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Vergabe-Nr.: RVÜ-002-32-26
Anlage A
Leistungsbeschreibung
- Darstellung des Auftraggebers
Der Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL) übernimmt als Kommunalverband die Aufgaben für alle Städte und Kreise in Westfalen-Lippe, die die Kommunen nicht alleine leisten könnten.
Weil der LWL sich über Stadt- und Kreisgrenzen hinweg einsetzt, schafft er gleichwertige Lebensverhältnisse und Qualitätsstandards in ganz Westfalen-Lippe. Er vertritt die Interessen der Region und ihrer rund 8,4 Millionen Bürgerinnen und Bürger überall dort, wo es sinnvoll und notwendig ist – auch auf Landes- oder Bundesebene.
Ein Fokus der Arbeit der rund 20.000 Beschäftigten des LWL liegt darauf, Menschen mit Behinderung ein selbstbestimmtes Leben zu ermöglichen und sich für deren gleichberechtigte Teilhabe in der Gesellschaft einzusetzen. Inklusion prägt die Aufgaben in weiten Teilen des Verbands, etwa in den Inklusionsämtern, in den 35 Förderschulen und 20 psychiatrischen Kliniken, in Pflegezentren und Wohnverbünden. Der LWL ist einer der größten deutschen Hilfezahler für Menschen mit Behinderung.
Auch im Bereich der Kultur nimmt der LWL eine zentrale Rolle in Westfalen-Lippe ein. Er betreibt unter anderem 18 Museen. Verschiedene wissenschaftliche Kommissionen erforschen und bewahren das kulturelle Erbe der Region. Darüber hinaus unterstützt der Kommunalverband Kulturinstitutionen und -projekte und fördert den kulturellen Austausch.
Die LWL-Hauptverwaltung mit Sitz in Münster und rund 3.000 Mitarbeitenden ist derzeit auf etwa 32 Gebäude in der Münsteraner Innenstadt verteilt.
Für weitere Informationen wird auf die Homepage http://www.lwl.org verwiesen.
Die Kommunalen Versorgungskassen Westfalen-Lippe (kvw) mit rund 350 Mitarbeitenden haben ihren Standort ebenfalls in der Innenstadt von Münster. Die Geschäftsführung der kvw liegt beim Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL).
Für weitere Informationen wird auf die Homepage http://www.kvw-muenster.de verwiesen.
- Gegenstand und Ziel der Ausschreibung
Ziel dieser Ausschreibung ist es, einen zuverlässigen und kompetenten Rahmenvertragspartner zu finden, der ab dem 01.11.2026 auf Abruf, die anfallenden Umzüge (i.d.R. Büro- / Möbel- / Aktenumzüge etc.), des LWL im Stadtgebiet von Münster übernimmt.
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Vergabe-Nr.: RVÜ-002-32-26
Vorarbeiten: • Organisation des Umzuges, insbesondere Erstellung eines Zeit- und Aktivitätenplans in Abstimmung mit dem Auftraggeber und unter Berücksichtigung möglicher terminlicher Vorgaben.
Umzugsvorbereitung: • Bereitstellung geeigneter, bedarfsgerecht dimensionierter Transportmittel sowie möglichst wiederverwendbarer oder recyclebarer Transportverpackungen • Durchführung von Schutzmaßnahmen gegen Beschädigungen und Verschmutzungen (z.B. in Aufzugskabinen, an Handläufen, Stufen, Fenster oder an Fassaden) am Belade- und Bestimmungsort • Demontage von Möbeln und Abbau sonstige Einrichtungsgegenstände und Geräte (üblicherweise ausgenommen EDV-Geräte). • fachgerechtes Beladen der vorgesehenen Transportmittel sowie Sicherung des Umzugsgutes
Transport: • fachgerechter Transport vom Belade- zum Bestimmungsort unter Berücksichtigung einer möglichst emissionsarmen und ressourceneffizienten Durchführung.
Nacharbeiten: • Entladen der Transportmittel • Montage und Aufstellung von Möbeln und sonstiger Einrichtungsgegenstände und Geräte (üblicherweise ausgenommen EDV-Geräte). • Mitnahme der eingesetzten Transportmittel und – Transportverpackungen sowie deren Wiederverwendung oder ordnungsgemäße Verwertung.
Anforderungen vor den Wertungskriterien
- Wertungskriterien
Der Zuschlag wird unter Berücksichtigung der nachstehenden Kriterien erteilt:
70% Preis 30% Durchführungskonzept einschließlich Logistik und Umwelt
Für die Auswertung der Angebote sind die Eintragungen des Bieters in den Angebotsunterlagen maßgeblich.
Der Angebotspreis je fließt zu 70% in die Wertung ein. Der Bieter mit dem niedrigsten Angebotspreis erhält die maximale Punktzahl (100 Punkte). Alle nachfolgenden Bieter erhalten eine anteilige Punktzahl.
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Vergabe-Nr.: RVÜ-002-32-26
Preispunkte = (niedrigstes Angebot x 100) / Angebotspreis des Bieters
Die Punkte werden kaufmännisch auf 2 Stellen nach dem Komma gerundet. Für die Bewertung des Preises ist die vom Bieter angegebene Bruttosumme maßgeblich.
Mit 30% wird das vom Bieter zu erstellende Auftragsübernahmekonzept (Durchführungskonzept einschließlich Logistik und Umwelt) bewertet. Im Konzept soll der Bieter darstellen, wie er sich die Übernahme der zu erbringenden Leistung vorstellt. Dabei wird vom Bieter ein auftragsspezifisches Konzept (auf separater Anlage) erwartet, dass wie folgt zu gliedern ist:
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Projektorganisation (Faktor 2 = max. 10 Punkte) • Benennung der verantwortlichen Projektleitung und der Ansprechpartner. • Darstellung der Kommunikations- und Abstimmungswege mit dem Auftraggeber.
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Ablauf- und Terminplanung (Faktor 2 = max. 10 Punkte) • Beschreibung des geplanten zeitlichen Ablaufs einschließlich Vorbereitung, Durchführung und Abschluss des Umzugs. • Darstellung der Maßnahmen zur Einhaltung des vorgegebenen Terminplans und zur Minimierung von Betriebsunterbrechungen.
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Logistikkonzept (Faktor 3 = max. 15 Punkte) • Beschreibung der vorgesehenen Transportlogistik einschließlich Anzahl und Art der eingesetzten Fahrzeuge. • Darstellung der Be- und Entladeorganisation, Fahrtrouten (soweit bekannt), Einsatz von Hebehilfen und sonstigen technischen Hilfsmitteln. • Beschreibung der Maßnahmen zur Sicherstellung eines reibungslosen Material- und Personenflusses.
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Schutz des Umzugsgutes und Verpackungskonzept (Faktor 4 = max. 20 Punkte) • Darstellung der Maßnahmen zum Schutz von Möbeln, IT-Ausstattung, Akten und sonstigem Inventar. • Beschreibung des Verpackungs- und Sicherungskonzepts einschließlich der eingesetzten Verpackungs- und Sicherungsmittel.
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Personal- und Ressourceneinsatz (Faktor 2 = max. 10 Punkte) • Angaben zur vorgesehenen Personalstärke und Aufgabenverteilung. • Darstellung der Vertretungs- und Ausfallregelungen. • Darstellung der Maßnahmen zur Gewährleistung des Arbeits- und Gesundheitsschutzes der eingesetzten Beschäftigten.
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• Nachweis bzw. Darstellung der vorgesehenen Schulungen und Unterweisungen des eingesetzten Personals, insbesondere hinsichtlich Arbeitssicherheit, fachgerechter Durchführung der Umzugsarbeiten und des sicheren Umgangs mit Arbeitsmitteln. • Darstellung der Maßnahmen zur Sicherstellung einer qualifizierten und verlässlichen Personalstruktur (z.B. mind. ein Teammitglied mit B2 Sprachniveau) für die Leistungserbringung.
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Risikomanagement (Faktor 3 = max. 15 Punkte) • Beschreibung möglicher Risiken während der Umzugsdurchführung sowie der vorgesehenen Maßnahmen zur Risikominimierung und zur Sicherstellung der termingerechten Leistungserbringung.
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Umweltaspekte der Leistungserbringung (Faktor 4 = max. 20 Punkte) • Der Bieter hat darzustellen, mit welchen organisatorischen und technischen Maßnahmen die Umweltbelastungen bei der Leistungserbringung reduziert werden. Dabei sind insbesondere folgende Aspekte zu berücksichtigen: • Darstellung der vorgesehenen Maßnahmen zur Reduzierung von CO₂- und Schadstoffemissionen, insbesondere durch den Einsatz emissionsarmer bzw. emissionsfreier Fahrzeuge oder alternativer Antriebstechnologien. • Darstellung der Maßnahmen zur optimierten Fahrzeug- und Tourenplanung, insbesondere zur Vermeidung von Leerfahrten und unnötigen Transportwegen. • Darstellung des Einsatzes von Mehrweg-Verpackungen und Maßnahmen zur Reduzierung des Verpackungsmaterialeinsatzes. • Darstellung der Maßnahmen zur Rücknahme, Wiederverwendung bzw. Verwertung eingesetzter Verpackungs- und Schutzmaterialien.
Die jeweils in den einzelnen Wertungskriterien Preis und Auftragsübernahmekonzept der Leistungserbringung erreichte Punktzahl fließt im angegebenen prozentualen Verhältnis (70/30) in die Gesamtwertung ein. Der Bieter mit der in der Gesamtwertung höchsten Punktzahl erhält den Zuschlag.
- Anforderungen an den Auftragnehmer
Die Umzüge werden je nach Bedarf durch Einzelaufträge vergeben. In der Regel handelt es sich hier um tageweise Einsätze (Umzüge ganzer Bürogebäude bzw. Gebäudeteile). Darüber hinaus müssen aber auch kleinere, stundenweise Aufträge, oder reine Pack- und Tragearbeiten ohne den Einsatz eines Möbelwagens zeitnah übernommen werden.
• Bereitstellung von Personal: Der Auftragnehmer erbringt die geschuldeten Leistungen grundsätzlich mit eigenem, bei ihm angestelltem Personal. Der Einsatz von Leih- und/oder Zeitarbeitnehmerinnen und -arbeitnehmern ist nur nach vorheriger Zustimmung des Auftraggebers und ausschließlich zur Abdeckung von Auftragsspitzen oder zur kurzfristigen
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Erledigung von Umzugsaufträgen zulässig. Der Auftragnehmer hat sämtliche gesetzlichen, tariflichen, behördlichen und berufsgenossenschaftlichen Verpflichtungen einzuhalten. Alle eingesetzten Mitarbeitenden haben während des Einsatzes einen gültigen Sozialversicherungsausweis und Personalausweis mitzuführen und diese auf Verlangen des Auftraggebers vorzulegen; ausländische Mitarbeitende müssen zusätzlich eine gültige Arbeitserlaubnis und Aufenthaltsgenehmigung mitführen und vorzeigen. In sämtlichen Liegenschaften des Auftraggebers gilt ein absolutes Rauchverbot. Für die Art und den Umfang der auszuführenden Umzugsarbeiten sind diese Leistungsbeschreibung sowie die für den jeweiligen Einzelauftrag zwischen dem Auftragnehmer und Auftraggeber getroffenen Vereinbarungen maßgeblich.
• Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die Leistungen jederzeit fachgerecht und ordnungsgemäß durchzuführen.
• Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die Leistungen unter Einhaltung der geltenden arbeits-, sozial- und umweltrechtlichen Vorschriften auszuführen. Dabei sind insbesondere die Anforderungen an den Arbeits- und Gesundheitsschutz sowie die ordnungsgemäße Beschäftigung des eingesetzten Personals sicherzustellen.
• Der Auftragnehmer hat im Rahmen der Umzugsplanungen einen Ansprechpartner zu benennen, der an den Umzugsplanungen mitwirkt. Bitte um Angabe einer dienstlichen Rufnummer.
• Das Umzugsgut besteht vorwiegend aus Mobiliar, IT-Technik und Kartonagen.
• Die zur Durchführung der Leistung benötigten Ausrüstungsgegenstände (Möbelhunde, Sackkarren/Treppenkarren, Werkzeug, Decken etc.) sind vom Auftragnehmer zu stellen und im Angebot mit einzukalkulieren. Der Auftragnehmer bietet Umzugsmaterial (Umzugskartons, Transportwannen, Luftpolsterfolie etc.) zu üblichen Marktpreisen zum Kauf oder zur Miete an. Der Auftraggeber ist nicht verpflichtet seinen Bedarf beim Auftragnehmer zu decken. Er kann dem Auftragnehmer auch Eigenmaterial (z.B. Umzugskartons) zur Durchführung von Umzugsarbeiten zur Verfügung stellen. Eine separate Berechnung von benötigten Verbrauchsmaterialien erfolgt nur nach vorheriger Absprache mit dem Auftraggeber.
• Die vom Auftragnehmer eingesetzten technischen Ausrüstungsgegenstände und Werkzeuge müssen den zum Zeitpunkt des Einsatzes gültigen DIN-EN, Unfallverhütungs- und Arbeitsschutzvorschriften sowie den allgemein anerkannten sicherheitstechnischen und arbeitsmedizinischen Regeln entsprechen. Sollten stattdessen andere Normen erfüllt sein, müssen diese gleichwertig sein! Ein Beweis der Gleichwertigkeit ist vom Bieter zu erbringen.
• Der Auftragnehmer hat sicherzustellen, dass die eingesetzten Beschäftigten regelmäßig zu den relevanten Arbeitsschutzanforderungen sowie zur sicheren und fachgerechten Durchführung der Umzugsarbeiten unterwiesen und geschult werden.
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• Die eingesetzten Transportmittel müssen das Umzugsgut in geeigneter Weise schützen.
• Der LWL legt Wert auf eine möglichst umwelt- und ressourcenschonende Leistungsausführung. Der Auftragnehmer hat die Umzugsleistungen unter Berücksichtigung effizienter Logistikprozesse und eines wirtschaftlichen Einsatzes von Ressourcen durchzuführen. Das zum Transport und zum Schutz benötigte Verpackungsmaterial soll möglichst wiederverwendbar, recyclingfähig oder aus Recyclingmaterial hergestellt sein. Einwegmaterialien sowie Verpackungsabfälle sind auf das notwendige Maß zu beschränken.
• Bei der Leistungserbringung anfallende Verpackungs- und sonstige Abfälle sind – soweit im Einflussbereich des Auftragnehmers – getrennt zu erfassen und einer ordnungsgemäßen Wiederverwendung oder Verwertung zuzuführen
• Die Umzugsausführung ist so zu planen und zu organisieren, dass durch eine bedarfsgerechte Tourenplanung, die Vermeidung von Leerfahrten sowie eine möglichst hohe Auslastung der Fahrzeuge Umweltbelastungen minimiert werden
• Für die Leistungserbringung dürfen ausschließlich Fahrzeuge mindestens der Emissionsklasse Euro 6 eingesetzt werden.
• Vor der jeweiligen Auftragsdurchführung hat der Auftraggeber das Umzugsvolumen und den sich daraus ergebenden gesetzlichen Haftungshöchstbetrag mitzuteilen sowie über die Möglichkeiten einer Höherwertversicherung zu informieren.
• Wenn erforderlich hat der Auftragnehmer Sonderleistungen wie das Absperren bzw. Einrichten von Halteverbotszonen oder das Einholen von notwendigen behördlichen Genehmigungen zu übernehmen.
• Bei der Übernahme von Schwergut (z.B. Tresor) hat sich der AN grundsätzlich vor Übernahme von dem tatsächlichen Gewicht des Schwergutes zu überzeugen und sicher zu stellen, dass sämtliche erforderlichen Vorkehrungen wie z.B. Verstärkung der Laufwege etc. getroffen werden.
• Je nach Bedarf erwartet der Auftraggeber vom Auftragnehmer eine umfassende fachliche Beratung bei der Umzugsvorbereitung bzw. -durchführung. Diese Beratungsleistungen sind im Angebotspreis mit einzukalkulieren.
• Der Auftragnehmer muss in der Lage sein, auch kurzfristige Aufträge zeitnah (innerhalb von 2 bis 3 Werktagen) abzuwickeln.
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• An- und Abfahrtskosten werden nicht erstattet! Sie müssen sowohl für das Personal als auch für die Fahrzeuge im Angebotspreis einkalkuliert sein und können nicht separat berechnet werden.
• Die Stundensätze werden nicht je angefangene Stunde, sondern nach tatsächlicher Einsatzzeit vor Ort bis zu 0,25 Std. genau abgerechnet. Pausenzeiten werden nicht vergütet. Die Rechnungsstellung erfolgt abzüglich der gesetzlich vorgeschriebenen Pausenregelungen.
• Die Durchführung der Umzugsarbeiten beschränkt sich in der Regel auf Gebäude im Stadtgebiet von Münster.
• Das Verpacken sowie das Auspacken und Einräumen von Akten übernimmt i.d.R. der Auftraggeber. Je nach Einzelauftrag können jedoch abweichende Regelungen getroffen werden.
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