 7

3.3 Spezielle Vorgaben für Unterhaltsreinigung ............................................................ 7

3.4 Spezielle Vorgaben für die Grundreinigung ............................................................. 11

3.5 Spezielle Vorgaben für die Sonderreinigung ........................................................... 11

3.6 Umkleide und Abstellräume ...................................................................................... 12

3.7 Schlüsselmanagement .............................................................................................. 12

3.8 Zeiterfassung in der Unterhaltsreinigung ................................................................ 13

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1. Vorbemerkung

Objektbeschreibung Unterhaltsreinigung

Das Fraunhofer-Institut für Werkstoffmechanik IWM ist ein eigenständiges Institut der Fraunhofer-Ge- sellschaft. Es beschäftigt an den Standorten Freiburg und Karlsruhe, Baden-Württemberg, rund 300 Mitarbeitende.

Das Fraunhofer-Institut IWM erarbeitet Lösungen, um die Eigenschaften von Werkstoffen und Bauteilen für auftretende Belastungen optimal einzustellen und deren Leistungsfähigkeit vollständig auszuschöpfen. Dazu wird das Verhalten von Werkstoffen unter technologie- oder einsatzbedingten mechanischen, thermischen, chemischen und elektrischen Belastungen analysiert und erforscht. Mechanismen, die auf atomarer, mikrostruktureller oder makroskopischer Ebene in Werkstoffen ablaufen, werden aufgeklärt, bewertet und simuliert.

Die Auftraggeber und Forschungspartner des Fraunhofer IWM profitieren von gesteigerter Zuverläs- sigkeit, Sicherheit, Lebensdauer und Funktionalität ihrer Bauteile und Systeme, verbesserter Qualität und Ausbeute in der Fertigung sowie erhöhter Material- und Energieeffizienz und erhalten so wirt- schaftlichere Prozesse und Kostensenkungen.

Weitere Informationen finden sie unter: https://www.iwm.fraunhofer.de/de/ueber-uns.html

Die zur Verfügung gestellten Informationen sind vertraulich zu behandeln. Bilddateien, Lage- pläne dürfen nur im Zusammenhang mit der Ausschreibung verwendet werden. Eine Weiter- gabe an Dritte bedarf der Genehmigung des Fraunhofer-Instituts IWM

2. Allgemeine Vorgaben

2.1 Wasser und Energie

Das zur Durchführung der Reinigungsarbeiten notwendige Wasser und die elektrische Energie wer- den vom Auftraggeber unentgeltlich zur Verfügung gestellt. Es ist auf einen sparsamen Verbrauch zu achten. Der Auftraggeber stellt keine Waschmaschinen und Wäschetrockner zur Verfügung.

Für die Aufstellung dieser Gerätschaften und Reinigungsmittel stehen Lager- und Putzmittelräume zur Verfügung. Für diese besteht eine Aufstellmöglichkeit für eine Waschmaschine und einen Kondenstrockner. Der Auftraggeber stellt (optional auf Anfrage) in diesen Putzmittelräumen 1-2 Regale zur Lagerung von Reinigungsequipment auf.

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2.2 Reinigungsmittel, Geräte und Maschinen

Alle verwendeten Reinigungs- und Pflegemittel (http://www.eu-ecolabel.de/) sind dem Auftraggeber in Anlage H namentlich unter Angabe des Herstellers zu benennen. Die vom Auftragnehmer zur An- wendung gebrachten Reinigungsmittel müssen für die entsprechenden Bodenbeläge, Edelstahlober- flächen oder sonstige im LV angegebenen Oberflächen geeignet sein. Sollten Sie noch weitere Geräte und Reinigungstextilien einsetzen, die den Eco-Label-Standard erfüllen, können Sie diese in dieser Anlage ebenfalls aufführen. Der Auftraggeber kann die Verwendung alternativer Produkte bzw. Produkttypen verlangen. Der Auftragnehmer hat sicherzustellen, dass die zur Reinigung eingesetzten Arbeitsstoffe zur Erfüllung des Leistungsverzeichnisses und im Hinblick auf Arbeitssicherheit, Umwelt- verträglichkeit und Oberflächenschonung geeignet sind und fachkundig angewandt werden.

Die vom Auftragnehmer eingesetzten Geräte und Maschinen müssen den jeweils geltenden Anforde- rungen, insbesondere den einschlägigen DIN-Normen für Sicherheit, des Gerätesicherheitsgesetzes, den VDE-Vorschriften sowie den Vorgaben der Berufsgenossenschaft entsprechen. Elektrisch betriebe Geräte sind entsprechend den maßgeblichen Vorgaben zu überprüfen und sicherheitstechnisch zu kontrollieren. Die zur Reinigung und Räumung eingesetzten Maschinen, Geräte und Gegenstände sind nach jedem Einsatz zu säubern. Die in den Konzepten aufgeführten Maschinen, Methoden und Geräte sind einzusetzen. Staubsauger, die zum Einsatz kommen, müssen mit HEPA-Filter Klasse 13/14 ausgestattet sein und eine Lärmemission von unter 60 Dezibel dB aufweisen. Bürstsauger mit HEPA- Filter ( Klasse 13/14) unter 67dB. Reinigungsautomaten müssen unter Beachtung der Grundforderung nach werterhaltender Reinigung eingesetzt werden. Dies gilt insbesondere für Verkehrsflächen (Flure und Eingangshallen).

Es dürfen durch Reinigungsarbeiten keine gesundheitlichen Gefahren, z.B. Allergien durch Raumluft- belastung (Duftstoffallergie, Feinstaubbelastung usw.), Gefährdung durch Einschränkung der Begeh- sicherheit etc. für die Gebäudebenutzer entstehen.

Die Durchführung der Schulung von Reinigungs- und Servicekräften ist zu protokollieren. Die Proto- kolle sind dem Auftraggeber in regelmäßigen Abständen vorzulegen. Das Protokoll über die Erstschu- lung ist spätestens 28 Tage nach Vertragsbeginn vorzulegen.

Der Bieter verfügt über präzise schriftliche Arbeitsanweisungen bezüglich Umweltschutzes und Gesundheits- und Sicherheitsstandards für sein Arbeitspersonal und macht diese dem Reinigungspersonal und für den Auftraggeber zugänglich. Diese Arbeitsanweisungen sind mit dem Angebot einzureichen.

Der Reinigungsplan ist möglichst einfach zu halten (mit Piktogrammen und sprachungebunden) und immer im Objekt vorzuhalten und ggf. auszuhängen (z.B. im Putzmittelraum). Das Vorhalten dieser Standardanweisungen ist innerhalb der ersten 14 Tage nach Vertragsbeginn dem Auftraggeber nachzuweisen.

Der Einsatz von sogenannten Flachpressen zum Entwässern der Moppbezüge wird untersagt, da die Moppbezüge nicht ausreichend entwässert werden und die Reinigungs häufig nur 1- stufig ausgeführt wird. Um das 2-stufige Reinigungsverfahren anzuwenden ist der Einsatz von Vertikalpressen oder vergleichbar gewünscht!

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Zusätzlich gilt für die Unterhaltsreinigung:

Der Auftragnehmer ist verpflichtet, dem Auftraggeber 2x jährlich jeweils zum 1. Januar und 1. Juli eine aktuelle Liste der in den Objekten zum Einsatz kommenden Behandlungsmittel zu überreichen. Für alle im Objekt eingesetzten Behandlungsmittel (Reinigungs-, Pflege- und Desinfektionsmittel) müssen aktuelle Sicherheitsdatenblätter vorgelegt bzw. ausgelegt werden.

2.3 Personal- und Technikausstattung

Der Auftragnehmer bzw. dessen Personal verfügt über Erfahrung in der Unterhaltsreinigung.

Der Auftragnehmer hat das Reinigungspersonal mit einer einheitlichen Arbeitskleidung plus Namens- schild auszustatten und auf ein ordentliches Erscheinungsbild besonders zu achten. Die Kleidung der Mitarbeiter des Auftragnehmers muss im Sinne der einschlägigen Vorschriften, insbesondere der Be- rufsgenossenschaft und des Gesundheitsdiensts hygienisch einwandfrei sein.

Das Fraunhofer-Institut setzt bei Reinigungskräften das Sprachniveau B1 (https://www.europaeischer- referenzrahmen.de/sprachniveau.php) voraus und bei Aufsichtspersonal bzw. der Objekteleitung min- destens Sprachniveau B2. Wenn dieses Sprachniveau nicht gegeben ist, hat der Reinigungsdienst- leister dafür zu Sorge zu tragen, dass der Nachweis dieser Sprachniveaus dem Auftraggeber binnen 6 Monaten nach Objektstart vorgelegt wird.

Der Bieter garantiert den Einsatz festen Personals, das durch den Bieter in die Besonderheiten und Spezifikationen, die bei der Reinigung der Büro-, Labor- und Messräumen zu beachten sind, einge- wiesen ist. Der Bieter erhält hierzu alle erforderlichen Unterlagen vom Auftraggeber. Urlaubsvertre- tungen sind eine Woche im Voraus anzukündigen. Die Erfordernisse des Forschungsbetriebes ver- langen auch vom eingesetzten Personal des Bieters ein hohes Maß an Kompetenz, Zuverlässigkeit und Flexibilität.

Eine Urlaubsvertretung der eingesetzten Reinigungskraft/-kräfte wird vom AN organisiert und dem AG rechtzeitig mitgeteilt. Im Krankheitsfall der eingesetzten Reinigungskraft/-kräfte ist ein Ersatz (eingear- beitet, Kenntnis des Objekts) noch am gleichen Tag einzusetzen.

2.4 Qualitätsmanagement und Qualitätskontrolle

Die Arbeitsausführung ist kontinuierlich mit dem einzusetzenden Qualitätsmanagementsystem durch den Auftragnehmer zu überwachen, die Ergebnisse sind aufzuzeichnen, auszuwerten und die Aus- wertung dem Fraunhofer-Institut IWM in Freiburg zur Verfügung zu stellen.

Der Auftraggeber behält sich vor, durch eine neutrale Institution die Qualität der Reinigung überwa- chen zu lassen. Die Kosten hierfür trägt der Auftraggeber.

Zum Quartalsende hat der Auftragnehmer eine Qualitätssicherungsdokumentation gemäß DIN EN 13549 o.ä. zu erstellen, durch welches der Auftraggeber die ordnungsgemäße Ausführung der Arbei- ten gemäß den vertraglichen Regelungen auf Grundlage der Vorgaben der Vergabeunterlagen bestätigt.

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3. Bestimmungen für Leistungen im Rahmen dieser Ausschreibung

Die zu erbringenden Leistungen ergeben sich aus den nachfolgenden Vorgaben und Erläuterungen, insbesondere der Anlagen:

 Anlage C_01_Vertragsvorlage

 Anlagen B_01_Kalkulationsmappe

Das Reinigungspersonal hat auf den laufenden Dienstbetrieb Rücksicht zu nehmen und die Reinigung entsprechend dem Reinigungsplan (Anlage A_09_Arbeitspläne-Muster) in den vorgegebenen Zeitfenstern durchzuführen. Die betrieblichen Abläufe dürfen durch die Reinigungsarbeiten nicht gestört werden. Der Auftraggeber ist zur Änderung der vorgegebenen Zeitfenster während der Vertragslaufzeit berechtigt.

Die Reinigung erfolgt an Werktagen zwischen 06.00 Uhr und 12.00 Uhr.

Während der Anwesenheit im Reinigungsobjekt müssen die Reinigungskräfte sichtbar die Firmenaus- weise tragen. Sollten Sub-Unternehmer eingesetzt werden sind diese im Angebot zu benennen.

3.1 Allgemeine Definitionen und Vorgaben

Müllentsorgung

In den Büros wird voraussichtlich 1 Mülleimer für Papier ohne Beutel stehen. In den Fluren, Laboren und Werkstätten sind teilweise Abfallsammler mit 3-fach-Trennung vorhanden. Es kann jedoch Ab- weichungen dazu geben.

Verpackung, Restmüll werden voraussichtlich in zentralen Behältern der Teeküchen gesammelt

Wichtig ist natürlich, dass die Mülltrennung auch beibehalten wird und die Abfälle dann auch am zent- ralen Müllentsorgungspunkt in den entsprechenden Abfallbehältern entsorgt werden.

Abfallbehälter leeren und Inhalt entsorgen: Papierkörbe, Abfall- und Wertstoffbehälter entleeren, getrennt sammeln und gesammelten Inhalt in die Behältnisse an den entsprechenden Sammelstellen unter Beachtung dieser Leistungsbeschreibung entsorgen. Anschließend Behälter innen und außen feucht reinigen und nachtrocknen. Abfall- und Wertstoffbehälter sind wieder mit Beuteln bestücken. Reine Papierkörbe sollen keinen zusätzlichen Beutel enthalten.

Der Auftragnehmer stellt sicher, dass er bei der Entsorgung von Abfällen die Abfallbestimmungen, unter Berücksichtigung der jeweils gültigen Abfallsatzung der Stadt Freiburg einhält, insbesondere hinsichtlich der Trennung der Abfälle in die Fraktionen Restmüll, Gelber Sack (DSD) und Papiermüll. Abfall und Wertstoffe müssen in allen Gebäuden nach näherer Maßgabe der raumspezifischen Vor- gaben in Anlage LV (Leistungsverzeichnis) gesammelt und zu den Entsorgungsstellen verbracht wer- den. Der Auftragnehmer ist verpflichtet ggfs. die Abfallsammelwagen so herzurichten, dass alle ge- trennt zu entsorgenden Fraktionen separat leicht erfasst werden können.

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Die Entsorgungsstellen im Außenbereich sind sauber und ordentlich zu halten. Änderungen bezüglich der zu trennenden Abfallfraktionen während der Vertragslaufzeit bleiben dem Auftraggeber vorbehal- ten.

Pflegeanleitungen Übergibt der Auftraggeber dem Auftragnehmer Pflegeanleitungen (Anlage A_08_Reinigungs- und Pflegeanleitung NeubauPF) von Ausstattungs- und Einrichtungsgegenständen, so müssen die Inhalte dieser Anleitungen zwingend beachtet werden. Liegen keine Pflegeanleitungen vor, sind die Werkstoffoberflächen so zu reinigen und zu pflegen, dass keine Schäden an diesen durch die Reinigungsarbeiten entstehen; Grundlage bildet dabei der jeweils neueste Stand der Technik.

3.2 Leistungsumfang der Gebäudereinigung

Die Leistungen der Gebäudereinigung umfassen die Gebäudeunterhaltsreinigung einschließlich der Abfallentsorgung, der Tagesreinigungskräfte sowie auf Abruf die Grundreinigung und die Sonderreini- gung.

Die zu erbringenden Leistungen ergeben sich aus den nachfolgenden Vorgaben und Erläuterungen sowie nach Maßgabe der sonstigen Vergabeunterlagen:

• Anlage C_01_Vertragsvorlage
• Anlage B_01_Kalkulationsmappe
• Anlage B_02_Reinigungsgruppen
• Anlage A_07_Anforderungen an Reinigungsprozesse
• Anlage A_06_Qualitätsanforderungen an Reinigungs- und Pflegemittel

Soweit nachfolgend nicht anders erläutert, konkretisieren die Angaben in den vorstehend benannten Anlagen den geschuldeten Leistungsumfang.

3.3 Spezielle Vorgaben für Unterhaltsreinigung

Leistungsumfang, Reinigungsturnusse:

Leistungen der Unterhaltsreinigung beinhalten die staubfreie, schlierenfreie, wasserfleckenfreie Gebäudeinnenreinigung und Beseitigung von Flecken, soweit dies nach dem Stand der Technik durchführbar ist, sowie das Pflegen, Behandeln und Schützen der Flächen. Das nähere bestimmt die Anlage B_01_Kalkulationsmappe.

Die zu reinigende Räume ergeben sich aus dem jedem Reinigungsobjekt jeweils zugeordneten Raumbuch in Anlage B_01_Kalkulationsmappe (gekennzeichnet mit Tabellenblattreitern).

Die je Raum durchzuführenden Leistungen ergeben sich anhand des in o.g. Raumbuchs in Ta- bellenspalte "F" (Reinigungsgruppe) jedem Raum jeweils zugeordneten Reinigungsgruppe nach Maß- gabe der Vorgabe zur jeweiligen Reinigungsgruppe in Anlage B_02_Reinigungsgruppen.

Die 2x Woche zu reinigende Räume, sind bevorzugt Dienstag und Donnerstag zu reinigen.

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Der vorgegebene Reinigungsturnus ergibt sich auch aus den durchzuführenden Leistungen je Reini- gungsobjekt und Raum aus der jeweils in dem Raumbuch in Anlage B_01_Kalkulationsmappe zugeordneten Reinigungsgruppen nach Maßgabe der Vorgaben zur jeweiligen Reinigungsgruppe in Anlage B_02_Reinigungsgruppen.

Sofern die Beschreibung der Reinigungsgruppen (vgl. Anlage B_02) die Ausführung einer bestimmten Leistung nicht fünfmal wöchentlich vorsieht, darf der Auftragnehmer in Abstimmung mit dem Auftraggeber vor Beginn der Leistungsdurchführung den Wochentag (Montag bis Freitag) festlegen. Zweimal wöchentlich zu erbringende Leistungen dürfen dabei nicht an zwei aufeinanderfolgenden Werktagen ausgeführt werden. Der Auftragnehmer muss die wöchentlich zu erbringenden Leistungen während der gesamten Vertragslaufzeit in einem Objekt stets am gleichen Wochentag erbringen. Eine Änderung des Wochentags während der Vertragslaufzeit bedarf der ausdrücklichen schriftlichen Zustimmung des Auftraggebers.

Sofern die für einen bestimmten Wochentag vorgesehene Reinigungsleistung auf einen Feiertag oder auf einen beweglichen Feiertag fällt, hat der Auftragnehmer sicherzustellen, dass Reinigungsleistun- gen, welche ein- oder zweimal wöchentlich zu erbringen sind, an dem Feiertag vorausgehenden oder nachfolgenden Werktag erbracht werden. Es gibt spezielle Bereiche/Räume, bei denen unbedingt eine vorherige Absprache zu „Zugang am Tag Vorher / Nachher“ stattfinden muss.

Die in der Kalkulationsmappe B_01in Spalte A (Register Preisblatt) als maschinell ausgewiesen ma- schinell zu reinigende Räume sind zwingend in Registerblatt 2a (MaschinenStundensatz) zu kalku- lieren, da diese Räume des Register „Preisblatt“ kalkulatorisch verbunden sind mit Zelle D8 in Regis- terblatt 2 „MaschinenStundensatz“. Wenn in Register 2a keine Maschinenkosten kalkuliert werden, kann dies zum Ausschluss aus dem Vergabeverfahren führen (fakultative Ausschlussgründe „Wettbe- werbsverzerrung“ gemäß §124 GWB).

Personalqualifizierung

Das externe Personal, welches am Fraunhofer-IWM zum Einsatz kommt, muss die deutsche Sprache in Wort und Schrift gut beherrschen (Sprachniveau B1; besser B2). Dieser Punkt ist sicherheitsrelevant, da Hinweisschilder zu möglichen kurzfristigen, z. B. Zutrittsverboten für einzelne Räume bzw. Labor- /Messbereiche gelesen und verstanden werden müssen.

Zeitkorridor für Leistungserbringung:

Die vorgegebnen Zeitkorridore sind zwingend einzuhalten. Das Reinigungspersonal hat auf den laufenden Dienstbetrieb Rücksicht zu nehmen und die Reinigung entsprechend dem Reinigungsplan in den angegebenen Zeitkorridoren durchzuführen. Die betrieblichen Abläufe dürfen durch die Reinigungsarbeiten nicht gestört werden. Der Auftraggeber ist zur Änderung der vorgegebenen Zeitkorridore während der Vertragslaufzeit berechtigt.

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Wegezeiten

Die Wegezeiten (Zeiten, um von einem Reinigungsobjekt zum Nächsten zu gelangen) werden nicht vergütet; Dies ist in der Angebotskalkulation zu berücksichtigen.

Objektbezogener Revierplan:

Der Auftragnehmer hat dem Auftraggeber vor Beginn der Vertragsdurchführung auf Grundlage des Räumbuchs in Anlage B_01 einen objektbezogenen Revierreinigungsplan vorzulegen, welcher die eingesetzten Reinigungskräfte aufführt. Die vorgelegten Reinigungspläne müssen inhaltlich dem Muster-Revierplan (Anlage A_09 der Vergabeunterlagen) entsprechen. Der Auftragnehmer hat dem Auftraggeber darüber hinaus mit Beginn der Vertragsdurchführung sowie bei jeder personellen Änderung eine namentliche Auflistung der beim Auftraggeber eingesetzten Reinigungskräfte zu übermitteln.

Die Leistung hat als konsequente „Revierreinigung“ zu erfolgen. Das heißt, dass eine Reinigungsper- son für die ihr zugeteilten Flächen (Reinigungsbereich) im objektbezogenen Reinigungsplan voll ver- antwortlich ist und sich auch mit ihm identifiziert. Änderungen im Zuschnitt der Reinigungsbereiche und bei der personellen Zuständigkeit für einzelne Bereiche sind zu vermeiden.

Vorgaben zu produktiven Reinigungsstunden und Leistungskennzahl:

Die in dem Raumbuch der Anlage B_01 (Kalkulationsmappe.xlsx) ausgewiesenen Stunden pro Raum (Ausgewiesener Wert in Spalte "M", "Jahresstunden" des jeweiligen Raumbuchs) sind vom Auftraggeber als Mindeststunden vorgegeben. Sie sind vollständig und ausschließlich als produktive Reinigungsstunden zu verstehen. Sie dürfen damit weder für Logistik beim Verbrauchsmaterial noch für Schulungszwecke, Einarbeitung, Kontrollen und Objektleitungsaufgaben eingesetzt werden.

Eine Unterschreitung der sich aus diesen Vorgaben ergebenden monatlichen Mindestreinigungszeit wird nur dann sanktioniert, wenn die vertraglich vereinbarte Reinigungsqualität, siehe Anlage A_05 (Anforderung an Reinigungsqualität), nach 2maliger Prüfung (intern/extern) nicht erbracht wird.

Mehrfarbensystem:

Bei der Ausführung der Reinigungsarbeiten müssen hygienische Gesichtspunkte berücksichtigt wer- den. Dazu gehört, dass die Oberflächenreinigung unter Einsatz eines Mehrfarbensystems mit farb- lich getrennten Reinigungsutensilien (Eimer, kratzfreie Schwämme, Reinigungstextilien etc.) ausge- führt wird.

Dabei sind folgende Farben zu verwenden:

 rot: Toiletten, Urinale  gelb: übrige sanitäre Einrichtung und Ausstattung  blau: Einrichtung und Ausstattung bei Nutzflächen  grün: Küchenbereiche

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Objektbetreuung/Objektleitung

Um eine ordnungsgemäße und einwandfreie Reinigung sicherzustellen, hat der Auftragnehmer für das zu reinigende Gebäude vor Beginn der Leistungsdurchführung eine verantwortliche und qualifi- zierte Objektleitung sowie dessen Vertretung zu benennen, welche mit dem Auftraggeber oder des- sen Beauftragten eng zusammenarbeitet. Die Objektleitung hat den Anweisungen und Wünschen des Auftraggebers oder dessen Beauftragten, die sich auf die vertragsgemäße Reinigung beziehen, un- verzüglich Folge zu leisten. Das Anforderungsprofil, auch Qualifizierung, der Objekteleitung wird in Anlage A_10 dargestellt und ist mit den Angebotsunterlagen einzureichen.

Die Objektleitung muss die Objektbetreuungsleistungen im betreffenden Gebäude an Tagen erbrin- gen, an welchen im jeweiligen Gebäude Reinigungsleistungen erbracht werden. Die Präsenzdoku- mentation wird in Anlage A_10 beschrieben und ist bis zum 10. des Folgemonats bei dem Fraunhofer-Institut IWM einzureichen. Die Objektleitung muss binnen 1 Stunden am Objekt sein (Objekt-Reaktionszeit) können.

Die Objektleitung darf nicht für die Durchführung von Reinigungsleistungen eingesetzt werden.

Die in den Kalkulationsmappen (Anlage B_01 Kalkulationsmappe.xlsx) im Tabellenblatt "Objektbe- treuung" vorgegebenen Stunden sind in voller Höhe als Mindeststunden vorgegeben. Sie bezeichnen die Mindestanwesenheitszeiten der vorgesehenen Objektbetreuung/Objektleitung im jeweiligen Objekt innerhalb des vorgegebenen Zeitkorridors für die Leistungserbringung, die nicht unterschritten werden dürfen.

Sanitär-Verbrauchsartikel

Der Auftraggeber stellt folgende Sanitärartikel:

Spülmittel Papierhandtücher Spülbürsten und Lappen Toilettenbürsten Damenhygienebeutel Seifencreme für Seifenspender

Der Auftragnehmer liefert und kalkuliert die Beschaffung von 3-lagigem Toilettenpapier (Clean & Cle- ver, 8 Rollen 250 Blatt und 64 Rollen je Verpackungseinheit. Die Nachbestellung des Toilettenpapiers erfolgt durch den Auftragnehmer.

Der Nachschub und die objektbezogene Verteilung der Sanitär-Verbrauchsartikel wie Papierhandtü- cher, Seife, Hygienebeutel und 3-lagiges Toilettenpapier werden vom Auftragnehmer ausgeführt. Der Auftragnehmer hat sicherzustellen, dass die Verbrauchsartikel im Gebäude in ausreichendem Umfang zur Verfügung stehen. Der Auftragnehmer führt die Bestellung von 3-lagigem Toilettenpa- pier aus und nimmt die Lieferung hinter der ersten verschließbaren Tür des jeweiligen Anlieferortes entgegen. Der Auftragnehmer hat die Einlagerung der von einem Dritten gelieferten Verbrauchsmate- rialien in den dafür vorgesehenen Räumen am Tag der Anlieferung sicherzustellen. Der Auftragneh- mer hat hier nicht die Platzmöglichkeiten, um zusätzlich noch eine eigene Lagerhaltung für diese Arti- kel vorzuhalten.

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Dem Auftragnehmer obliegt die Einlagerung der Verbrauchsmaterialien in den dafür vorgesehenen Räumen des Auftraggebers, die objektbezogene Verteilung und Auffüllung sowie die Entsorgung der Verbrauchsmaterialien und Verpackungen.

Hierbei ist zu beachten, dass in den einzelnen Gebäuden nur begrenzte Lagermöglichkeiten für die Bevorratung von Verbrauchsartikel zur Verfügung stehen. Ziel ist eine einheitliche Ausstattung aller Objekte mit standardisierten Verbrauchsmaterialien inklusive der dazu gehörenden Spendersysteme.

3.4 Spezielle Vorgaben für die Grundreinigung

Grundreinigungen werden auf separaten Abruf des Auftraggebers gemäß Registerblatt 4 „Preise Ab- rufleistungen“ durchgeführt.

Es ist unter "Grundreinigung" Folgendes zu verstehen: Es werden haftende Verschmutzungen und/oder abgenutzte Pflegefilme oder andere Rückstände, die das Aussehen der Oberfläche be- einträchtigen, entfernt. Oberflächen müssen frei von haftenden Verschmutzungen bzw. abgenutzten Pflegefilmen oder anderen Rückständen sein. Oberflächen müssen schlieren- und fleckenfrei sein, soweit dies nach dem Stand der Technik möglich ist.

Es ist unter "Einpflege"/"Einpflegen" Folgendes zu verstehen: Bei der Ein- oder Grundpflege werden 3 Schichten Pflegemittel auf Oberflächen aufgebracht und zwischen jedem Auftrag highspeedpoliert. Dies schütz vor mechanischer Beanspruchung (Werterhaltung) und erleichtert die nachfolgende Unterhaltsreinigung.

3.5 Spezielle Vorgaben für die Sonderreinigung

Sonderreinigungsleistungen sind auf Abruf des Auftraggebers zu erbringen. Die zu erbringenden Rei- nigungsleistungen werden durch den Auftraggeber bei Abruf näher spezifiziert. In Betracht kommen insbesondere Kehren, Wischen, Saugen etc. von Räumlichkeiten nach Veranstaltungen (wie Empfängen, Seminarveranstaltungen usw.), Nasswischen nach Erbrechen oder Leistungen der Baureinigung nach Bau- oder Sanierungsarbeiten im Gebäude. Gerne auch vereinzelt – VOR + nach – Veranstaltungen, je nach Priorität des Besuches

Die Leistungserbringung in einem Objekt ist unter Aufführung der Leistung und des zeitlichen Um- fangs zu dokumentieren und vom jeweiligen Zuständigen des Objekts nach Durchführung der Leis- tungen gegenzeichnen zu lassen. Vergütet wird der tatsächliche Zeitaufwand.

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3.6 Umkleide und Abstellräume

Am Standort gibt es derzeit folgende Putzmittelräume/Flächen (siehe Anlage B_01) , die vom AN nach Abstimmung mit dem AG genutzt werden können. Die geforderten Scheuersaugmaschinen kön- nen im Gebäude A/B und C/D jeweils im Untergeschoss abgestellt und aufgeladen werden.

Weitere benötigte Stellflächen/Möglichkeiten müssen mit dem AG abgestimmt werden.

Umkleideräume für die Reinigungskräfte und Abstellräume für Maschinen, Geräte, Reinigungs- und Verbrauchsmaterialien werden vom Auftraggeber unentgeltlich zur Verfügung gestellt.

Hinweis: Es steht eine begrenzte Fläche an Stellmöglichkeiten zur Verfügung, welche der Auftragnehmer unentgeltlich nutzen kann. Der Auftraggeber übernimmt dabei keine Haftung für Schäden und Verluste an vom Auftragnehmer oder seinen Arbeitskräften eingebrachten Gegenständen. Der Haftungsausschluss gilt nicht für den Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit des Auftraggebers oder dessen Erfüllungsgehilfen.

3.7 Schlüsselmanagement

Vor Aufnahme der Tätigkeit erfolgt durch den Auftraggeber eine Erstunterweisung. Hierbei erhalten die Mitarbeiter die Schlüssel und Zugangskarten. Die Schlüssel und Zugangskarten bleiben im Ge- bäude und werden täglich durch den Empfangsdienst ausgegeben.

Die Verwaltung von Transpondern / Schlüsseln obliegt der zentralen Verwaltung. Mit dieser sind im Auftragsfall durch den Objektleiter entsprechende Regelungen zu vereinbaren. Die Verwendung und/oder die Beschaffung von Nachschlüsseln sind verboten. Der Zugang erfolgt mit Transpondern. Ausgehändigte Schlüssel oder Stechkarten/Chip dürfen nicht ohne Rück-/Absprache mit dem Auftrag- geber an Urlaubs-/Krankheitsvertretungen weitergegeben werden.

Bei Verlust von Schlüsseln oder Schlüsselkarten / Transpondern ist die zentrale Verwaltung unver- züglich zu benachrichtigen. Die Kosten für die Ersatzbeschaffung einschließlich der anfallenden Ne- benkosten, z.B. für das Auswechseln von Schließanlagen, trägt der Auftragnehmer. Ausgehändigte Schlüssel / Schlüsselkarten sind nach Vertragsbeendigung dem Auftraggeber umgehend zurückzuge- ben. Hierfür wird ein Schlüsselprotokoll angefertigt, das von beiden Parteien, auch im Vertretungs- fall zu unterzeichnen ist.

In unregelmäßigen Abständen werden die ausgegebenen Schlüssel / Schlüsselkarten durch den Auf- traggeber kontrolliert. Der Auftragnehmer muss hierzu in der Lage sein, sämtlicher ihm überlassen Schlüssel / Schlüsselkarten / Transponder auf Verlangen des Auftraggebers unverzüglich vorzulegen.

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3.8 Zeiterfassung in der Unterhaltsreinigung

Der Auftragnehmer hat die geleisteten produktiven Reinigungsstunden der eingesetzten Reinigungs- kräfte durch Zeiterfassungsgeräte (Handy / Smartphone) unter Beachtung der DSGVO zu erfassen. In jedem Gebäude sind bei Leistungsbeginn Zeiterfassungsgeräte durch den Auftragnehmer bereitzu- stellen. Die eingesetzten Reinigungskräfte des Auftraggebers müssen ihre Anwesenheit mittels dieser Zeiterfassungsgeräte und zusätzlich, an den im Bestand befindlichen Zeiterfassungsterminals des Auftraggebers dokumentieren. Die Zeiterfassung erfolgt in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Bestimmungen und Regelungen.

Das in den Konzepten (Nachbetreuungsphase) darzustellende elektronische Zeiterfassungs- system hat folgende Anforderungen zu erfüllen und der DSGVO entsprechen:

1. Automatisierte Meldung an Objektleitung bei unplanmäßiger Abwesenheit des vorgesehenen Per- sonals durch SMS und E-Mail,
2. Soll-/Ist-Vergleich der Arbeitsstunden,
3. Dienstplan zur Vorgabe von Arbeitszeiten und Verteilung der Mitarbeiter auf die Einsatzorte /Re- vierbereiche,
4. Krankheits- und Abwesenheitsverwaltung,
5. Dokumentation der Objektleitungspräsenz.

Im Hinblick auf die vereinbarten Pauschalvergütungen stellen die erfassten Zeiten keine Abrech- nungsgrundlage dar. Sie sind jedoch ein Element der Leistungskontrolle. Unterschreiten die pro Mo- nat erfassten Zeiten die sich aus den Vorgaben der Raumbücher (Anlage B_01 Kalkulationsmap- pen.xlsx) sowie den Reinigungstagen des betreffenden Monats ergebenden Zeiten, berechtigt dies den Auftraggeber zur Kürzung der Vergütung, wenn die vereinbarte Qualität wiederholt nicht einge- halten wurde.

Die Auswertung der Zeiterfassung wird durch den Auftragnehmer vorgenommen. Er ist verpflichtet, die Ergebnisse der Zeiterfassung dem Auftraggeber monatlich zur Verfügung stellen.

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