Anlage 1_Liefer- und Leistungsverzeichnis.pdf

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Anlage 1- Liefer- und Leistungsverzeichnis

Öffentliche Ausschreibung

• Bewerbungsbedingungen

• Besondere Vertragsbedingungen

• Leistungsbeschreibung

• Kostenzusammenstellung (Leistungsverzeichnis.xlsx)

• Anlage: EVB-IT-Vertrag

Procurement and Travel

Events

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Inhaltsverzeichnis

1. Vorbemerkungen .......................................................................................... 5

1.1. Auftrag der Deutschen Welle .................................................................................... 5

1.2. Zusammenfassung der ausgeschriebenen Leistungen ......................................... 6

1.3. Zeitraum der Leistungserbringung .......................................................................... 8

1.4. Hinweis zu gesetzlichen und behördlichen Regelungen bei vor Ort Besichtigungen ..................................................................................................................... 8

1.5. Verfahrensart und Vergabebestimmungen ............................................................ 8

1.6. Vertragsbestandteile .................................................................................................. 8

1.7. Unzulässige Wettbewerbsbeschränkung ................................................................ 9

1.8. Vergabeunterlagen .................................................................................................... 9

1.9. Angebot ...................................................................................................................... 11

1.10. Bietergemeinschaften ...............................................................................................14

1.11. Hauptangebote ..........................................................................................................14

1.12. Nebenangebote .........................................................................................................14

1.13. Subunternehmer .......................................................................................................14

1.14. Zugang zu Rechenzentren der DW .......................................................................... 15

1.15. Änderungen des Angebots ....................................................................................... 15

1.16. Information des Bieters ............................................................................................ 15

1.17. Angebotsbewertung .................................................................................................16

1.18. Vergabeentscheidung ............................................................................................... 17

1.19. Unwirksamkeitsregelung ......................................................................................... 18

1.20. Gewährung von Vorteilen ........................................................................................ 18

2. Besondere Vertragsbedingungen ................................................................. 19

2.1. Gegenstand der Ausschreibung ..............................................................................19

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2.2. Leistungsumfang .......................................................................................................19

2.3. Preisvereinbarung .....................................................................................................19

2.4. Termine ......................................................................................................................19

2.5. Ansprechpartner beim AG ....................................................................................... 20

2.6. Ansprechpartner beim AN ....................................................................................... 20

2.7. Ausführung ............................................................................................................... 20

2.8. Subunternehmer .......................................................................................................21

2.9. Zugang zu Rechenzentren des AG ...........................................................................21

2.10. Vertragsstrafe ........................................................................................................... 22

2.11. Haftpflichtversicherung ........................................................................................... 22

2.12. Beratungs- und Hinweispflichten ........................................................................... 23

2.13. Gewährleistung ........................................................................................................ 23

2.15. Geheimhaltungspflicht ............................................................................................ 23

2.16. Gewährung von Vorteilen ........................................................................................ 23

2.17. Zahlungsbedingungen ............................................................................................. 25

2.18. Abrechnung .............................................................................................................. 25

2.19. Verwendungsstelle ................................................................................................... 28

2.20. Erfüllungsort ............................................................................................................. 28

2.21. Gerichtsstand ............................................................................................................ 28

2.22. Geschäftsbedingungen des Auftragnehmers ....................................................... 28

2.23. Genehmigungen ....................................................................................................... 28

2.24. Schlussbestimmungen ............................................................................................. 28

3. Ausschlusskriterien ..................................................................................... 29

4. Leistungsbeschreibung ............................................................................... 29

5. Preisblatt/Kostenzusammenstellung („Leistungsverzeichnis.xlsx“) ............... 41

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6. Bestätigung des Bieters .............................................................................. 42

7. Eigenerklärung (Insolvenz, Steuern, Sozialversicherung) ............................. 42

8. Anlage EVB-IT-Vertrag ................................................................................. 42

9. Anlagen ...................................................................................................... 42

• Anlagen gemäß EVB-IT-Vertrag ....................................................................... 42

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Begriffsbestimmungen

AN = Auftragnehmer/Bieter

AG = Auftraggeber

DW = Deutsche Welle

LV = Liefer- und Leistungsverzeichnis

1. Vorbemerkungen

1.1. Auftrag der Deutschen Welle

Die DW ist der deutsche Auslandssender. Ihr gesetzlicher Auftrag: Sie soll

Deutschland als europäisch gewachsene Kulturnation und freiheitlich verfassten

demokratischen Rechtsstaat verständlich machen und den Austausch der Kultu-

ren und Völker fördern und zur Verbreitung der deutschen Sprache beitragen.

Die DW steht dabei für die Werte und Grundsätze der Freiheit, Demokratie, Men-

schenrechte, Rechtsstaatlichkeit und kulturellen Vielfalt. Die DW bekennt sich zu

den Rechten nach der Allgemeinen Erklärung der Menschenrechte der Vereinten

Nationen, der Europäischen Menschenrechts-konvention des Europarates und

den 17 globalen Zielen für nachhaltige Entwicklung, den „Sustainable Develop-

ment Goals“ (SDGs). Diese vorbeschriebenen Werte und Grundsätze finden ihre

Konkretisierung im Deutsche-Welle-Gesetz sowie in der „DW Declaration of Va-

lues“; die „DW Declaration of Values“ wird demder Vertrags-partnerin zur Ver-

fügung gestellt und dient als Orientierung im Rahmen der Zusammenarbeit mit

der DW.

Menschen aus 60 Nationen produzieren in der Zentrale in Bonn und am Stand-

ort Berlin ein multimediales journalistisches Angebot in 32 Sprachen. In ihrer

Akademie schult die DW Medienfachkräfte aus Entwicklungs- und Transformati-

onsländern.

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Die DW ist öffentlich-rechtlich organisiert und Mitglied der ARD. Sie wird aus

Steuermitteln des Bundes finanziert.

Der Etat 2026 beläuft sich auf rund 395,4 Millionen Euro.

Die Deutsche Welle handelt nachhaltig, sie setzt ihre Mittel und Ressourcen effi-

zient ein, reduziert ihren ökologischen Fußabdruck kontinuierlich und engagiert

sich für soziale Belange. Bis zum Jahr 2030 will sie ihre Treibhausgasemissionen

(Kernbilanz 2019) um 30 Prozent reduzieren und spätestens bis zum Jahr 2045

Nettonullemissionen erreichen. Um auch bei den indirekten Scope-3- Emissionen

(u.a. im Bereich ein-gekauften Güter und Dienstleistungen) Verbesserungen zu

realisieren, erwartet die Deutsche Welle von allen ihren Geschäftspartnern eben-

falls aktives Nachhaltigkeits-management.

1.2. Zusammenfassung der ausgeschriebenen Leistungen

Gegenstand der Ausschreibung ist eine digitale Konferenzplattform inklusive

Teilnehmermanagementtool für das Global Media Forum 2027 mit folgenden

Spezifikationen:

➢ Bereitstellung einer Landingpage und einer Konferenzplattform

➢ Möglichkeit der Online-Registrierung inkl. Ticketshop und Teilnehmerbetreu-

ung

➢ Kundenspezifische Gestaltungsmöglichkeiten

➢ Zugang zum Backend zur Datenpflege

➢ Bereitstellung einer Mediathek bis Ende Juli 2026 und zeitnahe Bereitstellung

der Mitschnitte an beiden Konferenztagen (Video on Demand)

➢ Chatfunktion bei Panels und Workshops

➢ Voting-Tools/Live-Umfragen

➢ Möglichkeit des digitalen Networkings/Matchmakings

➢ Barrierefreie Nutzung

➢ Bereitstellung eines Reisebüros für Reise- und Hotelbuchungen

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➢ On-Site-Management mit der benötigten Technik

➢ Bereitstellung von Veranstaltungspersonal (Hosts/Hostessen)

➢ Evaluierungstool für Teilnehmerfeedback

➢ Trackingmöglichkeit und Auswertungstools

➢ Bereitstellung eines Support-Teams in allen Projektphasen

Abnahmemengen beziehen sich auf die maximal mögliche Gesamtlaufzeit der

Rahmenvereinbarung von voraussichtlich Anfang Januar 2027 bis Ende August

2027 und sind in der folgenden Tabelle aufgeführt.

Vorgesehen ist ein Gesamtvolumen (Schätzmenge) von Euro 132.000 inkl. 19%

MwSt. Die Angaben sind nicht verbindlich und es besteht keine Abnahmever-

pflichtung über Mindestabnahme hinaus.

Geschätzte Abnahmemengen (im Falle der Losaufteilung je Los:

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1.3. Zeitraum der Leistungserbringung

Der geplante Zeitraum der Leistungserbringung ist voraussichtlich vom

04.01.2027 – 31.08.2027. Das Global Media 2027 findet statt vom 22. Juni bis 23.

Juni 2027.

1.4. Hinweis zu gesetzlichen und behördlichen Regelungen bei vor Ort Be- sichtigungen

1.4.1. Sollten im Rahmen des vorliegenden Verfahrens Orts-Besichtigungen vorgese-

hen sein, so behält sich die Deutsche Welle weiterhin vor, die Regelungen wie

z.B. zur Eindämmung der COVID-19 Pandemie an geltende gesetzliche oder be-

hördliche Bestimmungen, zum Beispiel im Hinblick auf Zugangsregelungen oder

hinsichtlich des Tragens einer Maske, etc., anzupassen.

1.5. Verfahrensart und Vergabebestimmungen

Die Vergabe der Lieferungen und Leistungen erfolgt im Rahmen einer Öffentli-

chen Ausschreibung nach den Vorschriften der UVgO.

Für das Vergabeverfahren gelten die in Ziffer 1.6 aufgeführten Vergabeunterla-

gen.

Die DW wird die Angebote gemäß dem unter Kap. 1017 dargestellten Verfahren

auswerten.

1.6. Vertragsbestandteile Abweichend zu Ziffer 2.1 der Allgemeinen Einkaufsbedingungen der DW (AEB)

gelten die Vertragsbestandteile in der nachfolgenden Reihenfolge:

a. dieses Liefer- und Leistungsverzeichnis mit allen Anlagen (z.B. den dazuge-

hörigen Erläuterungen, Plänen, Detailzeichnungen mit ergänzenden techni-

schen Angaben)

b. falls Bestandteil des Vergabeverfahrens: Fragen- und Antworten-Katalog

c. falls Bestandteil des Vergabeverfahrens: Protokoll zum Bietergespräch

d. die Allgemeinen Einkaufsbedingungen der Deutschen Welle vom 1. Juli 2003

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e. das bezuschlagte Angebot mit dem ausgefüllten Leistungsverzeichnis sowie

dem ausgefüllten Kriterienkatalog

f. falls Bestandteil des Vergabeverfahrens: die Vereinbarung über die Auf-

tragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO (AVV), einschließlich der Angaben zu

den Technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) und ggf. des IT-

Sicherheitskonzepts des Auftragnehmers

g. die Allgemeinen Bedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B)

h. einschlägige gesetzliche Normen und technische Regelungen sowie arbeits-

schutzrechtliche Bestimmungen, insbesondere:

• VDE- und DIN-Vorschriften, VBG-Richtlinien und UVV sowie EMV Richtli-

nien

• Technische Richtlinien und Pflichtenhefte der öffentlich-rechtlichen Rund-

funkanstalten (Ergonomie hinsichtlich Technik).

Im Falle von IT-Leistungen, bei denen ein EVB-IT-Vertrag Gegenstand des Verga-

beverfahrens ist, gelten abweichend von der vorstehenden Rangfolge sowie ab-

weichend zu Ziffer 2.1 der Allgemeinen Einkaufsbedingungen der DW (AEB) die

Vertragsbestandteile in der Reihenfolge wie in Ziffer 1.2 (Vertragsbestandteile)

des entsprechenden EVB-IT-Vertrags aufgeführt.

1.7. Unzulässige Wettbewerbsbeschränkung

Angebote von Bietern, die sich im Zusammenhang mit diesem Vergabeverfahren

an einer unzulässigen Wettbewerbsbeschränkung beteiligen, werden ausge-

schlossen.

1.8. Vergabeunterlagen

1.8.1. Die Angebotsabgabe erfolgt elektronisch, über das Vergabeportal

„http://www.dtvp.de“.

Eine zusätzliche Abgabe des Angebots in Papierform entfällt in diesem Fall. Die

DW behält sich vor, Änderungen oder Ergänzungen der Unterlagen oder Fragen-

Antwortenkataloge ohne besondere Bekanntmachung und Hinweis an die Bieter

lediglich auf dem elektronischen Vergabeportal oder unter

„www.dw.com/zentraleinkauf“ zugänglich zu machen und die Kommunikation mit

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dem Bieter über das Vergabeportal durchzuführen. Daher wird eine registrierte

Verwendung des Vergabeportals empfohlen.

1.8.2. Für das Preisangebot sind nur die von der DW gestellten Vordrucke zu verwen-

den. Selbstgefertigte Abschriften/Kopien oder Kurzfassungen des Leistungsver-

zeichnisses sind nur zulässig, wenn der Bieter das von der DW gestellte Leis-

tungsverzeichnis in einer besonderen Erklärung als allein verbindlich anerkennt.

Kurzfassungen des Leistungsverzeichnisses müssen mit dem von der DW ge-

stellten Leistungsverzeichnis hinsichtlich der Ordnungszahlen vollständig über-

einstimmen.

1.8.3. Enthalten die gestellten Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bieters Unklar-

heiten, so hat er die DW unverzüglich vor Angebotsabgabe mindestens in Text-

form darauf hinzuweisen. Änderungen und Zusätze, sowohl manueller Natur, als

auch KI-gestützt, in den Vergabeunterlagen sind unzulässig.

Mit der Abgabe seines Angebotes bestätigt der Bieter insbesondere, dass das

Angebot ohne Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) oder automatisierten Text-

verarbeitungssystemen erstellt wurde, die dazu führen könnten, dass der Inhalt

der Vergabeunterlagen verändert wird. Dies umfasst insbesondere:

• die automatische Anpassung oder "Optimierung" von Textpassagen durch KI-

Systeme,

• die KI-gestützte Erstellung von Ergänzungen oder Alternativformulierungen,

• die Verwendung von KI-Tools zur Formatänderung oder Strukturmodifikation

der Vergabeunterlagen.

1.8.4. Der Bieter bestätigt, dass das Angebot manuell erstellt und geprüft wurde und

mit den unveränderten Vergabeunterlagen übereinstimmt.

1.8.5. Stellt der Auftraggeber eine Änderung der Vergabeunterlagen in der beschriebe-

nen Form fest, führt dies zum Ausschluss des Angebotes.

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1.8.6. Der Bieter nimmt die den Vergabeunterlagen beigefügten Allgemeinen Einkaufs-

bedingungen der DW und Besonderen Vertragsbedingungen der DW zur Kennt-

nis und berücksichtigt diese bei seiner Angebotsabgabe.

1.8.7. Die Vergabeunterlagen sind vertraulich. Sie dürfen weder Dritten zugänglich ge-

macht noch außerhalb dieser Angebotsabgabe verwendet werden.

1.8.8. Bezogen auf Art und Umfang der Verarbeitung von personenbezogenen Daten

durch die DW wird auf die Datenschutzhinweise verwiesen, die dem Bieter mit

den Vergabeunterlagen zur Verfügung gestellt werden. Sofern die Verarbeitung

von personenbezogenen Daten im Auftrag der DW Gegenstand des Verfahrens

ist, schließt die DW mit dem Bieter einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach

Art. 28 DSGVO, der Bestandteil der Vergabeunterlagen wird.

1.8.9. Anfragen zu den Vergabeunterlagen sind vom Bieter unter Verwendung des Bie-

terfragentemplates über das Vergabeportal an die DW zu richten. Die Fragen

müssen vor Ende der Frist zur Einreichung von Aufklärungsfragen (einsehbar im

Bietertool im Projektraum zur Ausschreibung auf der Seite "Übersicht ") einge-

reicht werden. Sollte dies nicht möglich sein, so richten Sie Ihre Fragen bitte per

Mail an ze@dw.com.

1.8.10. Die DW behält sich vor, die Antworten in anonymisierter Form und ohne beson-

dere Bekanntmachung und Hinweis an die Bieter lediglich auf dem elektroni-

schen Vergabeportal oder unter „www.dw.com/zentraleinkauf“ zugänglich zu

machen.

1.9. Angebot

1.9.1. Das Angebot ist in all seinen Bestandteilen in deutscher Sprache abzufassen.

1.9.2. Das Angebot muss vollständig sein; unvollständige Angebote können ausge-

schlossen werden. Das Angebot muss die Preise und die in den Vergabeunterla-

gen geforderten Erklärungen und Angaben enthalten. Änderungen des Bieters

an seinen Eintragungen im Angebot müssen zweifelsfrei sein. Auf entspre-

chende Anlagen ist im Angebot hinzuweisen. Alle Eintragungen müssen doku-

mentenecht sein. Berichtigungen dürfen nur so vorgenommen werden, dass die

unrichtigen Eintragungen gestrichen und die richtigen darüber gesetzt werden.

Dabei müssen die ursprünglichen Eintragungen lesbar sein. Fehler beim Ange-

botsinhalt führen teils zwingend, teils fakultativ zum Ausschluss des Angebotes.

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Entspricht der Gesamtbetrag einer Ordnungszahl (Position) nicht dem Ergebnis

der Multiplikation von Mengenansatz und Einheitspreis, so ist der Einheitspreis

maßgebend.

1.9.3. Die angebotenen Preise für einzelne Teilleistungen sowie für die Gesamtleistung

sind in der dem übersandten Leistungsverzeichnis beigefügten Kostenzusam-

menstellung einzutragen. Dabei sind die Preise (Einheitspreise, Pauschalpreise,

Verrechnungssätze usw.) ohne Umsatzsteuer anzugeben. Der Umsatzsteuerbe-

trag ist unter Zugrundelegung des geltenden Steuersatzes am Schluss des Ange-

botes hinzuzufügen.

1.9.4. Soweit Preisnachlässe ohne Bedingungen (z.B. bestehende Sonderkonditionen

für ARD/ZDF) gewährt werden, sind diese im Preisblatt („Leistungsverzeich-

nis.xlsx“) an der bezeichneten Stelle durchzuführen. Preisnachlässe mit Bedin-

gungen für die Zahlungsfrist (Skonti) werden nicht gewertet. Weitere Informatio-

nen dazu finden sich auch in den Ausschreibungsunterlagen in der Datei "FAQ

cosinex".

1.9.5. Digitale Angebote mit Signatur im Sinne des Signaturgesetzes dürfen nur abge-

geben werden, wenn dies in der Bekanntmachung und in den Vergabeunterla-

gen ausdrücklich zugelassen ist. Andere auf elektronischem Weg übermittelte

Angebote sind nicht zugelassen. Die elektronische Abgabe erfolgt über das Ver-

gabeportal (vergleiche Kapitel 1.8.1).

1.9.6. Ist im Leistungsverzeichnis bei einer Teilleistung eine Bezeichnung für ein be-

stimmtes Fabrikat mit dem Zusatz „oder gleichwertiger Art“ verwendet worden

und macht der Bieter keine Angabe, gilt das im Leistungsverzeichnis genannte

Fabrikat als angeboten. Der Bieter hat anzugeben, ob für den Gegenstand des

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Angebotes ein Patent- oder Musterschutz besteht, von ihm oder einem anderen

beantragt ist oder beantragt werden soll.

1.9.7. Die Leistung kann in Teillosen vergeben werden. Mengen innerhalb des Teilloses

werden aber nicht gekürzt. Preiserhöhungen dürfen daraus nicht hergeleitet

werden.

1.9.8. Für die Bearbeitung des Angebotes wird keine Vergütung gewährt. Dem Ange-

bot beigefügte Unterlagen gehen ohne Vergütungsanspruch in das Eigentum

der DW über.

1.9.9. Das Angebot ist der DW elektronisch einzureichen. Sollte eine digitale Abgabe

nicht möglich sein, so ist das Angebot der DW im verschlossenen Doppelum-

schlag der auch für die Erteilung des Zuschlags zuständigen Abteilung Procure-

ment and Travel der DW bitte zweifach (1 Original und eine Kopie als CD-ROM)

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einzureichen. Die Beschriftung der Umschläge ist dem Anschreiben zu dieser

Ausschreibung zu entnehmen.

1.10. Bietergemeinschaften

1.10.1. Angebote von Bietergemeinschaften sind zugelassen.

1.10.2. Bietergemeinschaften haben mit ihrem Angebot eine von allen Mitgliedern un-

terzeichnete Erklärung abzugeben,

• in der die Bildung einer Arbeitsgemeinschaft im Auftragsfalle erklärt ist,

• in der alle Mitglieder aufgeführt sind und der für die Durchführung des

Vertrags bevollmächtigte Vertreter bezeichnet ist,

• dass der bevollmächtigte Vertreter die Mitglieder gegenüber dem AG

rechtsverbindlich vertritt und

• dass alle Mitglieder als Gesamtschuldner haften

1.10.3. Angebote von Bietergemeinschaften, die sich erst nach der Aufforderung zur An-

gebotsabgabe aus aufgeforderten Unternehmen gebildet haben, sind nicht zu-

gelassen.

1.11. Hauptangebote

Hauptangebote sind Angebote, die alle im Leistungsverzeichnis angegebenen

Mindestanforderungen erfüllen. Ein weiteres Hauptangebot wird zugelassen.

1.12. Nebenangebote

Nebenangebote sind Angebote, die nicht alle Mindestanforderungen für Haupt-

angebote erfüllen. Nebenangebote werden nicht zugelassen.

1.13. Subunternehmer

1.13.1. Beabsichtigt der Bieter, Teile der Leistung von Subunternehmern ausführen zu

lassen, muss er in seinem Angebot Art und Umfang der durch Subunternehmer

auszuführenden Leistungen angeben und Einzelheiten in einer seinem Angebot

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beizufügenden Anlage darlegen. Dabei hat der Bieter zu versichern, dass die

Subunternehmer keine Mitarbeiter oder Ruheständler der DW einsetzen.

1.13.2. Die Referenzen von Subunternehmern sind zu benennen. Der Bieter stellt sicher,

dass Subunternehmer die Leistungen ihrerseits nicht ohne vorherige schriftliche

Zustimmung der DW weiter vergeben.

1.14. Zugang zu Rechenzentren der DW

Benötigen der Bieter und die eventuell eingesetzten Subunternehmer im Falle

der Erteilung des Zuschlages und im Rahmen der Leistungserbringung Zugang

zu Rechenzentren der DW, ist der Zutritt zur Wahrung der Vertraulichkeit und

zum Schutz der Daten der DW grundsätzlich nur unter folgender Voraussetzung

möglich:

Der Bieter hat mit dem Angebot für jede Person, die das Rechenzentrum betritt

(eigene Mitarbeitende bzw. evtl. Mitarbeitende von Subunternehmen), eine Ver-

pflichtungserklärung gegenüber der DW abzugeben unter Verwendung des den

Vergabeunterlagen beigefügten Musters.

Ist die Abgabe der Verpflichtungserklärung mit dem Angebot notwendig, so wird

die DW dies in der Auflistung der einzureichenden Dokumente entsprechend

kenntlich machen. Ist dies nicht explizit der Fall, so dient die standardmäßig bei-

gefügte Verpflichtungserklärung lediglich als Muster für die Fälle der Ziffer 2.9.1

des vorliegenden Liefer- und Leistungsverzeichnisses.

1.15. Änderungen des Angebots

1.15.1. Der Bieter kann sein Angebot bis zum Ablauf der Einreichungsfrist berichtigen,

ändern oder zurückziehen. Preisänderungen sind sowohl nach oben wie nach

unten zulässig.

1.15.2. Berichtigungen oder Änderungen des Angebotes sind der DW in gleicher Weise

wie das Angebot zuzustellen. Bis zum Ablauf der Angebotsfrist kann das Ange-

bot mindestens in Textform zurückgezogen werden. Zur Wirksamkeit bedarf es

stets der Unterschrift.

1.16. Information des Bieters

Die Bieter deren Angebot nichtberücksichtigt wird, werden gem. § 46 Abs. 1

UVgO über den Abschluss der Rahmenvereinbarung oder die erfolgte

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Zuschlagerteilung informiert. Der Auftraggeber unterrichtet auf Verlangen des

Bewerbers/Bieters spätestens 15 Tage nach Eingang des Antrags den nicht be-

rücksichtigten Bieter über die wesentlichen Gründe für die Ablehnung des Ange-

botes sowie die Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebotes.

1.17. Angebotsbewertung

1.17.1. Erste Bewertungsstufe

Es gelten folgende Grundvoraussetzungen für eine Teilnahme an den weiteren

Wertungsschritten. Die Nicht-Erfüllung eines Punktes führt zum Ausschluss des

Angebotes von der weiteren Wertung.

• fristgerechte Abgabe des kompletten Angebotes

• ordnungsgemäßer Verschluss des Angebotes bei Eingang

• Vollständigkeit aller Unterschriften, benannter Anlagen, Bescheinigungen

und Nachweise

• unveränderte Vergabeunterlagen

sowie:

• ein verbindlicher Festpreis für alle geforderten Lieferungen und Leistun-

gen

• die Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit der Angebotspreisangaben

• ein vollständig und wahrheitsgemäß ausgefüllter Ausschlusskriterienka-

talog.

Zudem ist eine Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Insolvenzgründen

vorzulegen (siehe Eigenerklärung).

Die Eigenerklärung ist im Wertungsschema des elektronischen Leistungsver-

zeichnisses unter „http://www.dtvp.de“ verbindlich zu bestätigen.

1.17.2. Finale Bewertungsstufe

Im Rahmen der zweiten Bewertungsstufe erfolgt die Ermittlung des wirtschaft-

lichsten Angebotes gemäß der gewichteten Richtwertmethode (UfAB) wie folgt:

Werden vom Bieter alle Ausschlusskriterien („A-Kriterien“) vollumfänglich erfüllt,

wird in der zweiten Bewertungsstufe, neben dem Preis auch, gemäß

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beigefügtem „Fragebogen zur DW- Leistungsbewertung“ die Bewertung aller quali-

tativen Bewertungskriterien ("B-Kriterien") vorgenommen.

Die Berechnungsformel für die Punkteverteilung für die zweite Bewertungsstufe

lautet wie folgt:

Ein zu bewertendes Angebot setzt sich aus Preis (P) und Leistungspunkten (L) zu

sammen. Die Berechnung der Gesamtpunkte (Kennzahl Z) für ein zu bewerten

des Angebot erfolgt nach folgender Formel (gemäß der gewichteten Richtwert

methode) der UfAB:

Z= L (20 %) /P (80 %)

Die einzelnen B-Kriterien sind untereinander entsprechend Ihrer Bedeutung für

die Deutsche Welle gewichtet.

Der Bieter wird darüber informiert, wenn die Ausschreibung aufgehoben wird.

Im Rahmen von Verhandlungsvergaben (mit oder ohne Teilnahmewettbewerb)

Behält sich die Deutsche Welle vor, den Zuschlag gemäß §12 Abs. 4 UVgO ohne

vorherige Verhandlungen auf das Erstangebot zu erteilen.

1.18. Vergabeentscheidung

1.18.1. Die Vergabe von Lieferungen und Leistungen bedarf ab einem Auftragsvolumen

von mehr als 80.000,00 Euro netto der Zustimmung des zuständigen Gremiums

der DW und steht daher unter dem Vorbehalt der entsprechenden Genehmi-

gung.

1.18.2. Der Zuschlag gemäß § 43 UVgO wird mindestens in Textform durch die jeweili-

gen unterschriftsberechtigten Vertreter der DW im Wege des "Vier-Augen-Prin-

zips" erteilt.

1.18.3. Die Deutsche Welle behält sich vor, für den Versand von Aufträgen, Abrufen aus

Rahmenverträgen, etc. Adobe sign zu verwenden. In diesem Fall erhält die ver-

tretungsberechtigte Person Ihres Unternehmens, die bei Angebotsabgabe in

dem Dokument „Unternehmensdaten“ genannt ist, eine E-Mail von der Adresse

adobesign@adobesign.com mit der Bitte die entsprechenden vertraglichen Un-

terlagen wie z.B. Auftragsbestätigung gegenzuzeichnen.

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1.19. Unwirksamkeitsregelung

Sollte eine Bestimmung dieser Bewerbungsbedingungen unwirksam sein oder

werden, so wird hierdurch die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht be-

rührt.

1.20. Gewährung von Vorteilen

1.20.1. Wenn ein Bieter, sein Beauftragter oder eine mit seiner Kenntnis handelnde Per-

son jemandem Geschenke oder andere unmittelbare oder mittelbare Vorteile

anbietet, verspricht oder gewährt, um durch dessen unlauteres Verhalten Vor-

teile für den Bieter zu erlangen, kann dieser Bieter vom weiteren Vergabeverfah-

ren ausgeschlossen werden.

1.20.2. Hat ein Bieter den Verdacht auf wettbewerbswidriges oder sonst unzulässiges

Verhalten von an dem Ausschreibungsverfahren beteiligten Personen oder von

Dritten, durch das er sich in dem Verfahren benachteiligt sieht, kann er sich ver-

traulich an die

1.20.3. interne Meldestelle der DW (https://whistleblowersoftware.com/secure/Hin-

weise_DW)

1.20.4. oder an die externe Korruptionsbeauftragte der DW wenden:

Frau Rechtsanwältin Dr. Stefanie Lejeune

Tel.: (030) 25 797 5000

https://www.goehmann.de/en/lawyers/stefanie-lejeune/

E-Mail: stefanie.lejeune@goehmann.de

wenden.

Die Rechtsanwältin ist von Gesetzes wegen berechtigt und auf Wunsch

des Hinweisgebers verpflichtet, die Identität der hinweisgebenden Person ano-

nym zu halten. Nähere Informationen gibt es im Internet unter

https://www.goehmann.de/en/lawyers/stefanie-lejeune/.

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2. Besondere Vertragsbedingungen

2.1. Gegenstand der Ausschreibung

Die Deutsche Welle plant den Abschluss eines Rahmenvertrages. Der geplante

Zeitraum der Leistungserbringung ist voraussichtlich vom 04.01.2027 –

31.08.2027. Das Global Media 2027 findet statt am 22. und 23. Juni 2027.

2.2. Leistungsumfang

2.2.1. Menge, Art und Umfang der anzubietenden Lieferungen und Leistungen müs-

sen derart sein, dass alle Anforderungen aus dem Leistungsverzeichnis erfüllt

werden.

2.2.2. Die angebotenen Lieferungen und Leistungen werden mindestens nach dem

neuesten Stand der Technik, nach den Vorschriften des Gesetzgebers, der Auf-

sichtsbehörden, der Berufsgenossenschaften und den bestehenden Vorschriften

und Richtlinien hinsichtlich Ausführung, Arbeitssicherheit, Brand- und Umwelt-

schutz durchgeführt.

2.3. Preisvereinbarung

Die in dem Angebot angegebenen Preise sind, wenn nichts anderes vereinbart

ist, feste Preise. Sie verstehen sich frei Verwendungsstelle einschließlich Verpa-

ckung und Transport sowie einschließlich Transport- und Betriebshaftpflichtver-

sicherung.

2.4. Termine

2.4.1. Die Lieferung erfolgt innerhalb von 10 Werktagen nach Auftragserteilung.

Der AN hat den AG unverzüglich zu informieren, sobald

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Ausführungsänderungen abzusehen sind. Er hat den Grund der Verzögerung zu

nennen und Vorschläge zur Abwendung von Schäden zu machen.

2.4.2. Wenn absehbar ist, dass eine Leistung nachweislich aufgrund von technischen

Mängeln im derzeitigen System nicht zu erbringen ist, muss der AN den AG un-

verzüglich davon in Kenntnis setzen.

2.4.3. Unklarheiten oder sonstige Rückfragen berechtigen den AN nicht, die genann-

ten Termine zu überschreiten. Die Termine bzw. die Ausführungsfristen sind un-

ter

allen Umständen bindend.

2.4.4. Nichteinhalten der vereinbarten Lieferfristen und Termine berechtigen den AG,

ganz oder teilweise vom Vertrag zurückzutreten und von dritter Seite Ersatz zu

beschaffen. Das gilt nicht, wenn der AN nachweist, dass die Verzögerung auf hö-

herer Gewalt beruht. Die Geltendmachung von Vertragsstrafen und Schadener-

satz wegen Verzugs bleibt vorbehalten.

2.5. Ansprechpartner beim AG

Maike Wendler Procurement and Travel

Tel.: + 49 (0) 228 429-2346

E-Mail: ze@dw.com

Der AG benennt nach Auftragsvergabe verantwortliche Ansprechpartner und

Vertreter zur gegenseitigen Abstimmung und zur Klärung aller Fragen, die sich

im Laufe der Leistungserbringung ergeben.

2.6. Ansprechpartner beim AN

Der AN benennt vorab einen verantwortlichen Ansprechpartner und dessen Ver-

treter zur gegenseitigen Abstimmung und zur Klärung aller Fragen, die sich im

Laufe der Leistungserbringung ergeben. Ansprechpartner und dessen Vertreter

sind in dem beigefügten Dokument „Unternehmensdaten.pdf“ zu benennen.

2.7. Ausführung

Der AN gewährleistet, dass alle Leistungen den am Erfüllungsort geltenden Re-

geln der Technik sowie den gesetzlichen, behördlichen und

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[Seite 21]

berufsgenossenschaftlichen Bestimmungen entsprechen. Auf Verlangen des AG

muss eine entsprechende schriftliche Bescheinigung der zuständigen Stellen un-

verzüglich vom AN beigebracht werden.

2.8. Subunternehmer

2.8.1. Sollten aufgrund der besonderen Vertragsabwicklung Subunternehmer einzu-

schalten sein, so ist hierzu unter Nennung der Firma und der verantwortlichen

Geschäftsführer eine schriftliche Genehmigung des AG einzuholen. Die Ausfüh-

rungen in Kap. 1.13 gelten insoweit sinngemäß.

2.8.2. Die Lieferungen und Leistungen des Subunternehmers gelten als eigene Liefe-

rungen oder Leistungen des Auftragnehmers. Die Gewährleistung und Haftung

des AN erstreckt sich somit auch auf die Lieferungen und Leistungen des Subun-

ternehmers. Die aus der Beschäftigung von Subunternehmern anfallenden Steu-

ern und Abgaben gehen zu Lasten des AN.

2.9. Zugang zu Rechenzentren des AG

Sollte sich im Rahmen der Auftragsausführung herausstellen, dass für die Leis-

tungserbringung der Zugang zu Rechenzentren der DW notwendig ist, ist der

Zugang durch den AN nur wie folgt möglich:

2.9.1. Abgabe einer Verpflichtungserklärung

Der AN hat für jede Person (eigene Mitarbeitende bzw. evtl. Mitarbeitende von

Subunternehmen), eine Verpflichtungserklärung gegenüber dem AG vorzulegen

unter Verwendung des von dem AG zur Verfügung gestellten Musters.

Der AN verpflichtet sich insbesondere, bei Änderungen hinsichtlich der einge-

setzten Mitarbeitenden den AG unaufgefordert zu informieren und dem AG vor

Begehung der Rechenzentren die Verpflichtungserklärung der betreffenden neu

eingesetzten Mitarbeitenden des AN bzw. des evtl. eingesetzten Subunterneh-

mers vorzulegen.

2.9.2. Begleitung durch berechtigte Mitarbeitende des AG

Ist die Vorlage einer Verpflichtungserklärung nicht möglich, ist der Zutritt zu Re-

chenzentren des AG auch möglich, wenn der Mitarbeitende des AN bzw. des evtl.

eingesetzten Subunternehmers durch einen berechtigten Mitarbeitenden des

AG ständig begleitet wird. Der AN ist in diesem Fall verpflichtet, den AG so

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[Seite 22]

frühzeitig wie möglich, mindestens jedoch drei Arbeitstage vor einem geplanten

Zugang zu Rechenzentren des AG zu informieren, um eine derartige Begleitung

sicherzustellen. Inwieweit eine ständige Begleitung seitens des AG sichergestellt

werden kann, erfolgt in Absprache zwischen dem AN und dem AG.

2.10. Vertragsstrafe

Bei verschuldetem Nichteinhalten der bestimmten Termine kann der AG für je-

den angebrochenen Werktag vom AN eine Vertragsstrafe in Höhe von 0,2% des

Abrufwertes (brutto) für die in Verzug befindliche Leistung verlangen. Insgesamt

ist die Summe der aufgrund dieser Regelung zu zahlenden Vertragsstrafen für

die in Verzug befindliche Leistung auf eine Höhe von 5% des Abrufwertes

(brutto) beschränkt. Die Vertragsstrafe setzt keinen Schadensnachweis durch

den AG voraus. Der AG kann die Vertragsstrafe neben der Erfüllung verlangen.

Schadensersatzansprüche statt und neben der Leistung sowie das Recht zum

Rücktritt vom Vertrag bleiben unberührt. Die Vertragsstrafen werden jedoch auf

einen Schadensersatzanspruch neben der Leistung angerechnet. Abweichend

von § 341 Abs. 3 BGB kann die jeweilige Vertragsstrafe bis zur vollständigen Zah-

lung der Vergütung für die jeweilige Leistung geltend gemacht werden. Dem AN

obliegt im Falle der Verzögerung der Beweis des Nichtverschuldens.

2.11. Haftpflichtversicherung

2.11.1. Soweit nichts Abweichendes vereinbart ist, weist der Auftragnehmer bei Ab-

schluss des Vertrages dem Auftraggeber nach, dass er über eine in Rahmen und

Umfang marktübliche Industriehaftpflichtversicherung oder eine vergleichbare

Versicherung aus einem Mitgliedsstaat der EU verfügt.

2.11.2. Der Auftragnehmer wird diesen Versicherungsschutz bis zum Ende des Vertra-

ges aufrechterhalten, mindestens aber bis zur Verjährung der Mängelansprü-

che. Kommt der Auftragnehmer dieser Verpflichtung nicht nach, ist der Auftrag-

geber nach erfolgloser angemessener Fristsetzung zum Rücktritt vom Vertrag

berechtigt, wenn ihm ein Festhalten am Vertrag nicht mehr zuzumuten ist. Wei-

tergehende Ansprüche des Auftraggebers, insbesondere

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[Seite 23]

Schadensersatzansprüche, bleiben hiervon unberührt. Nach Gesamtabnahme

tritt an die Stelle des Rücktrittsrechts das Recht zur Kündigung des Systemser-

vices.

2.12. Beratungs- und Hinweispflichten

2.12.1. Der AN hat die Unterlagen die er vom AG erhält, auf etwaige Unstimmigkeiten

hin zu überprüfen und unverzüglich auf entdeckte oder vermutete Mängel hin-

zuweisen. Unterlässt der AN bei Unstimmigkeiten in den Unterlagen Prüfungen

und Hinweise, so trägt er die Kosten für die Beseitigung der entstandenen Feh-

ler.

2.12.2. Vom AN angefertigte bzw. beschaffte Unterlagen sind dem AG zu Eigentum und

zur uneingeschränkten Verfügung auszuhändigen. Ein Zurückhaltungsrecht des

AN ist ausgeschlossen.

2.13. Gewährleistung

2.13.1. Die Gewährleistungsdauer beträgt mindestens 24 Monate, gerechnet vom Zeit-

punkt der Lieferung.

2.13.2. Im Gewährleistungsfalle ist der AG berechtigt, unentgeltliche Nachbesserungen

oder unentgeltliche Neuleistungen binnen einer gesetzten angemessenen Frist

zu beanspruchen. Für die Dauer einer Nachbesserung oder Instandsetzung ist

der AG auf ihr Verlangen durch Stellung von Ersatz schadlos zu halten.

Geheimhaltungspflicht

Der AN steht dafür ein, dass alle Personen, die von ihm mit der Bearbeitung und

Erfüllung des Auftrages betraut sind, die gesetzlichen Bestimmungen über den

Datenschutz beachten. Die Vertragspartner verpflichten sich, die aus der Ge-

schäftsbeziehung bekannt werdenden, nicht offenkundigen kaufmännischen

und technischen Details als Geschäftsgeheimnis zu behandeln. Unterlieferanten

sind entsprechend zu verpflichten. Erkennt einer der Vertragspartner, dass eine

geheim zu haltende Information in den Besitz eines unbefugten Dritten gelangt

oder eine geheim zu haltende Unterlage verloren gegangen ist, so wird er den

anderen Vertragspartner hiervon unverzüglich unterrichten.

2.14. Gewährung von Vorteilen

Wenn der AN, sein Beauftragter oder eine mit seiner Kenntnis handelnde Person

jemandem Geschenke oder andere unmittelbare oder mittelbare Vorteile

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anbietet, verspricht oder gewährt, um durch dessen unlauteres Verhalten Vor-

teile für den AN zu erlangen, ist der AG berechtigt, vom Vertrag zurückzutreten

und/oder Schadenersatz zu verlangen. Sonstige gesetzliche oder vertragliche

Rechte des AG bleiben unberührt.

2.17 Tariftreuepflicht bei der Auftragsausführung (Bundestariftreuegesetz)

Die vom Auftragnehmer mit dem Angebot/Teilnahmeantrag abgegebene Eigen-

erklärung zur Tariftreue nach dem Bundestariftreuegesetz (BTTG) wird wesentli-

cher Bestandteil dieses Vertrags.

Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die in der Eigenerklärung übernommenen

Verpflichtungen zur Einhaltung der nach dem BTTG maßgeblichen Arbeitsbedin-

gungen während der gesamten Vertragslaufzeit einzuhalten.

Informationspflicht gegenüber Beschäftigten

Der Auftragnehmer informiert die eingesetzten Arbeitnehmerinnen und Arbeit-

nehmer sowie Leiharbeitnehmerinnen und Leiharbeitnehmer spätestens am 15.

des auf den Tag der ersten Tätigkeit folgenden Monats schriftlich oder in Text-

form über deren Anspruch auf die einschlägigen Arbeitsbedingungen. Der Auf-

traggeber stellt hierfür einen Vordruck zur Verfügung (§ 4 Abs. 3 BTTG).

Nachweispflicht während der Vertragslaufzeit

Der Auftragnehmer hält vollständige und prüffähige Unterlagen zur Dokumenta-

tion der Einhaltung des Tariftreueversprechens bereit und legt diese dem Auf-

traggeber auf Verlangen innerhalb von 14 Tagen vor (§ 9 BTTG).

Die Unterlagen sind auf Anforderung der Prüfstelle Bundestariftreue bei der

Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See vorzulegen.

Vertragsstrafe

Bei schuldhaftem Verstoß gegen die Tariftreuepflicht, der durch die Prüfstelle

Bundestariftreue nach § 13 BTTG festgestellt wurde, verwirkt der Auftragnehmer

eine Vertragsstrafe in Höhe von 1% des Auftragswertes. Bei mehreren Verstößen

beträgt die Vertragsstrafe maximal 10% des Auftragswertes (§ 11 Abs. 1 BTTG).

Der Auftraggeber muss die verwirkte Vertragsstrafe nicht vor Ende der Auftrags-

ausführung geltend machen.

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[Seite 25]

Kündigungsrecht

Bei schuldhaftem Verstoß gegen die Tariftreuepflicht, der durch die Prüfstelle

Bundestariftreue nach § 13 BTTG festgestellt wurde, ist der Auftraggeber zur au-

ßerordentlichen fristlosen Kündigung des Auftragsverhältnisses berechtigt (§ 11

Abs. 2 BTTG).

Schadensersatz

Verstöße gegen die Tariftreuepflicht berechtigen den Auftraggeber zur Geltend-

machung von Schadensersatz nach den allgemeinen gesetzlichen Vorschriften.

2.15. Zahlungsbedingungen

Die Zahlung erfolgt nach Lieferung und Rechnungslegung innerhalb einer Frist

von 30 Tagen. Falls nichts anderes vereinbart ist, nimmt der AG bei Zahlung in-

nerhalb von 14 Tagen einen Skontoabzug von 2 % vor.

2.16. Abrechnung

Hinsichtlich der Abrechnungsmodalitäten wird ergänzend um Beachtung des

Beiblattes Rechnungsstellung gebeten.

Bitte senden Sie die Rechnung ausschließlich an eine der folgenden Stellen:

1. Elektronischer Weg

Seit dem 1. Januar 2024 werden Rechnungen über einen zentralen elektroni-

schen Eingangsrechnungsworkflow bearbeitet:

Schicken Sie Ihre Rechnungen ausschließlich an: dw-invoice@dw.com

Folgende Voraussetzungen sind dabei zu beachten:

• Zulässiges Format für die Rechnung und die Anlagen ist PDF.

• Max. Datenvolumen pro E-Mail sind 10 MB.

• Jeweils nur eine PDF-Rechnung mit den dazugehörigen Anlagen pro E-Mail.

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[Seite 26]

Der Name der Rechnungsdatei darf nicht das Wort „Anlage“ oder „Attachment“

beinhalten. Die Rechnungsdatei kann beispielsweise auf die Rechnungsnummer

lauten (Rechnung 122345.pdf).

Die Anlagen zur Rechnung bitte als separates PDF-Dokument anfügen. Der Da-

teiname muss den Zusatz „Anlage“ oder „Attachment“ enthalten.

• Für PDF-Dokumente sind folgende technische Einschränkungen zu beachten

a. Nicht verschlüsselt

b. Nicht passwortgeschützt

c. Auflösung 300 DPI bei PDFs mit eingebettetem TIF.

Rechnungen, die an einer anderen Stelle/E-Mail-Adresse der DW eingehen, kön-

nen nicht bezahlt werden. Diese E-Mails/Rechnungen werden Ihnen zurückge-

sandt, verbunden mit der Bitte die E-Mail-Adresse dw-invoice@dw.com zu nut-

zen.

oder

2. Postweg

Sofern Sie uns Rechnungen alternativ weiterhin in Papierform auf dem Postweg

übermitteln möchten, senden Sie Ihre Rechnung bitte ausschließlich an das fol-

gende Postfach:

Deutsche Welle

Invoice

Postfach 12 01 23

53043 Bonn

Wir bitten darum, die Rechnung nicht in doppelter Ausführung (E-Mail und

Postweg) oder inkl. einer Rechnungskopie an unsere Rechnungsadresse zu schi-

cken.

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[Seite 27]

Wir erwarten eine zügige Rechnungsausstellung möglichst bis zum 15. Tag des

Folgemonats der Lieferung oder Leistung. Zur Vermeidung von Zahlungsverzö-

gerungen überprüfen Sie ihre Rechnung bitte vor Übermittlung auf vollständige

Angaben.

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[Seite 28]

2.17. Verwendungsstelle

Die Orts- und Verwendungsadressen lauten:

Bonn Deutsche Welle

Kurt-Schumacher-Straße 3

53113 Bonn

Berlin Deutsche Welle

Voltastraße 6

13355 Berlin

2.18. Erfüllungsort Erfüllungsort des AG ist Bonn

Erfüllungsort für Lieferungen und Leistungen ist Bonn

Erfüllungsort für Gewährleistungsansprüche ist Bonn

2.19. Gerichtsstand Gerichtsstand ist Bonn. Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter

Ausschluss des UN-Kaufrechts.

2.20. Geschäftsbedingungen des Auftragnehmers

Geschäftsbedingungen, insbesondere Zahlungs- und Lieferbedingungen des AN

gelten nur dann, wenn sie vom vorher AG ausdrücklich und schriftlich anerkannt

sind.

2.21. Genehmigungen

Alle erforderlichen Genehmigungen, soweit sie in unmittelbarem Zusammen-

hang mit den dem AN in Auftrag gegebenen Leistungen stehen und zur Durch-

führung und Abnahme dieser Leistungen erforderlich sind, sind vom AN im Ein-

vernehmen mit dem AG rechtzeitig einzuholen.

2.22. Schlussbestimmungen

Sollte sich eine Bestimmung des Vertrages als nichtig oder unwirksam erweisen,

so bleiben die übrigen Bestimmungen hiervon unberührt. Die Vertragspartner

sind in einem solchen Falle gehalten, die sich ergebende Lücke durch eine

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[Seite 29]

Bestimmung zu ersetzen, die dem Zweck der wegfallenden Bestimmung am

nächsten kommt.

3. Ausschlusskriterien

Die Beantwortung der Fragen durch den AN ist zwingend erforderlich. Sollten

die in den Vergabeunterlagen (siehe hierzu „http://www.dtvp.de“) gestellten Fra-

gen (Ausschlusskriterien, bzw. Ausschlusselemente) negativ beantwortet wer-

den, führt dies zwangsläufig zum Ausschluss des Bieters. Der AG wird die Erfül-

lung der Kriterien einer eigenen Bewertung unterziehen.

Die Beantwortung der Fragen durch den AN ist zwingend erforderlich.

Bitte geben Sie Ihre Antworten in den dafür vorgesehenen Feldern der Vergabe-

unterlagen (z. B. über „http://www.dtvp.de“) ein.

Weitere Erläuterungen bitte auf ein separates Papier bzw. als elektronische An-

lage bei Abgabe eines elektronischen Angebotes.

4. Leistungsbeschreibung

Das DW Global Media Forum, eine internationale und interdisziplinäre Konfe-

renz, soll 2027 als Präsenzveranstaltung durchgeführt werden. Die Konferenz

findet an zwei Tagen (22. und 23. Juni 2027) in der Kernzeit von ca. 8:00 bis 18:00

Uhr statt. Bis zu 1.400 Teilnehmende sollen an dem Event live vor Ort in den

Räumlichkeiten des World Conference Center Bonn (WCCB) teilnehmen können.

Als Deutsche Welle erstellen wir das Konferenzprogramm sowie die grafische

Gestaltung. Für die Umsetzung einer geeigneten Plattform, auf der u.a. das Pro-

gramm, die Speaker, Sponsoren, Netzwerkmöglichkeiten übersichtlich darge-

stellt werden sowie für die Abwicklung des Teilnehmermanagements suchen wir

noch einen Partner. Die Teilnahme an der Konferenz erfolgt über eine Registrie-

rung, die über die Plattform abgewickelt werden soll. Es sollen Tickets in ver-

schiedenen Preisklassen angeboten werden. Für Speaker*innen und Partner

müssen auch kostenlose Tickets angeboten werden können. Zudem soll die ge-

samte Teilnehmerbetreuung inklusive Reise- und Hotelmanagement durch den

externen Partner abgedeckt werden. Von dem Partner wird darüber hinaus er-

wartet, den Einlass vor Ort mit entsprechender Technik und Personal zu gewähr-

leisten. Die Bereitstellung qualifizierter Hosts/Hostessen und eines Reisebüros

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ist somit über den Partner abzudecken. Eine weitere Anforderung an die Platt-

form: Aufzeichnungen des Hauptprogramms im WCCB sollen in einer Mediathek

auf der Plattform unmittelbar im Anschluss an die Live-Veranstaltung eingestellt

werden soll.

1. Allgemeinen Leistungsanforderungen

1.1 Konzeption, Abstimmung und Schulung

• Konzeption und Gestaltung einer digitalen Plattform, die sowohl das gesamte

Teilnehmermanagement abbildet als auch die Anforderungen an eine digitale

und interaktive Plattform beinhaltet, um Konferenzinhalte (Programm, Speaker,

Networking, Mediathek, Sponsoren etc.) übersichtlich und nutzerfreundlich im

Corporate Design der Deutschen Welle abzubilden

• Anpassungen von grafischen Elementen in Abstimmung mit dem AG

• Entwicklung eines benutzerfreundlichen Registrierungsprozesses für verschie-

dene Teilnehmergruppen inkl. Abstimmung aller Kommunikationsprozesse so-

wohl mit den Teilnehmenden als auch zwischen Auftraggeber und Auftragneh-

mer

• ausführliche Meetings vor Registrierungsstart zur finalen Abstimmung der

Plattform sowie aller Prozesse inklusive Schulung der Mitarbeitenden des Auf-

traggebers im Umgang mit der Plattform (Backend)

• Konzeptionelle Berücksichtigung des 20-jährigen Jubiläumsjahres der Konfe-

renz durch z.B. Animationen auf Landingpage, Banner, Pop-Ups, Gewinnspiele

etc.

1.2 Grundanforderungen Plattform

• Konferenzplattform in englischer Sprache. Backend in deutscher Sprache

• Ab 01.03.2027: Inbetriebnahme Landingpage für die Registrierung bestimmter

Gruppen (Speaker, Fellows)

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• Ab 01.04.2027: Öffnung Landingpage zur Vorabbewerbung und Registrierung

für alle Gruppen mit ersten Informationen zu Programm, Speakern, Sponsoren,

Preisen etc. Start Ticketverkauf

• Ab 01.06.2027: Inbetriebnahme der gesamten Plattform (Webseite) mit Login-

Funktion für registrierte Teilnehmende.

Funktionen der Plattform:

• Nutzerfreundliche Navigation und übersichtliche Darstellung aller Konferenzin-

halte (Text, Bild, Video, Audio)

• Browserbasiert

• Passende Darstellung auf allen Endgeräten (responsiv), Schwerpunkt: Mobile

First

• Bereitstellung einer angemessenen Bandbreite/Hosting/Domain

• Entwicklung eines Havarieplans für den Fall eines Serverausfalls

• Zugang zum Backend für Auftraggeber zur Datenpflege (Programm, Referen-

ten, Partner etc.)

• DSGVO-konforme Datenverarbeitung

• Allgemeine Upload-Möglichkeiten für Dateien: PDF, Foto, Video

Info: weitere Punkte der Beschreibung entnehmen Sie bitte dem Liefer-und Leis-

tungsverzeichnis unter Kapitel 4

1.3 Bereitstellung und Einrichtung eines Online-Registrierungssystems

• Einfache und schnelle Registrierung mit Eingabe der persönlichen Daten oder

mit gängigen Social-Media-Accounts (Facebook, Xing, LinkedIn, Google/Apple ID,

X etc.)

• Möglichkeit der Log-in-Funktion über externe Anbieter (Facebook, Xing, Linke-

dIn, Google/Apple ID, X etc.)

• Single-Sign-On für alle Funktionen

• Möglichkeit, nach erstmaligem Log-In eingeloggt zu bleiben (z.B. Checkbox für

"angemeldet bleiben" hinzufügen)

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• Möglichkeit, Teilnehmer-Profile zu erstellen (inkl. Foto, Firma, Position, Chat-

funktion, persönliche Kalenderfunktion, Matchmakingkriterien etc.)

• Möglichkeit des Imports einzelner Programmpunkte in den persönlichen Kalen-

der der Teilnehmenden (gängige Formate wie z.B. Google, Outlook, Teams)

• Verwaltung der Teilnehmerdaten in Echtzeit

• Möglichkeit des Versands von personalisierten und automatisierten E-Mails

(englisch), spezifisch für Teilnehmendengruppen (z.B. Presse, Speaker, Fellows)

• Möglichkeit des Doubletten-Check (Vermeidung von Doppelanmeldungen)

• Sichere und belastbare Leitung zu einem SSL-gesicherten Server

• Automatische Überprüfung der Eingaben auf Vollständigkeit (z.B. Pflichtfelder

wie Vorname, Nachname, Email-Adresse)

• Einrichtung des automatischen Versands einer Registrierungsbestätigung (je

nach Gruppe mit spezifischem PDF-Anhang)

Info: weitere Punkte der Beschreibung entnehmen Sie bitte dem Liefer- und

Leistungsverzeichnis unter Kapitel 4

1.4 Programm und Speaker

• Übersichtliche Darstellung der Speaker-Profile (mit Foto, Titel, Firma, Kurzbio-

grafie)

• Möglichkeit, eine Speakergalerie mit individueller und bei Bedarf veränderba-

rer Reihenfolge zu erstellen

• Möglichkeit der Verlinkung von Speakern zu jeweiligem Programmpunkt

• Möglichkeit, auf die im jeweiligen Programmpunkt aufgeführten Speaker zu

verlinken

• Möglichkeit eines PDF-Exports des Programms für Teilnehmende

1.5 Networking

• Möglichkeit der Interaktivität (Networking, private Chatfunktion in Textform)

• Interaktionsmöglichkeiten in Echtzeit ergänzend zum klassischen Chat: z.B.

Q&A, beste Publikumsfragen sammeln/upvoten oder Liveumfragen durchfüh-

ren. Idealerweise kann die Moderation die populärsten Fragen und/oder Umfra-

geergebnisse direkt auf ihrem Endgerät abrufen

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• Match-Making-Funktion, die Teilnehmende auf Grundlage von bei der Regist-

rierung (oder zu einem späteren Zeitpunkt) abgefragter Informationen und Inte-

ressen in Chats und/oder z.B. einem virtuellen Café zusammenbringt

1.6 Mediathek

• Upload der vom Auftraggeber bereitgestellten Mitschnitte aller Sessions durch

den Auftragnehmer für eine in der Plattform integrierte Mediathek, möglichst

synchron zur Veranstaltung (Einbindung von Vimeo in Konferenzplattform o.Ä.)

• eigene Seite für Mediathek mit übersichtlicher Darstellung und Filterfunktion

• Abspielmöglichkeit vorab aufgezeichneter Videos von Partnern und/oder Eigen-

produktionen der DW

• Einbindung der Mitschnitte in einzelne Programmpunkte

1.7 Partner und Sponsoren

• Darstellung von Sponsoren als Grafik im Footer, sowohl vor als auch nach Login

• Möglichkeit für Sponsoren und Partner/Aussteller, sich in einem eigenen Be-

reich zu präsentieren (Logo, Verlinkung, Video, Kurzbeschreibung, Downloadop-

tion etc.).

1.8 Presseseite

Einbindung einer Presseseite mit der Möglichkeit, Pressemeldungen, Fotos,

Logo etc. hochzuladen.

1.9 Anbindung Datenbank

• Schnittstellen: REST-API, über die mittels REST-POST Kontakt-Daten von ADITO

an die Plattform übertragen werden können. Die Verbindung sollte hierbei stets

über HTTPS erfolgen. Die Daten sollten in JSON oder XML zugeliefert werden

können.

• Möglichkeit über diese Schnittstelle, Kontaktdaten (u.a. Vorname, Name, Funk-

tion, Firma, CV, Teilnehmergruppe, Zugehörigkeit zu einer Veranstaltung,

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Reisekostenklasse) inkl. Fotos (in Base64-Codierung) von vorab angelegten Teil-

nehmern (z.B. Speaker) aus CRM-System ADITO zu importieren

• Möglichkeit, über diese Schnittstelle Daten zur Veranstaltung/Workshop (u.a.

Datum, Fotos, Uhrzeit, Titel, Kurzbeschreibung) zu importieren

• Möglichkeit, die Teilnehmendendaten im Anschluss an die Veranstaltung mit

ADITO zu synchronisieren

1.10 Social Media

• Einbindung gängiger Social Media Plattformen und/oder Newsletter. D.h. auf

der digitalen Plattform soll es eine Einbettung von digitalen Plattformen geben,

die für die Konferenz genutzt werden (z.B. YouTube, Facebook, LinkedIn), so

dass man alle Feeds, die dort gepostet werden, live mitlesen kann.

• Sharing-Funktion: Das heißt, dass z.B. ein Programmpunkt oder Speaker per

Link geteilt werden kann auf den eigenen Social Media Profilen der Nutzenden

1.11 Barrierefreiheit

• Die Mindestanforderungen an Barrierefreiheit für Webangebote nach BITV 2.0

sind zu erfüllen - dies entspricht dem Standard WCAG 2.1 AA (s. Web Content Ac-

cessibility Guidelines (WCAG)

1.12 Ticketing / Inkassomanagement

• Bereitstellung eines Ticketshops auf der Plattform (Landingpage), auf dem Ti-

ckets in verschiedenen Preiskategorien (on-site, ermäßigt (Studierende) oder

Sonderpreis) erworben werden können

• Bereitstellung der Online-Bezahlung des Konferenzbeitrages per Kreditkarte

(VISA, MasterCard, American Express, PayPal, Sofort-Überweisung, Giropay,

Apple Pay)

• direkte Verbindung zu den Kreditkarteninstituten und deren Clearingstellen

über sichere Leitungen

• es wird sichergestellt, dass in dem System der Plattform keine Bankdaten/Kre-

ditkartendaten vorgehalten werden

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• Festlegung von Zahlungsbedingungen (z.B. Stornogebühren) in Absprache mit

Auftraggeber

• Einrichtung und Verwaltung eines separaten Kongresskontos

• Möglichkeit der Vor-Ort-Zahlung der Konferenzgebühr per Kreditkarte, EC-

Karte, PayPal und ApplePay

• Möglichkeit der Eingabe eines alternativen Rechnungsempfängers im Formular

• Möglichkeit des Abrufs der Rechnung über URL (jederzeit)

• Prüfung der Zahlungseingänge

• Erstellung einer prüffähigen Gesamtabrechnung

• Abtretung aller Rechte an Auftraggeber

1.13 Reisebüro

• Bereitstellung eines Reisebüros zur Durchführung von Reisebuchungen (Flug,

Bahn, Bus) und Aufschlüsselung der Kosten für alle anfallenden Einzelleistungen

• Möglichkeit der Berücksichtigung und Buchung: Low-Cost-Airlines

1.14 Allgemeine Teilnehmendenbetreuung

• Versand personalisierter Serien-E-Mails an ausgewählte Gruppen aus dem Ge-

samtverteiler. Kalkulation auf der Grundlage von 20 geschätzten Mailings (Re-

minder, Last information etc.)

• Reminder für alle Teilnehmendengruppen werden vom Auftragnehmer ver-

schickt - in Absprache mit dem Auftraggeber

• Datenkontrolle: Doubletten-Check, Überprüfung der Vollständigkeit von Daten-

eingaben und ggf. Aufforderung zur Vervollständigung

• wöchentliche Erstellung von Teilnehmerstatistiken ab Registrierungsöffnung

(Kategorien nach Vorgaben des Auftraggebers) sowie ggf. zusätzliche Auswer-

tungen auf Anfrage

• Regelmäßige Bereinigung des Tools (Personen, die sich nicht zurückgemeldet

haben, nach definiertem Zeitraum und Reminder-Mailing löschen, "Karteilei-

chen" vermeiden!)

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1.15 On-Site-Management

Planung, Organisation und Koordination der On-Site-Registrierung in Abstim-

mung mit dem Auftraggeber, ggf. eingesetzter Dienstleister sowie der Location:

• Bereitsstellung, Einrichtung und Betrieb eines Registrierungssystems vor Ort,

inkl. System- und Netzwerktechnik, vernetzte Laptops und Drucker zum Vorort-

Ausdruck der Badges, Aufbau, technischer Systemsupport und Administration

vor Ort.

• Bereitstellung des Equipments für ein Konferenzsekretariat (Backoffice Regist-

rierung) vor Ort (Laptops/Rechner, Farbdrucker, EC/Kredit-Kartenlesegerät)

• detaillierte Aufnahme von Kunden in die Datenbank, die sich während der Kon-

ferenz vor Ort registrieren (ca. 20 Datensätze)

• Ausgabe der Konferenzunterlagen (Badges, Lanyards und ggf. Giveaway)

• Incasso vor Ort per EC-Karte, Kreditkarte, PayPal und ApplePay sowie Erstellung

und Aushändigung der Rechnung

• kurzfristige Auswertung der Teilnehmenden vor Ort (Länder, Anzahl, Ge-

schlecht usw.)

1.16 Erfassen eines "Live"- Fotos während der Registrierung und Aufdruck

auf dem Badge

• Bereitstellung von maximal 14 Kameras (2 pro Counter) an Registrierungs-

Countern (an das Registrierungs-System angeschlossen)

• Bereitstellung der Software zur Skalierung und Übernahme der Fotos in die

Teilnehmerdatenbank

• Direkter Ausdruck der Fotos in Farbe auf das Badge während des Live-Drucks

1.17 Evaluation

• Einrichtung und Versendung einer Online-Umfrage an alle Teilnehmenden im

Anschluss an die Konferenz über die Plattform

• Evaluierungstool für Teilnehmerfeedback, welches während der Konferenz auf

der Plattform eingesetzt werden kann

• Digitale Plattform: Ausführliche Auswertung und Aufbereitung der Daten im

Bezug auf Zugriffe der Teilnehmenden, Reichweiten, Verweildauer,

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Seitenaufrufe, demographische Daten, Anmeldeverhalten usw.

• Teilnehmendenmanagement: Detaillierte Auswertung von Anmeldezahlen

(vorab/tatsächlich vor Ort), Auswertung nach TN-Gruppen, Erhebung demografi-

scher Daten (z.B. Land/Kontinent) etc.

• Erstellung einer ausführlichen und übersichtlichen Abschlussdokumentation

inkl. Grafiken zur Nutzung der digitalen Plattform und zur Auswertung aus den

Daten im Bereich Teilnehmermanagement

1.18 Projektbetreuung

• Beratung und enge Absprache durch eine Projektleitung (bzw. fachlich qualifi-

zierten und vollumfänglich in das Projekt involvierten Vertretung in Abwesen-

heit) über den Projektzeitraum (Januar 2027 - Ende Juli 2027). Erreichbarkeit Mo.

• Fr. zwischen 9:00 Uhr - 18:00 Uhr.

An den Konferenztagen:

• mind. 2 Projektleiter*in vor Ort im Backoffice/Counter an Konferenztagen (0,5

Tage Aufbau, 2 Tage Konferenz, 0,5 Tage Abbau inkl. Reise- und Hotelkosten)

• mind. 1 Mitarbeiter*in für Konferenzplattformsupport vor Ort, z.B. für Media-

thek (0,5 Tage Aufbau, 2 Tage Konferenz, 0,5 Tage Abbau inkl. Reise- und Hotel-

kosten)

• mind. 1 Mitarbeiter*in für On-Site-Counter (vor Ort nach Rücksprache mit Auf-

traggeber) für die Teilnehmenden (22.- 23.06.2027)

• Besetzung einer "Notfall-Hotline" (Reisebüro und Agentur) am Wochenende vor

der Konferenz (So. 20.06. und Mo. 21.06.27) bis zum Abreisetag (Do. 24.06.27).

24-Stunden-Erreichbarkeit.

1.19 Vorab Check-In

• Möglichkeit des Vorab-Badgedrucks (inkl. Foto per Upload) für DW-Mitarbei-

tende inkl. Versand der Badges an beide DW-Standorte (Bonn und Berlin). Kalku-

lationsgrundlage: 350 Badges

• Möglichkeit zur Vorab-Badgeausgabe am Montag, 21.06.2027 am Veranstal-

tungsort (Fellows, DW-Mitarbeitende). Kalkulationsgrundlage: 100 Personen

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1. 20.Gaming

• Berücksichtigung eines Gaming-Konzepts / Gamification (z.B. Activity Chal-

lenge)

1. 21. Check-In Oberfläche

Erstellung einer Check-In Oberfläche für das Ein- und Ausscannen aller Teilneh-

menden am Veranstaltungsort inkl. Zeiterfassung mit folgenden Spezifikationen:

• Projektmanagement: Abstimmung mit dem Auftraggeber, Briefing, Testing,

Hardware Buchung etc.

• Programmierung der Oberfläche mit browserbasierter CheckIn Maske, um

Gäste bei jedem Zu- und Austritt am Veranstaltungsort zu scannen und so eine

Zeiterfassung zu ermöglichen

• Programmierung Spezialexport, der die gescannte Zeiterfassung je Teilnehmer

beinhaltet

• Erweiterung Dashboardanzeige: Integration eines Widgets auf dem Dashboard,

um zu sehen, wie viele Teilnehmende aktuell eingescannt sind

• Programmierung eines Task, der alle Teilnehmenden auf einmal auscheckt, um

dann wieder für den Check-In bereit zu sein (z.B. von Tag 1 auf Tag 2)

• Bereitstellung einer Check-In Station: Mobile Akkreditierungsstation mit Scann-

Funktion (Strichcode oder QR-Code). Die Daten werden über den Bildschirm an-

gezeigt (insgesamt 3 Stationen für 2 Tage)

1.22 Check-In Oberfläche für Abendveranstaltung

Check-in App für max. zwei Abendveranstaltungen

1.23. Badgedruck

• Badges (nachhaltiges Material) im Konferenzdesign, verschiedene Teilnehmer-

typen inkl. beidseitigem Druck und 5-farbigem Layout (CMYK plus Leuchtfarbe)

und Randlochstanzung 2-fach. Kalkulation auf der Grundlage von 1.600 ge-

schätzten Badges; Abrechnung nach tatsächlicher Anzahl.

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1.24. Hostesseneinsatz

• Einsatz von Hostessen zur Besetzung von insgesamt sechs Registrierungscoun-

tern (Teilnehmer-, Presse- und Speakercounter) für die Registrierung der Teil-

nehmenden und die Ausgabe der Badges. Kalkulationsgrundlage: 12 Personen

pro Tag, davon 8 Personen Einsatzzeit ca.10 Std. und 4 Personen Einsatzzeit ca. 6

Std.

• Einsatz von zusätzlichen Hostessen in Workshopräumen, an der Information

und bei einer Abendveranstaltung in Abstimmung mit Auftraggeber. Kalkulati-

onsgrundlage: 10 Personen pro Tag. Einsatzzeit pro Tag ca. 9 Std.

• Briefing der Hostessen nach Absprache mit Auftraggeber vor Ort (Montag,

21.06.) Kalkulationsgrundlage: Einsatzzeit ca. 2 Std.

2. Teilnehmerregistrierung für verschiedene Gruppen

2.1 Standardteilnehmende

Zahlende Teilnehmende: Bereitstellung einer online-Registrierung inklusive In-

kasso des Konferenzbeitrages und ggf. Prüfung von Ermäßigungsberechtigun-

gen (Studentenausweis); ggf. Nachforderung der entsprechenden Dokumente.

Kommunikation bei Fragen zum Registrierungsprozess. Kalkulation auf Grund-

lage von 500 geschätzten Tickets (Präsenz); Abrechnung nach Anzahl tatsäch-

lich verkaufter Tickets.

2.2 Fellows, Speakers, Geladene Gäste

Fellows, Speakers, Geladene Gäste: Bereitstellung einer Online-Registrierung;

Import der durch DW gelieferten Datensätze via Schnittstelle oder in Form von

fortlaufenden Listen; Versand der personalisierten Registrierungsaufforderung,

automatisierter Versand eines personalisierten Visaeinladungsschreibens, Ver-

sendung von Remindern, Kommunikation und Korrespondenz bei Fragen zum

Registrierungsprozess. Kalkulation auf Grundlage von 500 geschätzten Datens-

ätzen (Präsenz); Abrechnung nach tatsächlicher Anzahl zugesagter TN (erfolgrei-

ches, vollständiges Onboarding und damit Abschluss aller Prozesse).

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2.3 Non-stip-Fellows

Non-stip Fellows: Bereitstellung einer Online-Registrierung; Import der durch

DW gelieferten Datensätze via Schnittstelle oder in Form von fortlaufenden Lis-

ten; Versand der personalisierten Registrierungsaufforderung, automatisierter

Versand eines personalisierten Visaeinladungsschreibens, Versendung von Re-

mindern, Kommunikation und Korrespondenz bei Fragen zum Registrierungs-

prozess. Kalkulation auf Grundlage von 10 erwarteten (zugesagten) Datensät-

zen; Abrechnung nach tatsächlicher Anzahl zugesagter TN (erfolgreiches, voll-

ständiges Onboarding und damit Abschluss aller Prozesse).

2.4 Presse

Presse: Bereitstellung einer online-Registrierung mit der Möglichkeit, einen

Presseausweis hochzuladen; Versand einer Bestätigungsmail (statisches E-Mail-

Template) an Pressevertreter. Prüfung der Presseausweise und sämtliche wei-

tere Kommunikation erfolgt über Auftraggeber. Kalkulation auf Grundlage von

200 geschätzten Datensätzen; Abrechnung nach tatsächlicher Anzahl zugesag-

ter TN (erfolgreiches, vollständiges Onboarding, inklusive Freigabe durch Auf-

traggeber und damit Abschluss aller Prozesse).

2.5 DW-Mitarbeitende (inkl. All Areas)

DW-Mitarbeitende: Bereitstellung einer eigens für DW-Mitarbeitenden konzi-

pierten Registrierungsmaske; Import der durch DW gelieferten Datensätze via

Schnittstelle oder in Form von fortlaufenden Listen; Überprüfung von DW-Mitar-

beitenden anhand von E-Mail Adresse (@dw.com), Kontingentverwaltung, Mög-

lichkeit zum Hochladen eines Fotos für Badgedruck, Kommunikation und Korres-

pondenz bei Fragen zum Registrierungsprozess; Kalkulation auf Grundlage von

480 geschätzten Datensätzen (Präsenz); Abrechnung nach tatsächlicher Anzahl

zugesagter TN (erfolgreiches, vollständiges Onboarding und damit Abschluss al-

ler Prozesse).

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2.6 Teilnehmertypgebundene Registrierungsmasken

Einrichtung von 9 gruppenspezifischen Registrierungsmasken für die in den

Punkten 2.1 bis 2.5 genannten Teilnehmergruppen mit entsprechenden Modifi-

zierungen.

3. Reise- und Hotelmanagement für verschiedene Gruppen

3.1 Fellows, Speaker, Geladene Gäste

Abfrage von Reise- und Hotelbedarf nach unterschiedlichen Teilnehmergrup-

pentypen (Fellows, Speaker, Geladene Gäste) mithilfe individueller Registrie-

rungsmasken, Einholung von Reisevorschlägen bei dem vom Auftragnehmer be-

auftragten Reisebüro, automatischer Versand einer Hotelreservierung/Flugre-

servierung an Teilnehmende für Visumsantrag, finale Abstimmung mit Teilneh-

menden und Beauftragung des Reisebüros, Einbuchung in die vom Auftragge-

ber kontingentierten Hotels, weitere Kommunikation und Korrespondenz bei al-

len organisatorischen Fragen zum Reisemanagement mit Teilnehmenden, Prob-

lemfall-Kommunikation mit dem Auftraggeber, Eingabe der Reisedaten ins

Regstrierungsbackend, Kalkulation auf der Grundlage von 150 geschätzten Da-

tensätzen; Abrechnung nach tatsächlicher Anzahl.

5. Preisblatt/Kostenzusammenstellung („Leistungsverzeich-

nis.xlsx“)

In dieser Kostenübersicht sind alle Kosten vollständig, inklusive aller Dienstleis-

tungen zu nennen. Diese Übersicht dient der Zusammenfassung aller Kosten

und dem Ausweis der Gesamtsumme für einen schnellen Überblick.

Bitte geben Sie die Preise in den dafür vorgesehenen Feldern der Vergabeunter-

lagen (z. B. über „http://www.dtvp.de“) ein.

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6. Bestätigung des Bieters

Hiermit werden die Vertragsbedingungen akzeptiert und die Richtigkeit der An-

gaben in der Kostenzusammenstellung bestätigt.

Die Bestätigung muss im Wertungsschema (Kriterienkatalog, bzw. Fragebogen

zur Leistungsbewertung) über „http://www.dtvp.de“ geleistet werden.

7. Eigenerklärung (Insolvenz, Steuern, Sozialversicherung)

(zur Eignung)

Die Erklärung muss im Wertungsschema über

„http://www.dtvp.de“ geleistet werden.

8. Anlage EVB-IT-Vertrag

Diese Verträge stellen derzeit Muster dar, die nach Zuschlagserteilung entspre-

chend der bezuschlagten Lose (sofern in Lose unterteilt) erstellt werden.

9. Anlagen

• Anlagen gemäß EVB-IT-Vertrag

• Kommisionsagentenvertrag

• Joint Controller Vereinbarunf

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