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Leistungsbeschreibung für die

Dienstleistung eines Teilnehmendenhandlings

inkl. Anmeldeseiten für die Fraunhofer-

Jahrestagung 2027

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Inhalt

1. Beschreibung des Vorhabens 3
2. Inhaltliche Anforderungen 4
3. Ausarbeitung des Angebots 10
4. Leistungszeitraum 10
5. Zahlungsbedingungen 10
6. Zuschlagskriterien 10

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1. Beschreibung des Vorhabens

Allgemeine Vorstellung der Organisation:

Die Fraunhofer-Gesellschaft mit Sitz in Deutschland ist eine der führenden Organisationen für anwendungsorientierte Forschung. Im Innovationsprozess spielt sie eine zentrale Rolle – mit Forschungsschwerpunkten in zukunftsrelevanten Schlüsseltechnologien und dem Transfer von Forschungsergebnissen in die Industrie zur Stärkung unseres Wirtschaftsstandorts und zum Wohle unserer Gesellschaft.

Die 1949 gegründete Organisation betreibt in Deutschland derzeit 75 Institute und Forschungseinrichtungen. Die gegenwärtig ca. 31 000 Mitarbeitenden, überwiegend mit natur- oder ingenieurwissenschaftlicher Ausbildung, erarbeiten das jährliche Finanzvolumen von ca. 3,6 Mrd. €. Davon fallen etwa 3,0 Mrd. € auf den Bereich Vertragsforschung, der sich in drei Finanzierungssäulen gliedert: Einen Anteil davon erwirtschaftet Fraunhofer mit Aufträgen aus der Industrie und aus Lizenzerträgen, die sich auf insgesamt 836 Mio. € belaufen. Der hohe Anteil an Wirtschaftserträgen ist das Fraunhofer-Alleinstellungsmerkmal in der deutschen Forschungslandschaft. Ein weiterer Teil aus dem Bereich Vertragsforschung stammt aus öffentlich finanzierten Forschungsprojekten. Bund und Länder komplettieren die Vertragsforschung durch die Grundfinanzierung. Damit ermöglichen die Zuwendungsgeber, dass die Institute schon heute Problemlösungen entwickeln können, die in einigen Jahren für Wirtschaft und Gesellschaft relevant werden.

Die Jahrestagung ist eine der wichtigsten Veranstaltungen der Fraunhofer-Gesellschaft. Sie dauert in der Regel zwei Tage und besteht aus verschiedenen, voneinander zum Teil unabhängigen Einzelveranstaltungen und Gremiumssitzungen. Es werden ausschließlich ca. 500 geladene Gäste erwartet. Der Höhepunkt der Jahrestagung ist die feierliche Verleihung der Fraunhofer-Forschungspreise.

Die Veranstaltung findet zum Teil hybrid statt, mit anwesenden Gästen vor Ort sowie digital zugeschaltetem Publikum.

Gäste und Redner der Fraunhofer-Jahrestagung sind politische Vertreter von Bund und Ländern, Kunden und potenzielle Kunden, Medien, Management der Fraunhofer-Gesellschaft sowie Gremienvertreter und Mitglieder.

Konkrete Vorstellung des Vorhabens:

Für die reibungslose Durchführung der Veranstaltung ist ein externer Dienstleister zu beauftragen, der folgende Leistungen übernimmt:  Programmierung und Bereitstellung der Veranstaltungs-Website inklusive Anmelde- /Registrierungsseite mit entsprechender Veranstaltungsdomain.  Technisches Hosting und Domain-Management, sodass die Website dauerhaft und zuverlässig unter der gewünschten Domain erreichbar ist. Zeitraum: 01.03.-30.06.2027  Einrichtung und Betrieb eines Teilnehmendenmanagements / Registrierungssystems, inklusive Erfassung und Verwaltung aller Anmeldedaten.  Datenverwaltung und Teilnehmendenadministration: Erfassung von Anmeldungen, Verarbeitung personenbezogener Daten im Einklang mit rechtlichen Vorgaben (insbesondere Datenschutz), Pflege der Teilnehmendenlisten.  Versand von Einladungen, Bestätigungs-E-Mails, Erinnerungen, ggf. automatisierte Rückmeldungen und Kontaktmöglichkeit bei Rückfragen.

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 Dokumenten- oder Materialbereitstellung für Teilnehmende: Namensschilder, Teilnahmebestätigungen, elektronische oder physische Teilnehmendenunterlagen falls benötigt.  Betreuung der Teilnehmenden vor, während und nach der Veranstaltung – z. B. Ansprechpartner bei Rückfragen, Support bei technischen oder organisatorischen Problemen, Check-in / Zugangskontrolle vor Ort.

Zusätzliche Leistungen und Gewerke (z. B. Möblierung, Catering, Veranstaltungstechnik etc.) sind nicht Bestandteil dieser Ausschreibung. Bei Bedarf können entsprechende Möbel, Ausstattung etc. vor Ort zur Verfügung gestellt werden.

Bei allen Veranstaltungen und Aktivitäten sind die Corporate Identity und das Corporate Design der Fraunhofer-Gesellschaft zu berücksichtigen und unter anderem in den Anmeldeseiten umzusetzen. Sämtliche Aktionsbereiche und Zeitlinien bedürfen der engen, ständigen und kontinuierlichen Abstimmung mit den Ansprechpersonen der Fraunhofer-Gesellschaft. Guidelines werden zur Verfügung gestellt (Websites, Namensschilder).

 Termine, Ort und vorläufiger Ablauf

Die Fraunhofer-Jahrestagung findet am 16. und 17. Juni 2027 im ICS Internationales Congresscenter Stuttgart, Messepiazza 1, 70629 Stuttgart statt.

Teilveranstaltungen - unter Vorbehalt (Stand 8.10.2026):

15. Juni 2027 nach Absprache - Aufbau Check-In

16. Juni 2027 ca. 11:00 bis 17:00 Uhr - Sitzung des Senats (ca. 35 Pax) ca. 11:00 bis 18:00 Uhr - Alumni-Mitgliederversammlung (ca. 80 Pax) ca. 14:00 bis 16:00 Uhr - Sitzung der gewählten WTR-Vertretungen (max. 60 Pax) ca. 15:00 bis 17:30 Uhr - Fachpanel der Institute (max. 250 Pax) ca. 18:30 bis 20:30 Uhr - Preisverleihung (ca. 400 Pax) ab ca. 20:30 Uhr - Get-together (ca. 400 Pax)

17. Juni 2027 ca. 10:00 bis 12:30 Uhr - Ordentliche Mitgliederversammlung (ca. 250 Pax) ca. 13:00 bis 15:00 Uhr - Sitzung des Wissenschaftlich-Technischen Rats (ca.150 Pax)

Die Raumzuordnung wird vom Auftraggeber voraussichtlich Anfang 2027 zur Verfügung gestellt.

2. Inhaltliche Anforderungen

 Anmeldeseiten

Bereitstellung und Hosting einer Anmeldeseite für die Veranstaltung, einschließlich Registrierung einer geeigneten Domain bzw. Unterdomain.

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 Aufbau der Anmeldeseiten

 Darstellung allgemeiner Veranstaltungsdaten  Ansprechpartner mit Nennung von Anrede/Vorname/Nachname/Firma/Telefon/Mailadresse  teilweise mehrere Ansprechpartner  Veranstaltungstitel, Motto, Datum, Zeit, Ort, Anmeldeschluss  Möglichkeit auf der Startseite der Anmeldung PDF-Dokumente (Programm, Reisehinweise, Hotelhinweise) zu hinterlegen sowie Verlinkungen zum Internet/Intranet  Startseite  Abfrage der Teilnahme  Zustimmung zur Anzeige auf Teilnehmenden Liste: JA/ NEIN  Datenabfrage  Anrede/ Titel/ Vorname/ Nachname  INTERN: Institutsnummer/ Institutskürzel/ Institutsbezeichnung oder EXTERN: Firma/ Unternehmen  Abteilung/ Funktion  Straße/ Hausnummer/ PLZ/ Ort/ Land  Telefonnummer/ E-Mailadresse  Auswahl der Teilveranstaltungen entsprechend der Teilnehmendengruppen  Senatssitzung (Präsenz / digital)  Sitzung der gewählten WTR-Vertreter (Präsenz)  Fachpanel (Präsenz)  Preisverleihung (Präsenz)  Get-together (Präsenz)  Ordentliche Mitgliederversammlung (Präsenz / digital)  Sitzung des Wissenschaftlich-Technischen Rates (Präsenz / digital)  Weitere Informationen  Zustimmung Datenschutz und Datenverarbeitung  Zustimmung Bildrechte und Videoaufnahmen  Zusammenfassung der Anmeldedaten  Anmeldebestätigung  Abfrage Freitextfeld  Weitere individuelle Abfragen und Zustimmungen auf Kundenwunsch (Programmierung soll flexibel möglich sein)

Die farblich gekennzeichneten Felder sollen bei Anmeldung als Pflichtfelder definiert werden. Weitere Felder als Pflichtfelder zu definieren, muss möglich sein.

 Kommunikation mit den Teilnehmenden

o Digitaler Einladungsversand per E-Mail an ausgewählte Personen bzw. Personengruppen o Versand des Zugangsbriefs für die Mitgliedsunterlagen per E-Mail o Versand von Erinnerungs-E-Mails bei ausstehender Anmeldung o Versand der Registrierungsbestätigung per E-Mail  Inkl. Terminanhang für gängige Kalender (Outlook, Google, iCal, Yahoo)  inkl. Möglichkeit für Teilnehmende, ihre Daten erneut anzupassen o Versand der finalen Bestätigung per E-Mail o Postalischer Einladungsversand von ca. 500 Briefen o Versand weiterer Mails oder Briefe zzgl. Porto an Teilnehmende

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Die Abstimmung der Texte erfolgt mit der Fraunhofer-Gesellschaft. Die Texte müssen für jede Teilveranstaltung und/oder Teilnehmendengruppe individuell anpassbar sein. Versand der E-Mails muss in HTML möglich sein. Anhänge (z.B. Termindatei oder Programm) müssen den Mails angefügt werden können.

 Anforderungen an das Backend System

o Zugriff auf das Backend je nach Rolle (schreibend, lesend etc.) o Import und Export von Datensätzen o Doubletten Prüfung nach Import o Verwaltung und Anpassung der Teilnehmendendaten nach Personengruppen; Zuordnung der Personengruppen nach Berechtigungen (z. B. wahlberechtigt, teilnahmeberechtigt, etc.) - Übersicht der Teilnehmendengruppen s. u. o Verwaltung und Anpassung der Teilnehmendendaten und -anmeldungen und Möglichkeit zum nachträglichen oder nochmaligen Versand der E-Mails (siehe Punkt Kommunikation mit den Teilnehmenden). o Kontingentverwaltung (Teilnehmendenplätze) o Übersichtliche Darstellung der Teilnehmendendaten o Übersichtliche Darstellung der Anmeldungen; allgemeine Reportfunktion (z.B. Zu-, Absagen, offen) o Filter-/Suchfunktion der Abgefragten Daten o Erstellung von Berichten wie Teilnehmendenlisten (Unterschieden nach Zustimmung der Teilnehmenden), Unterschriftslisten, Hotellisten, Teilnehmendenzertifikate. Berichte müssen im Format PDF und Excel/Word ausgegeben werden. o Weitere Berichte auf Kundenwusch (Programmierung soll flexibel möglich sein)

Übersicht Teilnehmendengruppen

Erläuterung Teilveranstaltungen

• Senatssitzung (Präsenz / digital)
• FP = Fachpanel (Präsenz)
• PV = Preisverleihung (Präsenz)
• GT = Get-together (Präsenz)
• WTR = Wissenschaftlich Technischer Rat (Präsenz / digital)
• gWTR = gewählte WTR-Vertreter (Präsenz)
• OMV = ordentliche Mitgliederversammlung (Präsenz / digital)

Wahlberechtigt bei OMV

• Kuratoriumsmitglied
• Kuratoriumsvorsitzender
• EVI - beitragsfreie Mitgliedschaft
• Ehrenmitglied
• natürliche Mitglied
• Firmenvertreter (vertreten juristisch)
• Ehrensenatsmitglied
• Senatsvorsitzende
• Senatsmitglied
• Vorstandsmitglied
• WTR-Institutsleitung
• Senat/WTR

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Gruppe 1 Teilveranstaltungen: FP, PV, GT, OMV  Kuratoriumsmitglied  Kuratoriumsvorsitzender  EVI - beitragsfreie Mitgliedschaft  Ehrenmitglied  natürliches Mitglied  Firmenvertreter (vertreten juristisch)

Gruppe 2 Teilveranstaltungen: FP, PV, GT, OMV  Kuratoriumsgast  externer Gast  interner Gast

Gruppe 3 Teilveranstaltungen: Senatssitzung, PV, GT, OMV  Senatsvorsitzende  Senatsmitglied  Ehrensenatsmitglied  Senatsgast

Gruppe 4 Teilveranstaltungen: Senatssitzung, PV, GT, OMV, WTR  Senat/WTR  Vorstandsmitglied

Gruppe 5 Teilveranstaltungen: FP, PV, GT, OMV, WTR  WTR-Institutsleitung

Gruppe 6 Teilveranstaltungen: FP, PV, GT, WTR  komm. Institutsleitung  WTR-Gäste

Gruppe 7 Teilveranstaltungen: gWTR, FP, PV, GT, OMV, WTR  gWTR-Vertreter

Gruppe 8 Teilveranstaltungen: FP, PV, GT  externer Gast  interner Gast  Preistragende

Gruppe 9  Sonderfälle

Gruppe 10  Zugang mit Multicode

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 Seatingtool

Bereitstellung eines Seating-Tools zur Erstellung und Verwaltung individueller Sitzpläne für Einzelveranstaltungen unter Berücksichtigung von Begleitpersonen sowie zusammenhängenden Personengruppen. o Bereitstellung des erforderlichen Seating-Moduls, einschließlich Front-Row- Seating für die Preisverleihung (ca. 3–4 Reihen) o Erstellung, Anpassung und Handling der Sitzpläne o Übersichtliche Darstellung der Sitzpläne sowohl auf dem Bildschirm als auch als Download o Drag-and-Drop-Funktion, auch für mobile Endgeräte Die Saalpläne werden vom Auftraggeber bereitgestellt. Der konkrete Seating-Bedarf wird nach Finalisierung des Veranstaltungskonzepts kurzfristig, möglich erst ca. 2–3 Tage vor der Veranstaltung, übermittelt.

 Weitere Anforderungen: o Erstellung eines QR-Codes mit Verlinkung zur Anmeldeseite

 Anforderungen an Betreuung von Teilnehmenden o Hotline  Bereitstellung einer Hotline für Rückfragen von Teilnehmenden  Betreuung per Telefon und E-Mail, montags bis freitags von 10:00 bis 17:00 Uhr o Betreuung vor Ort  Durchführung des Teilnehmendenhandlings und Pflege der Datensätze während der Veranstaltungstage  Betreuung des Check-ins sowie Ausgabe von Unterlagen und Namensschildern; Nachdruck von Namensschildern vor Ort  Allgemeine Gästebetreuung  VIP-Gästebetreuung

 Druck Namensschilder und Bereitstellung der Hardware o Vorabproduktion von Namensschildern nach dem Corporate Design der Fraunhofer- Gesellschaft  Bis zu 650 Stück  Herstellung der Plastiknamensschilder aus ökologischem Kartenmaterial in weiß  Bereitstellung von Krokoclips mit Kunststoffschlaufe o Bereitstellung der erforderlichen Hardware für den Check-in sowie die Live- Produktion von Namensschildern vor Ort, einschließlich Vorkonfiguration der Check- in-Applikationen sowie Anlieferung und Abholung.  4x Notebooks  4x Namensschilddrucker für den Live-Druck, beidseitiger Druck  4x Handscanner für den Live-Check-In

 Stammdatenverwaltung/ Import o Import und Verwaltung von ca. 4.500 Datensätzen o Import weiterer Datensätze (max. ca. 500 zusätzliche Datensätze möglich)

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Kosten für die Verwaltung von Datensätze sind in Form von Staffelpreisen im Angebot anzugeben.

 Lettershop-Leistungen – Berechnungsgrundlage: 500 Stück o Druck und Konfektionierung von mindestens drei unterschiedlichen Briefvarianten je nach definierter Zielgruppe:  Format A4  Falzung  Beilage eines Flyers o Zusätzlicher Versand: bis max. 200 weiteren Datensätzen o Druckerzeugnisse Flyer (2 Varianten)  Format 105x210 mm  4-Seitig, Druck 4/4 Euroskala  220 g/m², mattes Papier o Briefumschläge für den Versand mit Logo-Druck  Din Lang mit Fenster, 2/0-farbig, 80g/m² Hülle

 Dienstleistungskonzept – Betreuung und Support

o Erstellung eines Dienstleistungskonzepts für den Auftraggeber: Darstellung des Konzepts mit Angaben zum Projektteam, Kommunikationsstruktur und Betreuungskonzept; Umfang: maximal 4 PowerPoint-Seiten o Erstellung eines Dienstleistungskonzepts für die Gäste: Darstellung des Konzepts mit Angaben zum Team, Kommunikationsstruktur und Betreuungskonzept; Umfang: maximal 4 PowerPoint-Seiten  Personalkosten/ Agenturleistungen

Anzugeben sind die voraussichtlichen Arbeitsstunden sowie der Kostenaufwand entsprechend dem formulierten Bedarf für (Programmierung, Back-End und Vor-Ort- Einsatz): o Projektleitung o Projektmanagement o Projektassistenz o Softwareprogrammierung

Alle Preise sind inkl. Reisekosten und Spesen anzugeben.

Die im Rahmen dieses Leistungsverzeichnisses angegebenen Stundenangaben stellen Schätzwerte unsererseits dar. Abgerechnet wird ausschließlich der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit. Für die einzelnen Leistungsbereiche ergibt sich damit folgendes geschätztes Stundenkontingent:

• Projektleitung: max. 55 Stunden (geschätzt)
• Projektmanagement: max. 150 Stunden (geschätzt)
• Technische Leitung: max. 30 Stunden (geschätzt)
• Softwareprogrammierung: max. 90 Stunden (geschätzt)

Verfügbarkeiten von Ansprechpartnern an Feiertagen, Brückentagen, etc.

Wir bitten um Angabe der Verfügbarkeiten von einer Projektleitung und einem Programmierenden inkl. Vertretungen während folgenden Feier- sowie Brückentagen:  Karfreitag, 26. März 2027

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 Ostermontag, 29. März 2027  Christi Himmelfahrt, 06. Mai 2027 mit anschließendem Brückentag am 07. Mai 2027  Pfingstmontag, 17. Mai 2027  Fronleichnam, 27. Mai 2027 mit anschließendem Brückentag am 28. Mai 2027 An den genannten Brückentagen möchten wir vorab die Notwendigkeit von Erreichbarkeit zwischen 9:30 Uhr und 15:00 Uhr der Ansprechpartner betonen.

Die Fraunhofer-Gesellschaft verpflichtet sich zu keiner Abnahme der oben genannten inhaltlichen Anforderungen.

3. Ausarbeitung des Angebots

 Abzugeben ist ein übersichtliches und vollständiges Angebot zu den oben beschriebenen Anforderungen.

Die Fraunhofer-Gesellschaft bittet um ein – dem oben genannten Bedarf entsprechendem – Angebot:  Die Angabe einer konkreten Ansprechperson inkl. Kontaktdaten, welche für die Ausschreibung verantwortlich ist  Bereitstellung eines Zugangs (Link und Passwort) zu einer Demoversion, exemplarisch an einer vergleichbaren Veranstaltung, für Anmeldeseiten, Backend-System, Seating-Tool.

4. Leistungszeitraum

 Beginn der Leistung ab dem 18. Januar 2027 bis voraussichtlich Ende Juni 2027.

5. Zahlungsbedingungen

 Das Zahlungsziel beträgt 30 Tage netto nach Rechnungseingang.

6. Zuschlagskriterien

1. Kriterium mit 35 % – Preis (Kosten)

o Es ist ein Gesamtpreis inkl. aller Module und inkl. Reisekosten/ Spesen abzugeben. Die Auswertung erfolgt anhand des Gesamtpreises o Es ist ein separates Angebot mit klarer und vollständiger Aufschlüsselung der Kosten (z. B. Stundenhonorar, Lizenzen, ggf. Zusatzleistungen, Staffelpreise für Datensätze) abzugeben. o Für das gesamte Projekt steht uns ein Budget von max. 80.000 Euro netto zur Verfügung.

2. Kriterium mit 20 % – Eignung der eingesetzten Softwarelösungen / technische und funktionale Qualität, siehe Punkt 3

o Nutzerfreundlichkeit und intuitive Bedienbarkeit des Frontends (für Teilnehmende).

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o Nutzerfreundlichkeit und intuitive Bedienbarkeit des Backends (für Administration). o Intuitive Bedienbarkeit des Seating-Tools. o Konfigurationsmöglichkeiten durch Mitarbeitende der Fraunhofer-Gesellschaft

Nachweis: Bereitstellung eines Zugangs (Link und Passwort) zu einer Demoversion, exemplarisch an einer vergleichbaren Veranstaltung, für Anmeldeseiten, Backend- System, Seating-Tool.

3. Kriterium mit 25 % – Umsetzung der Teilnehmergruppen / Gruppen- und Rechteverwaltung

o Dokumentation, wie Gruppen und Gruppierungen angelegt, verwaltet und zugeordnet werden. o Möglichkeit zur manuellen und ggf. automatisierten Gruppenzuordnung. o Sicherstellung, dass Teilnehmende nur Zugang zu korrekten Gruppen bzw. Inhalten haben (Zugriffssteuerung, ggf. Login/Eingangskontrolle). o Flexibilität bei der Gruppenverwaltung: Gruppen ändern, hinzufügen oder löschen können.

Nachweis: Bereitstellung eines Zugangs (Link und Passwort) zu einer Demoversion, exemplarisch an einer vergleichbaren Veranstaltung, für Anmeldeseiten, Backend- System.

4. Kriterium mit 20 % – Dienstleistungskonzept – Betreuung und Support

o Ausarbeitung des Betreuungskonzept für den Auftraggeber o Ausarbeitung des Betreuungskonzept für Gäste

Auftragsdatenverarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt nach den einschlägigen gesetzlichen Vorgaben, insbesondere der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), das Datenhosting muss innerhalb Deutschlands oder der EU/EWR stattfinden. Erfolgt das Datenhosting in einem Drittstaat, hat der Bieter schlüssig darzulegen, dass auch in diesem Drittstaat ein adäquates Schutzniveau sichergestellt wird. Für die mit der Realisierung des Leistungsgegenstands einhergehende Verarbeitung personenbezogener Daten gilt die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO (siehe Anlage). Ihre TOMS sind als Bestandteil der Angebotsunterlagen einzureichen.