26O20097_Vorgaben Dokumentation.pdf

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Übergabedokumentation für die Gewerke

1. Vorbemerkungen

Vom ausführenden Unternehmer (nachfolgend AN) ist eine umfassende Dokumentationsunterlage über die von ihm beauftragten Leistungen nach dieser Richtlinie zu erstellen und dem Auftraggeber (nachfolgend AG) respektive der Bauüberwachung des AG (nachfolgend Bauüberwacher) zu übergeben. Die Dokumentationsunterlage dient dem Nachweis über die ordnungsgemäße Ausführung der Leistung, dem Nachweis der verwendeten Baustoffe und Bauprodukte sowie der späteren sachgerechten Bedienung, Pflege, Instandhaltung und Wartung.

Die nachfolgenden Vorgaben sind bei der Erstellung der Dokumentationsunterlage durch jeden AN zu beachten:

2. Inhalt und Umfang der Dokumentation

Der Inhalt sowie die Strukturierung der Ablage entsprechen dem Inhaltsverzeichnis der Anlage 2. Diese Aufstellung stellt den Standardumfang der Unterlagen dar, die der AN zu liefern hat. Abweichend hiervon kann die Unterlage einen geringeren oder größeren Umfang haben, abhängig von den gewerkespezifischen Gegebenheiten und Erfordernissen. Innerhalb der einzelnen Angaben sind bei mehreren Auflistungen Unterpunkte zu vergeben und Trennblätter vorzusehen.

3. Vorgaben zur Erstellung

3.1 Allgemein

Die Dokumentationsunterlage ist wie folgt zu übergeben: • in deutscher Sprache, • 2-fach in Papierform (Ausfertigung 1 enthält die Originale, Ausfertigung 2 kann Kopien enthalten), • 1-fach in digitaler Form auf Datenträger der Papierdokumentation • digitale Dokumentation und in Papierform müssen identisch sein, • entsprechend den Vorgaben sortiert und beschriftet/bezeichnet, • farbig, • Herstellerunterlagen möglichst immer im Original des Herstellers, • gescannte Unterlagen oder Kopien dürfen weder schief, schwarz-weiß, verpixelt oder unleserlich sein, • ohne handschriftlichen Notizen, • alle Unterlagen, die eine Unterschrift benötigen, müssen diese enthalten (Originale in der Ausfertigung 1 ablegen), • Bilder, Schemata oder Pläne sind in ausreichender Auflösung abzugeben (digital + Papier), • erforderliche Markierungen dürfen nur mit schwarzem Stift erfolgen.

3.2 Papierdokumentation

Die Papierdokumentation ist vom AN wie folgt zu übergeben: • alle Unterlagen gelocht oder mit Heftstreifen eingeheftet in einen oder mehrere breite bzw. schmale A4-Ordner, jeder Ordner ist mit Ordnerrücken gemäß Anlage 3 zu versehen • Planunterlagen, maßstäblich gedruckt, DIN A4 gefaltet und mit verstärktem Heftstreifen versehen • sortiert entsprechend der Aufstellung Ziffer 2 (Anlage 2), getrennt mit Trennblättern von 1 – 10, Titel auf Trennblättern mit Maschinenschrift bedruckt oder beklebt (keine Handschrift), bei mehreren Unterlagen innerhalb eines Titels ist eine Auflistung dieser voranzustellen und diese durch Trennblätter voneinander zu trennen • jedem Ordner ist ein Inhaltsverzeichnis voranzustellen (Anlage 2), welches Überblick gibt über den gesamten Inhalt der Dokumentation und vorgehoben den Inhalt des jeweiligen Ordners. Die Nummerierung der 1. Hierarchieebene darf nicht verändert werden. Ist kein Inhalt zu einem der Punkte vorhanden, dann bleibt dieser Punkt leer.

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3.3 Digitale Dokumentation

Die Dokumentationsunterlage ist digital auf Datenträger (CD-ROM, DVD oder USB-Stick) zusammenzustellen (Anlage 4). Die Ordnerstruktur in der Hierarchieebene 1 entspricht der Aufstellung gemäß Ziffer 2. Dem AN ist nicht gestattet, in dieser ersten Hierarchieebene zusätzliche Ordner anzulegen.

In der nachfolgenden Hierarchieebene werden ggf. weitere Ordner standardmäßig vorgegeben, die vom AN ebenfalls nicht verändert werden dürfen. Zur Strukturierung der Dokumentation darf der AN jedoch auf dieser und den nachfolgenden Ebenen für seine Zwecke zusätzliche Ordner anlegen. Dabei ist darauf zu achten, dass die jeweilige Ordnerstruktur nicht zu lang wird, da ab einer bestimmten Pfadlänge keine Dateien mehr transportiert werden können.

Der Datenträger ist mit folgenden Angaben zu beschriften: • Maßnahmenbezeichnung (kurz) • Gebäude-/ Außenanlagen-Nr. • Auftrags-Nr. und Gewerkebezeichnung • Firmenbezeichnung

Zum Zeitpunkt der Abnahme gemäß Ziffer 4 muss die Dokumentationsunterlage vollständig zur Verfügung stehen.

Dateiaustauschformat • Alle digitalen Unterlagen sind im pdf-Format zu übergeben. • Bilddateien alternativ auch in den Formaten *.tif, *.bmp, *.jpg, *.gif, *.eps • Planunterlagen zusätzlich in *.dwg (Version 2013 bis 2018) inkl. Plotstiltabellen etc. • Tabellen zusätzlich im Format *.xlsx Format

• komprimierte Dateien (*.zip, .*rar etc.) sind nicht zulässig

Die Dateien sind entsprechend der nachfolgenden Bildungsregel zu bezeichnen:

Gebäude- Kostengruppe Bezeichnung Dokument .Dateiformat Nr._ DIN 276_

Beispiele:

G0000498_ 430_ Beschreibung Klimasplitgerät .pdf

G0004045_ 420_ Abnahmeprotokoll_ JJJJ-MM-TT .pdf

G0004045_ 410_ Prüfprotokoll_JJJJ-MM-TT .pdf

G0004045_ 440_ Zählliste ortsfeste elektrische Anlage .xls

Pläne sind gemäß den Vorgaben der CAD/ FM-Dokumentationsrichtlinie, Teil II – CADKonventionen, Nr. 1 – Pflichtenheft und Anlagen, Anlage II-2 – Vorgaben zur Plancodierung, zu bezeichnen.

4. Übergabe der Dokumente

1 Papierexemplar ist 4 Wochen vor Abnahme vollständig, entsprechend den Vorgaben, durch den AN der Bauleitung vorzulegen. Nach Übergabe der Dokumentationsunterlage erfolgt die Durchsicht durch die Bauüberwachung innerhalb von 3 Wochen. Das Ergebnis der Durchsicht wird dem AN schriftlich mitgeteilt. Nach erfolgter Kontrolle durch diese ist die Dokumentation zu überarbeiten und als Endversion gemäß den vorangegangenen Ausführungen zu übergeben.

Wird das Projekt über den vom SIB bereitgestellten Projektraum „PlanTeamSpace“ geführt, sind die Unterlagen zeitgleich auf den Server hochzuladen. Die Übergabe ist durch Unterschrift auf der „Dokumentationsbescheinigung“ (Anlage 1) zu dokumentieren.

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Wenn sich nach Mitteilung über die Durchsicht der Dokumentationsunterlage herausstellt, dass weitere Dokumentationsunterlagen erforderlich oder die übergebenen Unterlagen mangelhaft sind, hat der Unternehmer entsprechende Dokumente auf Verlangen des AG unverzüglich und kostenneutral zu beschaffen und zu übergeben.

5. Sonstiges

Der Auftragnehmer hat dafür Sorge zu tragen, dass sich die abgegebene Dokumentation tatsächlich auf die von ihm eingebauten Produkte und Materialien bezieht. Für Beschädigungen, die aus einer fehlerhaften Dokumentation resultieren (insbesondere Beschädigungen aus Bedienungs-, Pflege- und Wartungsanweisungen) haftet der Auftragnehmer. Die Nachweispflicht der Übereinstimmung trägt der Auftragnehmer.

Auszüge aus Wikipedia oder anderen nicht vertrauenswürdigen Quellen sind nicht zulässig.

Anlagen:

Anlage 1: Dokumentationsbescheinigung

Anlage 2: Inhaltsverzeichnis

Anlage 3: Beschriftung von Dokumentationsordnern

Anlage 4: Ordnerstruktur zur digitalen Dokumentation

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Anlage 1

Dokumentationsbescheinigung

zur Bestätigung der Übergabe der Dokumentationsunterlagen

• Die Unterschrift bestätigt die Vollständigkeit der Dokumentation sowie, dass die Papierexemplare und die digitale Version identisch sind ** Die Unterschrift bestätigt die Übernahme der Dokumentation

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Anlage 1

• Die Unterschrift bestätigt die Vollständigkeit der Dokumentation sowie, dass die Papierexemplare und die digitale Version identisch sind ** Die Unterschrift bestätigt die Übernahme der Dokumentation

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Anlage 2

Inhaltsverzeichnis (Bitte dick hervorheben was Bestandteil des jeweiligen Ordners ist + Anpassung der Unterstruktur)

00.1 Dokumentationsbescheinigung (Ablage in Ordner 1 der Ausfertigung 1)

00.2 Inhaltsverzeichnis

01 Abnahmebescheinigung/behördliche Auflagen 01.01 Fachunternehmerklärung 01.02 Fachbauleitererklärung 01.03 Konformitätserklärungen 01.04 Abnahmeprotokoll 01.XX …

02 Revisionsunterlagen 02.XX …

03 Wartungsverträge, Wartungsangebote, Wartungsanweisungen, Wartungsempfehlungen 03.XX …

04 Mess- und Prüfprotokolle 04.01 Messprotokoll 04.01 Prüfprotokoll 04.XX …

05 Bedien- und Pflegeanleitungen 05.XX …

06 Prüfbücher/ Betriebsbücher 06.01 Übersichtsliste 06.02 Übersichtspläne mit Eintragung der betroffenen Anlagen 06.XX …

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Anlage 2

07 Anlagen/Funktionsbeschreibungen/Betriebsanweisungen einschließlich Bedienungs- und Instandhaltungsanleitungen der Hersteller 07.01 Nachweise eingesetzter Bauprodukte und Baustoffe 07.02 Nachweise Güteüberwachung 07.03 Anlagenbeschreibungen 07.04 Liste der eingesetzten Fabrikate 07.05 Liste der Ersatzteile & Verbrauchsmaterialien 07.06 Kontaktdaten Kundendienste und Ersatzmaterialbeschaffung 07.XX …

08 Einweisung in die technische Anlage 08.01 Einweisungsprotokoll 08.XX …

09 Produktdatenblätter/ Übereinstimmungserklärungen 09.01 Übereinstimmungserklärung 09.XX …

10 Fotos (Umfang und Inhalt ist im Vorfeld mit Bauüberwacher/ AG abzustimmen)

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Anlage 4

Ordnerstruktur für die digitale Dokumentation

Die Dokumentationsunterlage ist digital auf Datenträger (CD-ROM, DVD oder USB-Stick) zusammenzustellen. Wird das Projekt über den vom SIB bereitgestellten Projektraum „PlanTeamSpace“ geführt, sind die Unterlagen zusätzlich auf den Server hochzuladen.

Die Ordnerstruktur in der Hierarchieebene 1 entspricht der Aufstellung gemäß Ziffer 2. Dem AN ist nicht gestattet, in dieser ersten Hierarchieebene zusätzliche Ordner anzulegen.

In der nachfolgenden Hierarchieebene werden ggf. weitere Ordner standardmäßig vorgegeben, die vom AN ebenfalls nicht verändert werden dürfen. Zur Strukturierung der Dokumentation darf der AN jedoch auf dieser und den nachfolgenden Ebenen für seine Zwecke zusätzliche Ordner anlegen. Dabei ist darauf zu

1. Strukturvorgabe Projektraum „PlanTeamSpace“

2. Strukturvorgabe Datenträger (CD-ROM, DVD oder USB-Stick)

Maßnahmenummer_Kurze Bezeichnung_Gewerk_Firma 01 Abnahmebescheinigung

02 Pläne, Revisionsunterlagen 03 Wartungsverträge

04 Mess- und Prüfprotokolle

05 Bedien- und Pflegeanleitungen 06 Prüfbücher

07 Anlagen- u. Funktionsbeschreibungen

08 Einweisung in techn. Anlage 09 Produktdatenblätter; Übereinstimmungserklärungen

10 Fotodokumentation