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Angebotsaufforderung

CPV: 60000000-8 (Transport- und Beförderungsdienstleistungen (außer Abfalltransport)) CPV: 92000000-1 (Dienstleistungen in den Bereichen Erholung, Kultur und Sport) CPV: 92300000-4 (Unterhaltungsdienste)

Servicepartner für Logistik, Auf- und Abbau, Inbetriebnahme und Wartung der interaktiven Wanderausstellung „Was heißt hier Minderheit?“ im Jahr 2027

Sehr geehrte Damen und Herren,

für die interaktive Wanderausstellung „Was heißt hier Minderheit?“ bittet das Minderheitensekretariat um ein Angebot für das Projekt: Servicepartner für Logistik, Auf- und Abbau, Inbetriebnahme und Wartung.

1. Ort und Zeitraum der Ausführung

Ausgehend von der Lagerstätte Löbauer Straße, 02625 Bautzen bereist die Wanderausstellung im Jahr 2027 vier Ausstellungsorte innerhalb der Bundesrepublik Deutschland. Der Leistungszeitraum beginnt am 01.01.2027 und endet mit dem Abbau am letzten Ausstellungsort, spätestens am 30.12.2027.

Die Ausstellungsorte und die Termine für Auf- und Abbau stehen zum Zeitpunkt der Ausschreibung noch nicht fest. Der Auftraggeber teilt dem Auftragnehmer Ort, Adresse und Termine spätestens 6 Wochen vor dem jeweiligen Aufbau schriftlich mit.

Für die Kalkulation gelten folgende Annahmen:

• 4 Ausstellungsorte mit je einem Aufbau und einem Abbau
• Aufbau in der Regel an zwei aufeinanderfolgenden Werktagen, Abbau an ein bis zwei Werktagen
• Standzeit je Ausstellungsort ca. 6–8 Wochen
• Zwischen den Ausstellungsorten Rücktransport zur Lagerstätte Bautzen oder direkter Weitertransport zum nächsten Ausstellungsort
• Die Ausstellungsorte können im gesamten Bundesgebiet liegen, in einer Entfernung von bis zu ca. 800 Straßenkilometern von der Lagerstätte

Da die Orte noch nicht feststehen, werden die Logistikleistungen nach Entfernungszonen bepreist (siehe Anlage 2 Preisblatt).

2. Hintergrundinformationen zur Ausstellung

Wanderausstellung der vier autochthonen Minderheiten in Deutschland und der Regionalsprache Niederdeutsch

Haupttitel: Was heißt hier Minderheit? Untertitel: Dänen, Friesen, Sorben/Wenden, deutsche Sinti und Roma, Plattsprecher

In dieser Wanderausstellung präsentieren sich erstmals die vier autochthonen nationalen Minderheiten Deutschlands sowie die Sprechergruppe Niederdeutsch gemeinsam. Sechs interaktive und multimediale Ausstellungsstationen bringen den Besucher*innen Selbstverständnis, Sprache, Geschichte und Kultur der dänischen Minderheit, der deutschen Sinti und Roma, des sorbischen Volkes, der friesischen Volksgruppe sowie der Sprechergruppe Niederdeutsch anschaulich näher. Jede Station ist individuell gestaltet und greift in ihren Elementen typische Merkmale der jeweiligen Gruppe symbolisch auf.

Seit ihrer Eröffnung im Jahr 2022 reist die Wanderausstellung durch die Bundesrepublik Deutschland. Die Standorte reichen von Landtagen über Museen aller Art hin zu Rathäusern. Im Jahr 2027 wird die Ausstellung an vier Orten in Deutschland präsentiert.

2.1 Ausstellungselemente

6 Ausstellungsstationen inklusive 5 Audiostationen:

• 1 Ausstellungsstation „Zentralstation“
• 1 Ausstellungsstation „Plattsprecher“
• 1 Ausstellungsstation „Dänen“
• 1 Ausstellungsstation „Friesen“ (unterteilt in Module: Nordfriesen, Saterfriesen, Ostfriesen)
• 1 Ausstellungsstation „Deutsche Sinti & Roma“
• 1 Ausstellungsstation „Sorben/Wenden“ (unterteilt in Module: Niedersorben/Wenden, Obersorben)
• Bildschirm auf Stele

Weitere Elemente: 5 Lichtstelen · 5 Medienstationen mit jeweils einem Apple iPad Pro und einem Kopfhörer · 1 Straßenschild · 1 Lesepult · 1 LED-Screen · 1 Wandtafel „Impressum“ · 7 Sitzmöglichkeiten/Hocker · 1 Sitzmöglichkeit „Lakritzrolle“ · 2 zusätzliche Beleuchtungsstelen

Zubehör:

• 1 Computer (wird im nicht sichtbaren Bereich in der Nähe der Ausstellungsmodule zum Betrieb der Medienstationen aufgebaut)
• diverse Strom- und Ladekabel
• Postkarten für die Ausstellungsstation „Zentralstation“
• Infobroschüren des Minderheitensekretariats

Gewicht der gesamten Wanderausstellung inkl. Verpackung, exkl. Broschüren und Flyer: 1.960 kg

Wert: [80.284,10 €]

Ein Großteil der Elemente kann in den dafür vorgesehenen Transportkisten und einem für plane Elemente vorgesehenen Planwagen transportiert werden. Technische Elemente wie Audio- und Medienstationen, LED-Paneele, Lichtsäulen sowie dazugehörige Kabel und Netzteile sind ein weiterer wesentlicher Bestandteil der Ausstellung. Daher gehört der Einsatz von ausgebildeten Elektro- bzw. Veranstaltungstechnikern zum Anforderungsprofil an den Servicepartner.

Eine Auf- und Abbauanleitung als Video kann eingesehen werden. Ein physischer Ordner mit einer Schritt-für-Schritt-Dokumentation der wichtigsten Elemente liegt der Ausstellung in Papierform bei.

Ein Aufbau- und Raumplan mit Anweisungen zur Platzierung der Ausstellungselemente wird eine Woche vor dem geplanten Aufbau durch das Minderheitensekretariat zur Verfügung gestellt.

3. Vergabeverfahren

3.1 Allgemeines

Das vom Auftraggeber gewählte Verfahren ist eine öffentliche Ausschreibung gem. § 9 UVgO. Die vergaberechtlichen Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Verhältnismäßigkeit werden gewahrt. Die Teilnehmer an dem Vergabeverfahren werden gleichbehandelt. Bei der Vergabe werden Aspekte der Qualität und der Innovation sowie soziale und umweltbezogene Aspekte nach Maßgabe dieser Verfahrensordnung berücksichtigt.

3.2 Bieterfragen

Rückfragen von Bietern sind zulässig. Verfahrens- oder angebotsbezogene Fragen, deren Beantwortung sich nicht aus diesen Unterlagen ergibt, sind bis spätestens 06.11.2026 in schriftlicher Form über die Vergabeplattform www.evergabe.de zu richten. Es ist unzulässig, Informationen über das Ausschreibungsverfahren oder anderweitige vertrauliche Informationen auf einem anderen Weg abzufordern und/oder zu erlangen. Der Auftraggeber behält es sich vor, Angebote von Bietern, die hiergegen verstoßen, auszuschließen. Ausgenommen sind Informationen, die öffentlich zugänglich sind und allen Bietern durch den Auftraggeber zugänglich gemacht werden oder allgemein zugänglich sind.

Im Interesse aller Bieter sollten Fragen unverzüglich gestellt werden. Es wird im Sinne einer zügigen Bearbeitung der Fragen und entsprechender Veröffentlichung darum gebeten, die Fragen neutral zu formulieren, soweit dies möglich ist.

3.3 Einreichung und Bindefrist des Angebots

Das Angebot ist bis zum 06.11.2026 um 12:00 Uhr einzureichen. Bitte richten Sie Ihr Angebot ausschließlich über die Vergabeplattform www.evergabe.de ein.

Angebote, die in anderer Form eingereicht werden, werden nicht berücksichtigt. Nicht fristgerecht eingereichte Angebote werden vom Verfahren ausgeschlossen. Bis zum Ablauf der o.g. Frist können Angebote zurückgenommen werden. Änderungen an den Eintragungen des Bieters müssen zweifelsfrei sein. Änderungen oder unzulässige Ergänzungen an den Vergabeunterlagen sind unzulässig und führen zum Angebotsausschluss. Die Bindefrist endet am 30.11.2026.

3.4 Verlangte Nachweise für die Beurteilung der Eignung des Bieters

Ein Angebot für die untenstehenden Leistungen (siehe Anlage 1 Leistungsbeschreibung). Das Angebot soll in die unter 3.5 Gliederung des Angebots beschriebenen Abschnitte gegliedert sein. Die Abschnitte können untergliedert werden, jedoch muss die Gesamtsumme eines jeden Abschnitts deutlich erkennbar und nachvollziehbar sein.

3.5 Gliederung des Angebots

1. Logistik: Transport der Ausstellung mittels LKW (Nutzlast mind. ca. 2,2 t) zu drei Ausstellungsorten in Deutschland einschließlich Verpackungsmaterial, bepreist je Transportfahrt nach Entfernungszone
2. Auf- und Abbau, Inbetriebnahme: Aufbau der Ausstellung am Ausstellungsort (siehe Anhang: Aufbauanleitung) anhand des gelieferten Aufbau- und Raumplans sowie Abbau und Verpacken der Ausstellung am Ausstellungsort, bepreist je Ausstellungsort
3. Optional: Wartungskosten: Fahrtkosten und Fahrtzeit je Einsatz nach Entfernungszone sowie Fehleranalyse vor Ort je Arbeitsstunde

Die im Angebot enthaltenen Preispositionen werden Vertragsbestandteil. Es ist darauf zu achten, dass jede Teilleistung separat bepreist wird. Dort, wo es sinnvoll ist, sind Teilleistungen weiter zu untergliedern.

Abschließend ist die Wertungssumme gemäß Preisblatt zu nennen. Optionale Leistungen sind gesondert auszuweisen. Die aufgeschlüsselten Preise sind ohne Mehrwertsteuer anzugeben. Alle Preise verstehen sich als Festpreise je Leistungseinheit inkl. Fahrtkosten und sonstiger Nebenkosten für den Zeitraum der Vertragserfüllung. Abgerechnet wird je Ausstellungsort nach der Entfernungszone, in die die tatsächliche Strecke fällt. Bei Unteraufträgen sind Subunternehmer zu nennen.

3.6 Zuschlagsfrist

Der Zuschlag erfolgt spätestens am 30.11.2026. Die Auftragserteilung erfolgt unter Vorbehalt verfügbarer Haushaltsmittel im Haushalt der Bundesrepublik Deutschland.

3.7 Angebotsprüfung und Wertung

3.7.1 Formale Prüfung

Die Angebote werden auf Vollständigkeit geprüft. Angebote, die die formalen Anforderungen nicht erfüllen und/oder die geforderten Erklärungen, Nachweise und Unterlagen nicht oder nicht vollständig enthalten, können ausgeschlossen werden. Nebenangebote sind nicht zugelassen.

Der Auftraggeber behält sich, ohne hierzu verpflichtet zu sein, unter Einhaltung der Grundsätze von Transparenz und Gleichbehandlung vor, den Bieter aufzufordern, fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen nachzureichen oder zu vervollständigen. Ein Anspruch auf Nachforderung besteht nicht, und das Recht des Auftraggebers zur Nachforderung begründet keine Verantwortung des Auftraggebers für die Vollständigkeit des Angebots. Hierfür bleibt allein der Bieter verantwortlich. Des Weiteren erfolgt eine Prüfung, ob Änderungen an den Unterlagen des Auftraggebers durchgeführt wurden (Ausschlussgrund).

3.7.2 Prüfung des Vorliegens von Ausschlussgründen

Im Anschluss wird geprüft, ob Ausschlussgründe vorliegen:

1. Inhaltliche Prüfung der Unterlagen u. a. auf Widersprüchlichkeit und Ausschlusssachverhalte
2. Änderungen an den Unterlagen des Auftraggebers führen zum Angebotsausschluss.
3. Die Verwendung eigener AGB ist eine unzulässige Änderung der Bedingungen der Vergabeunterlagen.
4. Ggf. Prüfung der Angaben durch Forderung weiterer Nachweise und deren Prüfung

3.7.3 Eignungsprüfung

Folgende Unterlagen sind mit der Angebotsabgabe zur Beurteilung der Eignung des Unternehmens unabhängig von den einzureichenden Dokumenten vorzulegen:

• Nachgewiesene Erfahrungen in der Logistik von Ausstellungen bzw. vergleichbaren Gütern
• Nachweis von Kenntnissen im Bereich Veranstaltungstechnik und der Installation der in der Inventarliste aufgeführten Geräte
• Nachweis einer Betriebshaftpflicht für die in Anlage 1 Leistungsbeschreibung genannten Leistungen
• Nachweis über Befähigung zu einer rechtssicheren Elektroprüfung (DGUV Vorschrift 3, ehem. BGV A3)
• Führerschein für den Einsatz des vorgeschlagenen Transportmittels (z. B. LKW)
• Zusicherung des Einsatzes von identischen Teammitgliedern für den Auf- und Abbau an allen Ausstellungsorten (aufgrund der Komplexität der Ausstellungsarchitektur und -technik)
• Vollständig ausgefülltes Preisblatt (Anlage 2)
• Erklärungen über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 Abs. 1 GWB

3.8 Bewertung der Angebote

Die im Bewertungsschema geforderten Unterlagen, Nachweise und Kriterien sind zwingend mit dem Angebot einzureichen. Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot mit der insgesamt höchsten Gesamtpunktzahl entsprechend dem beigefügten Dokument (Anlage 3 Zuschlagskriterien und Gewichtung) erteilt.

4. Sonstiges

Für die Ausführung der Leistung gelten die Allgemeinen Vertragsbedingungen der UVgO und die Vergabeunterlagen einschließlich Angebotsaufforderung.

Es gilt deutsches Recht. Gerichtsstand ist Bautzen.

4.1 Kosten und Vergütung

Die Vergütung erfolgt je Ausstellungsort. Nach erfolgtem Auf- und Abbau am jeweiligen Ausstellungsort und mängelfreier Abnahme stellt der Auftragnehmer die für diesen Ausstellungsort erbrachten Leistungen in Rechnung:

• Teilzahlung 1: nach erfolgtem Auf- und Abbau am ersten Ausstellungsort
• Teilzahlung 2: nach erfolgtem Auf- und Abbau am zweiten Ausstellungsort
• Teilzahlung 3: nach erfolgtem Auf- und Abbau am dritten Ausstellungsort
• Teilzahlung 4: nach erfolgtem Auf- und Abbau am vierten Ausstellungsort

Die Höhe jeder Teilzahlung ergibt sich aus den Einheitspreisen des Preisblatts (Transportfahrten nach tatsächlicher Entfernungszone sowie Auf- und Abbaupauschale). Die Option Wartung wird separat beauftragt und vergütet.

Die Beteiligten sind sich darüber einig, dass es sich bei den Einheitspreisen um Festpreise ohne Mehrwertsteuer handelt. Alle zur einwandfreien Erfüllung des Vertragsgegenstandes erforderlichen Aufwendungen und die gesamte Tätigkeit des Auftragnehmers sowie sämtliche Nebenkosten sind mit dieser Vergütung abgegolten.

Sofern der Auftragnehmer selbstverschuldet verhindert ist, die volle beauftragte Leistung gemäß Leistungsbeschreibung zu erbringen, entfällt der Anspruch auf das gesamte Honorar. Ist der Auftragnehmer nur in der Lage, eine für den Auftraggeber verwertbare Teilleistung zu erbringen, so hat er Anspruch auf einen entsprechenden Teil des Gesamthonorars.

Das vereinbarte Honorar ist gegen Rechnung jeweils innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungserhalt sowie nach Abnahme der mängelfreien Leistung durch den Auftraggeber auf ein vom Auftragnehmer angegebenes Konto zu zahlen. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, ordnungsgemäße Rechnungen für erbrachte Leistungen auszustellen. Die Rechnungen müssen alle erforderlichen Angaben enthalten, um eine zügige Bearbeitung und Zahlung zu gewährleisten.

5. Anhänge

Zur Verfügung gestellt werden:

• Anlage 1: Leistungsbeschreibung
• Anlage 2: Preisblatt
• Anlage 3: Zuschlagskriterien und Gewichtung
• Fotodokumentation der Wanderausstellung
• Detaillierte Inventarliste
• Aufbauanleitung: https://www.youtube.com/watch?v=YoSzFEZtq78

Der Inhalt dieser Anhänge und Unterlagen ist vertraulich zu behandeln.

Berlin, 8.10.2026