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Datenschutzinformation im Vergabeverfahren
DRV Berlin-Brandenburg - Umbau Rechenzentrum Frankfurt (Oder)
Dokument 05 – Datenschutzinformation im Vergabeverfahren
Hinweise zum Datenschutz
Informationen zur Erhebung personenbezogener Daten nach Artikel 13, 14 Datenschutz- grundverordnung (DSGVO)
I. An Bewerber / Bieter als Arbeitsgeber
Wir verarbeiten im Rahmen des Vergabeverfahrens die personenbezogenen Daten von Mitar- beitenden Ihres Unternehmens, aus denjenigen Unterlagen, die Sie im Vergabeverfahren an uns übermitteln (insbesondere Teilnahmeanträge und Angebote). Im Hinblick auf die insoweit von Ihnen an uns übersandten Informationen zu Mitarbeitenden Ihres Unternehmens delegieren wir hiermit unsere Informationspflichten gemäß den Artt. 13 und 14 DSGVO gegenüber den betroffenen Personen auf Sie als Bewerber / Bieter.
Wir bitten Sie deshalb, dieses Hinweisblatt vor der Übermittlung solcher Unterlagen an uns, allen betroffenen Beschäftigten auszuhändigen.
II. An Bewerber / Bieter, wenn und soweit sie den Einsatz von Unterauftragnehmern / Drit- ten im Verfahren vorsehen
Wir verarbeiten im Rahmen des Vergabeverfahrens die personenbezogenen Daten von Mitar- beitenden von Drittunternehmen, die im Rahmen dieses Vergabeverfahrens für die Ausführung von Unteraufträgen vorgesehen sind (Unterauftragnehmer/Nachunternehmer) sowie anderer Unternehmen (Dritter), deren Kapazitäten ein Bewerber / Bieter für den Auftrag zum Nachweis der Leistungsfähigkeit in Anspruch nimmt (Eignungsleihe), aus denjenigen Unterlagen, die Sie im Vergabeverfahren an uns übermitteln (insbesondere Teilnahmeanträge und Angebote). Im Hinblick auf die insoweit von Ihnen an uns übersandten Informationen zu Mitarbeitenden von Drittunternehmen delegieren wir hiermit unsere Informationspflichten gemäß den Artt. 13 und 14 DSGVO gegenüber den betroffenen Personen der für den Einsatz vorgesehenen Drittunter- nehmen auf Sie als Bewerber / Bieter.
Wir bitten Sie deshalb, dieses Hinweisblatt vor der Übermittlung solcher Unterlagen an uns den für den Einsatz vorgesehenen Drittunternehmen auszuhändigen und dabei da- rauf hinzuweisen, dass dieses Hinweisblatt an alle betroffenen Beschäftigten im Unter- nehmen auszuhändigen ist.
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- Einleitung
Die im Rahmen des Vergabeverfahrens einzureichenden Dokumente enthalten personenbezo- gene Daten, die für die Kommunikation und für die Entscheidungsfindung im Vergabeverfahren erforderlich sind. Der Schutz dieser Daten ist uns wichtig. Wir verarbeiten sie daher mit größt- möglicher Sorgfalt und in Einklang mit den gesetzlichen Bestimmungen. Nachfolgend informieren wir Sie gemäß den Vorgaben der Artt. 13 und 14 der Europäischen Datenschutzgrundverordnung („DSGVO“) über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Da- ten durch uns und die Ihnen nach den datenschutzrechtlichen Regelungen zustehenden An- sprüche und Rechte als Betroffener.
- Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?
Verantwortlicher im Sinne der DSGVO: Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten:
Deutsche Rentenversicherung Berlin- Brandenburg Bertha-von-Suttner-Straße 1 E-Mail: datenschutz@drv-berlin- 15228 Frankfurt (Oder) brandenburg.de Telefon: 0335 500 900 Fax: 0335 551-1295 E-Mail: Kundenservice@drv-berlin- brandenburg.de
- Welche Quellen und Daten nutzen wir?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen des Vergabeverfahrens von Ihnen oder Ihrem Arbeitgeber erhalten. Das sind insbesondere die Daten aus Teilnahmeanträ- gen oder Angeboten, die im Vergabeverfahren gefordert und einzureichen sind. Regelmäßig handelt es sich dabei um:
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dienstliche Kontaktdaten von Ihnen als Einzelunternehmer oder Mitarbeitender Ihres Ar- beitgebers, wie Vor- und Nachname, Position im Unternehmen, berufliche Telefonnum- mer und E-Mail-Adresse,
-
Angaben zu Ihrem beruflichen Werdegang und Ihrer beruflichen Qualifikation, wie Le- bensläufe, Berufsabschlüsse und persönliche Berufserfahrungen.
Darüber hinaus verarbeiten wir – soweit für das Vergabeverfahren erforderlich – personenbezo- gene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen wie Handels- und Vereinsregister, Ge- werbezentralregister bzw. Wettbewerbsregister, Presse, Internet zulässigerweise erheben dür- fen oder die uns von anderen Behörden des Bundes und der Länder oder von sonstigen Dritten (z.B. Auskunfteien) berechtigt übermittelt werden.
Wir erheben darüber hinaus personenbezogene Daten, z.B. im Zusammenhang mit Bedarfser- hebungen, Beschaffungsvorhaben, Teilnahmeanträgen, Angeboten, Fragen, welche z.B. über Webformulare in eVergabeplattformen oder per E-Mail an uns übermittelt werden, Daten aus
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der Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen (z.B. Zahlungsverkehr) sowie Dokumentati- onsdaten (z.B. über Fragen und Antworten zu unseren Vergabeverfahren).
- Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechts- grundlage?
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Daten- schutzgrundverordnung („DSGVO“) und – soweit anwendbar – des Bundesdatenschutzgeset- zes („BDSG“) sowie gegebenenfalls weiteren anwendbaren Datenschutzbestimmungen.
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt zum Zweck der rechtmäßigen Durchführung und Verwaltung des Vergabeverfahrens, im Einzelnen zur:
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Einhaltung der geltenden vergaberechtlichen Vorschriften, insbesondere der Vergabe- grundsätze des Wettbewerbs, der Transparenz, der Wirtschaftlichkeit, der Verhältnis- mäßigkeit, der Gleichbehandlung sowie der Durchführung einer Eignungs- und Zuver- lässigkeitsprüfung
-
Prüfung und Beantwortung von Fragen und Hinweisen von Bewerbern / Bietern im Vergabeverfahren
-
Prüfung und Wertung von Interessensbekundungen, Interessensbestätigungen, Teil- nahmeanträgen und Angeboten im Vergabeverfahren, insbesondere auf vergaberechtli- che Ausschlussgründe
-
Dokumentation des Vergabeverfahrens
-
Führung einer sachdienlichen Kommunikation während des Vergabeverfahrens.
Soweit die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Durchführung der für uns ver- pflichtenden Eignungsprüfung (insbesondere Angaben zur Befähigung und gegebenenfalls Er- laubnis zur Berufsausübung sowie zur technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit) und für die Prüfung zwingender Ausschlussgründe wegen eines Verstoßes gegen bestimmte Strafvor- schriften erfolgt, ist diese gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c), Abs. 3 DSGVO i.V.m. den Vorschrif- ten des 1. Abschnitts VOB/A zur Erfüllung dieser rechtlichen Verpflichtungen zulässig.
Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rah- men des Vergabeverfahrens Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO. Diese Vorschrift gestattet uns die Verarbeitung personenbezogener Daten, soweit dies zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der Interessen eines Dritten erforderlich ist, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Personen, die den Schutz personenbezoge- ner Daten erforderlich machen, überwiegen. Unser berechtigtes Interesse besteht in der ord- nungsgemäßen Durchführung des Vergabeverfahrens unter Beachtung der insoweit geltenden gesetzlichen Vorgaben.
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- Wer bekommt Ihre Daten?
Eine Weitergabe Ihrer Daten erfolgt nur, soweit eine Rechtsgrundlage dies gestattet. Ihre per- sonen-bezogenen Daten werden – soweit erforderlich und zulässig – weiterge geben an:
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Bundeskartellamt zur Einholung von Wettbewerbsregisterauskünfte n gemäß Wettbe- werbsregistergesetz
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Sonstige zuständige Stellen für vergaberechtlich relevante Register
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Zuständige Stellen zur Einholung von Auskünften betreffend das Vorliegen von vergabe- rechtlichen Ausschlussgründen
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Referenzgeber zur Überprüfung von Referenzen
-
Sicherheits- und Ordnungsbehörden zur Überprüfung etwaiger bewachungsrechtlicher Voraussetzungen
-
Mit der Beratung oder Unterstützung im Vergabeverfahren beauftragte Dritte (z.B. Inge- nieurbüros, Beratungsunternehmen, Rechtsanwaltskanzleien)
-
Teilnehmer am Vergabeverfahren zur Information über die Vergabeentscheidung
-
Instanzen für die Nachprüfung von Vergabeverfahren und die dort beteiligten Parteien
-
Rechnungsprüfungs-, Revisions- und Kontrollinstanzen.
Soweit wir mit Auftragsverarbeitern zusammenarbeiten, werden Ihre Daten an diese weiter- gegeben. Auftragsverarbeiter sind Unternehmen, die wir im gesetzlich vorgesehenen Rah- men (Art. 28 DSGVO) mit der Verarbeitung von Daten beauftragen (Dienstleister, Erfüllungs- gehilfen) und entsprechend anweisen. Wir bleiben auch in diesem Fall weiterhin für den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich. Beauftragt werden diese Unterneh- men von uns insbesondere in folgenden Bereichen:
-
Bereitstellung und Betrieb der im Vergabeverfahren eingesetzten eVergabeplattformen,
-
ggf. Digitalisierung von in Papierform im Vergabeverfahren eingereichten Unterlagen,
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ggf. sonstige Bereiche.
- Wie lange werden Ihren Daten gespeichert?
Ihre Daten werden nach der Erhebung so lange gespeichert, wie dies zur Durchführung des Vergabeverfahrens und unter Beachtung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen erforderlich ist. Gemäß diesen Vorschriften kann eine Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten für einen Zeitraum von bis zu zehn Jahren erforderlich sein.
Soweit nach Beendigung des Vergabeverfahrens durch Ihr Unternehmen oder durch uns noch Ansprüche bestehen oder geltend gemacht werden, werden Ihre personenbezogenen Daten
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jedoch erst dann gelöscht, wenn diese Ansprüche abschließend geklärt sind, spätestens jedoch mit Ablauf der gesetzlichen Verjährungsfrist. Gemäß den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbu- ches („BGB") können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt. Sofern die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für die vorgenan nten Zwecke nicht mehr erforderlich ist, löschen wir diese.
- Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?
Eine Datenübermittlung in Drittländer (Staaten außerhalb der europäischen Union und des Eu- ropäischen Wirtschaftsraums - EWR) oder an eine internationale Organisation findet nicht statt.
- Welche Rechte haben Sie?
Sie haben unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen uns gegenüber folgende Rechte:
a. Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
Gemäß Art. 15 DSGVO haben Sie das Recht, von uns eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob wir personenbezogene Daten verarbeiten, die Sie betreffen. Ist dies der Fall, so haben Sie ein Recht auf detaillierte Auskunft über die Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten. Die Auskunftserteilung kann in begründeten Einzelfällen auf Grundlage des Art. 12 Abs. 5 Satz 2 lit. b) DSGVO oder der in § 34 BDSG geregelten Fälle abgelehnt werden.
b. Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
Sie können von uns die unverzügliche Berichtigung unrichtiger Daten verlangen, die Sie betref- fen. Unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung haben Sie zudem das Recht, die Ver- vollständigung unvollständiger personenbezogener Daten – auch mittels einer ergänzenden Erklärung – zu verlangen.
c. Recht auf Löschung oder „Recht auf Vergessenwerden“ (Art. 17 DSGVO)
Sie haben unter den in Art. 17 DSGVO genannten Voraussetzungen das Recht auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten. Dieses Recht ist in den in Artikel 17 Abs. 3 DSGVO genann- ten Fällen eingeschränkt.
d. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Sie haben unter den in Art. 18 DSGVO genannten Voraussetzungen das Recht auf Einschrän- kung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, u.a. wenn und solange Uneinigkeit über die Richtigkeit Ihrer Daten besteht, Sie eine Löschung der Daten ablehnen oder Sie Wi- derspruch gegen die Verarbeitung einlegen und noch nicht feststeht, ob unsere berechtigten Interessen überwiegen.
e. Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Soweit eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns ausnahmsweise auf Ihrer freiwillig erteilten und jederzeit widerrufbaren Einwilligung oder einem Vertrag gemäß Art. 6
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Abs. 1 Satz 1 lit. b) DSGVO beruht, können Sie bei Vorliegen der in Art. 20 D SGVO genannten Voraussetzungen auch die Herausgabe der im Rahmen des Vergabeverfahrens bereitgestellten personenbezogenen Daten oder deren Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen verlan- gen (Recht auf Datenübertragbarkeit).
f. Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)
Ferner haben Sie das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde insbesondere in dem EU-Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Ortes des mutmaßlichen Verstoßes, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden Daten gegen die DSGVO oder andere Datenschutzvorschriften verstößt.
Die Anschrift der für die Deutsche Rentenversicherung Berlin-Brandenburg zuständige Auf- sichtsbehörde lautet:
Die Landesbeauftragte für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht Stahnsdorfer Damm 77 14532 Kleinmachnow Telefon: 033203 3560 Telefax: 033203 35649 poststelle@lda.brandenburg.de
Weitere verwaltungsrechtliche oder gerichtliche Rechtsbehelfe, die Ihnen möglicherweise zu- stehen, bleiben hiervon unberührt.
- Besteht für Sie eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?
Im Rahmen des Vergabeverfahrens müssen diejenigen Ihrer personenbezogenen Daten bereit- gestellt werden, die für die Durchführung und Verwaltung eines rechtmäßigen Vergabeverfah- rens und der damit verbundenen vergaberechtlichen Rechte und Pflichten von uns als öffentli- chem Auftraggeber erforderlich sind.
Ohne diese Daten wird die rechtmäßige Durchführung und Verwaltung des Vergabeverfahrens gefährdet.
- Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall?
Zur Durchführung und Verwaltung des Vergabeverfahrens findet grundsätzlich keine vollauto- matisierte Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 DSGVO statt. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber gesondert informieren.
Widerspruchsrecht gemäß Art. 21 DSGVO
Sie haben zudem das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO einzulegen. Dies gilt auch für ein etwa auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Art. 4 Nr. 4 DSGVO.
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Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten; es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitun g nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltend- machung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Der Widerspruch ist formfrei möglich und an die unter Ziffer 2 angegebenen Kontaktdaten zu richten.
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