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Anlage 1 Bewerberanschreiben
Kreis Gütersloh Neubau Feuerwehr- und Rettungsdienstzentrum (FRZ) Vergabeverfahren Technisches Inbetriebnahmemanagement (tIBM) Vergabenummer: 1.4-26-J-16328
Gütersloh, 25.09.2026
An die potenziellen Bewerber
Aufforderung zur Abgabe eines Teilnahmeantrages gemäß VgV
Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihr Interesse an dem Vergabeverfahren des Kreises Gütersloh. Die in den
beigefügten Unterlagen beschriebenen Leistungen sind zu vergeben. Durchgeführt wird ein
Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb nach der VgV (§ 74 i.V.m.
§ 17 VgV bzw. § 14 Abs. 3 Nr. 2 und 3 i.V.m. § 17 VgV). Das Verfahren ist somit zweigeteilt,
nämlich in die erste Bewerbungsphase und die zweite Verhandlungsphase. Die Abwicklung
des Vergabeverfahrens erfolgt auf elektronischem Weg über das Vergabeportal.
Während der ersten Phase werden die teilnehmenden Unternehmen Bewerber genannt. Die
Bewerber geben Teilnahmeanträge ab. Das soll im Wesentlichen auf Basis des Formulars in
der Anlage 3 zu den Vergabeunterlagen erfolgen. Einzelheiten zum Teilnahmeantrag sehen
Sie unten und in den Bewerbungsbedingungen (Anlage 2).
Auf Basis der Teilnahmeanträge entscheidet die Vergabestelle, welche teilnehmenden
Unternehmen für die Verhandlungsphase zur Abgabe eines Erstangebotes aufgefordert
werden. Dies schließt den Teilnahmewettbewerb ab (TNW). Die aufgeforderten Bewerber
werden dann Bieter genannt. Nicht berücksichtigte Bewerber werden entsprechend informiert.
Geplant ist nach Abgabe der Erstangebote ein Präsentations- und Verhandlungstermin und
anschließend die Abgabe finaler Angebote. Weitere Einzelheiten dazu können Sie den
Bewerbungsbedingungen entnehmen (Anlage 2).
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Wir bitten Sie, unter Verwendung der abrufbaren Formulare und unter Berücksichtigung der
zur Verfügung gestellten Unterlagen bei Interesse an der Auftragserteilung zunächst einen
Teilnahmeantrag abzugeben. Ein Angebot ist mit dem Teilnahmeantrag noch nicht vorzulegen,
sondern erst von den ausgewählten Bietern in der zweiten Verfahrensphase! Die Aufforderung
zur Abgabe von Erstangeboten (Anlage 10), das Angebotsformular Erstangebot (Anlage 11),
das Preisblatt Honorar (Anlage 12) und der Vertragsentwurf (Anlage 15) liegen als Entwürfe
bereits zum jetzigen Verfahrensstand bei, damit sich Interessenten ein möglichst umfassendes
Bild von den zu vergebenden Leistungen machen können.
Vergabestelle, Projektträger und Auftraggeber ist der Kreis Gütersloh (nachfolgend auch
„Vergabestelle“ oder „Auftraggeber“), Herzebrocker Straße 140, 33334 Gütersloh. Der Kreis
Gütersloh liegt im Nordosten Nordrhein-Westfalens und gehört zum Regierungsbezirk
Detmold. Der Kreis Gütersloh wird durch die Landrätin, Frau Ina Laukötter, vertreten.
Die Vergabestelle wird im Rahmen des Vergabeverfahrens von der
Kanzlei Böke Rechtsanwälte, Düsseldorf, unterstützt. Im Verfahren abgegebene Unterlagen
werden der Vergabestelle und den Mitarbeitenden der Rechtsanwaltskanzlei zugänglich
gemacht, die einer umfassenden Verschwiegenheitspflicht unterliegen.
- Einführung/Vorhaben/Ziele
Der Kreis Gütersloh errichtet im Verler Ortsteil Sürenheide unmittelbar an der Stadtgrenze zu
Gütersloh den Neubau eines Feuerwehr- und Rettungsdienstzentrums (FRZ) am
Projektstandort Rettungsgasse 2, 33415 Verl-Sürenheide. Das Feuerwehr- und
Rettungsdienstzentrum dient insbesondere als feuerwehrtechnische Zentrale,
Kreisfeuerwehrschule und Kreisleitstelle. In dem Zentrum werden der Brand- und
Katastrophenschutz, der Rettungsdienst sowie die Tierseuchenbekämpfung untergebracht.
Die Bauausführung läuft bereits und soll nach derzeitiger Planung voraussichtlich bis
Juni 2028 abgeschlossen werden.
Gegenstand dieses Vergabeverfahrens sind Leistungen des technischen
Inbetriebnahmemanagements („tIBM“). Ziel des tIBM ist insbesondere eine strukturierte und
gewerkeübergreifend koordinierte Inbetriebnahme, Funktionsprüfung, Abnahme und
Übergabe der technischen Anlagen unter Berücksichtigung der funktionalen Schnittstellen
zwischen den beteiligten Gewerken.
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Die Leistungen des technischen Inbetriebnahmemanagements orientieren sich an AHO-
Heft Nr. 19, 2. Auflage 2018, Kapitel 9 „Technisches Inbetriebnahmemanagement in
Anlehnung an VDI 6039“, und werden durch die projektspezifischen Vorgaben der
Vergabestelle konkretisiert und ergänzt.
Nähere Einzelheiten zum Projekt und zu den zu vergebenden Leistungen ergeben sich aus
den Vergabeunterlagen und den dort in Bezug genommenen Anlagen, insbesondere aus der
Kurzbeschreibung der Leistungen, die für den Teilnahmewettbewerb beigefügt ist (Anlage 8).
Die vollständige Leistungsbeschreibung mit weiteren Bestandsunterlagen wird den
erfolgreichen Bewerbern nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs in der Angebots- und
Verhandlungsphase zur Verfügung gestellt. Die Vergabestelle fügt aus Sicherheitsgründen
diese Unterlagen im Teilnahmewettbewerb noch nicht bei, da dies zu einer ungehinderten und
anonymen Abrufmöglichkeit führen würde und die Daten und Informationen schutzbedürftig
sind. Für die Entscheidung über die Beteiligung am vorliegenden Verfahren sind die bereits im
Teilnahmewettbewerb abrufbaren Unterlagen nach Ansicht der Vergabestelle ausreichend.
Die Vergabestelle weist darauf hin, dass aus Sicherheitsgründen bereits mit dem
Teilnahmeantrag von dem Bewerber, bei Bewerbergemeinschaften von jedem
Bewerbergemeinschaftsmitglied eine Verschwiegenheitserklärung (Anlage 5) einzureichen ist. Ein Bewerber oder eine Bewerbergemeinschaft wird ohne Abgabe der entsprechende/n
Vertraulichkeitserklärung/en nicht zur Angebots- und Verhandlungsphase zugelassen.
Voraussetzung ist weiter das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen, eine positive
Eignungsprüfung und erforderlichenfalls eine erfolgreiche Auswahlentscheidung zugunsten
des Bewerbers oder der Bewerbergemeinschaft.
- Fristen und Termine
Für das Verfahren gilt folgender vorläufiger Terminplan:
• Bewerberfragen bis: 19.10.2026
• Abgabe des Teilnahmeantrages: 27.10.2026, 11:00 Uhr,
• Absendung der Angebotsaufforderung für das Erstangebot: voraussichtlich
13.11.2026,
• Termin zur Abgabe des Erstangebotes: voraussichtlich 09.12.2026, 11:00 Uhr,
näheres wird den ausgewählten Bewerbern in der Aufforderung zur Abgabe eines
Erstangebotes mitgeteilt,
• Bieterpräsentationen und Verhandlungen: voraussichtlich 14.12.2026 in Gütersloh,
Einladungen mit konkretem Datum, Uhrzeit und Ort erfolgen nach Absendung der
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Angebotsaufforderungen für die Erstangebote,
• Abgabe der finalen Angebote: voraussichtlich 14.01.2027, 11:00 Uhr, näheres wird in
der Aufforderung zur Abgabe eines finalen Angebotes mitgeteilt,
• Vorabinformation nach § 134 GWB: voraussichtlich 05.02.2027,
• Zuschlagserteilung: voraussichtlich 16.02.2027,
• Bindefrist finales Angebot: 26.02.2027,
• Beginn der Leistungen: voraussichtlich 01.03.2027.
Zu Öffnungsterminen von Teilnahmeanträgen und Angeboten sind Bewerber/Bieter nicht
zugelassen.
Verzögerungen des dargestellten Ablaufes können insbesondere durch die Nachforderung
von Unterlagen oder im Falle eines Nachprüfungsverfahrens entstehen.
- Unterlagen
Für das Verfahren sind die für den Teilnahmewettbewerb beigefügten Unterlagen zu beachten.
Verfahrensrechtliche Einzelheiten ergeben sich insbesondere aus den
Bewerbungsbedingungen.
Die beigefügten Unterlagen sind nachfolgend aufgeführt. In den Dateinamen im Vergabeportal
finden Sie am Ende jeweils den Zusatz, für welchen Verfahrensabschnitt die Unterlagen
relevant sind. Dabei steht „TNW“ für Teilnahmewettbewerb (z.B. „Anlage 3 Formblatt
Teilnahmeantrag TNW“) und „ANG“ für Angebotsphase, also die zweite Verfahrensstufe, die
Verhandlungsphase (z.B. „Anlage 10 Aufforderung Erstangebot Entwurf ANG“). Eine
Anpassung bleibt vorbehalten.
3.1 Beigefügte Unterlagen, die beim Bewerber verbleiben
• Dieses Bewerberanschreiben, Anlage 1,
• Bewerbungsbedingungen, Anlage 2,
• Ausschluss- und Eignungskriterien, Anlage 6,
• Auswahlkriterien, Anlage 7,
• Kurzbeschreibung Leistung, Anlage 8,
• Aufforderung Erstangebot Entwurf, Anlage 10,
• Angebotsformular Erstangebot Entwurf, Anlage 11,
• Preisblatt Honorar, Anlage 12,
• Verpflichtungserklärung Unterauftragnehmer, Anlage 13,
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• Zuschlagskriterien, Anlage 14,
• Entwurf Vertrag tIBM, Anlage 15,
• Besondere Vertragsbedingungen TVgG NRW, Anlage 16,
• Anlagen A bis D.
3.2 Beigefügte Unterlagen, die als bzw. mit dem Teilnahmeantrag einzureichen sind
• Ausgefülltes Formblatt Teilnahmeantrag, Anlage 3,
• Im Falle der Eignungsleihe (§ 47 VgV) Nachweis der Verfügbarkeit der
entsprechenden Mittel, z.B. durch Verpflichtungserklärung Eignungsverleiher,
Anlage 4 sowie für Eignungsverleiher ausgefülltes Formblatt Teilnahmeantrag,
Anlage 3. Beachten Sie in diesem Fall bitte Ziffer 11 der Bewerbungsbedingungen
(Anlage 2).
• Im Falle der Selbstreinigung (§ 125 GWB) entsprechende Nachweise.
• Verschwiegenheitserklärung, Anlage 5.
3.3 Unterlagen und Informationen, die auf Verlangen der Vergabestelle nachzureichen
sind
• Insolvenzplan (soweit einschlägig),
• Gründe für die Bildung einer Bewerbergemeinschaft.
Nachforderungen aus sonstigen Gründen bleiben unberührt und vorbehalten. Darauf besteht
kein Rechtsanspruch des Bewerbers.
- Abgabe Teilnahmeantrag, Eignungs-, Auswahl- und Zuschlagskriterien
Der Teilnahmeantrag ist elektronisch über das Vergabeportal bis spätestens zum
27.10.2026, 11:00 Uhr
einzureichen.
Einzelheiten zur Abgabe von Teilnahmeanträgen und Angeboten ergeben sich aus den
Bewerbungsbedingungen (Anlage 2), zu den Ausschluss- und Eignungskriterien aus der EU-
weit veröffentlichten Auftragsbekanntmachung, noch einmal in Anlage 6 (Ausschluss- und
Eignungskriterien) zusammengefasst. Die Eignungskriterien werden im Formblatt
Teilnahmeantrag, Anlage 3, abgefragt. Die Auswahlkriterien für den Teilnahmewettbewerb
sind ebenfalls in der Auftragsbekanntmachung genannt, ferner sind sie in Anlage 7 detailliert
dargestellt. Angaben dazu können ebenfalls in der Anlage 3 gemacht werden. Die
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Zuschlagskriterien für die Angebots- und Verhandlungsphase können Sie der Anlage 14
entnehmen.
- Auskünfte
Alle Fragen, insbesondere Bewerberfragen, sowie sonstige Hinweise sind ausschließlich über
den elektronischen Weg des Vergabeportals zu stellen. Dies soll unverzüglich, jedoch
spätestens bis zum
19.10.2026
geschehen. Diese Terminsetzung soll es der Vergabestelle ermöglichen, Fragen so rechtzeitig
zu beantworten, dass die Antworten von allen Bewerbern bei der Abgabe des
Teilnahmeantrags noch berücksichtigt werden können. Später eingehende Fragen werden
ggf. nicht mehr beantwortet. Berichtigende oder ergänzende Angaben werden allen
Bewerbern über den elektronischen Weg des Vergabeportals in Form eines Fragen-/Ant-
wortenkataloges in anonymisierter Form mitgeteilt. Alle Antworten der Vergabestelle sind bei
der Ausarbeitung von Teilnahmeanträgen und Angeboten in gleicher Weise wie die
Vergabeunterlagen zu Grunde zu legen.
- Keine Losaufteilung
Die zu vergebenden Leistungen sind nicht weiter in Lose unterteilt. Teilnahmeanträge und
später Angebote müssen daher den gesamten zu vergebenden Leistungsumfang umfassen.
Wir wünschen Ihnen viel Erfolg und freuen uns auf Ihren Teilnahmeantrag.
Mit freundlichen Grüßen Im Auftrag
Kreis Gütersloh Dieses Schreiben ist ohne Unterschrift gültig.
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