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Dezernat 1285 - DRV Bund spezifische Integriertes Sicherheitsbestimmungen für Fremdfirmen Gebäudemanagement Stand 22.06.2023

Inhalt

Allgemeines ..................................................................................................................... 2
Geltungsbereich .............................................................................................................. 2
Ansprechpartner und Weisungsbefugnis ...................................................................... 3
Grundsätzliche Regeln .................................................................................................... 3
Einweisung/Unterweisung .............................................................................................. 3
Unterlagen und Nachweise ............................................................................................. 4
Anmeldung und Zutritt .................................................................................................... 4
Maschinen und Geräte .................................................................................................... 4
Bau- und Montagearbeiten ............................................................................................. 5
Lagerung von Material .................................................................................................. 5
Reinigung und Abfallentsorgung ................................................................................. 5
Besondere Sicherungsmaßnahmen ............................................................................. 6
Flucht- und Rettungswege ............................................................................................ 6
Verhütung von Brand- und Fehlalarmen...................................................................... 6
Verhalten im Brand-, Notfall und bei Unfällen ............................................................. 7
Verhalten im Schadensfall ........................................................................................... 7
Schadenersatzansprüche ............................................................................................. 8
Hinweise zum Datenschutz ........................................................................................... 8
Anlage Hausordnung .................................................................................................... 9
Anlage Sicherheitssymbole und DRV Bund Aushänge .............................................10
Bestätigung durch Fremdfirma ...................................................................................14
Allgemeines

Die Einhaltung der geltenden Gesetze und Rechtsverordnungen des Arbeits-, Brand-, Umwelt- und Gesundheitsschutzes sowie der Bestimmungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist grundsätzliche Voraussetzung während der Tätigkeit von Fremdfirmen im Auftrag der DRV Bund. Gemäß § 23 Verwaltungsverfahrensgesetz ist die Amtssprache Deutsch.

Geltungsbereich

Diese Regelungen sind verbindlich und gelten für die Durchführung sämtlicher Tätigkeiten von Fremdfirmen und deren Subunternehmen bzw. Beauftragte (im Folgenden Auftragnehmer genannt) auf und in den Flächen der DRV Bund sowie bei Auftragstätigkeiten für Mitarbeitende der DRV Bund außerhalb der Liegenschaften der DRV Bund.

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Ansprechpartner und Weisungsbefugnis

Der Auftragnehmer benennt namentlich einen Arbeitsverantwortlichen vor Ort für einen regelmäßigen Austausch und Abstimmungen mit dem Auftragsverantwortlichen der DRV Bund. Zur Vermeidung von gegenseitigen Gefährdungen stimmt der Auftragsverantwortliche der DRV Bund die Arbeiten mit dem Arbeitsverantwortlichen ab. Insoweit ist er gegenüber den Mitarbeitenden des Auftragnehmers weisungsbefugt. Die angeordneten Maßnahmen sind für die Dauer der Tätigkeiten aufrechtzuerhalten. Der Arbeitsverantwortliche hat die Mitarbeitenden des Auftragnehmers darüber zu informieren. Die Weitergabe der Informationen ist von den Mitarbeitenden des Auftragnehmers schriftlich zu bestätigen. Sofern der Auftragnehmer Subunternehmer einsetzen will, ist der Auftraggeber über deren Einsatz vor Beginn der Arbeiten zu informieren.

Grundsätzliche Regeln

Alle Arbeiten sind so auszuführen, dass sie den laufenden Betrieb so wenig wie möglich stören (Lärm, Staub- und Geruchsemissionen), eine Gefährdung von Personen ausschließen sowie Beschädigungen an den Einrichtungen vermeiden. Der Aufragnehmer ist an die Einhaltung der Haus- und Brandschutzordnung der DRV Bund gebunden, insbesondere an das Verbot von Suchtmitteln (Alkohol, Rauchen, Drogen).

Einweisung/Unterweisung

Der Auftragnehmer darf seine Tätigkeit erst beginnen, wenn eine Einweisung über die örtlichen Besonderheiten sowie mögliche Gefährdungen erfolgt ist. Eine Einweisung des Verantwortlichen des Auftragnehmers erfolgt durch den Auftragsverantwortlichen der DRV Bund vor Ort. Der Verantwortliche des Auftragnehmers ist für die Unterweisung seiner Mitarbeitenden und der Mitarbeitenden des Subunternehmers verantwortlich. Er ist verpflichtet die Informationen an seine Mitarbeitenden und die des Subunternehmers weiterzugeben und zu dokumentieren. Die Dokumentation ist dem Verantwortlichen der DRV Bund auf Verlangen vorzulegen. Der Auftragnehmer hat für seine Mitarbeitenden eine Beurteilung der mit ihrer Arbeit verbundenen Gefährdungen vorzunehmen, erforderliche Schutzmaßnahmen zu treffen und erforderliche persönliche Schutzausrüstungen zur Verfügung zu stellen. Die Mitarbeitenden sind verpflichtet, diese Schutzausrüstungen bestimmungsgemäß zu nutzen.

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Unterlagen und Nachweise

Auf Verlangen sind den Auftragsverantwortlichen der DRV Bund Einsicht in Nachweise, den Arbeits-, Brand-, Umwelt- und Gesundheitsschutz betreffend, zu gewähren. Dies gilt insbesondere für Sicherheitsdatenblätter verwendeter Gefahrstoffe, Baumaterialien, Befähigungsnachweise der Mitarbeitenden, Entsorgungsnachweise, Unterweisungsbelege, Prüfnachweise benutzter Geräte sowie Gefährdungsbeurteilungen und Betriebsanweisungen. Die Gefährdungsbeurteilungen sind zwischen dem Auftragsverantwortlichen der DRV Bund und dem Arbeitsverantwortlichen des Auftragnehmers abzustimmen. Die Sicherheitsdatenblätter von eingebrachten Baustoffen, z.B. Teppichkleber, Farben etc. müssen dem Auftraggeber der DRV Bund übergeben werden. Die ausgeführten Tätigkeiten sind nachweispflichtig und müssen für den Auftragsverantwortlichen der DRV Bund nachvollziehbar sein. Die Ausführung der Tätigkeiten hat der Auftragnehmer innerhalb von 2 Werktagen nachzuweisen und durch den Auftragsverantwortlichen der DRV Bund quittieren zu lassen.

Anmeldung und Zutritt

Hauptansprechpartner für den Auftragnehmer ist der Auftragsverantwortliche der DRV Bund. Die Ansprechpartner der DRV Bund vor Ort werden dem Auftragnehmer namentlich mitgeteilt. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, Termine für die Durchführung der Tätigkeiten vorab mit dem Auftragsverantwortlichen der DRV Bund abzustimmen. Für die Erteilung der Zutrittsberechtigung zur DRV Bund sind vom Auftragnehmer, vor Beginn der Tätigkeiten, die zum Einsatz kommenden Mitarbeitenden namentlich zu benennen. Beim Betreten der DRV Bund ist eine Anmeldung erforderlich. Gleichfalls besteht eine Abmeldepflicht beim Verlassen der DRV Bund. Die An- und Abmeldung erfolgt in der jeweiligen Zugangsloge. Ausgehändigte Chipkarten und Schlüssel sind sorgfältig aufzubewahren, vor Beschädigung, Zerstörung oder Verlust zu schützen. Sie sind nicht übertragbar und dürfen nicht an Dritte weitergegeben werden. Auftragnehmer haben keinen Anspruch auf Zuweisung von Parkflächen auf dem Gelände der DRV Bund. In begründeten Einzelfällen und zum Be- und Entladen von Materialien ist die Zuweisung von Parkflächen im Vorfeld mit dem Auftragsverantwortlichen der DRV Bund abzustimmen.

Maschinen und Geräte

Es dürfen nur Maschinen und Geräte verwendet werden, die den gültigen Vorschriften entsprechen und regelmäßig geprüft und gewartet werden.

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Maschinen und Geräte der DRV Bund dürfen nur verwendet werden, wenn hierfür eine dienstliche Erfordernis besteht, der Bedienende eine Einweisung über den sachgerechten Umgang mit dem/der betreffenden Gerät/Maschine erhalten hat und die Benutzung durch den Auftragsverantwortlichen der DRV Bund genehmigt wurde. Beim Verlassen des Arbeitsplatzes sind die Geräte und Maschinen unter Verschluss zu bringen oder anderweitig zu sichern, so dass keine Gefahr für Personen oder Sachgegenstände von ihnen ausgehen kann.

Bau- und Montagearbeiten

Arbeits- und Baustellen dürfen nur mit Genehmigung durch den Auftragsverantwortlichen der DRV Bund eingerichtet werden. Der Auftragnehmer ist jederzeit für eine ordnungsgemäße Kennzeichnung und Absperrung der Baustelle verantwortlich. Die Baustelle darf von unbefugtem Personal nicht betreten werden. Baustelleneinrichtungen (z.B. Bauwagen, Container usw.) dürfen vom Auftragnehmer nur an Plätzen aufgestellt werden, die mit dem Auftragsverantwortlichen der DRV Bund zuvor abgestimmt und genehmigt sind. Arbeiten auf hochgelegenen Arbeitsplätzen sind durch besondere Schutzvorkehrungen zu sichern. Die Mitarbeitenden des Auftragnehmers sind verpflichtet die notwendigen persönlichen Schutzausrüstungen zu nutzen.

Lagerung von Material

Materiallager müssen so angelegt werden, dass der Betriebsablauf, Transport, Verkehr und Rettungswege nicht beeinträchtigt und keine Gefahrenquellen geschaffen werden. Das Lagern von Chemikalien und brennbaren Flüssigkeiten ist auf und in den Flächen der DRV Bund grundsätzlich nur nach ausdrücklicher schriftlicher Zustimmung durch den Auftragsverantwortlichen der DRV Bund auf zugewiesenen Flächen und nach Vorlage der entsprechenden Sicherheitsdatenblätter zulässig. Die Zwischenlagerung von nicht brennbarem Material oder Behältern ist nur auf zugewiesenen Flächen erlaubt.

Reinigung und Abfallentsorgung

Auf Ordnung und Sauberkeit am Arbeitsplatz ist während der Tätigkeit und bei Ende der Tätigkeit aus Gründen der Sicherheit zu achten. Grobe Verschmutzungen sind arbeitstäglich zu reinigen. Verkehrssicherheit ist generell zu gewährleisten. Die bei den Tätigkeiten anfallenden Abfälle müssen regelmäßig, sortenrein und sach- und fachgerecht im Rahmen der Nachhaltigkeit durch den Auftragnehmer entsorgt werden. Die

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ordnungsgemäße Entsorgung ist durch schriftliche Entsorgungsnachweise spätestens mit Rechnungslegung nachzuweisen. Eine Entsorgung durch die DRV Bund erfolgt nicht. Es dürfen keine Abfälle und Abwässer in den Boden, das Grundwasser oder Oberflächengewässer eingebracht werden.

Besondere Sicherungsmaßnahmen

Tätigkeiten an elektrotechnischen Anlagen, für die eine Abschaltung erforderlich ist, sind vor Beginn der Tätigkeiten durch den Auftragsverantwortlichen der DRV Bund genehmigen zu lassen. Notwendiges Öffnen elektronisch überwachter Türen oder Bereiche (alarmgesichert) ist mit dem Ansprechpartner der DRV Bund vor Ort abzustimmen. Absperreinrichtungen aller Medien, wie Schieber oder ähnliches dürfen nur mit Zustimmung des Ansprechpartners der DRV Bund vor Ort betätigt werden. Tätigkeiten in schadstoffbelasteten Flächen bzw. mit schadstoffbelasteten Produkten und Materialien haben gemäß „Technische Regel für Gefahrstoffe“ (TRGS) zu erfolgen, insbesondere unter Beachtung der TRGS 519 (Asbest) und TRGS 521 (künstliche Mineralfasern).

Flucht- und Rettungswege

Die Mitarbeitenden des Auftragnehmers sind verpflichtet, sich vor Beginn der Tätigkeiten über die Bezeichnung des Standortes (Gebäude, Etage, Flur und Raum) zu informieren. Die Mitarbeitenden des Auftragnehmers haben sich an den Aushängen in den Treppenhäusern über die Flucht- und Rettungswege und den Standorten der Rettungstücher und Defibrillatoren zu informieren. Flucht- und Rettungswege dürfen unter keinen Umständen versperrt oder eingeengt werden. Brandschutztüren dürfen nicht verkeilt oder durch andere Hilfsmittel offengehalten werden. Eine Lagerung von Materialien in Flucht- und Rettungswegen ist grundsätzlich untersagt.

Verhütung von Brand- und Fehlalarmen

Vor jeder Tätigkeitsaufnahme ist durch den Auftragnehmer zu prüfen, ob durch die Ausführung der Tätigkeiten eine Gefahrenmeldeanlage ausgelöst werden kann. Im Einzelfall ist zu prüfen, welche Maßnahmen im Vorfeld zu ergreifen sind (z.B. Abschaltung von Rauchmeldern, Staubschutzkappen, Brandwachen usw.).

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Leicht entzündliche oder selbstentzündliche Stoffe dürfen nur auf und in ausdrücklich zugewiesenen Flächen gelagert werden. Es sind lediglich die Mengen vorzuhalten, die für den Fortgang der Tätigkeiten erforderlich sind. Einige Beispiele, bei denen es zur Auslösung von Fehlalarmen kommen kann: Rauchentwicklung durch Schweiß-, Löt- und Trennarbeiten und alle mit offener Flamme bzw. Funkenbildung verbundenen Arbeiten; Staubentwicklung durch Säge- und Abbrucharbeiten; Trockenreinigungsarbeiten (z.B. Kehren); Lösemitteldämpfe durch Anstrich- und Klebearbeiten; Gasentwicklung beim Umgang mit Gasflaschen; Warmwasserdampfentwicklung. In Anlagenbereichen mit Gaslöschanlagen und/oder Brandüberwachungsanlagen ist vor Aufnahme der Tätigkeiten der Auftragsverantwortliche der DRV Bund zu informieren und dieser hat die entsprechenden Maßnahmen zur Aufnahme der Tätigkeiten einzuleiten.

Verhalten im Brand-, Notfall und bei Unfällen

Soweit möglich sind unter Beachtung der eigenen Sicherheit Erste-Hilfe-Leistungen und Löschversuche zu unternehmen.

Weitere Erstmaßnahmen sind umgehend einzuleiten:

Brand melden : Feuerwehr 112 Sicherheitszentrale 4 44 44 (nur über interne Telefonanlage) 030 865 27000 (extern; Handy) Brandmelder betätigen
Notfall, Unfall melden: Feuerwehr 112 Sicherheitszentrale 4 44 44 (nur über interne Telefonanlage) 030 865 27000 (extern; Handy) Erste Hilfe 3 33 33 (gilt nur für Berlin, Brandenburg, Gera, Stralsund/ nur über interne Telefon- anlage)

Eine ggfs. notwendige Räumung erfolgt durch die Verantwortlichen der DRV Bund. Über die Räumungssignale sind die Mitarbeitenden des Auftragnehmers vor Beginn der Tätigkeiten zu informieren. Weisungsbefugt ist ausschließlich die Feuerwehr, bis zu deren Eintreffen die Mitarbeitenden des Bereiches Sicherungsdienstleistung der DRV Bund.

Verhalten im Schadensfall

Im Stör-/Schadensfall ist die Gefahrenstelle unverzüglich vom Auftragnehmer zu sichern und zu kennzeichnen. Die Sicherheitszentrale der DRV Bund (interne Telefonanlage App. 4 44 44/ extern; Handy 030 865 27000) ist umgehend zu informieren.

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Schadenersatzansprüche

Zuwiderhandlungen gegen die vorstehenden Vorgaben können zu Schadenersatzansprüchen der DRV Bund, zur Beendigung des Vertrages und zum Ausschluss von weiteren Auftragsvergaben führen.

Hinweise zum Datenschutz

Der Umgang mit personenbezogenen Daten der Mitarbeitenden des Auftragnehmers steht im Einklang mit den Bestimmungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Soweit erforderlich werden die personengebundenen Daten für die Dauer der Geschäftsbeziehung zur Erfüllung vertraglicher Zwecke verarbeitet und gespeichert. Die gespeicherten personenbezogenen Daten werden im Rahmen der jährlich durchzuführenden Unterweisungen (siehe Punkt 5) überprüft und aktualisiert. Mit der Aktualisierung erfolgt die sachgerechte Vernichtung der bislang gespeicherten Daten.

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Anlage Hausordnung

Geltungsbereich • Private Nutzung des Eigentums Abfallentsorgung Die Hausordnung gilt in den der Deutschen Rentenversiche- In den Teeküchen stehen Dienstgebäuden und auf den rung Bund, getrennte Grundstücken der Deutschen • Mitnahme von Geschirr, Besteck Abfallbehälter für Verpackungen, Rentenversicherung Bund in und Tabletts u.ä. aus den Glas ,Papier und Restabfälle zur Berlin, Brandenburg/Havel, Kasinos (Genehmigung durch Verfügung. Gera, Stralsund und Würzburg. Erlaubnis des Pächters möglich) • Eingriff in technische Einrichtun- Reinigung Zutritt gen (dienstliche Anweisungen Zur Unterstützung der Reinigung Die Zutrittskontrolle erfolgt ausgenommen), sind die Büro- und Schreibtische maschinell oder durch unser • Benutzen von Fensterbrettern nach Dienstschluss freizuhalten. als Ablage, Sicherheitspersonal. • Benutzen von Fahrrädern, Pflanzen Rollern, Rollschuhen etc. sowie Private Zierpflanzen dürfen die Öffnungszeiten • Vorsätzliches Stören der Verkehrs- und Arbeitsflächen Die Öffnungszeiten der Zugänge betrieblichen Abläufe. nicht einschränken und Ein- und Zufahrten unserer Dienst- richtungen nicht beschädigen. gebäude sind im Intranet der Schutz vor Diebstahl Deutschen Rentenversicherung Energiesparmaßnahmen Zum Schutz vor Diebstahl und aus Bund veröffentlicht. Während der Heizperiode sind Datenschutzgründen sind Unter- die Fenster geschlossen zu lagen mit personenbezogenen Folgende Handlungen sind in halten. Daten beim Verlassen der Dienst- unseren Dienstgebäuden nicht Bei Bedarf ist kurzzeitig zu lüften. räume vor unbefugtem Zugriff zu gestattet: Heizkörper sind freizuhalten. bewahren. Daher sind abschließ- Die Beleuchtung und die Heiz- bare Schränke sowie Büroräume, • Rauchen auf dem Betriebs- energie sind sparsam zu sofern vorhanden, insbesondere gelände, gebrauchen. nach Dienstschluss zu verschließen. • Erscheinen unter Einfluss von Suchtmitteln zum Dienst, Ausnahmen • Konsumieren von Suchtmitteln Parken Über Ausnahmen in der Haus- während der Dienstzeit, Kraftfahrzeuge und Fahrräder ordnung entscheidet das Sicher- • Vertrieb und Bewerben von dürfen nur auf den gekennzeich- heitsmanagement. neten Flächen geparkt oder Waren und Dienstleistungen, abgestellt werden. • Sammlungen (außer auf Hausrecht Das geschieht auf eigene Gefahr. dienstliche Anweisung hin), Das Sicherheitspersonal ist Parkgenehmigungen sind von außen • Mitbringen von Tieren berechtigt, die Hausordnung lesbar hinter die Frontscheibe des (ausgenommen sind Assistenz- durchzusetzen und bei Verstößen Kraftfahrzeuges zu legen. hunde), gegen die Hausordnung den Zutritt Kraftfahrzeuge sind vor der Zufahrt • Filmen und Fotografieren zu verweigern, den weiteren Auf- von Schneelasten zu befreien. (Genehmigung nach Einholung enthalt zu untersagen oder Straf- einer Erlaubnis möglich), anzeige im Namen der Deutschen • Betrieb von privaten elektri- Fundsachen Rentenversicherung Bund zu schen Geräten an den Das Sicherheitspersonal in den erstatten. Das Dezernat 1285 Steckdosen, Logen nimmt Fundsachen entgegen informiert die zuständigen • Abbrennen von Kerzen oder und leitet sie an das Fundbüro Beschäftigungsbereiche, wenn anderen offenen Feuern, (Dezernat 1285) weiter. Beschäftigte gegen die Hausord- nung verstoßen.

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Anlage Sicherheitssymbole und DRV Bund Aushänge Verbotszeichen

Rauchen verboten Keine offene Zutritt für Aufzug im Flamme; Feuer; Unbefugte Brandfall offene Zündquelle verboten nicht benutzen und Rauchen verboten

Gebotszeichen

Allgemeines Gehörschutz Kopfschutz Augenschutz Gebotszeichen benutzen benutzen benutzen

Gesichtsschutz Schutzkleidung Rückhaltesystem Auffanggurt benutzen benutzen benutzen benutzen

Warnzeichen

Allgemeines Warnung vor Warnung vor Warnung vor Warnzeichen elektrischer Rutschgefahr Gasflaschen Spannung

Warnung vor Warnung vor Warnung vor Warnung vor giftigen feuergefährlichen brandfördernden Hindernissen Stoffen Stoffen Stoffen am Boden

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Brandschutzzeichen

Feuerlöscher Brandmelde- Brandmelder telefon

Rettungszeichen

Erste Hilfe Defibrilator Rettungstuch

Beispiel für Rettungsweg/Notausgang mit Zusatzzeichen (Richtungspfeil)

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Alarmsignale

In dem Dienstgebäude ist eine Hupensignalanlage für Notfälle (z.B.Feuer) installiert, mit der folgende Alarmsignale gegeben werden können:

Hinweis: Jeweils am ersten Arbeitstag des Quartals (Januar, April, Juli, Oktober) – um 12:00 Uhr- wird ein ca. 1 Minute dauernder Probealarm ausgelöst: Entwarnung/Evakuierung/Entwarnung

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Bestätigung durch Fremdfirma

Mit der Unterschrift dieser Regelungen bestätigt der Auftragnehmer, dass die Einhaltung vorstehender Sicherheitsbestimmungen bei der Auftragsdurchführung sichergestellt ist. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, alle in der DRV Bund zum Einsatz kommenden Mitarbeitenden, auch von Subunternehmen und Beauftragten, anhand dieser Sicherheitsbestimmungen zu unterweisen und die Unterweisung bei länger andauernden Aufträgen mindestens einmal jährlich zu wiederholen.

Ort, Datum:

DRV Bund Auftragnehmer

DRV_Bund_spez._Sicherheitsbestimmungen.pdf

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