[Seite 1]
Anlage 10 Aufforderung zur Abgabe eines Erstangebotes
Kreis Gütersloh Neubau Feuerwehr- und Rettungsdienstzentrum (FRZ) Vergabeverfahren Technisches Inbetriebnahmemanagement (tIBM) Vergabenummer: 1.4-26-J-16328
An die erfolgreichen Bewerber, nunmehr Bieter
....2026
Sehr geehrte Damen und Herren,
für Ihren Teilnahmeantrag im Rahmen des vorgenannten Vergabeverfahrens bedanken wir
uns. Wir freuen uns über Ihr Interesse und dürfen Ihnen mitteilen, dass Ihr Unternehmen zu
den ausgewählten Bewerbern für die Angebotsphase gehört. Wir möchten Sie bitten, nun
zunächst fristgerecht ein Erstangebot abzugeben. Die Vergabeunterlagen nebst Anlagen, auf
deren Grundlage das Erstangebot zu erstellen ist, sind über das Vergabeportal abrufbar. Dies
umfasst auch die vollständige Leistungsbeschreibung und alle Anlagen. Wir bitten um
Kenntnisnahme und Beachtung der nachfolgenden Informationen und Vorgaben.
- Auftraggeber
Projektträger und Auftraggeber ist der Kreis Gütersloh (nachfolgend auch „Vergabestelle“ oder
„Auftraggeber“), Herzebrocker Straße 140, 33334 Gütersloh. Der Kreis Gütersloh wird
vertreten durch die Landrätin, Frau Ina Laukötter.
- Bekanntmachung
Die europaweite Bekanntmachung des Verfahrens wurde am … im Supplement zum Amtsblatt
der Europäischen Union veröffentlicht (Bekanntmachungsnummer ….).
- Ortsbesichtigung
Der Wunsch, eine Ortsbesichtigung durchzuführen, ist über den elektronischen Weg des
Vergabeportals mitzuteilen. Die Vergabestelle meldet sich sodann. Ortsbesichtigungen sind
möglich bis zum
…
[Seite 2]
Zusätzliche Informationen wird die Vergabestelle in Ortsbesichtigungen nicht mitteilen. Wenn
solche gewünscht sind, haben Sie die Möglichkeit, eine Bieterfrage zu stellen.
- Auskünfte
Alle Fragen, insbesondere Bieterfragen, sowie sonstige Hinweise sind ausschließlich über den
elektronischen Weg des Vergabeportals zu stellen. Dies soll unverzüglich, jedoch spätestens
bis zum
…
geschehen. Diese Terminsetzung soll es der Vergabestelle ermöglichen, alle Fragen so
rechtzeitig zu beantworten, dass die Antworten von allen Bietern/Bietergemeinschaften bei der
Abgabe des Angebots noch berücksichtigt werden können. Später eingehende Fragen werden
ggf. nicht mehr beantwortet. Berichtigende oder ergänzende Angaben werden allen Bietern
über den elektronischen Weg des Vergabeportals in Form eines Fragen-/Antwortenkataloges
in anonymisierter Form mitgeteilt. Die Vergabestelle behält sich vor, rechtzeitig eingehende
Fragen ggf. zu sammeln. Alle Antworten der Vergabestelle sind bei der Ausarbeitung von
Angeboten in gleicher Weise wie die Vergabeunterlagen zu Grunde zu legen.
- Angebotsgrundlagen
Dem Angebot sind die über die Vergabeplattform abrufbaren Vergabeunterlagen einschließlich
Anlagen zu Grunde zu legen. Verwiesen wird insbesondere auf die Anlagen A bis … sowie die
Leistungsbeschreibung und die Bewerbungsbedingungen. Die zu erbringenden Leistungen
ergeben sich insbesondere aus der Leistungsbeschreibung (Anlage 9) und dem
Vertragsentwurf (Anlage 15). Die mit dem Erstangebot einzureichenden Unterlagen lassen
sich dem Angebotsformular (Anlage 11) entnehmen. Ergänzend wird auf die
Bewerbungsbedingungen (Anlage 2) verwiesen.
Die Vergabestelle verweist ausdrücklich auch auf die von Ihrem Unternehmen/Ihrer
Bewerbergemeinschaft im Teilnahmewettbewerb abgegebene Verschwiegenheitserklärung.
Diese Erklärung gilt insbesondere auch für die nun begonnene Angebots- und
Verhandlungsphase und auch nach Abschluss des Vergabeverfahrens. Die in der
Verschwiegenheitserklärung enthaltenen Verpflichtungen sind unbedingt zu beachten.
- Angebotsabgabe
Das Erstangebot ist in Deutsch, in Textform und ausschließlich elektronisch über das
Vergabeportal der Vergabestelle einzureichen. Die Abgabe eines Angebotes in anderer Weise
[Seite 3]
ist ausgeschlossen und kann zum Angebotsausschluss führen. Das gilt insbesondere auch für
die Einreichung des Angebots per E-Mail oder über die sog. offene Bieterkommunikation.
Das Erstangebot ist bis zum Ablauf der Angebotsfrist am
….2026
abzugeben (Abgabetermin). Maßgeblich ist der Eingang des Angebots. Der Eingang ist im
Zweifel vom Bieter nachzuweisen. Nach Ablauf der Frist eingegangene Angebote werden nicht
berücksichtigt, soweit der Bieter die Verspätung zu vertreten hat.
Änderungen und auch Berichtigungen des Angebots nach bereits erfolgter Abgabe sind
möglich, jedoch nur innerhalb der Angebotsfrist. Änderungen oder Berichtigungen sind also
nur bis zum Ablauf der Angebotsfrist zulässig. Nur bis zum Ablauf der Angebotsfrist können
Angebote ferner zurückgezogen werden. Auch dies erfolgt elektronisch über das
Vergabeportal.
- Bewertung Zuschlagskriterien
Die Bewertung erfolgt nach den in Anlage 14 genannten Zuschlagskriterien.
- Keine Nebenangebote, ein Hauptangebot
Nebenangebote sind nicht zugelassen. Es darf nur ein Hauptangebot abgegeben werden.
- Keine Lose
Die in diesem Vergabeverfahren ausgeschriebenen Leistungen sind nicht weiter in Lose
aufgeteilt. Auch das Erstangebot muss daher alle geforderten Leistungen umfassen.
- Angebotsöffnung
Bieter und deren Bevollmächtigte sind zur Öffnung der Angebote nicht zugelassen.
- Präsentations- und Verhandlungstermin
Sie werden - unter der Bedingung der Abgabe eines zulässigen Erstangebotes - zu einem
Präsentations- und Verhandlungstermin eingeladen. Dieser findet am
…2026
[Seite 4]
statt. Der genaue Tag und die Uhrzeit für Ihr Unternehmen sowie die Tagesordnung werden
kurzfristig bieterindividuell bekannt gegeben.
Beamer und PC/Laptop werden von der Vergabestelle gestellt. Erwartet wird eine Präsentation
des Bieters. Zur besseren Nachvollziehbarkeit ist die Präsentation anhand von Folien, zum
Beispiel in Form einer Power-Point-Präsentation o.ä., vorzubereiten und zu halten. Eine
Druckversion der Präsentation soll dem Erstangebot als Datei beigefügt werden. Die im
Verhandlungstermin vom Bieter zu haltende Präsentation soll nicht von der mit dem
Erstangebot einzureichenden Fassung abweichen. Die Präsentation ist der Vergabestelle
ferner als Druckversion zu Beginn des Termins zu übergeben (1 Exemplar).
Auf die weiteren Einzelheiten zum Präsentations- und Verhandlungstermin, die in den
Bewerbungsbedingungen (Anlage 2, Ziffer 20.) angegeben sind, wird verwiesen.
Für den Präsentations- und Verhandlungstermin erwartet die Vergabestelle mindestens die
Teilnahme des Projektleiters und des stellvertretenden Projektleiters (je w/m/d). Beachten Sie
bitte insoweit auch die Zuschlagskriterien (Anlage 14), insbesondere zu Kriterium 2.
Sollten persönliche Präsentations- und Verhandlungstermine nicht möglich, unzulässig oder
aus gesundheitlichen Gründen bedenklich sein, behält sich die Vergabestelle die Durchführung
der Termine in elektronischer Form, insbesondere durch Video-Konferenz vor. Einen Anspruch
auf Durchführung des Präsentations- und Verhandlungstermins in elektronischer Form haben
Bieter aber nicht. Die Durchführung des Termins in elektronischer Form wird rechtzeitig mit den
Bietern abgestimmt. Bei Durchführung des Termins in elektronischer Form entfällt die
Anforderung der Übergabe von Druckversionen im Präsentations- und Verhandlungstermin,
nicht allerdings die Forderung der Einreichung der Druckversion der Präsentation mit dem
Erstangebot.
Vorgesehen ist bislang eine Verhandlungsrunde. Die Vergabestelle behält sich aber vor, ggf.
weitere Verhandlungsrunden durchzuführen, wenn sie dies für erforderlich oder sachdienlich
hält.
Die Bieter erhalten nach Abschluss der Verhandlungen die Möglichkeit, ein finales Angebot
abzugeben. Über die finalen Angebote finden anschließend keine Verhandlungen mehr statt.
Die Vergabestelle wird die finalen Angebote auswerten und anhand der Zuschlagskriterien über
die Vergabe entscheiden.
[Seite 5]
- Sonstiges
Falls Sie nicht die Absicht haben, ein Angebot abzugeben, möchten wir Sie bitten, uns hierüber
kurz über das Vergabeportal zu informieren.
Anderenfalls freuen wir uns auf Ihr Angebot!
Mit freundlichen Grüßen Im Auftrag
Kreis Gütersloh Dieses Schreiben ist ohne Unterschrift gültig.