Vertraulichkeits- und Datenschutzerklärung des Bewerbers
Vergabeverfahren: „Technisches Controlling Neubau Bürogebäude“
Bewerber beteiligt sich am o.g. Vergabeverfahren (nachfolgend zur Vereinheitlichung immer als Vergabeverfahren bezeichnet) des Auftraggebers und gibt mit seinem Teilnahmeantrag folgende Erklärung ab, die für das gesamte Vergabeverfahren und im Auftragsfall auch für die Vertragsdurchführung Gültigkeit hat:
Der Bewerber verpflichtet sich, alle vom Auftraggeber im Rahmen des Vergabeverfahrens und im Auftragsfall der Vertragsdurchführung erlangten Informationen und Unterlagen in schriftlicher, mündlicher oder anderweitiger Form (insbesondere elektronisch) vertraulich zu behandeln und nur im Rahmen der vorliegenden Zusammenarbeit zu verwenden.
Der Bewerber verpflichtet sich, über alle im Rahmen des Vergabeverfahrens und im Auftragsfall der Vertragsdurchführung in Zusammenhang stehenden Vorgänge, Informationen und Akteninhalte gegenüber Dritten Stillschweigen zu bewahren, sie nicht unbefugten Dritten zugänglich zu machen oder sie für eigene über die Beteiligung am Vergabeverfahren oder im Auftragsfall über die Vertragsdurchführung hinausgehende Zwecke zu nutzen. Diese Verpflichtung gilt auch nach Beendigung des Vergabeverfahrens und im Auftragsfall der vertraglichen Beziehungen. Diese Verpflichtung gilt nicht gegenüber denjenigen Personen, die gemäß bekannt gegebener Festlegung des Auftraggebers an der Vertragsdurchführung mitwirken oder mitgewirkt haben.
Der Bewerber verpflichtet sich, alle im Rahmen des Vergabeverfahrens und im Auftragsfall der Vertragsdurchführung in seinen Besitz gelangten Unterlagen (Originale sowie Kopien in jeder Form (siehe oben Ziffer 1)) unabhängig vom jeweiligen Ort deren Aufbewahrung unter Verschluss zu halten und keinem unbefugten Dritten zugänglich zu machen.
Der Bewerber wird in seinem Unternehmen alle erforderlichen organisatorischen Maßnahmen treffen, um die Einhaltung der Vorgaben aus der vorliegenden Vertraulichkeitserklärung sicherzustellen. Er wird hierbei insbesondere die im Rahmen des Vergabeverfahrens sowie im Auftragsfall der Vertragsdurchführung eingesetzten Mitarbeiter über die Verpflichtungen aus der vorliegenden Vertraulichkeitserklärung informieren und die Einhaltung dieser Vorgaben kontinuierlich überwachen.
Dem Bewerber ist bekannt, dass ein Verstoß gegen die Pflichten aus dieser Erklärung erheblichen Schaden für den Auftraggeber verursachen kann, für welchen eine persönliche Haftung entstehen kann. Darüber hinaus ist dem Bewerber die Geltung der §§ 298, 299 StGB und § 23 GeschGehG bekannt. Der Bewerber wird die dem Bewerber im geschäftlichen Verkehr anvertrauten Vorlagen oder Vorschriften technischer Art und kaufmännischer Informationen des Auftraggebers, auch auf Disketten und sonstigen Datenträgern, nicht zu Zwecken des Wettbewerbs oder aus Eigennutz unbefugt verwerten oder an Dritte weitervergeben. Diese Verpflichtung gilt gleichermaßen im Rahmen des Vergabeverfahrens wie im Auftragsfall im Rahmen der Vertragsdurchführung
Der Bewerber verpflichtet sich, die jeweils geltenden deutschen und europäischen datenschutzrechtlichen Bestimmungen, insbesondere die Datenschutzgrundverordnung („DSGVO“) sowie das Bundesdatenschutzgesetz („BDSG“) zu befolgen. Der Bewerber stellt insbesondere sicher, dass personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der Erfüllung des Vertrages verarbeitet werden. Sofern der Bewerber die Daten für weitere Zwecke verwenden möchte, wird er eine schriftliche Einwilligung des Auftraggebers einholen. Auftraggeber und Bewerber werden sich in diesem Fall über den Abschluss eines Vertrages zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO oder eines Joint-Controller-Vertrages nach Art. 28 DSGVO abstimmen.
Der Auftraggeber sichert zu, dass im Rahmen des Vergabeverfahrens personenbezogene Daten nur in dem Umfang verarbeitet werden, wie es für die Vertragsanbahnung und ggf. für die spätere Vertragsdurchführung erforderlich ist. Die Ausführungen zum Abschluss weiterer Verträge nach datenschutzrechtlichen Bestimmungen gilt entsprechend.
Der Bewerber ist verpflichtet, seine Mitarbeiter und sonstige Personen, deren Daten er übermittelt, über diese Verarbeitung zu informieren und soweit erforderlich, gegenüber den betroffenen Personen eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung zu schaffen. Die betroffene Person kann der Verarbeitung ihrer Daten widersprechen und Löschung verlangen. Der Bewerber ist dafür verantwortlich, seinen Mitarbeitern die Wahrnehmung der Betroffenenrechte gemäß Art. 15-21 DSGVO zu ermöglichen.
Darüber hinaus verpflichtet sich der Bewerber technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 24 DSGVO umzusetzen, die erforderlich sind, um den Schutz personenbezogener Daten zu gewährleisten und die Vorgaben dieser Vertraulichkeitserklärung sicherzustellen. Insbesondere wird der Bewerber seine Mitarbeiter auf die Einhaltung des Datenschutzes verpflichten und dies dokumentieren. Diese Verpflichtung besteht für die Mitarbeiter auch über das Ende der Tätigkeit für den Auftraggeber hinaus. Der Bewerber wird die Erfüllung der Vorgaben dieser Vertraulichkeitserklärung kontinuierlich überwachen. Der Auftraggeber kann durch eine von ihm legitimierte Person die Einhaltung der Verpflichtungen überprüfen lassen.
Für alle Schäden, die den jeweiligen Dateneigentümern und dem Auftraggeber aus Verletzungen dieser Verpflichtungserklärung entstehen, haftet der Bewerber.
| Ort: Datum: | Namensnennung des Erklärenden: Bezeichnung des Unternehmens, für das die Erklärung abgegeben wird: |