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Leistungsbeschreibung Los 1
Unterhaltsreinigung
für die Berliner Liegenschaften des Deutschen
Archäologischen Instituts
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B2 Leistungsbeschreibung Unterhaltsreinigung
Inhaltsverzeichnis
-
Vorbemerkungen ............................................................................................................ 1
-
Allgemeine Anmerkungen .............................................................................................. 1
-
Aufmaß und Veränderungen der Flächen ....................................................................... 2
-
Leistungsbestandteile ..................................................................................................... 3
4.1 Unterhaltsreinigung .................................................................................................... 3 4.1.1 Abfallentsorgung ................................................................................................. 4 4.1.2 Flächenleistungswerte ........................................................................................ 5 4.1.3 Beschaffenheit der Flächen ................................................................................ 5 4.2 Grundreinigungen ...................................................................................................... 5 4.3 Sonderreinigungen .................................................................................................... 7 4.4 Vertretungsreinigung .................................................................................................. 7 4.5 Gästezimmer (Haus 1 – Lepsiuskolleg) ...................................................................... 8 5. Nebenleistungen ............................................................................................................ 9
- Vorgaben zur Leistungsausführung ...............................................................................10
6.1 Allgemeine Vorgaben ................................................................................................10 6.2 Absicherung der Reinigungsbereiche .......................................................................11 6.3 Sicherheitsvorschriften ..............................................................................................11 6.4 Arbeits- und Umweltschutz .......................................................................................11 6.5 Geräte und Materialien .............................................................................................12 6.6 Anforderungen an Reinigungs-, Pflege- und Desinfektionsmittel ...............................13 6.7 Revier-/Arbeitsplan ...................................................................................................14 6.8 Objekthandbücher ....................................................................................................14 6.9 Reinigungslisten für Sanitärbereiche .........................................................................15 6.10 Schlüssel- /Transpondermanagement ......................................................................15 6.11 Umbau- und Renovierungsarbeiten, Umzüge ...........................................................15 6.12 Reinigungsmittelräume .............................................................................................16 6.13 Aufbereitung von Reinigungstextilien ........................................................................16 6.14 Verbrauchsmaterial ...................................................................................................16 6.15 Abfallentsorgung .......................................................................................................16 6.16 Farbsystem ...............................................................................................................17 6.17 Eigenkontrollen des AN, Nachbesserungen ..............................................................18 6.18 Reinigungszeiten ......................................................................................................18 7. Personalanforderungen .................................................................................................19
7.1 Vertragskoordinator ..................................................................................................20
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7.2 Präsenzzeiten Aufsichtspersonal ..............................................................................20 7.3 Mindestanforderungen Objektleitung ........................................................................20 7.4 Mindestanforderungen Vorarbeiter/in ........................................................................22 7.5 Arbeitskleidung .........................................................................................................22 7.6 Einweisung und Schulung des Personals .................................................................23 7.7 Weisungsbefugnis ....................................................................................................24 8. Hinweis zu der Kalkulation der Unterhaltsreinigung .......................................................24
- Leistungen zum Vertragsbeginn und -ende ...................................................................24
9.1 Leistungen zur Auftragsvorbereitung (Einmalleistung) ..............................................25 9.2 Leistungen zum Start-up (Einmalleistung) .................................................................25 9.3 Bestätigung der Objektübernahme ............................................................................26 9.4 Leistungen zum Vertragsende ..................................................................................26 10. Reporting/Berichtswesen .............................................................................................28
-
Jour-fixe-Termine .........................................................................................................28
-
Abnahmen ...................................................................................................................29
-
Qualitätsmanagement ..................................................................................................30
13.1 Stufen der Qualitätsmessung ....................................................................................30 13.1.1 QM-Stufe 1: arbeitstägliche Eigenkontrollen ....................................................30 13.1.2 QM-Stufe 2: Systematische Qualitätskontrollen über Stichproben ...................31 13.2 Qualitätsberichte .......................................................................................................33 13.3 KPI-Übersicht ............................................................................................................33
II von
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- Vorbemerkungen Bei den nachfolgend beschriebenen Leistungen handelt es sich um die
Reinigungsleistungen für die Berliner Liegenschaften des Deutschen Archäologischen
Instituts - im Folgenden AG genannt.
Es handelt sich um die Erbringung der Unterhaltsreinigung für 8 Objekte (siehe B0 Objektübersicht).
Die folgenden Leistungen sind Bestandteil:
Unterhaltsreinigung
Grundreinigungen (bedarfsweise)
Sonderreinigungen (bedarfsweise)
Vertretungsreinigung
Gästezimmer (Haus 1 – Lepsiuskolleg)
Die Vielzahl unterschiedlicher Gebäudetypen und Nutzungsarten sowie die
repräsentative Bedeutung der Liegenschaften stellen hohe Anforderungen an die
Qualität der Unterhaltsreinigung. Bei einem Teil der Objekte handelt es sich um
denkmalgeschützte Gebäude, deren historische Bausubstanz, Bodenbeläge,
Oberflächen und Ausstattungselemente eine besonders schonende und
materialgerechte Behandlung erfordern. Der AN hat die Leistungserbringung unter
besonderer Berücksichtigung der Reinigungsqualität, der Hygiene sowie des
langfristigen Werterhalts aller Oberflächen, Bodenbeläge und
Einrichtungsgegenstände auszurichten. Eine eigenverantwortliche, bedarfsgerechte
und den Anforderungen des Denkmalschutzes entsprechende Ausführung wird vom
AG als wesentliche Anforderung vorausgesetzt.
- Allgemeine Anmerkungen Die Unterhaltsreinigung ist entsprechend den in dem Leistungs- und Preisverzeichnis
festgelegten Raumgruppen und Reinigungsintervallen durchzuführen. Die
Reinigungsarbeiten haben während des laufenden Betriebs und in den
zuschlagsfreien Zeiten zu erfolgen; Abweichungen hiervon sind mit dem AG
abzustimmen.
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B2 Leistungsbeschreibung Unterhaltsreinigung
In den Objekten sind unterschiedliche Bodenbeläge, Oberflächen und
Ausstattungselemente vorhanden, die jeweils eine materialgerechte
Reinigungsmethode erfordern. Der AN hat die eingesetzten Reinigungsverfahren und
-mittel auf die jeweiligen Oberflächen und Materialien abzustimmen und dabei eine
schonende, werterhaltende Behandlung sicherzustellen. Bei denkmalgeschützten
Gebäuden ist besondere Sorgfalt auf den Erhalt historischer Oberflächen,
Bodenbeläge und Ausstattungselemente zu legen.
Geplante Baumaßnahmen während der Vertragslaufzeit
Wiegandhaus: Brandschutzsanierung im Zeitraum Q2 2027 bis Q2 2028
Im Dol - Haus 2: Fußboden- und Fenstersanierung Q3 2028 bis Q4 2028
Im Dol - Haus 1: Zwischenunterkunft für Sanierung Wiegandhaus und Haus 2, deswegen kein oder eingeschränkter "Kolleg-Betrieb"
- Aufmaß und Veränderungen der Flächen Grundlage für die Flächenaufmaße ist entweder die Ausmessung anhand von
Bestandsplänen oder eine Aufnahme vor Ort mit geeigneten Messgeräten. Die
Flächen wurden nach dem aktuellen Stand der Technik und den allgemeingültigen
Aufmaßregeln der Gebäudereinigung ermittelt.
Stellt der AN gegenüber den Angebotsunterlagen Abweichungen in Art oder Umfang
eines Objektes fest, werden diese berücksichtigt, sofern sie mehr als 5 % des
Gesamtaufmaßes des betreffenden Objektes betragen. Abweichungen über diesem
Schwellenwert sind vom AN schriftlich darzulegen und nachzuweisen. Eine
Abrechnung geänderter Leistungen setzt die vorherige schriftliche Annahme der
Leistungsänderung durch den AG voraus.
Darüber hinaus wird darauf hingewiesen, dass der AG fortlaufend Zu- und Abgänge
von Objekten und Reinigungsbereichen verzeichnet. Entfällt ein Objekt oder ein
Reinigungsbereich, erlischt damit auch der Anspruch auf Leistungserbringung und
Vergütung für diesen Bereich. Ändern sich Flächen eines Objektes — etwa durch
Umbaumaßnahmen, Erweiterungen oder dauerhafte Nichtnutzung — setzt der AG die
angepassten Flächen neu fest.
Auftragsänderungen während der Vertragslaufzeit sind gemäß § 132 Abs. 2 GWB bis
zu einem Gesamtumfang von 50 % des ursprünglichen Auftragswertes zulässig, ohne
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dass ein neues Vergabeverfahren erforderlich wird. Dies gilt sowohl für
Flächenanpassungen in den benannten Liegenschaften als auch für die Übernahme
etwaiger neuer Objekte, sofern dies vom AG gewünscht wird.
- Leistungsbestandteile
4.1 Unterhaltsreinigung Als Unterhaltsreinigung verstehen sich Reinigungsarbeiten, die sich laufend
wiederholen und zu festgelegten Zeitabständen durchgeführt werden. Zur laufenden
Unterhaltsreinigung gehören die fachgerechte Reinigung und Pflege aller Flächen und
Gegenstände, die sich im Gebäude befinden. Ziel ist es, die arbeitstäglich anfallenden
Verschmutzungen zu entfernen und die Abfallentleerung vorzunehmen.
Die Unterhaltsreinigung erfolgt nach den im Ergebnis- und Leistungsverzeichnis
(Anlage B2.1) sowie im Preisverzeichnis (Anlage D2) festgelegten Reinigungszyklen.
Maßgeblich für die Leistungserbringung ist das je Raumgruppe definierte
Hauptintervall in Verbindung mit den für die jeweilige Einzelleistung hinterlegten
Leistungsintervallen.
Die Leistungsintervalle beziehen sich auf die jeweils benannte Einzelleistung und
geben an, wie häufig diese in Abhängigkeit vom Reinigungszyklus auszuführen ist. Sie
werden in wöchentlichen (w), monatlichen (m) oder jährlichen (j) Häufigkeiten
angegeben. Der Eintrag „nB" (nach Bedarf) bedeutet, dass die betreffende Leistung
nicht in einem festen Turnus, sondern anlassbezogen bei erkennbarem Erfordernis zu
erbringen ist. Der Zeitpunkt der lang-, mittel- und kurzperiodischen Aufgaben (z. B. 1
× monatlich, 4 × jährlich) ist nach Abschluss der Start-Up-Phase mit dem AG
abzustimmen und diesem bekanntzugeben.
Der AG weist explizit daraufhin, dass die Tätigkeits- / Leistungsvorgaben als Mindestanforderung definiert sind und basierend auf Erfahrungswerten definiert wurden. Es wird darauf hingewiesen, dass tatsächliche Gegebenheiten vor Ort (z. B.
Witterungsbedingungen, Nutzungshäufigkeit oder besondere Verschmutzungsgrade)
Abweichungen erfordern können. Der AN ist daher angehalten, die definierten
Reinigungszyklen der Einzeltätigkeiten eigenständig zu prüfen und mit dem AG
abzustimmen sowie bei Bedarf ggf. anzupassen, um die geforderte Qualität zu
gewährleisten.
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Die zu reinigenden Flächen ergeben sich aus dem Preisverzeichnis. Alle Bodenflächen
sind unter Wegrücken der beweglichen Einrichtungsgegenstände - ausgenommen
schwer zu bewegende Gegenstände (bspw. Schreibtische, Schränke, Regale) - zu
reinigen.
Vom AN erkannte, umfangreiche Anpassungsbedarfe am Ergebnis- und
Leistungsverzeichnis (Intervalle und/oder Einzeltätigkeiten), die zu einem dauerhaft
erhöhten Zeitaufwand führen, müssen mit dem AG abgestimmt und dokumentiert
werden. Sofern diese Anpassungsbedarfe bei Angebotsabgabe erkennbar waren und
vom AN nicht im Zuge des Vergabeverfahrens gemeldet wurden, sind diese
Anpassungen zu Lasten des AN umzusetzen.
Technische Einrichtungen, wie z.B. Maschinen, Büromaschinen, EDV-Geräte und
ähnliches gehören nicht zum Reinigungsumfang. Telefone, Telefonhörer und leicht zu
reinigende Oberflächen (wie z.B. Gehäuseflächen) sind hiervon jedoch nicht berührt.
An allen Innenglasflächen sind Griffspuren im Zuge der Unterhaltsreinigung zu
entfernen.
Der AG erwartet vom AN, dass er aufgrund seiner Erfahrung als fachkundiges
Unternehmen bedarfsgerecht entscheidet, welche Reinigungsmethoden mit welchen
Reinigungsmitteln und Werkzeugen anzuwenden sind. Im Einzelfall kann der AG dem
AN jedoch bestimmte Reinigungsmethoden vorschreiben oder verbieten.
Der AN erbringt alle Leistungen der Unterhaltsreinigung die notwendig sind, mit dem Ziel, die Ergebnisvorgaben zu erreichen.
4.1.1 Abfallentsorgung
Die Abfallentsorgung erfolgt in den betroffenen Bereichen arbeitstäglich, das heißt an fünf Arbeitstagen je Woche. Sie ist als eigenständige Leistungsposition mit separatem Entsorgungsturnus im Ergebnis- und Leistungsverzeichnis sowie im Preisverzeichnis ausgewiesen.
In Raumgruppen, deren Hauptreinigungsturnus weniger als fünf Reinigungen pro Woche umfasst, erfolgt die Abfallentsorgung einmal wöchentlich im Rahmen des regulären Reinigungsgangs und an den übrigen vier Arbeitstagen als eigenständiger Entsorgungsgang. Diese zusätzlichen Gänge sind vom AN eigenständig zu planen und in der Personaleinsatzplanung zu berücksichtigen. In Raumgruppen mit einem Hauptreinigungsturnus von fünf Reinigungen pro Woche — beispielsweise dem
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Präsidialbereich oder den Sanitäranlagen — ist die Abfallentsorgung vollständig Bestandteil der regulären Unterhaltsreinigung; zusätzliche Entsorgungsgänge entfallen hier.
Je Entsorgungsgang sind alle im Raum befindlichen Abfallbehälter und Aktenvernichter zu entleeren, bei Bedarf mit neuen Müllbeuteln zu bestücken und der Abfall unter getrennter Erfassung nach Fraktionen gemäß der jeweils gültigen Abfallsatzung zu den vom AG benannten Sammelstellen zu transportieren. Müllbeutel und Müllsäcke sind vom AN zu stellen und einzukalkulieren. Für alle übrigen Abfallfraktionen sind Müllbeutel und Müllsäcke mit einem Rezyklatanteil von mindestens 80 % einzusetzen; der Nachweis erfolgt vorzugsweise über das Umweltzeichen „Blauer Engel" (DE-UZ 30a) oder ein gleichwertiges Zertifikat.
Die Reinigung der Abfallbehälter selbst richtet sich nach dem hierfür im Leistungsverzeichnis gesondert ausgewiesenen Intervall.
4.1.2 Flächenleistungswerte
Der AG gibt im Preisverzeichnis maximale Flächenleistungswerte je Raumgruppe vor. Wird der maximale Flächenleistungswert überstiegen, führt dies zum Ausschluss des Angebotes. Die maximalen Flächenleistungswerte wurden mit Bezug auf die Objekte, Nutzung, Anforderungen und Erfahrungswerte ermittelt.
Der AN hat sicherzustellen, dass die Reinigungskräfte für die Durchführung der Reinigungsleistungen eine Mindestzeit einhalten. Die Einhaltung der Mindestzeit ist durch geeignete Maßnahmen sicherzustellen (z. B. durch Personalplanung, Kontrollsysteme oder Zeiterfassung). Die Mindestzeit muss dem geplanten Zeitrahmen gemäß Preisverzeichnis entsprechen; die kalkulierten Reinigungsstunden sind zwingend einzuhalten.
Sollten sich im Vertragslaufzeit hier Änderungsbedarfe ergeben (bspw. technischer Fortschritt, Umbau) werden AN und AG sich hierzu bedarfsgerecht abstimmen.
4.1.3 Beschaffenheit der Flächen
Der AN ist verpflichtet, die ihm zur Reinigung übergebenen Flächen vor Beginn der Arbeiten auf erkennbare Schäden oder Mängel zu prüfen. Stellt der AN fest, dass Schäden vorhanden sind oder dass aufgrund der Beschaffenheit des Materials ein Risiko von Beschädigungen während der Bearbeitung besteht, hat er den AG hierüber unverzüglich schriftlich zu informieren.
4.2 Grundreinigungen
Die Grundreinigung geht über die regelmäßige Unterhaltsreinigung hinaus und umfasst eine tiefgehende Reinigung aller relevanten Flächen und Objekte, um eine hygienische und gepflegte Umgebung zu gewährleisten.
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Grundsätzlich erwartet der AG eine Unterhaltsreinigung, die so gestaltet ist, dass eine Grundreinigung nicht mehr oder nicht mehr in einem größeren Umfang erforderlich ist. In diesem Sinne sollten nach Möglichkeit wasserlösliche Pflegemittel verwendet werden und seltene Reinigungsaufgaben in den Umfang der Unterhaltsreinigung einbezogen werden. Der AG hat die Leistungsintervalle ebenfalls so ausgelegt, dass eine effektive Schmutzbeseitigung ohne den zusätzlichen Einsatz von Intensiv- und Grundreinigungsmitteln möglich ist.
Baulich oder auch nutzungsbedingt können jedoch Grundreinigungen erforderlich werden. Diese werden in Abstimmung zwischen AG und AN festgelegt und bedarfsweise beauftragt.
Einmal jährlich sind sämtliche Sanitäranlagen in den Objekten einer Grundreinigung zu unterziehen. Diese umfasst die vollständige Tiefenreinigung aller Sanitäreinrichtungen, Armaturen, Fliesen sowie angrenzender Flächen und Oberflächen. Zeitpunkt und Umfang der Grundreinigung sind vom AN rechtzeitig mit dem AG abzustimmen und in der Jahresplanung zu berücksichtigen. Die Vergütung erfolgt auf Basis der im Preisverzeichnis hinterlegten Einheitspreise für Grundreinigungen.
Leistungsplanung
Grundreinigungen werden durch den AG separat beauftragt und auf der Grundlage der vereinbarten Einheitspreise (pro m²) gem. Preisverzeichnis abgerechnet. Die Ausführungstermine sind stets mit dem AG schriftlich und spätestens einen Monat vor der Ausführung abzustimmen. Die Grundreinigungen sind in der Regel an Werktagen zwischen 05:00 Uhr und 22:00 Uhr (zuschlagsfreie Zeit) auszuführen.
Leistungserbringung
Vor Reinigungsbeginn sind alle beweglichen Einrichtungsgegenstände durch den AN zu entfernen, damit die Grundreinigung ungehindert durchgeführt werden kann. Bewegliche Einrichtungsgegenstände sind alle frei oder an den Wänden stehenden Möbel (Schränke, Sideboards, Regalsysteme o. ä.), die nicht mit dem Gebäude verbunden sind. Überstellte Flächen, die z. B. aus nicht entfernbaren Schränken resultieren, müssen nicht gereinigt werden.
Die Entfernung der beweglichen Einrichtungsgegenstände, sowie das anschließende Zurückräumen (Standort des Mobiliars wie vor dem Entfernen) erfolgt durch den AN. Die Kosten hier werden im Preisverzeichnis (Grundreinigung) abgefragt.
Die Arbeiten der Grundreinigung beziehen neben den Böden auch auf das fachgerechte Reinigen aller Türen und Rahmen, Fliesen-, Trenn-, Holzwände und abwaschbaren Wänden in voller Höhe, Heizkörper, einschließlich der abnehmbaren Abdeckungen, Fensterbänke und aller freiliegenden Rohrleitungen sowie die Schienen von Jalousien / Plissees ein.
Anschließend an die Grundreinigung ist eine materialgerechte Ein- / Grundpflege erforderlich.
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Bei der Ein- / Grundpflege werden Pflegemittel auf Oberflächen gebracht, die diese vor mechanischer Beanspruchung schützen (Werterhaltung) und die nachfolgende Unterhaltsreinigung erleichtern. Die Ein- oder Grundpflege setzt eine Grundreinigung voraus.
Die Leistungen der Grundreinigungen werden separat im Preisverzeichnis abgefragt und vom AG gesondert beauftragt. Ein Anspruch auf dem in den Preisverzeichnissen abgefragten Umfang besteht dabei nicht, es können jederzeit Räume für die Grundreinigung entfallen (geänderte Nutzung, Umbau etc.). Die Grundreinigungen sind nur auf Anordnung des AG auszuführen.
4.3 Sonderreinigungen
Über die Unterhaltsreinigung und Grundreinigung hinaus fallen ggf. Sonderreinigungen an. Als Sonderreinigungen werden alle über die Vorgaben der Unterhaltsreinigung hinausgehenden Tätigkeiten bezeichnet wie bspw. Vandalismusschäden, Aufkleberentfernung etc. Zudem werden Reinigungen nach / vor Veranstaltungen als Sonderreinigung beauftragt.
Sonderreinigungen sind separat vom AG zu beauftragen und werden über einen Stundenverrechnungssatz (Abfrage im Preisverzeichnis) abgegolten. Sonderreinigungen können nur mit Arbeitsnachweis vergütet werden.
Arbeitsnachweise müssen gegengezeichnet werden, ansonsten kann die Zahlung nicht freigegeben werden.
Der AG verzichtet auf die Definition konkreter Reaktionszeiten (Zeitspanne zwischen dem Eingang einer Meldung und der Arbeitsaufnahme am Ort der Leistungserbringung). Vielmehr wird im Sinne eines partnerschaftlichen Vertragsverhältnisses erwartet, dass der AN bei Störungen / Mängel die daraus entstehenden notwendigen Sonderleistungen priorisiert und das notwendige Personal des AN bedarfsgerecht vor Ort einberuft, um die gemeldeten Aufgaben zu erledigen.
4.4 Vertretungsreinigung
Die Vertretungsreinigung kommt zum Einsatz, wenn Reinigungsleistungen, die der AG derzeit in Eigenregie erbringt, aufgrund von Personalausfällen (z. B. Krankheit oder Urlaub) vorübergehend extern vergeben werden müssen. Der AN hat bereits in der Implementierungsphase ausreichend Personal in die betreffenden Bereiche einzuweisen, sodass eine Vertretungsleistung bei Bedarf unverzüglich aufgenommen werden kann.
Die Vergütung der Vertretungsreinigung erfolgt auf Basis des im Preisverzeichnis angebotenen Stundenverrechnungssatzes. Der AG hat den voraussichtlichen Jahresaufwand anhand der Erfahrungswerte der vergangenen Jahre geschätzt; der tatsächliche Umfang kann im Jahresverlauf variieren.
Folgende Bereiche sind im Rahmen der Vertretungsreinigung vom AN zu übernehmen:
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Der AN prüft die Bestände an Verbrauchsmaterialien in den dezentralen Lagern je Liegenschaft, legt diese bei Bedarf aus dem vom AG bereitgestellten Bestand nach und meldet dem AG unverzüglich in Textform, wenn der Bestand zur Neige geht. Die Beschaffung obliegt dem AG.
Bodenpflege Echtholzböden — Trockenreinigung und nebelfeuchte Wischpflege der Echtholzböden im Wiegandhaus sowie in der Bibliothek des Orienthauses; einmal wöchentlich. Die Ausführung erfolgt ausschließlich nach den vom AG bereitgestellten Pflegehinweisen; die eingesetzten Reinigungs- und Pflegemittel sowie die Wassermenge sind auf die Empfindlichkeit des Holzbodens abzustimmen. Stehende Nässe ist in jedem Fall zu vermeiden.
Reinigung nach Veranstaltungen — Wiederherstellung des vertragsgemäßen Reinigungszustands in den genutzten Bereichen nach Veranstaltungen, Tagungen und Empfängen. Der AG teilt dem AN den Bedarf und den Ausführungszeitpunkt rechtzeitig, in der Regel mindestens drei Werktage im Voraus, mit.
Ad-hoc-Reinigungen — Kurzfristig erforderliche Reinigungsleistungen, etwa bei unvorhergesehenen Verschmutzungen, nach Havarien oder bei kurzfristig angesetzten Terminen. Die Anforderung erfolgt formlos durch die vom AG benannte Ansprechperson vor Ort, auch mündlich oder fernmündlich. Der AN hat die Leistung unverzüglich, spätestens innerhalb von zwei Stunden nach Anforderung während der vereinbarten Präsenzzeiten, zu erbringen.
4.5 Gästezimmer (Haus 1 – Lepsiuskolleg)
Leistungsgegenstand
Im Lepsiuskolleg (Haus 1; im Dol) werden Übernachtungsmöglichkeiten für Gastwissenschaftler bereitgestellt. Die Reinigung der Gästezimmer einschließlich der zugehörigen Nassbereichen ist Bestandteil der Unterhaltsreinigung und bildet die Raumgruppe C im Ergebnis- und Leistungsverzeichnis (Anlage B2.1).
Reinigungsintervalle
Die Reinigung der Gästezimmer erfolgt belegungsabhängig und setzt sich aus zwei Bestandteilen zusammen:
Regelreinigung belegter Zimmer — Belegte Gästezimmer einschließlich der zugehörigen Nassbereiche werden einmal wöchentlich gereinigt. Der Wochentag ist zu Beginn des Vertragsverhältnisses mit dem AG festzulegen und über die gesamte Vertragslaufzeit beizubehalten. Nicht belegte Zimmer werden im Rahmen der Regelreinigung nicht gereinigt.
Reinigung bei Gästewechsel — Zieht ein Gast aus und ein neuer Gast ein, ist das betreffende Zimmer einschließlich Nassbereich unabhängig vom Wochenturnus vollständig
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aufzubereiten. Die Wechselreinigung ist zwingend im Zeitfenster von 9:00 bis 12:00 Uhr auszuführen, damit das Zimmer für den nachfolgenden Gast rechtzeitig bezugsfertig ist.
Der AG informiert den AN über die aktuelle Belegungssituation sowie über bevorstehende Gästewechsel; die Abstimmung erfolgt über die vom AG benannte Ansprechperson vor Ort. Der AN hat seine Personaleinsatzplanung so auszurichten, dass die Wechselreinigung auch bei kurzfristiger Ankündigung innerhalb des vorgegebenen Zeitfensters sichergestellt ist.
Leistungsumfang
Über die allgemeinen Vorgaben der Unterhaltsreinigung hinaus sind die im Ergebnis- und Leistungsverzeichnis, Reiter „Leistungen Gästezimmer", festgelegten Anforderungen vollumfänglich einzuhalten. Diese umfassen insbesondere:
den dort definierten Verhaltenskodex beim Betreten und Verlassen der Zimmer (Anklopfen und Ankündigung, Prüfung der Beleuchtung, Lüften, Ausrichten der Möbel, Schließen von Fenstern und Gardinen)
die Zimmerreinigung einschließlich Bettenmachen, Wäschewechsel, Prüfung von Molton (Matratzenschoner), Bettdecken und Kopfkissen sowie fachgerechter Sortierung der Schmutzwäsche, wobei zwischen Bleibezimmern (Gast verbleibt) und Abreisezimmern (Gästewechsel) zu unterscheiden ist
die Reinigung der Nassbereiche nach den Vorgaben der Raumgruppe B (Sanitärräume) einschließlich Handtuchwechsel, Auffüllen der Gästeartikel und Spender sowie Reinigung und ggf. Austausch der WC-Bürste
die Nebenleistungen zum Wäschehandling (Reklamations-, Gäste- und Schmutzwäsche) nach den dort beschriebenen Abläufen
Meldepflichten
Alle augenscheinlich wahrnehmbaren Mängel in Zimmern und Bädern sind zum Arbeitsende an die vom AG benannte Stelle zu melden. In Abreisezimmern aufgefundene Gegenstände sind in sachgemäß beschriftete Beutel zu verpacken und ebenfalls dort abzugeben.
Materialgestellung
Bettwäsche, Handtücher, Gästeartikel und Verbrauchsmaterialien werden vom AG bereitgestellt. Der AN übernimmt deren Verteilung, das Bereitlegen sowie das Auffüllen nach den vorgegebenen Standards.
- Nebenleistungen
In dem zu erbringenden Leistungsumfang sind alle Nebenleistungen sowie alle Leistungen, die zur vertragsgemäßen Ausführung gehören, eingeschlossen und in die Angebotspreise einzurechnen.
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Darüber hinaus sind folgende Leistungen als Nebenleistung ohne zusätzliche Vergütung zu erbringen:
Sollten augenfällige Verschmutzungen (Boden, Wand, Decke, Lichtschalter, Steckdosen und Geländer) auftreten, so sind diese immer zu beseitigen.
Fensterbänke, Heizkörper, Geländer, Podeste sowie Metall- und Rohrkonstruktionen sind immer – soweit zugänglich – von Staub und anderen Verschmutzungen zu befreien.
Während der Reinigungsarbeiten hat das Reinigungspersonal auf Defekte bzw. Schäden (bspw. Leuchtmittel etc.) oder auffällige Verschmutzungen (bspw. Graffiti etc.) zu achten und die betreffenden Bereiche zu notieren. Nach beendeter Reinigung sind die Notizen durch das Reinigungspersonal an die verantwortliche Objektleitung zu übergeben und durch diese gesammelt an den AG zu übergeben.
Bereitstellung von Teleskop-Staubwedel, Tritt und ähnlichen Hilfsmitteln – sofern erforderlich.
Auffangen des Spritz- und Fließwassers, falls dies in größerem Umfang anfällt.
Entsorgung, soweit vom zuständigen Umweltamt gefordert, des Reinigungswassers.
Anbringen erforderlicher Schutzmaßnahmen z.B. Abdeckungen.
Das Leeren der Aschenbecher und Papierkörbe sowie das Aufsammeln von Unrat in den Eingangsbereichen der Objekte ist Bestandteil der täglichen Unterhaltsreinigung.
Verschmutzungen durch Graffiti, Aufkleber oder Wildplakatierungen sind dem AG unverzüglich nach der Feststellung zu melden, ggf. fotografisch zu dokumentieren und nach separater Beauftragung innerhalb einer angemessenen Frist zu entfernen.
- Vorgaben zur Leistungsausführung
6.1 Allgemeine Vorgaben
Die Reinigung ist pünktlich, gründlich, nach aktuellem Verfahrensstand und schonend unter Berücksichtigung ökologischer Erkenntnisse so auszuführen, dass ein einwandfreier Reinigungszustand/ -ergebnis erreicht wird.
Im Zuge der Leistungserbringung ist besonders zu beachten: Die Fensterbänke und Geräteverkleidungen dürfen nicht betreten werden. Es dürfen nur unbeschädigte Hilfswerkzeuge benutzt werden. Maschinen und
Geräte müssen alle erforderlichen Prüfungen, hinsichtlich Betriebssicherheit,
haben. DGUV Prüfungen müssen jährlich erfolgen und die Prüfprotokolle sind dem
AG oder einer vom AG beauftragten Person unaufgefordert zur Verfügung zu
stellen.
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Die Hilfswerkzeuge müssen stets den geltenden UVV entsprechen und dürfen nur
mit entsprechender Sachkenntnis betrieben werden. Die vom AN eingesetzten Geräte müssen den Anforderungen der einschlägigen
DIN - Normen für Sicherheit, des Gerätesicherheitsgesetzes und den VDE -
Vorschriften entsprechen. Die Reinigungsabläufe sind vor Reinigungsbeginn mit dem AG abzustimmen.
Nach Beendigung der Reinigungsarbeiten sind Fenster und Türen zu schließen (sofern sie beim Betreten verschlossen waren), Leuchten und eigene Staubsauger/Maschinen abzuschalten und Wasserhähne zu schließen.
Die vom AN eingesetzten Mitarbeiter sind in dem jeweiligen Arbeitsgebiet einzuweisen und durch Schulungsmaßnahmen ständig auf dem aktuellen Ausbildungsstand zu halten.
6.2 Absicherung der Reinigungsbereiche
Für Reinigungen während des Betriebes sind die Reinigungsbereiche abzusichern, um Unfälle zu vermeiden (die Verkehrssicherungspflicht liegt hier beim AN).
Bei Toilettensperrungen (Reinigungen während des Betriebes) sind Hinweisschilder anzubringen.
Werden Böden feucht oder nass gewischt, sind Absperrungen der feuchten/nassen Bereiche vorzunehmen bzw. Warnhinweisschilder aufzustellen („Vorsicht Rutschgefahr“). Sofort nach Abtrocknen der Bereiche sind die Absperrungen und Warnschilder zu entfernen.
6.3 Sicherheitsvorschriften
Für die Einhaltung und Beachtung der Unfallverhütungsvorschriften und Verkehrssicherungspflicht in den Arbeitsbereichen ist allein der AN verantwortlich. Das Auftragen von Beschichtungen auf Dispersionsbasis und Imprägnierungen bedarf grundsätzlich der Zustimmung des AG, damit unnötige chemische Belastungen der Bodenbeläge vermieden werden (Substanzerhaltung). Die gesetzlich vorgeschriebenen Rutschfestigkeiten sind in jedem Fall einzuhalten.
Seitens des AG wird verpflichtend vorgegeben, dass das Reinigungspersonal festes und verschlossenes Schuhwerk zu tragen hat!
6.4 Arbeits- und Umweltschutz
Der AN verpflichtet sich die Bestimmungen zum Arbeitsschutz, zur Unfallverhütung und zur Arbeitssicherheit sowie berufsgenossenschaftliche Unfallschutzbestimmungen einzuhalten.
Der AN hat seine Mitarbeiter in Abhängigkeit vom Einsatzbereich mit geeigneter Arbeitsschutzkleidung (z.B. Helm, Schutzbrille, Sicherheitsschuhe (geschlossen und rutschhemmend), Kittel etc.) auszustatten.
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B2 Leistungsbeschreibung Unterhaltsreinigung
Einrichtungsgegenstände oder Einbauten dürfen grundsätzlich nicht als Steighilfen genutzt werden. Hierzu sind ausschließlich zugelassene und aktuell geprüfte Leitern, Tritte oder sonstige Steighilfen zu nutzen. Die Mitarbeiter des AN sind gemäß den einschlägigen aktuell gültigen Bestimmungen regelmäßig durch den AN eigenverantwortlich zu schulen. Entsprechende Nachweise sind durch den AN zu dokumentieren und dem AG bei Aufforderung zur Verfügung zu stellen.
Gesundheitliche Gefahren (z.B. durch Mittelverwendung und -anwendung im Hinblick auf Raumluftbelastung, Begehsicherheit der Böden (Feuchtigkeit, Behandlung etc.) sind für jedermann auszuschließen.
Bei Arbeiten in Höhen sind die unter den Arbeitsbereichen liegenden Flächen geeignet abzusperren. Dritte sind auf mögliche Gefährdungen hinzuweisen. Für die Freihaltung der Aufstell- und Absperrflächen ist der AN verantwortlich. Erforderliche Absperrbereiche sind rechtzeitig vor Durchführung durch den AN beim AG anzumelden. Durch Absperrungen darf der Betriebsablauf der Nutzer / Besucher der Gebäude nicht beeinträchtigt werden. Für Unfälle, die durch mangelnde Absperrungen verursacht werden, haftet der AN.
Für die Anwendung von Gefahrstoffen versichert der AN: sein Personal gemäß den gesetzlichen Vorschriften vor dem Arbeitseinsatz
ausführlich zu unterweisen und dies zu dokumentieren, den AG über den Einsatz und Umfang dieser Stoffe und bei jeder Änderung im
laufenden Vertragsverhältnis unaufgefordert schriftlich zu informieren, die Sicherheits- und Ordnungsvorschriften an den Einsatzstellen zu beachten und
seine Mitarbeiter diesbezüglich in den Vorwegen zu schulen und dies zu
dokumentieren.
6.5 Geräte und Materialien
Der AN stellt alle zur Durchführung der vertraglichen Reinigungsarbeiten erforderlichen Maschinen, Geräte, Materialien sowie Reinigungs-, Pflege- und Desinfektionsmittel.
Es kommen nur hochwertige und einwandfreie Materialien, Geräte und Maschinen mit bestimmungsgemäßem Gebrauch zur Verwendung. Auf Wunsch des AG werden aufgrund des Alters oder durch starke Nutzung minderwertige Maschinen oder Geräte ausgetauscht.
Der Einsatz von Reinigungsmaschinen und -geräten ist unter Beachtung der Grundforderung nach werterhaltender Reinigung gestattet. Der AN hat den AG entsprechend über den Einsatz von Maschinen vorab zu informieren.
Eine Auflistung der Geräte, Reinigungs- und Hilfsmittel ist dem AG während der Auftragsvorbereitung unaufgefordert vorzulegen. Pflegeanleitungen der Hersteller sind in jedem Fall zu beachten und werden – falls erforderlich - im Zuge der Auftragsvorbereitung übergeben.
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B2 Leistungsbeschreibung Unterhaltsreinigung
Die Reinigungswagen und –materialien dürfen vom Reinigungspersonal nicht unbeaufsichtigt gelassen werden. Die Reinigungsmittel und –geräte dürfen für Unbefugte nicht erreichbar sein.
Alle Reinigungsgeräte, Verbrauchsmaterialien (wie z.B. Abfallbeutel), Reinigungs- und Hilfsmittel sind vom AN in die Angebotspreise einzurechnen.
6.6 Anforderungen an Reinigungs-, Pflege- und Desinfektionsmittel
Jedes Reinigungsmittel erfüllt entweder die Anforderungen des EU-Umweltzeichens („EU-Blume“) für Reinigungsmittel für
harte Oberflächen (EU) 2017/1217.
oder die Anforderungen des Umweltzeichens Blauer Engel
Auf folgende Reinigungsmittel ist zu verzichten: Spülkastenzusatzstoffe, WC-/Spülkasteneinhänger, WC-Steine, Duft/
Reinigungssteine für Urinale; Lufterfrischer/Duftspender für WC und Waschräume; Chemische Abflussreiniger.
Für Reinigungsmittel, die verdünnt anzuwenden sind, müssen vom AN zur Herstellung der Gebrauchslösung geeignete Dosierhilfen verwendet werden.
Für jedes verwendete Reinigungsmittel müssen ein Sicherheitsdatenblatt, ein technisches Datenblatt mit Hinweisen zu den Inhaltsstoffen sowie eine Gebrauchsanweisung mitgeliefert werden. Sie sind mitsamt der ggf. erforderlichen Betriebsanweisung im Objekt vorzuhalten und auf Verlangen des AG vorzulegen.
Auf den vorsorgenden Einsatz von Desinfektionsmittel bzw. Desinfektionsreiniger ist zu verzichten, soweit es sich nicht um hygienisch anspruchsvolle Bereiche, z. B. Küchen handelt und/oder ein Hygieneplan den Einsatz von Desinfektionsmittel bzw. Desinfektionsreiniger vorschreibt, der AG dies gezielt im Einzelfall anordnet oder rechtliche Anforderungen, z. B. gemäß Infektionsschutzgesetz, dem entgegenstehen.
Andere eingesetzten Reinigungs-, Pflege- und Desinfektionsmittel bedürfen der Abstimmung mit dem AG. Der AG behält sich, auch unter dem Gesichtspunkt der Gesundheitsvorsorge, vor, die Verwendung bestimmter Reinigungs-, Pflege- und Desinfektionsmittel bzw. Chemikalien ohne nähere Begründung zu untersagen oder vorzuschreiben. Der AN verpflichtet sich zur unentgeltlichen Abgabe von Proben der von ihm verwendeten Mittel zwecks Prüfung durch eine vom AG zu bestimmender Stelle. Der AN trägt die Kosten der Prüfung. Wenn diese ergibt, dass die von ihm verwendeten Mittel nicht den Vertragsbestimmungen entsprechen und/oder aufgrund gesetzlicher Vorschriften verboten sind, behält sich der AG Schadenersatzansprüche vor.
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B2 Leistungsbeschreibung Unterhaltsreinigung
Vorliegende Pflegeanleitungen sind zu beachten. Die eingesetzten Reinigungs-, Pflege- und Desinfektionsmittel und Techniken sind darauf abzustimmen.
In Einzelfällen kann der AG Vorgaben zur ordnungsgemäßen Lagerung von Reinigungs- und Desinfektionsmitteln bzgl. Mengen, Behältergrößen etc. machen, welche vom AN befolgt werden müssen.
6.7 Revier-/Arbeitsplan
Der AN erstellt für sämtliche Leistungen einen Revier-/Arbeitsplan, der mit dem AG rechtzeitig im Zuge der Implementierungsphase bzw. vor Änderungen abgestimmt und stets aktuell gehalten werden muss.
Der Revier-/Arbeitsplan muss mindestens folgende Angaben erhalten: Zeitpunkt der jeweiligen Leistungsausführung Bereich / Raum inkl. Raumgruppe und Raumnummer, der gereinigt wird (die
Angabe sollte so weit detailliert sein, wie es das Preisverzeichnis zulässt) Fläche in m² (gemäß Preisverzeichnis)
Vom AN fertiggestellte Leistungen, die nicht in der turnusmäßigen Reinigung beinhaltet sind, sondern mit einem Zyklus von z.B. 1 x monatlich oder geringer eingeplant werden, sind hierzu stets am gleichen Tag als gereinigt und zur Abnahme bereit anzumelden. Es muss gewährleistet sein, dass eine zeitnahe Abnahme der Leistungen durch den AG erfolgen kann. Je nach Umfang der Leistungen erfolgt die Abnahme in Stichproben. Vom AG festgestellte Mängel sind innerhalb von zwei Werktagen durch den AN zu beseitigen.
Es ist ein kontinuierlicher Nachweis über das eingesetzte Reinigungspersonal zu führen.
6.8 Objekthandbücher
Der AN hat in allen Objekten sogenannte Objekthandbücher (auch: Objektordner) auszulegen. Diese beinhalten alle relevanten Unterlagen zum jeweiligen Objekt, insbesondere Unterweisungsnachweise, Revierpläne sowie Anwesenheitslisten des eingesetzten Personals. Sämtliches Personal des AN hat sich täglich mit Angabe des tatsächlichen Arbeitsbeginns und -endes in die Anwesenheitslisten einzutragen und diese persönlich zu unterzeichnen. Die Einträge sind vom zuständigen Vorarbeiter regelmäßig auf Richtigkeit zu prüfen.
Darüber hinaus dienen die Objekthandbücher als Kommunikationsmedium zwischen den Gebäudenutzern und dem Personal des AN. Anmerkungen, Hinweise oder Beschwerden der Nutzer sind darin zu dokumentieren und vom AN zur Kenntnis zu nehmen. Der AN ist verpflichtet, die Einträge regelmäßig zu sichten und auf berechtigte Hinweise zeitnah zu reagieren.
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B2 Leistungsbeschreibung Unterhaltsreinigung
Eine gesonderte Anmeldung des AN-Personals beim AG oder den Nutzern ist nicht erforderlich.
Der AG behält sich vor, im Laufe des Vertragszeitraums eine digitale Lösung zur Verfügung zu stellen, die das Objekthandbuch ganz oder teilweise ersetzt.
6.9 Reinigungslisten für Sanitärbereiche
Der AN ist verpflichtet, in den Sanitärbereichen geeignete Kontrollaushänge in Wechselrahmen anzubringen. Der AN hat sicherzustellen, dass in den Kontrollaushängen die tägliche Reinigung in für den AG nachvollziehbarerweise, zeitlich und namentlich durch die Reinigungskräfte dokumentiert wird.
Auf Anforderung des AG hat der AN die Reinigungslisten zu sammeln und in gebündelter Form digital zur Verfügung zu stellen.
6.10 Schlüssel- /Transpondermanagement
Der AN wird durch den AG über Lage, Zugang und objektspezifische Besonderheiten der Reinigungsobjekte eingewiesen. Die Kenntnisnahme ist vom AN schriftlich zu bestätigen. Für den Zugang zu den Objekten werden dem AN objektbezogene Schlüssel bzw. Transponder übergeben; die Übergabe ist durch ein schriftliches Protokoll zu dokumentieren.
Der AN ist verpflichtet, eine aktuelle Schlüsselliste zu führen, aus der hervorgeht, welcher Mitarbeiter welche Schlüssel bzw. Transponder in Besitz hat. Die ausgegebenen Schlüssel und Transponder sind vom Reinigungspersonal während der Arbeitszeit stets gesichert — ausnahmslos an der Kleidung oder an einer Kette — zu tragen. Ein sorgfältiger und verantwortungsvoller Umgang wird vorausgesetzt.
Der Verlust von Schlüsseln oder Transpondern sowie sonstige Unregelmäßigkeiten sind dem AG oder dessen Beauftragtem unverzüglich zu melden. Der AN haftet für sämtliche Schäden, die aus dem Verlust oder dem unsachgemäßen Umgang mit den überlassenen Schlüsseln bzw. Transpondern entstehen.
6.11 Umbau- und Renovierungsarbeiten, Umzüge
Verschmutzungen infolge von Renovierungsarbeiten, internen Umzügen oder kleineren Instandsetzungen und Umbauten sind im Rahmen der Unterhaltsreinigung zu beseitigen. Diese werden nicht gesondert vergütet.
Kleinere Umbauten sind Maßnahmen, die die Statik nicht beeinflussen, der Renovierung, Vergrößerung, Zusammenlegung oder Trennung einzelner Räume oder Raumteile dienen.
Beispiele: Versetzen einer Glastrennwand, Austausch der Deckenbeleuchtung im Flurbereich.
Bei größeren Renovierungs- und/ oder Bauarbeiten können außergewöhnliche Reinigungsarbeiten bzw. eine Bauschlussreinigung notwendig werden, die zu den abgefragten
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B2 Leistungsbeschreibung Unterhaltsreinigung
Einheitspreisen oder nach Angebot gesondert beauftragt werden. Die Durchführung und die gesonderte Berechnung sind vor Ausführung mit dem AG abzustimmen.
6.12 Reinigungsmittelräume
Reinigungsmittelräume (Lagerräume für Material, Geräte und Maschinen ~ „Putzmittelräume“) können in begrenzter Anzahl zur Verfügung gestellt werden. Die Putzmittelräume können den Preisverzeichnis entnommen werden. Grundsätzlich sind jedoch in jedem Objekt Putzmittelräume vorhanden.
6.13 Aufbereitung von Reinigungstextilien
Das Aufstellen und Betreiben von Waschmaschinen oder sonstigen Wäschereigeräten in den Objekten des AG ist ausgeschlossen.
Um die geforderte Funktionalität der Reinigungstextilien nach Gebrauch wieder herzustellen, müssen sie sach- und fachgerecht gewaschen, bei Bedarf präpariert oder getrocknet werden. Der AN stellt sicher, dass alle eingesetzten Mopps und Tücher hygienisch aufbereitet werden. Es sind Verfahren nach den Richtlinien des Robert Koch-Instituts (RKI) sowie den geltenden HACCP-Anforderungen sowie weiteren geltenden Bestimmung (DIN-Normen, DGUV-Regeln etc.) einzuhalten.
6.14 Verbrauchsmaterial
Der AG übernimmt die Beschaffung von WC- und Handtuchpapier, Waschlotion und Desinfektionsmittel für die entsprechenden Spender sowie WC-Bürsten und Hygienebeutel. In dem zentralen Lager (Bittelhaus) sowie in den dezentralen Lagern (in jeder Liegenschaft) werden die Verbrauchsmaterialien für den AN bereitgestellt, dieser führt die notwendige Bestückung von dort durch. Der AN muss dem AG rechtzeitig Bescheid geben, wenn Nachbestellungen notwendig sind.
Der AN übernimmt die Verteilung der o.g. Verbrauchsmaterialien im Zuge der Unterhaltsreinigung. Der AN sichert zu, sein Personal zu einem sparsamen Umgang mit den bereitgestellten Materialien anzuhalten und dies durch das zuständige Aufsichtspersonal (Objektleitung, Vorarbeiter) überwachen zu lassen.
6.15 Abfallentsorgung
Die Entsorgung der in den Objekten des AG anfallenden Abfälle ist entsprechend der gesetzlichen Vorgaben auszuführen. Kernelemente sind die Abfallrahmenrichtlinie (Richtlinie 2008/98/EG) sowie das Kreislaufwirtschaftsgesetz (KrWG) i.V.m. Kreislaufwirtschafts- und Abfallgesetz Berlin (KrW/AbfG Bln). Der AN hat sich stets über die aktuellen gesetzlichen Vorgaben zu informieren und die Entsorgung konform zu den Vorgaben auszuführen.
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B2 Leistungsbeschreibung Unterhaltsreinigung
Alle Abfälle / Wertstoffe werden ohne weitere Vermischung zu den in unmittelbarer Nähe zum Objekt befindlichen Entsorgungsplätzen verbracht und in die dafür vorgesehenen, zentralen Behälter fachgerecht eingeworfen. Abfallbehälter sind jeweils mit den entsprechenden Müllsäcken zu bestücken. Die
Leistungen sind im Zuge der Unterhaltsreinigung der Räume auszuführen. Sofern durch den Nutzer vorab der Abfall in getrennten Fraktionen entsorgt wird,
sind diese Fraktionen getrennt vom AN zu erfassen und in die entsprechenden
Behälter fachgerecht einzuwerfen.
Werden Reinigungsmittel oder andere chemische Zusätze verwendet, die nicht ohne Neutralisierung dem Abwasser zugeführt werden dürfen, macht sich die AN nach WHG strafbar. Schäden, die durch unsachgemäße Handhabung entstehen, gehen ebenso zu seinen Lasten, wie die Auferlegung von Bußgeldern.
6.16 Farbsystem
Um eine Keimverschleppung bei den Reinigungsarbeiten über dem Fußboden (Obenarbeiten, Einrichtungsgegenstände) auszuschließen, wird die Reinigung aller Gegenstände über dem Boden in vier Kategorien eingeteilt. Die Reinigung muss mit farblich getrennten Reinigungsutensilien wie folgt durchgeführt werden, d.h. der AN ist verpflichtet, für diese, streng voneinander zu trennenden Bereichen, verschiedenfarbige Eimer und dazu passende Reinigungstextilien einzusetzen. Es ist das übliche 4-Farb-System des Gebäudereinigerhandwerks anzuwenden:
| ROT | Toiletten, Urinale, Fliesen im direkt angrenzenden Bereich („Spritzbereich“) | ||
|---|---|---|---|
| GELB | übrige sanitäre Einrichtungen und Ausstattung (z.B. Waschbecken, Armaturen, Ablagen, Fliesenwände, Trennwände, Türen) | ||
| BLAU | Einrichtung und Ausstattung bei Nutzflächen (z.B. Schreibtische, Schränke, Türen, Arbeitsflächen, Heizkörper, Fensterbänke, Stühle etc.) | ||
| GRÜN | Oberflächenreinigung im Küchenbereich |
Dem Reinigungswasser ist ggf. Reinigungs- oder Desinfektionsmittel beizumischen, wobei die vorgeschriebenen Konzentrationen einzuhalten sind. Es gilt der Grundsatz: So wenig wie möglich, so viel wie nötig. Das Wasser ist ausschließlich in den dafür vorgesehenen Ausgussbecken zu entnehmen und das Schmutzwasser dort zu entsorgen. Einzelabsprachen mit dem AG sind möglich. Weiterhin sind alle gesetzlichen Grundlagen wie z. B. Infektionsschutzgesetz, Arbeitsstättenrichtlinien, Arbeitsstättenverordnung, Chemikaliengesetz und Gefahrstoffverordnung einzuhalten, um den einwandfreien Hygienezustand und die Arbeitssicherheit zu gewährleisten.
Insgesamt muss zudem ein bedarfsgerechter Wechsel der Wischbezüge erfolgen. Das bedeutet, der Wischbezug muss gewechselt werden, wenn dieser einen zu hohen
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B2 Leistungsbeschreibung Unterhaltsreinigung
Verschmutzungsgrad aufweist und z.B. Wischspuren entstehen oder vorliegende Verschmutzungen nicht mehr aufgenommen werden können. Während der Reinigung ist auf ein regelmäßiges Wechseln der Wischbezüge sowie auf ein regelmäßiges Wechseln des Wischwassers zu achten.
6.17 Eigenkontrollen des AN, Nachbesserungen
Der AN ist verpflichtet, ständig durch Eigenkontrolle die vereinbarte Qualität der Reinigungsarbeiten zu überprüfen und die Qualitätsanforderungen hierzu zu sichern. Eigenkontrollen sind gemäß den Vorgaben in Kapitel 13 (Qualitätsmanagement) sowie gemäß dem bezuschlagten Konzept des AN zur Qualitätssicherung umzusetzen.
Reinigungsmängel sind unverzüglich zu beseitigen. Bei Nicht- oder Schlechterfüllung gilt der Grundsatz der Nachbesserung. Ist eine Nachbesserung nicht möglich (z.B. bei einer täglichen Reinigung) oder zweckmäßig (z.B. bei fehlender Ausführung von Teilleistungen deren Nacharbeitung nicht im Verhältnis zum Aufwand steht), so behält sich der AG das Recht vor, den Rechnungsbetrag entsprechend zu mindern.
Unabhängig von der Rechnungsminderung behält sich der AG vor, einen durch die Schlechterfüllung entstandenen Schaden nach § 280 Abs. 1 BGB sowie — nach erfolglosem Ablauf einer Nachfrist — nach §§ 280 Abs. 1, 3, 281 BGB geltend zu machen.
Soweit wegen nicht vertragsgemäßer Ausführung Einschränkungen des Hygienestandards und der Optik gemacht werden müssen (z.B. Aufbau von Kalkablagerungen, Schmutz- und Pflegemittelkrusten, etc.), kann der AG verlangen, dass unverzüglich durch eine nicht zu vergütende Sonderreinigung der vertraglich vereinbarte Zustand wiederhergestellt wird.
6.18 Reinigungszeiten
Der AN ist verpflichtet, die Reinigungsarbeiten so auszuführen, dass der Betrieb in den Objekten des AG nicht behindert wird. Die Reinigungszeiten können jedoch veränderlich sein und den Erfordernissen des AG angepasst werden. Dem AN wird hierzu eine frühzeitige Mitteilung gegeben. Durch die Umstellungen entstehen dem AG keine weiteren Kosten, sofern diese nicht in die zuschlagsberechtigten Zeiten fallen.
Die Reinigung ist im Zeitraum von 05:00 bis 22:00 Uhr durchzuführen. Die Gemeinschaftsflächen im Haus 1 – Lepsiuskolleg sind zwingend zwischen 9:00 – 15:00 Uhr zu reinigen.
Den rechtzeitigen Beginn der Reinigungszeiten hat der AN selbst festzulegen, wobei dieser mit dem AG abzustimmen ist (bspw. Reinigungszeitfenster 16:00 – 22:00 Uhr: der AN hat das Personal so einzuplanen, dass um spätestens 22:00 Uhr alle notwendigen Leistungen erfüllt wurden.).
Lärmbelästigende und betriebsstörende Arbeiten sind außerhalb der regulären Dienst-, Arbeits- oder Besuchszeiten - bei Bedarf auch nachts oder am Wochenende durchzuführen.
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B2 Leistungsbeschreibung Unterhaltsreinigung
Für ggf. notwendige Arbeiten außerhalb der zuschlagsfreien Zeit gelten die jeweiligen tariflichen Bestimmungen, welche gesondert abgerechnet werden.
Kann der Zeit- und Ausführungsplan vom AN unvorhersehbar nicht eingehalten werden, so hat der AN unverzüglich unter Angabe der Gründe hierüber zu unterrichten.
Der AN übernimmt sämtliche in der Leistungsbeschreibung genannten Tätigkeiten in eigener Verantwortung.
Darüber hinaus können auch Reinigungen an Sonn- und Feiertagen erforderlich werden, etwa bei Veranstaltungen oder Umbaumaßnahmen. Der AN stellt dafür ausreichend Personal zu Verfügung.
- Personalanforderungen
Der AN muss sicherstellen, dass er über umfassende, dem Stand der Technik entsprechende Kenntnisse, Erfahrungen und Fertigkeiten sowie die erforderlichen Geräte, Maschinen und Mittel verfügt, um die jeweilige Leistung fachgerecht vorzubereiten und auszuführen. Für die Bedienung von Maschinen und Werkzeugen darf nur entsprechend nachweisbar geschultes/eingewiesenes Personal eingesetzt werden.
Das eingesetzte Personal muss über alle notwendigen Versicherungsnachweise (z.B. Krankenversicherung usw.) verfügen und die deutsche Sprache beherrschen und verstehen (Sprachniveau min. B1). Der AG behält sich ein Mitspracherecht für die Auswahl des eingesetzten Personals vor, insbesondere der Objektleiter/Vorarbeiter bedarf der Zustimmung des AG.
Die Sprachkenntnisse müssen ausreichen, um insbesondere Warn-/Gefährdungshinweise, die jeweils geltenden Sicherheitsanweisungen, die Hinweise zum Arbeits- und Umweltschutz sowie die Verschwiegenheitsverpflichtungen und sonstige arbeitsvertragliche Klauseln lesen und verstehen zu können.
Die Objektleitung hat über ausreichende Kenntnisse der deutschen Sprache (Sprachniveau min. C1) in Wort und Schrift zu verfügen. Als Objektleiter bzw. Vorarbeiter darf nur entsprechend geschultes Fachpersonal mit langjähriger Erfahrung in vergleichbaren Objekten eingesetzt werden. Der AN stellt dem AG entsprechende Nachweise und Bescheinigungen zu Beginn der Vertragslaufzeit zur Verfügung. Personalwechsel erfolgt nur nach vorheriger Absprache mit dem AG und mit einem Vorlauf von mindestens 14 Werktagen.
Der AG ist berechtigt, das Personal auf Zuverlässigkeit zu überprüfen und nach seiner Ansicht unzuverlässige Reinigungskräfte abzulehnen.
Der AN hat Listen zu erstellen, in denen er die Namen des eingesetzten Personals angibt. Die Listen sind dem AG zur Verfügung zu stellen und stets aktuell zu halten. Eine Auswechslung hat schnellstmöglich ohne Qualitätsverlust zu erfolgen.
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B2 Leistungsbeschreibung Unterhaltsreinigung
Der AN stellt das erforderliche Personal für die vereinbarten Leistungen und stellt eine geeignete und eingewiesene Vertretung im Urlaubs- und Krankheitsfall sicher.
7.1 Vertragskoordinator
Der AN bestellt einen verantwortlichen Mitarbeiter seines Hauses als zentralen Ansprechpartner für alle vertragsrelevanten Belange. Dies bindet kaufmännische und technische Belange ein.
7.2 Präsenzzeiten Aufsichtspersonal
Der AN stellt zur ordnungsgemäßen Kontrolle seines Personals / der ausgeführten Reinigungsleistungen Aufsichtskräfte (Vorarbeiter/in und Objektleitung). Eine Objektleitung ist zwingend einzusetzen.
Das Aufsichtspersonal muss folgende Präsenzzeiten in den Objekten durchschnittlich mindestens leisten:
a. Objektleitung; 1,5 Stunden wöchentlich
b. eine/n Vorarbeiter/in; Montag bis Freitag, während der Reinigungszeit, für eine Zeitspanne von werktäglich 3 Stunden
Die Kosten der Präsenzzeiten sind im Stundenverrechnungssatz der Unterhaltsreinigung einzukalkulieren.
Der AG weist ausdrücklich darauf hin, dass die Einweisung des Personals sowie die Sicherstellung einer qualitativ einwandfreien Leistungserbringung im Vordergrund stehen. Reichen die vorgesehenen Anwesenheitszeiten hierfür nicht aus, ist der AN verpflichtet, die erforderliche zusätzliche Anwesenheit ohne Mehrkosten für den AG sicherzustellen.
7.3 Mindestanforderungen Objektleitung
Der AN hat für die Unterhaltsreinigung beim AG eine Objektleitung einzusetzen. Diese Objektleitung ist für die gesamtheitliche Betreuung aller Objekte zuständig und soll somit für eine einheitliche Leistungsausführung entsprechend der Qualitätserwartungen Sorge tragen. Die Objektleitung muss bei Bedarf für eine persönliche Rücksprache vor Ort mit dem vom AG benannten Ansprechpartner zur Verfügung stehen, dies muss jedoch mindestens 1 x monatlich erfolgen. Hierzu sind der genaue Zeitpunkt und Ort mit dem AG rechtzeitig abzustimmen. Bei Bedarf, wie z.B. Sonderreinigungen, Reinigungsmängeln etc. ist der Einsatz der Objektleitung zu erhöhen. Ein eigenverantwortliches Handeln des AN und die hiermit verbundene, bedarfsgerechte Planung der Objektleitung wird vom AG zwingend erwartet.
Die Objektleitung ist dem AG bei Vertragsaufnahme namentlich zu benennen. Die Objektleitung ist Hauptansprechpartner für den AG, ein Wechsel der Objektleitung während der Vertragslaufzeit ist möglichst zu vermeiden.
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B2 Leistungsbeschreibung Unterhaltsreinigung
Mindestanforderungen Objektleitung: Ausbildung als Gebäudereiniger/in oder vergleichbare Ausbildung Mehrjährige Berufserfahrung als Objektleiter für den Bereich der
Unterhaltsreinigung Erfahrung in der praktischen Gebäudereinigung Kenntnisse der Reinigungstechniken und –chemie, Ergebnis- und
Leistungsverzeichnisse sowie Kenntnisse zu den vertraglichen
Rahmenbedingungen beim AG Sicheres Beherrschen der deutschen Sprache (Sprachniveau min. C1) in Wort und
in Schrift Sicherer Umgang mit gängigen PC-Anwendungen (vor allem Microsoft-Office
Paket) Führungsverantwortung und Entscheidungskompetenzen Einwandfreies polizeiliches Führungszeugnis und keine Vorstrafen Kenntnisse der Arbeitsvorbereitung Beherrschung der einschlägigen Arbeitssicherheitsvorschriften Erreichbarkeit per Telefon und/oder E-Mail an Wochentagen von 07:00-17:00 Uhr
Aufgaben Objektleitung (nicht abschließend): Organisation, Koordination und Steuerung der Reinigungstätigkeiten Personaleinsatzplanung (Revier-/Arbeitspläne) Steuerung der Prozesse Koordination des operativen Personals Einweisung / Schulung des Personals Abwicklung von Reklamationen Kontinuierliche Kontrolle und Überwachung der Vertragsleistungen Bearbeitung von Mängelanzeigen Dokumentation der gesamten Kostenentwicklung in monatlichen Zyklen für den
AG Erarbeitung, Festlegung und Durchsetzung von Optimierungsmaßnahmen in
Abstimmung mit dem AG Regelmäßige Abstimmung des Qualitätsmanagements mit dem AG Detailliertes Berichtswesen für den AG Durchführung von Reinigungskontrollen (Eigenkontrollen und offizielle Kontrollen
mit dem AG)
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B2 Leistungsbeschreibung Unterhaltsreinigung
7.4 Mindestanforderungen Vorarbeiter/in
Um eine ordnungsgemäße und einwandfreie Reinigung sicherzustellen, hat der AN darüber hinaus Reinigungskräfte in der Funktion als Vorarbeiter/in mit völligem unproduktivem Anteil der Arbeitszeit (für Aufsicht und Organisation) einzusetzen. Diese müssen über ausreichende Kenntnisse der deutschen Sprache (Sprachniveau min. B2) zur ordnungsgemäßen Erfüllung der Aufgaben verfügen.
Mindestanforderungen Vorarbeiter/in: Ausbildung als Gebäudereiniger/in oder vergleichbare Ausbildung Mehrjährige Berufserfahrung in der Unterhaltsreinigung Sicheres Beherrschen der deutschen Sprache (Sprachniveau min. B2) in Wort in
Schrift Führungsverantwortung und Entscheidungskompetenzen im Rahmen des
Verantwortungsbereichs Kenntnisse der Reinigungstechniken und –chemie, Ergebnis- und
Leistungsverzeichnisse sowie Kenntnisse zu den vertraglichen
Rahmenbedingungen beim AG Einwandfreies polizeiliches Führungszeugnis und keine Vorstrafen Erreichbarkeit per Telefon und/oder E-Mail an Wochentagen während den
Reinigungszeiten
Aufgaben Vorarbeiter/in (nicht abschließend): Steuerung / Nachschulung des operativen Personals Auftragsbearbeitung Abwicklung von Reklamationen Bearbeitung von Mängelanzeigen Laufende Qualitätskontrollen Aufzeigen von Optimierungspotenzialen
7.5 Arbeitskleidung
Das durch den AN eingesetzte Personal trägt während der Arbeitszeit in den Reinigungsobjekten eine saubere und unauffällige, vom AN gestellte Arbeitskleidung. Die Arbeitskleidung ist mit der Firmierung und/oder einem Firmenlogo des AN und ggf. einem Namensschild zu versehen. Auf ein ordentliches Erscheinungsbild wird Wert gelegt. Die Arbeitskleidung ist bei Vertragsbeginn mit dem AG abzustimmen. Die Arbeitskleidung muss allen Vorgaben des Arbeitsschutzes (bspw. geschlossene, rutschfeste Schuhe, Schutzhandschuhe) und der Hygienevorgaben entsprechen und ist dem Reinigungspersonal kostenlos zur Verfügung zu stellen.
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B2 Leistungsbeschreibung Unterhaltsreinigung
7.6 Einweisung und Schulung des Personals
Ein optimaler Kenntnis- und Informationsstand des eingesetzten Personals im Hinblick auf die auszuführenden Tätigkeiten und die Räumlichkeiten vor Ort ist sicherzustellen.
Die Mitarbeiter des AN müssen vom AN (Objektleitung) in ihre speziellen Arbeitsbereiche, für die sie zuständig sind, eingewiesen werden. Die Kosten für diese Einweisungen werden nicht gesondert vergütet. Der AN hat hierfür Personaleinsatzpläne zu erstellen, aus denen der Einsatz des Personals (Namen) im Zusammenhang mit den betreffenden Dienstleistungen hervorgeht. Die Personaleinsatzpläne der jeweiligen Mitarbeiter sind dem AG rechtzeitig vor dem Beginn der Auftragsvorbereitung und laufend aktualisiert zur Verfügung zu stellen.
Für die Bedienung von Maschinen und Geräten darf nur entsprechend geschultes und eingewiesenes Personal eingesetzt werden. In den Bereichen, in denen eine Pflicht zur Unterweisung besteht, sind diese jährlich nachzuweisen. Der AN hat sein Personal bei der Arbeit zu beaufsichtigen, einzuweisen und fortlaufend auf eigene Kosten zu schulen und dies zu dokumentieren. Zum Nachweis der Erfüllung dieser Anforderungen muss der AN das einzusetzende Personal namentlich benennen und bestätigen, dass nach seinem Kenntnisstand keine Bedenken bestehen. Diese Bestätigung hat der AN bei jedem Personalwechsel sowie mindestens einmal jährlich zu wiederholen. Der AG hat das Recht, bei Verletzung dieser Maßgaben vom AN den unverzüglichen Austausch einzelner Mitarbeiter zu verlangen.
Der AN hat bei der Ausführung seiner Leistungen darauf zu achten, dass die innerbetrieblichen Abläufe des AG nicht gestört oder behindert werden.
Erzeugt das Verhalten des Personals des AN eine schlechte Außenwirkung, die Störungen interner Arbeitsprozesse oder die Beschädigungen der Gebäudesubstanz, so wird zunächst die Objektleitung des AN davon in Kenntnis gesetzt, um die Abstellung der Mängel unmittelbar sicher zu stellen. Wird nicht unverzüglich bzw. max. innerhalb von 24 Stunden keine Abhilfe geschaffen, so ist der AG berechtigt, selbst auf das Personal des AN zuzugehen und kurzfristig die Mängelabstellung zu fordern, nötigenfalls unter Hinweis darauf, die Arbeiten einzustellen und auf Kosten des AN einen tolerierbaren Zustand herstellen zu lassen.
Der AN muss unmittelbar mit Beginn der Auftragsvorbereitung mit der ggf. neuen Personalrekrutierung beginnen und für das geplante Personal die notwendigen Einweisungen und Schulungen ausführen. Dies gilt auch für das Bestandspersonal (inkl. Springerpool) sowie Personal von Nachunternehmern. Am Tag des Regelbetriebs des AN müssen die bereichsspezifischen Schulungen und Einweisungen ausgeführt sein. Durch den AG erhält der AN umfassende, projektspezifische Einweisungen in: die nutzerbezogenen Ausstattungen (z.B. Alarmanlagen, Schließsysteme) objektspezifische Anforderungen
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B2 Leistungsbeschreibung Unterhaltsreinigung
7.7 Weisungsbefugnis
Das eingesetzte Personal unterliegt grundsätzlich den Weisungen des AN bzw. dessen Beauftragten.
Bei Gefahr im Verzug und besonderen Vorkommnissen sind der AG, sowie dessen Beauftragte jederzeit berechtigt, dem eingesetzten Personal Weisungen zu erteilen.
- Hinweis zu der Kalkulation der Unterhaltsreinigung
Innerhalb der Ergebnis- und Leistungsverzeichnisse und dieser Leistungsbeschreibung sind für die einzelnen Raumgruppen die zu erbringenden Reinigungstätigkeiten und Qualitätsanforderungen für sämtliche Objekte im Detail erläutert. Der Bieter hat die beschriebenen Leistungen und Qualitätserwartungen für die Unterhaltsreinigung je Raumgruppe zu berücksichtigen und in seine Kalkulation einzuplanen.
Die Lohnkosten sowie die Kosten für die eigenen Verbrauchsmaterialien (wie z.B. Reinigungsmaterial und -utensilien) sowie die Gestellung von Maschinen und Geräten müssen in dem Stundenverrechnungssatz enthalten sein (diese Aufzählung gilt als Hinweis und ist nicht als abschließende Anforderung zu verstehen).
Der AN ist zur Einhaltung der Bestimmung des geltenden Lohn- und Rahmentarifvertrages für das Gebäudereinigerhandwerk aufgrund von Allgemeinverbindlichkeitserklärungen verpflichtet. Anhand des Reiters „Urkalkulation StVS“ (Preisverzeichnis) wird die inhaltliche, rechnerische und nachvollziehbare Kalkulation des angegebenen StVS im Bedarfsfall überprüft. Tariflohn, Soziallöhne, AG-Anteile zur Sozialversicherung müssen den gesetzlichen und tariflichen Vorgaben entsprechen. Zusammen mit den sonstigen auftrags- und unternehmensbezogenen Kosten sowie Wagnis und Gewinn muss die Kalkulation des StVS die Auskömmlichkeit des Angebots gewährleisten.
Erscheinen Angebote im Verhältnis zu der zu erbringenden Leistung ungewöhnlich niedrig, behält sich die Vergabestelle vor, die Angebote weiter aufzuklären.
- Leistungen zum Vertragsbeginn und -ende
Auftragsvorbereitung und Start-up-Phase orientieren sich zeitlich am Leistungsbeginn. Sie unterscheiden sich sowohl von den Leistungsinhalten als auch von genauen Terminen der Leistungserbringung. So startet die Auftragsvorbereitung bereits vor Leistungsbeginn und endet mit Leistungsbeginn. Die Start-up-Phase startet mit Leistungsbeginn und endet nach 3 Monaten. Sie ist parallel zum Regelbetrieb durchzuführen. Der Regelbetrieb startet mit Vertragsbeginn.
Im Folgenden werden, die im Rahmen der Auftragsvorbereitung und des Start-up vom AN zu erbringenden Leistungen beschrieben.
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9.1 Leistungen zur Auftragsvorbereitung (Einmalleistung)
Die Auftragsvorbereitung umfasst alle Leistungen, die der AN vor dem ersten Tag der Unterhaltsreinigung (Leistungsbeginn) zu erbringen hat. Sie beginnt nach schriftlicher Beauftragung durch den AG und endet mit dem Leistungsbeginn. Die Kosten der Auftragsvorbereitung sind in die Angebotspreise einzurechnen und werden nicht gesondert vergütet.
Im Rahmen der Auftragsvorbereitung hat der AN folgende Leistungen zu erbringen: Einarbeitung in die allgemeinen Objektgegebenheiten anhand der zur Verfügung
gestellten Unterlagen Terminliche und inhaltliche Abstimmung mit dem Bestandsdienstleister zur
Vorbereitung eines reibungslosen Übergangs Identifikation aller relevanten Schnittstellen im Gebäudebetrieb Abstimmung der objektspezifischen Ausführungszeiten der Regelleistungen mit
dem AG Abstimmung der objektspezifischen Zugänglichkeiten (Schlüssel, Transponder,
Zugangsregelungen) Vorbereitung des Personalkonzepts und ggf. Rekrutierung neuer Mitarbeiter Erstellen eines detaillierten Einweisungsplans für die Start-up-Phase
Die Einweisung in die einzelnen Flächen erfolgt durch den AG oder seinen Vertreter vor Ort. In der Auftragsvorbereitung können wöchentliche Abstimmungsgespräche mit dem AG stattfinden.
9.2 Leistungen zum Start-up (Einmalleistung)
Die Start-up-Phase beginnt mit dem ersten Tag der Unterhaltsreinigung (Leistungsbeginn) und ist innerhalb von drei Monaten abzuschließen. Während dieser Phase erbringt der AN die vertragsgegenständlichen Reinigungsleistungen vollumfänglich. Die Start- up-Phase dient der Überprüfung, Abstimmung und Dokumentation der tatsächlichen Objektgegebenheiten. Die Kosten der Start-up-Phase sind in die Angebotspreise einzurechnen und werden nicht gesondert vergütet.
Im Rahmen der Start-up-Phase hat der AN folgende Leistungen zu erbringen: Physische Übernahme aller vertragsgegenständlichen Reinigungsflächen inkl.
Feststellung des IST-Zustands und Erstellung einer Mängelliste mit
Fotodokumentation Übernahme aller bestehenden Dokumentationen (Reinigungs-, Flächen- und
Bestandsunterlagen)
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B2 Leistungsbeschreibung Unterhaltsreinigung
Abgleich der Flächen- und Massenangaben aus dem Preisverzeichnis mit den
örtlichen Gegebenheiten; festgestellte Abweichungen sind dem AG in einem
angepassten Leistungs- und Flächenverzeichnis spätestens bis zum Ende der
Start-up-Phase digital zu übergeben Aufbau des objektspezifischen Dokumentations- und Reportingsystems in
Abstimmung mit dem AG Einweisung aller eingesetzten Mitarbeiter in die jeweiligen Flächen und
Anforderungen gemäß Einweisungsplan; Umfang und Ergebnis der Einweisungen
sind zu protokollieren Abstimmung der Jour-fixe-Termine für den Regelbetrieb
In der Start-up-Phase können wöchentliche Abstimmungsgespräche mit dem AG stattfinden. Nach Abschluss der Start-up-Phase bestätigt der AN schriftlich die vollständige Flächenübernahme gemäß Abschnitt 9.3.
9.3 Bestätigung der Objektübernahme
Dem AG ist nach erfolgter Einweisung spätestens bis zur Beendigung der Start-up-Phase eine Bestätigung zur Übernahme der Tätigkeiten der Reinigungsleistungen inkl. aller Lasten und Pflichten vorzulegen. Der AN stellt dem AG eine Bescheinigung aus, in der er erklärt: sich umfassend und ausführlich mit den Objekten und Reinigungsflächen vertraut
gemacht zu haben, alle Mitarbeiter vor Ort und einen ausreichenden Teil des Mitarbeiterpools in die
Dienstleistungsprozesse intensiv eingewiesen zu haben, vollumfänglich die für die Dienstleistungserbringung erforderliche Sachkunde
erlangt zu haben.
Eine gesonderte Vergütung der Bestätigung der Objektübernahme erfolgt nicht. Die Kosten hierfür sind in den jeweiligen Positionen des Preisverzeichnisses verrechnet.
9.4 Leistungen zum Vertragsende
Nach Ablauf der Vertragslaufzeit verpflichtet sich der AN zur ordnungsgemäßen und vollständigen Übergabe der Objekte und seiner Einrichtungen sowie der archivierten Dokumente und Betriebsführungsdaten an den AG bzw. an den neuen AN. Hierzu werden Abnahmen auf Grundlage, der bei der Übernahme der Objekte erstellten Dokumente mit selben Prozedere durchgeführt und dokumentiert.
Der AN gibt das Objekt in einem vom AG festzulegenden Verfahren in einem Zustand entsprechend der üblichen Abnutzung und unter Berücksichtigung des Verschleißes zum Ablauf der Vertragslaufzeit an den AG zurück. Dem AG steht es frei, für diese Rückübernahme
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B2 Leistungsbeschreibung Unterhaltsreinigung
einen neuen AN hinzuzuziehen. Vor der Rücknahme wird die Funktionstüchtigkeit der Einrichtungen sowie deren Werterhalt durch den AG und AN überprüft und protokolliert.
Der AN hat im Zuge einer Beendigung des vollständigen oder teilweisen Vertragsverhältnisses Leistungen zu erbringen, die über das Ende der regulären Leistungspflicht hinausgehen.
Ziel ist es, für den AG eine reibungslose Übergabe des bisherigen AN an den neuen Dienstleister zu erreichen. Der AN erbringt diesbezüglich insbesondere folgende Leistungen: Soweit während der Vertragslaufzeit entstandene Mängel etc. dem AN anzulasten
sind, werden Ansprüche auf Mängelbeseitigung oder Schadenersatz auch nach
Vertragsende geltend gemacht. Sämtliche, durch den AN erfassten Daten (Pläne, Objektdokumentationen,
Schriftverkehr, rechnungsbegründende Unterlagen usw.) in EDV- und
Papierformaten sind Eigentum des AG und bei Vertragsende ohne Kosten dem
AG in Papier- und/oder Office kompatiblem Datenformat (Word, Excel, Access,
*pdf) zu übergeben. Die Übergabe hat in geordneter und strukturierter Form zum
Vertragsende zu erfolgen. Dabei sind folgende Mindestanforderungen
einzuhalten:
die Unterlagen sind nach Standort und einzelnen Gebäuden innerhalb des o Standortes geordnet
Erkennbarkeit der ausgeführten Leistungen gewerkespezifisch geordnet o (Regelleistung gemäß Ergebnis- und Leistungsverzeichnis und optional
beauftragte Leistungen)
nach zeitlicher Reihenfolge geordnet o Durch den AN gespeicherte Daten sind spätestens eine Woche nach vollständiger
durch den AG protokollierte Übergabe in den AN-eigenen Systemen nachweislich
zu löschen. Begleitung von der Objektübergabe an den AG oder den nachfolgenden
Dienstleister durch fachlich befähigtes Personal vor Ort im Objekt ab 3 Monaten
vor Ende der Vertragslaufzeit. Übergabe der zu übergebenden und fortgeführten Objektdokumentationen an den
AG.
Mit der Bestätigung der Übernahme ist keine Bestätigung der Vollständigkeit und Mangelfreiheit der Unterlagen durch den AG verbunden.
Eine gesonderte Vergütung der Leistungen zum Vertragsende erfolgt nicht.
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B2 Leistungsbeschreibung Unterhaltsreinigung
- Reporting/Berichtswesen
Der AN ist verpflichtet sämtliche reinigungsspezifische Vorgänge in den Objekten zu dokumentieren. Darüber hinaus hat der AN mittels Reporting seine Arbeiten gegenüber dem AG zu dokumentieren und zu optimieren.
Das Reporting/ Berichtswesen ist unaufgefordert an den AG gesammelt für alle Objekte zu übergeben. Der AN hat über gewöhnliche und außergewöhnliche Vorkommnisse in den Objekten wahrheitsgetreu zu berichten. Das Reporting ist in elektronischer Form zur Verfügung zu stellen.
Das Reporting hat monatlich zu erfolgen und ist dem AG jeweils spätestens zum 10. Werktag des Folgemonats vorzulegen.
Die Details und Inhalte des Reportings sind bei Auftragsvergabe im Rahmen der Start-up- Phase mit zwischen AG und dem AN abzustimmen. Das Reporting enthält jedoch mindestens folgende Informationen: Zusammenstellung der Anwesenheitszeiten (Zeiterfassung gemäß
Entsendegesetz), Ergebnisse des Reinigungscontrollings (QM-Stufen 1 und 2, s. Kapitel 13), Durchgeführte Bedarfs- und Sonderleistungen (Anlass, Art und Umfang sind
anzugeben) Mögliche Optimierungspotenziale.
Der AN ist dazu verpflichtet, dem AG den eingebrachten Stundenaufwand je Objekt und Reinigungskraft nachzuweisen. Dem AN steht es offen, hierfür ein elektronisches Zeiterfassungssystem zu nutzen oder die Anwesenheit der Reinigungskräfte in Papierlisten zu führen.
- Jour-fixe-Termine
Die Jour-fixe-Termine dienen zur Überprüfung der Leistungserbringung im vergangenen Leistungszeitraum. Die Teilnahme der Objektleitung wird vorausgesetzt.
Im Rahmen der Jour-fixe-Termine können auch gemeinsame Kontrollgänge mit dem AG in seinen Objekten stattfinden.
Innerhalb des Jour-Fixe-Termins wird die Leistungserbringung der Regelleistungen sowie erforderliche Sonder- und Grundreinigungen besprochen.
Der AN hat innerhalb der Jour-fixe-Termine die Ergebnisse der Eigenkontrollen zusammengefasst darzustellen. Die gemeinsamen Jour-fixe-Termine zwischen AG und AN stellt die Abnahme der Leistung dar. Innerhalb der Jour-fixe-Termine werden die Rechnungslegung für die erbrachten Sonderleistungen des vergangenen Monats abgestimmt und die Reinigungsqualität der Regelleistungen besprochen.
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B2 Leistungsbeschreibung Unterhaltsreinigung
- Abnahmen
Grundsätzlich sind die ausgeschriebenen Leistungen gem. dem Ergebnis- und Leistungsverzeichnis zu erbringen. Der AG ist nicht verpflichtet, die vom AN erbrachten Werkleistungen jeweils förmlich abzunehmen.
Auf Anforderung des AG sind jederzeit Kontrollrundgänge mit der dafür zuständigen Person des AN (Objektleitung bzw. Vorarbeiter) durchzuführen. Der AG behält sich das Recht vor, unabhängig von den gemeinsamen Kontrollen mit dem AN, allein bewertete Kontrollen durchzuführen. Da bei der Unterhaltsreinigung in der Regel für täglich anfallende Arbeiten im Sinne eines Werkvertrages keine Nachbesserungen möglich sind, können vom AG für nicht erfüllte Leistungen Rechnungsabzüge vorgenommen werden.
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B2 Leistungsbeschreibung Unterhaltsreinigung
- Qualitätsmanagement
Der AG erwartet eine dauerhaft hochwertige Reinigungsleistung, die konzeptionell geplant und durch geeignete Maßnahmen abgesichert wird. Die Gebäudenutzer sollen sich jederzeit in einem sauberen und gepflegten Umfeld bewegen können.
Die zu reinigenden Bereiche sind nach Nutzungsarten in Raumgruppen eingeteilt. Für jede Raumgruppe hat der AG ein Ergebnis- und Leistungsverzeichnis mit verbindlichen Tätigkeitsvorgaben als Mindestanforderung entwickelt. Der AN hat die Einhaltung der vertraglich vereinbarten Leistungen und Ergebnisse durch ein geeignetes Qualitätssicherungssystem regelmäßig nachzuweisen und zu dokumentieren.
Die Ergebnisse der internen Kontrollen werden im Rahmen gemeinsamer Qualitätsaudits — anlassbezogen und stichprobenartig — durch den AG ausgewertet.
13.1 Stufen der Qualitätsmessung
Der AG definiert zwei Stufen der Qualitätssicherung:
QM-Stufe 1: Arbeitstägliche Eigenkontrollen des AN
QM-Stufe 2: Systematische Qualitätskontrollen durch das interne QM-System des AN
Das zweistufige System ermöglicht dem AN, Mängel frühzeitig zu erkennen und eigenverantwortlich zu beheben, bevor der AG tätig wird. Der AG stützt sich auf die Ergebnisse der Eigenkontrollen und führt ergänzend gezielte Stichproben oder anlassbezogene Prüfungen durch. Ziel ist ein transparentes System auf Basis gegenseitigen Vertrauens und klar geregelter Kontrollmöglichkeiten.
13.1.1 QM-Stufe 1: arbeitstägliche Eigenkontrollen
Der AN ist verpflichtet, eigenständig tägliche Kontrollrundgänge je Objekt zu absolvieren (bei Objekten mit einer täglichen Reinigung). Neben dem Erkennen von Handlungsbedarfen (ad hoc-Verschmutzung, sehr hohe Frequentierung der Sanitär- oder Duschbereiche, etc.) ist auch zu prüfen, dass die Räume ordnungsgemäß wieder verlassen, ggf. Licht ausgeschaltet und Sicherheit wiederhergestellt wurde. Besonderheiten (Vorkommnisse, nicht ausführbare Reinigung, da Raum in Nutzung etc.) sind in einem Reinigungs- und Kontrollbuch oder gleichwertig zu dokumentieren und sofort dem AG zu melden und werden zusätzlich im nächsten Jour fixe ausgewertet bzw. angepasst. Das Reinigungs- und Kontrollbuch oder gleichwertig muss auch für den AG einsehbar sein und kann auch zur Anzeige von Mängeln Verwendung finden.
Zur Qualitätssicherung ist der Einsatz von fachlich geschulten und qualifizierten Vorarbeitern und/oder Objektleitern in allen Vertragsobjekten erforderlich.
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B2 Leistungsbeschreibung Unterhaltsreinigung
Das geforderte Ergebnis der Reinigung gemäß Ergebnis- und Leistungsverzeichnis soll in dieser Kontrolle Berücksichtigung finden, ohne dabei den Anspruch an eine Kontrolle gemäß QM-Stufe 2 zu erfüllen.
Die Durchführung der Eigenkontrolle ist zu dokumentieren (die Form der Dokumentation ist dem AG in der Auftragsvorbereitung vorzustellen und abzustimmen). Die Dokumentation ist dem AG unaufgefordert monatlich bis zum 5. Werktag eines Monats vorzulegen. Bei Aufforderung ist der AG jedoch berechtigt, jederzeit Einsicht in die Dokumentation zu erhalten.
KPI-Malus 1
Sofern die Dokumentation der Eigenkontrollen nicht eingereicht wird und nach Aufforderung durch den AG nicht innerhalb von 3 Werktagen nachgereicht wird, ist der AG zur Rechnungskürzung in Höhe von 2% der jeweiligen monatlichen Objektrechnung berechtigt.
13.1.2 QM-Stufe 2: Systematische Qualitätskontrollen über Stichproben
Der AN ist berechtigt, die eigenen Qualitätskontrollen mit einem eigenen, hierfür geeigneten Qualitätssicherungssystem nachzuweisen. Das vom AN in der Angebotsphase vorgestellte QM-System (Zuschlagskriterium) muss ab Vertragsbeginn eingesetzt werden. Grundlage hierzu ist das bei Angebotsabgabe eingeplante Qualitätsmesssystem (siehe Umsetzungskonzept).
Der AN hat hier folgendes QM-System und Module eingeplant:
[SYSTEM WIRD NACH ZUSCHLAGSERTEILUNG EINGETRAGEN]
Das eingesetzte System muss die vorgegebenen Leistungen und Ergebnisse gemäß Ergebnis- und Leistungsverzeichnis des AG berücksichtigen und Mängel-/Fehlerfreiheit bzw. das Vorhandensein entsprechender Reinigungsmängel dokumentieren. Das Qualitätssicherungssystem muss in der Auftragsvorbereitung vorgestellt und vom AG freigegeben werden. Der AN verpflichtet sich, das beschriebene objektbezogene und mit dem AG abgestimmte Qualitätssicherungssystem während der gesamten Vertragslaufzeit anzuwenden und einzuhalten.
Die Auswahl der Räume hat nach dem Zufallsprinzip zu erfolgen. Dabei muss jede Raumgruppe in einem Kontrollgang enthalten sein und ein bei der Kontrolle als bestanden gekennzeichneter Raum sollte in der drauffolgenden Stichprobe nicht enthalten sein. Davon unberührt bleibt die zeitnahe Nachkontrolle nicht bestandener Räume.
Die Eigenkontrollen in Bezug auf die Reinigungsqualität werden mindestens 1 x pro Leistungsmonat durch die Objektleitung des AN in den Vertragsobjekten durchgeführt. Die Kontrollen müssen grundsätzlich nach Durchführung der Reinigungsarbeiten oder (sofern möglich) vor Beginn der Nutzung der Flächen ausgeführt werden. Bei Bedarf ist der AG
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B2 Leistungsbeschreibung Unterhaltsreinigung
berechtigt an den monatlichen Kontrollen des AN teilzunehmen. Der AG behält sich vor, den Kontrollen jederzeit und auch unangekündigt beizuwohnen.
Die Durchführung der Kontrollen ist zu dokumentieren (die Form der Dokumentation ist dem AG in der Auftragsvorbereitung vorzustellen und abzustimmen). Die Dokumentation ist dem AG unaufgefordert monatlich bis zum 5. Werktag eines Monats vorzulegen. Bei Aufforderung ist der AG jedoch berechtigt, jederzeit Einsicht in die Dokumentation zu erhalten.
Kontrollumfang
Bei den Eigenkontrollen gem. QM-Stufe 2 sind mindestens 10% der Räume/Flächen des Loses zu kontrollieren und zu protokollieren. Dabei müssen innerhalb eines Vertragsjahres alle Objekte mindestens 1-mal geprüft werden.
Mängel
Vorgefundene Mängel sind umgehend durch den AN zu beseitigen. Bei erheblichen Reinigungsmängeln sowie einer erheblichen Anzahl von Reinigungsmängel (erheblich = deutliche Abweichung vom Sollzustand mit hygienischer, sicherheitsrelevanter oder optisch stark störender Wirkung) ist dem AG ein Maßnahmenkatalog vorzulegen, aus dem hervorgeht, wie die Reinigungsqualität kurzfristig und andauernd verbessert werden soll.
Der AN verpflichtet sich, bei Schlechterfüllung der Leistungen zur Nacherfüllung gem. § 635 BGB.
KPI-Malus 2
Sofern die Dokumentation der Eigenkontrollen nicht eingereicht wird und nach Aufforderung durch den AG nicht innerhalb von 3 Werktagen nachgereicht wird, ist der AG zur Rechnungskürzung in Höhe von 2% der Rechnungssumme der Monatskosten des Loses berechtigt.
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B2 Leistungsbeschreibung Unterhaltsreinigung
13.2 Qualitätsberichte
Der AN fertigt monatlich einen Qualitätsbericht für die QM-Stufen 1 und 2 als zusammenfassende Aussage zur Qualitätsentwicklung der Unterhaltsreinigung an.
Der monatliche Qualitätsbericht beinhaltet folgende Punkte:
Zeitraum / Monat;
Zusammenfassende Darstellung der Durchführung sowie der Ergebnisse der durchgeführten Eigenkontrollen – QM-Stufe 1
Dokumentation der Eigenkontrollen – QM-Stufe 2 einschl. ggf. erforderlicher Nachkontrollen
Monatsgesamtergebnis der erreichten Qualität in % gesamt und je Raumgruppe (Durchschnitt der Werte der bisherigen Kontrollen im jeweiligen Monat)
Visualisierung des Qualitätsverlaufs (fortgeschrieben über 12 Monate)
In den Jour-fixe-Terminen erfolgt ein gemeinsames Auswertungsgespräch über die Qualitätsdokumentation zwischen AN und AG.
13.3 KPI-Übersicht
| KPI | Erläuterung | Malus | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Nichteinreichung der Dokumentation der QM-Stufe 1 | 2% der jeweiligen monatlichen Objektrechnung | ||||||
| 2 | Nichteinreichung der Dokumentation der QM-Stufe 2 | 2 % der jeweiligen monatlichen Losrechnung |
Der maximale Rechnungsabzug ist pro Vertragsjahr für das Los 1 auf 5% der Auftragssumme begrenzt.
An dieser Stelle sei erneut darauf hingewiesen, dass der AG primär an der vollständigen Erbringung der vereinbarten Reinigungsleistungen durch den AN interessiert ist. Eine Reduzierung der Vergütung im Rahmen von Malus- Regelungen erfolgt ausschließlich als ultima ratio (letztes geeignetes Mittel, letztmöglicher Weg) zur Sicherstellung der vertraglich vereinbarten Leistungserbringung.
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