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Anlage 4
Ordnerstruktur für die digitale Dokumentation
Die Dokumentationsunterlage ist digital auf Datenträger (CD-ROM, DVD oder USB-Stick) zusammenzustellen. Wird das Projekt über den vom SIB bereitgestellten Projektraum „PlanTeamSpace“ geführt, sind die Unterlagen zusätzlich auf den Server hochzuladen.
Die Ordnerstruktur in der Hierarchieebene 1 entspricht der Aufstellung gemäß Ziffer 2. Dem AN ist nicht gestattet, in dieser ersten Hierarchieebene zusätzliche Ordner anzulegen.
In der nachfolgenden Hierarchieebene werden ggf. weitere Ordner standardmäßig vorgegeben, die vom AN ebenfalls nicht verändert werden dürfen. Zur Strukturierung der Dokumentation darf der AN jedoch auf dieser und den nachfolgenden Ebenen für seine Zwecke zusätzliche Ordner anlegen. Dabei ist darauf zu
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Strukturvorgabe Projektraum „PlanTeamSpace“
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Strukturvorgabe Datenträger (CD-ROM, DVD oder USB-Stick)
Maßnahmenummer_Kurze Bezeichnung_Gewerk_Firma 01 Abnahmebescheinigung
02 Pläne, Revisionsunterlagen 03 Wartungsverträge
04 Mess- und Prüfprotokolle
05 Bedien- und Pflegeanleitungen 06 Prüfbücher
07 Anlagen- u. Funktionsbeschreibungen
08 Einweisung in techn. Anlage 09 Produktdatenblätter; Übereinstimmungserklärungen
10 Fotodokumentation
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Anlage 4
PlanTeamSpace Ordnerstruktur für die digitale Kommunikation, Dokumentation und Datenaustausch für das Projekt allgemein betreffende Unterlagen/Dokumente
Das Projekt wird über den vom SIB bereitgestellten Projektraum „PlanTeamSpace“ geführt.
Hierüber erfolgt die Übergabe der Ausführungspläne, Bauablaufpläne, Protokolle, planungsrelevanten Schriftverkehr, etc. (weitere Angaben siehe Anlage).
Jede Firma hat Leserechte auf nachfolgende Ordner. Werden Dokumente hier eingestellt und die Firma dazu benachrichtigt (per Mail aus dem System), gilt das Dokument als zugestellt/übergeben.
Die betrifft beispielsweise Protokolle, Bauablaufpläne, Ausführungspläne.
Abbildung 1 ist nur ein Beispiel – es ist zwingend durch das eigene Projekt auszutauschen
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Anlage 4 PlanTeamSpace Ordnerstruktur für die digitale Kommunikation, Dokumentation und Datenaustausch die Firma betreffende Unterlagen/Dokumente
Für jede Firma wird unter 5. Ausschreibung/Vergabe/Abrechnung ein eigenes Fach eingerichtet. Auf dieses Fach können nur die jeweilige Firma, der zuständige Fachplaner, Projektsteuerer und SIB Bautzen zugreifen. Alle anderen Projektbeteiligten haben kein Leserecht an diesem Fach.
Abbildung 2 - ist nur ein Beispiel – es ist zwingend durch das eigene Projekt auszutauschen
Nachtragsangebote Diese können von der Firma im Fach 02 Auftrags-LV/Nachträge eingereicht werden. Der Auftraggeber und das Planungsbüro sind per Mail über den Upload zu informieren. Die Prüfung der Nachträge erfolgt über diese Plattform. Aufträge werden vom SIB nachrichtlich hier dokumentiert.
Rechnungen Bei Rechnungen zählt der Upload nicht als Rechnungseingang. Diese sind im Original im SIB einzureichen. Die Rechnungskopie mit Aufmaß kann von der Firma im Ordner 03 Rechnungen abgelegt und zur Prüfung an das Planungsbüro übergeben werden. Die Prüfung der Rechnungen erfolgt über diese Plattform. Zahlungen werden vom SIB nachrichtlich hier dokumentiert.
Gewerkedokumentation Nach Abschluss der Bauleistungen ist die digitale Gewerkedokumentation durch die Firma im entsprechenden Fach sortiert abzulegen.
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Anlage 4
https://team.smf.sachsen.de/pm-sib/sib-projekte.jsp
Ansprechpartner PTS
Bautzen: Jeannette Thomas, Tel. 03591/582-405 Jeannette.Thomas@sib.smf.sachsen.de
Dresden Zentrale: Administration PlanTeamSpace@sib.smf.sachsen.de