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Vergabebedingungen
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DEUTSCH
HINWEIS FÜR VERGABE
Wir weisen darauf hin, dass Änderungen und Ergänzungen an den Verdingungsunterlagen unzulässig sind. Nebenangebote dürfen nur abgegeben werden, wenn sie ausdrücklich gefordert sind. Sie sind auf gesonderter Anlage zu erstellen und als solche zu kennzeichnen.
Der Bieter erklärt ferner, dass die Festlegung in den vom Auftraggeber erstellten Vertragsunterlagen (Vertragsbedingungen und Leistungsbeschreibung/Leistungsverzeichnis) allein verbindlich sind und etwaige hiervon abweichende Angaben in dem Angebot keine Gültigkeit haben.
Bei Abweichungen zwischen deutschem und englischem Text gilt immer der Inhalt des deutschen Textes.
HINWEIS ZU EIGNUNG
Die geforderten Eignungskriterien müssen vollständig vorgelegt werden. Unvollständige Dokumente können zum Ausschluss vom Verfahren führen.
Wettbewerbsregister (WBR)
Der Auftraggeber wird ab einer Auftragssumme von 50.000 € für den Bieter, der den Zuschlag erhalten soll, gem. § 6 Abs. 1 WRegG eine Abfrage des Wettbewerbsregisters durchführen.
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Vergabebedingungen
AUFFORDERUNG ZUR ANGEBOTSABGABE
ANLAGEN VERTRAGSBESTANDTEIL
Vertragsbestandteil werden folgende Inhalte und Anlagen:
Teile der Leistungsbeschreibung
Beschreibung, Pläne, sonstige Anlagen
Mindestlohn (MiLoG)
Der Auftragnehmer verpflichtet sich stets die Vorgaben des Mindestlohngesetzes (MiLoG) einzuhalten, insbesondere seine Beschäftigten rechtzeitig nach dem MiLoG zu entlohnen. Beauftragt der Auftragnehmer zum Zwecke der Durchführung des Vertrages Nachunternehmer oder Verleiher, verpflichtet er sich, diese wiederum zur Einhaltung der Vorgaben nach dem MiLoG zu verpflichten. Gleiches gilt für von diesen Nachunternehmern beauftragte Nachunternehmer oder Verleiher. Die Einhaltung der Vorgaben des MiLoG hat der Auftragnehmer Fraunhofer durch Vorlage geeigneter Unterlagen nachzuweisen. Auf Verlangen von Fraunhofer hat der Auftragnehmer diese Unterlagen unverzüglich vorzulegen. Der Auftragnehmer stellt Fraunhofer von allen Ansprüchen seiner Beschäftigten, der Beschäftigten der von ihm beauftragten Nachunternehmer und Verleiher oder der Beschäftigten der von diesem Nachunternehmer beauftragten Nachunternehmer oder Verleiher, frei.
Mit Annahme des Auftrages garantiert der Auftragnehmer, dass er nicht gem. §19 Abs. 1 MiLoG von der Vergabe öffentlicher Aufträge ausgeschlossen ist.
Kaufmänische Bedingungen
Siehe Anlage "B_002_KfmBedingungenCommercialTerms PRxxx.xlsx"
Allgemeine Einkaufsbedingungen der Fraunhofer-Gesellschaft April 2026
Siehe Anlage "B_004_AEB.pdf"
Formular für Auftragnehmer/Lieferanten zur Export-Klassifizierung
Siehe Anlage "C_003_Export Classification Request Form.pdf"
NACHHALTIGKEITSSTANDARDS (NHS) FÜR LIEFERANTEN DER FRAUNHOFER- GESELLSCHAFT
Siehe Anlage "B_005_NachhaltigkeitsstandardsSustainabilitystandards.pdf"
Anzahlungsbürgschaft
Siehe Anlage "B_006_BankbürgschaftBankguarantee.pdf"
VOL/B
VOL/B in ihrer aktuellen Fassung
ANLAGEN DIE DER BIETER MIT SEINEN
ANGEBOTSUNTERLAGEN ABZUGEBEN HAT
Ausgefüllte Tabelle der Technische Details
Ausgefüllte Excel-Tabelle "C_001_Technische_Details_BieterName PRxxx.xlsx"
Unterschriebenes Formular für Auftragnehmer/Lieferanten zur Export- Klassifizierung
Siehe Anlage "C_003_Export Classification Request Form.pdf"
Unterschriebenes Rücklaufexemplar
Unterschriebenes Rücklaufexemplar des letzten Nachversands (sofern zutreffend)
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Unterschriebene Selbsterklärung
Unterschriebene Eigenerklärung das keine Ausschlussgründe vorliegen. "C_002_Eigenerklärungen-Selfdeclaration.pdf"
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Unterschriebene Selbsterklärung (EU) Nr. 833/2014
Unterschriebene Eigenerklärung, dass kein Bezug zu Russland im Sinne der EU- Verordnung (EU) Nr. 833/2014 vorliegt. "C_004_Eigenerklärung-Selfdeclaration - (EU) Nr. 833-2014.pdf"
KOMMUNIKATION
Vergabeplattform
Die Kommunikation erfolgt elektronisch über die Vergabeplattform.
Rückfragen
Stellung von Rückfragen / Beantwortung der Rückfragen: Ausschließlich über die Vergabeplattform.
Fristen zur Stellung der Rückfragen / Beantwortung der Rückfragen bei
-
Offenem Verfahren / Verhandlungsverfahren / Öffentlicher Ausschreibung: Stellung der Rückfragen bis 12 Kalendertage vor der Submission bei der Vergabestelle Beantwortung der Rückfragen bis 6 Kalendertage vor der Submission
-
Nichtoffenem Verfahren / Beschleunigtem Verhandlungsverfahren / Beschränkter Ausschreibung / Verhandlungsvergabe: Stellung der Rückfragen bis 8 Kalendertage vor der Submission bei der Vergabestelle Beantwortung der Rückfragen bis 4 Kalendertage vor der Submission.
Kommunikation nach Ablauf der Fristen
Es ist zu beachten, dass die Kommunikation auch nach Ablauf der Teilnahmefrist/Angebotsfrist, z.B. zum Zwecke der Nachforderung von Unterlagen, der Aufklärung oder der Aufforderung zur Angebotsabgabe ausschließlich über die Vergabeplattform geführt wird. Da in diesem Zusammenhang Fristen gesetzt werden können, die im Falle der Nichteinhaltung den Ausschluss bedingen, obliegt es dem Bewerber/Bieter, sich stets tagesaktuell darüber zu informieren, ob entsprechende Mitteilungen für ihn auf der Plattform hinterlegt sind. Dies umfasst auch die Prüfung von SPAM-Mail-Ordnern. Die Versäumung derart bekanntgegebener Fristen geht zu Lasten des Bieters/Bewerbers.
ANGEBOTSAUSWERTUNG
Den Zuschlag erhält das Angebot, das die höchste Gesamtpunktzahl, die sich aus der Summe der gewichteten Punkte je Zuschlagskriterium ergibt, erreicht hat.
Metrische Zuschlagskriterien
Aus der Menge der wertungsfähigen Angebote, d.h. alle Angebote, die nicht aus formalen Gründen, nicht aus Gründen der fehlenden Unternehmenseignung und nicht aus Gründen eines im Verhältnis zur Leistung unangemessenen niedrigen Preises ausgeschlossen wurden, wird der niedrigste Angebotspreis/Lieferzeit bestimmt. Dieser so bestimmt niedrigste Angebotspreis/Lieferzeit erhält die volle Punktzahl.
Ein fiktiver doppelt so teurer Angebotspreis/Lieferzeit erhält null Punkte. Die Preise/die Lieferzeit der dazwischenliegenden Angebote werden mittels einer linearen Interpolation bewertet und in Punkte umgewandelt.
Beispiel: Angebot A = 100.000 Euro -> 100 Punkte Angebot B = 120.000 Euro -> 80 Punkte Angebot C = 180.000 Euro -> 20 Punkte Angebot D = 210.000 Euro -> 0 Punkte
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Vergabebedingungen
Nicht metrische Zuschlagskriterien
Technische Ausführung des Produktes/der DL Die Angebote werden bei jedem nichtmetrischen Zuschlagskriterium anhand einer Punkteskala von 0 bis 100 Punkte bewertet. Dabei erhält das Angebot mit der unter Abwägung aller Vor- und Nachteile relativ besten Lösung die Höchstpunktzahl 100. Die Punktzahl der anderen Angebote wird in Abhängigkeit der Unterschiede/Nachteile gegenüber dem Angebot mit der relativ besten Lösung bestimmt.
BEWERBUNGSBEDINGUNGEN
Mitteilung von Unklarheiten
Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Unternehmens Unklarheiten, Unvollständigkeiten oder Fehler, so hat es unverzüglich die Vergabestelle vor Angebotsabgabe in Textform darauf hinzuweisen.
Unzulässige Wettbewerbsbeschränkungen
Angebote von Bietern, die sich im Zusammenhang mit diesem Vergabeverfahren an einer unzulässigen Wettbewerbsbeschränkung beteiligen, werden ausgeschlossen. Zur Bekämpfung von Wettbewerbsbeschränkungen hat der Bieter auf Verlangen Auskünfte darüber zu geben, ob und auf welche Art er wirtschaftlich und rechtlich mit Unternehmen verbunden ist..
Angebot
Sprache
Das Angebot ist in deutscher oder englischer Sprache abzufassen.
Einreichen des Angebotes
Für das Angebot sind die von der Vergabestelle vorgegebenen Vordrucke zu verwenden. Das Angebot ist bis zu dem von der Vergabestelle angegebenen Ablauf der Angebotsfrist einzureichen. Ein nicht form- oder fristgerecht eingereichtes Angebot wird ausgeschlossen.
Kurzversion LV
Eine selbst gefertigte Abschrift oder Kurzfassung des Leistungsverzeichnisses ist zulässig. Die von der Vergabestelle vorgegebene Langfassung des Leistungsverzeichnisses ist allein verbindlich.
Preis in EUR
Alle Preise sind in Euro mit höchstens drei Nachkommastellen anzugeben.
Die Preise (Einheitspreise, Pauschalpreise, Verrechnungssätze usw.) sind ohne Umsatzsteuer anzugeben. Der Umsatzsteuerbetrag ist unter Zugrundelegung des geltenden Steuersatzes am Schluss des Angebotes hinzuzufügen.
Es werden nur Preisnachlässe gewertet, die
- ohne Bedingungen als Vomhundertsatz auf die Abrechnungssumme gewährt werden und
- an der im Angebotsschreiben bezeichneten Stelle aufgeführt sind. Nicht zu wertende Preisnachlässe bleiben Inhalt des Angebotes und werden im Fall der Auftragserteilung Vertragsinhalt.
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Vergabebedingungen
Unterlagen nach Angebotsabgabe
Unterlagen, die von der Vergabestelle nach Angebotsabgabe verlangt werden, sind zu dem von der Vergabestelle bestimmten Zeitpunkt einzureichen.
Lieferzeit
Gefordert ist die Angabe einer verbindlichen Lieferzeit in Wochen. Relativierende Ergänzungen wie circa/ca., ungefähr, etwa o. ä. werden im Interesse des Bieters ignoriert, da hierdurch keine verbindliche Lieferzeit übermittelt wird. Andernfalls kann dies im ungünstigsten Fall zum Ausschluss des Bieters aus dem Vergabeverfahren führen. Beispiel: Die Angabe »ca. 8 Wochen« wird als »8 Wochen« verstanden.
Bietergemeinschaften
Die Bietergemeinschaft hat mit ihrem Angebot eine Erklärung aller Mitglieder in Textform abzugeben,
- in der die Bildung einer Arbeitsgemeinschaft im Auftragsfall erklärt ist,
- in der alle Mitglieder aufgeführt sind und der für die Durchführung des Vertrags bevollmächtigte Vertreter bezeichnet ist,
- dass der bevollmächtigte Vertreter die Mitglieder gegenüber dem Auftraggeber rechtsverbindlich vertritt,
- dass alle Mitglieder als Gesamtschuldner haften.
Auf Verlangen der Vergabestelle ist eine von allen Mitgliedern unterzeichnete bzw. fortgeschritten oder qualifiziert signierte Erklärung abzugeben.
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Angebotspreis
Der vereinbarte Kaufpreis ist ein unveränderlicher Festpreis.
Grant Agreement
Kontrollen, Prüfungen, Rechnungsprüfungen bei Erwerb von Gütern sowie Bau- und Dienstleistungen gem. Art. 22 und 23 des Grant Agreement bei EU- geförderten Projekten: Der Auftragnehmer erkennt die Rechte der EU-Kommission, des Europäischen Rechnungshofs (EuRH), des Europäischen Amts für Betrugsbekämpfung (OLAF) oder von durch die EU-Kommission benannten Dritten an, Kontrollen und Prüfungen sowie Bewertungen die-ses Vertrags gemäß den Regelungen aus Artikel 22 und 23 der Finanzhilfevereinbarung vorzunehmen.
Auftragsbekanntmachung
Gem. § 9 Abs. 3 S. 2 VgV bzw. § 7 Abs. 3 S. 2 UVgO stehen die Auftragsbekanntmachung und die Vergabeunterlagen auf https://www.vergabe.fraunhofer.de/NetServer/ für Sie auch ohne Registrierung zur Verfügung. Bitte beachten Sie, dass für Teilnahmeanträge, Angebotsabgaben und Bieterfragen eine Registrierung notwendig ist. Wir empfehlen daher eine frühzeitige Registrierung auch um evtl. Bieterinformationen zu erhalten; ansonsten tragen Sie das Risiko eines evtl. Angebotsausschlusses.
Bindefrist
Die Bindefrist der Angebote endet mit Ablauf der Zuschlagsfrist.
DSGVO
Die von Ihnen erbetenen Angaben werden im Rahmen des Vergabeverfahrens gemäß der bestehenden Da-tenschutzgrundverordnung (DSGVO) gespeichert und verarbeitet. Sie erklären sich mit der Abgabe Ihres Angebotes hiermit einverstanden. Wir weisen darauf hin, dass gem. unserer zuwendungsrechtlichen Vorgaben die Daten bis zu 30 Jahre gespeichert werden können.
Nicht berücksichtigte Angebote
Bieter und Bewerber unterliegen mit der Abgabe von Angeboten auch den Bestimmungen über nicht berücksichtigte Angebote, gem. §19 Vergab- und Vertragsordnung für Leistungen (VOL/A) bzw. §46 Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) bzw. §62 Vergabeverordnung (VGV).
Nachfolgeklausel
Für den Fall, dass der bezuschlagte Bestbieter vor vollständiger Leistungserbringung wegen Kündigung, Rücktritt, Insolvenz, oder aus einem anderen Grund endgültig ausfällt, behält sich der Auftraggeber vor, die verbleibenden Leistungen den übrigen Bietern in der Reihenfolge des Ausschreibungsergebnisses auf der Grundlage ihrer Angebote anzutragen. Rechtsgrundlage dieser Nachfolgeklausel ist § 132 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 lit. a) GWB.
Akteneinsicht nur bei VgV
Nach dem Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) haben die Vergabekammern u. U. Anspruch auf Akteneinsicht und können sich ggfs. Ausfertigungen, Auszüge oder Abschriften erteilen lassen (§165 Abs. 1 GWB). Die Vergabekammer hat die Einsicht in die Unterlagen zu versagen, soweit dies aus wichtigen Gründen, insbesondere des Geheimschutzes oder zur Wahrung von Betriebs- oder Geschäftsgeheimnissen geboten ist (§165 Abs. 2 GWB). Nach §165 Abs. 3 GWB hat jeder Beteiligte bei Übersendung seiner Akten oder Stellung- nahmen auf die Wahrung des Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisses hinzuweisen und diese in den Unterlagen entsprechend kenntlich zu machen. Erfolgt keine Kenntlichmachung, kann die Vergabekammer von der Zustimmung auf Einsicht ausgehen. Sollten Sie von dieser Regelung Gebrauch machen wollen, haben Sie die Möglichkeit, in Ihren Unterlagen Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse als solche deutlich zu kennzeichnen.
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Vergabebedingungen
ENGLISCH
NOTE FOR TENDER
We would like to point out that changes and additions to the contract documents are not permitted. Alternative tenders may only be made if they are specifically required. Such tenders must be drawn up as a separate annex and marked as such.
You further declare that the terms in the contract documents (contract terms and specifications / service list) are binding on their own and any information in your offers that differs from this will not be valid.
If there are differences between the German wording and the Englisch wording, than the content of the German wording always applies.
NOTE FOR AWARD CRITERIA
The required suitability criteria must be submitted in full. Incomplete documents may lead to exclusion from the procedure.
COMPETITION REGISTER
In accordance with Section 6 (1) WRegG, for an order value of €50,000, the client will carry out a query in the competition register (Wettbewerbsregister) for the successful Bidder.
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Vergabebedingungen
INVITATION FOR TENDERS
ATTACHEMENTS AS PART OF THE CONTRACT
The following contents and attachments are part of the contract:
Components of technical Specification
Description of technical details, plans, special attachments
Minimum Wage Act (MiLoG)
The contractor commits to always comply with the requirements of the Minimum Wage Act (MiLoG) and in particular to pay its employees on time according to MiLoG. Should the contractor commission subcontractors or hiring companies to fulfil a contract, these subcontractors or hiring companies commit in turn to comply with the requirements of MiLoG. The same applies to the subsequent subcontractors or hiring companies. The contractor shall verify the compliance to MiLoG by providing Fraunhofer with necessary documents. The contractor shall present these documents without delay when requested to do so by Fraunhofer. The contractor releases Fraunhofer from all claims of contractors’ employees, the employees of the subcontractors and hiring companies commissioned by the contractor and the employees of subsequent subcontractors or hiring companies.
By accepting the order, the contractor guarantees that he does not violate the terms of Art. 19, Para. 1 under MiLoG and is not excluded from any public contracts.
Commercial terms and conditions
See attachement "B_002_KfmBedingungenCommercialTerms PRxxx.xlsx"
General Purchasing Terms and Conditions of Fraunhofer April 2026
See attachement "B_004_AEB.pdf"
Export Classification Request Form for Contractors/Suppliers
See attachement "C_003_Export Classification Request Form.pdf"
SUSTAINABILITY STANDARDS (NHS) FOR SUPPLIERS TO THE FRAUNHOFER- GESELLSCHAFT
See attachement "B_005_NachhaltigkeitsstandardsSustainabilitystandards.pdf"
Advance Payment Bank Guarantee
See attachement "B_006_BankbürgschaftBankguarantee.pdf"
VOL/B
VOL/B in its current version
ATTACHEMENTS TO BE SUBMITTED WITH THE OFFER
Completed table of technical details
Completed Excelsheet "C_001_Technische_Details_BieterName PRxxx.xlsx"
Signed Export Classification Request Form for Contractors/Suppliers
See attachement "C_003_Export Classification Request Form.pdf"
Signed return copy of the latest version
Signed return copy of the latest post-dispatched version (if applicable)
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Vergabebedingungen
Signed self-declaration
Signed self-declaration regarding the absence of exlusion criteria. "C_002_Eigenerklärungen-Selfdeclaration.pdf"
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Vergabebedingungen
Signed self-declaration
Signed self-declaration that there is no connection to Russia within the meaning of EU Regulation (EU) No. 833/2014. "C_004_Eigenerklärung-Selfdeclaration - (EU) Nr. 833-2014.pdf
COMMUNICATION+A34:C36
Tender platform
Communication takes place electronically in text form via the tender platform.
Quires
All questions have to be submitted via the tender platform.
Deadlines for queries / answering queries for
-Open tender procedures / negotiation procedures / public tenders: Inquiries must be submitted 12 days before the bidding due date All queries must be answered 6 days before the bidding due date
Non-opened tenders/ accelerated negotiation procedures/ restricted tender procedures / negotiation awarding procedures: Inquiries must be made 8 calendar days before the bidding due date All queries must be answered 4 days before the bidding due date
Communication after the expiry
Please note that the communication via the tender platform is also possible after the bidding entry / deadline. These include for example, requests for additional documents, clarification on tender documents or the invitation to submit offers.
In this context, it is the applicant/ bidder’s responsibility to check if any new information is available on the platform. This also includes checking SPAM mail folders. Failure to meet adjusted/new deadlines based on updated information on the tender platform are at the expense of the bidder/applicant and may result in exclusion from the tender process.
EVALUATION of The Offer
The contract is awarded to the bidder who achieves the highest overall score. This score is determined by the sum of the weighted points per criteria.
Metric Award Criteria
All valid tenders that are not disqualified i.e. all tenders which are formally correct, which pass the eligibility check and are reasonably priced, are evaluated accordingly. The offer with the lowest price / fastest delivery time will receive the highest possible score.
A fictitious offer with double the value of the lowest price / delivery time will be given zero points. All other offers that lie in between the highest and the lowest offer, will be evaluated according to linear interpolation and will be converted into points.
For example: Offer A = 100.000 Euro -> 100 Points Offer B = 120.000 Euro -> 80 Points Offer C = 180.000 Euro -> 20 Points Offer D = 210.000 Euro -> 0 Points
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Vergabebedingungen
Non-metric award criteriac
For each non-metric award criterion, evaluations are made based on a scale from 0 to 100 points. After weighing up all advantages and disadvantages, the relative best solution can receives a maximum score of 100 points. The score of the other tenders will be determined based on the differences / disadvantages against the relative best solution.
TERMS FOR APPLICATION
Notification of uncertainties
If, according to the bidder, the procurement documents are ambiguous, incomplete or contain errors, the bidder muss notify the tendering authority immediately. This should be done electronically via the tender platform.
illegitimate restrictions of competition
Offers from bidders who participate in illegal restriction of competition shall be excluded. To combat the restriction of competition, the bidder must, on request, provide information on the economic and legal link with the company..
Offer
Language
The offer has to be provided in German / English language.
Submission of Offer
The bidder must use the template provided by the contracting authority for his offer and summit the offer before the expiry date. The expiry date is determined by the contracting authority. An offer that is not submitted in the required form or after the expiry date will be excluded.
short version of technical Specification
A self-made copy or a summary of the product /service specifications is permitted. The original / long version, provided by the contracting authority, is solely binding.
Price in EUR
All prices have to be indicated in EUR with max. 3 decimals.
Prices (unit price, package price, billing rates) have to be indicated without VAT. The VAT rate shall be added at the end of the offer, based on the valid tax rate.
Price reductions will only be granted if:
- it is granted as a percentage to the settled amount
- the discount is listed in the offer
Other discounts shall remain part of the offer and will be included in the contract terms, once the tender is granted.
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Vergabebedingungen
Documents required after submission
Documents requested by the contracting authority after the submission of tenders, are to be submitted within the specified time.
Delivery time
A binding delivery time in weeks must be specified. Relative additions such as approximately/ approx., about, around, etc. will be ignored in the interest of the bidder, as these do not convey a binding delivery time. Otherwise, in the worst case, this may lead to the bidder being excluded from the award procedure. Example: The specification ‘approx. 8 weeks’ is understood as ‘8 weeks’.
Bidding consortium
The Bidding Consortium which includes all participating members must declare (in text form) the following when making the offer:
- the formation of a team is declared in the case of a contract,
- must include lists of all members and the members designated to carry out the contract,
- that the authorized representative shall represent the members in a legally binding manner vis-a-vis the client,
- that all members are collectively and individually liable.
A declaration signed by all members shall be submitted upon request of the contracting authority.
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Vergabebedingungen
Quoted Preis
The agreed purchase price is a fixed price.
Grant Agreement Guidelines
Controlling and audit of the purchased goods and services as well as construction works must conform to Articles 22 and 23 of the Grant Agreement for EU-funded projects. Thus, the contractor recognises the rights of the European Commission, the European Court of Auditors (ECA), the European Anti-Fraud Office (OLAF) or third parties designated by the EU Commission to carry out checks, audits and assessments of the contract based on the provisions of Articles 22 and 23 of the award agreement.
Contract notice
According to § 9 Abs.3 2 of the VgV and § 7 Abs.3 p. 2 of UVgO, the contract notice and tender documents are available free of charge and without registration at https://www.vergabe.fraunhofer.de/NetServer/ Please note that registration is required for tender applications, bids and bidding questions. We therefore recommend an early registration in order to obtain possible bidding information to avoid exclusion of your offers from the tender process.
Validity period of offers
The binding period of the offers terminate at the end of the award period.
General Data Protection Regulation
The information, which is requested from bidders, will be stored and processed based on the procurement procedure and in compliance with the existing General Data Protection Regulation (DSGVO). By submitting offers, bidders declare their acceptance of this regulation. According to our grant law requirements, the data can be stored for up to 30 years.
Non-consideration tenders
By submitting their offers, bidders and applicants become subject to the rules that regulate not selected tenders. Such regulations are according to the §19 of the Regulations on the Assignment and Contract Regulations for Services (VOL/A), § 46 of the Sub-Threshold Award Regulations (UVgO) as well as the § 62 of the German Procurement Ordinance (VGV).
Succession Clause
In the event that the successful bidder is unable to fulfill their obligations due to cancellation, withdrawal, insolvency, or for any other reason, before the completion of the performance, the employer reserves the right to assign the remaining services to the remaining bidders in the order of the tender results on the basis of their offers. The legal basis for this succession clause is Section 132 (2) sentence 1 no. 4 lit. a) GWB.
Access to the dossier only VgV
According to the Act against Restrictions of Competition (GWB), the Procurement Review Chamber can access the public tendering files and is allowed to draw copies, statements or transcripts of such files (§ 165 (1) GWB). The Procurement Review Chamber may reject access to the documents when important reasons such as confidentiality, or for the protection of business or trade secrets (§165(2) of the GWB) exist. According to § 165(3) of the GWB, each participating party indicates if the company's trade or business secrecy should be kept and identifies/marks these documents accordingly before sending the tender documents. If there is no identification, the Procurement Review Chamber considers this as a consent to inspect these documents. If you wish to make use of this regulation, you have the option to clearly identify business or trade secrets in your documents.
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