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Anlage 2

Bewerbungsbedingungen

Kreis Gütersloh

Neubau Feuerwehr- und Rettungsdienstzentrum (FRZ)

Vergabeverfahren Technisches Inbetriebnahmemanagement (tIBM)

Vergabenummer: 1.4-26-J-16328

Inhaltsverzeichnis:

Grundsätzliche Bestimmungen ................................................................................... 2
Kommunikation ........................................................................................................... 2
Fragen zum Vergabeverfahren .................................................................................. 3
Abgabe Teilnahmeantrag und Angebote .................................................................... 4
Inhalt und Aufbau des Teilnahmeantrags ................................................................... 4
Teilnahmefrist/Angebotsfristen ................................................................................... 5
Nachforderung von Unterlagen .................................................................................. 5
Keine Nebenangebote/Alternativen/mehrere Hauptangebote ..................................... 5
Lose ........................................................................................................................... 5
Bewerbergemeinschaft .............................................................................................. 6
Unterauftragnehmer und Eignungsleihe ..................................................................... 6
Keine Kostenentschädigung ...................................................................................... 8
Geheimhaltung .......................................................................................................... 8
Unzulässige Wettbewerbsbeschränkungen ............................................................... 9
Datenschutz ............................................................................................................... 9
Eignungskriterien ......................................................................................................12
Auswahlkriterien .......................................................................................................13
Ortsbesichtigungen ...................................................................................................14
Angebotsabgaben .....................................................................................................14
Präsentations- und Verhandlungstermin und weiteres Verfahren ..............................16
Zuschlagskriterien .....................................................................................................17
Vertragliche Grundlagen ...........................................................................................17
Vorbehalt der weiteren Vergabe .................................................................................18
Rechtsschutz ............................................................................................................18

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Grundsätzliche Bestimmungen

Der Kreis Gütersloh errichtet im Verler Ortsteil Sürenheide unmittelbar an der Stadtgrenze zu

Gütersloh den Neubau eines Feuerwehr- und Rettungsdienstzentrums (FRZ) Der Kreis

Gütersloh wird nachfolgend auch als „Vergabestelle“ oder „Auftraggeber“ bezeichnet.

Die näher beschriebenen Unterlagen und Erklärungen sowie ggf. Nachweise sind zu den

genannten Zeitpunkten beizubringen (siehe Formblatt Teilnahmeantrag, Angebotsformular

etc.).

Diese Bewerbungsbedingungen gelten für die Abgabe der Teilnahmeanträge und auch für die

spätere Abgabe von Erst- und finalen Angeboten, soweit nicht ausdrücklich etwas Anderes

angegeben ist. Die Vergabestelle wird die Vorgaben im Rahmen der vergaberechtlichen

Zulässigkeit zu einem späteren Zeitpunkt ggf. an den weiteren Verlauf des Vergabeverfahrens

anpassen (zum Beispiel im Hinblick auf Daten und Termine) und dann als Fassung 2,

Fassung 3 etc. neu zur Verfügung stellen.

Zur Vermeidung von Formfehlern bitten wir Sie, alle Vergabeunterlagen und die Anlagen

hierzu sorgfältig zu prüfen und bei der Ausarbeitung des Teilnahmeantrages sowie später

ggf. auch bei Angeboten zu berücksichtigen. Formfehler können bereits zum Ausschluss des

Angebotes aus formalen Gründen führen.

Es wird gemäß § 74 i.V.m. § 17 VgV sowie § 14 Abs. 3 Nr. 2 und 3 i.V.m. § 17 VgV ein

Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb durchgeführt. Jedes

interessierte Unternehmen kann einen Teilnahmeantrag abgeben (Formblatt Anlage 3 zu den

Vergabeunterlagen).

Kommunikation

Die Kommunikation im Vergabeverfahren wird ausschließlich in deutscher Sprache geführt.

Die Kommunikation im Vergabeverfahren erfolgt - soweit nicht anders angegeben - mit Hilfe

elektronischer Mittel über das Vergabeportal der Deutschen eVergabe (nachfolgend

„Vergabeportal") sowie gemäß den vergaberechtlichen Erfordernissen transparent und

diskriminierungsfrei. Die Vergabestelle weist ausdrücklich darauf hin, dass rechtserhebliche

Erklärungen ausschließlich über die Kommunikationsfunktion des Vergabeportals zugesendet

werden. Der Auftraggeber wird im Rahmen des Vergabeverfahrens von der

Kanzlei Böke Rechtsanwälte, Düsseldorf, unterstützt, die auch die Verfahrensabwicklung über

das Vergabeportal übernimmt. Alle wesentlichen Grundentscheidungen trifft der Auftraggeber

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selbst.

Nach § 9 Abs. 3 VgV ist die Vergabestelle verpflichtet, den Zugang zu den Vergabeunterlagen

ohne Registrierungspflicht zu ermöglichen. Interessenten müssen sich also für den Download

der Verfahrensunterlagen nicht registrieren. Die Vergabestelle hat jedoch bei einem anonymen

Download keine Möglichkeit, die Bewerber/Bieter über spätere Änderungen der

Vergabeunterlagen zu informieren bzw. die Bewerber/Bieter an der Kommunikation teilhaben

zu lassen. Daher empfiehlt die Vergabestelle den Bewerbern dringend die freiwillige

Registrierung auf dem Vergabeportal, um an der Kommunikation in diesem Vergabeverfahren

teilzunehmen. Anderenfalls kann nicht sichergestellt werden, dass spätere Informationen den

Interessenten erreichen. Unterbleibt die Registrierung, trägt alleine der Interessent das Risiko,

eine Bewerbung/ein Angebot auf nicht mehr aktueller Grundlage einzureichen. Registrierung

und Nutzung sind für die Bewerber kostenlos.

Die Vergabestelle weist darauf hin, dass während des Vergabeverfahrens ausschließlich der

Bieterbereich des Vergabeportals für die Zustellung rechtserhebliche Erklärungen genutzt wird.

Fragen zum Vergabeverfahren

Sollten sich aus den Teilnahme- und Vergabeunterlagen und Anlagen Unklarheiten durch nach

Ansicht des Bewerbers widersprüchliche, zu interpretierende oder fehlende Aussagen ergeben,

so ist der Bewerber aufgefordert, fristgerecht Fragen einzureichen. Auftretende Fragen sind

unverzüglich, jedoch spätestens bis zum Ablauf der Frist zu stellen, die von der Vergabestelle

im Bewerberanschreiben (für den Teilnahmewettbewerb) bzw. in der Aufforderung zur (Erst-)

Angebotsabgabe vorgegeben ist. Die Fristsetzungen sollen es der Vergabestelle ermöglichen,

alle Fragen so rechtzeitig zu beantworten, dass die Antworten von allen Bewerbern bei der

Abgabe des Teilnahmeantrages noch berücksichtigt werden können. Später eingehende

Fragen werden ggf. nicht bearbeitet, soweit vergaberechtlich zulässig. Alle Fragen,

insbesondere Bewerber- und Bieterfragen, sowie sonstige Hinweise sind ausschließlich über

den elektronischen Weg des Vergabeportals zu stellen. Um der Gleichbehandlung aller

Bewerber gerecht zu werden, wird den Bewerbern wie dargestellt empfohlen, sich für das

vorliegende Verfahren im Vergabeportal freischalten (registrieren) zu lassen. Registrierung und

Nutzung sind für die Bewerber kostenlos.

Die Vergabestelle behält sich vor, rechtzeitig eingehende Fragen ggf. zu sammeln. Sie wird

ergänzende oder berichtigende Angaben allen Bewerbern bzw. später in der Angebots- und

Verhandlungsphase den Bietern über den elektronischen Weg des Vergabeportals in Form

eines Fragen-/Antwortenkataloges mitteilen. Antworten der Vergabestelle auf Bewerber- bzw.

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Bieterfragen sind bei der Ausarbeitung des Teilnahmeantrages und später auch bei Angeboten

in gleicher Weise wie die Vergabeunterlagen zu Grunde zu legen.

Während des laufenden Verfahrens sollen Bewerber und Bieter im Interesse der

Gleichbehandlung nicht auf andere Weise (zum Beispiel mündlich oder telefonisch) mit der

Vergabestelle Kontakt aufnehmen.

Bei technischen Problemen mit dem Vergabeportal wenden Sie sich bitte unmittelbar an den

Support der Deutschen eVergabe. Im Hilfe-Portal der Deutschen eVergabe stehen

insbesondere FAQs und Leitfäden zur Verfügung. Darüber kann bei Bedarf auch eine

Supportanfrage erstellt werden.

Hilfe-Portal: https://service.deutsche-evergabe.de/Main/

E-Mail: kundendienst@deutsche-evergabe.de

Informationen gemäß § 11 Abs. 3 VgV, insbesondere zu elektronischen Mitteln und

technischen Voraussetzungen finden Sie unter:

https://service.deutsche-evergabe.de/kb/a136/informationen-gemaess-11-abs_-3-vgv.aspx

Abgabe Teilnahmeantrag und Angebote

Der Teilnahmeantrag und in der Angebots- und Verhandlungsphase Angebote sind

ausschließlich in elektronischer Form über das Vergabeportal einzureichen (vgl.

§ 53 Abs. 1 VgV). Die Abgabe in anderer Form, z.B. schriftlich, per E-Mail oder per Telefax ist

ausgeschlossen. Für die Abgabe in elektronischer Form benötigen Sie keine elektronische

Signatur, da die Abgabe in Textform (gem. § 126b BGB) zugelassen ist. Bei der Textform gem.

§ 126b BGB ist keine handschriftliche (eingescannte) oder elektronische Unterschrift oder

Signatur gefordert. Zur Wahrung der Textform genügt die namentliche Nennung des

Erklärenden/Ausstellers, nebst Datum der Unterzeichnung, am Ende der Erklärung und die

elektronische Einreichung über das Vergabeportal.

Die Abgabe eines Teilnahmeantrags/Angebots über die elektronische Kommunikationsfunktion

des Vergabeportals - soweit vorhanden - kann zum Ausschluss führen.

Inhalt und Aufbau des Teilnahmeantrags

Dem Teilnahmeantrag sind die verfügbaren Vergabeunterlagen zugrunde zu legen. Er muss

die geforderten Unterlagen, Erklärungen und Angaben vollständig enthalten. Die erforderlichen

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Erklärungen und Nachweise ergeben sich aus der EU-weit bekannt gemachten

Auftragsbekanntmachung, dem Bewerberanschreiben (Anlage 1) und der Anlage 3 (Formblatt

Teilnahmeantrag). Ausschluss- und Eignungskriterien sind in der Anlage 6 zusammengefasst.

Teilnahmefrist/Angebotsfristen

Die Teilnahmefrist (spätester Termin für die Abgabe des Teilnahmeantrags) und die jeweiligen

Abgabefristen für (Erst-) Angebote ergeben sich jeweils aus dem Aufforderungsschreiben. Für

den Teilnahmewettbewerb ist dies das Bewerberanschreiben (Anlage 1). Maßgeblich ist der

Eingang des Teilnahmeantrags bzw. im späteren Verfahrensablauf des jeweiligen Angebotes.

Der Eingang ist im Zweifel vom Bewerber nachzuweisen. Nach Ablauf der Frist oder nicht

formgerecht eingegangene Teilnahmeanträge bzw. im späteren Verfahrensablauf (Erst-)

Angebote werden vom Wettbewerb ausgeschlossen, es sei denn, der Bewerber/Bieter hat dies

nicht zu vertreten (vgl. § 57 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 VgV). Bewerber/Bieter sind bei der Öffnung der

Teilnahmeanträge/(Erst-) Angebote nicht zugelassen.

Nachträgliche (nach bereits erfolgter Abgabe, jedoch innerhalb der Teilnahmefrist) Änderungen

oder Berichtigungen des Teilnahmeantrags sind bis zum Ablauf der Teilnahmefrist möglich und

zulässig. Gleiches gilt in der Angebots- und Verhandlungsphase für (Erst-) Angebote.

Nachforderung von Unterlagen

Die Vergabestelle behält sich vor, Unterlagen unter Beachtung der gesetzlichen Vorgaben

nachzufordern (vgl. § 56 Abs. 2 und 3 VgV). Darauf besteht kein Rechtsanspruch von

Bewerbern oder Bietern. Unterlagen, die von der Vergabestelle nach Abgabe des

Teilnahmeantrags verlangt werden, sind zu dem von der Vergabestelle bestimmten Zeitpunkt

einzureichen.

Keine Nebenangebote/Alternativen/mehrere Hauptangebote

Die Abgabe von Nebenangeboten oder Alternativangeboten und von mehr als einem

Hauptangebot ist nicht zulässig.

Lose

Die Leistungen des technischen Inbetriebnahmemanagements werden nicht in Lose aufgeteilt.

Eine Bewerbung oder Angebotsabgabe nur für Teilbereiche ist daher unzulässig. Das

technische Inbetriebnahmemanagement bildet aufgrund seiner gewerkeübergreifenden

Koordinations- und Steuerungsfunktion einen einheitlichen Leistungszusammenhang.

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Bewerbergemeinschaft

Mehrere Büros oder Unternehmen können am Verfahren in Bewerbergemeinschaft durch

Abgabe eines gemeinsamen Teilnahmeantrags (und später als Bietergemeinschaft mit

gemeinsamen Angeboten) teilnehmen. Bewerbergemeinschaften sind zugelassen, soweit sie

wettbewerbsrechtlich zulässig sind. Die Gründe für die Bildung der Bewerbergemeinschaft sind

auf gesonderte Anforderung der Vergabestelle darzulegen.

Eine Bewerbergemeinschaft muss einen gemeinsamen Teilnahmeantrag abgeben. Im Falle

einer Bewerbergemeinschaft muss für jedes Mitglied der Bewerbergemeinschaft mit dem

gemeinsamen Teilnahmeantrag die ausgefüllte Anlage 3 abgegeben werden. Für die

Erklärung zur Bewerbergemeinschaft, vgl. Ziffer 2 des Formblattes Teilnahmeantrag in

Anlage 3, und die Referenzangaben, vgl. Ziffer 11 des Formblattes Teilnahmeantrag, bestehen

Ausnahmen. Dort werden die vorgelegten Erklärungen der einzelnen Mitglieder in der Summe

bewertet. Mindestens in einer Anlage 3 ist die dortige Ziffer 2 auszufüllen. Alle geforderten

Erklärungen und Anlagen sind abzugeben. Erforderlich ist mit Abgabe des Teilnahmeantrags

jeweils die Namensangabe der natürlichen Person, die die Erklärung für das jeweilige

Bewerbergemeinschaftsmitglied abgibt. Die Vergabestelle behält sich das Recht vor, auf

Verlangen innerhalb einer angemessenen Frist eine von allen Mitgliedern unterschriebene

Erklärung anzufordern.

Nach der Einreichung des Teilnahmeantrags darf die Zusammensetzung der

Bewerbergemeinschaft grundsätzlich nicht mehr geändert werden. Vergaberechtlich zulässige

Änderungen bleiben unberührt.

Alle Mitglieder einer späteren Bietergemeinschaft haften im Auftragsfall gegenüber dem

Auftraggeber gesamtschuldnerisch.

Unterauftragnehmer und Eignungsleihe

Ein Bewerber kann vorsehen, dass Teile der Leistung von anderen Unternehmen als

Unterauftragnehmer ausgeführt werden. Er kann sich ferner zum Nachweis seiner

wirtschaftlichen und finanziellen sowie technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit nach

Maßgabe des § 47 VgV auf die Kapazitäten anderer Unternehmen stützen (Eignungsleihe).

Die Einschaltung von Unterauftragnehmern ist zulässig. Schaltet ein Bewerber oder eine

Bewerbergemeinschaft Unterauftragnehmer ein, haftet dennoch der Auftragnehmer alleine

gegenüber dem Auftraggeber für die ordnungsgemäße Gesamtabwicklung des Vertrages. Er

bleibt alleiniger Vertragspartner des Auftraggebers.

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Beabsichtigt ein Bewerber oder eine Bewerbergemeinschaft, Teile des Auftrags im Wege der

Unterauftragsvergabe an Dritte zu vergeben, muss Art und Umfang der durch

Unterauftragnehmer auszuführenden Leistungen und nach Möglichkeit der vorgesehene

Unterauftragnehmer im Formblatt Teilnahmeantrag (Anlage 3, dort Ziffer 5.) benannt werden.

Spätestens vor Zuschlagserteilung kann die Vergabestelle von den Bietern bzw. den

Bietergemeinschaften, deren Angebote in die engere Wahl kommen, verlangen, die

Unterauftragnehmer zu benennen und nachzuweisen, dass ihnen die erforderlichen Mittel

dieser Unterauftragnehmer zur Verfügung stehen. Dies kann durch die Einreichung einer

entsprechenden Verpflichtungserklärung über das Vergabeportal erfolgen

(Verpflichtungserklärung Unterauftragnehmer in Anlage 13). Diese Anlage ist also spätestens

auf gesonderte Aufforderung der Vergabestelle vor Zuschlagserteilung einzureichen. In dieser

Anlage 13 ist der Name der Person anzugeben, die die Erklärung für den Unterauftragnehmer

abgibt. Die Vergabestelle behält sich vor, auf Verlangen innerhalb einer angemessenen Frist

eine unterschriebene Erklärung anzufordern.

Es besteht im Teilnahmewettbewerb auch die Möglichkeit zur Eignungsleihe. Auf § 47 VgV wird

ausdrücklich hingewiesen. Beabsichtigt ein Bewerber oder eine Bewerbergemeinschaft, im

Hinblick auf erforderliche wirtschaftliche, finanzielle, technische oder berufliche

Leistungsfähigkeit, die Kapazität Dritter (z.B. auch konzernverbundener Unternehmen) in

Anspruch zu nehmen, muss er den Umfang der Inanspruchnahme in seinem Teilnahmeantrag

angeben (Anlage 3, Ziffer 5). Erforderlich ist dann ferner bereits mit Abgabe des

Teilnahmeantrags der Beleg, dass dem Bewerber/der Bewerbergemeinschaft die für den

Auftrag erforderlichen Mittel tatsächlich zur Verfügung stehen werden. Dies kann insbesondere

durch Einreichung einer geeigneten Verpflichtungserklärung über das Vergabeportal erfolgen,

z.B. Anlage 4. In diesem Fall muss Anlage 4 also mit Abgabe des Teilnahmeantrags

eingereicht werden. In dieser Anlage 4 ist der Name der Person anzugeben, die die Erklärung

für den Eignungsverleiher abgibt. Die Vergabestelle behält sich vor, auf Verlangen innerhalb

einer angemessenen Frist eine unterschriebene Erklärung anzufordern.

Nimmt der Bewerber oder die Bewerbergemeinschaft im Hinblick auf die Kriterien für die

wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit im Rahmen einer Eignungsleihe die

Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch, müssen diese gemeinsam für die

Auftragsausführung haften. Die Haftungserklärung ist mit dem Teilnahmeantrag vorzulegen

(vgl. ebenfalls Anlage 4).

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Die Vergabestelle weist darauf hin, dass eine Eignungsleihe für Referenzanforderungen nur

zulässig ist, wenn der Eignungsverleiher, dessen Ressourcen insoweit in Anspruch

genommen werden, die entsprechenden Leistungen im Auftragsfall selbst bearbeitet, z.B. als

Unterauftragnehmer (vgl. § 47 Abs. 1 Satz 3 VgV).

Für jeden Eignungsverleiher ist mit dem Teilnahmeantrag ebenfalls das Formblatt

Teilnahmeantrag (Anlage 3) einzureichen. Darin sind die Angaben und Erklärungen zu den

Ausschlussgründen sowie zu denjenigen Eignungskriterien des Eignungsverleihers

abzugeben, für deren Erfüllung seine Kapazitäten in Anspruch genommen werden. Angaben

zu Eignungskriterien, hinsichtlich derer keine Eignungsleihe erfolgt, sind für den

Eignungsverleiher nicht erforderlich.

Der Bewerber bzw. Bieter hat Unterauftragnehmer oder Dritte, bei denen Ausschlussgründe

vorliegen oder die das entsprechende Eignungskriterium nicht erfüllen, innerhalb einer von der

Vergabestelle gesetzten Frist zu ersetzen (§ 47 Abs. 2 VgV).

Keine Kostenentschädigung

Eine Kostenentschädigung für die Teilnahme an diesem Vergabeverfahren, die Erstellung des

Teilnahmeantrages, die Erarbeitung und Erstellung von Angeboten sowie die Teilnahme an

Präsentations- und Verhandlungsterminen wird von der Vergabestelle nicht gewährt. Für

Anlagen, die vom Bewerber/Bieter gefordert oder von ihm eingereicht werden, werden keine

Kosten ersetzt und wird keine Vergütung gezahlt. Der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft

akzeptiert diese Kostenentschädigungsregelungen mit Geltung für das gesamte

Vergabeverfahren durch Abgabe des Teilnahmeantrages.

Geheimhaltung

Alle Unterlagen, die Bewerbern/Bewerbergemeinschaften bzw. Bietern/Bietergemeinschaften

im Zusammenhang mit diesem Vergabeverfahren überlassen werden, dürfen ohne

ausdrückliche, schriftliche und vorherige Zustimmung der Vergabestelle nicht für andere

Zwecke verwendet, vervielfältigt oder Dritten zugänglich gemacht werden, mit Ausnahme der

Regelungen der Anlage 5 (Verschwiegenheitserklärung).

Das vom Bewerber/der Bewerbergemeinschaft bzw. Bieter/der Bietergemeinschaft

beschäftigte Personal ist zur entsprechenden Geheimhaltung zu verpflichten. Dies gilt auch für

alle vom Bewerber/der Bewerbergemeinschaft bzw. Bieter/der Bietergemeinschaft im

Zusammenhang mit diesem Projekt etwa beauftragte Dritte, insbesondere für

Unterauftragnehmer und Eignungsverleiher.

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Bewerber/ Bewerbergemeinschaften bzw. Bieter/ Bietergemeinschaften, die den Zuschlag nicht

erhalten, müssen die Vergabeunterlagen auf Verlangen der Vergabestelle löschen.

Bewerber/ Bewerbergemeinschaften bzw. Bieter/ Bietergemeinschaften sind aufgefordert,

Teile ihres Teilnahmeantrages und von Angeboten, die ihrer Meinung nach im Falle eines

vergaberechtlichen Nachprüfungsverfahrens aus wichtigen Gründen, insbesondere des

Geheimschutzes oder zur Wahrung von Betriebs- oder Geschäftsgeheimnissen, nicht

Gegenstand einer Akteneinsicht werden dürfen, unter Beachtung der Anforderungen des

§ 165 Abs. 3 GWB zu kennzeichnen. Erfolgt dies nicht, ist im Falle eines

Nachprüfungsverfahrens ggf. von einer Zustimmung zur Einsicht auszugehen

(§ 165 Abs. 3 Satz 2 GWB).

Unzulässige Wettbewerbsbeschränkungen

Teilnahmeanträge von Bewerbern/Bewerbergemeinschaften bzw. Angebote von

Bietern/Bietergemeinschaften, die sich im Zusammenhang mit diesem Vergabeverfahren an

einer unzulässigen Wettbewerbsbeschränkung beteiligen, werden ausgeschlossen. Als

unzulässige Wettbewerbsbeschränkungen gelten insbesondere wettbewerbswidrige

Verhandlungen und Verabredungen mit anderen Interessenten,

Bewerbern/Bewerbergemeinschaften bzw. Bietern/Bietergemeinschaften über die Abgabe

oder Nichtabgabe von Teilnahmeanträgen und Angeboten, die zu fordernden Preise,

Gewinnaufschläge, Preisbestandteile, Zahlungs-, Lieferungs- und andere Bedingungen, soweit

sie unmittelbar den Preis beeinflussen, Entrichtungen von Ausfallentschädigungen oder

Abstandszahlungen, es sei denn, die Verhandlungen und Verabredungen sind ausnahmsweise

rechtlich zulässig. Handlungen eines Bewerbers/Bieters stehen Handlungen von Personen

gleich, die von ihm beauftragt oder für ihn tätig sind.

Der Austausch von Informationen innerhalb des Bewerber- bzw. Bieterkreises zum Gegenstand

des Verfahrens führt wegen eines Verstoßes gegen die Vertraulichkeit in der Regel zum

Ausschluss vom weiteren Verfahren.

Datenschutz

Die von Ihnen erbetenen, personenbezogenen Angaben aus dem Teilnahmeantrag und

Angeboten werden im Rahmen des Verfahrens verarbeitet und gespeichert sowie ggf. an mit

der Auftragsvergabe befasste Bearbeiter übermittelt. Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist

dem Kreis Gütersloh ein besonderes Anliegen. Hiermit kommen wir Ihrem

Informationsanspruch gemäß Art. 13 und 14 DSGVO nach.

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Die Datenverarbeitung erfolgt durch den Auftraggeber:

Kreis Gütersloh vertreten durch die Landrätin, Frau Ina Laukötter Herzebrocker Straße 140 33334 Gütersloh.

Bei Fragen zum Schutz Ihrer Daten erreichen Sie die Datenschutzbeauftragte des

Kreises Gütersloh unter folgenden Kontaktdaten:

Kreis Gütersloh, Datenschutzbeauftragte Frau Caspari, Herzebrocker Str. 140, 33334 Gütersloh, Tel.: 05241/85-1126, E-Mail: datenschutzbeauftragte@kreis-guetersloh.de.

Folgende im Teilnahmeantrag und in Angeboten genannten Daten des Bewerbers/Bieters,

seiner Mitarbeitenden sowie sonstiger Personen (z. B. Ansprechpartner eines

Referenzgebers) werden erfasst:

• Anrede, Vorname, Nachname, (von Ansprechpartnern)

• eine gültige E-Mail-Adresse

• Anschrift

• Telefonnummer (Festnetz und/oder Mobilfunk) und Telefaxnummer

• Angaben zur persönlichen Ausbildung (Studium/Ausbildung, Abschlüsse)

• Eignungsnachweise und -erklärungen wie Umsatz, Referenzleistungen, Zahl der

Mitarbeitenden und Insolvenz im Sinne der einschlägigen Vergabevorschriften

• berufliche Qualifikation und Ausbildung sowie Referenzprojekte von Mitarbeitenden

• Vertragsbeziehungen.

Ihre personenbezogenen Daten werden im Einklang mit den Bestimmungen der Europäischen

Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), dem

Datenschutzgesetz Nordrhein-Westfalen (DSG NRW) sowie gegebenenfalls weiteren

Datenschutzbestimmungen verarbeitet.

Zweck der Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten ist die Durchführung des

Vergabeverfahrens und die Abwicklung des Vertragsverhältnisses im Falle einer

Beauftragung.

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Die übermittelten personenbezogenen Daten werden ausschließlich in Zusammenhang mit

diesem Verfahren und in Vorbereitung eines eventuellen Vertragsverhältnisses in

erforderlichem Umfang verarbeitet. Grundlage hierfür sind Art. 6 Abs. 1 lit. b) und c) DSGVO,

Teil 4 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) sowie die Verordnung zur

Vergabe öffentlicher Aufträge (VgV).

Die Daten werden im Rahmen der ordnungsgemäßen Geschäftsführung und zum Nachweis

der ordnungsgemäßen Durchführung des Vergabeverfahrens gemäß den einschlägigen

Aufbewahrungsfristen gespeichert und danach gelöscht. Darüber hinaus ist eine längere

Speicherung der Daten mit Einwilligung der Betroffenen nach Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO

möglich. Die Datenverarbeitung erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO zur Wahrung der

berechtigten Interessen des Auftraggebers.

Das Bereitstellen der notwendigen Informationen ist Voraussetzung für die Berücksichtigung

Ihres Teilnahmeantrags und von Angeboten.

Bei der Vergabestelle erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung

der Aufgaben der Vergabestelle benötigen. Sofern es im Rahmen des jeweiligen

Verarbeitungszweckes notwendig ist, übermitteln wir Ihre Daten auch an Dritte, z.B. Berater.

So wird eine Weitergabe und Veröffentlichung von Daten im Zuge der Pflichten aus

§§ 134 Abs. 1 GWB, 62 Abs. 2 VgV erfolgen.

Sie haben nach der DSGVO gegenüber dem Auftraggeber ein Recht auf Auskunft über die Sie

betreffenden personenbezogenen Daten (Art. 15) sowie gegebenenfalls auf Berichtigung (Art.

16), Löschung (Art. 17) oder auf Einschränkung der Verarbeitung dieser Daten (Art. 18) sowie

ein Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20). Die vorgenannten Rechte können Sie bei dem

vorbezeichneten Datenschutzbeauftragten geltend machen.

Sofern die Datenverarbeitung im Einzelfall auf Ihrer ausdrücklichen Einwilligung beruht, können

Sie diese Einwilligung gemäß Art. 7 Abs. 3 S. 1 DSGVO jederzeit widerrufen. Durch den

Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum

Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

Ihnen steht gemäß Art. 77 DSGVO ein Beschwerderecht bei der datenschutzrechtlichen

Aufsichtsbehörde zu:

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Die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen Kavalleriestr. 2-4, 40213 Düsseldorf Tel.: 0211 384240, Fax: 0211 3842410 E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de.

Ist beabsichtigt, die personenbezogenen Daten für einen anderen Zweck weiterzuverarbeiten

als den, für den sie erhoben wurden, so stellt der Auftraggeber den betroffenen Personen vor

dieser Weiterverarbeitung alle maßgeblichen Informationen zur Verfügung.

Eignungskriterien

Die Kriterien zur Prüfung der Eignung der Bewerber durch die Vergabestelle ergeben sich aus

der EU-weiten Auftragsbekanntmachung. Sie werden im Rahmen des Formulars für den

Teilnahmewettbewerb (Anlage 3) abgefragt bzw. benannt. In Anlage 6 sind die Ausschluss-

und Eignungskriterien für den Teilnahmewettbewerb noch einmal zusammengefasst.

Beachten Sie bitte, dass die Vergabestelle Mindestanforderungen an die Eignung zur

Berufsqualifikation, Berufs-/Betriebshafthaftpflichtversicherung, zum Umsatz im

Tätigkeitsbereich des Auftrags und zu den Referenzen aufgestellt hat. Wird eine

Mindestanforderung nicht erfüllt, führt dies zum Ausschluss.

Die Vergabestelle behält sich vor, die vom Bewerber angegebenen Referenzen durch

Rückfragen beim jeweiligen Auftraggeber zu überprüfen. Dies kann auch stichprobenhaft

erfolgen. Ein Rechtsanspruch eines Bewerbers/einer Bewerbergemeinschaft auf Überprüfung

besteht nicht.

Die Erfüllung der Eignungsanforderungen kann auch durch Präqualifizierung belegt werden.

Näheres dazu können Sie den vergaberechtlichen Regelungen und dem Formblatt in Anlage 3,

dort Ziffer 3., entnehmen. Dort sind alle erforderlichen Angaben für den ungehinderten Abruf

durch die Vergabestelle einzutragen. Bei Präqualifizierung müssen in der

Präqualifizierungsdatenbank ggf. nicht vorhandene oder unzureichende Erklärungen oder

Nachweise dem Teilnahmeantrag beigefügt werden. Nicht aktuelle Belege in der Datenbank

werden ggf. als falsche Erklärung gewertet und der Teilnahmeantrag möglicherweise

ausgeschlossen.

Die Vergabestelle wird ab einem geschätzten Auftragswert ab EUR 50.000,00 ohne

Umsatzsteuer für den Bieter bzw. die Mitglieder der Bietergemeinschaft, der bzw. die den

Zuschlag erhalten sollen, vor Zuschlagserteilung eine Auskunft aus dem Wettbewerbsregister

einholen (vgl. insbesondere § 6 Abs. 1 WRegG; § 19 Abs. 4 MiLoG). Negative Eintragungen

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können nach Maßgabe der vergaberechtlichen Vorschriften zum Ausschluss führen.

Die Vergabestelle weist darauf hin, dass aus Sicherheitsgründen bereits mit dem

Teilnahmeantrag von dem Bewerber, bei Bewerbergemeinschaften von jedem

Bewerbergemeinschaftsmitglied eine Verschwiegenheitserklärung (Anlage 5) einzureichen

ist. Ein Bewerber oder eine Bewerbergemeinschaft wird ohne Abgabe der entsprechende/n

Vertraulichkeitserklärung/en nicht zur Angebots- und Verhandlungsphase zugelassen.

Auswahlkriterien

Aus den Bewerbern/Bewerbergemeinschaften im Teilnahmewettbewerb werden drei nicht

auszuschließende und geeignete Bewerber/Bewerbergemeinschaften ausgewählt und zur

Angebots- und Verhandlungsrunde aufgefordert. Sollten mehr nicht auszuschließende und

geeignete Bewerber teilnehmen, als aufgefordert werden sollen, erfolgt die Auswahl für die

Angebots- und Verhandlungsrunde nach den Kriterien der Bewertungsmatrix Auswahlkriterien,

die als Anlage 7 beigefügt ist (vgl. auch Auftragsbekanntmachung). Enthält der

Teilnahmeantrag nicht alle geforderten Angaben zu einzelnen Kriterien (z.B. zu Referenzen),

kann das u.a. zur entsprechenden Nichtberücksichtigung bei den einzelnen Auswahlkriterien

führen. Das gilt insbesondere, wenn Angaben zu den Merkmalen fehlen, die in der

Bewertungsmatrix in Anlage 7 aufgeführt sind.

Die erreichte Gesamtpunktzahl als Summe der genannten Kriterien (je Wertungspunktzahl x

Gewichtung) ist entscheidend. Die drei Bewerber/Bewerbergemeinschaften mit den höchsten

Gesamtpunktzahlen werden zur Angebotsabgabe aufgefordert. Sofern die Zahl geeigneter

Bewerber unter der Mindestzahl liegt, kann der öffentliche Auftraggeber das Vergabeverfahren

fortführen, indem er den oder die Bewerber einlädt, die über die geforderte Eignung verfügen.

Erfüllen mehr als drei Bewerber/Bewerbergemeinschaften gleichermaßen Anforderungen und

ist die Bewerberzahl auch nach einer Auswahl nach den vorstehend genannten

Auswahlkriterien zu hoch, kann die Auswahl unter den verbleibenden

Bewerbern/Bewerbergemeinschaften durch Los getroffen werden (§ 75 Abs. 6 VgV). Hierzu

folgende Beispiele: Vier geeignete und nicht auszuschließende Bewerber geben

Teilnahmeanträge ab, die auf Basis der Bewertungsmatrix in Anlage 7 wie folgt bewertet

werden:

Beispiel 1: Bewerber 1: 140 Punkte Bewerber 2: 130 Punkte Bewerber 3: 120 Punkte Bewerber 4: 110 Punkte.

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Bewerber 1, 2 und 3 werden weiter in der Angebots- und Verhandlungsrunde beteiligt.

Beispiel 2: Bewerber 1: 140 Punkte Bewerber 2: 130 Punkte Bewerber 3: 130 Punkte Bewerber 4: 110 Punkte.

Die Bewerber 1, 2 und 3 haben die höchsten Gesamtpunktzahlen und werden zur

Angebotsabgabe aufgefordert. Bewerber 2 und Bewerber 3 sind zwar punktgleich, haben beide

aber eine höhere Punktzahl als Bewerber 4. Bewerber 4 wird in der Angebots- und

Verhandlungsphase nicht weiter berücksichtigt. Es wird kein Losverfahren angewandt.

Beispiel 3: Bewerber 1: 140 Punkte Bewerber 2: 130 Punkte Bewerber 3: 110 Punkte Bewerber 4: 110 Punkte.

Die Bewerber 1 und 2 werden in der Angebots- und Verhandlungsphase berücksichtigt,

zwischen den punktgleichen Bewerbern 3 und 4 entscheidet das Los, welcher dieser Bewerber

ebenfalls in der Angebots- und Verhandlungsphase berücksichtigt wird.

Ortsbesichtigungen

Ortsbesichtigungen sind möglich. Dies gilt aber nur in der Angebotsphase, nicht in der ersten

Verfahrensphase vor Abgabe von Teilnahmeanträgen. Terminwünsche für Ortsbesichtigungen

sind über das Vergabeportal mitzuteilen. Zusätzliche Informationen über die

Vergabeunterlagen hinaus wird die Vergabestelle in Ortsbesichtigungen nicht erteilen.

Angebotsabgaben

Die vorstehenden Regelungen, insbesondere auch zur Form und zu Änderungen der

Teilnahmeanträge, gelten für die Abgabe geforderter Angebote entsprechend, wenn nicht

ausdrücklich etwas Anderes mitgeteilt wird. Die Fristen für Angebotsabgaben werden mit der

jeweiligen Aufforderung genannt und ggf. aktualisiert.

Alle Preise sind bei Angebotsabgaben in EUR ohne Umsatzsteuer mit höchstens zwei

Nachkommastellen anzugeben. Etwaige Umsatzsteuerbeträge sind unter Zugrundelegung des

derzeit geltenden Steuersatzes an den vorgesehenen Stellen einzufügen. Preisnachlässe sind

nur an einer dafür vorgesehenen Stelle anzugeben. Nicht zu wertende Preisnachlässe bleiben

Inhalt des Angebotes und werden im Falle der Auftragserteilung Vertragsinhalt.

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Bei Pauschalpreisen sind Preisangaben von EUR 0,00 zulässig, wenn dies der Betrag ist, der

für die Ausführung der konkreten Leistung tatsächlich beansprucht wird. Dies kann zum Beispiel

der Fall sein, wenn ein Bieter eine abgefragte Besondere Leistung oder Zusatzleistung bereits

im Rahmen seiner Standardleistungen erbringt und für diese Position kein zusätzliches Honorar

verlangt. Die Preisangabe von EUR 0,00 bei einer Position bedeutet, dass diese Leistung vom

Auftragnehmer erbracht wird, er dafür aber kein weitergehendes Honorar erhält. Ein Bieter

muss in diesem Fall nicht „inkludiert“ oder „in den Grundleistungen enthalten“ o.ä. eintragen,

die Preisangabe von EUR 0,00 reicht aus. Eine Mischkalkulation ist allerdings unzulässig.

Falls eine Prüfung des angebotenen Preises nach der Verordnung PR Nr. 30/53, in der jeweils

gültigen Fassung, die Unzulässigkeit des Preises ergibt, gilt als Angebotspreis der

preisrechtlich zulässige Preis.

Den Angeboten dürfen keine AGB oder weitere Vertragsbedingungen des Bieters beigefügt

sein. Fügt ein Bieter eigene AGB oder Vertragsbedingungen bei, kann dies zum Ausschluss

vom Vergabeverfahren führen.

Bitte beachten Sie, dass das Vergabeportal bei Angebotsabgaben möglicherweise neben den

von der Vergabestelle zur Verfügung gestellten Unterlagen automatisch noch ein weiteres

Dokument generiert und abfragt (Preisblatt o.ä., ohne Anlagennummerierung). Wenn das

Angebot sonst nicht abgegeben werden kann, nullen Sie bitte die Preise in diesem Dokument

Preisblatt und reichen es mit ein. Angaben in diesem Dokument werden von der Vergabestelle

nicht gewertet. Entscheidend sind und gewertet werden vielmehr die Eintragungen des Bieters

in den von der Vergabestelle für das finale Angebot vorgegebenen Angebotsunterlagen,

insbesondere im Angebotsformular und im Preisblatt Honorar (Anlage 12, jeweils Fassung

finales Angebot).

Im Entwurf beigefügt sind bereits das Angebotsformular Erstangebot (Anlage 11) und das

Preisblatt Honorar (Anlage 12), die ggf. mit Aufforderungen zur Abgabe von Angeboten noch

einmal aktualisiert werden. Diese Formulare sind mit dem Teilnahmeantrag noch nicht

einzureichen.

Die Einreichung vollständig ausgefüllter Honorarangaben ist keine Mindestanforderung an die

Erstangebote, sondern erst eine Mindestanforderung an die später einzureichenden finalen

Angebote.

[Seite 16]

Für die Abfrage der finalen Angebote wird die Vergabestelle mit der entsprechenden

Aufforderung ggf. ein noch einmal final angepasstes Angebotsformular sowie ein final

angepasstes Preisblatt Honorar übersenden. Auch die Leistungsbeschreibung und der

Vertragsentwurf können im Verfahrensverlauf angepasst werden. Dies kann zum Beispiel bei

Bewerber- oder Bieterfragen, nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs oder nach Abschluss

der Verhandlungen mit allen Bietern vor Abgabe der finalen Angebote der Fall sein. In der Regel

werden in diesen Fällen aktualisierte Fassungen übersandt, die als Fassung 2, Fassung 3,

Fassung finales Angebot o.ä. gekennzeichnet werden. In den aktualisierten Versionen sind die

Ergänzungen im Änderungsmodus ersichtlich. Letztgenanntes gilt nicht für Formulare, die vom

Bieter auszufüllen sind (z.B. Formblatt Angebot).

Präsentations- und Verhandlungstermin und weiteres Verfahren

Nach Aufforderung zur Abgabe von Erstangeboten werden die Bieter zu einem Präsentations-

und Verhandlungstermin eingeladen. Es wird schon jetzt darum gebeten, sich den Termin

vorzumerken. Die Präsentations- und Verhandlungstermine finden in Gütersloh voraussichtlich

14.12.2026

statt. Näheres zu Ort und konkreter Zeit wird die Vergabestelle nach Aufforderung zur Abgabe

eines Erstangebotes mitteilen. Eine Verschiebung eines Termins auf Wunsch eines Bieters

kann verfahrensbedingt nicht erfolgen. Sie sollten sich die Termine daher vorsorglich blocken.

Der Präsentations- und Verhandlungstermin wird pro Bieter/Bietergemeinschaft maximal

2,5 Stunden dauern. Die Termine beginnen mit einer Präsentation des Bieters/der

Bietergemeinschaft, die maximal 30 Minuten lang sein darf. Davon soll der Bieter/die

Bietergemeinschaft max. 10 Minuten auf Unternehmensreferenzen verwenden. In der

restlichen Zeit soll der Bieter/die Bietergemeinschaft das vorgesehene Team und das Konzept

zur Qualität der zu erwartenden Leistung darstellen.

Beamer und PC/Laptop werden von der Vergabestelle zur Verfügung gestellt. Zur besseren

Nachvollziehbarkeit ist die Präsentation anhand von Folien, zum Beispiel in Form einer Power-

Point-Präsentation o.ä., vorzubereiten und zu halten. Eine Druckversion der Präsentation ist

dem Erstangebot beizufügen. Die Druckversion soll ferner in einfacher Ausfertigung zu Beginn

des Präsentations- und Verhandlungstermins übergeben werden.

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Nach der Präsentation kann über den Angebotsinhalt, das Honorar und über den Vertragstext

verhandelt werden. Die Vergabestelle behält sich vor, die Anforderungen an die Leistungen,

Preise und Angebote zu konkretisieren. Während der Verhandlungen werden auch

gegenseitige Fragen beantwortet.

Sollten persönliche Präsentations- und Verhandlungstermine nicht möglich, unzulässig oder

aus gesundheitlichen Gründen bedenklich sein, behält sich die Vergabestelle die Durchführung

der Termine in elektronischer Form, insbesondere durch Video-Konferenz vor. Einen Anspruch

auf Durchführung des Präsentations- und Verhandlungstermins in elektronischer Form haben

Bieter aber nicht. Die Durchführung des Termins in elektronischer Form wird rechtzeitig mit den

Bietern abgestimmt. Bei Durchführung des Termins in elektronischer Form entfällt die

Anforderung der Übergabe von Druckversionen im Präsentations- und Verhandlungstermin,

nicht allerdings die Forderung der Einreichung der Druckversion der Präsentation mit dem

Erstangebot.

Die Bieter erhalten im Nachgang zu den Verhandlungen die Möglichkeit, ein finales Angebot

abzugeben. Über die finalen Angebote finden anschließend keine Verhandlungen mehr statt.

Die Vergabestelle wird die finalen Angebote anhand der Zuschlagskriterien auswerten und über

die Vergabe entscheiden.

Vorgesehen ist bislang eine Verhandlungsrunde. Die Vergabestelle behält sich aber vor, ggf.

weitere Verhandlungsrunden durchzuführen, wenn sie dies für erforderlich oder sachdienlich

hält.

Zuschlagskriterien

Die Bewertung der Angebote erfolgt anhand der in der Anlage 14 genannten

Zuschlagskriterien und deren Gewichtung. Auf diese wird inhaltlich verwiesen.

Die Bewertung des Honorarangebots erfolgt auf Grundlage des im Preisblatt Honorar

(Anlage 12, Fassung finales Angebot) ausgewiesenen Wertungspreises brutto. Dazu wird

auch auf obenstehende Ziffer 19 verwiesen.

Vertragliche Grundlagen

Vertragliche Grundlage werden der Inbetriebnahmemanagement-Vertrag und die im Vertrag

weiter in Bezug genommenen Vertragsgrundlagen. Der Entwurf des Vertrages ist als

Anlage 15 beigefügt.

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Bieter haben die Möglichkeit, wenn sie es für erforderlich halten, Vorschläge und

Änderungswünsche zum Vertragsentwurf mit dem Erstangebot auf gesonderter Anlage

einzureichen. Über diese kann dann verhandelt werden. Für die Abgabe der finalen Angebote

wird die Vergabestelle einen einheitlichen Vertragsentwurf vorgeben, zu dem keine

Änderungen mehr zulässig sind.

Der finale Vertrag wird nach Zuschlagserteilung lediglich um die vom erfolgreichen Bieter

angebotenen Leistungsdetails, insbesondere Preise und Namen etc., ergänzt.

Glaubt ein Bieter, eine nicht akzeptable Vertragsregelung erkannt zu haben, ist dies rechtzeitig

vor Angebotsabgabe geltend zu machen. Auf die Ziffer 24 dieser Bewerbungsbedingungen wird

verwiesen.

Vorbehalt der weiteren Vergabe

Der Kreis Gütersloh behält sich vor, die Ausführung des Auftrages in der Reihenfolge des

Ausschreibungsergebnisses des vorliegenden Verfahrens den Bietern anzutragen, die im

Vergabeverfahren ein wirtschaftlich annehmbares Angebot abgegeben haben, wenn der zuvor

beauftragte Auftragnehmer wegen Kündigung oder aus anderen Gründen endgültig ausfällt.

Die Bieter haben keinen Rechtsanspruch, dass ihnen in diesem Fall der Auftrag angetragen

wird, es handelt sich um eine einseitige Option für den Kreis Gütersloh.

Rechtsschutz

Etwaige Verfahrensrügen sind eindeutig als solche zu bezeichnen. Verfahrensrügen sind über

das Vergabeportal einzureichen.

Ein zulässiger Nachprüfungsantrag kann bei der nachbenannten Stelle für

Nachprüfungsverfahren bis zur wirksamen Zuschlagserteilung gestellt werden. Auf die

Rügepflichten des Bieters gemäß § 160 Abs. 3 GWB wird hingewiesen. Danach ist der

Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit

der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen

des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer

Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt

unberührt,

Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind,

nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung

oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

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Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind,

nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe

gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht

abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Ferner wird auf § 135 GWB hingewiesen.

Zuständige Stelle für ein Nachprüfungsverfahren ist die

Vergabekammer Westfalen Albrecht-Thaer-Straße 9, 48147 Münster Telefon: 0251 4111691 Telefax: 0251 4112165 E-Mail: vergabekammer@brms.nrw.de.