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Merkblatt DSGVO
Merkblatt Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
- Zweck der Datenverarbeitung
(Art. 13 Abs 1 DSGVO)
Der Verantwortliche Auftraggeber führt die Datenverarbeitung im Einklang mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) durch. Der Verantwortliche verarbeitet personenbezogene Daten im Rahmen der Durchführung von Vergabeverfahren zum Zweck der Teilnahmeantragsprüfung, der Prüfung und Wertung von Angeboten, der Kommunikation mit Bewerbern/Bietern/ Referenzgebern (bspw. Beantwortung von Bewerber-, Bieterfragen) und der Dokumentation/Archivierung sowie zu Statistikzwecken (Vergabestatistik).
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt bzw. ist erforderlich:
a) Zur Erfüllung vertraglicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO)
Eine Verarbeitung von Daten erfolgt im Zuge der Durchführung von im Rahmen von Vergabeverfahren geschlossenen Verträgen und in einem für die Erfüllung der entsprechenden vertraglichen Verpflichtungen/für die Vertragsabwicklung erforderlichem Umfang.
b) Zur Erfüllung öffentlicher Aufgaben (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e) DSGVO)
Der Verantwortliche ist zuständig für die Durchführung von Vergabeverfahren zur Vergabe von Bau-, Dienst- und Lieferleistungen. Ziel ist es, vertragliche Beziehungen zwischen dem Auftraggeber und einem Betroffenen herzustellen. Die Beschaffungstätigkeit des Verantwortlichen, innerhalb der eine Verarbeitung personenbezogener Daten des/der Betroffenen ausgeführt wird, erfolgt im Zusammenhang mit den genannten und gewährleistet deren Erfüllung.
- Empfänger oder Kategorien von Empfängern
(Art. 13 Abs. 1 lit. e DSGVO)
Die folgenden Kategorien personenbezogener Daten werden oder können ggf. gefordert/ erhoben bzw. verarbeitet werden:
Personalien/Adress- und Kontaktdaten des Betroffenen (bspw. dienstliche Kontaktdaten), Personalien/Adress- und Kontaktdaten eines Referenzauftraggebers, Daten mit Bezug zur beruflichen Tätigkeit des Betroffenen (bspw. Daten aus denen hervorgeht, dass eine Person bei einem bestimmten Unternehmen in einer bestimmten Position/in einem bestimmten Tätigkeitsbereich beschäftigt ist), Daten zur Aus- und Weiterbildung des Betroffenen (bspw. Lebenslauf, Studien- und Aus-bildungsnachweise, Weiterbildungs- und Schulungsnachweise, u. ä.)
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Empfänger bzw. Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten:
Mitarbeiter des Auftraggebers (Mitarbeiter der Vergabestelle und der zuständigen Fachabteilung) durch den Verantwortlichen beauftragte/vertraglich gebundene Berater, Fachplaner, Architekten, u. ä.
- Übermittlung an ein Drittland oder eine internationale Organisation
(Art. 13 Abs. 1 DSGVO)
Der Verantwortliche hat nicht die Absicht, die personenbezogenen Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation zu übermitteln.
- Rechte der Betroffenen im Rahmen der Verarbeitung
(Art. 13 Abs. 2 lit. b DSGVO)
Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden; ist dies der Fall, so hat sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten und auf die in Art. 15 DSGVO genannten Informationen.
Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen unverzüglich die Berichtigung sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten und ggf. die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen (Art. 16 DSGVO).
Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen zu verlangen, dass sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden; der Verantwortliche ist verpflichtet, personenbezogene Daten unverzüglich zu löschen, sofern einer der in Art. 17 DSGVO aufgeführten Gründe zutrifft, z. B. wenn die Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht mehr benötigt werden und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen bestehen bzw. entsprechende Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind (Recht auf Löschung /„Recht auf Vergessen-werden“).
Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der in Art. 18 DSGVO aufgeführten Voraussetzungen gegeben ist.
Die betroffene Person hat das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen. Der Verantwortliche verarbeitet die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, er kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Art. 21 DSGVO).
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Die betroffene Person hat nicht das Recht, die sie betreffenden personenbezogenen Daten, die sie dem Verantwortlichen bereitgestellt hat, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten (Art. 20 DSGVO, Recht auf Datenübertragbarkeit), da die durch den Verantwortlichen durchgeführte Datenverarbeitung für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die z. B. im öffentlichen Interesse liegt.
- Gesetzliche oder vertragliche Pflicht zur Bereitstellung der Daten
(Art. 13 Abs. 2 lit. e DSGVO)
Im Vergabeverfahren werden personenbezogene Daten insbesondere im Rahmen der Eignungsprüfung herangezogen; bspw. können Bewerber/Bieter aufgefordert werden, Angaben zu technischen Fachkräften oder den Führungskräften des Unternehmens (u. a. Studien- und Ausbildungsnachweise, Lebensläufe, Referenzen) zu machen und/oder entsprechende Nachweise einzureichen.
Des Weiteren können personenbezogene Daten auch bspw. im Rahmen von Erklärungen zum Nichtvorliegen eines Ausschlussgrundes und den ggf. erfolgten Selbstreinigungsmaßnahmen erhoben werden.
Nicht zuletzt werden personenbezogene Daten schon als Bestandteil der eigentlichen Teilnahmeantrags- oder Angebotsunterlagen erhoben (bspw. ausgefüllte und unterzeichnete Teilnahme-/Vergabeunterlagen, durch den Bewerber/Bieter ggf. beigelegte Unterlagen).
Die betroffenen Personen sind im Rahmen eines Vergabeverfahrens verpflichtet die jeweils geforderten/erforderlichen personenbezogenen Daten bereitzustellen.
Sofern die geforderten/erforderlichen personenbezogenen Daten nicht eingereicht/bereitgestellt werden, kann/muss ggf. ein Ausschluss des Teilnahmeantrags/des Angebotes vom weiteren Vergabeverfahren erfolgen.
Die geforderten/erforderlichen personenbezogenen Daten sind insofern als für einen Vertragsschluss erforderlich zu betrachten.
- Automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß
Art. 22 Abs.1, 4 DSGVO (Art. 13 Abs. 2 lit. f DSGVO)
Die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten erfolgt nicht mittels automatisierter Entscheidungsfindung einschließlich Profiling.
- Weiterverarbeitung für einen anderen Zweck
(Art. 13 Abs. 3 DSGVO)
Ihre personenbezogenen Daten werden nicht für einen anderen Zweck weiterverarbeitet als den, für den die Daten erhoben wurden.
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- Speicherdauer (Art. 13 Abs. 2 lit. a DSGVO)
Die im Rahmen des Vergabeverfahrens erhobenen personenbezogenen Daten werden für die Dauer des Vergabeverfahrens sowie — bei Zuschlagserteilung — für die gesamte Vertragslaufzeit gespeichert. Nach Abschluss des Vergabeverfahrens bzw. nach Beendigung des Vertragsverhältnisses werden die Daten entsprechend den geltenden haushaltsrechtlichen und vergaberechtlichen Aufbewahrungsfristen für einen Zeitraum von in der Regel fünf Jahren aufbewahrt und anschließend gelöscht, sofern keine gesetzlichen Pflichten zur längeren Aufbewahrung bestehen. Im Falle der Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens oder sonstiger Rechtsstreitigkeiten verlängert sich die Aufbewahrungsfrist bis zum rechtskräftigen Abschluss des jeweiligen Verfahrens.
- Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde (Art. 13 Abs. 2 lit. d DSGVO)
Die betroffene Person hat das Recht, jederzeit Beschwerde bei der zuständigen Datenschutz- aufsichtsbehörde einzulegen, wenn sie der Ansicht ist, dass die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die Datenschutz-Grundverordnung verstößt (Art. 77 DSGVO).
Zuständige Aufsichtsbehörde für den Verantwortlichen ist:
Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI) Graurheindorfer Straße 153, 53117 Bonn Telefon: +49 (0)228 997799-0 E-Mail: poststelle@bfdi.bund.de Website: www.bfdi.bund.de
Das Beschwerderecht besteht unbeschadet anderweitiger verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe.
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