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Dokument 11 - Verschwiegenheits- und Vertraulichkeitserklärung für Bewerber und Bieter im Vergabeverfahren

Gegenüber der Deutschen Rentenversicherung Berlin-Brandenburg (nachfolgend „Auftraggeber“) gibt das oben bezeichnete Unternehmen (nachfolgend „Bewerber“) für die Teilnahme an dem oben bezeichneten Vergabeverfahren die folgende Erklärung ab. Die Erklärung gilt im weiteren Verfahren auch für den Bewerber in seiner Eigenschaft als Bieter. Sie erfasst auch vertrauliche Informationen, die dem Bewerber vor ihrer Abgabe im Zusammenhang mit dem Vergabeverfahren bekannt geworden sind.

1. Zweck und Anwendungsbereich

Der Auftraggeber betreibt in Frankfurt (Oder) ein Rechenzentrum, das als kritische Infrastruktur besonders schutzbedürftig ist. Die Vergabeunterlagen der Angebotsphase, insbesondere die funktionale Leistungsbeschreibung, enthalten vertrauliche Angaben unter anderem zur Ausgestaltung, Redundanz und Absicherung des Rechenzentrums. Im Rahmen der Ortsbesichtigung erhält der Bewerber zudem Zugang zu nicht öffentlichen Bereichen und technischen Anlagen.

Die nachfolgenden Regelungen dienen dem Schutz dieser Informationen. Sie gelten für den Bewerber, bei Bewerbergemeinschaften für jedes Mitglied, sowie für alle Personen und Unternehmen, an die der Bewerber vertrauliche Informationen nach Nr. 5 weitergibt.

2. Vertrauliche Informationen

Als vertraulich gelten alle nicht allgemein zugänglichen Informationen, die dem Bewerber im Rahmen des Vergabeverfahrens unmittelbar oder mittelbar bekannt werden, unabhängig davon, ob sie mündlich, schriftlich, visuell, elektronisch oder in sonstiger Form vorliegen und ob sie als vertraulich gekennzeichnet sind. Dazu gehören insbesondere:

• die Vergabeunterlagen der Angebotsphase, insbesondere die funktionale Leistungsbeschreibung einschließlich Schemata, Plänen und sonstiger Anlagen sowie Antworten des Auftraggebers auf Bieterfragen;
• Angaben zu Architektur, Verfügbarkeit und Redundanz des Rechenzentrums sowie zur Strom-, Kälte-, Brandschutz-, Sicherheits-, Netzwerk- und Telekommunikationsinfrastruktur;
• Bau-, Bestands-, Revisions-, Flucht- und Rettungspläne sowie Angaben zu Gebäuden, Räumen, Nutzungen und technischen Anlagen;
• Informationen zu Zutritts-, Schließ-, Sicherheits-, Alarm-, Video-, Brandmelde-, Kommunikations-, Netzwerk- und sonstigen technischen Systemen;
• Schlüssel, Schließberechtigungen, Zutrittsmedien, Codes, Kennzeichnungen und Informationen über Sicherheitsbereiche oder Schutzmaßnahmen;
• interne organisatorische, betriebliche, kaufmännische oder vertragliche Informationen sowie Unterlagen des Auftraggebers oder anderer Auftragnehmer;
• personenbezogene Daten und – soweit sie im Einzelfall wahrgenommen werden können – Sozialdaten, insbesondere Daten von Beschäftigten, Versicherten, Besuchenden oder sonstigen Personen;
• Fotos, Videos, Bildschirmansichten, Kopien, Notizen, Auswertungen oder sonstige Aufzeichnungen, die vertrauliche Informationen enthalten oder daraus abgeleitet werden.

3. Vertrauliche Behandlung und Zweckbindung

• Der Bewerber darf vertrauliche Informationen ausschließlich zur Prüfung der Teilnahme am Vergabeverfahren sowie zur Beteiligung am Vergabeverfahren verwenden.
• Vertrauliche Informationen sind vor unbefugter Kenntnisnahme, Veränderung, Verlust, Vervielfältigung oder Weitergabe durch technische und organisatorische Maßnahmen nach dem Stand der Technik angemessen zu schützen. Insbesondere dürfen sie nur auf zugriffsgeschützten Systemen des Bewerbers oder der Empfänger nach Nr. 5 gespeichert und elektronisch nur verschlüsselt übermittelt werden. Eine Eingabe in öffentlich zugängliche Cloud-, Übersetzungs- oder KI-Dienste ist unzulässig. Vervielfältigungen sind auf das für den Verfahrenszweck erforderliche Maß zu beschränken.
• Der Bewerber und die von ihm eingesetzten Personen dürfen nicht zielgerichtet versuchen, Informationen, Unterlagen oder Daten in Erfahrung zu bringen, die für die Angebotserstellung nicht erforderlich sind.
• Eine Nutzung zu anderen Zwecken, insbesondere zu eigenen geschäftlichen Zwecken außerhalb dieses Vergabeverfahrens oder zugunsten Dritter, sowie eine Veröffentlichung oder sonstige Verwertung ist unzulässig.

4. Verhaltensregeln bei Ortsbesichtigung

• Der Bewerber benennt die teilnehmenden Personen vorab namentlich in der vom Auftraggeber vorgegebenen Form. Die Teilnehmenden haben sich vor Ort mit einem amtlichen Lichtbildausweis auszuweisen. Der Auftraggeber kann die Zahl der Teilnehmenden je Bewerber begrenzen und nicht angemeldeten Personen den Zutritt verweigern. Das Hausrecht des Auftraggebers bleibt unberührt.
• Es dürfen nur die freigegebenen Bereiche und nur in Begleitung von Beauftragten des Auftraggebers betreten werden. Den Anweisungen der Beauftragten des Auftraggebers ist Folge zu leisten.
• Foto-, Video- und Tonaufnahmen sind nur zulässig, soweit der Auftraggeber sie ausdrücklich freigegeben hat. Freigegebene Aufnahmen sind vertrauliche Informationen im Sinne dieser Erklärung.
• Unterlagen, Bildschirme, Datenträger oder sonstige Arbeitsmittel des Auftraggebers dürfen weder eingesehen noch geöffnet, kopiert, fotografiert oder anderweitig genutzt werden. Eigene Geräte oder Datenträger dürfen nicht an Anlagen oder Netze des Auftraggebers angeschlossen oder mit diesen auf andere Art verbunden werden.
• Festgestellte offene Unterlagen, ungeschützte Bildschirme, verlorene Schlüssel/Zutrittsmedien oder sonstige erkennbare Sicherheitsmängel sind nicht auszunutzen, sondern unverzüglich den Beauftragten des Auftraggebers zu melden.
• Ausgehändigte Besucherausweise, Schlüssel und Zutrittsmedien sind spätestens am Ende der Ortsbesichtigung zurückzugeben.

5. Eingesetzte Personen, Bewerbergemeinschaften, Unterauftragnehmer und Berater

Der Bewerber beschränkt den Kreis der Personen, die vertrauliche Informationen erhalten, auf das für die Prüfung der Teilnahme am Vergabeverfahren sowie zur Beteiligung am Vergabeverfahren erforderliche Mindestmaß (Need-to-know-Prinzip). Er stellt sicher, dass alle eingesetzten Beschäftigten vor Kenntnisnahme über die Pflichten aus dieser Erklärung unterrichtet und in geeigneter Weise zur Vertraulichkeit verpflichtet werden.

Eine Weitergabe an Unterauftragnehmer, Unternehmen, deren Kapazitäten der Bewerber in Anspruch nimmt, Lieferanten, Hersteller und Berater ist nur zulässig, soweit dies für die Prüfung der Teilnahme am Vergabeverfahren sowie zur Beteiligung am Vergabeverfahren erforderlich ist und der Empfänger zuvor schriftlich mindestens in gleichem Umfang zur Vertraulichkeit verpflichtet wurde. Das gilt auch für eine Weitergabe durch Empfänger an deren Beschäftigte und weitere Dritte. Berufsrechtlich zur Verschwiegenheit verpflichtete Berater (z. B. Rechtsanwälte, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer) müssen nicht gesondert verpflichtet werden. Eine Übermittlung oder Speicherung vertraulicher Informationen außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums bedarf der vorherigen schriftlichen Zustimmung des Auftraggebers. Der Bewerber hat dem Auftraggeber auf Verlangen die Empfänger vertraulicher Informationen zu benennen und die Verpflichtungen nachzuweisen. Er bleibt für die Einhaltung der Verpflichtungen durch die Empfänger verantwortlich.

Bei Bewerbergemeinschaften ist die Erklärung von allen Mitgliedern abzugeben. Die Mitglieder haften für die Einhaltung der Verpflichtungen als Gesamtschuldner.

6. Personenbezogene Daten und zufällige Kenntnisnahme

Es ist nicht auszuschließen, dass der Bewerber oder eingesetzte Personen insbesondere bei der Ortsbesichtigung zufällig Kenntnis von personenbezogenen Daten oder Sozialdaten oder anderen geschützten Informationen erhalten. Solche Informationen dürfen weder zu eigenen Zwecken verarbeitet noch Dritten bekannt gegeben oder in sonstiger Weise zugänglich gemacht werden.

Diese Erklärung begründet keine Befugnis zur Verarbeitung personenbezogener Daten des Auftraggebers.

7. Weitergabe und Offenlegung

Eine Weitergabe oder Offenlegung vertraulicher Informationen an Dritte ist nur nach Maßgabe von Nr. 5 oder mit vorheriger ausdrücklicher Zustimmung des Auftraggebers zulässig. Unberührt bleiben gesetzliche Offenlegungspflichten sowie die Offenlegung gegenüber Vergabekammern und Gerichten, soweit dies in einem Nachprüfungs- oder Gerichtsverfahren zur Rechtsverfolgung erforderlich ist. Soweit rechtlich zulässig, ist der Auftraggeber vor einer verpflichtenden Offenlegung unverzüglich zu informieren; offengelegt werden darf nur der zwingend erforderliche Umfang. Dabei ist auf die Vertraulichkeit hinzuweisen und, soweit möglich, deren Schutz zu beantragen.

Die Vertraulichkeitsverpflichtung gilt nicht für Informationen, die nachweislich bereits allgemein zugänglich waren, dem Bewerber rechtmäßig und ohne Vertraulichkeitsverpflichtung bekannt waren oder ihm von einem hierzu berechtigten Dritten rechtmäßig offengelegt wurden.

8. Rückgabe, Löschung und Vernichtung

Wird der Bewerber nicht zur Angebotsabgabe aufgefordert, gibt er kein Angebot ab, scheidet er aus dem Vergabeverfahren aus oder wird das Verfahren aufgehoben, sind überlassene Unterlagen und Datenträger unverzüglich zurückzugeben und alle Kopien, Aufzeichnungen und elektronischen Dateien mit vertraulichen Informationen zu löschen oder datenschutzgerecht zu vernichten. Dasselbe gilt für nicht berücksichtigte Bieter, sobald der Zuschlag wirksam erteilt ist, sowie jederzeit auf Aufforderung des Auftraggebers. Die Pflicht erstreckt sich auch auf die Empfänger nach Nr. 5. Für den Bieter, der den Zuschlag erhält, richtet sich der weitere Umgang nach der Verschwiegenheits- und Vertraulichkeitserklärung für den Auftragnehmer (Nr. 11).

Ausgenommen sind Unterlagen, die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen oder für ein anhängiges Nachprüfungs- oder Gerichtsverfahren erforderlich sind; sie sind bis zum Ablauf der Pflicht bzw. bis zum Abschluss des Verfahrens weiter vertraulich zu behandeln. Automatisch erstellte Sicherungskopien, deren sofortige Löschung technisch nicht zumutbar ist, sind bis zu ihrer turnusmäßigen Löschung zu sperren. Die Rückgabe, Löschung oder Vernichtung ist dem Auftraggeber auf Verlangen schriftlich zu bestätigen.

9. Sicherheits- und Vertraulichkeitsvorfälle

Der Bewerber hat den Auftraggeber unverzüglich über die in den Vergabeunterlagen benannte Kontaktstelle (bei Dringlichkeit vorab telefonisch) schriftlich zu informieren, wenn vertrauliche Informationen oder Unterlagen verloren gehen, Unbefugten zugänglich werden oder ein entsprechender Verdacht besteht. Gleiches gilt für unzulässige Foto-/Videoaufnahmen, Fehlversand, versehentliche Offenlegung oder sonstige Verstöße gegen diese Erklärung. Weitere gesetzliche Meldepflichten bleiben unberührt. Der Bewerber hat unverzüglich alle zumutbaren Maßnahmen zur Begrenzung der Folgen zu ergreifen und an der Aufklärung mitzuwirken.

10. Dauer und Folgen von Verstößen

Die Verpflichtungen aus dieser Erklärung gelten ab ihrer Abgabe. Sie bestehen unabhängig vom Ausgang des Vergabeverfahrens und über dessen Abschluss hinaus fort, solange die betreffenden Informationen nicht rechtmäßig öffentlich bekannt geworden sind.

Verstöße können nach Maßgabe der gesetzlichen Vorschriften zum Ausschluss vom Vergabeverfahren führen und/oder Schadensersatzansprüche begründen. Weitergehende gesetzliche Rechte des Auftraggebers bleiben unberührt.

11. Verhältnis zu weiteren Regelungen

Die Erklärung ist mit dem Teilnahmeantrag einzureichen. Ihre Abgabe ist Voraussetzung dafür, dass der Bewerber die Vergabeunterlagen der Angebotsphase erhält. Im Übrigen gelten die Regelungen der Vergabeunterlagen. Wird dem Bewerber der Zuschlag erteilt, gilt ab Vertragsschluss ergänzend die dem Vertrag als Anlage beigefügte Verschwiegenheits- und Vertraulichkeitserklärung für den Auftragnehmer. Es gilt deutsches Recht. Gerichtsstand ist, soweit gesetzlich zulässig, Frankfurt (Oder). Die Zuständigkeit der Vergabekammern und Vergabesenate bleibt unberührt. Sollte eine Regelung dieser Erklärung unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Regelungen unberührt.

Erklärung des Bewerbers

Der Bewerber bestätigt mit seiner Unterschrift, die vorstehenden Regelungen zur Kenntnis genommen zu haben, sie einzuhalten und die von ihm eingesetzten Personen sowie die Empfänger nach Nr. 5 entsprechend zu unterrichten und zu verpflichten.

Bei Bewerbergemeinschaften: gesonderte Erklärung bzw. Zeichnung durch jedes Mitglied.

Anlage zur internen Umsetzung beim Bewerber

Muster – Unterrichtung eingesetzter Personen

Die nachfolgende Kurzfassung kann der Bewerber zur dokumentierten Unterrichtung eigener Beschäftigter sowie der Beschäftigten von Empfängern nach Nr. 5 verwenden, insbesondere vor der Teilnahme an der Ortsbesichtigung. Eine Übersendung an den Auftraggeber ist nur auf Anforderung erforderlich.

• Ich behandle alle nicht allgemein zugänglichen Informationen, die mir im Vergabeverfahren der Deutschen Rentenversicherung Berlin-Brandenburg zum Umbau des Rechenzentrums Frankfurt (Oder) bekannt werden, vertraulich, auch wenn sie nicht als vertraulich gekennzeichnet sind. Ich nutze sie ausschließlich für die Prüfung der Teilnahme am Vergabeverfahren sowie zur Beteiligung am Vergabeverfahren.
• Ich gebe vertrauliche Unterlagen nur an Personen weiter, die sie für die Prüfung der Teilnahme am Vergabeverfahren sowie zur Beteiligung am Vergabeverfahren benötigen und zur Vertraulichkeit verpflichtet sind. Ich speichere sie nur auf zugriffsgeschützten Systemen meines Arbeitgebers, übermittle sie elektronisch nur verschlüsselt und nutze dafür keine privaten Geräte oder privaten E-Mail-Konten. Ich gebe sie nicht in öffentlich zugängliche Cloud-, Übersetzungs- oder KI-Dienste ein.
• Ich versuche nicht, Unterlagen, Daten, Bildschirme oder Informationen einzusehen, die ich nicht benötige.
• Bei der Ortsbesichtigung weise ich mich mit einem amtlichen Lichtbildausweis aus, betrete ich nur freigegebene Bereiche in Begleitung des Auftraggebers, folge den Anweisungen des Auftraggebers und fertige keine Fotos, Videos oder Tonaufnahmen an, sofern diese nicht ausdrücklich freigegeben sind. Ich schließe keine eigenen Geräte oder Datenträger an Anlagen oder Netze des Auftraggebers an. Erkannte Sicherheitsmängel nutze ich nicht aus, sondern melde sie sofort den Beauftragten des Auftraggebers. Besucherausweise, Schlüssel und Zutrittsmedien gebe ich spätestens am Ende der Besichtigung zurück.
• Zufällig wahrgenommene personenbezogene Daten, Sozialdaten oder sonstige vertrauliche Informationen gebe ich nicht weiter und nutze sie nicht.
• Verluste, Fehlversand, unbefugte Einsichtnahmen oder andere Sicherheitsvorfälle sowie einen entsprechenden Verdacht melde ich unverzüglich meiner verantwortlichen Ansprechperson, bei der Ortsbesichtigung zusätzlich den Beauftragten des Auftraggebers.
• Auf Aufforderung gebe ich vertrauliche Unterlagen zurück und lösche Kopien, Notizen und Dateien.
• Die Verpflichtung zur Vertraulichkeit gilt auch nach Abschluss des Vergabeverfahrens und nach einem Ausscheiden bei meinem Arbeitgeber fort. Mir ist bekannt, dass Verstöße arbeits-, zivil- und gegebenenfalls strafrechtliche Folgen haben können.

Bestätigung der unterrichteten Person