Deckblatt
| csx_ausfuellbares_preisblatt_2016_12 | Unnamed: 1 | Unnamed: 2 |
|---|---|---|
| Teilnehmermanagement GMF 2027 | ||
| Leistungsverzeichnis | ||
| Vergabenummer: | DW-VMS 26/1002 | |
| Angebotsfrist: | 13.11.2026 12:00 Uhr | |
| Vergabeart: | Öffentliche Ausschreibung | |
| Vergabeordnung: | UVGO | |
| Ausschreibungs-ID: | CXS0Y5ADY6NG2VER | |
| Unternehmensname und -adresse | ||
| Die Vergabe ist nicht in Lose aufgeteilt. Bitte füllen Sie das nächste Arbeitsblatt aus. |
Leistungsverzeichnis
| Teilnehmermanagement GMF 2027 | Unnamed: 1 | Unnamed: 2 | Unnamed: 3 | Unnamed: 4 | Unnamed: 5 | Unnamed: 6 | Unnamed: 7 | Unnamed: 8 | Unnamed: 9 | Unnamed: 10 | Unnamed: 11 | Unnamed: 12 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| OZ | Typ | Bezeichnung | Beschreibung | Beginn der Ausführung / Lieferdatum | Ende der Ausführung | Menge | Einheit | Einzelpreis in Euro (netto) | Gesamtpreis in Euro (netto) | Technische Id | ||
| 1.1 | Gruppe | Leistungsverzeichnis 2027 | Leistungsverzeichnis 2027 | |||||||||
| 1.1.1 | Gruppe | Allgemeinen Leistungsanforderungen | Eine Leistungseinheit entspricht einem pauschalen Vergütungssatz, der die Kosten für alle angegebenen Teilleistungen deckt gemäß den Inhalten im Beschreibungsfeld sowie allen in der Anlage 1 (Liefer- und Leistungsverzeichnis) geforderten Leistungen und Fähigkeiten. | |||||||||
| 1.1.1.1 | Leistung | Konzeption, Abstimmung und Schulung | - Konzeption und Gestaltung einer digitalen Plattform, die sowohl das gesamte Teilnehmermanagement abbildet als auch die Anforderungen an eine digitale und interaktive Plattform beinhaltet, um Konferenzinhalte (Programm, Speaker, Networking, Mediathek, Sponsoren etc.) übersichtlich und nutzerfreundlich im Corporate Design der Deutschen Welle abzubilden - Anpassungen von grafischen Elementen in Abstimmung mit dem AG - Entwicklung eines benutzerfreundlichen Registrierungsprozesses für verschiedene Teilnehmergruppen inkl. Abstimmung aller Kommunikationsprozesse sowohl mit den Teilnehmenden als auch zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer - ausführliche Meetings vor Registrierungsstart zur finalen Abstimmung der Plattform sowie aller Prozesse inklusive Schulung der Mitarbeitenden des Auftraggebers im Umgang mit der Plattform (Backend) - Konzeptionelle Berücksichtigung des 20-jährigen Jubiläumsjahres der Konferenz durch z.B. Animationen auf Landingpage, Banner, Pop-Ups, Gewinnspiele etc. | 2027-01-04 00:00:00 | 2027-07-30 00:00:00 | 1 | LE | 0 | ||||
| 1.1.1.2 | Leistung | Grundanforderungen Plattform | - Konferenzplattform in englischer Sprache. Backend in deutscher Sprache - Ab 01.03.2027: Inbetriebnahme Landingpage für die Registrierung bestimmter Gruppen (Speaker, Fellows) - Ab 01.04.2027: Öffnung Landingpage zur Vorabbewerbung und Registrierung für alle Gruppen mit ersten Informationen zu Programm, Speakern, Sponsoren, Preisen etc. Start Ticketverkauf - Ab 01.06.2027: Inbetriebnahme der gesamten Plattform (Webseite) mit Login-Funktion für registrierte Teilnehmende. Funktionen der Plattform: - Nutzerfreundliche Navigation und übersichtliche Darstellung aller Konferenzinhalte (Text, Bild, Video, Audio) - Browserbasiert - Passende Darstellung auf allen Endgeräten (responsiv), Schwerpunkt: Mobile First - Bereitstellung einer angemessenen Bandbreite/Hosting/Domain - Entwicklung eines Havarieplans für den Fall eines Serverausfalls - Zugang zum Backend für Auftraggeber zur Datenpflege (Programm, Referenten, Partner etc.) - DSGVO-konforme Datenverarbeitung - Allgemeine Upload-Möglichkeiten für Dateien: PDF, Foto, Video Info: weitere Punkte der Beschreibung entnehmen Sie bitte dem Liefer-und Leistungsverzeichnis unter Kapitel 4 | 2027-01-04 00:00:00 | 2027-07-30 00:00:00 | 1 | LE | 0 | ||||
| 1.1.1.3 | Leistung | Bereitstellung und Einrichtung eines Online-Registrierungssystems | - Einfache und schnelle Registrierung mit Eingabe der persönlichen Daten oder mit gängigen Social-Media-Accounts (Facebook, Xing, LinkedIn, Google/Apple ID, X etc.) - Möglichkeit der Log-in-Funktion über externe Anbieter (Facebook, Xing, LinkedIn, Google/Apple ID, X etc.) - Single-Sign-On für alle Funktionen - Möglichkeit, nach erstmaligem Log-In eingeloggt zu bleiben (z.B. Checkbox für "angemeldet bleiben" hinzufügen) - Möglichkeit, Teilnehmer-Profile zu erstellen (inkl. Foto, Firma, Position, Chatfunktion, persönliche Kalenderfunktion, Matchmakingkriterien etc.) - Möglichkeit des Imports einzelner Programmpunkte in den persönlichen Kalender der Teilnehmenden (gängige Formate wie z.B. Google, Outlook, Teams) - Verwaltung der Teilnehmerdaten in Echtzeit - Möglichkeit des Versands von personalisierten und automatisierten E-Mails (englisch), spezifisch für Teilnehmendengruppen (z.B. Presse, Speaker, Fellows) - Möglichkeit des Doubletten-Check (Vermeidung von Doppelanmeldungen) - Sichere und belastbare Leitung zu einem SSL-gesicherten Server - Automatische Überprüfung der Eingaben auf Vollständigkeit (z.B. Pflichtfelder wie Vorname, Nachname, Email-Adresse) - Einrichtung des automatischen Versands einer Registrierungsbestätigung (je nach Gruppe mit spezifischem PDF-Anhang) Info: weitere Punkte der Beschreibung entnehmen Sie bitte dem Liefer- und Leistungsverzeichnis unter Kapitel 4 | 2027-03-01 00:00:00 | 2027-07-30 00:00:00 | 1 | LE | 0 | ||||
| 1.1.1.4 | Leistung | Programm und Speaker | - Übersichtliche Darstellung der Speaker-Profile (mit Foto, Titel, Firma, Kurzbiografie) - Möglichkeit, eine Speakergalerie mit individueller und bei Bedarf veränderbarer Reihenfolge zu erstellen - Möglichkeit der Verlinkung von Speakern zu jeweiligem Programmpunkt - Möglichkeit, auf die im jeweiligen Programmpunkt aufgeführten Speaker zu verlinken - Möglichkeit eines PDF-Exports des Programms für Teilnehmende | 2027-04-01 00:00:00 | 2027-07-30 00:00:00 | 1 | LE | 0 | ||||
| 1.1.1.5 | Leistung | Networking | - Möglichkeit der Interaktivität (Networking, private Chatfunktion in Textform) - Interaktionsmöglichkeiten in Echtzeit ergänzend zum klassischen Chat: z.B. Q&A, beste Publikumsfragen sammeln/upvoten oder Liveumfragen durchführen. Idealerweise kann die Moderation die populärsten Fragen und/oder Umfrageergebnisse direkt auf ihrem Endgerät abrufen - Match-Making-Funktion, die Teilnehmende auf Grundlage von bei der Registrierung (oder zu einem späteren Zeitpunkt) abgefragter Informationen und Interessen in Chats und/oder z.B. einem virtuellen Café zusammenbringt | 2027-06-01 00:00:00 | 2027-07-30 00:00:00 | 1 | LE | 0 | ||||
| 1.1.1.6 | Leistung | Mediathek | - Upload der vom Auftraggeber bereitgestellten Mitschnitte aller Sessions durch den Auftragnehmer für eine in der Plattform integrierte Mediathek, möglichst synchron zur Veranstaltung (Einbindung von Vimeo in Konferenzplattform o.Ä.) - eigene Seite für Mediathek mit übersichtlicher Darstellung und Filterfunktion - Abspielmöglichkeit vorab aufgezeichneter Videos von Partnern und/oder Eigenproduktionen der DW - Einbindung der Mitschnitte in einzelne Programmpunkte | 2027-04-01 00:00:00 | 2027-07-30 00:00:00 | 1 | LE | 0 | ||||
| 1.1.1.7 | Leistung | Partner und Sponsoren | - Darstellung von Sponsoren als Grafik im Footer, sowohl vor als auch nach Login - Möglichkeit für Sponsoren und Partner/Aussteller, sich in einem eigenen Bereich zu präsentieren (Logo, Verlinkung, Video, Kurzbeschreibung, Downloadoption etc.). | 2027-04-01 00:00:00 | 2027-07-30 00:00:00 | 1 | LE | 0 | ||||
| 1.1.1.8 | Leistung | Presseseite | Einbindung einer Presseseite mit der Möglichkeit, Pressemeldungen, Fotos, Logo etc. hochzuladen. | 2027-04-01 00:00:00 | 2027-07-30 00:00:00 | 1 | LE | 0 | ||||
| 1.1.1.9 | Leistung | Anbindung Datenbank | - Schnittstellen: REST-API, über die mittels REST-POST Kontakt-Daten von ADITO an die Plattform übertragen werden können. Die Verbindung sollte hierbei stets über HTTPS erfolgen. Die Daten sollten in JSON oder XML zugeliefert werden können. - Möglichkeit über diese Schnittstelle, Kontaktdaten (u.a. Vorname, Name, Funktion, Firma, CV, Teilnehmergruppe, Zugehörigkeit zu einer Veranstaltung, Reisekostenklasse) inkl. Fotos (in Base64-Codierung) von vorab angelegten Teilnehmern (z.B. Speaker) aus CRM-System ADITO zu importieren - Möglichkeit, über diese Schnittstelle Daten zur Veranstaltung/Workshop (u.a. Datum, Fotos, Uhrzeit, Titel, Kurzbeschreibung) zu importieren - Möglichkeit, die Teilnehmendendaten im Anschluss an die Veranstaltung mit ADITO zu synchronisieren | 2027-01-04 00:00:00 | 2027-07-30 00:00:00 | 1 | LE | 0 | ||||
| 1.1.1.10 | Leistung | Social Media | - Einbindung gängiger Social Media Plattformen und/oder Newsletter. D.h. auf der digitalen Plattform soll es eine Einbettung von digitalen Plattformen geben, die für die Konferezn genutzt werden (z.B. YouTube, Facebook, LinkedIn), so dass man alle Feeds, die dort gepostet werden, live mitlesen kann. - Sharing-Funktion: Das heißt, dass z.B. ein Programmpunkt oder Speaker per Link geteilt werden kann auf den eigenen Social Media Profilen der Nutzenden | 2027-04-01 00:00:00 | 2027-07-30 00:00:00 | 1 | LE | 0 | ||||
| 1.1.1.11 | Leistung | Barrierefreiheit | - Die Mindestanforderungen an Barrierefreiheit für Webangebote nach BITV 2.0 sind zu erfüllen - dies entspricht dem Standard WCAG 2.1 AA (s. Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) | 2027-04-01 00:00:00 | 2027-07-30 00:00:00 | 1 | LE | 0 | ||||
| 1.1.1.12 | Leistung | Ticketing / Inkassomanagement | - Bereitstellung eines Ticketshops auf der Plattform (Landingpage), auf dem Tickets in verschiedenen Preiskategorien (on-site, ermäßigt (Studierende) oder Sonderpreis) erworben werden können - Bereitstellung der Online-Bezahlung des Konferenzbeitrages per Kreditkarte (VISA, MasterCard, American Express, PayPal, Sofort-Überweisung, Giropay, Apple Pay) - direkte Verbindung zu den Kreditkarteninstituten und deren Clearingstellen über sichere Leitungen - es wird sichergestellt, dass in dem System der Plattform keine Bankdaten/Kreditkartendaten vorgehalten werden - Festlegung von Zahlungsbedingungen (z.B. Stornogebühren) in Absprache mit Auftraggeber - Einrichtung und Verwaltung eines separaten Kongresskontos - Möglichkeit der Vor-Ort-Zahlung der Konferenzgebühr per Kreditkarte, EC-Karte, PayPal und ApplePay - Möglichkeit der Eingabe eines alternativen Rechnungsempfängers im Formular - Möglichkeit des Abrufs der Rechnung über URL (jederzeit) - Prüfung der Zahlungseingänge - Erstellung einer prüffähigen Gesamtabrechnung - Abtretung aller Rechte an Auftraggeber | 2027-04-01 00:00:00 | 2027-06-23 00:00:00 | 1 | LE | 0 | ||||
| 1.1.1.13 | Leistung | Reisebüro | - Bereitstellung eines Reisebüros zur Durchführung von Reisebuchungen (Flug, Bahn, Bus) und Aufschlüsselung der Kosten für alle anfallenden Einzelleistungen - Möglichkeit der Berücksichtigung und Buchung: Low-Cost-Airlines | 2027-03-01 00:00:00 | 2027-06-30 00:00:00 | 1 | LE | 0 | ||||
| 1.1.1.14 | Leistung | Allgemeine Teilnehmendenbetreuung | - Versand personalisierter Serien-E-Mails an ausgewählte Gruppen aus dem Gesamtverteiler. Kalkulation auf der Grundlage von 20 geschätzten Mailings (Reminder, Last information etc.) - Reminder für alle Teilnehmendengruppen werden vom Auftragnehmer verschickt - in Absprache mit dem Auftraggeber - Datenkontrolle: Doubletten-Check, Überprüfung der Vollständigkeit von Dateneingaben und ggf. Aufforderung zur Vervollständigung - wöchentliche Erstellung von Teilnehmerstatistiken ab Registrierungsöffnung (Kategorien nach Vorgaben des Auftraggebers) sowie ggf. zusätzliche Auswertungen auf Anfrage - Regelmäßige Bereinigung des Tools (Personen, die sich nicht zurückgemeldet haben, nach definiertem Zeitraum und Reminder-Mailing löschen, "Karteileichen" vermeiden!) | 2027-03-01 00:00:00 | 2027-07-30 00:00:00 | 1 | LE | 0 | ||||
| 1.1.1.15 | Leistung | On-Site-Management | Planung, Organisation und Koordination der On-Site-Registrierung in Abstimmung mit dem Auftraggeber, ggf. eingesetzter Dienstleister sowie der Location: - Bereitsstellung, Einrichtung und Betrieb eines Registrierungssystems vor Ort, inkl. System- und Netzwerktechnik, vernetzte Laptops und Drucker zum Vorort-Ausdruck der Badges, Aufbau, technischer Systemsupport und Administration vor Ort. - Bereitstellung des Equipments für ein Konferenzsekretariat (Backoffice Registrierung) vor Ort (Laptops/Rechner, Farbdrucker, EC/Kredit-Kartenlesegerät) - detaillierte Aufnahme von Kunden in die Datenbank, die sich während der Konferenz vor Ort registrieren (ca. 20 Datensätze) - Ausgabe der Konferenzunterlagen (Badges, Lanyards und ggf. Giveaway) - Incasso vor Ort per EC-Karte, Kreditkarte, PayPal und ApplePay sowie Erstellung und Aushändigung der Rechnung - kurzfristige Auswertung der Teilnehmenden vor Ort (Länder, Anzahl, Geschlecht usw.) | 2027-06-21 00:00:00 | 2027-06-23 00:00:00 | 1 | LE | 0 | ||||
| 1.1.1.16 | Leistung | Erfassen eines "Live"- Fotos während der Registrierung und Aufdruck auf dem Badge | - Bereitstellung von maximal 14 Kameras (2 pro Counter) an Registrierungs-Countern (an das Registrierungs-System angeschlossen) - Bereitstellung der Software zur Skalierung und Übernahme der Fotos in die Teilnehmerdatenbank - Direkter Ausdruck der Fotos in Farbe auf das Badge während des Live-Drucks | 2027-06-21 00:00:00 | 2027-06-23 00:00:00 | 1 | LE | 0 | ||||
| 1.1.1.17 | Leistung | Evaluation | - Einrichtung und Versendung einer Online-Umfrage an alle Teilnehmenden im Anschluss an die Konferenz über die Plattform - Evaluierungstool für Teilnehmerfeedback, welches während der Konferenz auf der Plattform eingesetzt werden kann - Digitale Plattform: Ausführliche Auswertung und Aufbereitung der Daten im Bezug auf Zugriffe der Teilnehmenden, Reichweiten, Verweildauer, Seitenaufrufe, demographische Daten, Anmeldeverhalten usw. - Teilnehmendenmanagement: Detaillierte Auswertung von Anmeldezahlen (vorab/tatsächlich vor Ort), Auswertung nach TN-Gruppen, Erhebung demografischer Daten (z.B. Land/Kontinent) etc. - Erstellung einer ausführlichen und übersichtlichen Abschlussdokumentation inkl. Grafiken zur Nutzung der digitalen Plattform und zur Auswertung aus den Daten im Bereich Teilnehmermanagement | 2027-04-01 00:00:00 | 2027-06-30 00:00:00 | 1 | LE | 0 | ||||
| 1.1.1.18 | Leistung | Projektbetreuung | - Beratung und enge Absprache durch eine Projektleitung (bzw. fachlich qualifizierten und vollumfänglich in das Projekt involvierten Vertretung in Abwesenheit) über den Projektzeitraum (Januar 2027 - Ende Juli 2027). Erreichbarkeit Mo. - Fr. zwischen 9:00 Uhr - 18:00 Uhr. An den Konferenztagen: - mind. 2 Projektleiter*in vor Ort im Backoffice/Counter an Konferenztagen (0,5 Tage Aufbau, 2 Tage Konferenz, 0,5 Tage Abbau inkl. Reise- und Hotelkosten) - mind. 1 Mitarbeiter*in für Konferenzplattformsupport vor Ort, z.B. für Mediathek (0,5 Tage Aufbau, 2 Tage Konferenz, 0,5 Tage Abbau inkl. Reise- und Hotelkosten) - mind. 1 Mitarbeiter*in für On-Site-Counter (vor Ort nach Rücksprache mit Auftraggeber) für die Teilnehmenden (22.- 23.06.2027) - Besetzung einer "Notfall-Hotline" (Reisebüro und Agentur) am Wochenende vor der Konferenz (So. 20.06. und Mo. 21.06.27) bis zum Abreisetag (Do. 24.06.27). 24-Stunden-Erreichbarkeit. | 2027-01-04 00:00:00 | 2027-07-30 00:00:00 | 1 | LE | 0 | ||||
| 1.1.1.19 | Leistung | Vorab Check-In | - Möglichkeit des Vorab-Badgedrucks (inkl. Foto per Upload) für DW-Mitarbeitende inkl. Versand der Badges an beide DW-Standorte (Bonn und Berlin). Kalkulationsgrundlage: 350 Badges - Möglichkeit zur Vorab-Badgeausgabe am Montag, 21.06.2027 am Veranstaltungsort (Fellows, DW-Mitarbeitende). Kalkulationsgrundlage: 100 Personen | 2027-05-10 00:00:00 | 2027-06-23 00:00:00 | 1 | LE | 0 | ||||
| 1.1.1.20 | Option | Gaming | - Berücksichtigung eines Gaming-Konzepts / Gamification (z.B. Activity Challenge) | 2027-06-01 00:00:00 | 2027-07-30 00:00:00 | 1 | LE | 0 | ||||
| 1.1.1.21 | Option | Check-In Oberfläche | Erstellung einer Check-In Oberfläche für das Ein- und Ausscannen aller Teilnehmenden am Veranstaltungsort inkl. Zeiterfassung mit folgenden Spezifikationen: - Projektmanagement: Abstimmung mit dem Auftraggeber, Briefing, Testing, Hardware Buchung etc. - Programmierung der Oberfläche mit browserbasierter CheckIn Maske, um Gäste bei jedem Zu- und Austritt am Veranstaltungsort zu scannen und so eine Zeiterfassung zu ermöglichen - Programmierung Spezialexport, der die gescannte Zeiterfassung je Teilnehmer beinhaltet - Erweiterung Dashboardanzeige: Integration eines Widgets auf dem Dashboard, um zu sehen, wie viele Teilnehmende aktuell eingescannt sind - Programmierung eines Task, der alle Teilnehmenden auf einmal auscheckt, um dann wieder für den Check-In bereit zu sein (z.B. von Tag 1 auf Tag 2) - Bereitstellung einer Check-In Station: Mobile Akkreditierungsstation mit Scann-Funktion (Strichcode oder QR-Code). Die Daten werden über den Bildschirm angezeigt (insgesamt 3 Stationen für 2 Tage) | 2027-06-22 00:00:00 | 2027-06-23 00:00:00 | 1 | St | 0 | ||||
| 1.1.1.22 | Option | Check-In Oberfläche für Abendveranstaltung | Check-in App für max. zwei Abendveranstaltungen | 2027-06-22 00:00:00 | 2027-06-23 00:00:00 | 1 | St | 0 | ||||
| 1.1.1.23 | Leistung | Badgedruck | - Badges (nachhaltiges Material) im Konferenzdesign, verschiedene Teilnehmertypen inkl. beidseitigem Druck und 5-farbigem Layout (CMYK plus Leuchtfarbe) und Randlochstanzung 2-fach. Kalkulation auf der Grundlage von 1.600 geschätzten Badges; Abrechnung nach tatsächlicher Anzahl. | 2027-04-01 00:00:00 | 2027-05-10 00:00:00 | 1 | LE | 0 | ||||
| 1.1.1.24 | Leistung | Hostesseneinsatz | - Einsatz von Hostessen zur Besetzung von insgesamt sechs Registrierungscountern (Teilnehmer-, Presse- und Speakercounter) für die Registrierung der Teilnehmenden und die Ausgabe der Badges. Kalkulationsgrundlage: 12 Personen pro Tag, davon 8 Personen Einsatzzeit ca.10 Std. und 4 Personen Einsatzzeit ca. 6 Std. - Einsatz von zusätzlichen Hostessen in Workshopräumen, an der Information und bei einer Abendveranstaltung in Abstimmung mit Auftraggeber. Kalkulationsgrundlage: 10 Personen pro Tag. Einsatzzeit pro Tag ca. 9 Std. - Briefing der Hostessen nach Absprache mit Auftraggeber vor Ort (Montag, 21.06.) Kalkulationsgrundlage: Einsatzzeit ca. 2 Std. | 2027-06-21 00:00:00 | 2027-06-23 00:00:00 | 1 | LE | 0 | ||||
| 1.1.2 | Gruppe | Teilnehmerregistrierung für verschiedene Gruppen | ||||||||||
| 1.1.2.1 | Leistung | Standardteilnehmende | Zahlende Teilnehmende: Bereitstellung einer online-Registrierung inklusive Inkasso des Konferenzbeitrages und ggf. Prüfung von Ermäßigungsberechtigungen (Studentenausweis); ggf. Nachforderung der entsprechenden Dokumente. Kommunikation bei Fragen zum Registrierungsprozess. Kalkulation auf Grundlage von 500 geschätzten Tickets (Präsenz); Abrechnung nach Anzahl tatsächlich verkaufter Tickets. | 2027-04-01 00:00:00 | 2027-06-23 00:00:00 | 500 | St | 0 | ||||
| 1.1.2.2 | Leistung | Fellows, Speakers, Geladene Gäste | Fellows, Speakers, Geladene Gäste: Bereitstellung einer Online-Registrierung; Import der durch DW gelieferten Datensätze via Schnittstelle oder in Form von fortlaufenden Listen; Versand der personalisierten Registrierungsaufforderung, automatisierter Versand eines personalisierten Visaeinladungsschreibens, Versendung von Remindern, Kommunikation und Korrespondenz bei Fragen zum Registrierungsprozess. Kalkulation auf Grundlage von 500 geschätzten Datensätzen (Präsenz); Abrechnung nach tatsächlicher Anzahl zugesagter TN (erfolgreiches, vollständiges Onboarding und damit Abschluss aller Prozesse). | 2027-03-01 00:00:00 | 2027-06-23 00:00:00 | 500 | St | 0 | ||||
| 1.1.2.3 | Leistung | Non-stip-Fellows | Non-stip Fellows: Bereitstellung einer Online-Registrierung; Import der durch DW gelieferten Datensätze via Schnittstelle oder in Form von fortlaufenden Listen; Versand der personalisierten Registrierungsaufforderung, automatisierter Versand eines personalisierten Visaeinladungsschreibens, Versendung von Remindern, Kommunikation und Korrespondenz bei Fragen zum Registrierungsprozess. Kalkulation auf Grundlage von 10 erwarteten (zugesagten) Datensätzen; Abrechnung nach tatsächlicher Anzahl zugesagter TN (erfolgreiches, vollständiges Onboarding und damit Abschluss aller Prozesse). | 2027-03-01 00:00:00 | 2027-06-23 00:00:00 | 10 | St | 0 | ||||
| 1.1.2.4 | Leistung | Presse | Presse: Bereitstellung einer online-Registrierung mit der Möglichkeit, einen Presseausweis hochzuladen; Versand einer Bestätigungsmail (statisches E-Mail-Template) an Pressevertreter. Prüfung der Presseausweise und sämtliche weitere Kommunikation erfolgt über Auftraggeber. Kalkulation auf Grundlage von 200 geschätzten Datensätzen; Abrechnung nach tatsächlicher Anzahl zugesagter TN (erfolgreiches, vollständiges Onboarding, inklusive Freigabe durch Auftraggeber und damit Abschluss aller Prozesse). | 2027-04-01 00:00:00 | 2027-06-23 00:00:00 | 200 | St | 0 | ||||
| 1.1.2.5 | Leistung | DW-Mitarbeitende (inkl. All Areas) | DW-Mitarbeitende: Bereitstellung einer eigens für DW-Mitarbeitenden konzipierten Registrierungsmaske; Import der durch DW gelieferten Datensätze via Schnittstelle oder in Form von fortlaufenden Listen; Überprüfung von DW-Mitarbeitenden anhand von E-Mail Adresse (@dw.com), Kontingentverwaltung, Möglichkeit zum Hochladen eines Fotos für Badgedruck, Kommunikation und Korrespondenz bei Fragen zum Registrierungsprozess; Kalkulation auf Grundlage von 480 geschätzten Datensätzen (Präsenz); Abrechnung nach tatsächlicher Anzahl zugesagter TN (erfolgreiches, vollständiges Onboarding und damit Abschluss aller Prozesse). | 2027-05-10 00:00:00 | 2027-06-23 00:00:00 | 480 | St | 0 | ||||
| 1.1.2.6 | Leistung | Teilnehmertypgebundene Registrierungsmasken | Einrichtung von 9 gruppenspezifischen Registrierungsmasken für die in den Punkten 2.1 bis 2.5 genannten Teilnehmergruppen mit entsprechenden Modifizierungen. | 2027-03-01 00:00:00 | 2027-06-23 00:00:00 | 9 | St | 0 | ||||
| 1.1.3 | Gruppe | Reise- und Hotelmanagement für verschiedene Gruppen | ||||||||||
| 1.1.3.1 | Leistung | Fellows, Speaker, Geladene Gäste | Abfrage von Reise- und Hotelbedarf nach unterschiedlichen Teilnehmergruppentypen (Fellows, Speaker, Geladene Gäste) mithilfe individueller Registrierungsmasken, Einholung von Reisevorschlägen bei dem vom Auftragnehmer beauftragten Reisebüro, automatischer Versand einer Hotelreservierung/Flugreservierung an Teilnehmende für Visumsantrag, finale Abstimmung mit Teilnehmenden und Beauftragung des Reisebüros, Einbuchung in die vom Auftraggeber kontingentierten Hotels, weitere Kommunikation und Korrespondenz bei allen organisatorischen Fragen zum Reisemanagement mit Teilnehmenden, Problemfall-Kommunikation mit dem Auftraggeber, Eingabe der Reisedaten ins Regstrierungsbackend, Kalkulation auf der Grundlage von 150 geschätzten Datensätzen; Abrechnung nach tatsächlicher Anzahl. | 2027-03-01 00:00:00 | 2027-06-30 00:00:00 | 150 | St | 0 | ||||
| Zwischensumme | 0 | |||||||||||
| zzg. | 0.19 | Ust. | 0 | |||||||||
| Endsumme | 0 |