02 Bewerbungsbedingungen_Reinigung HO_Stand_10_2026.docx

Inhaltsverzeichnis

1. Allgemeines 3

1.1 Öffentlicher Auftraggeber, Vergabestelle und Ansprechpartner 4

1.2 Verfahrensart 4

1.3 Ablauf des Verfahrens und Fristen 5

1.4 Unterteilung in Lose 5

2. Kommunikation 5

2.1 Fragen / Unklarheiten 5

2.2 Unterrichtung der Bieter 6

3. Bietergemeinschaft / Eignungsleihe / Unterauftragnehmer 7

3.1 Bietergemeinschaft 7

3.2 Eignungsleihe – eignungsrelevante Unternehmen 7

3.3 Unterauftragnehmer 8

4. Form der Angebote und Einreichung der Angebote 8

5. Inhalt des Angebotes / Nebenangebote / Bearbeitungshinweise 9

5.1 Inhalt der Angebote 9

5.2 Haupt- und Nebenangebote 10

5.3 Bearbeitungshinweise 10

5.4 Änderung, Berichtigung und Rücknahme von Angeboten 11

5.5 Nachforderung von Unterlagen 11

6. Sprache 11

7. Objektbesichtigungen 11

8. Angebotsprüfung / Bewertung der Angebote 12

8.1 Wertungsstufe 1: Formale Angebotsprüfung 12

8.2 Wertungsstufe 2: Eignung 12

8.2.1 Ausschluss von Angeboten / Selbstreinigung 12

8.2.2 Präqualifikation 13

8.3 Wertungsstufe 3: Angemessenheit der Preise 13

8.4 Wertungsstufe 4: Wirtschaftlichkeit 13

9. Polizeiliche Zuverlässigkeitsüberprüfung 14

10. Sonstiges 14

10.1 Vermeidung von Korruption 14

10.2 Verschwiegenheit / Vertraulichkeit / Umgang mit Vergabeunterlagen 15

10.3 Datenschutz 15

10.4 Entschädigung für die Angebotserstellung 15

11. Rügeobliegenheit / Nachprüfungsantrag 15

11.1 Rügeobliegenheit 16

11.2 Nachprüfungsantrag 16

12. Abkürzungsverzeichnis 17

13. Übersicht über die zwingend einzureichenden Angebotsunterlagen (Checkliste) 18

Anmerkung:

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die zusätzliche Formulierung der weiblichen und diversen Form verzichtet. Es wird darauf hingewiesen, dass die ausschließliche Verwendung der männlichen Form explizit als geschlechtsunabhängig verstanden werden soll.

Allgemeines

Der Freistaat Bayern, vertreten durch das Bayerische Staatsministerium des Innern, für Sport und

Integration, dieses vertreten durch das Polizeipräsidium Oberfranken, beabsichtigt, mit dem vorliegenden Vergabeverfahren die Dienstleistungen „Unterhalts-, Grund- und Glasreinigung in den Dienstgebäuden Kulmbacher Straße 101, Köditzer Straße 10 und An der Hohensaas 2 in Hof“ zu vergeben.

Der Auftrag wird in 2 Losen (Los 1: Unterhalts- und Grundreinigung; Los 2: Glasreinigung) vergeben.

Die Vergabestelle des Auftraggebers verfährt nach dem Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) – 4. Teil und der Vergabeverordnung (VgV), jeweils in der aktuell gültigen Fassung im Anwendungsbereich der Richtlinie 2014/24/EU.

Öffentlicher Auftraggeber, Vergabestelle und Ansprechpartner

Auftraggeber ist der Freistaat Bayern, vertreten durch das Bayerische Staatsministerium des Innern, für Sport und Integration, dieses vertreten durch das Polizeipräsidium Oberfranken.

Die Vergabe wird von der zuständigen Vergabestelle des Auftraggebers durchgeführt.

Anschrift:

Polizeipräsidium Oberfranken

Sachgebiet PV 4/Sachbereich Einkauf

Ludwig-Thoma-Straße 4

95447 Bayreuth

Es stehen folgende Ansprechpartner zur Verfügung:

Bereich Vergaberecht

Herr König oder Herr Schmitt

Tel.: 0921/506-1690 bzw. -1691

Fax: 0921/506-1699

E-Mail: pp-ofr.einkauf@polizei.bayern.de

Bereich Vertragsabwicklung

Frau Zapf

Tel.: 0921/506-1694

Fax: 0921/506-1699

E-Mail: pp-ofr.einkauf@polizei.bayern.de

Verfahrensart

Das Vergabeverfahren wird als offenes Verfahren gem. § 119 Abs. 3 GWB i.V.m. § 15 Abs. 1 S. 1 VgV mit einer unbestimmten Anzahl an Bietern durchgeführt.

Ablauf des Verfahrens und Fristen

Die Vergabeunterlagen stehen den Bietern unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt über die Vergabeplattform der Deutschen eVergabe unter www.deutsche-evergabe.de zur Verfügung.

Folgender Ablauf und folgende Termine/Fristen sind für das Verfahren maßgeblich:

Die Vergabestelle behält sich die Änderung der vorstehenden Termine/Fristen vor. Nach Ablauf der Angebotsfrist sind die Bieter bis zum Ablauf der o.g. Bindefrist unbedingt und unwiderruflich an ihr Angebot gebunden (Bindefrist).

Unterteilung in Lose

Die Vergabe erfolgt in 2 Losen.

Los 1: Unterhalts- und Grundreinigung

Los 2: Glas-/Rahmenreinigung

Angebote sind wahlweise für ein oder beide Lose zugelassen.

Es besteht keine Los- oder Zuschlagslimitierung.

Kommunikation

Fragen / Unklarheiten

Bieter, die Fragen zum Vergabeverfahren stellen möchten, müssen sich mit einer gültigen E-Mail-Adresse unter www.deutsche-evergabe.de registrieren. Die Registrierung und das Stellen von Fragen bergen keinerlei Nachteile für den Bieter im weiteren Vergabeverfahren.

Die Bieter sind verpflichtet, bei Unklarheiten zu den Vergabeunterlagen Fragen gemäß dem nachfolgend beschriebenen Verfahren zu stellen. Enthalten die dem Bieter übergebenen Vergabeunterlagen Unklarheiten, die sich nicht – insbesondere nicht durch Fragen – aufklären lassen, so hat der Bieter diese Unklarheiten als von ihm zu tragende Risiken zu übernehmen und in sein Angebot einzukalkulieren. Dies berechtigt den Bieter zugleich nicht, die Vergabeunterlagen zu ändern oder zu erweitern.

Alle Fragen, die mit der vorliegenden Vergabe im Zusammenhang stehen, sind ausschließlich elektronisch in Textform über die o.g. Vergabeplattform (www.deutsche-evergabe.de) bis zum Ablauf der in Ziffer 1.3 (Terminplan) genannten Frist für den Eingang von Fragen der Bieteran die unter Ziffer 1.1 genannte Vergabestelle zu stellen. Danach eingegangene Fragen sind nicht mehr „rechtzeitig“ im Sinne von § 20 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 VgV gestellt.

Bei Fragen zur Vergabeplattform, insbesondere technischen Fragen, Schwierigkeiten oder Probleme steht ihnen der Support der Deutschen eVergabe unter www.deutsche-evergabe.de zur Verfügung, welche von der Healy Hudson GmbH betrieben wird.

(Fern-)Mündliche, schriftliche, per Telefax, per E-Mail sowie nicht sachdienliche oder verspätet eingegangene Fragen werden nicht beantwortet.

Fragen, die Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse enthalten, sind als solche zu kennzeichnen.

Eingangsbestätigungen für eingereichte Fragen werden nicht erteilt.

Alle eingegangenen, sachdienlichen Fragen sowie deren anonymisierte Beantwortung durch die Vergabestelle werden allen Bietern gleichzeitig, transparent und diskriminierungsfrei durch die Vergabestelle zur Verfügung gestellt. In einem Fragen-Antworten-Katalog werden diese einschließlich der ggf. angepassten Vergabeunterlagen über die Vergabeplattform (www.deutsche-evergabe.de) in Textform bereitgestellt. Dabei wird die originale Frage des Bieters in anonymisierter Form veröffentlicht.

Die Vergabeunterlagen ergänzende, berichtigende oder klarstellende Angaben, Fragen und deren Antworten werden ebenfalls allen Wirtschaftsteilnehmern auf der Vergabeplattform Deutsche eVergabe unter www.deutsche-evergabe.de zur Verfügung gestellt.

Die Antworten der Vergabestelle sind von den Bietern im Rahmen der Angebotserstellung und

‑kalkulation zwingend zu berücksichtigen.

Die Bieter sind verpflichtet, sich während des Vergabeverfahrens regelmäßig über Änderungen, Fragen und deren Beantwortung sowie Hinweise der Vergabestelle über die Vergabeplattform (www.deutsche-evergabe.de) zu informieren.

Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass die Vergabeunterlagen einschließlich sämtlicher Anlagen – trotz größter Sorgfalt – eventuell unbeabsichtigte, unzutreffende oder unvollständige Angaben enthalten können. Die Vergabestelle übernimmt hierfür – soweit rechtlich zulässig – keine Garantie oder Gewährleistung für aus den übergebenen Unterlagen erkennbare Fehler.

Die Bieter haben etwaige Risiken aus unrichtigen oder unvollständigen Angaben in ihre Angebotskalkulation einzubeziehen. Der Bieter bestätigt mit der Abgabe seines Angebots konkludent, sich ausreichend über die tatsächlichen Voraussetzungen seines Angebots informiert zu haben. Eine wissentlich falsche Erklärung eines Bieters kann den Ausschluss aus dem Vergabeverfahren zur Folge haben.

Unterrichtung der Bieter

Der Auftraggeber informiert die betroffenen Bieter, deren Angebot nicht berücksichtigt werden soll,

in einer Mitteilung gemäß § 134 GWB über die beabsichtigte Zuschlagserteilung.

Die Vergabestelle weist insoweit ausdrücklich auf die Bestimmung des § 134 GWB hin.

Gemäß § 62 Abs. 1 VgV teilt der Auftraggeber den Bietern die Entscheidung über den Abschluss einer Rahmenvereinbarung, die Zuschlagserteilung oder die Zulassung zur Teilnahme an einem dynamischen Beschaffungssystem mit.

Auf Antrag eines nichtberücksichtigten Bieters wird ihm die Mitteilung über die Gründe der Ablehnung seines Angebotes gemäß § 62 Abs. 2 VgV nach Eingang eines entsprechenden Antrags übermittelt. Die Vergabestelle behält sich vor, nach § 62 Abs. 3 VgV keine Informationen mitzuteilen, wenn auch gemäß § 39 Abs. 6 VgV auf eine Bekanntmachung verzichtet werden könnte.

Eine Aufhebung der Vergabe (ganz oder teilweise) wird unverzüglich schriftlich oder elektronisch mitgeteilt.

Bietergemeinschaft / Eignungsleihe / Unterauftragnehmer

Bietergemeinschaft

Bietergemeinschaften haben mit ihrem Angebot eine von allen Mitgliedern unterzeichnete Bietergemeinschaftserklärung gemäß entsprechendem Vordruck (Anlage Vordrucke/Erklärungen) abzugeben.

Bietergemeinschaften haften dem Auftraggeber gesamtschuldnerisch.

Jede beabsichtigte oder vorgenommene Veränderung der Zusammensetzung bzw. Neubildung einer Bietergemeinschaft (Eintritt, Austritt oder Austausch von Mitgliedern bzw. Neubildung) nach Angebotsabgabe bis zur Erteilung des Zuschlags muss der Vergabestelle gegenüber unverzüglich und unaufgefordert schriftlich/in Textform angezeigt und begründet werden. Die Um- oder Neubildung einer Bietergemeinschaft nach Angebotsabgabe kann nach obergerichtlicher Rechtsprechung unzulässig sein und führt dann zu der Nichtberücksichtigung der Bietergemeinschaft bzw. ihres Angebots.

Eignungsleihe – eignungsrelevante Unternehmen

Ein Bieter kann unter den Voraussetzungen des § 47 VgV im Hinblick auf die erforderliche wirtschaftliche und finanzielle sowie die technische und berufliche Leistungsfähigkeit die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch nehmen, wenn er nachweist, dass ihm die für den Auftrag erforderlichen Mittel tatsächlich zur Verfügung stehen werden. Hierfür sind die eignungsrelevanten Unternehmen in dem entsprechenden Vordruck (Anlage Vordrucke/Erklärungen) vom Bieter anzugeben und die dort geforderten Unterlagen auch für die Drittunternehmen mit dem Angebot einzureichen.

Zudem ist auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle eine entsprechende Verpflichtungserklärung dieser benannten Unternehmen vorzulegen, aus der hervorgeht, dass der Bieter im Falle der Zuschlagserteilung auf sämtliche für die Auftragsdurchführung erforderlichen Mittel der benannten Drittunternehmen zugreifen kann (Anlage Vordrucke/Erklärungen). Eine Vorlage der Verpflichtungserklärung bereits mit Abgabe des Angebots ist nicht erforderlich.

Der öffentliche Auftraggeber überprüft im Rahmen der Eignungsprüfung, ob die Unternehmen, deren Kapazitäten der Bieter für die Erfüllung bestimmter Eignungskriterien in Anspruch nehmen will, die entsprechenden Eignungskriterien erfüllen und ob Ausschlussgründe vorliegen.

Der Bieter hat ein Unternehmen, welches das entsprechende Eignungskriterium nicht erfüllt oder bei dem zwingende Ausschlussgründe nach § 123 GWB vorliegen, zu ersetzen.

Des Weiteren kann die Vergabestelle unter Berücksichtigung des Grundsatzes der Verhältnismäßigkeit den Austausch von Unternehmen verlangen, wenn sie einen oder mehrere der in § 124 GWB genannten fakultativen Ausschlusstatbestände erfüllen.

Unterauftragnehmer

Beabsichtigt der Bieter Teile des Auftrags durch Unterauftragnehmer (Nachunternehmer / Subunternehmer) zu erbringen, die nicht als eignungsrelevant gem. Ziffer 3.2 und § 47 VgV benannt sind, hat er die hiervon betroffenen Auftrags-/Leistungsanteile im Angebot gemäß dem entsprechenden Vordruck (Anlage Vordrucke/Erklärungen) anzugeben.

Auf gesondertes Verlangen ist / sind der Vergabestelle der / die Unterauftragnehmer vor Zu-schlagserteilung namentlich zu benennen.

Der öffentliche Auftraggeber überprüft vor der Erteilung des Zuschlags, ob Gründe für den Ausschluss des Unterauftragnehmers vorliegen. Der Bieter hat ein Unternehmen, das das entsprechende Eignungskriterium nicht erfüllt oder bei dem zwingende Ausschlussgründe nach § 123 GWB vorliegen, zu ersetzen.

Des Weiteren kann die Vergabestelle unter Berücksichtigung des Grundsatzes der Verhältnismäßigkeit den Austausch von Unternehmen verlangen, wenn sie einen oder mehrere der in § 124 GWB genannten fakultativen Ausschlusstatbestände erfüllen.

Auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle sind bis zur Vergabeentscheidung Erklärungen der Unterauftragnehmer einzureichen, aus denen hervorgeht, dass der Bieter im Falle der Zuschlagserteilung auf sämtliche für die Auftragsdurchführung erforderlichen Mittel und Leistungen der Unterauftragnehmer zugreifen kann (Anlage Vordrucke/Erklärungen). Eine Vorlage der Verpflichtungserklärung von Unterauftragnehmern bereits mit Abgabe des Angebots ist nicht erforderlich.

(Vor-) Lieferanten, derer sich der Bieter bzw. Auftragnehmer zur Auftragserfüllung bedient, sind keine Unterauftragnehmer in dem o.g. Sinne.

Form der Angebote und Einreichung der Angebote

Für die Angebotsvorbereitung und -abgabe sind ausschließlich die vom Auftraggeber auf der Vergabeplattform der Deutschen eVergabe unter www.deutsche-evergabe.de bereitgestellten Vergabeunterlagen zu verwenden.

In diesem Vergabeverfahren ist ausschließlich die Abgabe elektronischer Angebote zugelassen.

Die Angebote sind ausschließlich über die Vergabeplattform www.deutsche-evergabe.de unter Verwendung des o.g. Aktenzeichens einzureichen.

Die Abgabe von Angeboten auf einem Datenträger (z.B. USB-Sticks, CD-ROM), per E-Mail, Telefax oder schriftlich auf dem Postweg ist nicht zulässig. Werden dennoch Angebote per E-Mail, Telefax oder auf dem Postweg eingereicht, werden diese zwingend ausgeschlossen.

Das Angebot muss vollständig (einschließlich sämtlicher in der Checkliste gem. Ziffer 13 zwingend einzureichenden Angebotsunterlagen) über die o.g. Vergabeplattform bis zum Ablauf der in Ziffer 1.3 (Ablauf des Verfahrens und Fristen) genannten Angebotsfrist eingehen.

Alle die von den Bietern eingereichten Dokumente sind im PDF-Format zu übermitteln.

Sofern von der Vergabestelle Excel-Dateien bereitgestellt wurden, sind diese zusätzlich noch als Excel-Datei einzureichen.

Angebote sind mithilfe elektronischer Mittel in Textform nach § 126b BGB gem. § 53 Abs. 1 VgV einzureichen. Sie müssen nicht mit einer fortgeschrittenen oder qualifizierten elektronischen Signatur gem. § 53 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 und 2 VgV versehen sein. In den eingereichten Unterlagen muss jedoch die Person des Erklärenden eindeutig erkennbar sein. Es ist nichterforderlich, die Unterlagen mit einer eigenhändigen Unterschrift oder einem Stempelzu versehen.

Der Bieter ist für den frist- und formgerechten sowie vollständigen Eingang seines Angebots dar-legungs- und beweispflichtig. Nicht fristgerecht eingegangene oder nicht formgerecht eingereichte Angebote werden von dem weiteren Vergabeverfahren zwingend ausgeschlossen.

Bei technischen Problemen oder Rückfragen zur Bedienung der Vergabeplattform steht den Bietern der Support des Vergabeplattformbetreibers auf www.deutsche-evergabe.de zur Verfügung (Kontaktformular auf www.deutsche-evergabe.de).

Inhalt des Angebotes / Nebenangebote / Bearbeitungshinweise

Inhalt der Angebote

Die Vergabeunterlagen, einschließlich sämtlicher Anlagen, sind bei der Kalkulation, Erstellung und Einreichung des Angebots vom Bieter zu berücksichtigen und dem Angebot vollständig zugrunde zu legen.

Die Inhalte des Angebotes/die mit dem Angebot einzureichenden Unterlagen können abschließend der Übersicht über die zwingend einzureichenden Angebotsunterlagen (Checkliste) unter Ziffer 13 entnommen werden. Um die Vollständigkeit der Angebotsunterlagen sicherzustellen, empfiehlt es sich, die genannte Checkliste heranzuziehen.

Das Angebot muss vollständig sein und sich auf den gesamten ausgeschriebenen Leistungsumfang gemäß den Vergabeunterlagen, insbesondere der Leistungsbeschreibung und den Vertragsunterlagen, beziehen.

Alle zwingend geforderten Leistungsanforderungen müssen angeboten und im Preisblatt berücksichtigt werden. Hierzu zählen auch ggfs. optional geforderte Leistungen.

Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) sowie sonstige Liefer-, Zahlungs- oder Vertragsbestimmungen des Auftragnehmers sind ausgeschlossen und werden nicht Vertragsbestandteil. Werden AGB oder sonstige Bestimmungen vom Auftragnehmer seinem Angebot beigelegt oder nach Zuschlagserteilung, beispielsweise einer Auftragsbestätigung, einem Lieferschein oder einer Rechnung beigefügt, werden diese auch dann nicht Bestandteil des Vertrages, wenn ihnen durch den Auftraggeber nicht widersprochen wird. Gleiches gilt, sofern der Auftragnehmer seine AGB oder sonstigen Bestimmungen den Angebotsunterlagen beigefügt hat und sein Angebot nicht ausgeschlossen wurde.

Die Vergabestelle empfiehlt, auf die Einreichung von nicht ausdrücklich geforderten Unterlagen (z.B. Begleitschreiben, Prospekte, Ergänzungen bzw. Kommentierung der Leistungsbeschreibung oder der Rahmenvereinbarung) zu verzichten, da dies zum Ausschluss aus dem Vergabeverfahren aus formalen Gründen führen kann (vgl. § 57 Abs. 1 Nr. 4 VgV).

Fabrikations-, Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse sind in den Angebotsunterlagen entsprechend kenntlich zu machen. Bieter haben im Angebot (z.B. in einer gesonderten Datei mit Hinweisen zum Angebot) anzugeben, ob für den Auftragsgegenstand gewerbliche Schutzrechte bestehen, beantragt sind oder erwogen werden.

Die Angebotsunterlagen werden Eigentum des Auftraggebers. Sie werden nur zur Angebotsauswertung bzw. zur Zuschlagsentscheidung verwendet.

Haupt- und Nebenangebote

Die Abgabe mehrerer Hauptangebote ist nicht zulässig.

Nebenangebote sind nicht zugelassen.

Bearbeitungshinweise

Aus technischen Gründen wird immer ein Preisblatt von der Vergabeplattform generiert, welches mit einem beliebigen Wert (z. B. 1 Euro) auszufüllen ist, da sonst eine wirksame Einreichung der Angebotsunterlagen technisch nicht möglich ist.

Maßgebend sind jedoch ausschließlich die von Ihnen in unserem „Kalkulationsblatt“ und dem Vordruck „Erklärungen Verrechnungssätze ...“ eingetragenen Werte, welche verbindlich sind und für die Angebotsbewertung herangezogen werden.

In den anzugebenden Preisen sind die vollständigen Kosten abschließend zu kalkulieren und anzubieten, die für die ordnungsgemäße und uneingeschränkte Erfüllung der jeweiligen vertragsgegenständlichen Leistungen seitens des Auftragnehmers benötigt und erbracht werden.

Die anzugebenden Preise sind so zu kalkulieren, dass alle evtl. anfallenden Zusatzkosten, wie z.B. Neben- und Reisekosten bzw. sonstige Aufwendungen, enthalten sind, soweit sie nicht gesondert abgefragt oder vertraglich vorgesehen sind.

Fragen zum Vergabegegenstand sind in den zur Verfügung gestellten Unterlagen zu beantworten.

Werden die Antwortmöglichkeiten nicht für ausreichend gehalten, so sind ergänzende Erläuterungen in einer gesonderten Datei unter Bezugnahme auf die jeweilige Ziffer in den Ausschreibungsunterlagen möglich.

Richten Sie sich bitte dabei nach den folgenden Regeln:

• Fassen Sie Hinweise oder Erläuterungen in freier, aber möglichst knapper Form ab und geben Ort, Datum und Namen des Verfassers an.
• Stichwortartige Erläuterungen sind ausreichend, wenn sie verständlich und eindeutig sind.
• Prüfen Sie vor Abgabe des Angebotes Ihre Versicherungspolicen!

Beachten Sie, dass Verweise auf Literatur oder auf Broschüren nur als ergänzende Informationen erfolgen dürfen. Diese Verweise können also die geforderten Antworten oder Erklärungen nicht ersetzen.

Änderung, Berichtigung und Rücknahme von Angeboten

Berichtigungen und Änderungen zu eingereichten Angeboten können bis zum Ablauf der Angebotsfrist (siehe Ziffer 1.3) in der gleichen Weise wie das Angebot übermittelt werden (siehe Ziffer 4). Bis zum Ablauf der Angebotsfrist können die Bieter ihr Angebot in Textform gem. § 126 BGB über die Vergabeplattform der Deutschen eVergabe unter www.deutsche-evergabe.de zurückziehen.

Nachforderung von Unterlagen

Fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen bzw. fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen können zum Ausschluss des Bieters vom Vergabeverfahren führen.

Die Vergabestelle behält sich daher vor, Bieter gemäß § 56 Abs. 2 VgV aufzufordern, innerhalb einer von der Vergabestelle gesetzten angemessenen Nachfrist fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren oder fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen nachzureichen oder zu vervollständigen.

Wenn die nachzureichenden, zu vervollständigenden und / oder zu korrigierenden Unterlagen daraufhin nicht innerhalb der gesetzten Nachfrist bei der Vergabestelle eingehen, führt dies zum Ausschluss des Bieters vom weiteren Vergabeverfahren.

Die Nachforderung von leistungsbezogenen Unterlagen, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen, ist ausgeschlossen. Dies gilt nicht für Preisangaben, wenn es sich um unwesentliche Einzelpositionen handelt, deren Einzelpreise den Gesamtpreis nicht verändern oder die Wertungsreihenfolge und den Wettbewerb nicht beeinträchtigen (vgl. § 56 Abs. 3 VgV).

Sprache

Amtssprache für das gesamte Vergabeverfahren ist deutsch. Die Kommunikation erfolgt in deutscher Sprache. Das Angebot und alle Dokumente sind in deutscher Sprache zu verfassen. Die Verwendung einzelner englischsprachiger Fachbegriffe ist zulässig.

Objektbesichtigungen

Die Objektbesichtigungen vor Abgabe des Angebotes sind Pflicht.

Die Bestätigung über die Durchführung der Objektbesichtigungen muss mit dem Angebot zurückgesandt werden.

Das Fehlen dieser Bestätigung führt zum Ausschluss vom Vergabeverfahren.

Ansprechpartner

Frau Seuß, 09281/704-221 oder Herr Hickl, 09281/704-220

E-Mail: pp-ofr.hof.pi@polizei.bayern.de

Angebotsprüfung / Bewertung der Angebote

Die Angebote werden nach §§ 56 ff. VgV und nach Maßgabe der nachfolgenden Bestimmungen geprüft und bewertet. Die Vergabestelle behält sich vor, diese Reihenfolge im Rahmen der gesetzlichen Zulässigkeit zu ändern (vgl. § 42 Abs. 3 VgV).

Wertungsstufe 1: Formale Angebotsprüfung

Die Angebote werden zunächst auf Vollständigkeit sowie fachliche und rechnerische Richtigkeit überprüft (§ 56 Abs. 1 VgV).

Angebote von Unternehmen, die nicht den Erfordernissen des § 53 VgV genügen, werden von der Wertung werden ausgeschlossen (§ 57 Abs. 1 VgV).

Ferner werden Angebote ausgeschlossen, in denen die Tariftreueerklärung für Gebäudereinigungsarbeiten (Anlage Vordrucke/Erklärungen) fehlt bzw. nicht ordnungsgemäß ausgefüllt ist.

Die Vergabestelle behält sich vor, jederzeit zusätzlich Auskünfte des Gewerbezentralregisters nach § 150 a GewO (Gewerbeordnung) oder von Vergaberegistern anzufordern.

Auf Ziffer 5.5 (Nachforderung von Unterlagen) wird verwiesen.

Wertungsstufe 2: Eignung

Bieter werden anhand der geforderten Unterlagen auf ihre Fachkunde und Leistungsfähigkeit (Eignung) gemäß § 122 Abs. 2 GWB i.V.m. §§ 43 bis 47 VgV sowie das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß §§ 123 und 124 geprüft.

Ausschluss von Angeboten / Selbstreinigung

Angebote von Bietern, die ihre Eignung nicht nachgewiesen haben, werden ausgeschlossen.

Zudem werden Angebote von Bietern ausgeschlossen, die einen oder mehrere der in § 123 GWB genannten zwingenden Ausschlusstatbestände erfüllen; gleiches gilt für den Fall, dass ein vom Bieter benanntes Unternehmen einen oder mehrere der in § 123 GWB genannten zwingenden Ausschlusstatbestände erfüllt und dieses Unternehmen nicht ausgetauscht oder ersetzt werden kann.

Des Weiteren können Angebote von Bietern im Ermessen der Vergabestelle unter Berücksichtigung des Grundsatzes der Verhältnismäßigkeit ausgeschlossen werden, wenn sie einen oder mehrere der in § 124 GWB genannten fakultativen Ausschlusstatbestände erfüllen; gleiches gilt für den Fall, dass ein vom Bieter benanntes Unternehmen einen oder mehrere der in § 124 GWB genannten fakultativen Ausschlusstatbestände erfüllt und dieses Unternehmen nicht ausgetauscht oder ersetzt werden kann.

Auf die Möglichkeiten der Unternehmen zur Selbstreinigung nach § 125 GWB wird hingewiesen.

Präqualifikation

Nach § 122 Abs. 3 GWB kann ein Bieter den Nachweis seiner Eignung und des Nichtvorliegens der Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB ganz oder teilweise durch die Teilnahme an Präqualifikationssystemen erbringen. Geforderte Unterlagen, die in Form anerkannter Präqualifikationsnachweise vorliegen, sind im Rahmen ihres Erklärungsumfangs zulässig. In diesem Fall muss vom Bieter der Hinweis aufgenommen werden, dass Eintragungen im AVPQ (Amtliches Verzeichnis präqualifizierter Unternehmen für den Liefer- und Dienstleistungsbereich) vorliegen. Das gültige Zertifikat inklusive der Anlage muss dem Angebot beigefügt werden. Weitergehende

oder zusätzliche Nachweise / Erklärungen, die gefordert werden und nicht in Präqualifizierungsregistern enthalten sind, müssen dem Angebot nach Maßgabe dieser Bewerbungsbedingungen beigefügt werden.

Die Vergabestelle behält sich vor, gemäß § 48 Abs. 8 VgV zusätzliche Nachweise oder Erklärungen bei Bedarf auch bei Vorliegen der Bescheinigung der Eintragung in das AVPQ zu fordern.

Wertungsstufe 3: Angemessenheit der Preise

Die Vergabestelle prüft die Angemessenheit der angebotenen Preise gem. § 60 VgV. Erscheint ein Angebot im Verhältnis zu der zu erbringenden Leistung ungewöhnlich niedrig, wird die Vergabestelle vor Ablehnung dieses Angebots dessen Merkmale prüfen. Zu diesem Zweck kann sie von dem betreffenden Bieter erforderliche Unterlagen sowie Aufklärung der Zusammensetzung des Angebotes verlangen (§ 60 Abs. 1, 2 S. 1 und 2 VgV).

Erscheint das betreffende Angebot im Verhältnis zur Leistung auch nach Überprüfung / Aufklärung noch ungewöhnlich niedrig, bzw. kann die Vergabestelle die geringe Höhe des angebotenen Preises oder der angebotenen Kosten nicht zufriedenstellend aufklären, darf sie den Zuschlag auf dieses Angebot ablehnen (§ 60 Abs. 3 S. 1 VgV).

Bevor die Vergabestelle ein Angebot ablehnt, weil es wegen der Gewährung einer staatlichen Beihilfe ungewöhnlich niedrig ist, fordert sie unter Festsetzung einer angemessenen Frist den betreffenden Bieter auf, nachzuweisen, dass die staatliche Beihilfe rechtmäßig gewährt wurde. Wird dieser Nachweis nicht fristgerecht erbracht, so lehnt die Vergabestelle das Angebot ab (§ 60 Abs. 4 S. 1 VgV).

Wertungsstufe 4: Wirtschaftlichkeit

Der Zuschlag wird gemäß § 127 Abs. 1 GWB i.V.m. § 58 Abs. 1 VgV auf das wirtschaftlichste An-gebot erteilt.

Unter der Prämisse, dass nach Ausführung der Leistungen ein optimaler Reinigungszustand hergestellt ist, wird folgendes Bewertungsverfahren angewandt:

Los 1 - Unterhaltsreinigung

Für die erwartete Reinigungsleistung werden für die zu bewertende Raumart Durchschnittswerte aus allen eingegangenen und zur Wertung zugelassenen Angeboten zugrunde gelegt.

Im Rahmen der Nutzwertanalyse wird auf einer Punktescala von 1 - 10 die Reinigungsleistungen (m²-Leistung – Gewichtung gemäß Übersicht) besser bewertet je geringer - und die veranschlagte Reinigungszeit (Std./Woche) besser bewertet je höherdiese angesetzt werden. Die Reinigungsleistung (m²-Leistung) und die Reinigungszeit (Std./Woche) werden jeweils anteilig mit 50 % bewertet und ergeben den Gesamtnutzen. Der Mindestnutzen beträgt 5 Punkte, d. h. es müssen im Durchschnitt - ausgehend von der Höchstpunktzahl - in der Summe mindestens 5 Punkte erreicht werden. Die Gewichtung der einzelnen Reinigungsgruppen ergibt sich ebenfalls aus der veröffentlichten Tabelle.

Die Summe der erreichten Punkte ergibt den Gesamtnutzen (100 %), welcher mit der Angebotssumme (brutto) ins Verhältnis (1 : 1) gesetzt wird

Das Angebot mit dem besten Verhältnis (kleinster Quotient) erhält den Zuschlag.

Los 2 – Glas-/Rahmenreinigung

Als Bewertungskriterium wird die Summe der Stundenzahlen aller Objekte zugrunde gelegt.

Sie wird zu gleichen Teilen ins Verhältnis zum Gesamt-Angebotspreis (brutto) gesetzt.

Das Angebot mit dem besten Verhältnis (kleinster Quotient) erhält den Zuschlag.

Polizeiliche Zuverlässigkeitsüberprüfung

Der Auftragnehmer hat spätestens 14 Kalendertage vor dem erstmaligen Betreten der Liegenschaften bzw. vor Auftragsbeginn eine Zustimmungserklärung zur polizeilichen Zuverlässigkeitsüberprüfung einzureichen (Art. 60a Abs.1 PAG). Alle Mitarbeiter, die zur Vertragserfüllung die Liegenschaften der bayerischen Polizei betreten, haben die entsprechende Zustimmungserklärung mitsamt einer Kopie des gültigen Personalausweises bzw. Reisepasses abzugeben.

Sonstiges

Vermeidung von Korruption

Der Bieter verpflichtet sich, alle erforderlichen Maßnahmen zur Vermeidung von Korruption zu ergreifen. Er wird insbesondere dem Auftraggeber, seinen mit der Vergabe oder Durchführung des Auftrags befassten Mitarbeiter oder einem Dritten keine Leistung materieller oder immaterieller Art, die den öffentlichen Auftraggeber oder seine Mitarbeiter besserstellt, und auf die kein rechtlich begründeter Anspruch besteht, anbieten, versprechen oder gewähren.

Verschwiegenheit / Vertraulichkeit / Umgang mit Vergabeunterlagen

Die Vergabeunterlagen des Auftraggebers sind vertraulich zu behandeln und dürfen nur zur Erstellung eines Angebotes verwendet werden. Jede Veröffentlichung und Weitergabe an Dritte – auch auszugsweise – ist ohne die ausdrückliche schriftliche Zustimmung der Vergabestelle nicht gestattet.

Wird kein Angebot abgegeben, so sind die Vergabeunterlagen unverzüglich in eigener Zuständigkeit zu vernichten und zu löschen.

Der Bieter hat - auch nach Beendigung des Vergabeverfahrens - über die ihm bekannt gewordenen dienstlichen Angelegenheiten des Auftraggebers Verschwiegenheit zu bewahren. Er hat hierzu auch die bei der Erstellung des Angebotes beschäftigten Mitarbeiter zu verpflichten. Die Nichtbeachtung der Verschwiegenheitspflicht hat zwangsläufig Einfluss auf die Beurteilung der Zuverlässigkeit des Bieters, insbesondere auch bei zukünftigen Maßnahmen des Auftraggebers.

Die Vergabestelle weist auf die Regelung des § 165 Abs. 3 GWB hin. Danach hat jeder Beteiligte in einem Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer gem. §§ 160 ff. GWB mit Übersendung seiner Akten oder Stellungnahmen auf Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse hinzuweisen und diese in den Unterlagen entsprechend kenntlich zu machen. Erfolgt dies nicht, kann die Vergabekammer von entsprechender Zustimmung auf Einsicht ausgehen.

Datenschutz

Die Datenschutzhinweise der Bayerischen Polizei im Zusammenhang mit der Vergabe von öffentlichen Aufträgen mit Informationen zum Thema Datenschutz sowie Ihren Rechten im Zusammenhang mit dem Thema Datenschutz finden sich im Internet unter Die Bayerische Polizei - Allgemeine Datenschutzhinweise der Bayerischen Polizei im Zusammenhang mit der Vergabe öffentlicher Aufträge.

Entschädigung für die Angebotserstellung

Für die Erstellung des Angebotes und die Teilnahme an dem Vergabeverfahren wird keine Vergütung gewährt und es werden keine Auslagen erstattet. Weitere Kosten oder Aufwendungen werden nicht erstattet. Dies gilt auch für den Fall, dass keine Vergabe erfolgt, sondern das Vergabeverfahren aufgehoben oder eingestellt wird oder die Vergabestelle sonst auf die Auftragsvergabe verzichtet. Wenn keine Vergabe erfolgt, sind Schadenersatz-, Aufwendungs-, Entschädigungs- und sonstige Erstattungsansprüche der Bieter ausgeschlossen. Dies gilt insbesondere für den Fall, dass aus haushälterischen Gründen (z.B. wenn die eingestellten Haushaltsmittel nicht oder nicht mehr rechtzeitig abgerufen werden können oder das vorgesehene Budget für diese Beschaffung überschritten wird etc.) oder aus veränderten – zum Zeitpunkt der Ausschreibung nicht bekannten und auch noch nicht absehbaren – Beschaffungsbedürfnissen des Auftraggebers das Vergabeverfahren nicht durch Zuschlag beendet werden kann (Haushalts- und Bedarfsvorbehalt). Es entsteht daher bei den Bietern kein Vertrauensschutz auf Durchführung dieses Vergabeverfahrens. Ein Kontrahierungszwang für den Auftraggeber besteht nicht. Die Vergabestelle behält sich vor, das Vergabeverfahren aufzuheben bzw. auf die Vergabe zu verzichten.

Rügeobliegenheit / Nachprüfungsantrag

Rügeobliegenheit

Die Bieter sind verpflichtet, die Vollständigkeit und Lesbarkeit aller Vergabeunterlagen unmittelbar nach deren Erhalt zu überprüfen. Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bieters Unvollständigkeiten, Ungenauigkeiten, Unklarheiten oder Rechtsverstöße (Fehler), so hat der Bieter die Vergabestelle unverzüglich darauf hinzuweisen. Nur so verbleibt der Vergabestelle ausreichend Zeit und Gelegenheit, angemessen auf die Anzeigen und Hinweise zu reagieren, dies allen Bietern im Wege der gebotenen Verfahrenstransparenz und Gleichbehandlung mitzuteilen und so die Möglichkeit zu geben, diese Aspekte bei der Angebotserstellung rechtzeitig zu berücksichtigen.

Etwaige Verfahrensrügen nach § 160 Abs. 3 GWB sind ausdrücklich als solche zu kennzeichnen. Auf die Rügepflichten gemäß § 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 bis 4 GWB, insbesondere auf die Rechtsbehelfsfrist des § 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB, wird ausdrücklich hingewiesen.

Nach § 160 Abs. 3 S. 1 GWB ist ein Antrag auf Nachprüfung unzulässig, soweit

1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt,

2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Nachprüfungsantrag

Die Vergabe öffentlicher Aufträge unterliegt der Nachprüfung durch die Vergabekammern nach §§ 155 ff. GWB.

Der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens ist gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB nur innerhalb einer Frist von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung der Auftraggebers, einer Rüge im Sinne des § 160 Abs. 3 Nr. 1 - 3 GWB nicht abhelfen zu wollen, zulässig.

Dies gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.

Zur Nachprüfung behaupteter Vergaberechtsverstöße können sich die Bieter wenden an die:

Regierung von Mittelfranken

Vergabekammer Nordbayern

Postfach 606

91511 Ansbach

Tel.: 0981/53-1277

Fax: 0981/53-1837

E-Mail: vergabekammer.nordbayern@reg-mfr.bayern.de

Abkürzungsverzeichnis

AG Auftraggeber

AN Auftragnehmer

NWA Nutzwertanalyse

GWB Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen vom 26. Juni 2013 (BGBl. I S. 1750, ber. S. 3245) in der jeweils aktuellen Fassung

VgV Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (Vergabeverordnung) vom

12. April 2016 (BGBl. I S. 624) in der jeweils aktuellen Fassung

ZAVB Zusätzliche Allgemeine Vertragsbedingungen für Liefer- und Dienstleistungen der Bayerischen Polizei (Stand: 19.02.2021)

PP OFr. Polizeipräsidium Oberfranken

PI HO Polizeiinspektion Hof

KPI HO Kriminalpolizeiinspektion Hof

VPI HO Verkehrspolizeiinspektion Hof

DGR Dienstgruppe

L/DGR Dienstgruppenleiter

Übersicht über die zwingend einzureichenden Angebotsunterlagen (Checkliste)

Die folgende Checkliste soll die Kontrolle und Sicherstellung eines vollständigen und gültigen Angebotes erleichtern.

Die Vergabestelle empfiehlt, auf die Einreichung von nicht ausdrücklich geforderten Unterlagen (z.B. Begleitschreiben, Prospekte, Ergänzungen bzw. Kommentierung der Leistungsbeschreibung oder der Rahmenvereinbarung) zu verzichten, da dies zum Ausschluss aus dem Vergabeverfahren aus formalen Gründen führen kann (vgl. § 57 Abs. 1 Nr. 4 VgV).

Die Nachweise müssen aktuell sein und den gegenwärtigen Tatsachen entsprechen.

Die Nachweise und Erklärungen müssen – soweit nicht ausdrücklich ein anderer Terminvorgegeben ist – mit dem Angebot eingereicht werden.