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Amt Pinnau
Ausschreibung vom 02.10.2026 (Offenes Verfahren gemäß § 15 VgV)
Unterhalts- und Glasreinigung Amt Pinnau
Teil A
Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes (Rücksendung nicht erforderlich)
Sehr geehrte Damen und Herren,
es ist beabsichtigt, im Namen und für Rechnung des Amtes Pinnau die vorgenannten Leistungen in einem offenen Verfahren gemäß § 15 VgV zu vergeben. Nähere Einzelheiten ergeben sich aus dem beigefügten Reinigungsvertrag mit Leistungsbeschreibung, dem Leistungsverzeichnis, den Kalkulationsdateien und aus den Angaben im Angebotstext.
Nebenangebote und Änderungsvorschläge sind ausgeschlossen.
Die Vergabe erfolgt nach Auftragslosen wie nachfolgend beschrieben. Es können Angebote für ein oder beide Lose eingereicht werden.
▪ Los 1: Unterhalts- und Grundreinigung ▪ Los 2: Glasreinigung
| Auftraggeber: | Los 1 und 2: Gemeinde Kummerfeld, Gemeinde Borstel-Hohenraden, Schulverband Bilsbek, Gemeinde Prisdorf und Gemeinde Ellerbek Los 2 (zusätzlich): Gemeinde Tangstedt Schulverband Rugenbergen vertreten durch Amt Pinnau Der Amtsvorsteher Hauptstraße 60 25462 Rellingen |
|---|---|
| Angebotsabgabe: | Bis spätestens 02.11.2026 / 10:00 Uhr, ausschließ- lich elektronisch über die eVergabe-Plattform |
| Zuschlags- und Bindefrist | bis 31.01.2027 |
| Vertragsbeginn: | 01.02.2027 (siehe Reinigungsvertrag) |
| Bieterfragen: | Bitte reichen Sie Fragen zum Vergabeverfahren bis spätestens 26.10.2026 und nur über die Nachrich- tenfunktion der eVergabe-Plattform ein. |
| Anlagen: | Die Anlagen gem. Inhaltsverzeichnis |
Die Angebotsfrist ist eine Ausschlussfrist und endet mit dem als Einreichungstermin festgesetz- ten Zeitpunkt. Bis zum Ablauf dieser Frist können Angebote in Textform zurückgezogen werden.
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Amt Pinnau
Verspätet eingegangene Angebote sind gemäß § 57 Abs. 1 Nummer 1 VgV von der Wertung ausgeschlossen. Das Risiko der fristgerechten Zustellung liegt beim Bieter.
Die Bindefrist beginnt mit dem Einreichungs-/Eröffnungstermin; bis zu ihrem Ablauf ist die Bieterin bzw. der Bieter an ihr bzw. sein Angebot gebunden.
Dieses Aufforderungsschreiben, die Ausschreibungsunterlagen sowie die Allgemeinen Vertrags- bedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B) werden bei der Auftragserteilung Be- standteil des Vertrages.
Sofern Sie bereit sind, die Leistungen zu übernehmen, werden Sie gebeten, den beiliegenden Angebotsvordruck mit den Anlagen, wie im Angebotsschreiben aufgeführt, ausgefüllt bis zum Einreichungstermin auf der eVergabe-Plattform einzureichen.
Amt Pinnau -Der Amtsvorsteher-
im Auftrag (Geschäftsstelle)
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Teilnahmebedingungen
Tarifgrundlage und Preisgültigkeit Das Angebot ist auf der Grundlage der geltenden Tarifvereinbarung des Gebäudereinigerhand- werks zu kalkulieren. Zurzeit ergibt sich das Mindestentgelt für die im Rahmen dieses Auftrags zu erbringende Dienstleistung aus der
Zehnten Verordnung über zwingende Arbeitsbedingungen in der Gebäudereinigung (Zehnte Gebäudereinigungsarbeitsbedingungenverordnung – 10. GebäudeArbbV) vom 23. Januar 2025 (BGBl. 2025 I Nr. 22 vom 28.01.2025).
Bei der Kalkulation der Stundenverrechnungssätze sind die tariflichen Löhne und Zuschläge, die Arbeitgeber-Sozialversicherungsanteile, sämtliche Lohnfolgekosten sowie alle auftragsbezoge- nen und unternehmensbezogenen Kosten des Bieters zu berücksichtigen.
Die angebotenen Preise sind als Festpreise bis zum 31.12.2026 zuzüglich der gesetzlichen Mehrwertsteuer zu kalkulieren. Vor Ablauf dieser Frist ist eine Änderung der Preise bzw. der Stundenverrechnungssätze nicht möglich. Im Angebot sind keine Preisaufschläge für das Vertragsjahr 2027 einzukalkulieren.
Sollten danach Tarifänderungen oder Änderungen in den Beitragssätzen der Sozialversiche- rungsanteile des Arbeitgebers beschlossen werden und in Kraft treten, so erfolgt eine Anpassung der Preise bzw. der Stundenverrechnungssätze auf der Grundlage des beigefügten Reinigungs- vertrages (§ 6 Preisanpassungen).
Besichtigungen Vor Abgabe eines Angebotes wird die Besichtigung der Gebäude empfohlen, um sich von dem Umfang und der Art der Ausführung, von der Beschaffenheit, den örtlichen Gegebenheiten und Verhältnissen in den Gebäuden einen Eindruck zu verschaffen und dies bei der Kalkulation des Angebotes zu berücksichtigen.
Ansprüche, die sich aus Unkenntnis der Gebäude ergeben, weil der Bieter/AN bewusst auf die Möglichkeit der Besichtigung verzichtet hat, können nicht geltend gemacht werden.
Besichtigungen sind nach Terminvereinbarung montags bis freitags möglich, letztmalig am 22.10.2026.
Bitte nehmen Sie zur Anmeldung eines Besichtigungstermins Kontakt mit der Verwaltung auf. Die Anmeldung sollte spätestens 48 Stunden vor Ihrer Teilnahme erfolgen, damit die Besichtigungs- termine koordiniert werden können.
Amt Pinnau Hauptstraße 60 25462 Rellingen
Kontakt E-Mail: gebaeudemanagement@amt-pinnau.de Frau Sandra Kapllani: 04101-7972-262 / S.Kapllani@amt-pinnau.de Frau Cordula Schnitter: 04101-7972-246 / C.Schnitter@amt-pinnau.de
Bieterfragen Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bieters Unklarheiten, so hat er den Auf- traggeber vor Angebotsabgabe unverzüglich darauf hinzuweisen.
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Bitte reichen Sie Fragen zu den Reinigungsobjekten und zum Ausschreibungsverfahren bis spä- testens 26.10.2026 und nur über die Nachrichtenfunktion der eVergabe-Plattform ein.
Die Bieterfragen und Antworten sowie mögliche Änderungen der Vergabeunterlagen werden nur über die Nachrichtenfunktion der eVergabe-Plattform zum Download zur Verfügung gestellt.
Nicht registrierte Teilnehmer am Ausschreibungsverfahren erhalten keine automatische Mittei- lung über Bieterfragen, Antworten oder Änderungen der Vergabeunterlagen und sind für die Überprüfung selbst verantwortlich.
Änderungen am Ausschreibungstext Im Angebotswortlaut dürfen keine Streichungen, Ergänzungen oder Änderungen vorgenommen werden. Bemerkungen sind in einem besonderen Begleitschreiben anzugeben.
Sprache Alle schriftlichen Äußerungen der Auftragnehmerin oder des Auftragnehmers müssen in deut- scher Sprache abgefasst sein. Alternativ dürfen gleichwertige Nachweise / Bescheinigungen nach den Rechtsvorschriften des Staates, in dem das Unternehmen niedergelassen ist, einge- reicht werden. Fremdsprachliche schriftliche Äußerungen Dritter (z. B. Bescheinigungen, sonstige Unterlagen von Behörden und Privaten) sind mit beglaubigter deutscher Übersetzung einzu- reichen.
Nachunternehmer, Bietergemeinschaften Sofern sich der Bieter bei der Angebotsabgabe zum Nachweis der Eignung auf den Einsatz von Nachunternehmern beruft, sind sämtliche vom Bieter zur Angebotsabgabe geforderten Erklärun- gen und Nachweise auch vom Nachunternehmer bereits mit dem Angebot einzureichen. Vor der Zuschlagserteilung wird der Auftraggeber eine entsprechende Verpflichtungserklärung des Nach- unternehmers anfordern, aus der hervorgeht, dass dessen Leistung tatsächlich zur Verfügung steht.
Dies gilt auch für den Fall, dass der Bieter nach Auftragserteilung die Leistungen ganz oder teil- weise auf Nachunternehmen übertragen will. Auf die einschlägigen Bestimmungen des VGSH sowie auf die Anforderungen im Reinigungsvertrag wird hingewiesen.
Bietergemeinschaften müssen mit ihrem Angebot eine Erklärung aller Mitglieder in Textform ab- geben,
▪ in der die Bildung einer Arbeitsgemeinschaft im Auftragsfall erklärt ist, ▪ in der alle Mitglieder aufgeführt sind und der für die Durchführung des Vertrags bevoll- mächtigte Vertreter bezeichnet ist, ▪ dass der bevollmächtigte Vertreter die Mitglieder gegenüber dem Auftraggeber rechtsver- bindlich vertritt, ▪ dass alle Mitglieder als Gesamtschuldner haften.
Auf Verlangen der Vergabestelle ist eine von allen Mitgliedern unterzeichnete Erklärung abzuge- ben.
Nachforderung von Eignungsnachweisen vor der Zuschlagserteilung Zum Nachweis der Eignung behält sich der Auftraggeber vor, vor der Zuschlagserteilung folgende Nachweise zu verlangen (nicht bereits bei Angebotsabgabe erforderlich):
- Eintragung in der Handwerksrolle (oder einer vergleichbaren Institution)
- Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes bzw. Bescheinigung in Steuersachen (so- weit das Finanzamt derartige Bescheinigungen ausstellt), nicht älter als ein Jahr.
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Die Nachweise können auch durch vom Auftraggeber direkt abrufbare Eintragungen im Amtlichen Verzeichnis präqualifizierter Unternehmen für den Liefer- und Dienstleistungsbereich (AVPQ) er- bracht werden. Bitte geben Sie dazu die Zertifikatsnummer in der Selbstauskunft (Seite 13) an.
Nach Feststellung des für den Zuschlag vorgesehenen Bieters wird der AG eigenständig einen Wettbewerbsregisterauszug über diesen Bieter anfordern. Preisabsprachen Sie bestätigen mit Ihrer Angebotsabgabe, dass Sie keine Kartellabreden, Preis- bzw. sonstige Absprachen oder vorbereitende Handlungen in diese Richtung mit Mitbewerbern getroffen haben. Für den Fall des Verstoßes behält sich der Auftraggeber Schadensersatzforderungen vor.
Unrichtige Erklärungen Der Auftraggeber behält sich vor, für den Fall der Abgabe unrichtiger Erklärungen des Bieters vom Vertrag zurückzutreten.
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Beschreibung und Gewichtung der Zuschlagskriterien
Los 1 (Unterhaltsreinigung)
Der Zuschlag erfolgt auf das wirtschaftlichste Angebot nach der „Erweiterten Richtwert- methode“ gemäß UfAB 2018. Zur Beschreibung der „Erweiterten Richtwertmethode“ ge- mäß UfAB 2018 wird auf die in den Anlagen beigefügte Dokumentation verwiesen.
Nach der Prüfung der Angebote gemäß § 56 VgV erfolgt die Bewertung der Wirtschaftlichkeit des Angebotes anhand des Verhältnisses aus der Leistungspunktzahl (L) und dem Angebotspreis (P) = Kennzahl (Z).
Der Angebotspreis (P) ergibt sich aus der Angebotssumme gemäß Angebotsübersicht aus der Kalkulation des Bieters. Die Leistungspunktzahl (L) ergibt sich aus der Summe der nachfolgend beschriebenen Kriterien:
| 1. Anzahl der Reinigungsstunden für die Unterhaltsreinigung Angebote mit einer kalkulierten jährlichen Anzahl der Reinigungsstunden, die mindestens den Durchschnitt der angebotenen Stunden aller Angebote erreichen, erhalten Angebote mit einer kalkulierten jährlichen Anzahl der Reinigungsstunden, die 70% des Durchschnitts der angebotenen Stunden aller Angebote oder weniger erreichen, erhalten Alle anderen Angebote erhalten zwischen 0 und 70 Punkten im Verhältnis der angebotenen Stunden zu diesen beiden Werten. | 70 Punkte 0 Punkte |
|---|---|
| 2. Beschreibung der „Objektorganisation“ und des „Qualitätsmanage- ments“ Angebote mit einer ausführlichen Beschreibung der Objektorganisation und des Qualitätsmanagements, die die beigefügten Erläuterungen erfüllen (Seite 9-10), erhalten Alle anderen Angebote erhalten je nach Bewertung der Beschreibung ent- sprechend weniger Punkte. (Hinweis: Die abgegebene Beschreibung wird zum Vertragsbestandteil) | 30 Punkte |
Die Anzahl der Reinigungsstunden ergibt sich aus der Angebotsübersicht der Kalkulation des Bieters.
Berechnungsbeispiel zur Bewertung der Reinigungsstunden:
- Durchschnitt der angebotenen Stunden aller Angebote: 10.000 Stunden pro Jahr (70 Punkte)
- 70% des Durchschnitts der Stunden aller Angebote: 7.000 Stunden pro Jahr (0 Punkte)
- Zu bewertendes Angebot: 8.500 Stunden pro Jahr = (8.500 – 7.000) / (10.000 – 7.000) x 70 Punkte = 35,00 Punkte
Die Bewertung der „Objektorganisation“ und des „Qualitätsmanagements“ erfolgt anhand der bei- gefügten Erläuterungen auf den Folgeseiten.
Es wird ein Schwankungsbereich (SB) in Höhe von 6%, ausgehend von der Kennzahl (Z) des führenden Angebotes, festgelegt. Das Entscheidungskriterium (EK) innerhalb des Schwankungs- bereiches ist der niedrigste Angebotspreis. Für den Fall, dass die innerhalb des Schwankungs- bereichs führenden Angebote im Preis identisch sind, wird als zweites Entscheidungskriterium (EK) die Leistungspunktzahl festgelegt.
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Erläuterungen zum Zuschlagskriterium "Ausführliche Beschreibung der Objektorganisation und des Qualitätsmanagements"
Zu diesem Kriterium erwartet der Auftraggeber eine ausführliche Beschreibung Ihrer im Auftrags- fall vorgesehenen Objektorganisation und des Qualitätsmanagements mit Angaben zu folgenden Einzelheiten:
| Thema | max. Bewertung | Gewichtung Faktor | Gesamt- punkte | |
|---|---|---|---|---|
| A) | Organisation und Personaleinsatz im Objekt: | |||
| 1 | Beschreiben Sie Ihre im Auftragsfall vorge- sehene Organisationsstruktur (zuständige Niederlassung, Aufgabenbereiche und Qualifikationen in den verantwortlichen Funktionen wie z.B. Auftragsvorbereitung, Kundenbetreuung, Reinigungstechnik, Objektleitung und Qualitätsmanagement). Beschreiben Sie hierbei insbesondere Qualifikation, Aufgaben, den Verantwor- tungsbereich und die Befugnisse der Ob- jektleitung zur Organisation der Reini- gungsleistung. | 5 Punkte | 0,20 | 1,00 Punkte |
| 2 | Beschreiben Sie die vorgesehenen Maß- nahmen zur Vorbereitung vor Beginn des Auftrages und gehen Sie dabei auf fol- gende Punkte ein: • Dauer / Zeitraum der Vorbereitung (Ter- minplanung) • Zur Vorbereitung eingesetztes Personal (Qualifikation, Berufserfahrung, Anzahl Personen, ca. Anzahl der Stunden) • Themen und Aufgaben der Vorberei- tung • Vorgesehene Maßnahmen zur Einwei- sung und Schulung des Reinigungsper- sonals vor Auftragsbeginn und während der Vertragslaufzeit. | 5 Punkte | 0,40 | 2,00 Punkte |
| 3 | Fügen Sie ein Muster Ihres Arbeits- und Revierplanes bei, aus dem hervorgeht, wer wann welche Tätigkeit des Leistungsver- zeichnisses ausführt. | 5 Punkte | 0,20 | 1,00 Punkte |
| 4 | Beschreiben Sie die vorgesehenen Maß- nahmen zur vollständigen Sicherstellung der Leistungserfüllung an allen Reini- gungstagen, einschließlich Grundreini- gung und der Vertretung bei Ausfall von Reinigungskräften. | 5 Punkte | 1,00 | 5,00 Punkte |
| 5 | Beschreiben Sie die vorgesehenen Regel- gespräche zwischen der Objektleitung und dem Auftraggeber (Häufigkeit, Teilnehmer, wesentliche Themen, Berichte). | 5 Punkte | 0,60 | 3,00 Punkte |
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| B) | Beschreibung der Reinigungsmetho- den und Arbeitsabläufe: | |||
|---|---|---|---|---|
| 1 | Beschreiben Sie die von Ihnen vorgesehe- nen Reinigungsmethoden und Arbeitsab- läufe für die Bodenreinigung und die Ober- flächenreinigung. | 5 Punkte | 0,60 | 3,00 Punkte |
| 2 | Fügen Sie eine Beschreibung der Reini- gungsmaschinen und -geräte und der vor- gesehenen Reinigungsmittel/Chemie je nach Anwendungsbereich bei. | 5 Punkte | 0,40 | 2,00 Punkte |
| 3 | Beschreiben Sie den Ablauf und den Um- fang der von Ihnen durchzuführenden Qualitätskontrollen. | 5 Punkte | 1,00 | 5,00 Punkte |
| 4 | Welche Maßnahmen werden zur Beseiti- gung von Mängeln und zur Vermeidung von Wiederholungen ergriffen? | 5 Punkte | 1,00 | 5,00 Punkte |
| C) | Maßnahmen zur Reduzierung der Um- weltbelastung: | |||
| 1 | Wie reduzieren Sie die Umweltbelastung, die durch den Einsatz von Reinigungsmit- teln entsteht? | 5 Punkte | 0,40 | 2,00 Punkte |
| 2 | Mit welchen Maßnahmen reduzieren oder vermeiden Sie die durch die Reinigungs- leistung entstehenden Abfallmengen (z.B. Verpackungsmaterial der Reinigungsmit- tel)? | 5 Punkte | 0,20 | 1,00 Punkte |
| Summe / max. erreichbare Punkte | 30,00 Punkte |
Beschreibung der Bewertung Bitte reichen Sie Ihre Beschreibung positionsweise in der vorgenannten Reihenfolge in einer zusammenhängenden PDF-Datei ein. Anlagen und Muster zur Erläuterung sollen in die Datei eingebunden werden. Der Bezug der Anlage zur Frage muss angegeben werden (Beispiel: „An- lage zu Frage B2“).
Aus der Beschreibung muss für den Auftraggeber zweifelsfrei, vollständig und inhaltlich schlüs- sig erkennbar sein, wie der Bieter die Anforderungen aus dem Reinigungsvertrag und dem Leis- tungsverzeichnis erfüllen will. Je nach Bewertung des Bieterkonzeptes zu den einzelnen The- men werden die folgenden Punkte vergeben: 5 Punkte: Die Beschreibung des Bieters ist vollständig, ausführlich und verbindlich. Die Anga- ben zum Konzept sind schlüssig und zur Erfüllung der Anforderungen in hervorragender Weise geeignet. 2-4 Punkte: Die Beschreibung des Bieters ist mit Einschränkungen vollständig, ausführlich und verbindlich. Die Angaben zum Konzept sind schlüssig und zur Erfüllung der Anforderungen im Vergleich mit geringen (4 Punkte), deutlichen (3 Punkte) bis erheblichen (2 Punkte) Einschrän- kungen geeignet. 1 Punkt: Die Beschreibung des Bieters ist vorhanden, aber lückenhaft oder unverbindlich oder nicht schlüssig zur Erfüllung der Anforderungen. 0 Punkte: Die Beschreibung des Bieters ist nicht vorhanden oder mangelhaft oder zur Erfüllung der Anforderungen nicht geeignet. Im Auftragsfall werden die Ausführungen des Bieters zum Vertragsbestandteil. Der Auftragge- ber ist berechtigt, die Zusagen aus dem Konzept des Bieters einzufordern.
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Los 2 (Glasreinigung)
Nach der Prüfung der Angebote gemäß § 56 VgV erfolgt der Zuschlag auf das Angebot mit dem niedrigsten Angebotspreis.
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