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Anlage 1 – Bewerbungs- und Vertragsbedingungen zum Offenen Verfahren „Reinigungsleistungen für Objekte der Polizeiinspektion Magdeburg“
Bewerbungs- und Vertragsbedingungen
zum Offenen Verfahren
Reinigungsleistungen für Objekte der Polizeiinspektion Magdeburg
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Anlage 1 – Bewerbungs- und Vertragsbedingungen zum Offenen Verfahren „Reinigungsleistungen für Objekte der Polizeiinspektion Magdeburg“
Inhaltsverzeichnis
-
Kurzdarstellung des Gegenstandes der Beschaffung .......................................... 3
-
Bieterfragen ......................................................................................................... 4
-
Form der Angebote und deren Einreichung ......................................................... 5
-
Änderungen, Berichtigungen und Rücknahme der Angebote .............................. 6
-
Vertraulichkeit der Vergabe- und Vertragsunterlagen .......................................... 6
-
Verschwiegenheitspflicht, Datenschutz ................................................................ 6
-
Entschädigung/Vergütung für die Angebotserstellung und Verfahrensteilnahme 7
-
Vergabe in Losen und Nebenangebote ................................................................ 7
-
Bewerber- und Bietergemeinschaften .................................................................. 7
-
Unternehmerauftrag (Nachunternehmer) ............................................................. 7
-
Eignungsnachweise ............................................................................................. 8
-
Bewertung/Zuschlag ............................................................................................ 8
-
Aufhebung ............................................................................................................ 9
-
Nicht berücksichtigte Angebote .......................................................................... 10
-
Preise ................................................................................................................. 10
-
Vertragsanpassung ............................................................................................ 10
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Anlage 1 – Bewerbungs- und Vertragsbedingungen zum Offenen Verfahren „Reinigungsleistungen für Objekte der Polizeiinspektion Magdeburg“
- Kurzdarstellung des Gegenstandes der Beschaffung
Für die ausgeschriebenen Objekte sollen Dienstleistungsverträge für die Reinigungsleistungen (Unterhalts- sowie Glas- und Rahmenreinigung) abgeschlossen werden.
Es werden Angebote für die in der Leistungsbeschreibung aufgeführten Lose, die jeweils ein oder mehrere Objekte beinhalten, erbeten.
Die Vergabe der Leistungen erfolgt für einen Zeitraum vom 01.04.2027 bis 31.03.2030. Es besteht die Möglichkeit der zweimaligen Verlängerung um jeweils 12 Monate (maximale Vertragslaufzeit bis 31.03.2032), wenn nicht vier Monate vor Ablauf gekündigt wird.
- Grundsätzliche Bestimmungen
Die Polizeiinspektion Zentrale Dienste Sachsen-Anhalt (PI ZD) wird im Rahmen dieser Ausschreibung die Vergabe der Leistungen durchführen. Die PI ZD als ausschreibende Stelle verfährt nach dem „Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)“ und nach der „Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (Vergabeverordnung – VgV)“. Ein Rechtsanspruch auf die Anwendung dieser Bestimmungen besteht lediglich im Rahmen des § 4 Abs. 1 Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (Vergabeverordnung – VgV).
Bestandteile der Dienstleistungsverträge, die auf Grundlage der VOL/B (Allgemeine Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen) abgeschlossen werden, sind:
- das Angebot des Auftragnehmers
- die Leistungsbeschreibung
- die nachstehenden Bestimmungen des Vertrages
- die Allgemeinen Bedingungen für die Ausführung von Lieferungsaufträgen der Polizeiinspektion Zentrale Dienste Sachsen-Anhalt (AB PI ZD LSA) sowie
- die Bestimmungen des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB)
Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) des Auftragnehmers gelten nicht.
Die Verträge unterliegen ausschließlich deutschem Recht unter Ausschluss sämtlicher internationaler Übereinkommen, insbesondere des UN-Kaufrechtsübereinkommens. Wettbewerbsbeschränkende Absprachen sind unzulässig.
Erfüllungsorte sind die im jeweiligen Vertrag entsprechend des Loses bzw. der Lose genannten Liegenschaften der Landespolizei Sachsen-Anhalt.
Der Gerichtsstand ist Magdeburg.
Die Vergabe erfolgt in einem Offenen Verfahren. Der Zuschlag kann nur auf Angebote erteilt werden, die vollständig und formal korrekt eingereicht werden.
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Anlage 1 – Bewerbungs- und Vertragsbedingungen zum Offenen Verfahren „Reinigungsleistungen für Objekte der Polizeiinspektion Magdeburg“
Die Angebots- und Vertragssprache ist Deutsch.
Änderungen oder Ergänzungen an den Vergabeunterlagen sind unzulässig und führen zum Ausschluss des Angebotes.
Für die Angebotsabgabe sind ausschließlich die Vordrucke der PI ZD zu verwenden. Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bewerbers Unklarheiten, so hat der Bewerber den Auftraggeber unverzüglich und vor Angebotsabgabe schriftlich darauf hinzuweisen.
Ergänzende oder berichtigende Angaben zur Ausschreibung werden schriftlich auf der Vergabeplattform (www.evergabe-online.de) veröffentlicht. Eine direkte Benachrichtigung der Bewerber erfolgt nicht.
Die Verträge schließt die Polizeiinspektion Magdeburg selbst ab.
Die Bedingungen des Verfahrens sind in diesem Dokument geregelt. Mit Abgabe eines Angebotes werden diese vollumfänglich akzeptiert.
- Ortsbesichtigungen
Dem Bieter wird die Möglichkeit eingeräumt, sich nach vorheriger Anmeldung ein Bild über die örtlichen Gegebenheiten zu verschaffen und Objektbesichtigungen in den Dienststellen wahrzunehmen. Die Besichtigung der in Anlage 6 aufgezeigten Objekte ist freiwillig und erfolgt nur nach Absprache. Anmeldungen sind vorzugsweise telefonisch oder per E-Mail an die benannten Ansprechpersonen zu richten.
Ortsbesichtigungen werden im Zeitraum vom
02.11. – 06.11.2026 sowie vom 09.11. – 13.11.2026
durchgeführt.
Besichtigungstermine müssen innerhalb dieses Zeitraums vereinbart werden. Die Zuweisung eines Termins erfolgt in der Reihenfolge des Eingangs der Anmeldungen. Nur vom Auftraggeber bestätigte Termine werden durchgeführt. Die Vertreter des Teilnehmers müssen bei der Ortsbesichtigung ein amtliches Ausweisdokument vorlegen.
- Bieterfragen
Soweit bezüglich der Ausschreibung weitergehende Informationen erforderlich sind, sind diese elektronisch in deutscher Sprache über die eVergabe-Plattform bis zum 13.11.2026 zu richten.
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Anlage 1 – Bewerbungs- und Vertragsbedingungen zum Offenen Verfahren „Reinigungsleistungen für Objekte der Polizeiinspektion Magdeburg“
Die gestellten Fragen mit Antworten sowie die Ausschreibung ergänzende oder berichtigende Angaben werden allen Bewerbern elektronisch über die eVergabe-Plattform zur Verfügung gestellt. Eine vollständige Aktualisierung der Ausschreibungsunterlagen erfolgt grundsätzlich nicht. Die Beantwortung aller Bieterfragen erfolgt bis spätestens 16.11.2026.
- Form der Angebote und deren Einreichung
Mit dem Angebot sind alle geforderten Unterlagen vollständig einzureichen. Im Hinblick auf die Vergleichbarkeit der Angebote ist die nachfolgende Gliederungsstruktur einzuhalten:
- Angebotsschreiben
- ausgefüllte und unterschriebene Vergabeunterlagen
- Erklärungen und Nachweise
- Anlagen/ bietereigene Unterlagen
Im Fall von Bietergemeinschaften ist das Angebot von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft oder dem bevollmächtigten Vertreter der Bietergemeinschaft ebenfalls zu unterzeichnen.
Im Anlagenteil sollen zusätzliche Unterlagen und ergänzende Angaben zu den nachgefragten Sachverhalten aufgeführt werden. Dabei ist eine eindeutige Zuordnung zu den Losen erforderlich. Auf Anlagen ist im Angebot hinzuweisen.
Der Vertragsentwurf liegt den Ausschreibungsunterlagen zur Kenntnis bei. Mit Abgabe des Angebotes wird der Inhalt des Vertragsentwurfes grundsätzlich akzeptiert.
Die Angebotsabgabe erfolgt elektronisch in Textform, in deutscher Sprache und in Euro über die eVergabe-Plattform des Bundes. Darüber hinaus werden Angebote mit einer elektronischen Signatur akzeptiert.
Es wird darauf hingewiesen, dass Angebote mit fortgeschrittener elektronischer Signatur oder qualifizierter elektronischer Signatur ein gültiges Zertifikat enthalten müssen. Angebote mit ungültigem Zertifikat werden ausgeschlossen.
Angebote per Telefax oder E-Mail sind nicht zugelassen.
Das Angebot einschließlich aller Unterlagen muss bis zum 26.11.2026, 09:00 Uhr (Angebotsfristende) bei der ausschreibenden Stelle eingegangen bzw. abgegeben sein.
Angebote, die aus Gründen, die der Bieter zu vertreten hat, verspätet eingehen, werden nicht berücksichtigt.
Der Bieter ist bis zum 30.09.2027 an sein Angebot gebunden (Bindefrist). Das Angebot kann in dieser Zeit nicht geändert oder zurückgezogen werden. Die Zuschlagsfrist beginnt mit dem Ablauf der Angebotsfrist. Der Zuschlag wird innerhalb der Zuschlagsfrist schriftlich mitgeteilt.
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Sofern auf das Angebot kein Zuschlag erteilt werden soll, erfolgt eine Benachrichtigung gemäß § 134 GWB.
- Änderungen, Berichtigungen und Rücknahme der Angebote
Der Bieter kann sein Angebot gem. § 130 Abs. 1 Satz 2 BGB unter Berücksichtigung des § 53 Abs. 7 VgV nur bis zum Ablauf der Angebotsabgabefrist berichtigen, ändern oder zurückziehen. Änderungen und Berichtigungen der Angebote müssen zweifelsfrei sein und als solche gekennzeichnet werden. Erklärungen des Bieters zur Berichtigung, Änderung und Rücknahme unterliegen den gleichen Anforderungen wie das Angebot selbst. Die für die Abgabe der Angebote vorgeschriebenen Form ist einzuhalten.
Nur innerhalb der Angebotsfrist können Angebote schriftlich zurückgezogen werden.
- Vertraulichkeit der Vergabe- und Vertragsunterlagen
Die Ausschreibungsunterlagen dürfen nur zur Erstellung eines Angebots verwendet werden. Jede Veröffentlichung oder Weitergabe (auch auszugsweise) ist untersagt. Bei einem Verstoß gegen diese Verpflichtung behält sich der Auftraggeber die Einleitung straf- und zivilrechtliche Maßnahmen vor.
- Verschwiegenheitspflicht, Datenschutz
Der Bieter wird besonders darauf hingewiesen, dass die Leistungserbringung im sicherheitsrelevanten Bereich stattfindet und auch das Vergabeverfahren sicherheitsrelevante Belange berührt. Der Bieter hat – auch noch nach der Beendigung der Angebotsphase – über die ihm im Rahmen des Vergabeverfahrens bzw. bei seiner Tätigkeit bekannt gewordenen dienstlichen Angelegenheiten Verschwiegenheiten zu bewahren. Er hat hierzu auch die bei der Erstellung des Angebots beschäftigten Mitarbeiter zu verpflichten. Die Nichtachtung der Verschwiegenheitspflicht hat zwangsläufig Einfluss auf die Beurteilung der Zuverlässigkeit des Bieters, insbesondere auch bei zukünftigen Maßnahmen der Vergabestelle.
Der Auftragnehmer verpflichtet sich zur Wahrung der jeweils gültigen Bestimmungen für den Datenschutz, insbesondere des Bundesdatenschutzgesetzes und des Datenschutzgesetzes Sachsen-Anhalt.
Darüber hinaus gelten auch für nicht personenbezogene Daten folgende Regelungen:
- Der Auftragnehmer darf nur Daten erheben, speichern und auswerten, die zur Erbringung der vertragsgemäßen Leistung unabdingbar sind. Dies gilt insbesondere für jede Art von Protokollierung.
- Die Daten dürfen ausschließlich zur vertragsgemäßen Leistung verwendet werden, zu der sie erhoben wurden (Zweckbindung).
- Der Auftragnehmer stellt sicher, dass die Daten vertraulich behandelt werden und Unberechtigte keinen Zugriff auf die Daten erlangen.
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- Sobald der Zweck der Erhebung erfüllt ist oder wegfällt, sind die Daten durch den Auftragnehmer sofort zu löschen.
- Die Protokollierung und Speicherung von Inhalten (Nutzdaten) bedarf in jedem Einzelfall der Genehmigung des Auftraggebers.
- Entschädigung/Vergütung für die Angebotserstellung und Verfahrensteilnahme
Für die Angebotserstellung einschließlich der mit dem Angebot vorzulegenden Unterlagen wird ebenso wie für die Teilnahme am Vergabeverfahren keine Vergütung, Entschädigung oder sonstige Kostenerstattung gewährt.
- Vergabe in Losen und Nebenangebote
Die Vergabe der Leistung erfolgt in Losen. Es können Angebote für ein Los oder für alle Lose eingereicht werden.
Neben- oder Alternativangebote sind nicht zugelassen.
- Bewerber- und Bietergemeinschaften
Zur Angebotsabgabe können sich mehrere Bewerberinnen und Bewerber zu einer Bietergemeinschaft zusammenschließen und ein gemeinsames Angebot abgeben.
Ein Mitglied einer Bietergemeinschaft darf nicht Mitglied einer weiteren Bietergemeinschaft sein, die ein konkurrierendes Angebot abgibt. Ferner darf ein Mitglied einer Bietergemeinschaft nicht als Einzelanbieter ein konkurrierendes Angebot einreichen oder umgekehrt. Bietergemeinschaften haben mit ihrem Angebot eine von allen Mitgliedern unterzeichnete Erklärung abzugeben (Vordruck Anlage – Bietergemeinschaftserklärung) abzugeben,
- in der die Bildung einer Arbeitsgemeinschaft im Auftragsfall erklärt ist,
- in der alle Mitglieder aufgeführt sind und der für die Durchführung des Vertrags bevollmächtigte Vertreter bezeichnet ist,
- in der ausgeführt wird, dass der bevollmächtigte Vertreter die Mitglieder gegenüber dem Auftraggeber rechtsverbindlich vertritt,
- in der ausgeführt wird, dass alle Mitglieder als Gesamtschuldner haften.
- Unternehmerauftrag (Nachunternehmer)
Der Auftragnehmer hat als Generalunternehmer für alle Leistungen aufzutreten und die volle Verantwortung für die Gesamtauftragsleistung zu übernehmen. Werden vom Auftragnehmer andere Firmen und Personen (Nachunternehmen) beauftragt, bleibt er selbst für die Durchführung des Auftrags verantwortlich. Beabsichtigt der Bieter, Teile der Leistung von Nachunternehmen ausführen zu lassen, muss er in seinem Angebot Art und Umfang der durch
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Nachunternehmer auszuführenden Leistungen angeben und die vorgesehenen Nachunternehmer benennen.
Der Auftragnehmer darf Leistungen nur an Unterauftragnehmer übertragen, die die gewerbe- und handwerksrechtlichen Voraussetzungen für die Ausführung des zu vergebenen Auftrags erfüllen. Er ist gehalten, zu Unteraufträgen mittlere und kleine Unternehmen in dem Umfang heranzuziehen, wie es mit der vertragsmäßigen Ausführung der Leistungen zu vereinbaren ist.
Unterauftragsnehmer sind bei Anforderung eines Angebotes davon in Kenntnis zu setzen, dass es sich um einen öffentlichen Auftrag handelt.
Dem Nachunternehmer dürfen – insbesondere hinsichtlich der Zahlungsweise, Gewährleistung und Vertragsstrafe – keine ungünstigeren Bedingungen auferlegt werden, als zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer vereinbart sind.
Beabsichtigt der Auftragnehmer Leistungen zu übertragen, auf die sein Betrieb eingerichtet ist, hat er vorher die schriftliche Zustimmung gemäß § 4 Nr. 4 VOL/B einzuholen.
- Eignungsnachweise
Die Vorlage der Eignungsnachweise hat nach § 122 Absatz 3 Satz 2 GWB nur von den aussichtsreichen Bietern zu erfolgen. Es wird auf die Anlage 01 Checkliste verwiesen.
- Bewertung/Zuschlag
Der Zuschlag wird dem Bieter erteilt, der unter Berücksichtigung aller Umstände für das jeweilige Los das wirtschaftlichste Angebot unterbreitet. Gemäß § 42 Absatz 4 VgV wird die Angebotsprüfung vor der Prüfung der Bietereignung durchgeführt.
Die Bewertung der Angebote erfolgt in vier Bewertungsstufen.
Stufe 1: Formale und inhaltliche Prüfung Im Rahmen der formalen Prüfung werden die Angebote auf Vollständigkeit, fachliche und rechnerische Richtigkeit geprüft. Die Nichterfüllung der Anforderungen kann zu Nachforderungen führen. Mängel können in bestimmten Fällen den Ausschluss von der weiteren Wertung zur Folge haben.
Stufe 2: Prüfung der Angemessenheit der Preise Gemäß § 60 VgV wird eine Prüfung der Angemessenheit der Preise durchgeführt. Wenn diese Prüfung ergibt, dass im Verhältnis zu der zu erbringenden Leistung ein ungewöhnlich niedriger Preis vorzuliegen scheint, kann der Auftraggeber vom Bieter Aufklärung verlangen. Unter Umständen kommt es zur Ablehnung des Angebotes.
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Anlage 1 – Bewerbungs- und Vertragsbedingungen zum Offenen Verfahren „Reinigungsleistungen für Objekte der Polizeiinspektion Magdeburg“
Stufe 3: Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes Die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots für die Unterhaltsreinigung erfolgt nach einer Bewertungsmatrix (Anlage 2.5).
Stufe 4: Prüfung der Eignung des Bieters Jeder Bieter hat die in der Checkliste genannten Unterlagen (Erklärungen und Nachweise) beizufügen. Diese sind mit Datum, Firmenstempel und Unterschrift zu versehen.
Als Wertungskriterien werden neben dem Kriterium „Preis“ auch leistungsbezogene Kriterien (Reinigungsstunden und Qualitätsmanagement) bewertet. Es wird in drei Kriterien-Gruppen unterschieden:
- Jahresbruttopreis 40 % - max. 40 Punkte
- Reinigungsstunden 40 % - max. 40 Punkte
- Qualitätsmanagement 20 % - max. 20 Punkte
Es werden die Angebote gewertet, die die formellen Anforderungen sowie die Mindestanforderungen (Ausschlusskriterien) der Leistungsbeschreibung erfüllen.
- Aufhebung
Eine eventuelle Aufhebung der Ausschreibung wird den Bietern schriftlich mitgeteilt.
- Vergabekammer
Zuständig ist das
Landesverwaltungsamt Sachsen-Anhalt 2. Vergabekammer Ernst-Kamieth-Str. 2 06112 Halle (Saale).
An diese Stelle kann sich jeder Einzelne nach erfolgter Rüge zur Überprüfung behaupteter Verstöße gegen Vergabebestimmungen wenden.
Im Angebot sind die Passagen und/oder Seiten zu benennen, die Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse des Bieters enthalten, um diese vor Offenlegung an konkurrierende Bieter bei Rügen und Verfahren vor der Vergabekammer schützen zu können.
Die Teile des Angebotes, die Betriebs- und/oder Geschäftsgeheimnisse enthalten oder aus anderen wichtigen Gründen dem Geheimschutz unterliegen, sind von den Bietern entsprechend zu kennzeichnen. Ohne eine derartige Kennzeichnung kann die
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Anlage 1 – Bewerbungs- und Vertragsbedingungen zum Offenen Verfahren „Reinigungsleistungen für Objekte der Polizeiinspektion Magdeburg“
Vergabekammer im Rahmen eines etwaigen Nachprüfungsverfahrens von der Zustimmung der Beteiligten zur Akteneinsicht ausgehen (§ 165 Abs. 3 Satz 2 GWB).
Ich weise auf die Möglichkeit der kostenpflichtigen Überprüfung des Vergabeverfahrens gemäß §§ 155 ff. GWB hin. Der Nachprüfungsantrag ist gemäß § 160 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer schriftlich zu stellen.
- Nicht berücksichtigte Angebote
Gemäß § 134 GWB werden Bieter, deren Angebot nicht berücksichtigt werden soll, spätestens 10 Kalendertage vor dem Vertragsabschluss auf elektronischem Weg oder per Fax informiert.
- Preise
Für die Erbringung der Reinigungsleistungen gelten die angebotenen Preise. Alle Preise verstehen sich zzgl. der zum Zeitpunkt der Leistungserbringung geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer.
- Vertragsanpassung
Ergeben sich nach Abschluss des Vertrages gesetzliche oder tarifliche Lohnänderungen (Erhöhung oder Senkung) oder andere tarifliche Vereinbarungen, die sich unmittelbar auf die Lohn- und/oder Lohnfolgekosten auswirken, so kann auf Antrag ein neuer Preis vereinbart werden. Eine entsprechende Regelung ist dem jeweiligen Vertrag zu entnehmen. Sofern einzelne Räumlichkeiten im Rahmen von Baumaßnahmen nicht gereinigt werden müssen bzw. können, behält sich der Auftraggeber für den Zeitraum dieser Baumaßnahme eine Kürzung des vertraglich festgesetzten Leistungsentgeltes vor.
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