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Zum Verbleib beim Bieter bestimmt! Nicht mit dem Angebot zurückgeben!

Wertungsgrundlagen

Leistung: Textile Vollversorgung Az: 167-25 (200) HAL

Im Rahmen der Auftragsvergabe werden folgende Zuschlagskriterien zugrunde gelegt:

1. Gesamtangebotspreis (55 %)
2. Versorgungssicherungs- und Havariekonzept (15 %)
3. Implementierungskonzept (10 %)
4. Bemusterung der Mietwäsche (20 %)

Die Angebote können für diese Zuschlagskriterien folgende Höchstpunktzahlen errei- chen:

1. Zuschlagskriterium 1 – Preis

Für die Angebotswertung mit Blick auf das Kriterium „Angebotspreis“ wird eine Punk- teskala von 0 bis 550 Punkte festgelegt. 550 Punkte erhält das Angebot mit dem nied- rigsten Preis. 0 Punkte erhält ein Angebot ab dem 2-fachen des niedrigsten Preises. Alle Angebote darüber erhalten ebenfalls 0 Punkte. Die Punktebewertung für die da- zwischen liegenden Preise erfolgt über eine lineare Interpolation mit bis zu zwei Stellen nach dem Komma. Der bewertete Preis ist der netto Angebotspreis inkl. evtl. abgefrag- ter Optionen (siehe „Angebotsschreiben“). Die Interpolation erfolgt nach folgender For- mel: Punktwert (Angebot) = 550 – (550 x (Angebot – niedrigstes Angebot) / niedrigstes Angebot)

Vorbemerkung zu den Zuschlagskriterien 2 und 3 Die Anforderungen der Leistungsbeschreibung, des Preis- und Kalkulationsblatts und des Vertrages sind verbindliche Mindestanforderungen. Sie sind nicht Gegenstand der Konzeptwertung. Gewertet wird ausschließlich, mit welchen konkreten organisatori- schen, personellen und technischen Maßnahmen der Bieter diese Anforderungen er- füllt. Die bloße Wiedergabe oder Zusicherung des Textes der Vergabeunterlagen führt nicht zum Erhalt von Wertungspunkten. Die Konzepte werden Vertragsbestandteil (Anlagen 5 und 6 zum Vertrag). Der Inhalt der Konzepte ist damit verbindlich geschuldet. Der Auftraggeber hält ihre Einhaltung im Rahmen des Berichtswesens nach Ziffer V.3 der Leistungsbeschreibung nach.

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2. Zuschlagskriterium 2 – Versorgungssicherungs- und Havariekonzept

Das Versorgungssicherungs- und Havariekonzept soll erkennen lassen, wie der Bieter die permanente, unterbrechungsfreie textile Versorgung des Klinikums sicherstellt, wie er die Qualität der Leistungserbringung überwacht und wie er die Versorgung bei – auch kurzfristigem – Ausfall der vorgesehenen Einrichtungen aufrechterhält. Bitte be- schränken Sie die Darstellung inklusive Anhänge auf höchstens 15 DIN A4-Seiten. Es sind Darstellungen zu folgenden Punkten zu tätigen:

1. Aufrechterhaltung der Versorgung bei Ausfall der für diesen Auftrag vorgesehenen Betriebsstätte. Die Art der Absicherung ist dem Bieter freigestellt; in Betracht kom- men insbesondere weitere eigene Betriebsstätten, Kooperationsbetriebe oder eine Kombination beider Ansätze. Zu benennen sind die einbezogenen Betriebsstätten und ihre Liefermöglichkeiten, insbesondere auch, wie die Lieferfristen durch diese eingehalten werden können; bei Einbindung dritter Unternehmen sind diese im Vergabeverfahren als Nachunternehmer zu benennen.
2. Mit welchen personellen Kapazitäten in Aufbereitung und Logistik wird die Versor- gung im Ausfallfall übernommen? Bitte geben Sie an, mit welchem zeitlichen Vor- lauf und mit welchen Maßnahmen das Auftragsvolumen vollständig abgedeckt wird. Die vollständige Abdeckung ist nach Ziffer II.7 der Leistungsbeschreibung Mindestanforderung.
3. Reaktions- und Wiederanlaufzeiten sowie Eskalationswege, Zuständigkeiten und Entscheidungsbefugnisse bei Betriebsausfall, jeweils bezogen auf verschiedene Ausfallszenarien und Tageszeiten. Die Reaktions- und Abhilfefristen nach Ziffer V.2 der Leistungsbeschreibung gelten auch im Ausfallfall; darzustellen ist, mit wel- chen Maßnahmen sie eingehalten werden.
4. Versorgungs- und Priorisierungslogik für die kritischen Bereiche OP, Intensivbe- reich, ZNA und Isolierbereich im Stör- und Krisenfall.
5. Organisation der manuellen Notausgabe aus der Wäschereserve nach Ziffer III.4 und IV.1.1 der Leistungsbeschreibung bei einer Störung der Wäscheausgabe- und Wäscherückgabeautomaten. Diese Automaten sind nicht Gegenstand dieses Vergabeverfahrens; sie werden gesondert beschafft und vom Auftraggeber betrie- ben (Ziffer IV.1.1 der Leistungsbeschreibung).
6. Vorhaltung, Überwachung und Nachfüllung der nach Ziffer III.4 der Leistungsbe- schreibung freigegebenen erhöhten Sollbestände der kritischen Bereiche und der Wäschereserve im laufenden Betrieb.
7. Maßnahmen bei Katastrophen-, Epidemie-, Pandemie-, Norovirus- und Massen- anfalllagen sowie Abwicklung von Sonderfahrten.
8. Darstellung, wie die organisatorische Sicherstellung der nach Ziffer II.3 der Leis- tungsbeschreibung geschuldeten Abdeckung von Bedarfsschwankungen bis zu 20 % über den ausgewiesenen Jahresmengen ohne Versorgungsbruch erfolgt.
9. Aufbau- und Ablauforganisation, mit der die Reaktions- und Abhilfefristen nach Zif- fer V.2 der Leistungsbeschreibung je Kritikalität eingehalten werden.
10. Erreichbarkeit, Meldewege, Dokumentation und Auswertung des Reklamations- und Eskalationsmanagements nach Ziffer V.2 der Leistungsbeschreibung, ein- schließlich der eingesetzten Systeme und der Auswertungsmöglichkeiten für den Auftraggeber.
11. Instrumente der Qualitätssicherung: Eigenkontrollen und Audits, Qualifikation der prüfenden Personen, Dokumentation und Bewertung der Ergebnisse, daraus ab- geleitete Maßnahmen sowie Kommunikation an den Auftraggeber.

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12. Umgang mit kurzfristigem Personalausfall, sowohl in der Aufbereitung als auch bei der Vor-Ort-Betreuung im Klinikum.

Bewertung des Konzepts: Das vorgelegte Konzept wird im Hinblick darauf bewertet, welche Qualität der Leis- tungserbringung und welche Ausfallsicherheit zu erwarten ist. Das Konzept wird nach Maßgabe der folgenden Skala bewertet:

Beträgt die für dieses Konzept erreichte Punktzahl 0 Punkte, erfüllt das Konzept die Mindestanforderungen des Auftraggebers nicht; das Angebot wird von der Wertung ausgeschlossen.

3. Zuschlagskriterium 3 – Implementierungskonzept

Um die reibungslose Aufnahme der Leistung zum 01.07.2027 zu gewährleisten, hat der Bieter dem Angebot ein Implementierungskonzept beizufügen. Aus dem Konzept müssen die erforderlichen Maßnahmen, Fristen und beteiligten Stellen des Auftragneh- mers und des Auftraggebers plausibel hervorgehen. Darzustellen sind nur Maßnah- men, die im vorliegenden Fall tatsächlich erforderlich sind; ein allgemein gehaltenes theoretisches Konzept genügt nicht. Das Konzept umfasst neben der Übernahme der Versorgung auch die Umstellung der Berufs- und Bereichskleidung von personenbe- zogener auf größenbezogene poolbasierte Versorgung. Ein paralleler Versorgungsbe- trieb beider Auftragnehmer findet nicht statt; der Einbringung der Erstausstattung und der Logistikmittel in den letzten Tagen vor Lieferbeginn steht dies nicht entgegen. Bitte beschränken Sie die Darstellung inklusive Anhänge auf höchstens 15 DIN A4-Seiten. Es sind Darstellungen zu folgenden Punkten zu tätigen:

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1. Projektzeitplan mit allen Meilensteinen von der Zuschlagserteilung bis zum Liefer- beginn, mit Verantwortlichkeiten, Zeitfenstern und Abhängigkeiten. Die Meilen- steine nach Ziffer III.7 der Leistungsbeschreibung sind verbindliche Höchstfristen und im Zeitplan abzubilden.
2. Vorgehen beim Wechsel vom bisherigen Auftragnehmer (sollte der aktuelle Auf- tragnehmer ein Angebot abgeben stattdessen: Wechsel von den alten zu den neuen Anforderungen) zum 01.07.2027 ohne Versorgungslücke, einschließlich der zeitlichen Abstimmung mit dem Auftraggeber über die Einbringung der Erstaus- stattung und der Logistikmittel neben den noch vorhandenen Beständen des bis- herigen Auftragnehmers sowie der Benennung der Schnittstellen und Mitwirkungs- pflichten des Auftraggebers.
3. Benennung der für die Implementierung und den anschließenden Betrieb vorge- sehenen Schlüsselpersonen (Projekt- und Einsatzleitung) mit Qualifikation, Er- reichbarkeit und Aufgabenverteilung. Die benannten Personen sind nach der Re- gelung zu den verantwortlichen Personen im Vertrag während der Vertragslaufzeit einzusetzen; ein Wechsel ist nur aus wichtigem Grund und nur durch mindestens gleich qualifiziertes Personal zulässig.
4. Vorgehen bei Beschaffung, Einlagerung und Bereitstellung der Erstausstattung sämtlicher Lieferstellen und Kleidungsträger zum Lieferbeginn, einschließlich der vollständigen Größenläufe und Sondergrößen und der Sicherstellung des arbeits- täglichen Wechsels ab dem ersten Tag. Mindestanforderung ist dabei, dass die Erstausstattung neuwertig ist und vorhandene Textilbestände des bisherigen Auf- tragnehmers nicht übernommen werden (Preis- und Kalkulationsblatt, Blatt „Grundlagen“, Ziffer 1 Nr. 6).
5. Ablauf der Einkleidung, der Anproben und der Größenerfassung sämtlicher Mitar- beitenden innerhalb der Fristen nach Ziffer III.3 der Leistungsbeschreibung sowie Behandlung der personenbezogen versorgten Gruppen Rettungsdienst und Hand- werk.
6. Kommunikations- und Schulungskonzept für die Beschäftigten des Auftraggebers: Information über das Poolsystem, Ausgabe- und Rückgabeprozess, Größenwahl und Ansprechpersonen, einschließlich der vorgesehenen Formate, Termine, Ma- terialien und der Begleitung in den ersten Wochen nach Lieferbeginn.
7. Zeitliche und technische Planung des Kennzeichnungs- und IT-Rollouts (UHF- RFID-Kennzeichnung, Einzelteilverfolgung, Schnittstelle zu den vom Auftraggeber betriebenen Wäscheausgabe- und Wäscherückgabeautomaten nach Ziffer III.5 der Leistungsbeschreibung) einschließlich Testphase, Datenübernahme und Rückfallebene.
8. Bereitstellung der Organisations- und Logistikmittel sowie Einrichtung der Liefer- stellen bis zum Lieferbeginn.

Bewertung des Konzepts: Das vorgelegte Konzept wird im Hinblick darauf bewertet, welche Qualität der Vorbe- reitung und welcher Grad an Störungsfreiheit bei der Übernahme der Leistung und bei der Umstellung auf Poolwäsche zu erwarten sind. Positiv auf die Bewertung wirken sich insbesondere personelle, organisatorische und technische Maßnahmen aus, mit denen der Bieter den Leistungsbeginn vorbereitet, sowie ein hoher Detailgrad des Konzepts. Negativ wirkt sich insbesondere aus, wenn

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Maßnahmen und Fristen nicht plausibel erscheinen oder Schnittstellen und Mitwir- kungspflichten des Auftraggebers nicht benannt werden. Das Konzept wird nach Maßgabe der folgenden Skala bewertet:

Beträgt die für dieses Konzept erreichte Punktzahl 0 Punkte, erfüllt das Konzept die Mindestanforderungen des Auftraggebers nicht; das Angebot wird von der Wertung ausgeschlossen.

4. Zuschlagskriterium 4 – Bemusterung der Mietwäsche (Tischtest)

Im Tischtest bewertet werden ausschließlich die zwölf in Anhang 1 aufgeführten Artikel. Für jeden dieser Artikel sind ein Musterexemplar und das zugehörige Produktdatenblatt einzureichen. Für alle übrigen Artikel des Preis- und Kalkulationsblatts sind im Vergabeverfahren we- der Muster noch Produktdatenblätter einzureichen. Diese Artikel stellt der Auftragneh- mer nach Zuschlag in der Implementierungsphase vor (Ziffer III.6 der Leistungsbe- schreibung). Die Produktvorstellung ist nicht Gegenstand der Wertung. Die Muster sind in Größe M vorzulegen. Bei Artikeln mit Konfektionsgrößen entspricht die Größe M der Größe 50 im Herrenschnitt und der Größe 40 im Damenschnitt, bei Hosen jeweils in Normallänge. Die Muster sind in gefaltetem Zustand zu übergeben. Die Muster müssen mindestens zehn industrielle Aufbereitungszyklen durchlaufen ha- ben, damit die Qualität im Gebrauchszustand beurteilt werden kann. Die Anzahl der je Musterartikel durchlaufenen Aufbereitungszyklen ist schriftlich anzugeben. Die Muster und die zugehörigen Produktdatenblätter sind nach Ablauf der Angebotsfrist auf Aufforderung des Auftraggebers innerhalb der in der Aufforderung gesetzten Frist einzureichen. Der Termin zur Anlieferung der Muster muss mit dem Auftraggeber (Frau Lyuzi Kirchgeorg-Muradyan, Telefon 0345 132 7282) abgestimmt werden.

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Die Musterartikel des bezuschlagten Bieters verbleiben beim Auftraggeber und dienen als Referenzobjekt bezüglich der Konstruktion der Wäschestücke während der Ver- tragslaufzeit. Die Muster der übrigen Bieter werden nach Abschluss des Vergabever- fahrens zurückgegeben. Die Musterartikel werden nach den folgenden fünf Kriterien bewertet: – Verarbeitungs- und Konfektionsqualität, – Material- und Oberflächenqualität (Griff und Haptik), – Trage- und Bewegungskomfort, – Design und Erscheinungsbild sowie – Zustand nach industrieller Aufbereitung. Je Kriterium werden 0 bis 20 Punkte vergeben. Die Punktvergabe erfolgt ausschließlich anhand der im Bewertungsbogen nach Anhang 1 ausgewiesenen Einzelaspekte; die je Einzelaspekt vergebenen Punkte werden zur Punktzahl des Kriteriums addiert. Die Bewertung erfolgt absolut, das heißt ausschließlich am Maßstab der im Bewer- tungsbogen beschriebenen Einzelaspekte und nicht im Vergleich der Angebote unter- einander. Innerhalb der Einzelaspekte gilt folgender Maßstab: Bei der Skalenart „Ja/Nein“ wird entweder die volle Punktzahl vergeben, wenn der Aspekt erfüllt ist, oder es werden 0 Punkte vergeben, wenn er nicht erfüllt ist. Bei der Skalenart „Stufen“ wird die volle Punktzahl vergeben, wenn der Aspekt uneingeschränkt erfüllt ist. Abweichungen füh- ren zu einem Punktabzug. Ist der Aspekt nicht erfüllt, werden 0 Punkte vergeben. Die Bemusterung wird durch ein Bewertungsgremium des Auftraggebers durchgeführt. Dem Gremium gehören Vertreterinnen und Vertreter der von den bemusterten Artikeln betroffenen Berufsgruppen an. Das Gremium bewertet jeden Musterartikel in jedem der fünf Kriterien. Die Mitglieder bewerten zunächst unabhängig voneinander; anschlie- ßend legt das Gremium je Musterartikel und Kriterium eine gemeinsame Bewertung fest. Das Kriterium „Trage- und Bewegungskomfort“ wird anhand einer Anprobe der in Größe M vorgelegten Muster beurteilt. Die Muster werden dem Gremium ohne Angabe des jeweiligen Bieters vorgelegt, so- weit dies nach der Beschaffenheit der Artikel möglich ist. Die Ermittlung des Punktwerts erfolgt in zwei Schritten. Erster Schritt: Die Summe der je Musterartikel in den fünf Kriterien vergebenen Punkte wird durch fünf geteilt; daraus ergibt sich die Artikelnote auf einer Skala von 0 bis 20 Punkten. Zweiter Schritt: Die Summe der Artikelnoten sämtlicher bewerteten Musterartikel wird durch deren Anzahl geteilt; daraus ergibt sich der Mittelwert der Bemusterung auf einer Skala von 0 bis 20 Punkten. Der für dieses Zuschlagskriterium erreichte Punktwert wird nach der folgenden Formel ermittelt: Punktwert (Bemusterung) = Mittelwert der Bemusterung x 10 Die Höchstpunktzahl beträgt damit 200 Punkte (Mittelwert 20,00 x 10). Die Berechnung erfolgt mit bis zu zwei Stellen nach dem Komma. Mindestanforderung je Musterartikel: Erreicht ein Musterartikel eine Artikelnote von we- niger als 5,00 Punkten, erfüllt er die Mindestanforderungen des Auftraggebers an die textile Qualität nicht. Ein Angebot, bei dem mindestens ein Musterartikel diese Mindest-

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anforderung nicht erfüllt, wird von der Wertung ausgeschlossen. Ein deutlich unzu- reichender Artikel wird damit nicht durch gute Bewertungen anderer Artikel ausgegli- chen.

5. Ergebnis

Die in den Zuschlagskriterien 1 bis 4 erreichten Punkte werden addiert; es können höchstens 1.000 Punkte erreicht werden. Das Angebot mit der höchsten Gesamtpunkt- zahl erhält den Zuschlag.

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Anhang 1. Bemusterung der Mietwäsche Berufskleidung

Zu bemustern sind die nachstehenden Artikel der Artikelgruppen 1a bis 1d des Preis- und Kalkulationsblatts. Je Artikel ist ein Musterexemplar in Größe M unter Beifügung des zugehörigen Produktdatenblatts vorzulegen.

Bewertungsbogen je Musterartikel Der nachstehende Bogen wird je Bieter und Musterartikel ausgefüllt. Bei Einzelaspek- ten der Skalenart „Ja/Nein“ sind nur 0 Punkte oder die volle Punktzahl möglich; bei der Skalenart „Stufen“ ist jeder ganzzahlige Wert von 0 bis zur Höchstpunktzahl möglich. Je Kriterium sind höchstens 20 Punkte erreichbar.

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