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- Landesbetrieb - Außenstelle Hannover Podbielskistr. 166 30177 Hannover
Leistungsbeschreibung
- Technischer Teil -
(Teil B)
Vergabeverfahren
AZ: 0075-DLG/2026-03.230-1
„Umzugsdienstleistungen für das Finanzamt Stade“
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Logistik Zentrum Niedersachsen Seite 2 von 7 Leistungsbeschreibung
Urheberrecht:
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Logistik Zentrum Niedersachsen Seite 3 von 7 Leistungsbeschreibung
Inhaltsverzeichnis 1 Art und Umfang ..................................................................................................................................4 2. Spezifikation ......................................................................................................................................5 3. Auftragsausführung ...........................................................................................................................7
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Logistik Zentrum Niedersachsen Seite 4 von 7 Leistungsbeschreibung
- Art und Umfang
Bei der ausgeschriebenen Dienstleistung handelt es sich um eine Umzugs- und Entsorgungsdienstleistung für das Finanzamt Stade innerhalb des Stadtgebietes Stade. Dabei wird das Finanzamt Stade von bisher vier bestehenden Standorten (ein Hauptgebäude und drei Nebenstellen) in einen Neubau umziehen.
Aktuelle Standorte (Quellliegenschaften) Finanzamt Stade, Harburger Str. 113, 21680 Stade (Hauptgebäude) Finanzamt Stade, Harburger Str. 102, 21680 Stade (Erbschaftsteuerstelle) Finanzamt Stade, Harburger Str. 97, 21680 Stade (Betriebsprüfungsstelle) Finanzamt Stade, Harsefelder Str. 2, 21680 Stade (Grundbesitzstelle)
Finanzamt Stade, Harburger Str. 113, 21680 Stade (Hauptgebäude):
Das Hauptgebäude ist ein achtgeschossiges Gebäude und ist komplett unterkellert. Bis auf das 7. Oberge- schoss werden alle Etagen als Büro- sowie Archivflächen genutzt. Im 7. Obergeschoss befindet sich eine Kantine (bereits geschlossen) sowie ein Sitzungssaal. Der Keller wird hauptsächlich als Aktenlager für die sog. toten Akten genutzt. Das Gebäude verfügt über drei nebeneinander liegende Fahrstühle (davon 1 Las- tenfahrstuhl, der als einziger auch bis in den Keller fährt). Hinter dem Gebäude befindet sich der primär zu nutzende Lieferanteneingang. Für die Zufahrten zum Gebäude bestehen keine Gewichtsbeschränkungen.
Finanzamt Stade, Harburger Str. 102, 21680 Stade (Erbschaftsteuerstelle):
Die Büro- und Aktenräume des Finanzamts befinden sich in angemieteten Flächen im ersten und zweiten Obergeschoss. Das Gebäude verfügt lediglich über ein Treppenhaus, dass zu nutzen ist. In Absprache besteht ggfs. die Möglichkeit, einen Außenlift, den der Bieter zu stellen hat, zu nutzen. Gewichtsbeschränkungen für die Zufahrt zum Gebäude sind nicht bekannt. Die eingesetzten Fahrzeuge sind mit dem Auftraggeber abzu- stimmen.
Finanzamt Stade, Harburger Str. 97, 21680 Stade (Betriebsprüfungsstelle):
Die Büroräume befinden sich in angemieteten Flächen im zweiten Obergeschoss. Die Archivräume befinden sich im Keller. Das Gebäude verfügt über ein Treppenhaus und einen Fahrstuhl. Der Aufzug ist während des Umzugs vor eventuellen Beschädigungen zu schützen. Die Kosten hierfür sind in den Angebotspreis für die Umzugsdienstleistungen mit einzukalkulieren. Gewichtsbeschränkungen für die Zufahrt zum Gebäude sind nicht bekannt. Die eingesetzten Fahrzeuge sind mit dem Auftraggeber abzustimmen.
Finanzamt Stade, Harsefelder Str. 2, 21680 Stade (Grundbesitzstelle):
Die Büro- und Aktenräume des Finanzamts befinden sich in angemieteten Flächen im Erdgeschoss sowie im
- Obergeschoss. Ein Großteil der Archivflächen befindet sich im Keller. Es handelt sich um ein historisches Gebäude, dass nur bedingt barrierefrei ist. Das Gebäude verfügt über mehrere Treppenhäuser und nur einen Behindertenfahrstuhl, der jedoch nicht alle Etagen anfährt. Der Aufzug ist während des Umzugs vor eventu- ellen Beschädigungen zu schützen. Die Kosten hierfür sind in den Angebotspreis für die Umzugsdienstleis- tungen mit einzukalkulieren. Die Möglichkeit zur Nutzung eines Außenlifts besteht bei diesem Gebäude nicht. Gewichtsbeschränkungen für die Zufahrt zum Gebäude sind nicht bekannt. Die eingesetzten Fahr- zeuge sind mit dem Auftraggeber abzustimmen.
Während des Umzugszeitraums finden im und am Gebäude Bauarbeiten statt, wodurch der Zugriff auf das Gebäude erschwert ist. Der Bieter hat sich diesbezüglich eng mit dem Auftraggeber und der liegenschaft- verwaltenden Stelle abzustimmen.
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Logistik Zentrum Niedersachsen Seite 5 von 7 Leistungsbeschreibung
Neuer Standort: Am Staatsarchiv 4, 21680 Stade (Neubau)
Es handelt sich um einen Neubau, der aus insgesamt vier Geschossen (alle oberirdisch) besteht. Vom Umzug sind alle Etagen der Liegenschaft betroffen. Die Zufahrt erfolgt über die Straße Am Staatsarchiv. Die Anlie- ferung erfolgt über den Lieferanteneingang sowie über den Haupteingang im Erdgeschoss. Das Umzugsgut kann dort mittels einer Fußgängerrampe ins Gebäude gebracht werden. Im Gebäude steht ein Fahrstuhl zur Verfügung, der während des Umzugs durch den Bieter vor eventuellen Beschädigungen geschützt werden muss. Ansonsten stehen insgesamt drei Treppenhäuser zur Verfügung. In Absprache besteht ggfs. die Mög- lichkeit, einen Außenlift, den der Bieter zu stellen hat, zu nutzen. Als Aufstellfläche für Lkws kann der Park- platz genutzt werden. Ansonsten ist die öffentliche Straße zu nutzen. Soweit verkehrsrechtliche Anordnun- gen benötigt werden, obliegt die Beantragung dem Bieter.
- Spezifikation
Im Rahmen des Umzugs sind ca. 8.500 lfd. Meter Akten- und Schriftgut (inklusive verpackter Aktendeckel und Vordrucke), vereinzeltes (Sonder-)Mobiliar, Büromaterialien sowie die IT-Ausstattung aus den o. g. Alt- liegenschaften (Quellliegenschaften) in den Neubau Am Staatsarchiv 4, 21680 Stade (Zielliegenschaft) zu verbringen. Die Akten teilen sich in etwa hälftig in Altakten und sog. lebende Akten auf. Die Mengenangaben bzgl. des Mobiliars und der EDV werden nachfolgend und durch die beigefügten Anlagen konkretisiert, dar- über hinaus bietet die Vor-Ort-Besichtigung die Möglichkeit, sich über die tatsächlichen Verhältnisse zu in- formieren. Neben dem Umzug sind auch Entsorgungsdienstleistungen vorzunehmen und die Quellliegen- schaften besenrein zu machen.
Akten
Der zu vergebende Auftrag umfasst die Entnahme von Akten (4250 lfd. Meter sog. Lebende Akten, 4250 Meter sog. tote Akten; diese Angaben sind der Kalkulation zu Grunde zu legen) aus den Archiven der Quell- liegenschaften, das transportsichere Verpacken der Akten, den Transport und das Einsortieren der Akten in den Aktenarchiven (zum größten Teil Rollregalanlagen) der Zielliegenschaft. Die bisherige Lagerung kann im Rahmen der Vor-Ort-Besichtigung in Augenschein genommen werden. Für die Zielliegenschaft ist ein Plan der Rollregalanlagen beigefügt. Die Einsortierung in der Zielliegenschaft wird durch den Auftraggeber durch ein Plandokument vorgegeben. Hierbei ist zu beachten, dass die stehend gelagerten Akten bislang in Steh- sammler-Plastikboxen gelagert sind. Da diese Lagerung beibehalten wird, sind die Stehsammler ebenfalls mit umzuziehen.
(Sonder-)Mobiliar
Darüber hinaus umfasst der zu vergebende Auftrag die Demontage von vereinzeltem (Sonder-)Mobiliar in den Quellliegenschaften, das transportsichere Verpacken, der Transport und der Aufbau in der Zielliegen- schaft am bestimmungsgemäßen Ort. Der Aufbau des Mobiliars in der Zielliegenschaft erfolgt nach Vorga- ben des Auftraggebers. Der Großteil des vorhandenen Mobiliars wird neu beschafft und ist daher nicht Be- standteil der zu vergebenden Umzugsdienstleistung. Eine Spezifikation über Art und Umfang der zu trans- portierenden Gegenstände können Sie den Anlagen zur Leistungsbeschreibung entnehmen. Die in der An- lage aufgelisteten Regale sind bei Aufbau in der Zielliegenschaft auf Kippgefahr zu sichern.
Büromaterialien
Außerdem sind die für die Arbeit notwendigen Büromaterialien (Locher, Tacker, etc.) der ca. 330 Arbeits- plätze von den Quellliegenschaften zur Zielliegenschaft zu transportieren. Hierfür ist vorgesehen, dass jeder Arbeitsplatz einen vom Bieter zu stellenden Umzugskarton erhält. Dieser wird mit den jeweiligen
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Logistik Zentrum Niedersachsen Seite 6 von 7 Leistungsbeschreibung
Gegenständen durch Mitarbeiter des Auftraggebers gepackt und ist dann vom Bieter in den Quellliegen- schaften abzuholen, zu transportieren und in der Zielliegenschaft am bestimmungsgemäßen Ort anzuliefern.
IT-Ausstattung
Der Auftrag umfasst auch das transportsichere Verpacken von rd. 660 Bildschirmen ( die ca. 330 Arbeits- platz-PC (bestehend aus PC (Thin- oder Fat-Client) sind nicht Bestandteil der Ausschreibung, sondern werden durch den Auftraggeber transportiert) sowie von ca. 100 Druckern in den Büros der Altliegenschaften, den Transport und das Wiederaufstellen in der Zielliegenschaft. Das Anschließen an das Strom- und Datennetz ist nicht Bestandteil des zu vergebenden Auftrags. Die umzusetzende IT-Ausstattung ergibt sich aus den An- lagen zur Leistungsbeschreibung. Die Telefonendgeräte sind nicht mit umzuziehen, sondern in hierfür vom Auftraggeber bereitgestellten Behältnissen zu entsorgen.
Entsorgung
Die in den Quellliegenschaften verbliebenen Möbel, Schränke, Regale und das übrige Entsorgungsgut sind fachgerecht zu entsorgen. Alternativ können die Gegenstände in eigener Zuständigkeit kostenlos weiterver- wertet werden. Die Entsorgung hat innerhalb des Ausführungszeitraums durch einen zertifizierten Entsor- gungsbetrieb zu erfolgen. Die Menge der zu entsorgenden Möbel wird auf ca. 50 t geschätzt. Die in den Quellliegenschaften verbauten Rollregalanlagen verbleiben in den Gebäuden und sind nicht Teil des Entsor- gungsvolumens. Die in den Büros und Schreibtischen verbliebenen Kabel, Netzwerkkabel und Steckerleisten sind ebenfalls zu entsorgen. Für die Kalkulation kann davon ausgegangen werden, dass pro Arbeitsplatz (ins- gesamt ca. 330 Arbeitsplätze) eine Steckerleiste, ein Datenkabel, zwei Bildschirmkabel und zwei Bildschirm- stromkabel entsorgt werden müssen.
Verpackung
Dem Bieter werden zur Durchführung der Leistungen keine Hilfskräfte zur Verfügung gestellt. Sofern Verpa- ckungsmaterial notwendig ist, ist dieses vom Bieter bereitzustellen und nach dem Umzug abzutransportie- ren. Die hierfür anfallenden Kosten hat der Bieter zu tragen. Für das Verpacken der Akten, des Büromateri- als, der IT-Ausstattung und sonstiger Gegenstände aus den Büros hat der Bieter das notwendige Verpa- ckungsmaterial (insbesondere Umzugskartons) nach Absprache mit dem Auftraggeber zur Verfügung zu stel- len.
Schutz von Betriebsgeheimnissen/ Steuergeheimnis
Der Bieter ist zu einer vertraulichen Behandlung sämtlicher Informationen über Betriebs- und Geschäftsab- läufe sowie die betriebliche Organisation des Auftraggebers verpflichtet. Dies schließt die dem Bieter durch die Vergabeunterlagen gegebenen Informationen ein. Während der Arbeiten hat der Bieter durch geeignete Maßnahmen sicherzustellen, dass Dritte keinen Zugang zu Akten oder auf Datenträgern gespeicherten In- formationen erhalten können. Alle Mitarbeiter, die auf Seiten des Bieters für die Durchführung des Umzugs eingesetzt werden, sind durch den Bieter über die vertrauliche Behandlung derartiger Informationen zu be- lehren; die Belehrung ist dem Auftraggeber vorzulegen. Allen auf Seiten des Bieters tätigen Mitarbeitern ist es strikt untersagt, Einsicht in Akten und Schriftstücke zu nehmen. Entsprechendes gilt für auf Datenträgern gespeicherte Informationen. Der Bieter hat eine sichere Verwahrung aller ihm vom Auftraggeber zur Verfü- gung gestellten Unterlagen, die im Rahmen seiner Tätigkeit für den Auftraggeber in seinen Besitz gelangen, zu gewährleisten.
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Logistik Zentrum Niedersachsen Seite 7 von 7 Leistungsbeschreibung
- Auftragsausführung
Die Leistungserbringung erfolgt ab dem 18.01.2027. Die Herstellung der Besenreinheit muss in allen Quell- liegenschaften bis zum 26.02.2027 erfolgen. Der Umzug des Personals und der dafür notwendigen Umzugs- güter soll am 04. und 05.02.2027 stattfinden, sodass der Auftraggeber den Betrieb am 08.02.2027 wieder aufnehmen kann.
Der gesamte Aktenbestand (sogenannte „lebende“ und „tote“ Akten) muss in dem genannten Zeitraum um- ziehen. Wann der Aktenumzug im genannten Zeitraum erfolgt (vor dem Personalumzug, parallel oder da- nach) obliegt dem Auftragnehmer, wobei dieser auch in diesem Zeitraum die Arbeitsfähigkeit des Auftrag- gebers zu gewährleisten hat. Die angedachte zeitliche Abfolge ist im Umzugskonzept darzustellen und im Übrigen mit dem Auftraggeber abzustimmen.
Der Umzug der IT-Ausstattung und der Büromaterialien hat zur Gewährleistung der Arbeitsfähigkeit des Auftraggebers am 04. und 05.02.2027 zu erfolgen. Parallel dazu hat der Umzug des (Sonder-)Mobiliars statt- zufinden.
Die Umzugsleistungen sollen in einem zeitlich zusammenhängenden Zeitraum stattfinden.
Der Auftraggeber sorgt dafür, dass Umzugsbeauftragte benannt und geschult sind und eine Umzugsleitstelle eingerichtet ist. Der Bieter hat qualifizierte Mitarbeiter (mindestens zwei Mitarbeiter, das heißt einen Haupt- verantwortlichen und einen Stellvertreter) für eine Mitarbeit im gemeinsamen „Projektteam Umzug“ des Auftraggebers zu stellen, um detaillierte Ablauf- und Terminpläne mit dem Auftraggeber abzustimmen. Die Abstimmung der Ablauf- und Terminpläne wird nach Auftragsvergabe im Rahmen eines Kick-Off-Meetings erfolgen.
Der Auftraggeber informiert die betroffenen Anlieger und anderen Nutzer der betroffenen Liegenschaften über die umzugsbedingten Einschränkungen. Für die Dauer des Umzugs ist es seitens des Auftraggebers geplant, einen Fahrstuhlnotdienst einzusetzen.
Das Herstellen der Besenreinheit muss in allen Quellliegenschaften im Nachgang zum Umzug bis zum 26.02.2027 erfolgen.
Anlagen:
- Anlage 1 zu Teil B zu transportierendes Inventar
- Anlage 2 zu Teil B zu entsorgendes Inventar